PLANOWANIE JAKO FUNKCJA KIEROWNICZA

Planowanie odgrywa główną rolę w pracy kierowników. Jest najważniejszą funkcją zarządzania.

Potrzeba planowania wzrasta ze względu na:

- zwiększoną złożoność technologii

- coraz większą specjalizację

- dłuższe wyprzedzanie w czasie

-większą niepewność

-większe rozmiary

Według J.Stonera i E.Freemana planowanie to:

Proces ustanawiania celów oraz określania odpowiednich działań umożliwiających ich osiągnięcie.

Formułowanie celów organizacji:

Cel- to uświadomiony i pożądany przez konkretną osobę lub grupę społeczną stan rzeczy , który zamierza ona osiągnąć.

Cele organizacji to zbiór wzajemnie powiązanych dążeń, aspiracji i zamierzonych efektów o różnym stopniu konkretności. Cele organizacji wyznaczają jej główny kierunek.

Mówiąc o celach będziemy uwzględniać jej rolę, misję i zadania.

Ustalenie celów winno rozpocząć się od określenia misji organizacji( jej powołania)- celu podstawowego, najbardziej ogólnego, syntetyzującego całość działań w organizacji.

Misja organizacji- to szczególny powód jej istnienia, wyróżniający się od innych.

Misja powinna byś sformułowana w sposób elastyczny, a zarazem wyraźnie odzwierciedlać rzeczywiste dążenia zarówno kierownictwa, jak i pracowników organizacji.

Organizacje ustalają wiele różnych rodzajów celów, pomiędzy którymi czasem dochodzi do sprzeczności lub konfliktów. Chcąc rozwiązać te problemy, menedżerowie muszą rozumieć koncepcje optymalizacji.

Optymalizacja- to równoważenie i godzenie możliwych konfliktów pomiędzy różnymi celami.

Wśród barier w ustalaniu celów i planów można wymienić:

- niewłaściwe cele- np. cele nieosiągalne, czyli kładące zbyt wielki nacisk na ilościowe lub jakościowe mierniki powodzenia;

- niewłaściwy system nagradzania- może być tak, że kogoś nagradza się za mało sprawne wyznaczanie celów, albo na odwrót- ktoś, kto działa prawidłowo, zostaje bez nagrody lub wręcz jest karany;

- dynamiczne i złożone otoczenie- szybkie zmiany, techniczne innowacje oraz intensywna konkurencja mogą utrudnić organizacji właściwą ocenę przyszłych możliwości
i zagrożeń;

-niechęć do ustalania celów- jej przyczyną może być brak wiary w sukces albo obawa przed niepowodzeniem;

- opór wobec zmian- planowanie oznacza jakieś zmiany w organizacji, a ludzie na ogół stawiają im opór;

- ograniczenia- np. niedobór zasobów, restrykcje polityki rządu, silna konkurencja, czas

Proces planowania i jego podstawowe etapy

Planowanie składa się z czterech podstawowych etapów:

- ustalania celu lub zbioru celów,

- określenia istniejącej sytuacji

- ustalenia, co sprzyja, a co przeszkadza w realizacji celów,

- opracowania planu lub zbioru działań prowadzących do osiągnięcia cele(celów).

Szczególne znaczenie ma etap pierwszy. Właściwe określenie celów pozwala organizacji na efektywne skoncentrowanie swoich zasobów, które bez tego zostałyby rozproszone.

Prawidłowo ułożony plan zawiera co najmniej 10 czynników:

1. Zasoby( pomieszczenia, urządzenia, materiały, środki finansowe ,ludzie)

2. Metody, procesy i procedury, które będą stosowane

3. Zadania do wykonania

4. Porządek(kolejność działań), który winien być zachowany

5. Wykonawcy i odpowiedzialni za implementację planu

6. Procedurę kontroli realizacji celów i ich ewentualnej korekty

7. Miejsce planowanych działań

8. Wiążące terminy, rozkłady i harmonogramy

9. Punkty, w których sprawdzony zostanie dokonywany postęp

10. Wyznaczone miary do oceny realizacji postępów i weryfikacji celów

---