11. OPTYMALIZOWANIE WIELKOŚCI ZAPASÓW MATERIAŁOWYCH
Zarządzanie współczesnymi przedsiębiorstwami jest procesem bardzo złożonym. Wynika to z mnogości strumieni dóbr oraz towarzyszących im strumieni informacyjnych, wzajemnie się krzyżujących i uzupełniających. Chcąc optymalnie sterować w skali operacyjnej tymi strumieniami, a więc podejmować liczne decyzje, na przykład: który materiał zamówić?, gdzie?, kiedy?, ile?, musimy wykorzystywać różnorodne informacje, przetwarzając je według bardzo niekiedy skomplikowanych algorytmów.
Ze względu na koszt utrzymania tych zapasów sprawne i precyzyjne zarządzanie nimi daje firmie określone korzyści ekonomiczne.
Istnieje kilka ważnych powodów utrzymywania zapasów rzeczowych. Możemy tu wymienić:
wyrównywanie różnic w intensywnościach strumieni dopływu (zakupów) i odpływu (zużycia, sprzedaży).
neutralizowanie wahań losowych cechujących strumienie odpływu (popyt większy od prognozowanego średniego), a także ewentualnych opóźnień w dostawach uzupełniających.
uzyskiwanie rabatów od dostawcy przy zakupie większych partii.
sezonowy charakter niektórych dóbr lub usług
pomyślną, ale chwiejną koniunkturę rynkową.
Cały czas istnieją tendencje zmierzające do eliminacji zapasów poprzez redukcję zmienności popytu i czasu uzyskania dostaw, skrócenia serii produkcyjnych oraz ustanowienie silnych związków firmy ze znacznie zmniejszoną ilością dostawców (filozofia just-in-time). Jednak o likwidacji zapasów nie może być mowy we wszystkich rodzajach działalności, dlatego bardzo ważne jest optymalne i racjonalne sterowanie nimi. Wiąże się to głównie z podejmowaniem decyzji: co?, kiedy ?, ile zakupić?.
Z uwagi na strukturę asortymentową zapasu materiałów oraz poziom zapasów w poszczególnych asortymentach, podejmując decyzje o zakupie, należy skupić się na wyborze dostawców oraz polityce dostaw.
Przydatność i skuteczność zastosowania określonych narzędzi oraz metod zarządzania zapasami może znacznie ułatwić dobór racjonalnego sposobu optymalizowania wielkości zapasów. Operatywnymi narzędziami zarządzania zapasami w przedsiębiorstwach są:
normy zapasów
limitowanie zakupów materiałów,
kontrola zamówień z punktu widzenia wielkości zapasów,
system alarmowy o stanie zapasów w magazynie,
przeglądy zapasów w celu ujawnienia zapasów nieprawidłowych.
METODY OPTYMALIZACJI WIELKOŚCI ZAPASÓW MATERIAŁOWYCH
Każdy ze wspólników spółki jawnej „Xero” przedstawił własną wizję optymalizacji wielkości zapasów materiałowych. Propozycja pierwszego wspólnika, czyli gromadzenie na początku okresu obrachunkowego całego rocznego zapasu materiałów nie należy do najbardziej racjonalnych. Z dokonanego wstępnego szacowania kosztów wynika, iż wydatki dotyczące zaopatrzenia materiałowego w tym przypadku byłyby najwyższe (wynosiłyby 30 190 zł rocznie). Jednorazowy zakup materiałów zapewnia ciągłość procesów gospodarczych, jednakże wiąże się z wysokimi kosztami utrzymania zapasów oraz doprowadziłby do maksymalizacji kapitałów zamrożonych w tych zapasach. Taka decyzja jednoznacznie uniemożliwia spółce dokonywanie inwestycji rozwojowych oraz zwiększa czas zwrotu zamrożonych środków pieniężnych.
Metoda ABC i XYZ
Politykę zakupów materiałów powinno się prowadzić oceniając ich cenność, określaną np. udziałem w wartości łącznego zużycia. Posłużyć się przy tym można metodą ABC podziału zapasów na trzy grupy. Użytecznym podziałem zapasów z punktu widzenia zarządzania logistycznego w firmie jest ich klasyfikacja na następujące grupy:
Grupa A - zapasy „cenne”, stanowiące 5-20% liczebności asortymentowej zapasów, ale mający znaczny udział w wartości, sięgający 75-80%; grupę tę, o wysokiej wartości i (lub) dużym udziale w kosztach materiałowych ogółem, należy traktować ze szczególną uwagą w zakresie:
analizy rynkowej, cenowej i struktury kosztów,
szczegółowego przygotowania zamówień handlowych,
precyzyjnych procedur dysponowania w przedsiębiorstwie,
właściwego zarządzania poziomami zapasów,
precyzyjnego ustalania poziomów zapasów bezpieczeństwa;
W „Xero” sp.j. powyższą grupę stanowią toner i papier.
Grupa B - zapasy mające udział w wysokości 15-20% zarówno w liczebności asortymentowej, jak i ich wartości;
Grupa C - zapasy o charakterze masowym, mające największy udział w liczebności asortymentowej (60-80%) i bardzo niski udział w wartości (około 5%).
Grupa B i C to pozostałe materiały, które w branży kserograficznej pełnią funkcje materiałów pomocniczych; są to: spinacze, zszywki, teczki biurowe, koszulki foliowe.
W metodzie ABC kładzie się nacisk na asortymenty o podstawowym znaczeniu dla działalności.
Przedmioty najczęściej zamawiane powinny być zlokalizowane możliwie blisko punktu wydawania, gdyż wtedy suma czynności manipulacyjno-transportowych ulega minimalizacji. W konsekwencji maleje pracochłonność tych czynności, co jest równoznaczne ze wzrostem efektywności funkcjonowania magazynu.
Tego typu metodę proponuje drugi ze wspólników, który ustala poziom zapasu materiałowego klasyfikując materiały według kosztu oraz wylicza optymalną wielkość dostawy (szacowana wielkość dostaw w ciągu roku = 4 - patrz wyliczenia). Uwzględniając różnicę cen oraz oddalenie hurtowni zaopatrującej w materiały biurowe, a także możliwość dokonywania zakupów z rabatem, ostatecznie możemy oszacować koszty na poziomie 5 178,26 zł przypadających na jedną dostawę, co w skali roku daje kwotę 20 713,04 zł, czyli o 9 476,96 zł mniej niż w wyżej rozpatrywanym przypadku.
Ten sposób zarządzania zapasami materiałowymi jest bardziej optymalny. Umożliwia ciągłość i rytmiczność w gospodarce materiałowej pomiędzy kolejnymi dostawami, jednak nie powoduje „zastoju” w sferze finansowej. Dodatkowo nagromadzone zapasy zapewniają bezpieczeństwo w nagłych nieoczekiwanych sytuacjach.
Metoda XYZ. Jeżeli analizuje się zużycie poszczególnych materiałów w przedsiębiorstwie przez dłuższy czas, to można stwierdzić, że występują materiały, których zapotrzebowanie kształtuje się na pewnym stałym poziomie, a także takie, których zapotrzebowanie podlega określonym wahaniom oraz wykorzystywane są też materiały potrzebne nieregularnie.
Przy stosowaniu metody XYZ poszczególne rodzaje materiałów zostają podzielone, na podstawie regularności zapotrzebowania na nie, na trzy grupy:
grupa X, składająca się z materiałów, które charakteryzuje regularne zapotrzebowanie (przy założeniu możliwości występowania niewielkich wahań), jak również wysoka dokładność prognozowania poziomu tego zapotrzebowania (zużycia); w „Xero” sp.j. są to papier i toner;
grupa Y, tj. materiały które charakteryzuje zapotrzebowanie mające charakter wahań sezonowych lub określonego trendu oraz średnia dokładność prognozowania;
grupa Z, w skład której wchodzą materiały o bardzo nieregularnym zapotrzebowaniu i niskiej dokładności prognozy tego zapotrzebowania.
Grupę Y i Z stanowią pozostałe materiały wykorzystywane przez spółkę „Xero”, czyli zszywki, spinacze, teczki biurowe, koszulki foliowe.
Jeżeli w sferze zaopatrzenia metoda XYZ zostanie uznana za instrument wsparcia decyzyjnego, to na jej podstawie może się okazać celowe opracowanie dla materiałów zakwalifikowanych do grupy X systemu zaopatrzenia zsynchronizowanego z procesami produkcyjnymi i zasadą Just-in-Time, dla grupy Y - systemu zaopatrzenia z zadaniem utworzenia określonego poziomu zapasów magazynowych, a w odniesieniu do grupy Z - systemu zaopatrzenia zgodnego z nieregularnymi potrzebami (możliwe gwałtowne nieoczekiwane wahania sezonowe).
W praktyce bardziej trafne okazuje się wykorzystanie kombinacji obydwu metod.
.
Model poziomu zamawiania
Podstawową przyczyną gromadzenia zapasów jest konieczność wyrównywania różnych intensywności strumieni zakupów (dostaw) i strumieni zużycia. Dlatego też podstawowym zagadnieniem w polityce sterowania zapasami, jest ustalenie optymalnej partii zakupu. Chodzi o to, aby zapewniała ona minimalizację łącznych kosztów. Koszty te obejmują: koszty tworzenia zapasów (zwane również kosztami zakupu bądź zaopatrzenia) oraz przeciwstawne im koszty utrzymania zapasów (powodowane zamrożeniem kapitału, odsetkami bankowymi, kosztami magazynowania). Przeciwstawność tych kosztów wynika z tego iż zmniejszając jedne (np. tworzenie zapasów przez rzadsze, a więc większe zakupy), automatycznie zwiększamy drugie (większe nabywane partie powodują większe zapasy, a co za tym idzie zwiększają koszty ich magazynowania). Zatem żeby usprawnić sterowanie zapasami należy najpierw oszacować te koszty.
Model cyklu zamawiania
W modelu cyklu zamawiania dostaw uzupełniających następuje w z góry ustalonych, jednakowo od siebie odległych momentach. Oznacza to, że zamówienia składane są w stałych cyklach.
W modelu tym należy ustalić następujące normy sterowania:
optymalny cykl zamawiania Ropt
poziom zapasu maksymalnego S.
Zamówienia uzupełniające składane są w stałych punktach zamawiania, a partia zakupu wynika z istniejącej różnicy pomiędzy zapasem maksymalnym S, a faktycznym stanem zapasu w magazynie (powiększonym o ewentualną dostawę w drodze). Inaczej mówiąc zamawiamy wielkość będącą dopełnieniem posiadanego zapasu do poziomu maksymalnego.
Model poziomu zamawiania w stałych cyklach nie wymaga ciągłego monitorowania poziomu zapasu, bowiem jest to dokonywane jedynie w ustalonych punktach czasowych (odległych od siebie o okres monitorowania odpowiadający optymalnemu cyklowi zamawiania). Zamówienia stałych ilości, zwykle odpowiadających optymalnej partii zakupu, są wystawiane jedynie w sytuacjach, gdy w punkcie monitorowania zapas kształtuje się poniżej ustalonego poziomu zamawiania.
W modelu s, S (zwanym też niekiedy modelem minimum-maksimum) zapas, podobnie jak w omówionym powyżej modelu poziomu zamawiania w stałych cyklach zamawiania, jest również monitorowany okresowo i również zamówienia uzupełniające są wystawiane jedynie w przypadku, gdy poziom zapasu w magazynie obniży się do (lub poniżej) poziomu alarmowego s. Inaczej jednak są ustalane zamówienia uzupełniające. Stanowią one bowiem w tym modelu różnicę pomiędzy poziomem maksymalnym S a faktycznie istniejącym zapasem (identyczna zasada, jak w modelu stałego cyklu zamawiania).
Oba przedstawione modele nadają się zwłaszcza do sterowania pozycjami materiałowymi zakwalifikowanymi do grupy C (wydzielonej według metody ABC), a więc stanowiącymi na ogół pozycje tanie.
Połączony model poziomu zamawiania i stałego cyklu zamawiania kwalifikuje się do stosowania w odniesieniu do szczególnie wartościowych asortymentów materiałowych (zwykle niektórych pozycji zaliczonych, zgodnie z metodą ABC, do grupy A). Przewiduje on bowiem niejako podwójne zabezpieczenie przed sytuacją wyczerpania zapasu. Zamówienia uzupełniające są wystawiane w przypadkach, gdy zapas w magazynie (powiększony, jak zawsze, o ewentualne dostawy w drodze) spadnie poniżej poziomu zamawiania oraz w stałych punktach zamawiania (wszystkie niezbędne w tym modelu normy sterowania odpowiadają przedstawionym powyżej)
Metoda Just in time proponowana przez trzeciego wspólnika wydawałaby się najbardziej optymalną metodą sterowania poziomem zapasami materiałowymi. Podstawową cechą tego rodzaju systemu jest eliminacja zapasów oraz ograniczenie przemieszczania się materiałów do sytuacji, w których występuje na nie zapotrzebowanie. Oznacza to odwrócenie tradycyjnego podejścia, w którym najpierw producent stara się wytworzyć dużą serię wyrobów po jak najniższych kosztach, a następnie poszukuje się nabywcy. W systemach JIT produkcja zainicjowana jest pojawieniem się popytu. Istnieje podział na systemy produkcji "pchanej" (PUSH) i "ciągniętej" (PULL).
W systemie typu PUSH (tradycyjne) zapotrzebowanie na dane dobro pojawia się po jego wytworzeniu. Sytuację odwrotną przedstawia system typu PULL.
JIT dąży do zminimalizowania wielkości zapasów. Brak zapasów wymaga niezawodności maszyn i utrzymania wysokiej jakości produkcji, oraz przewidywanie nadejścia problemów, zanim się pojawią.
System ten wymaga produkcji w małych seriach, które daje przedsiębiorstwu liczne korzyści:
większa elastyczność w planowaniu;
brak kłopotów ze zbytem produktów czy usług;
możliwość indywidualizacji produktów czy usług;
możliwość ekspansji na małe rynki;
możliwość szybkiej reakcji na zmieniający się popyt.
Produkcja w małych seriach determinuje konieczność częstego i szybkiego przestawiania produkcji. Oznacza to zastosowanie wielozadaniowego i elastycznego wyposażenia stanowisk roboczych. Oczywiście organizujący stanowiska w JIT nie są zmuszeni aby inwestować w nowoczesne i jednocześnie bardzo drogie maszyny. Praktyka pokazuje, że bywa wręcz odwrotnie tzn. wykorzystuje się zestaw kilku sprawnych, różnorodnych (o różnych funkcjach), starych (zamortyzowanych już) maszyn, w zależności od potrzeby.
WNIOSKI
Z punktu widzenia efektywności sterowania zapasami materiałowymi wynika, że najbardziej optymalnym sposobem zarządzania w gospodarce materiałowej jest kombinacja kilku rozpatrywanych metod. Ponieważ świadczenie usług kserograficznych w spółce jawnej „Xero” nie podlega gwałtownym wahaniom sezonowym, możemy ustalić terminy oraz wielkości regularnych dostaw materiałów, szczególnie tych, które służą bezpośrednio świadczeniu usług kserograficznych (papier, toner). Dodatkowo wiemy, powołując się na doświadczenie w branży, że „Xero” sp.j. nie musi utrzymywać zapasu rezerwowego, co jednocześnie eliminuje zbędne koszty utrzymywania zapasów, które w skali roku kształtują się na poziomie 25% wartości średniorocznego zapasu, dając kwotę 6 030 zł. Pozostałe materiały mogą być zakupywane w systemie just-in-time, w oparciu o bieżące zapotrzebowanie firmy. Z uwagi na jednakowe ceny materiałów „pomocniczych” (tj. zszywki, spinacze, teczki biurowe, koszulki foliowe), spółka powinna korzystać z oferty hurtowni I, obniżając tym samym koszty transportu. Materiały „podstawowe”, czyli papier i toner, mogą być zakupywane regularnie zgodnie z metodą ABC, czy też XYZ, w hurtowni II (mimo oddalenia - 18 km). Wiąże się to z większymi kosztami transportu niż w przypadku hurtowni I, jednak czynnikiem decydującym jest tutaj niższa cena papieru oraz wyższa jakość i wydajność tonera.
1
1