PODRÓŻE SŁUŻBOWE KRAJOWE I ZAGRANICZNE

Podróże służbowe krajowe i zagraniczne

Minister pracy i polityki społecznej wydał w grudniu ub.r. dwa rozporządzenia w sprawie podróży służbowych, które weszły w życie 1 stycznia br.

Uregulowania zawarte w rozporządzeniach dotyczą bezpośrednio pracowników państwowych lub samorządowych jednostek sfery budżetowej. Natomiast w stosunku do pozostałych pracowników warunki wypłacania należności związanych z podróżą służbową powinny być regulowane w sposób autonomiczny w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagrodzenia albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagrodzenia, tj. gdy zatrudnia mniej niż 20 pracowników. Jednakże swoboda ustaleń w tym trybie nie jest całkowicie dowolna. Otóż postanowienia układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza jego granicami w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracowników zatrudnionych w sferze budżetowej. Wynika stąd, że nie gwarantuje się na poziomie ustalonym w rozporządzeniach innych składników należności z tytułu podróży służbowej, w szczególności limitów hotelowych.

W sytuacji, gdy układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie będą zawierać postanowień wypłaty należności z tytułu podróży służbowej, to pracownikowi przysługują należności ustalone według przepisów dotyczących sfery budżetowej.

Pracownikowi z tytułu podróży służbowej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, przysługują takie należności; jak:

- diety,

- zwrot kosztów: przejazdów, noclegów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej i innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Dieta przeznaczona jest na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży i od 1 stycznia 2003 r. wynosi 20 złotych za dobę podróży. Poczynając od 2004 r. kwota diety ulega corocznie zmianie w stopniu odpowiadającym planowanemu średniorocznemu wskaźnikowi cen towarów i usług konsumpcyjnych ogółem przyjętemu w ustawie budżetowej na dany rok. Zmiana diety następować będzie od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym została ogłoszona ustawa budżetowa na dany rok w Dzienniku Ustaw Rzeczpospolitej Polskiej.

Definicja podróży służbowej zawarta została w art. 775 par. 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.). W świetle tego przepisu podróżą służbową jest wykonywanie przez pracownika na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy pracownika. Z tytułu podróży służbowej pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z odbywaną podróżą służbową.

Jak wynika z komentowanego przepisu, celem podróży służbowej pracownika powinno być wykonywanie zadania służbowego wyraźnie zleconego przez pracodawcę. Przy czym miejsce wykonywania zadania musi znajdować się poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy (to ostatnie określenie odnosi się do pracowników mających stałe miejsce pracy w innej miejscowości niż miejscowość położenia siedziby pracodawcy). Wynika stąd, że definicji podróży służbowej nie będą odpowiadać przejazdy służbowe pracowników w granicach miejscowości, w której znajduje się ich miejsce pracy. Pomimo zawartej w kodeksie pracy definicji podróży służbowej, w praktyce na tym tle występują wątpliwości, co znajduje swoje odzwierciedlenie w orzecznictwie. I tak w wyroku z 30 maja 2001 r. Sąd Najwyższy uznał, że z definicji podróży służbowej wynika, że ma ona miejsce wtedy, gdy pracownik musi wykonywać swoje obowiązki poza stałym miejscem świadczenia pracy. Stałe miejsce świadczenia pracy nie musi być związane z siedzibą pracodawcy (I PKN 424/00, Prawo Pracy z 2001 r. nr 10, s. 31). Z kolei w wyroku z 24 listopada 1999 r. (SA/Sz 1780/98, niepublikowanym) NSA uznał, że o podróży służbowej oraz o należnych z tytułu jej odbywania należnościach (dietach, kosztach podróży) decyduje to, że określone zadanie w ramach świadczenia pracy wykonywane jest poza miejscem ustalonym w umowie o pracę jako miejscem jej wykonywania.

W oparciu o delegację ustawową wynikającą z art. 775 par. 2 kodeksu pracy minister pracy i polityki społecznej wydał dwa rozporządzenia w sprawie podróży służbowych, które weszły w życie 1 stycznia br. Są to:

- rozporządzenie z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowych na obszarze kraju (Dz.U. nr 236, poz. 1990; dalej jako rozporządzenie o podróżach krajowych),

- rozporządzenie z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz.U. nr 236, poz. 1991; dalej jako rozporządzenie o podróżach zagranicznych).

Uregulowania zawarte we wspomnianych rozporządzeniach dotyczą bezpośrednio pracowników państwowych lub samorządowych jednostek sfery budżetowej. Natomiast w stosunku do pozostałych pracowników na podstawie art. 775 par. 3 i 5 kodeksu pracy warunki wypłacania należności związanych z podróżą służbową powinny być regulowane w sposób autonomiczny w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagrodzenia albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagrodzenia, tj. gdy zatrudnia mniej niż 20 pracowników (por. art. 772 par. 1 kodeksu pracy). Jednakże swoboda ustaleń w tym trybie nie jest całkowicie dowolna. Otóż postanowienia układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza jego granicami w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracowników zatrudnionych w sferze budżetowej. Wynika stąd, że nie gwarantuje się na poziomie ustalonym w rozporządzeniach innych składników należności z tytułu podróży służbowej, w szczególności limitów hotelowych.

W sytuacji, gdy układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie będą zawierać postanowień wypłaty należności z tytułu podróży służbowej, to pracownikowi przysługują należności ustalone według przepisów dotyczących sfery budżetowej.

Oba rozporządzenia określają szczegółowe warunki ustalania oraz wysokość należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej w zakresie diet, kosztów przejazdów, noclegów i innych udokumentowanych wydatków.

Podróż służbowa na obszarze kraju

Stosownie do par. 3 rozporządzenia o podróżach krajowych pracownikowi z tytułu podróży służbowej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, przysługują takie należności; jak:

- diety,

- zwrot kosztów: przejazdów, noclegów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej i innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Dieta, zgodnie z par. 4 ust. 1 rozporządzenia o podróżach krajowych, przeznaczona jest na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży i wynosi od 1 stycznia 2003 r. 20 złotych za dobę podróży. Poczynając od 2004 r. kwota diety ulega corocznie zmianie w stopniu odpowiadającym planowanemu średniorocznemu wskaźnikowi cen towarów i usług konsumpcyjnych ogółem przyjętemu w ustawie budżetowej na dany rok. Zmiana diety następować będzie od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym została ogłoszona ustawa budżetowa na dany rok w Dzienniku Ustaw Rzeczpospolitej Polskiej. Zasadą jest, że wysokość diety zaokrągla się do pełnego złotego w górę.

Należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania. Oznacza to, że czas pobytu w delegacji to nie tylko czas pobytu w miejscowości, do której pracownik został skierowany, ale także czas przemieszczania się środkami transportu w celu dojechania do danej miejscowości i powrotu z niej.

Przy obliczaniu diet stosuje się następujące zasady:

- jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:

a) od 8 do 12 godzin - przysługuje połowa diety (10 zł),

b) ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości (20 zł).

PRZYKŁAD 1

Pracownik zamieszkały i zatrudniony w Poznaniu został oddelegowany do Konina na szkolenie. Z przedłożonego rozliczenia podróży służbowej (polecenia wyjazdu służbowego) wynika, że pracownik odbył podróż samochodem służbowym pracodawcy. Sytuacja pracownika kształtuje się różnie, w zależności od tego jak długo trwała podróż. I tak przeanalizujmy trzy przypadki:

- pracownik wyjechał do Konina o godzinie 8.30 i powrócił do Poznania tego samego dnia o godzinie 15.40: podróż służbowa pracownika w tym przypadku trwała 7 godzin i 10 minut, co oznacza, że pracownikowi dieta nie przysługuje.

- pracownik wyjechał do Konina o godzinie 8.30 i powrócił do Poznania tego samego dnia o godzinie 17.00: podróż służbowa w tym przypadku trwała 8 godzin i 30 minut, co oznacza, że pracownikowi przysługuje połowa diety, czyli 10 zł,

- pracownik wyjechał do Konina o godzinie 8.30 i powrócił do Poznania tego samego dnia o godzinie 21.00: podróż służbowa w tym przypadku trwała 12 godzin i 30 minut, co oznacza, że pracownikowi przysługuje dieta w pełnej wysokości, tj. 20 złotych,

- jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:

a) do 8 godzin - przysługuje połowa diety,

b) ponad 8 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

PRZYKŁAD 2

Pracownik zatrudniony i zamieszkały w Łodzi został oddelegowany do Poznania w celu uczestniczenia w targach Polagra i nawiązania kontraktów handlowych. Pracownik odbył podróż służbową samochodem służbowym pracodawcy. Rozważmy jego sytuację w dwóch przypadkach, a mianowicie gdy:

- wyjazd z Łodzi nastąpił 2 stycznia 2003 r. o godzinie 8.00, a powrót z Poznania 5 stycznia 2003 r. o godzinie 14.00: podróż służbowa pracownika trwała 3 pełne doby (od godz. 8.00 2 stycznia 2003 r. do godz. 8.00 5 stycznia 2003 r.) i 6 godzin, w związku z czym pracownikowi przysługuje należność 3 i 1/2 diety w wysokości 70,00 złotych (60 zł +10 zł),

- wyjazd z Łodzi nastąpił 2 stycznia 2003 r. o godzinie 8.00, a powrót z Poznania 5 stycznia 2003 r. o godzinie 18.00: podróż służbowa pracownika trwała 3 pełne doby i 10 godzin, w związku z czym pracownikowi przysługują 4 pełne diety, tj. 80,00 zł (20 zł x 4 diety), albowiem za rozpoczętą, niepełną dobę - trwającą 10 godzin - przysługuje pełna dieta.

Przepisy rozporządzenia o podróżach krajowych przewidują przypadki, w których dieta w ogóle nie przysługuje. Stanowi o tym par. 4 ust. 3 w zw. z par. 8 rozporządzenia o podróżach krajowych, zgodnie z którymi dieta nie przysługuje, gdy:

- pracownik został delegowany do miejscowości swojego pobytu stałego lub czasowego,

- pracownik, przebywający w podróży trwającej co najmniej 10 dni, wykorzystał przysługujące mu prawo do przejazdu w dniu wolnym od pracy do miejscowości pobytu stałego lub czasowego na koszt pracodawcy,

- pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie.

Zwrot kosztów przejazdu

Określenie miejscowości rozpoczęcia i zakończenia podróży należy do uprawnień pracodawcy. Pracodawca może za taką miejscowość rozpoczęcia (zakończenia) podróży uznać miejscowość pobytu stałego lub czasowego pracownika. Także ustalenie środka transportu właściwego do odbycia podróży służbowej określa pracodawca (par. 5 ust. 1 rozporządzenia). W świetle tego przepisu pracodawca powinien wskazać w poleceniu wyjazdu służbowego, czy podróż służbowa ma zostać odbyta np. pociągiem pospiesznym I lub II klasy (w wagonie sypialnym), autobusem, samolotem itp. W przypadku zmiany środka transportu w stosunku do określonego przez pracodawcę w poleceniu wyjazdu służbowego, wiążącego się ze wzrostem kosztów przejazdu, wymaga jest akceptacja pracodawcy. Samowolna zmiana przez pracownika rodzaju lub klasy środka transportu (np. zmiana klasy drugiej na pierwszą w pociągu) może spowodować odmowę zwrotu kosztów w części przekraczającej koszty przejazdu środkiem transportu określonym w poleceniu wyjazdu służbowego.

Zgodnie z par. 5 ust. 2 rozporządzenia o podróżach krajowych zwrot kosztów przejazdu obejmuje cenę biletu określonego środka transportu, z uwzględnieniem przysługującej pracownikowi ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga ta przysługuje.

PRZYKŁAD 3

Pracownik został oddelegowany w podróż służbową z miejsca zamieszkania i zatrudnienia Warszawy do Poznania. W poleceniu służbowym pracodawca określił środek transportu właściwy do odbycia tej podróży - pociąg pospieszny I klasy. Pracownik posiada na przejazd środkiem transportu PKP zniżkę 50 proc., z której skorzystał dokonując zakupu biletu. Cena biletu bez zniżek wyniosła na tej trasie 120 zł (ze zniżką 60 zł) w jedną stronę, co daje łączny koszt przejazdu pracownika w celu odbycia podróży służbowej 120 zł (240 zł x 50 proc.) i taki wydatek związany z odbyciem tej podróży obowiązany jest zwrócić delegowanemu pracownikowi pracodawca.

Omawiane rozporządzenie o podróżach krajowych dopuszcza także możliwość odbycia podróży służbowej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy. Jednak, aby pracownik mógł skorzystać dla odbycia podróży służbowej samochodem niebędącym własnością pracodawcy, powinien wystąpić z wnioskiem do pracodawcy i uzyskać na to jego zgodę. Wówczas pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż:

- 0,4798 zł - dla samochodu o pojemności skokowej silnika do 900 cm3,

- 0,7692 ZŁ - dla samochodu o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3,

- 0,2119 zł - dla motocykla,

- 0,1272 zł - dla motoroweru.

Warto pamiętać, że w obowiązującym stanie prawnym nie ma już wymogu, aby samochód używany przez pracownika był jego własnością. Należy pamiętać, że pracownik wykorzystujący w podróży służbowej samochód osobowy niebędący własnością pracodawcy ma obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu według wzoru zamieszczonego w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 4 grudnia 2000 r. w sprawie określenia wzoru ewidencji przebiegu pojazdu (Dz.U. nr 108, poz. 1152). Ewidencja ta powinna być potwierdzona przez pracodawcę na koniec każdego miesiąca. W razie braku tej ewidencji wydatki ponoszone przez pracodawcę na rzecz pracownika z tytułu używania przez niego samochodu na potrzeby pracodawcy nie stanowią kosztu uzyskania przychodu.

W obecnie obowiązującym stanie prawnym nie ma już wymogu, aby samochód używany przez pracownika do odbycia podróży służbowej stanowił jego własność.

Zwrot kosztów noclegu

Za nocleg w hotelu lub innym obiekcie świadczącym usługi hotelarskie (np. motelu, pensjonacie) pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem. W sytuacji, gdy pracownik nie przedłoży rachunku (i nie zapewniono mu bezpłatnego noclegu), przysługuje mu ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150 proc. diety (co stanowi obecnie 30 zł). Dodatkowym warunkiem dla wypłaty ryczałtu za nocleg jest przedział czasowy, w którym pracownik może z niego korzystać. Otóż ryczałt ten przysługuje wówczas, gdy nocleg trwał co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21.00 i 7.00.

A zatem w podróżach krajowych możliwość wypłaty ryczałtu za nocleg wystąpi, gdy pracownik:

- odbywał podróż służbową w porze nocnej pomiędzy godzinami 21 a 7 rano i nocleg nie trwał w tym czasie krócej niż 6 godzin,

- nie zapewnił pracownikowi noclegu bezpłatnego, w tym nie opłacił przejazdu wagonem sypialnym lub kuszetką,

- nie miał możliwości codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego zamieszkania,

- w trakcie podróży służbowej w tym czasie nie jechał (zob. A. Piotrkiewicz, Podróże służbowe. Samochód w firmie - zagadnienia podatkowe, Warszawa 2002, s. 45).

PRZYKŁAD 4

Pracownik zgodnie z poleceniem wyjazdu służbowego wyjechał 5 stycznia 2003 r. o godzinie 22.40 pociągiem pospiesznym z Poznania do Sopotu. Przyjazd do Sopotu nastąpił 6 stycznia 2003 r. o godzinie 5.30. W podróży pracownik korzystał z kuszetki. W drodze powrotnej pracownik skorzystał z wagonu sypialnego. Wyjazd z Sopotu nastąpił 8 stycznia br. o godz. 6.30, a przyjazd do Poznania o godzinie 12.30 w tym samym dniu. Do rozliczenia delegacji pracownik przedłożył jedynie bilety PKP bez rachunków za noclegi.

Rozliczenie kosztów odbytej podróży służbowej powinno być następujące:

Diety (przysługują trzy) 3 x 20 zł = 60,00 zł,

Przejazdy według biletów PKP 280,00 zł,

Ryczałty za nocleg (przysługują dwa) 2 x 30,00 zł = 60,00 zł

Ryczałty za przejazdy środkami komunikacji miejscowej 3 x 4 zł = 12,00 zł.

Warto jednak pamiętać, że prawo do zwrotu kosztów noclegu lub ryczałtu za nocleg nie przysługuje za czas przejazdu, a także jeżeli pracodawca uzna, że pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu.

Zwrot kosztów dojazdu środkami komunikacji miejscowej

Oprócz świadczeń, o których mowa wcześniej, w myśl par. 6 omawianego rozporządzenia o podróżach krajowych pracownikowi przysługuje ryczałt na dojazdy miejscowe. Ryczałt ten przysługuje za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży służbowej pracownikowi na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20 proc. diety (czyli 4,00 zł). Przepisy rozporządzenia nie definiują pojęcia „środki komunikacji miejscowej”, w związku z tym przyjąć należy, że chodzi tu o środki komunikacji wszelkiego typu. Ryczałt ten przysługiwać będzie pracownikowi niezależnie od tego, czy faktycznie poniósł wydatki związane z korzystaniem ze środków komunikacji miejscowej czy też nie. Ryczałt ten (w wysokości 20 proc. diety) nie przysługuje, jeżeli pracownik nie ponosi kosztów dojazdów (np. odbywa podróż służbową samochodem prywatnym). Należy pamiętać, że wyjątkowo - na wniosek pracownika - pracodawca może wyrazić zgodę na pokrycie udokumentowanych kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej.

PRZYKŁAD 5

Pracownik przebywał w podróży służbowej od 1 stycznia 2003 r. od godziny 12.40 do 8 stycznia br. do godziny 14.20. Podróż pracownik odbył autobusem i pociągiem. Pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży w kwocie 32,00 zł, tj. 4,00 zł x 8 dób (8 stycznia 2003 r. o godz. 12.41 rozpoczęła się 8 doba podróży).

Inne wydatki

Pracownikowi delegowanemu w krajową podróż służbową przysługuje również zwrot innych udokumentowanych wydatków poniesionych w czasie trwania delegacji, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb (mogą to być np. bilety wstępu na targi, wystawy, koszty reprezentacji itp.). Jednak podstawowym warunkiem uznania tych wydatków musi być związek z odbywana podróżą. Należy zauważyć, że przepisy nie określają wysokości tych wydatków, pozostawiając to w gestii pracodawcy.

Podróż służbowa poza granicami kraju

Zgodnie z par. 2 rozporządzenia o podróżach zagranicznych pracownikowi z tytułu podróży odbywanej w terminie i w państwie określonym przez pracodawcę przysługują:

- diety,

- zwrot kosztów: przejazdów i dojazdów, noclegów oraz innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Warto pamiętać, że czas pobytu pracownika poza granicami kraju uzależniony jest od rodzaju środka lokomocji, którym pracownik odbywa podróż. I tak przy podróży:

- lądowej - czas ten liczy się od chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze za granicę do chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze powrotnej do kraju;

PRZYKŁAD 6

Pracownik zamieszkały i zatrudniony w Poznaniu rozpoczął 15 stycznia 2003 r. zagraniczną podróż służbową prywatnym samochodem. Pracownik w podróż wyjechał z Poznania o godzinie 7.40, a granicę kraju przekroczył o godzinie 11.00. W drodze powrotnej pracownik granicę przekroczył 22 stycznia br. o godz. 14.00, a do Poznania dojechał o godzinie 17.30. Pobyt tego pracownika poza granicami kraju trwał 7 dób i 3 godziny, tj. od godziny 11.00 15 stycznia 2003 r. do godziny 14.00 22 stycznia 2003 r.

- lotniczej - czas ten liczy się od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju,

PRZYKŁAD 7

Pracownik zamieszkały i zatrudniony w Krakowie odbywał zagraniczną podróż służbową samolotem. 18 stycznia 2003 r. o godz. 12.00 samolot, którym podróżował pracownik, wystartował z lotniska w Krakowie, po czym o godz. 12.40 samolot ten wylądował na lotnisku w Warszawie, skąd wyleciał w dalszy lot za granicę o godzinie 13.20, a granicę kraju przekroczył o godzinie 14.00. W drodze powrotnej samolot, którym podróżował pracownik, granicę kraju przekroczył 22 stycznia br. o godzinie 15.20, a na lotnisku w Krakowie wylądował o godzinie 16.50. Pobyt pracownika w podróży służbowej poza granicami kraju trwał 4 doby i 3,5 godziny.

- morskiej - czas ten liczy się od chwili wyjścia statku (promu) z portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do portu polskiego.

PRZYKŁAD 8

Pracownik zamieszkały i zatrudniony w Szczecinie odbywał zagraniczną podróż służbową promem. Prom wypłynął z portu w Szczecinie 12 stycznia 2003 r. o godzinie 14.00, a granicę przekroczył o godzinie 17.20. W drodze powrotnej prom granicę kraju przekroczył w dniu 18 stycznia 2003 r. o godzinie 12.20, a do portu przybił o godzinie 1700. Pobyt pracownika w podróży służbowej zagranicznej trwał 6 dób oraz 3 godziny (licząc od godz. 14.00 12 stycznia do godz. 17.00 18 stycznia 2003 r.).

Z powyższych przykładów widać wyraźnie, że jeżeli kierowani w podróż służbową pracownicy odbywają ją różnymi środkami lokomocji, to ich czas pobytu poza granicami kraju może być różny. W kwestii liczenia czasu podróży zagranicznej wypowiedział się w jednym ze swych wyroków NSA, który uznał, że czas podróży służbowej liczy się w sposób ciągły od chwili przekroczenia granicy w drodze za granicę do chwili przekroczenia granicy w drodze powrotnej do kraju, bez uwzględniania pory dziennej lub nocnej, godziny zmiany daty, itp., a dobę stanowi czas każdych 24 godzin niezależnie od godziny, w której ten okres czasu się zaczyna (wyrok NSA z 22 marca 2000 r., I SA/Lu 1747/98, niepublikowany).

Dieta jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki, jakie pracownik może ponieść w związku z odbywaną podróżą. Definicja diety w omawianym przypadku różni się od pojęcia diety w rozumieniu przepisów rozporządzenia o podróżach krajowych, której celem jest pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia. Zasadą jest, że dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży, co oznacza, że kraje tranzytowe nie są brane pod uwagę. Wysokość diety za dobę podróży służbowej w poszczególnych państwach określa załącznik do rozporządzenia. Przy obliczaniu diet stosuje się następujące zasady (par. 4 ust. 4 rozporządzenia o podróżach zagranicznych):

- za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości,

- za niepełną dobę:

a) do 8 godzin - przysługuje 1/3 diety,

b) ponad 8 do 12 godzin - przysługuje 1/2 diety,

c) ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

PRZYKŁAD 9

Pracownik pojechał w delegację służbową do Francji. Po drodze zatrzymał się w celach służbowych w Czechach oraz Niemczech. Biorąc pod uwagę to, że dieta w podróży zagranicznej przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży (Francji), pracownik nie będzie mógł obliczać diet odrębnie dla każdego kraju (Czech i Niemiec), niezależnie od czasu pobytu w kraju tranzytowym (nie ma bowiem diet tranzytowych). Pracownik ustali należną dietę sumując łączny czas podróży służbowej we wszystkich krajach i stawkę za dobę podróży ustaloną dla Francji. Przyjmując, że łączny czas podróży służbowej zagranicznej wyniósł 12 dób i 11 godzin, pracownikowi przysługiwać będzie dieta w wysokości 562,50 euro (jedna dieta = 45 euro x 12,5 diety).

Pod pewnymi warunkami przepisy rozporządzenia w par. 5 przewidują zróżnicowanie wysokości diet (ich zmniejszenie lub podwyższenie). Zgodnie z tym przepisem pracownikowi, który otrzymuje za granicą bezpłatne całodzienne wyżywienie lub gdy wyżywienie opłacone jest w cenie karty okrętowej (promowej) - przysługuje 25 proc. diety ustalonej według omówionych wcześniej reguł (par. 4 ust. 4 rozporządzenia).

PRZYKŁAD 10

Pracownik odbywał podróż służbową zagraniczną do Portugalii. Podróż tę odbył samolotem. W trakcie lotu pracownik na pokładzie samolotu otrzymał posiłki. Otrzymane w trakcie lotu posiłki nie powodują pomniejszenia diety, gdyż przepisy stanowią o otrzymaniu za granicą bezpłatnego wyżywienia lub wyżywienie to musi być opłacone w cenie karty okrętowej lub promowej, a nie lotniczej.

Natomiast pracownikowi, który otrzymuje za granicą częściowe wyżywienie, przysługuje odpowiednio na:

- śniadanie - 15 proc. diety,

- obiad - 30 proc. diety,

- kolację - 30 proc. diety,

- inne wydatki - 25 proc. diety (par. 5 ust. 2 rozporządzenia).

PRZYKŁAD 11

Pracownik odbył zagraniczną podróż służbową do Niemiec, podczas której korzystał z bezpłatnych obiadów zapewnionych przez niemieckich kontrahentów. Przy założeniu, że pracownik przebywał za granicą 5 dób i 10 godzin, obliczenie należnych diet przedstawiać się będzie następująco:

- kwota diety za dobę pobytu w Niemczech - 42 euro,

Pracownikowi przysługuje 70 proc. diety (15 proc. śniadanie + 30 proc. kolacja + 25 proc. inne wydatki). Wysokość diety należna pracownikowi 161,70 euro [(5 dób x 42 euro) + (1/2 doby x 42 euro)] x 70 proc.

Jeżeli pracownik otrzymuje za granicą ekwiwalent pieniężny za wyżywienie, nie przysługuje mu dieta. Jeżeli jednak ekwiwalent jest niższy od diety, to pracownikowi przysługuje wyrównanie do wysokości należnej diety (par. 5 ust. 3 rozporządzenia).

Jeśli podczas odbywania zagranicznej podróży służbowej pracownik znajdzie się w szpitalu lub innym zakładzie leczniczym za granicą, to wówczas za każdy dzień (dobę) pobytu w takiej placówce przysługuje mu 25 proc. diety.

PRZYKŁAD 12

Pracownik w trakcie podróży zagranicznej do Meksyku (gdzie korzystał z bezpłatnych kolacji) zachorował i przez okres 4 dób przebywał w szpitalu na obserwacji. Obliczenie diety przedstawiać się będzie następująco:

- czas pobytu za granicą - 10 dób i 10 godzin, w tym 4 doby w szpitalu,

- kwota diety za pobyt w Meksyku - 40 USD

- pracownikowi przysługuje za czas pobytu w szpitalu 25 proc. diety, a za pozostały czas podróży służbowej 70 proc. diety (15 proc. śniadanie + 30 proc. obiad + 25 proc. inne wydatki),

- pracownik otrzyma dietę w wysokości 222 USD [(4 doby pobytu szpitalnego x 40 USD) x 25 proc. diety za pobyt w szpitalu] + [(6,5 doby x 40 USD) x 70 proc. diety - pomniejszonej o 30 proc. za bezpłatne kolacje).

Przepisy rozporządzenia o podróżach zagranicznych przewidują także możliwość podwyższenia diety pracowniczej. Możliwość ta wynika z par. 6 rozporządzenia i dotyczy sytuacji, gdy pracownik odbywa podróż służbową w charakterze kuriera dyplomatycznego. Osobie takiej przysługuje dieta podwyższona o 25 proc., np. kwota diety za dobę podróży do Rosji wynosi 50 USD. W przypadku kuriera dyplomatycznego dieta ta będzie wynosić 62,50 USD za dobę podróży (50 USD x 25 proc. + 50 USD).

Co do zasady dieta przysługuje w przypadku zagranicznej podróży służbowej w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży. A to oznacza, że kraje tranzytowe nie są brane pod uwagę.

Koszty przejazdów i dojazdów

Zasady zwrotu kosztów przejazdów i dojazdów w zagranicznej podróży służbowej uzależnione są od środka transportu, jakim jest ona odbywana. Zgodnie z par. 8 ust. 1 rozporządzenia o podróżach zagranicznych o wyborze środka transportu właściwego do odbycia podróży decyduje pracodawca. Może to być zatem autobus, pociąg, samolot, statek lub więcej niż jeden środek transportu, np. pociąg i samolot. W takich sytuacjach zwrot kosztów przejazdu obejmuje cenę biletu określonego środka transportu wraz z opłatami dodatkowymi (np. za miejscówkę, za miejsce sypialne) i z uwzględnieniem przysługującej ulgi, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga na dany środek transportu przysługuje.

Przepisy rozporządzenia przewidują także możliwość odbycia podróży służbowej zagranicznej samochodem osobowym niebędącym własnością pracodawcy. Podróż samochodem jest możliwa jednak pod warunkiem, że pracownik złoży w tym celu wniosek, i pod warunkiem, że pracodawca wyrazi na to zgodę. W tym przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w kwocie stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu ustalonego przez pracodawcę, która nie może być niższa niż 0,4798 zł - dla samochodu o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 i 0,7692 zł - dla samochodu o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3.

PRZYKŁAD 13

Pracodawca oddelegował pracownika w zagraniczną podróż służbową do Hamburga. Na wniosek pracownika pracodawca wyraził zgodę na odbycie tej podróży samochodem osobowym pracownika o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3. Jak wynika z odbytej podróży, pracownik przejechał w obie strony 1200 kilometrów. Pracownik otrzyma za odbytą podróż zwrot kosztów przejazdu w kwocie 923,04 zł (1200 km x 0,7692 zł).

Pracownikowi odbywającemu zagraniczną podróż służbową przysługują także ryczałty:

- na pokrycie kosztów dojazdu z (do) dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości, w której pracownik korzystał z noclegu,

- na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 10 proc. diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży służbowej.

Ryczałty, o których mowa wyżej, nie przysługują, jeżeli:

- strona zagraniczna zapewnia bezpłatne dojazdy,

- pracownik odbywa podróż służbową pojazdem samochodowym, przy czym bez znaczenia w tym przypadku jest fakt, czy pojazd ten jest służbowy czy prywatny,

- pracownik nie ponosi kosztów, na pokrycie których przeznaczone są wymienione ryczałty.

Noclegi

Stosownie do przepisów rozporządzenia o podróżach zagranicznych, za nocleg pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem hotelowym. Dodatkowym ograniczeniem jest w tym przypadku wymóg, aby koszt ten mieścił się w granicach ustalonego na ten cel limitu określonego w załączniku do rozporządzenia.

PRZYKŁAD 14

Pracownik przebywał w delegacji służbowej w Niemczech. Udokumentowane rachunkiem hotelowym koszty pięciu noclegów tego pracownika wyniosły 500 euro (100 euro za jeden nocleg). Pracownikowi przysługuje zwrot całości poniesionych z tego tytułu wydatków, gdyż ich wysokość mieści się w kwocie limitu na nocleg, który w Niemczech wynosi 103 euro.

Wymóg, o którym mowa wcześniej, nie ma jednak charakteru bezwzględnego, albowiem przepisy omawianego rozporządzenia przewidują możliwość zwrotu, w uzasadnionych przypadkach i za zgodą pracodawcy, kosztów noclegu w hotelu stwierdzonych rachunkiem, w wysokości przekraczającej limity dla poszczególnych państw.

PRZYKŁAD 15

Pracownik odbywający podróż do Nowego Jorku poniósł wydatki związane z 10 noclegami w hotelu i stwierdzone rachunkiem w wysokości 2400 USD. Koszt jednego noclegu wyniósł zatem 240 USD, podczas gdy przysługująca kwota limitu na nocleg w tym mieście wynosi 200 USD. Pracodawca uznał wyjaśnienia pracownika (niemożność znalezienia noclegu w granicach określonych w limicie) za wiarygodne i wyraził zgodę na zwrot kosztów noclegu w pełnej wysokości.

Jeżeli pracownik nie przedłoży rachunku za nocleg, to wówczas przysługuje mu ryczałt w wysokości 25 proc. kwoty limitu za nocleg w hotelu. Jednakże ryczałt ten nie przysługuje za czas przejazdu.

PRZYKŁAD 16

Pracownik przebywał w podróży służbowej zagranicznej w Holandii. Jego pobyt w tym kraju z pominięciem czasu przejazdu trwał 5 dób (i 5 noclegów). Pracownik po powrocie z tej podróży nie przedłożył rachunku za nocleg, gdyż nocował u rodziny. Otrzyma więc ryczałt za noclegi w wysokości 150 euro (5 x 120 euro x 25 proc.).

Należy pamiętać, że zwrot kosztów noclegu (oraz świadczenia w postaci ryczałtu) nie przysługuje w dwóch przypadkach: po pierwsze - jeżeli pracownik korzysta za granicą z bezpłatnego noclegu pracodawcy, po drugie - jeżeli strona zagraniczna pokryła koszty noclegu lub zapewniła bezpłatny nocleg.

Inne wydatki

Przepisy rozporządzenia określają ponadto, że poza wcześniej opisanymi świadczeniami pracownikowi przebywającemu w podróży służbowej zagranicznej przysługuje również zwrot innych wydatków związanych z tą podróżą. I tak, pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów przewozu samolotem bagażu osobistego o wadze do 30 kg (liczonej łącznie z wagą bagażu opłacanego w cenie biletu), jeżeli podróż służbowa trwa ponad 30 dni lub gdy państwem docelowym jest państwo pozaeuropejskie (par. 11 rozporządzenia). Ponadto w razie choroby powstałej podczas podróży pracownikowi przysługuje zwrot udokumentowanych kosztów leczenia za granicą oraz leków. Z tego katalogu wydatków zostały wyłączone koszty leków, których nabycie za granicą nie było konieczne, koszty zabiegów chirurgii plastycznej i zabiegów kosmetycznych oraz koszty nabycia protez ortopedycznych, dentystycznych oraz zakupu okularów. Podkreślenia wymaga fakt, że zwrot kosztów leczenia choroby następuje ze środków pracodawcy. W razie zgonu pracownika za granicą pracodawca pokrywa koszty transportu zwłok do kraju.

Zaliczka na koszty podróży i pobytu poza granicami kraju

Pracownik odbywający zagraniczną podróż służbową otrzymuje zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży i pobytu poza granicami kraju. Za zgodą pracownika zaliczka ta może być wypłacona w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej. Rozliczenie kosztów poniesionych podczas podróży powinno być dokonane w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej, w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży. Rozliczenie to powinno być dokonane na podstawie sporządzonego dowodu wewnętrznego, zwanego rozliczenie podróży służbowej. Do rozliczenia pracownik powinien załączyć dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, to wówczas pracownik obowiązany jest złożyć pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania (par. 13 rozporządzenia).

Świadczenia związane z podróżami służbowymi a podatek dochodowy

Zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm; dalej jako „u.p.d.o.f.”) wypłacane pracownikom tytułem zwrotu kosztów odbytej podróży służbowej należności stanowią u pracownika przychód ze stosunku pracy. Świadczenia te (diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika) do wysokości określonej w omawianych rozporządzeniach w sprawie podróży krajowej i zagranicznej, zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 u.p.d.o.f., korzystają ze zwolnienia przedmiotowego od podatku. Oznacza to, że inny pracodawca niż związany z państwową lub samorządową jednostką sfery budżetowej może przyjąć zasady wypłaty tych należności w kwotach wyższych, jednak zwolnienie od podatku dotyczyć będzie wyłącznie kwot nieprzekraczających wysokości wynikających z omawianych rozporządzeń. Ponadto zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 22 lit. a) u.p.d.o.f. ze zwolnienia przedmiotowego od podatku korzystają kwoty otrzymane przez pracowników z tytułu kosztów używania przez nich pojazdów samochodowych dla potrzeb zakładu pracy w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) - do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu. Zwolnienie to ma zastosowanie, jeżeli przebieg pojazdu jest udokumentowany w ewidencji przebiegu prowadzonej przez pracownika według obowiązującego wzoru. W wyroku z 7 sierpnia 1998 r. (sygn. akt I SA/Gd 1560/96, niepublikowany) NSA stwierdził, że wolne od opodatkowania są tylko te kwoty, które powstały w związku z używaniem samochodu w celu odbycia tylko i wyłącznie podróży służbowej, a więc podróży odbytej w wyniku polecenia służbowego. Jedynym wyjątkiem od powyższej zasady ustawowej (korzystającym ze zwolnienia) jest przekroczenie limitu hotelowego podczas podróży służbowej poza granicami kraju, jeżeli w uzasadnionych przypadkach nie było możliwości skorzystania przez pracownika z noclegu mieszczącego się w limicie określonym w rozporządzeniu w sprawie podróży zagranicznych, a pracodawca wyraził zgodę na zwrot kosztów w wysokości przekraczającej kwotę limitu dla danego państwa. W innych przypadkach (poza wyjątkiem droższego hotelu) przekroczenie limitów świadczeń wynikających z przepisów rozporządzenia o podróżach krajowych i zagranicznych będzie powodowało powstanie przychodu podlegającego opodatkowaniu u pracownika. Jednakże opodatkowaniu podlegać będzie tylko nadwyżka wypłaconych świadczeń ponad określone limity.

---