Eryk Ferenc, gr II, rok I

INFORMACJE STRATEGICZNE

Aby dobrze zrozumieć powyższe zagadnienie należy na początku zdefiniować czym jest informacja z punktu widzenia zarządzania i czym jest strategia. Otóż pierwsze pojęcie trzeba rozumieć jako wiadomość posiadaną lub tworzoną przez nadawcę, która nie jest znana odbiorcy oraz jest mu potrzebna do sprawnego wykonania jego zadań. Strategia zaś jest zespołem decyzji określających długofalową perspektywę działalności przedsiębiorstwa i jego przewidywane relacje z organizmami zewnętrznymi.¹

Podejmowanie przyszłościowych decyzji wiąże się z systemem strategicznym, ten natomiast umożliwia poznanie prawdopodobnych tendencji długofalowego rozwoju czynników mających wpływ na strategię i ocenę możliwości firmy osiągnięcia w przyszłości optymalnych efektów.²

System strategiczny musi zawierać informacje o ważnych czynnikach z dziedziny postępu naukowo- technicznego, polityki, ekonomii, ekologii, demografii, polityki społeczno- gospodarczej i to nie tylko z terenu kraju.³ Przygotowanie takiego systemu opiera się przede wszystkim na jakości informacji a nie na ich ilości. System taki powinien zawierać przede wszystkim informacje o :

• Strategicznych zamiarach instytucji centralnych

• pracy i zamierzeniach placówek naukowo- badawczych

• postępie naukowo- technicznym w danej branży i gałęzi przemysłu (technologia, organizacja, marketing, itp.)

• rozwoju międzynarodowych stosunków gospodarczych, finansowych, handlowych i ruchu cen

• dostawach i odbiorcach

• sytuacji na rynkach danej branży i w głównych firmach konkurencyjnych, charakterze każdego rynku (regularny, sezonowy, cykliczny), stanie tego rynku (w stadium początkowym, dojrzałości lub zaniku), możliwościach pozyskania nowych rynków

• zasobach pracy, ich wielkości, tendencjach kształtowania się w różnych zawodach i przesunięciach tych tendencji

• własnych zamierzeniach strategicznych, przebiegu wdrażania strategii i punktach „krytycznych” (najważniejszych zadaniach)

• własnych środkach i zasobach, mocnych i słabych stronach swego działania

• informacje wewnętrzne niezbędne do dobrego komunikowania się pracowników i pełnienia swoich obowiązków zawodowych⁴

Najwyższą jakość informacji może zapewnić tylko dobrze zorganizowany system informacji. Składają się nań zespoły ludzi, środki i metody zbierania, kodowania, przechowywania, przetwarzania, odnajdywania, komunikowania i dekodowania, aktualizacji i użytkowania danych potrzebnych kadrze kierowniczej do podejmowania decyzji i kierowania.

Oprócz dostarczania informacji system musi zapewniać rzetelną analizę oraz wykorzystanie informacji w działalności przedsiębiorstwa. Wtedy system jest skuteczny. W organizowaniu systemu informacyjnego należy uwzględnić następujące warunki:

• system powinien być dostosowany do potrzeb i obejmować wszystkie dziedziny działalności przedsiębiorstwa

• powinien dostarczać informacji kompleksowych i aktualnych

• powinien dostarczać informacji tym, którzy ich rzeczywiście potrzebują

• powinien zapewniać efektywne działanie informacji

• powinien umożliwić badanie silnych i słabych stron przedsiębiorstwa („drill- down” >>kierownik dociera do informacji nawet na najniższych szczeblach

• powinien zapewnić wymianę informacji pomiędzy jednostkami organizacyjnymi przedsiębiorstwa oraz między przełożonymi a pracownikami

• system powinien umożliwiać wczesne rozpoznanie nadchodzących zmian

• system powinien umożliwiać wyszukiwanie i kojarzenie danych z różnych źródeł

• powinien umożliwiać przeprowadzenie różnych testów statystycznych

• droga przepływu informacji powinna być możliwie najkrótsza

• przepisy (algorytmy) opracowywania informacji powinny zapewnić śledzenie przebiegu procesów produkcji i sprzężeń zwrotnych

• koszty poszukiwania i przetwarzania powinny być niewysokie

• system powinien być zabezpieczony przed niepożądanym wpływem informacji nieformalnych

Ponadto system informacyjny powinien być na bieżąco aktualizowany, tak by można było kreować politykę rynkową przedsiębiorstwa i strategie jego rozwoju.