Współczesna biurowość 08.11.2014

Dostarczanie informacji: poczta, osobiście, mail, fax, zaufany profil epuap,

Podpis elektroniczny od 2001 r

Czynności kancelaryjne:

1)

2) rejestracja właściwa,

3)

4)sygnatura kancelaryjna - to znak sprawy, wpływa pismo jest rejestrowane i dalsza sprawa ma ten sam znak .

5)

6) jednostka kancelaryjna - potocznie zwana teczką ze sprawami akt, może być również segregator, skoroszyt itp. Zgromadzone akta dotyczące pokrewnej treści np. wycinka drzew pan Nowak pan Kowalski ale wszystko dotyczy wycinki drzew.

7) nadanie jednostką kancelaryjnym kolejności -

Przykazanie archiwisty - nie cudzołóż skąd się wzięło to tam odłóż

Czas przechowania u referenta dwa lata najczęściej, zakończona styczeń 2011 do archiwum zakładowego trafia w 2014

Instrukcja kancelaryjna :

- miedzy innymi mówi o tym co jest zbędnie i czego nie rejestrować, powinna zaczynać się od tego jak maja wpływać dokument aż do momentu przechowania akt.

-To zbiór zasad metod norm wskazówek, szczegółowych wyjaśnień i opisów czynności.

- instrukcja jest normatywem urzędowym, jest zaliczana do podstawowego pakietu dokumentacji organizacyjno - formalnej, tj, regulaminów organizacyjnych, obok: statutu, regulaminu czy schematu organizacyjnego.

Zakres uzgodnień i procedury zatwierdzania instrukcji kancelaryjnej oraz wykazów akt określa rozporządzenie Ministra Kultury z 16 września 2002 w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania, kwalifikowania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych.

1917r Tymczasowa instrukcja ogólna dla sądów Królestwa Polskiego

Uchwała rady ministrów z 1931 o przepisach kancelaryjnych

Art. 6 ust. 1 i 2 z 1983 o narodowym zasobie archiwalnym… w organach państwowych, jednostkach organizacyjnychi samorza………

Rozporządzenia z 18 stycznia 2011 prezesa rady ministrów -

Zakres instrukcji:

- Powinna obejmować zakresem merytorycznym całość dokumentacji wytwarzanej w danym podmiocie, niezależnie od nośnika i sposobu utrwalenia informacji.

Zakres instrukcji powinna zawierać treści:

1 obowiązującą terminologię

2 podstawy prawne instrukcji

3 organizacje biurowości

5 obieg wszystkich typów dokumentów

6 odsyłacz do innych opracowań o charakterze instrukcji kancelaryjnych, min. Traktujących o dokumentach elektronicznych , dokumentacji geodezyjno- kartograficznej, fotografiach, dokumentacji technicznej i. in

7 postępowanie w przypadkach likwidacji całej lub części komórki organizacyjnej lub zmianach personalnych na stanowiskach pracy

8 wzory formularzy i pieczątek

9 wykaz akt ,zawierających komentarz z wykładem co do korzystania , spis treści i indeks haseł rzeczowych

Organizacja biurowości - typ kancelarii

O typie kancelarii decyduje podział czynności kancelaryjnych , pomiędzy dane komórki organizacyjne .

Kancelaria zawiera dwa typy organizacji biurowości

1. Typ scentralizowany

Wszystkie czynności kancelaryjne wykonywane są przez pracowników technicznych , pracownik techniczny to pracownik obsługujący pracownika merytorycznego, pracownik techniczny nie może podejmować decyzji .

- nie ma znaczenia z ilu komórek organizacyjnych się składa

- Idzie w parze z systemem dziennikowym,

2. Typ zdecentralizowany (rozproszony)

Większość czynności kancelaryjnych przechodzi na ręce pracowników merytorycznych ,

Idzie w parze z systemem bez dziennikowym

Scentralizowany typ

Pracownicy techniczni(sekretariat, dz .podawczy	Pracownicy merytoryczni (referenci, kierownictwo
1.Przyjmowanie korespondencji
2. Rejestracja korespondencji
3. Pieczęć wpływu
4. Założenie nowej jednostki kancelaryjnej
5. Dołączanie priorów(czyli wcześniejszych dokumentów w sprawie)
	6. Dekretacja
	7. Załatwienie sprawy, podjęcie decyzji
8. Pisanie brulionu	8. Przygotowanie brulionu odpowiedzi, czy też projektu
	9. Aprobata brulionu
10.Stworzenie czystopisu, sporządzenie czystopisu, przepisanie brulionu
11. Koracjonowanie	11. Koracjonowanie
12 Uwierzytelnienie (przystawianie pieczęci)	12. Uwierzytelnienie(podpis)
13. Załączniki do pisma
14. Przygotowanie pisma do wysyłki
15. Rejestracja korespondencji
16. Spedycja przesyłki
17. Włączenie kopii odpowiedzi do akt sprawy
18. Przechowywanie akt spraw zamkniętych
19. Przekazanie akt do archiwum bieżącego

Koncept pisma - to projekt odpowiedzi pisma przed akceptacja

Minuta pisma - zaakceptowany projekt

Czystopis - gotowe pismo

Koracjonowanie - sprawdzenie zgodności brulionu z czystopisem.

Kancelaria zdecentralizowana

Pracownicy techniczni	Pracownicy merytoryczni
1.Przyjmowanie korespondencji
2. Rejestracja wstępna
3. Prezenat (przypięcie pieczęci)
4. Segregacja i rozdzielenie korespondencji
	5. Rejestracja właściwa
	6. Założenie nowej jednostki kancelaryjnej
	7. Dołączenie priorów
	8. Dekretacja
	9. Załatwienie sprawy
	10. Przygotowanie konceptu odpowiedzi, brulionu
	11. Aprobata i przepisanie
	12. Kolacjonowanie
	13. Uwierzytelnienie (podpis)
14. Uwierzytelnienie pieczęć
	15. Dołączenie załączników
	16. Przygotowanie do wysyłki pism
17. Rejestracja korespondencji wychodzącej i ekspedycja
	17. Włączenie kopi do akt
	18. Przechowywanie akt spraw załatwionych
	19. Przekazanie do archiwum bieżącego

Definicja

Systemy kancelaryjne na zajęciach nastepnych

1

---