Praca zespołowa i kierowanie zespołem Notatki z zajęć ZARZĄDZANIE KADRAMI GWSH - Katowice Istota i znaczenie pracy zespołowej Formy zespołowego działania Tworzenie i organizacja zespołu Typy zachowań w zespole Skuteczność zespołu Zespół pracowniczy jako system Osiem ról lidera w zespole Proces kierowania zespołem i wiedza kierownicza

 Rekrutacja pracowników  Role i fazy grupowe  Zarządzanie małym i średnim przedsiębiorstwem  Gospodarowanie zasobami ludzkimi

Istota i znaczenie pracy zespołowej

spis treści

Zespół pracowniczy będziemy traktowali w trojaki sposób:

1. jako jednostkę samodzielną lub element przedsiębiorstwa funkcjonujący w obrębie formalnie wyodrębnionego ogniwa i pozostający pod wpływem swojego otoczenia.

2. jako system działający rozmyślnie, na którego funkcjonowanie oddziałowuje i wpływa cały szereg funkcjonowania czynników (natury ekonomicznej, socjologicznej, psychologicznej, technologicznej)

3. jako dynamiczne zespolenie, pewna dynamicznie zmieniająca się kombinacja zasobów ludzkich, informatycznych ekologicznych, które stoją na wejściu do organizacji, które podlegają transformacji (proces przetwarzania, zmian), które są przetwarzane w stany wyjściowe, pojawiające się na wyjściu jako produkt gotowy (usługa, informacja)

Praca zespołowa (A. Sejhiewicz)- jest to podstawowa forma organizacji pracy przez którą rozumiemy określony stopień organizacyjnego zespolenia wykonawców w procesie pracy dla wykonania określonych zadań.

Praca zespołowa (B. House) - to taki rodzaj działań zbiorowych gdzie wykonanie pewnych uporządkowanych zbiorów czynności i operacji powierza się określonej grupie osób lub gdy pewna grupa osób wykonuje zespołowo zadania zlecone indywidualnie na każdego z nich.

Cechy pracy zespołowej :

1. współdziałanie czyli zorganizowane działanie zmierzające do realizacji wspólnego celu

2. współpraca

3. współ partnerstwo

4. możliwość i chęć udzielenia sobie pomocy

5. możliwość łączenia zawodów i specjalności

6. możliwość pełnienia funkcji w zależności od kwalifikacji, umiejętności, zdolności, aktualnych możliwości (chęci)

7. zbiorowa odpowiedzialność za rezultaty pracy

Trzy grupy problemów zachodzących w zespole :

1. Grupa I - czynności mające na celu określenie zadań, czynności motywujące, mobilizujące do działania.

2. czynności mające na celu określenie zadań:

• podejmowanie inicjatyw

• poszukiwanie informacji

• pozyskiwanie informacji

• gromadzenie i przetwarzanie informacji

• diagnozowanie i analizowanie sytuacji

• diagnozowanie środków, sposobów i metod działania

• wyrażanie opinii o wszystkim

• ocena wszystkich i wszystkiego

• podejmowanie decyzji i rozwiązywanie problemów

motywowanie i mobilizowanie

• poszukiwanie kompromisu

• utrzymanie ładu w zespole

• wypracowanie norm, wzorców, standardów

• integrowanie członków zespołu

• Grupa II - wypracowanie ideologii i spójności grupy

• wpływanie na zachowanie

• kształtowanie zachowania

• wpływa na pracę zespołu

• wpływ na stopień odczuwanego przez członków zespołu zadowolenia, satysfakcji

• Grupa III - identyfikacja z grupą - akceptacja współpracowników zespołu, lidera zespołu, przyjęcie celów i zadań postawionych przed zespołem, warunki pracy, metody pracy.

Zalety (mocne strony) pracy zespołowej :

1. działanie, praca zespołowa pozwala uzyskiwać lepsze rezultaty niż praca jednostek (synergiczny efekt działania zespołowego)

2. podniesienie wydajności pracy

3. stworzenie warunków do wykorzystania indywidualnych umiejętności w interesie zespołu

4. pozwala na wykonywanie każdemu członkowi zespołu tego co jest dla niego odpowiednie, dzięki temu wzrasta zadowolenie z pracy

5. zmniejsza się poczucie zależności od przełożonego

6. wzmacniają się więzy pomiędzy poszczególnymi członkami zespołu (integracja), grupa staje się całością

7. prowadzi do osłabienia fluktuacji a przez to obniża się koszty z tym związane

8. odciąża aparat kierowniczy od wykonywania zadań w miarę prostych, rutynowych, o niskim stopniu odpowiedzialności

9. umożliwia dokonanie korzystnego podziału pracy i daje możliwość wzajemnej pomocy, grupowego rozwiązywania problemów; ułatwia, przyspiesza, udrażnia przepływ informacji i proces komunikowania się, wymianę doświadczeń, ułatwia pokonywanie różnic wynikających z indywidualnych postaw, umożliwia wspólne tempo pracy, uaktywnia proces wzajemnej kontroli i samokontroli .

Potencjalne wady pracy zespołowej :

1. może prowadzić do konformizmu

2. może pojawić się w zespole lider - samozwaniec wymuszający na członkach grupy przyjęcie postaw negatywnych

3. zmusza do częściowej rezygnacji z własnych ambicji na rzecz norm i wartości funkcjonujących w zespole

4. zespół potrzebuje więcej czasu na podjecie decyzji lub rozwiązanie danego problemu niż indywidualny pracownik




Formy zespołowego działania :

Dwie formy zespołowego działania :

1. Zespoły o specjalizacji jednorodnej - powstają w wyniku łączenia osób dotychczas indywidualnie wykonujących równoległe czynności czy zadania, obejmują więc te zespoły pracowników o jednakowych specjalnościach (np. tokarzy, ślusarzy, mechaników) są zazwyczaj obowiązane do realizacji określonego typu działania lub określonej formy produkcji - nie identyfikuje się z produktem finalnym. W ramach zespołów o specjalizacji jednorodnej wyróżniamy zespoły pracownicze w układzie macierzowym (dualizm- podwójna podległość, każdy pracownik ma dwóch szefów, Układ przedmiotowy organizuje pracowników do działania. Powstają tu doraźne, płynne zespoły pracownicze, które funkcjonują na czas pewnego zadania, po zrealizowaniu zadania członkowie powracają z powrotem do swoich zespołów, wysoki efekt działania zespołowego .

2. Zespoły o specjalizacji różnorodnej - obejmują wykonawców o różnych zawodach i różnych specjalnościach, członkowie tych zespołów realizują kolejne czynności składające się na większe zadanie czy nawet na pełny proces produkcyjny, praca jest tu wzajemnie uzależniona. W ramach zespołów o specjalizacji różnorodnej wyróżniamy zespoły pracownicze w układzie poziomym (grupują pracowników realizujących nie tylko działalność podstawową ale także działalność pomocniczą lub o charakterze obsługi - np. monterów, ślusarzy) i zespoły pracownicze w układzie pionowym (grupują pracowników realizujących oprócz funkcji wykonywanych różnego rodzaju proste funkcje kierownicze - planowanie czynności realizowanych przez ten zespół, organizowanie przebiegu tych działań, motywowanie ustalanie zasad wynagradzania i premiowania, kontrolowanie działań poszczególnych członków zespołu) .




Tworzenie i organizacja zespołu

Etapy tworzenia zespołu :

1. etap formowania - dominuje niepokój, zależność od przywódcy zespołu, testowanie zadania

2. etap ścierania się - dominuje atmosfera konfliktu, rodzi się emocjonalny opór wobec lidera, wobec stawianych zadań, metod, konflikt wobec wszystkiego

3. etap normowania się - daje możliwość kształtowania, spójności grupy, norm i zasad współżycia, współdziałania, choć ciągle jeszcze na tym etapie występuje otwarta i dynamiczna wymiana poglądów, wyodrębnia się tożsamość grupy, wsparcie

4. działanie - wszystkiego rodzaju problemy interpersonalne zostały rozwiązane, cele i zadania zostały zaakceptowane, zespół podejmuje działanie

Kierownik powinien mieć na uwadze podstawowe zasady :

1. Zasada optymalnej liczby członków zespołu - im większy zespół pracowniczy tym więcej problemów pod względem przekonań, postaw (społecznych, politycznych, moralnych)tym wolniej będą przebiegać procesy współżycia, współdziałania . Duży zespół to problem dla kierownika - występuje stosunkowo mała liczba kontaktów z podwładnymi, ograniczony przepływ informacji, trudności w egzekwowaniu realizowanych zadań przez członków zespołu, trudności w odpowiednim motywowaniu podwładnych. Mały liczebnie zespół - to silniejsza motywacja, to więzi personalne, integracja zespołu, częstszy kontakt z podwładnymi, szybszy przepływ informacji . Optymalny zespół jest uzależniony od kilku czynników i rodzajów pracy, od charakteru wykonywanych działań, od przestrzeni na której ten zespół ma działać, od stosowanych środków łączności, od poziomu kwalifikacji pracowników, od cech i osobowości kierownika

2. Zasada rezerwy kwalifikacyjnej

3. Kp < Wp - kwalifikacje mniejsze od stawianych wymagań

4. Kp = Wp - kwalifikacje są takie, jakie są stawiane wymagania (sytuacja idealna)

5. Kp > Wp - kwalifikacje przewyższają stawiane wymagania (w dłuższym przedziale czasu nie jest to dobre rozwiązanie)

6. Zasada perspektywy działania - potrzeba, konieczność poinformowania kandydata na członka zespołu o misji zespołu, celach stawianych przed zespołem, o warunkach działania - funkcjonowania zespołu po to żeby kandydat mógł na wejściu wyzwolić emocje dodatnie lub ujemne

7. Zasada dostępnej bazy technicznej - baza techniczna to wszystkiego rodzaju maszyny, urządzenia, środki transportu, wszystko to co ma do dyspozycji zespół dla realizacji celów i zadań zespołu - musi ułatwiać i umożliwiać pracę (nie przeszkadzać) Zasada ta to potrzeba bieżącego modyfikowania bazy technicznej aby zespół mógł skutecznie i sprawnie funkcjonować




Typy zachowań w zespole

1. zachowania zadaniowe - pomagają one zespołowi na ustalenie i realizację wspólnych celów (np. poszukiwanie informacji, pozyskiwanie informacji, zachęcanie do podejmowania decyzji, wypracowywanie norm, wzorów, stanowisk)

2. zachowania zespołowe - wzmacniają, budują harmonię i spójność zespołu (np. motywowanie, nagradzanie członków zespołu, poszukiwanie kompromisu dla dobra zespołu, podtrzymywanie komunikacji wewnętrznej) (zachowania zadaniowe i zespołowe są potrzebne w zachowaniach zespołu)

3. zachowania indywidualne - niepożądane działania powstające w wyniku nie zaspokojenia potrzeb indywidualnych pracownika i przeszkadzające zespołowi w osiągnięciu celu. (np. dominacja, dążenie do zdobycia dominacji nad grupą, agresja, atakowanie pozytywnych pomysłów, dążenie do zdobycia uznania, współczucie, pomoc, chęć zwrócenia na siebie uwagi, tworzenie frakcji lub podgrup, które będą atakowały grupę i rozbijały ją od wewnątrz

Skuteczność pracy zespołu jest największa gdy między zachowaniami zadaniowymi i zespołowymi zachodzi czy istnieje właściwa proporcja a zachowania indywidualne są ograniczone do minimum




Skuteczność działania zespołu

Skuteczny zespół - to taki zespół, którego struktura, przywództwo i metody działania odpowiadają wymaganiom jakie wymaga postawione przed tym zespołem zadanie.

Cechy skutecznego zespołu Mac Gregora :

1. przyjaźń

2. rozluźniona atmosfera

3. prowadzenie szerokich dyskusji ale tematycznie związanych z realizowanym zadaniem

4. cele i zadania są zrozumiałe dla członków zespołu i są przez nich akceptowane

5. zespół słucha krytycznych opinii

6. przywódca nie dominuje nad pozostałymi członkami zespołu




Zespół pracowniczy jako system

Zespół pracowniczy jest systemem społecznym ponieważ tworzą go ludzie oraz systemem społeczno-technicznym ponieważ obok ludzi występują maszyny

Zespół pracowniczy jako system jest :

 podsystemem bo zawsze można wskazać nadsystem

 jest systemem otwartym bo widoczna jest jego ciągła współpraca z aktywnym otoczeniem

 jest systemem hierarchicznym bo między jego elementami zachodzą nadrzędności

 jest to system aktywny bo jego elementy, członkowie współdziałają

 jest to system o działaniu planowym (współdziałanie członków zespołu jest wcze�nie przygotowane i obowiązuje w pewnym wyznaczonym czasie)

 jest to system o działaniu sytuacyjnym (funkcjonowanie członków zespołu jest spontaniczne, nie przewidziane zależne od zaistniałej sytuacji)

W zespołach pracowniczych spotykamy hierarchiczne oraz partnerskie układy z kierownikiem. W układzie hierarchicznym kierownik zespołu odgrywa rolę ośrodka dyspozycyjnego (nadrzędną), reprezentuje zespół na zewnątrz, odpowiada za wyniki zespołu . Jest mianowany przez jednostkę nadrzędną, z reguły pracownicy nie mają wpływu na jego wybór. Natomiast układ partnerski jest możliwy w przypadku zespołu o dużych uprawnieniach i względnie samodzielnych, zespół wybiera lidera spośród siebie a wybrany kierownik jest równorzędnym członkiem zespołu, jest współpartnerem, nie ma prawa ingerować w pracę pozostałych . Kierownika wyróżnia funkcja reprezentowania grupy na zewnątrz.




Osiem ról lidera w zespole

1. koordynator (Jego cechy osobowości : : jest zrównoważony, indywidualista, dominujący charakter, przynaglający do działania . Role w zespole : kieruje procesem działania, pracą zespołu, ustala cele i priorytety, wykorzystuje zdolności interpersonalne np. przy dyskusjach . Cenne umiejętności : koncentruje pracę zespołu na jego działaniach, łagodzi trudności, podtrzymuje zespół w działaniach . Koordynator jako lider zespołu jest efektywny w kierowaniu zespołem ale nie zawsze odpowiada potrzebom zespołu.)

2. realizator (Cechy osobowości : zrównoważony, opanowany, preferuje stabilne struktury, jest efektywny i systematyczny w działaniu . Role w zespole : praktyczny organizator, określa zadania i role organizatorskie, ustala logiczna drogę postępowania, wyjaśnia cele. Cenne umiejętności : koncentruje się na sprawach praktycznych, jest systematyczny w działaniu, charakteryzuje go upór w dążeniu do osiągnięcia celu. Realizator jako lider zespołu pomaga w szybkim realizowaniu zadań ale łatwo może przeoczyć rozwiązania nie konwencjonalne i innowacyjne)

3. wódz (Cechy osobowości : niespokojny, energiczny, impulsywny, jasno myślący, rywalizujący z innymi. Role w zespole : kieruje zadaniem, nadaje kształt wynikom pracy zespołu, określa metody i sposoby działania . Cenne umiejętności : interweniuje gdy zespół nie realizuje zadania, dostarcza energii zespołowi, prowadzi zespół do celu. Wódz jako lider zespołu potrafi prowadzić zespół do szybkich decyzji, jest efektywny w dziedzinach w których się specjalizuje, może być jednak postrzegany jako wykorzystujący zespół do firmowania własnych decyzji .)

4. innowator (Cechy osobowości : koncentruje się na najważniejszych kwestiach, introwertyk, intelektualista . Rola w zespole : jest �źródłem oryginalnych pomysłów, może wydawać się krytyczny przy rozwiązywaniu problemów, często przyjmuje radykalną postawę. Cenne umiejętności : koncentruje się na najważniejszych zagadnieniach, proponuje nowe koncepcje, nowe rozwiązania gdy zespół nie idzie do przodu . Innowator jako lider potrafi stymulować zespół do działania ale jego dążenie do władzy może ograniczyć inwencję zespołu.)

5. poszukiwacz źródeł (Cechy osobowości : zrelaksowany, entuzjastyczny, zrównoważony, dominujący ekstrawertyk. Rola w zespole : zewnętrzna informacja, gromadzi informacje, improwizator, reprezentacja grupy na zewnątrz . Cenne umiejętności : wykorzystuje zdolności interpersonalne do rozwiązywania konfliktów i obniżania napięć w grupie. Poszukiwacz źródeł jako lider potrafi utrzymać poziom działania ale czasami wydaje się, że ważniejsze dla niego są kontakty zewnętrzne niż praca w grupie.)

6. krytyk zespołu (Cechy osobowości : zrównoważony, introwertyk, poważny, krytyczny . Rola w zespole : zajmuje się trzeźwą analizą, przyjmuje i interpretuje informację, ocenia krytycznie wszystkich i wszystko. Cenne umiejętności : dba o zespół, nie podejmuje niekorzystnych decyzji, dba aby nic nie zostało pominięte . Krytyk zespołu jako lider prowadzi do szybkich efektywnych rozwiązań ale jest krytykiem i może zburzyć pewność członków zespołu)

7. dusza zespołu (Cechy osobowości : zrównoważony ekstrawertyk, nie dąży do dominacji, lojalny wobec zespołu, wyczulony na potrzeby innych . Rola w zespole : bazuje na komunikacji wewnętrznej, podnosi morale zespołu, popiera i rozwija poglądy innych, stanowi równowagę do dominujących członków zespołu . Cenne umiejętności : buduje ducha zespołu będąc tego najlepszym przykładem, rozładowuje napięcia w zespole. Dusza zespołu jako lider jest znakomitym człowiekiem do budowania jedności w zespole, jest doskonały w zespole dojrzałym natomiast, dla zespołu niedoświadczonego jest zbyt radykalny)

8. skrupulatny wykonawca (Cechy osobowości : niespokojny introwertyk, duże poczucie obowiązku, martwi się o przyszłość . Role w zespole : wprowadza ład i porządek, dotrzymuje terminów, realizuje plan działania, zwraca uwagę na szczegóły . Cenne umiejętności : sprawdzanie wyników pracy zespołu, podnoszenie jakości wyników pracy zespołu, podnoszenie efektywności pracy zespołu . Skrupulatny wykonawca jako lider może być efektywny bo dba o wykonanie zadań ale może nie docenić sił twórczych w zespole.)




Etapy kierowania zespołem

1. sformułowanie - określenie celów, które będą realizowane przez zespół

2. podział celów na zadania

3. dobór albo wybór sposobów działania

4. organizacja przebiegu działań

5. przekształcenie poszczególnym członkom zadań i motywowanie ich do pracy

6. kontrola tego co się dzieje w zespole

---