Załącznik do zarządzenia Nr …… Marszałka Województwa Mazowieckiego
z dnia …………… r.

Regulamin Komisji Oceny Projektów

w Województwie Mazowieckim

§ 1.

Regulamin Komisji Oceny Projektów, określa organizację, strukturę, skład, tryb pracy Komisji Oceny Projektów, zwanych dalej „Komisjami”.

§ 2.

1. Komisje są odpowiedzialne za:

1. przeprowadzanie oceny merytorycznej wniosków o dofinansowanie realizacji projektów;

2. weryfikowanie budżetów zawartych we wnioskach o dofinansowanie realizacji projektów;

3. przeprowadzenie oceny wniosków o przyznanie „przedłużonego wsparcia pomostowego” przyznawanego w ramach działania 2.5 „Promocja przedsiębiorczości” ZPORR;

4. przeprowadzenie oceny wniosków o przyznanie „jednorazowej dotacji inwestycyjnej
   na rozwój działalności” przyznawanej w ramach działania 2.5 ZPORR;

5. sporządzanie list rankingowych wniosków wybranych do dofinansowania i przedkładanie
   ich w formie rekomendacji Marszałkowi Województwa Mazowieckiego;

6. przeprowadzenie negocjacji z beneficjentem, któremu przyznano niższą od wnioskowanej kwotę dofinansowania zgodnie z § 6 ust. 10, Regulaminu.

2. Komisje pracują zgodnie z harmonogramami zawartymi w Ramowych Planach Realizacji Działań.

§ 3.

1. Komisje składają się z minimum 8 członków i protokolanta.

2. Przewodniczący Komisji Oceny Projektów i protokolant powoływani są spośród pracowników Instytucji Wdrażającej.

3. Składy Komisji, w tym protokolanci, są powoływane i odwoływane przez Marszałka
   w drodze zarządzenia.

4. Osoby powołane do pracy w Komisji powinny posiadać kwalifikacje odpowiadające specyfice i zakresowi odpowiedniego działania ZPORR, a każdy wniosek oceniany jest przez osoby, których wiedza i posiadane doświadczenie umożliwiają właściwą ocenę projektów.

5. Członkowie Komisji i ekspert, o którym mowa w § 5 ust. 4 pkt 2, nie mogą być związani
   z projektodawcami w sposób, który budziłby wątpliwości, co do bezstronności przeprowadzonych czynności.

6. Wszystkie osoby biorące udział w posiedzeniu Komisji podpisują deklarację bezstronności
   i poufności. Wzór deklaracji stanowi załącznik nr 1 do Regulaminu Komisji.

7. Każdy członek Komisji, przed przystąpieniem do oceny wniosku, jest zobowiązany podpisać deklarację bezstronności, w odniesieniu do ocenianego przez siebie wniosku. Nie podpisanie deklaracji bezstronności pozbawia członka Komisji możliwości oceny danego wniosku.

8. W przypadku, gdy nie jest możliwe podpisanie deklaracji bezstronności, wniosek jest kierowany do oceny innego, losowo wybranego członka Komisji.

9. Przewodniczący Komisji jest odpowiedzialny za zapewnienie bezstronności i przejrzystości postępowania Komisji.

10. Przewodniczący Komisji nie dokonuje oceny merytorycznej wniosków.

11. Przewodniczący Komisji może wyznaczyć spośród członków Komisji swojego Zastępcę. Wyznaczenie Zastępcy następuje w formie pisemnego upoważnienia.

§ 4.

1. Protokolant powoływany jest spośród pracowników Departamentu Funduszy Strukturalnych i Pomocowych Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego.

2. Do obowiązków Protokolanta należy:

1. sporządzanie listy projektów, które uzyskały co najmniej 60 procent punktów, zwanej dalej „listą rankingową”;

2. sporządzanie Protokołu z posiedzenia Komisji;

3. przekazywanie Protokołu z posiedzenia Komisji wraz z listą rankingową do akceptacji Marszałka Województwa Mazowieckiego.

1. Protokolant nie bierze udziału w ocenie projektów.

§ 5.

1. Komisja obraduje na posiedzeniach.

2. Posiedzenia Komisji odbywają się w siedzibie Urzędu Marszałkowskiego.

3. Posiedzenia Komisji zwołuje Marszałek lub upoważniona przez niego osoba.

4. W posiedzeniu Komisji, oprócz członków Komisji, mogą wziąć udział:

1. obserwator, o ile zostanie wyznaczony przez Instytucję Zarządzającą Zintegrowanym Programem Operacyjnym Rozwoju Regionalnego; oraz

2. ekspert, o ile został powołany przez Marszałka na wniosek Komisji, celem uzyskania opinii na temat projektu będącego przedmiotem obrad Komisji.

1. Posiedzenie Komisji jest ważne, gdy uczestniczy w nich Przewodniczący lub jego Zastępca [Author ID1: at Mon May 31 11:35:00 2004 ]oraz minimum 4 członków danej Komisji.

§ 6.

1. Przedmiotem oceny Komisji są tylko wnioski, które zostały pozytywnie ocenione przez pracowników właściwej komórki Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego
   w trakcie weryfikacji formalnej.

2. Każdy wniosek oceniany jest przez 2 osoby losowo wybrane przez Przewodniczącego, których wiedza i posiadane kwalifikacje zawodowe umożliwiają właściwą ocenę projektu. Końcowa ocena punktowa projektu stanowi średnią arytmetyczną ocen dokonanych przez ww. osoby.

3. Ocena wniosków odbywa się zgodnie z kryteriami zawartymi w dokumentacji programowej (ZPORR, Uzupełnienie ZPORR, Ramowy Plan Realizacji Działania), na podstawie której projektodawcy przygotowali wnioski.

4. Ocena dokonywana jest na Karcie Oceny Merytorycznej (Karcie Oceny Merytoryczno-Technicznej w Działaniu 3.4), na której oceniający potwierdzają dokonanie czynności podpisem.

5. Wzór Karty Oceny Merytorycznej:

1. dla Działań 2.2, 2.5, 2.6 ZPORR określono w załączniku nr 2 do Regulaminu;

2. dla Działania 3.4 ZPORR określono w załączniku nr 3 do Regulaminu.

6. Wnioski ocenione pod względem merytorycznym i finansowym, które otrzymały ocenę
   co najmniej 60 procent punktów i równocześnie w każdym kryterium uzyskały minimum
   40 procent punktów, znajdą się na liście rankingowej projektów rekomendowanych
   do finansowania.

7. Wnioski, które otrzymały mniej niż 60 procent punktów lub w poszczególnych kryteriach oceny merytorycznej uzyskały mniej niż 40% punktów nie są rekomendowane
   do dofinansowania. Nie dotyczy punktu II i III Kryteriów Merytoryczno - Technicznych
   w Działaniu 3.4.

8. W przypadku, gdy jeden z oceniających przyzna w danym kryterium poniżej 40% punktów, a drugi powyżej 40% punktów w tym samym kryterium, końcowa ocena przyznana
   w danym kryterium stanowi średnią arytmetyczną ocen dokonanych przez dwóch członków Komisji w danym kryterium.

9. W przypadku, gdy różnica punktowa pomiędzy ocenami członków Komisji wynosi więcej niż 30 procent punktów liczonych od ogólnej liczby punktów, odpowiednio 100 punktów
   w przypadku Działań priorytetu II i 60 punktów w przypadku Działania
   3.4 „Mikroprzedsiębiorstwa” (przy czym ocena przynajmniej jednego z nich musi wynosić minimum 60 procent punktów) wniosek musi być oceniony przez trzeciego członka Komisji, wyłonionego przez Przewodniczącego. Ocena tej osoby stanowi wówczas ocenę ostateczną projektu.

10. Członek Komisji oceniający wniosek może zaproponować niższą niż wnioskowana kwotę dofinansowania w przypadku zidentyfikowania kosztów, które uzna za niekwalifikowane za niezwiązane z realizacją projektu, nieistotne dla realizacji projektu lub uzna oszacowanie niektórych kosztów jako zawyżone w porównaniu ze stawkami rynkowymi. Członek Komisji oceniający wniosek przedstawiając propozycję niższej kwoty dofinansowania powinien brać pod uwagę, czy po takiej zmianie projekt zgłoszony we wniosku będzie nadal wykonalny i utrzyma swoje standardy jakościowe.

1. Członkowie Komisji, którzy oceniali dany wniosek, wypracowują wspólne stanowisko odnośnie obniżenia wysokości proponowanej kwoty dofinansowania i przekazują swoje stanowisko protokolantowi w formie pisemnej. Protokolant umieszcza informację
   na temat wysokości uzgodnionej kwoty dofinansowania w protokole oceny;

2. Jeżeli nie dojdzie do uzgodnienia jednolitego stanowiska, wniosek zostaje skierowany
   do trzeciego członka Komisji, wyłonionego przez Przewodniczącego lub jego Zastępcę losowo, spośród osób, których wiedza i posiadane kwalifikacje zawodowe umożliwiają właściwą ocenę projektu. Ocena trzeciej osoby jest ostateczna i wiążąca;

3. Protokolant przesyła uwagi członków KOP do beneficjenta, który w ciągu 7 dni
   od otrzymania pisma, zobowiązany jest ustosunkować się pisemnie do uwag: akceptując kwotę dofinansowania zaproponowaną przez członków Komisji bądź w przypadku dysponowania istotnymi argumentami świadczącymi o prawidłowości swoich założeń budżetowych, podejmując negocjacje;

4. W przypadku podjęcia negocjacji beneficjent uzasadnia pisemnie swoje założenia budżetowe i przesyła je do Instytucji Wdrażającej;

5. Pismo od beneficjenta rozpatrują oceniający dany wniosek, którzy uprzednio uzgodnili wysokość obniżonej kwoty dofinansowania i ustosunkowują się do niego w formie pisemnej, uzasadniając podtrzymanie decyzji o obniżeniu dofinansowania bądź uchylając ww. decyzję;

6. Negocjacje mogą dotyczyć tylko wysokości kwoty dofinansowania;

7. Negocjacje powinny być zakończone w terminie 14 dni od momentu otrzymania pisma,
   w którym beneficjent decyduje się na podjęcie negocjacji.

11. Przewodniczący ma prawo zastosować kryteria szczegółowe zawarte w Ramowym Planie Realizacji Działania na dany rok.

12. Kwota zaproponowana przez Komisję nie może być wyższa niż kwota, o którą ubiegał
    się wnioskodawca.

13. Ocena wniosków o przyznanie „przedłużonego wsparcia pomostowego” oraz wniosków
    o przyznanie „jednorazowej dotacji inwestycyjnej na rozwój działalności” przeprowadzana jest odpowiednio z zachowaniem procedury przewidzianej do oceny wniosków
    o przyznanie dofinansowania składanych w odpowiedzi na konkurs.

14. O przyznaniu lub nie przyznaniu dotacji projektodawcy informowani są na piśmie
    w terminie 60 dni roboczych od ostatecznej daty składania wniosków w przypadku konkursów zamkniętych lub 7 dni od zakończenia posiedzenia Komisji określonego w harmonogramie Ramowego Planu Realizacji Działania w przypadku konkursów otwartych. Informacja powinna zawierać uzasadnienie i pouczenie o ponownej możliwości złożenia wniosku.

15. Komisja przedkłada swoje rekomendacje Marszałkowi Województwa Mazowieckiego
    w postaci protokołu oceny, w którym zawarta jest lista rankingowa wniosków wybranych
    do finansowania.

16. Wnioski w wersji oryginalnej przechowywane są w Departamencie Funduszy Strukturalnych i Pomocowych Urzędu Marszałkowskiego przez trzy lata od momentu dokonania przez Komisję Europejską wypłaty salda końcowego na rzecz programu ZPORR.

§ 7.

1. Z posiedzenia Komisji sporządza się protokół, który zawiera:

1. termin i miejsce posiedzenia;

2. listę obecności członków Komisji;

3. informację o obecności obserwatora lub eksperta (o ile był uczestnikiem posiedzenia);

4. deklaracje bezstronności i poufności podpisane przez wszystkie osoby biorące udział
   w posiedzeniu Komisji;

5. opinie powołanych ekspertów (o ile byli uczestnikami posiedzenia);

6. zestawienie ocenionych wniosków wraz z nazwiskami oceniających je osób;

7. informacje na temat wniosków odrzuconych (wraz z podaniem przyczyny);

8. wypełnione i podpisane Karty Oceny Merytorycznej (w formie załącznika do protokołu);

9. listę rankingową wniosków wybranych do dofinansowania podpisaną przez Przewodniczącego lub jego Zastępcę;

10. inne istotne dokumenty powstałe w związku z postępowaniem oceniającym.

2. Protokół oceny przechowuje się w Departamencie Funduszy Strukturalnych i Pomocowych Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego przez trzy lata od momentu dokonania przez Komisję Europejską wypłaty salda końcowego na rzecz programu ZPORR.

§ 8.

1. Marszałek Województwa Mazowieckiego:

1. podejmuje decyzję o akceptacji, zmianie kolejności na liście lub odrzuceniu poszczególnych projektów z listy rekomendowanej przez Komisję na podstawie protokołu oceny Komisji;

2. informuje projektodawcę o przyznaniu lub nie przyznaniu dotacji wraz z uzasadnieniem oraz o możliwości ponownego złożenia wniosku w następnej rundzie konkursowej.

1. Marszałek może zmienić kolejność projektów na liście tylko pomiędzy projektami, które uzyskały jednakową ilość punktów, a z uwagi na ograniczoną pulę środków nie mogą być jednocześnie sfinansowane w danej rundzie konkursowej. Pierwszeństwo przyznawane jest wtedy projektom o większym znaczeniu z ze względu na poprawę sytuacji na regionalnym rynku pracy. Każdorazowo decyzja taka wymaga uzasadnienia na piśmie.

3. Marszałek może odrzucić rekomendacje Komisji w sytuacji zaistnienia nowych okoliczności nie znanych w momencie wyboru projektów, a mogących rzutować na wynik oceny, bądź w przypadku uzasadnionego stwierdzenia, iż ocena nie została dokonana
   w sposób zgodny z niniejszym Regulaminem. Każdorazowo decyzja taka wymaga uzasadnienia na piśmie.

4. Marszałek, w przypadku, gdy po przyznaniu dofinansowania pozostanie
   do rozdysponowania pewna ilość środków, która nie wystarczy na dofinansowanie kolejnego projektu z listy rankingowej we wnioskowanej wysokości, może podjąć decyzję
   o przyznaniu dofinansowania projektu w niepełnej wnioskowanej kwocie bądź
   o przeniesieniu kwoty do wydatkowania w ramach kolejnego konkursu.

5. Marszałek, w przypadku, gdy beneficjent (którego projekt został zakwalifikowany
   do dofinansowania) zrezygnuje z podpisania umowy, może podjąć decyzję
   o przyznaniu dofinansowania projektowi z listy rezerwowej.

§ 9.

1. Koszty dojazdu i pobytu członków Komisji pokrywa instytucja delegująca.

2. Pisma, dokumenty i inne materiały skierowane do Komisji Oceny Projektów należy przesyłać na adres: Urząd Marszałkowski Województwa Mazowieckiego, Departament Funduszy Strukturalnych i Pomocowych, ul. Skoczylasa 4, 03 - 472 Warszawa.

3. Zmiany w treści Regulaminu wymagają trybu zgodnego z jego przyjęciem.

5

---