dokładnym podziale pracy pomiędzy organizatorów,
informowaniu uczestników co najmniej na miesiąc przed imprezą,
rozpowszechnieniu regulaminów (tablica, plakat, teczki środowisk i inne),
poinformowaniu Komendy Hufca o osobach odpowiedzialnych za realizację imprezy,
ustaleniu z osobą, która będzie zbierać zgłoszenia, że ma to robić,
dokładnym przygotowaniu programu i znalezieniu osób do pomocy w jego realizacji,
złożeniu zapotrzebowania na sprzęt (apteczka!) i preliminarza (potrzebne materiały i nagrody, przewidywane koszty, liczba uczestników i drużyn) do Komendanta Hufca co najmniej 2 tygodnie przed imprezą,
załatwianiu spraw przez oficjalne pisma z Komendy Hufca i uzyskiwaniu potwierdzenia decyzji osób proszonych o coś;
przygotowaniu sensownych nagród w odpowiedniej ilości i czasie;
odebraniu zamówionego sprzętu z magazynów i załatwieniu dowiezienia go na miejsce imprezy,
podpisaniu (ewentualnie podstemplowaniu) dyplomów,
napisaniu dla Komendy Hufca informacji o tym jakie drużyny wzięły udział w imprezie (najlepiej z ilością osób), kto wygrał, kto dostał nagrody,
rozliczeniu się z pobranego sprzętu i ewentualnie pieniędzy,
przygotowaniu materiału na temat imprezy do „Łącznika” i do kroniki hufca.