Strategia informacyjna organizacji powstaje w wyniku takich elementów strategii firmy jak cele, zadania, metody realizacji celów i zadań, ale również takich atrybutów systemu zarządzania przedsiębiorstwem, jak struktura i sposób sprawowania władzy czy kultura (w tym informacyjna) i aspiracje.
Określenie strategii informacyjnej wymaga ustalenia:
polityki informacyjnej oraz potrzeb informacyjnych organizacji w kontekście jej długookresowych celów i zadań.
Metod zaspokajania potrzeb informacyjnych: metod pozyskiwania informacji wewnętrznych i zewnętrznych, metod obsługi procesów informacyjnych (w tym udostępniania informacji) oraz przetwarzania i utrzymywania zasobów informacyjnych.
Na podstawie strategii informacyjnej opracowuje się strategie informatyzacji organizacji.
Strategia informatyzacji - powinna określać metody, w tym technologie i środki techniczne oraz programowe pozwalające na realizacje ustalonej wcześniej polityki informacyjnej organizacji.
Zarządzanie strategiczne informacja wymaga zaangażowania w jego realizacje członków najwyższego kierownictwa, którzy dysponują środkami finansowymi niezbędnymi tak na opracowanie propozycji, jak i na realizacje przedyskutowanych i przyjętych do realizacji strategii informacyjnej i informatycznej.
Zarządzanie taktyczne informacjami - dotyczy realizacji średniookresowych (do 1 roku ) celów i zadań realizacji polityki informacyjnej organizacji. Polega na zarządzaniu eksploatacja systemów informacyjnych, w tym:
zarządzaniu technologiami - zmiany niezbędne ze względu na zmieniające się w czasie potrzeby organizacji, postęp techniczno - technologiczny)
zarządzaniu procesami informacyjnymi (sterowanie strumieniami informacji)
zarządzaniu zasobami informacyjnymi (spójnością informacji, ich jakością, bezpieczeństwem systemu)
Inaczej mówiąc zarządzanie taktyczne informacją dotyczy planowania, organizowania, kontroli niezbędnych zmian w eksploatowanych już systemach informacyjnych.
Zarządzanie operacyjne informacją - wiąże się z planowaniem, organizowaniem, realizacja i kontrolna wykonania bieżących prac w zakresie obsługi informacyjnej organizacji i bieżącego administrowania informacjami, w sposób zapewniający właściwą jakość, spójność i bezpieczeństwo informacji.
ANALIZA POTRZEB INFORMACYJNYCH - LUKA INFORMACYJNA
Potrzeby informacyjne kształtują dwa podstawowe czynniki:
rodzaj rozwiązywanego zadania
wiedza i doświadczenie człowieka
potrzeby te można podzielić na dwa podzbiory:
podzbiór informacji potrzebnych do rozwiązania zadania lecz już dostępnych użytkownikowi
podzbiór takich informacji które są potrzebne i nie są bezpośrednio dostępne.
Cechy luki informacyjnej :
Luka jest zawsze „czyjąś” luka - Nie można wiec jej badać w oderwaniu od konkretnego użytkownika i rozwiązywanych przez niego problemów. Oznacza to, że spoczywa na nim konieczność ustalenia swoich potrzeb informacyjnych wraz z określeniem wymagań w sprawie jakości i istotności potrzebnych informacji.
Zmienność w czasie - czas z jednej strony wpływa na treść i uwarunkowania rozwiązania zadania, z drugiej zaś, zmienia zasoby wiedzy użytkownika co ma bezpośredni wpływ na jego zapotrzebowanie na nowa informacje. Potrzeby mogą ulec zmianie pod wpływem zastosowania innej metody lub dostępności innych informacji.
Rozmytość granic zbioru - Tylko w wyjątkowych sytuacjach można jednoznacznie określić rodzaj informacji potrzebnych do rozwiązania zadania. Sytuacja taka ma miejsce kiedy problem daje się rozwiązać na podstawie określonego algorytmu, który nie tylko jednoznacznie wyznacza rodzaj i kolejność działań, lecz także dokładnie wskazuje argumenty (informacje), które musza być podane. W większości zaś przypadków informacje mogą być przydatne w tym procesie z rożnym stopniem użyteczności. Stad do zbioru należą informacje bezwzględnie konieczne, jak i informacje o zróżnicowanym stopniu niezbędności ( wartości informacji).
Luka to zbiór potrzebnych, lecz nie znanych informacji, zróżnicowanych pod względem treści, wzajemnie powiązanych rożnymi relacjami, wynikającymi z wewnętrznego modelu informacyjnego, jaki użytkownik ma w swoim umyśle na temat problemu, dlatego złożoność luki jest złożonością subiektywna.
Zbadać potrzeby informacyjne to:
ustalić rodzaj potrzebnych informacji
ustalić pożądane cechy jakościowe z ewentualną ich charakterystyką ilościową
ustalić stopień niezbędności informacji
ustalić cykliczność potrzeb i ich intensywność
określić dające się przewidzieć zmiany w zakresie tych potrzeb w czasie
ustalić przewidywane grupowania i przekroje wyników
Informacje mało istotne, ale nadawane z silniejszym zaakcentowaniem i w większej ilości mogą wyprzeć informacje bardziej istotne ze względu na zadanie.
Na siłę przebicia informacji składają się :
niezwykłość i rzadkość
potwierdzenie faktów znanych odbiorcy
plastyczność i obrazowość opisu rozpatrywanego wycinka rzeczywistości
źródło pochodzenia informacji: informacje nawet mniej ważne i nieaktualne staja się bardziej ważne, jeśli podane są ze źródła uznawanego za wiarygodne, cieszące się dużym autorytetem
liczba powtórzeń tych samych informacji
W zachowaniu człowieka łatwo można dostrzec hierarchizacje wszelkich potrzeb w tym informacyjnych.
W konsekwencji lukę trzeba podzielić na dwa podzbiory:
podzbiór informacji koniecznych
podzbiór informacji pożądanych (uzupełniających)
Im większe mogą okazać się straty z powodu podjęcia błędnych decyzji spowodowanych brakiem informacji, tym bardziej zasadne staje się dążenie do powiększenia zbioru informacji koniecznych.
Pozyskanie informacji wypełniających lukę wiąże się z ponoszeniem odpowiednich kosztów. Im większa luka tym bardziej koszty będą rosły wraz z dążeniem do zwiększenia stopnia jej wypełniania. Od pewnego momentu ponoszenie dalszych kosztów może stać się nieopłacalne.
Badanie potrzeb wymaga zwrócenia uwagi na kilka istotnych zagadnień:
Zakres tematyczny potrzebnych informacji: zaleca się aby został on zbadany jak najdokładniej, ponieważ warunkuje to możliwość dokładnego ustalenia innych czynników wpływających na określenie luki. Zakres tematyczny wyznaczany jest przede wszystkim przez dane, a także przez czas.
Badanie niezbędnego poziomu jakości informacji. Celowe i konieczne jest dążenie do ilościowej oceny tej jakości. Ostateczna ocena w sprawie jakości może być podjęta, jeżeli z góry zostaną ustalone kryteria jej weryfikacji, w przeciwnym wypadku opinie mogą być wyłącznie subiektywne.
Określenie sposobów przekazywania informacji użytkownikowi. Może to mieć istotne znaczenie zarówno pod względem czasu uzyskania przez użytkownika potrzebnych mu informacji, jak i zdeterminuje formę jej przekazu.
Określenie ilości informacji pod względem fizycznym. Trzeba pamiętać, że jedną z ważniejszych cech każdego systemu informacyjnego jest to, aby użytkownik utrzymywał tylko te informacje (a wiec tyle informacji) jakie są mu potrzebne. Każde „uzupełnienie” będzie tylko szumem, utrudniającym wykorzystanie informacji istotnych.
Specjaliści wyróżniają kilka metod badania potrzeb informacyjnych:
analiza funkcji i realizowanych zadań i na tej podstawie normatywne oszacowanie potrzeb
obserwacja zachowań użytkownika i zgłaszanych przez niego potrzeb dotychczasowych
wywiad i dyskusje
analiza dzienników zawierających zapisy dotyczące pojawiających się problemów, którymi zajmuje się użytkownik.
Wstępna oferta, czyli wystąpienie do użytkownika z pewnymi propozycjami wstępnymi, które może on skorygować zgodnie z własnymi ocenami. Ze względu na trudności w jednoznacznym ustaleniu potrzeb (luki) zaleca się stosowanie przynajmniej dwóch rożnych sposobów.
ZARZADZANIE JAKOŚCIĄ INFORMACJI
Zarządzanie jakością informacji wiąże się z takimi problemami jak:
analiza pojęcia jakości informacji i ustalenie cech jakościowych oraz ich poziomu dla uznania określonych informacji za odpowiadające wymaganiom
analizowanie źródeł i przyczyn wpływających na obniżenie się poziomu jakości informacji oraz poszukiwanie sposobów utrzymania i podnoszenia jakości informacji
analizowanie kosztów utrzymania i podnoszenia jakości informacji
Do podstawowych cech informacji zalicza się :
prawdziwość (wiarygodność, rzetelność, prawidłowość)
użyteczność
selektywność
kompletność
aktualność
terminowość
komunikatywność
dyspozycyjność
poufność
tajność
Prawdziwość informacji - oznacza zgodność informacji jako relacji na elementach składowych komunikatu ze stanem faktycznym obiektu odwzorowanego komunikatem.
Wiarygodność informacji - jest to brak zniekształceń informacji.
Prawidłowość informacji - oznacza jednocześnie jej prawdziwość i wiarygodność, brak wszelkich deformacji
Użyteczność informacji - jest w praktyce każdorazowo oceniana przez jej użytkownika, rozwiązującego konkretny problem. Użyteczność informacji zależy nie tylko od jej obiektywnej użyteczności, ale również od umiejętności i możliwości użytkownika „wyzbycia” z dostarczonych mu komunikatów informacji maksymalnie zbliżonej do potencjalnie zawartej w komunikacie oraz do umiejętności, gotowości i możliwości wykorzystania dostarczonych mu informacji. Informacja daje posiadaczowi przewagę potencjalną nad partnerem lub konkurentem który tej informacji nie posiada, Czy przewaga zostanie rzeczywiście wykorzystana i z jakim skutkiem - to zależy nie tylko od samej informacji.
Selektywność informacji - oznacza że każdemu użytkownikowi dostarczamy tylko te informacje które są mu niezbędne do rozwiązania realizowanego przez niego zadania. Selektywność uznaje się za przeciwstawność redundancji, tj. nadmiarowości informacji. Komplementarna do selektywności informacji jest cech kompletności informacji.
Kompletność informacji - oznacza że użytkownik otrzymuje wszystkie informacje potrzebne do rozwiązania problemu, nie jest zmuszony do zasięgania informacji dodatkowych.
Aktualność informacji rozpatruje się w dwóch aspektach:
zgodności czasu (punktu lub okresu) pomiaru informacji z potrzebami użytkownik, Informacje aktualne są to informacje zawarte w komunikatach opisujących obiekty w czasie odpowiadającym zainteresowaniom użytkownika rozwiązującego określony problem
czasu (okresu) - jaki upływa miedzy pomiarem informacji, a udostępnieniem i wykorzystaniem informacji
Terminowość informacji - oznacza dostarczenie informacji na określony moment czasowy. W zależności od rodzaju informacji i ich przeznaczenia terminy dostarczania informacji określa się ściśle (harmonogramem) lub doraźnie (na żądanie).
Komunikatywność informacji - to jej zrozumiałość, możliwość przyswojenia przez użytkownika który odbiera tą informacje. Z punktu widzenia systemów informacyjnych oznacza, że powinna być wyrażona ona w takim języku, przy użyciu takich terminów i takiej postaci aby była bezpośrednio zrozumiała dla użytkownika (bez dokonywania dodatkowych zbiegów dotyczących interpretacji semantycznej komunikatów)
Dyspozycyjność informacji - oznacza że w razie zgłoszenia zapotrzebowania, dane informacje są udostępniane w miejscu czasie i formie dogodnej użytkownikowi systemu. Zmienność w czasie zapotrzebowania na rożne kategorie informacji jest zróżnicowana (większa lub mniejsza), tym niemniej należy permanentnie analizować dotychczasowe i przewidywać przyszłe zapotrzebowania informacyjne użytkowników systemu.
Tajność informacji - jest cecha dotycząca stopnia ochrony informacji w systemie. Rożne rodzaje informacji charakteryzuje zróżnicowany poziom ich tajności i mogą być udostępnione upoważnionym do tego użytkownikom. Tajność dotyczy nie tylko informacji osobowych (personalnych) lecz również wszystkich innych, które z rożnych powodów musza być utajnione.
Poufność informacji - jest pojęciem dotyczącym ludzi praw jednostki (lub organizacji - osoba prawna) do decydowania o tym kiedy, jak i w jakim zakresie informacje o sobie udostępni innym.
Zarządzanie poufnością wymaga:
Na poziomie strategicznym - wypracowanie określonej polityki firmy w tym zakresie tj. ustalenia zasad i reguł określających co ( jakie rodzaje)będzie objęte klauzula poufności i na jakim poziomie w kontekście akceptowanego dla kierowania poziomu kosztów.
Na poziomie taktycznym
Na poziomie operacyjnym