TECHNIKI PRACY PROJEKTOWEJ

· Techniki kreatywnoœci

· Narady projektowe

· Wizualizacja wyników projektu

· Dokumentowanie i archiwizacja projektu

· Technika mind mapping

TECHNIKI KREATYWNOŒCI

1) techniki generowania pomys³ów

· przeformu³owanie problemu z ró¿nych perspektyw

· wykorzystanie analogii

· katalog pomys³ów

· trening jednominutowy

· burza mózgów

· metoda 365

· adwokat diab³a

· moderacja wizualna

· skrzynka morfologiczna i inne

2) uwarunkowania kreatywnoœci

· wiedza o funkcjonowaniu mózgu

· od¿ywianie

· ruch

· choroby

3) æwiczenia pobudzaj¹ce do kreatywnoœci cz³onków zespo³u projektowego

· d³oñ na kolano

· ruchy oczu

· oderwanie od pierwotnego przeznaczenia

· pseudoanagram

· skojarzenia obrazowe

NARADY PROJEKTOWE

Przes³anki organizowania narad:

· umo¿liwiaj¹ wspólne zrozumienie celów i procedur projektu

· zapewniaj¹ jednakowy status informacyjny wszystkim uczestnikom

· wzajemnie motywuj¹ przez wyjaœnienie i weryfikowanie pomys³ów i decyzji z ró¿nych perspektyw

· uzgodnienia podjête w zespole dzia³aj¹ bardziej zobowi¹zuj¹co na uczestników

· gdy cele narady nie mog¹ byæ osi¹gniête przez rozmowy osobiste, telefoniczne lub pisemne raporty

Cechy prawid³owo zorganizowanej narady:

· ustalony wczeœniej cel narady (co chcemy osi¹gn¹æ wraz z uzasadnieniem oraz warunkami osi¹gniêcia celu np. wnioski koñcowe maj¹ byæ przyjête jednog³oœnie)

Ø przekazanie informacji o projekcie

Ø wygenerowanie pomys³ów

Ø podjêcie decyzji

Ø planowanie dalszych zadañ

Ø zaprezentowanie i przedyskutowanie wyników itp.

· zaplanowany przebieg narady - najprostsza struktura narady obejmuje rozpoczêcie, podzia³ narady na g³ówne punkty o wyraŸnie ustalonej kolejnoœci i czasie trwania, zakoñczenie narady; pozwala to na:

Ø zachowanie logiki postêpowania i trzymanie siê tematu

Ø unikanie omawiania wielu tematów naraz

Ø skrócenie czasu narady

Ø zaproszenie na naradê osób, które s¹ rzeczywiœcie potrzebne

Ø przygotowanie siê wszystkich do narady

Ø kontrolowanie narady

· odpowiednio dobrana grupa osób

Ø zgodne z zasadami dynamiki grupowej powinna to byæ grupa 5-10 osób

Ø uczestnicy musz¹ posiadaæ kompetencje i uprawnienia do rozwi¹zywania problemów narady

Ø cele uczestników musz¹ siê wi¹zaæ z celami projektu i narady

Ø wszyscy maj¹ wysok¹ pozytywn¹ motywacjê do udzia³u w naradzie, co przejawia siê przede wszystkim w:

- punktualnym przybyciu

- przestrzeganiu przerw

- aktywnym udziale

- nie przeszkadzaniu innym

- trzymaniu siê tematu

· przygotowanie organizacyjne

Ø pomieszczenie

Ø harmonogram spotkania

Ø zaproszenia

Ø materia³y informacyjne

· brak lub skuteczne radzenie sobie przez kierownika z zak³óceniami na p³aszczyŸnie

Ø merytorycznej

Ø regulaminowej

Ø relacyjnej

WIZUALIZACJA WYNIKÓW PROJEKTU

Zasady prezentowania materia³ów:

· prezentacja jest logicznym przedstawieniem lub podsumowaniem prac,
a nie zas³ug zespo³u projektowego (ukierunkowanie na wynik, a nie na dzia³ania)

· na pocz¹tku nale¿y przedstawiæ temat i strukturê prezentacji - mo¿e ona byæ opracowana wed³ug chronologii (raporty o stanie prac) lub wed³ug wa¿noœci (prezentacje kompletnych projektów)

· ka¿da prezentacja musi zacz¹æ siê od kilku s³ów wstêpu, które decyduj¹ o jej powodzeniu - mo¿na nimi przegraæ ca³¹ prezentacjê:

Ø znalaz³am dziœ dla Pañstwa trochê czasu...

Ø przepraszam, ¿e...

Ø niestety...

Ø jako profesjonalista poka¿ê Pañstwu...

lub j¹ wygraæ:

Ø zaskoczyæ audytorium, np. ka¿dy dostanie ode mnie po 10 z³, ale jak bêdzie zadowolony, to na koñcu musi je oddaæ

Ø daæ do myœlenia, np. 100 mln z³ ..., a potem powtórzyæ to i zrobiæ pauzê

Ø historyjka lub anegdota

Ø podaæ trochê aktualnych informacji z prasy

· równie wa¿ne jest zakoñczenie - lepiej nie mówiæ:

Ø to by by³o na tyle

Ø dziêkujê, ¿e wys³uchaliœcie mnie do koñca

Ø niestety nie mam ju¿ czasu na pytania

· przygotowanie materia³ów - folie

Ø czcionka - du¿a, czytelna, jednolita

Ø wszystkie folie/materia³y jednolite dla danej prezentacji, a nie zlepek z ró¿nych materia³ów

Ø brak b³êdów ortograficznych

Ø odpowiednia, jednolita grafika - rodzaj wykresów, rysunki,

Ø minimum tabel, szczególnie gêsto wype³nionych danymi,

Ø tylko jedna grafika na stronie

Ø dobrze dobrane kolory

Ø zrozumia³y dla wszystkich uczestników tekst

Ø mniejsza iloœæ tekstu pobudza s³uchaczy

Ø sprawdzona aparatura

· zachowanie podczas prezentacji

Ø wiarygodnoœæ

Ø nie nale¿y usprawiedliwiaæ z³ego przygotowania

Ø nie przesadzaæ z ¿artami

Ø nie wdawaæ siê w spory z poszczególnymi s³uchaczami

Ø nie czytaæ z notatek lub folii - kontakt ze s³uchaczem mo¿na straciæ tylko na kilka sekund

Ø nie robiæ sobie wrogów z audytorium

DOKUMENTOWANIE I ARCHIWIZACJA PROJEKTU

Formy i rodzaje dokumentów:

· analogowa

Ø papier (pierwotne, skanowane, kopiowane, wydruki)

Ø mikrofilm

Ø nagranie

· cyfrowa

Ø pliki komputerowe

Ø strony internetowe

Ø informacje z teleserwisów

Podstawowe techniki archiwizacji:

1) archiwizacja papierowa w formie:

· le¿¹cej - skoroszyty, przezroczyste „koszulki”, stosy

· stoj¹cej - segregatory, teczki stoj¹ce, kartoteki

· wisz¹cej - teczki wahad³owe, teczki zawieszane

KosztyTeczki wahad³oweSegregatoryStojakiTeczki zawieszaneOsobowe97,2%80,1%65,7%51,9%Wyposa¿enia2,1%2,5%2,9%8,6%Pomieszczeñ 0,7%0,7%0,7%1,4%Ogó³em100%83,3%69,3%61,9%

2) mikrofilm - jako technika zastêpcza lub zabezpieczaj¹ca

· w przypadku potrzeby przechowywania bardzo du¿ej iloœci informacji przez d³u¿szy czas i na niewielkiej powierzchni (redukcja powierzchni w porównaniu do systemów papierowych do 80%)

· zalety

- oszczêdnoœæ miejsca

- d³ugi czas przechowywania

- niski koszt

- ³atwoœæ powielania i dystrybucji

- ³atwe przeszukiwanie

- analogowy zapis, czyli niezale¿noœæ od rozwoju techniki

- prawna akceptacja

· wady

- uzale¿nienie od specjalnej aparatury

- wymagana dobra jakoœæ orygina³ów

- ograniczony dostêp (z ró¿nych miejsc, z zewn¹trz firmy)

3) systemy elektroniczne jako technika zastêpcza lub zabezpieczaj¹ca

· zalety: oszczêdnoœæ miejsca, szybkoœæ dostêpu

· wady: koszty, koniecznoœæ starannej indeksacji dokumentów, trudnoœci odczytu w odleg³ej przysz³oœci

Kryteria wyboru:

· czas obs³ugi i przechowywania

· format zawartoœci

· mo¿liwoœci dzielenia zbiorów i sposób ich porz¹dkowania (chronologiczny czy alfabetyczny)

· porz¹dek w dostêpie do dokumentów

· czêstotliwoœæ korzystania

· liczba osób korzystaj¹cych jednoczeœnie

koszty