ORGANIZACJA - grupa ludzi którzy współpracują ze sobą, w sposób uporządkowany i skoordynowany aby osiągnąć pewien zestaw celów Cechy organizacji jako systemu: 1. Działa w otoczeniu 2. Jest systemem otwartym 3. -//- społeczno technicznym 4. Jest systemem złożonym 5. Posiada zdolność do usprawnienia, udoskonalenia ORGANIZACJA: 1) w znaczeniu rzeczowym czyli istniejących realnie w czasie i przestrzeni, określonego typu, celowych grupach ludzkich , np. org. w znaczeniu rzeczowym jest Centrum Szkolenia Samorządu i Administracji, UMCS, Poczta Polska 2) w znaczeniu atrybutowym czyli określonej cesze, atrybucie np. administracji państwowej, przedsiębiorstwa, która polega na tym, że są one wzajemnie powiązane, zorganizowane, a ich części składowe współprzyczyniają się do powodzenia całości; w tym znaczeniu występuje pojęcie "organizacja" w zwrocie "organizacja administracji państwowej", "organizacja przedsiębiorstwa 3) znaczeniu czynnościowym, które odnosi się do czynności, procesów; w tym znaczeniu pojęcie . "org" występuje w zwrotach "organizacja szkolenia zakończyła się sukcesem" MODEL ORGANIZACJI: S,k,t,rp R,rg,m Ludzie - Cele(zadania) Struktura - Technologia R, m N,pt,i S,k,t,rp : Społeczeństwo, kultura, tradycja, rynek pracy R,rg,m : Rynek, reguły gry, metasystem N, pt,i : Nauka, postęp techniczny, innowacje Ludzie - uczestnicy organizacji wraz z ich kwalifikacjami, umiejętnościami, postawami i wzorcami zachowań, systemami wartości, motywacją do pracy, interesami grupowymi. Zadania - podstawowe zamierzenia i cele organizacji oraz wynikające z nich cele i zadania dla niższych szczebli w hierarchii organizacyjnej. Realizacja celów wymaga by były one rozmieszczone w całej organizacji. Struktura - stanowi zbiór elementów składowych organizacji i relacji pomiędzy tymi elementami oraz pomiędzy strukturą a otoczeniem, uporządkowany wg przyjętych kryteriów. Powstanie jej jest skutkiem rozmieszczenia władzy w układzie pionowym (hierarchicznym) oraz na każdym szczeblu (poziomie) a także przebiegu procesów organizacyjnych. Technologia - zbiór metod i technik wytwarzania lub świadczenia usług, dystrybucji, podejmowania decyzji. To realizowanie funkcji i ról, wykonywanie zadań, osiąganie celów, podejmowanie decyzji związanych z realizacją funkcji zarządzania. CECHY ORGANIZACJI: - w znaczeniu rzeczowym: 1) jest wyodrębnionym elementem społeczeństwa 2) posiada swoiste cele 3) ma ograniczoną autonomię 4) jest uporządkowana wewnętrznie 5) działania członków w organizacji są bezosobowe 6) trwałość i ciągłość funkcjonowania CEL ORGANIZACJI: "określony przedmiotowo i podmiotowo, przyszły pożądany stan lub rezultat działania organizacji, możliwy i przewi-dziany do osiągnięcia w terminie lub okresie mieszczącym się w przedziale czasu objętym wieloletnim lub krótkookresowym planem działania." Cele ciągłe organizacji gospodarczych: · Rentowność · Pozycja na rynku · Produktywność · Stan zasobów · Zapewnienie zasobów · Sprawność działania · Innowacja · Świadczenia na rzecz społeczeństwa Cele ciągłe wszystkich organizacji: · Identyfikacja · Integracja · Wpływ społeczny · Współpraca · Odnowa Wiązka celów: · Powiększanie zysku · Wzrost rentowności · Wzrost sprzedaży · Odtwarzanie i powiększanie potencjału · Poprawa warunków i bezpieczeństwa pracy · Pewność istnienia · Samodzielność i renoma · Wzrost zarobków pracowników i upowszechnienie etosu pracy .. dla przedsiębiorstw państwowych: · zaspokajanie określonych potrzeb społecznych przez produkowanie niezbędnych dóbr i usług. · Osiąganie wysokiej ekonomicznej efektywności działania · Zaspokajanie potrzeb swoich pracowników · Korzystne oddziaływanie na środowisko, w którym działa przedsiębiorstwo Podstawowe szczeble celów organizacji to: · Misja - podstawowy cel organizacji · cele strategiczne - ustalone na najwyższym szczeblu · taktyczne - ustalane są na średnim szczeblu zarządzania · operacyjne - dla managerów niższego szczebla Z punktu widzenia horyzontu czasowego celów organizacji : · długofalowe · średnioterminowe · krótkookresowe Rodzaje organizacji: · dochodowe · niedochodowe (non profit) PRZEDSIĘBIORSTWO - podmiot gospodarczy, wyodrębniony prawnie i ekonomicznie, prowadzący działalność w co najmniej siedmiu strefach: · badania i rozwój · marketing i zakup materiałów oraz przygotowania półwyrobu do wytwarzania · przetwarzanie czynników produkcji w wyroby gotowej usługi nazywane produktami · dystrybucja, sprzedaż i obsługa serwisowa klientów · utylizacja i recycling produktów wytwarzanych przez siebie lub przez innych wytwórców · szkolenia i przygotowanie personelu do zarządzania zmianami · zarządzanie kapitałem dla osiągania jego najwyższej produktywności KRYTERIA PODZIAŁÓW PRZEDSIĘBIORSTW: · forma własności - państwowe, spółdzielcze, komunalne, prywatne, mieszane · sposób funkcjonowania - na zasadach ogólnych, użyteczności publicznej, funkcjonujące na podstawie odrębnych ustaw, spółki · wielkość - (ze względu na) obroty, ilość zatrudnionych, wartość majątku przedsiębiorstwa · struktura - jednozakładowe, wielozakładowe - holdingi, koncerny, kombinaty "Firma" : · jest nazwą pod którą spółka prawa handlowego prowadzi działalność gospodarczą, zarówno znak firmowy i nazwa są zarejestrowane a ich używanie przez inne osoby zabronione · w języku potocznym oznacza samo przedsiębiorstwo · często oznacza przedsiębiorstwo produkujące wyroby lub świadczące usługi o dobrej jakości i reputacji u klienta PODZIAŁ ORGANIZACJI Z punktu widzenia celów i realizowanych zadań org dzielimy: · Gospodarcze · Administracyjne · Polityczne · Edukacyjne · Naukowe · Militarne · Hobbystyczne · Religijne · Inne.. Z pkt widzenia charakteru uczestnictwa członków organizacji: · Ekspresyjne - stowarzyszenia, towarzystwa, kluby · Instrumentalne - realizacja potrzeb - uzyskanie wynagrodzenia, nagrodę · Przymusowe - udział w nich nie zależy od woli członka (siły zbrojne, formacje obrony cywilnej) Ze względu na powtarzalność realizacji celów: · Jednorazowe - (np. komitety) · Powtarzalne - (realizują swoje cele, co tydzień, miesiąc, rok) OTOCZENIE ORGANIZACJI "w relacji między przedsię-biorstwem a otoczeniem jest brak symetrii"- otoczenie może funkcjonować bez każdej konkretnej organizacji, żadna organizacja nie może funkcjonować bez otoczenia." Otoczenie dalsze - obszar otoczenia, w którym występują zjawiska oddziałujące na organizacje ale na który organizacja nie ma wpływu (zmiany partii, czy koalicji sprawujących władzę) regulacje prawne czy zmiany demograficzne Otoczenie bliższe - obszary otoczenia które mają wpływ na organizację ale na które organizacja także może wywierać wpływ (odbiorcy, dostawcy, społeczności lokalne) Model M. Portera : 1) Potencjalni konkurenci 2) Konkurenci w sektorze 3) Substytuty 4) Siła przetargowa nabywców 5) Siła przetargowa nabywców Organizacyjni kibice mają swoją stawkę w funkcjonowaniu organizacji, w jej decyzjach i uzyskiwanych efektach; są w stanie wywrzeć efektywną presję na organizację. · Dostawcy · Konkurenci · Odbiorcy · Społeczność lokalna Mapa kibiców ORGANIZACJI - Firma transportowa - Izba skarbowa - Konkurent A - Spedytor - Grupy obrońców środowiska - Rada Gminy - Inspekcja budowlana - Dostawcy z importu - Przedsiębiorstwo wodociągów i kanalizacji - Zakład Energetyczny - Sanepid - Konkurent B - Rejonowy Urząd Pracy Tendencje w otoczeniu · Wzrost nowości zmian - ważne zdarzenia zachodzące w otoczeniu przedsiębiorstw coraz bardziej odbiegają od ich poprzednich doświadczeń, od tego z czym zetknęły się w przeszłości · Wzrost intensywności otoczenia · Wzrost szybkości zmian w otoczeniu · Rosnąca złożoność otoczenia Reakcje organizacji na otoczenie. · Zarządzanie informacją · Odpowiedź strategiczna · Fuzje, przejęcia, zakupy · Projektowanie organizacji · Bezpośredni wpływ na otoczenie · Społeczna odpowiedzialność organizacji. ELEMENTY PROCESY FUNKCJONOWANIA ORGANIZACJI. 1) Zasoby organizacji · Ludzkie · Finansowe · Rzeczowe · Informacyjne 2) Proces konwersji · Proces podstawowy · Procesy pomocnicze · Procesy regulacyjne 3) Rezultaty · Osiągnięte cele firmy ZASOBY ORGANIZACJI 1) Ludzkie - struktura zatrudnienia (płeć, wiek, wykształcenie, kwalifikacje zawodowe, staż pracy) - rozkład cech osobowych (poziom inteligencji, zdolności twórcze, charakter) - motywacje pracowników - procesy decyzyjne dot. właściwego wykorzystania zdolności i umiejętności pracowniczych 2) Finansowe (pieniądze gotówkowe firmy, zaciągnięte kredyty, posiadane wkłady bankowe papiery wartościowe) Podstawę procesów decyzyjnych stanowią: rachunek ekonomiczny, zysk, przepływy pieniężne, analiza rentowności, bilans 3) Rzeczowe(środki trwałe np. budynki, pomieszczenia biurowe, produkcyjne infrastruktura otoczenia, maszyny urządzenia, instalacje, środki transportu oraz surowce, materiały półprodukty. Procesy decyzyjne dotyczą ich optymalnego wykorzystania w procesie wykonywania pracy. 4) Informacyjne ( użyteczne dane liczbowe i jakościowe pochodzące z otoczenia zewn. i wewn. organizacji niezbędne do skutecznego podejmowania decyzji. Zasoby te dotyczą: · Znajomości przepisów prawnych, skarbowych, preferowanych kierunków polityki gosp. Państwa · Informacji o charakterze marketingowym, np. położenie organizacji na rynku konkurencyjnym, zmiany struktury popytu i podaży, kształtowanie się gustów konsumenckich, wiarygodność udziałowców i dostawców; · Wewnętrznych zasobów informacyjnych, umożliwiających podejmowanie decyzji dotyczących , np. poziomu zapasów, struktury kosztów, wykorzystania maszyn i urządzeń, wprowadzenia nowych produktów i asortymentów, wykorzystania czasu pracy, polityki kadrowej, kształtowania systemu wynagrodzeń. Rezultaty funkcjonowania organizacji powinny się pojawić w wyniku osiągnięcia/ przekroczenia (założonych) celów organizacji. Cele: · wzrost stopy zysku · liczba absolwentów · stały rozwój organizacji · ugruntowanie pozycji organizacji na rynku · realizację potrzeb personelu · dobre stosunki ze społecznością lokalną i władzami regionu W procesie konwersji wyróżnić można: · proces podstawowy - związany z podstawową działalnością org. (produkcja , kształcenie studentów) · procesy pomocnicze - służą zapewnieniu sprawnej realizacji procesów podstawowych (naprawa specjalistycznej aparatury naukowej) · procesy regulacyjne związane z zarządzaniem organizacją(planowanie działania organizacji) STRUKTURA ORGANIZACYJNA Komórka organizacyjna to zespół składający się z kierownika podporządkowanych mu członków zespołu, realizujący cel działania zharmonizowany z celem danej organiz. Jednostka organizacyjna to zbiór komórek organizacyjnych, którymi kieruje zwierzchnik. Typy więzi organizacyjnych: · więź służbowa (hierarchiczna) · funkcjonalna ( funkcjonalna hierarchiczna, funkcjonalna wspomagania- polega na doradzaniu) · więź techniczna · więź informacyjna Dokumenty organizacyjne: 1) Statut: nazwa, cel przedmiot działania, siedziba, rejon działania, podstawy prawne działania 2) Regulamin organizacyjny: · Część ogólna · Schemat organizacyjny · Księga służb · Instrukcja organizacyjna Determinanty struktury organizacyjnej · Strategia · Technologia · Ludzie · Wielkość organizacji · Otoczenie organizacji Wymiary struktury organizacyjnej: 1) w. konfiguracji 2) w. centralizacji 3) w. specjalizacji 4) w. standaryzacji 5) w. formalizacji Zasady kształtowania struktur organizacyjnych 1) zasada celowości 2) łączenia celów cząstkowych w cel ogólny 3) specjalizacji 4) koordynacji 5) równowagi zakresów zadań, uprawnień i odpowiedzialności 6) jednoosobowego kierownictwa 7) zasada ustalania racjonalnych granic nadzoru Projektowanie struktury organizacyjnej Konieczność uwzględnienia działań: · projektowanie stanowisk pracy · grupowanie stanowisk pracy · ustalenie relacji podporządkowania · określenie układu władzy w organizacji. · koordynowanie działalności · różnicowanie stanowisk pracy Projektowanie stanowisk pracy polega na określeniu zakresu obowiązków poszczególnych osób pracujących w organizacji. Alternatywne podejście do projektowania stanowisk pracy: · rotacja stanowisk pomiędzy pracownikami · rozszerzenie stanowiska pracy · wzbogacenie pracy · podejście od strony cech stanowiska pracy · zespoły robocze Grupowanie stanowisk pracy · Struktura wg produktów · Grupowanie funkcjonalne · Grupowanie wg klientów · Grupow stanowisk wg lokalizacji Ustalanie relacji podporządko-wania pomiędzy różnymi stanowiskami. Hierarchia podporządkowania: · Jedność rozkazodawstwa - każda osoba w organizacji powinna być powiązana stosunkiem podporządkowania tylko z jednym przełożonym · Zasada skalarna - od najniższego do najwyższego stanowiska powinna przebiegać wyraźna i nieprzerwana linia władzy, zawsze jakaś osoba w org. Musi ponosić ostateczną odpowiedzialność za każdą decyzję. Struktura smukła - kosztowniejsza, wywołuje problemy z komunikacją (informacja musi przejść przez większą liczbę osób) Struktura płaska - obciążenie menadżerów dodatkowymi obowiązkami administracyjnymi i szerszymi obowiązkami z tytułu nadzoru Czynniki wywierające wpływ na rozpiętość kierowania: 1) Kompetencja przełożonych i podwładnych(im większa tym większa rozpiętość) 2) Fizyczne rozproszenie podwładnych (im większe tym węższa potencjalna rozpiętość) 3) Zakres pracy menadżera innej niż nadzorczej (im więcej tym większy potencjalny zasięg) 4) Stopień pożądanej interakcji (im więcej tym węższy potencjalny zasięg) 5) Zakres występowania standardowych procedur( więcej to szerszy zasięg) 6) Podobieństwo nadzorowanych zadań (b. podobne to szerszy zasięg) 7) Częstość występowania nowych problemów( większa to węższy zasięg) 8) Preferencje przełożonych i podwładnych. Delegowanie jest ustaleniem sposobu podziału władzy pomiędzy przełożonymi i podwładnymi, procesem powierzania innym części swych obowiązków i uprawnień. Proces delegownia 1) Przydzielenie podwł. obowiązków. 2) Nadanie podwł. uprawnień niezbędnych do wykonania powierzonej mu pracy. 3) Uczynienie podwładnego odpowiedzialnym za wyniki. Decentralizacja jest procesem systematycznego delegowania władzy i autorytetu formalnego w ramach organizacji na menadżerów niższego i średniego szczebla Centralizacja jest procesem systematycznego utrzymywania władzy i autorytetu w rękach menadżerów wyższego szczebla. Na centralizację mają wpływ czynniki: · Otoczenie organizacji · Historia organizacji · Charakter podejmowanych decyzji · Zdolności menadżerów niższego szczebla Narzędzia utrzymywania koordynacji współzależnych jednostek: · hierarchia organizacyjna · reguły i procedury · role łącznikowe · zespoły zadaniowe · wydziały integracyjne Rodzaje struktur organizacyjnych: 1) w ujęciu klasycznym - elementy mają sztywno określone miejsce w organizacji 2) w ujęciu nowoczesnym - zmienność części i pozycji organizacyjnych, tworzenie grup na czas realizacji określonych zadań Ad 1. wyróżniamy: · struktura liniowa: + jednoosobowe kierownictwo + szybkie podejmowanie decyzji + łatwość podejmowania dyscypliny + indywidualna odpowiedzialność + łatwość przejrzystego ustalania zakresów - mała elastyczność działania - duża centralizacja - trudność w opanowaniu całej wiedzy o funkcjonow. organizacji · struktura funkcjonalna + daleko posunięty podział pracy i specjalizacji w sferze kierowania) + większa zdolność szybkiego reagowania na zmienioną sytuację systemu + korzystanie przez wykonawców z kompetentnej rady przełożonych funkcjonalnych - trudności w rozgraniczeniu zakresu kompetencji i odpowiedzialności kierowników funkcjonalnych - możliwość otrzymania przez wykonawców sprzecznych poleceń - naruszenie zasady jednoosobowego kierownictwa · struktura sztabowo-liniowa + przestrzeganie jednoosobowego kierownictwa + możliwość korzystania przez kierowników liniowych z fachowej porady ekspertów + możliwość specjalizacji funkcjonalnej w sferze zarządzania - możliwość utożsamiania się komórek sztabowych z kierownictwem liniowym - spory między kierownikami komórek sztabowych i komórek wykonawczych Struktury: · Dywizjonalna · Holdingowa · Geograficzno-krajowa · Macierzowa · Produktowo-geograficzna · Geograficzno-międzynarodowa · Geograficzno-produktowa · Macierzowo-globalna ISTOTA ZARZĄDZANIA Cel działania - stan rzeczy, który - będąc pod jakimś względem cenny dla działającego, wyznacza kierunek, strukturę jego działania. Działanie zmierza do uzyskania lub utrzymania tego stanu rzeczy. Każdy cel powinien być: - Precyzyjnie sformułowany - Określony terminowo - Uzasadniony - Realistyczny - Sprawdzalny przez osiągnięte efekty - Możliwy do skorygowania, jeśli wymagają tego okoliczności - Dopasowany do aktualnych lub przyszłych możliwości psychicznych i intelektualnych, a niekiedy również fizycznych(olimpiada) Rodzaje celów: - ze względu na udatność: (główne, uboczne) - spontaniczność wyboru: (własne, zadane) - hierarchię: (końcowe, pośrednie) - zakres: (indywidualne, partykularne, instytucjonalne) - zgodność: (współrzędne, konkurencyjne) - stopniowalność (stopniowalne, niestopniowalne) - czas realizacji (długoterminowe, średnioterminowe, krótkoterminowe) Skutki działania: - zamierzone (przewidywalne) - niezamierzone (nie przewidzieliśmy ich) - niezależne Walory sprawnego działania: · skuteczność · korzystność W - K >0 · W -wynik użyteczny · K -koszty · ekonomiczność W/K > 0 Wmax/Kconst - wariant wydajnościowy Wconst/Kmin - wariant oszczędnościowy Wmax/Kmin - alternatywny · prostota (w najprostszy sposób jest najtańsze) · energiczność (wykonujemy działania z odpowiednią energią) · czystość (zgodnie z procedurami) · dokładność · niezawodność (powinniśmy być przekonani że na pewno to zrobimy) OGÓLNE WYTYCZNE SPRAWNEGO DZIAŁANIA 1. Wytyczna niealternatywna -działać w sposób zorganizowany (tzn. działać zgodnie z cyklem organizacyjnym) CYKL ORGANIZACYJNY najbardziej znany cykl Le Chatelier to trzy fazy: 1) Przygotowawcza (preparacja) - określenie celu - zbadanie zasobów i warunki które należy zastosować aby osiągnąć cel - określenie planu - przygotowanie zasobów i warunków niezbędnych do ich zastosowania 2) Realizacji - stałe i systematyczne działanie wg planu 3) Kontroli (kontrolujemy efekt i sposób realizacji, czy działanie zgodne z przyjętym planem, każde działanie powinno być zorganizowane) 2. Wytyczna alternatywna a) Specjalizacja-Uniwersalizacja (złoty środek) S-wąskie spojrzenie, nudna praca U-człowiek robi wszystko sam (lekarz rodzinny) b) Aktywizacja - Ograniczenie działania (formy:) -> Potencjalizacja, werbalne demonstrowanie tego co mogli byśmy zrobić ale nie podejmowanie działania -> Machinalizacja, wykonywanie szeregu powtarzalnych czynności machinalni znacznie szybciej bez myślenia, prace robotnicze, przyśpiesza działanie, zmniejsza koszty działania, powoduje ekonomiczność działania -> Instrumentalizacja część pracy wykonywana jest przez maszyny - szalenie przydatny instrument, ogranicza koszty, ale nic na siłę -> Inwigilacja czysta praca człowieka zastępowana przez maszynami, człowiek ingeruje tylko gdy coś nie funkcjonuje lub zaniżają parametry c) Kunktacja oczekiwanie właściwej chwili - Antycypacja wyprzedzanie działania (jest dobre lecz powoduje zwiększone koszty) d) Pełne wykorzystanie zasobów - utrzymywanie określonego poziomu zasobów e) Koncentracja sił - Zabezpieczenie wszystkich kierunków działania KIEROWNIE (Owen) powodowanie aby inni zachowywali się zgodnie z oczekiwaniami kierującego ZARZĄDZANIE (Griffin) "zestaw działań (obejmujący planowanie, podejmowanie decyzji, organizowanie, przewodzenie, tj. przewodzenie ludźmi i kontrolowanie) skierowane na zasoby organizacji (ludzkie, rzeczowe, informacyjne) i wykonywanych z zamiarem osiągnięcia celów organizacji w sposób sprawny i skuteczny." PLANOWANIE wytyczanie celów organizacji i określanie sposobów och najlepszej organizacji PODEJMOWANIE DECYZJI część procesu planowania obejmująca wybór trybu działania spośród zestawu dostępnych możliwości ORGANIZOWANIE logiczne grupowanie działań i zasobów Kierowanie ludźmi, PRZEWODZENIE - zespół procesów wykorzystywanych w celu zapewnienia, by członkowie organizacji współpracowali ze sobą w interesie organizacji KONTROLOWANIE - obserwowanie postępów organizacji w realizowaniu jej celów sprawny - wykorzystujący mądrze i bez zbędnego marnotrawstwa skuteczny - działający z powodzeniem Menedżer - osoba której podstawowym zadaniem jest realizacja procesu zarządzania PROCES ZARZĄDZANIA ->(1)->(2)ŕ(3)-> (4)-> 1) Planowanie i podejmowanie decyzji Określenie celów organizacji i decydowanie o najlepszym sposobie ich osiągnięcia 2) Organizowanie - określenie najlepszego sposobu grupowania typów działań i zasobów 3) Przewodzenie ( kierowanie ludźmi) motywowanie załogi organizacji do pracy w interesie organizacji 4) Kontrolowanie - obserwowanie i wprowadzanie korekt do bieżących działań dla ułatwienia realizacji celów PODEJŚCIE KLASYCZNE - składa się z dwóch gałęzi ; zarządzanie i zarządzania administracyjnego (klasycznej teorii organizacji) NAUKOWE ZARZĄDZANIE - podejście do zarządzania zajmujące się poprawą wyników osiąganych przez poszczególnych robotników Frideric Taylor (inż. technik) praca na temat ładowaczy, dobrał wielkość łopaty ok. 10kg, zaproponował 15 łopat; zmniejszono zatrudnienie z 600 do 140 osób: - problem do