Certyfikacja systemów jakości
Wstęp
W całym cywilizowanym świecie jednym z podstawowych praw konsumenta jest ochrona przed produktami, które mogą stwarzać zagrożenie dla życia, zdrowia i środowiska naturalnego. To dlatego państwa i organizacje konsumenckie wymuszają na producentach i usługodawcach przestrzeganie norm chroniących klientów przed zakupem towarów lub usług nie spełniających tego wymogu.
Jest to pierwsze źródło coraz powszechniejszej certyfikacji i standaryzacji w światowej gospodarce. Drugim jest rozwój międzynarodowej wymiany handlowej, która zmusza producentów do konkurencji, ale i współpracy umożliwiającej sprzedawanie podobnych produktów na wielu lokalnych rynkach.
Unia Europejska już obecnie jest dla polskich przedsiębiorstw głównym kierunkiem eksportu. Możliwości handlu ze Wspólnym Rynkiem mogą wzrosnąć wielokrotnie po uzyskaniu przez nas statusu państwa członkowskiego. Jest to jednak rynek o wysokich wymaganiach. Wprowadzana przez dziesięciolecia procesu integracji swoboda przepływu towarów wyzwoliła tam ostrą konkurencję jakościową między producentami. Dlatego szansę zaistnienia mają tylko te towary i usługi, które są w stanie sprostać stawianym w UE normom i standardom.
To głownie z tych powodów włączenie polskiej gospodarki do jednolitego rynku musi zostać poprzedzone dostosowaniem naszych norm dotyczących cech towarów i usług do unijnego (dorobku prawnego Wspólnot). Ale już dziś, by usuwać bariery w dostępie polskich towarów do rynku UE, potrzebna jest harmonizacja prawa w takich dziedzinach, jak ochrona konsumenta, systemy zapewniania jakości, atesty, certyfikacja wyrobów oraz systemów produkcyjnych.
Certyfikacja systemów jakości.
Certyfikacja systemów jakości jest u nas dobrowolna i ma na celu upewnienie odbiorców produktów lub usług, że są one zgodne z przyjętymi w Polsce odpowiednikami norm ISO serii 9000. Prowadzi ją m.in. Polskie Centrum Badań i Certyfikacji.
ISO jest międzynarodowym standardem zarządzania, mający na celu stworzenie w firmie takiego systemu organizacyjnego, który zapewnia wysoką i co ważne, powtarzalną jakość produktów lub usług.
Geneza zarządzania jakością sięga lat pięćdziesiątych. Od tamtej pory powstało wiele norm wojskowych, krajowych, branżowych, które wzbogacają ten system. Seria ISO 9000 została opracowana przez Międzynarodową Organizację Normalizacyjną i jest obecnie przyznawana w ponad 100 krajach. W większości państw rozwiniętych gospodarczo przyjęto ją jako krajową normę zarządzania jakością.
Liderami pod względem liczby wydanych certyfikatów są państwa UE i USA. Na całym świecie zdobyło je już ponad 150000 przedsiębiorstw, w Polsce kilkaset. Natomiast liczba polskich podmiotów gospodarczych, które pracują nad wdrożeniem wymogów ISO jest szacowana na kilka tysięcy.
Duże międzynarodowe koncerny i sieci usługowe niemal zawsze żądają od swoich kooperantów posiadania certyfikatu ISO. W 1995 roku General Motors, Ford i Chrysler poinformowały swoich dostawców, że serie ISO 9001, 9002 i 9003 to tylko niezbędne minimum i podniosły poprzeczkę, opracowując nową serię QS 9000. Zgodnością z jej wymogami partnerzy tych koncernów muszą się wykazywać.
Wielu polskich towarów nie można sprzedać za granicą, jeśli ich wytwórcy nie zdobyli certyfikatów ISO 9000. Żądają ich coraz częściej partnerzy z krajów Unii Europejskiej.
Seria ISO 9000 składa się z kilku podsystemów:
ISO 9001 - stosuje się, gdy zgodność ze stawianymi wymogami ma być zapewniona przez dostawcę w kilku etapach, od projektowania po produkcję.
ISO 9002 - stosuje się, gdy zgodność z postawionymi wymaganiami ma być zapewniona przez dostawcę w produkcji, instalowaniu i serwisie (norma ta jest odpowiednia dla firm produkcyjnych i świadczących usługi).
ISO 9003 - stosuje się, gdy zgodność z postawionymi wymogami ma być zapewniona przez dostawcę jedynie w kontroli oraz badaniach końcowych (norma ta przeznaczona jest dla firm pośredniczących, np. hurtowni).
Normy ISO serii 9000 są ciągle rozbudowywane. W ich zasadniczych wymaganiach zmian dokonuje się średnio na cztery lata.
Bardziej szczegółowy charakter mają kolejne podsystemy:
9000-3 - wytyczne stosowania ISO 9001 podczas opracowywania oraz obsługiwania oprogramowania,
9000-4 - przewodnik na temat zarządzania programem niezawodności,
9004-2 - wytyczne dla usług,
9004-3 - wytyczne dotyczące materiałów wytwarzanych w procesach ciągłych,
9004-4 - wytyczne doskonalenia jakości,
9004-5 - wytyczne do planów jakości
Zasady certyfikacji.
Certyfikat jest ciągiem danych , który zawiera co najmniej nazwę lub identyfikator urzędu wydającego certyfikaty, identyfikator subskrybenta, jego klucz publiczny, okres ważności certyfikatu, numer seryjny certyfikatu i jest podpisany przez urząd Centrum.
Organizacja wybierając Biuro Certyfikacji jako jednostkę akredytowaną, certyfikującą systemy zarządzania, może być pewna, że proces certyfikacji zostanie przeprowadzony przez zespół doświadczonych i kompetentnych auditorów.
W pierwszej fazie procesu certyfikacji występuje wnioskowanie o certyfikacie i jego rejestracja. Dostęp do certyfikacji mają wszystkie organizacje, których działalność mieści się w zakresie akredytacji. Certyfikacji może być poddany wdrożony system zarządzania, to znaczy, że istnieje wystarczająca ilość obiektywnych dowodów dokumentujących skuteczne wdrożenie systemu, oraz przeprowadzono audity wewnętrzne i dokonano przeglądu systemu przez kierownictwo. Biuro Certyfikacji przesyła organizacji wniosek o certyfikację systemu oraz ogólne informacje dotyczące warunków certyfikacji. Wypełniony wniosek, podpisany przez upoważnionego przedstawiciela organizacji, jest podstawą opracowania oferty zawierającej koszty auditu certyfikacyjnego, auditów pośrednich i odnowieniowych. Do wnosku dołączone jest zlecenie certyfikacji. Organizacja potwierdza przyjęcie oferty przesyłając podpisane zlecenie certyfikacji. Na życzenie organizacji zamiast zlecenia certyfikacji może być podpisana umowa o certyfikację i nadzór nad systemem. Organizacja jest rejestrowana otrzymując kolejny numer po podpisaniu zlecenia lub umowy oraz dostarczeniu księgi jakości.
W przygotowaniu do audiutu Dyrektor Biura Certyfikacji powołuje zespół auditorów i wyznacza auditora wiodącego. Zasadą jest przeprowadzanie auditów przez auditorów o odpowiednich kompetencjach, wyszkoleniu, kwalifikacjach i praktyce. W zależności od potrzeb do zespołu mogą być powołani auditorzy zewnętrzni oraz eksperci. Przy wyborze zespołu auditującego Biuro Certyfikacji zapewnia, że znajdą się w nim osoby o odpowiednich umiejętnościach. Skład zespołu auditującego wyznaczonego do przeprowadzenia oceny systemu przekazywany jest organizacji wraz z informacją o możliwości zgłoszenia sprzeciwu wobec wyznaczenia konkretnego auditora lub eksperta. Auditor wiodący dokonuje przeglądu dokumentacji, zapoznając się przy tej okazji ze strukturą organizacyjną w celu właściwego zaplanowania auditu.
W przypadku zaakceptowania dokumentów systemu, auditor wiodący opracowuje plan i ustala datę auditu w uzgodnieniu z organizacją. W uzgodnionym terminie zespół auditorów przeprowadza audit systemu zarządzania organizacji objęty zakresem certyfikacji pod względem wszystkich odpowiednich wymagań stawianych przy certyfikacji. Na spotkaniu zamykającym audit z udziałem kierownictwa, auditor wiodący przekazuje ustnie informację dotyczącą zgodności systemu zarządzania organizacji z poszczególnymi wymaganiami stawianymi przy certyfikacji.
Przy decyzji o wydaniu certyfikatu lub odmowie wydania certyfikatu systemu zarządzania organizacji podejmuje Dyrektor Biura Certyfikacji lub upoważniony pracownik biura. Decyzja w sprawie wydania, odmowy wydania, unieważnienia, zawieszenia, ograniczenia, rozszerzenia, przeniesienia prawa, odnowienia, wznowienia ważności certyfikatu, poprzedzona jest wydaniem opinii przez Komitet Techniczny ds. Certyfikacji, który działa w oparciu o własny regulamin.
Certyfikat jest ważny przez 3 lata od daty jego wydania. W przypadku, gdy certyfikat który wdrożył zintegrowany system zarządzania jakością, zarządzania bezpieczeństwem oraz ochroną środowiska zgodnie z wymaganiami międzynarodowej konwencji IMO (International Maritime Organization), może być wydany z ważnością 5 lat.
W celu uzyskania pewności, że klient przestrzega wymagań będących podstawą norm ISO 9000, PCBC jest uprawnione do prowadzenia w tym okresie nadzoru.
Proces certyfikacji może być przerwany w sytuacji kiedy to organizacja nie wywiązuje się ze zobowiązań wynikających z zawartej umowy, gdy nie wykona działań korygujących po audicie w uzgodnionym terminie, oraz wystąpi z wnioskiem o przerwanie procesu.
Polskie Centrum Badań i Certyfikacji.
Certyfikację systemów jakości rozpoczęło w 1993 roku CBJW, będące poprzednikiem Polskiego Centrum Badań i Certyfikacji. Faktem jest, że wiele znanych polskich oraz zagranicznych przedsiębiorstw uzyskało w Centrum certyfikaty systemów zarządzania jakością. Aktualnie certyfikaty posiada ponad 600 przedsiębiorstw.
Atutami, w stosunku do innych funkcjonujących w Polsce jednostek certyfikujących są doświadczeni i kompetentni auiditorzy, posiadający wysokie kwalifikacje oraz przeszkolenie zgodne z wymaganiami określonymi przez EOQ (Europejską Organizację ds. Jakości). Posiadają tytuły Europejskiego Auditora i Europejskiego Menadżera Jakości oraz są zarejestrowani na międzynarodowej liście auditorów prowadzonej przez EOQ.
Biuro ds. Certyfikacji Systemów Jakości PCBC jest pełnoprawnym członkiem IQNet (Międzynarodowej Sieci Certyfikacji), organizacji zrzeszającej 26 jednostek certyfikujących, w tym jednostki z krajów UE. Celem IQNet jest wzajemne uznawanie i promocja certyfikatów systemów zarządzania wydanych przez jej członków. Członkowie IQNet działają w zakresie wszystkich sektorów przemysłowych i usługowych. IQNet jest zaangażowany w zapewnieniu i rozwoju wysokiej jakości prac oceniających poprzez działanie na rzecz rozwoju systemu oceny, w celu stałej poprawy biznesu, stałej poprawy kompetencji auditorów za pomocą takich środków jak warsztaty, wspólne audity i szkolenia oraz dzieleniu się informacjami i doświadczeniami na temat wielkości i ukierunkowania potrzeb rynkowych i profesjonalnemu planowaniu źródeł oceny.
Organizacja przyczynia się także efektywnie do stałego rozwoju systemów zarządzania we wszystkich sektorach gospodarki światowej, co związane jest z wzrastającym znaczeniem systemów zarządzania w XXI wieku.
Obecnie w IQNet działają jednostki certyfikujące z 26 krajów świata, w tym jednostki z wszystkich krajów Wspólnoty Europejskiej i certyfikaty Centrum uznawane są w nich na zasadzie wzajemności.
Do zadań Polskiego Centrum Badań i Certyfikacji należy:
Organizowanie i nadzorowanie systemu badań i certyfikacji na obszarze RP.
Upoważnianie laboratoriów badawczych.
Upoważnianie jednostek certyfikujących.
Certyfikowanie systemów jakości u dostawców.
Certyfikowanie auditorów.
Organizowanie szkoleń i doskonalenie kadr dla potrzeb badań i certyfikacji.
Kontrolowanie:
akredytowanych laboratoriów badawczych,
akredytowanych jednostek certyfikujących,
certyfikowanie systemów jakości u dostawców w zakresie stawianych im wymagań.
Wnioski
Polski system jednostek certyfikujących zbliża się stopniowo do wymogów UE. Występujące jeszcze różnice dotyczą głównie stosowanych procedur certyfikacji oraz kryteriów oceny wyrobów, co wynika z opóźnień w harmonizacji norm polskich z europejskimi, szczególnie w zakresie certyfikacji obowiązkowej.
Certyfikacja produktów jest prowadzona przez upoważnione Centrum Badań i Certyfikacji jednostki certyfikujące. W skład biura do spraw Certyfikacji wchodzą zespoły zajmujące się określonymi grupami produktów. Czeka nas jeszcze uzupełnienie polskiego wykazu towarów (urządzeń, maszyn, środków ochrony, materiałów budowlanych), które muszą posiadać certyfikat. Na razie zawiera on ok. 300 grup wyrobów.
Korzyści płynące z certyfikacji systemów jakości to:
zwiększenie konkurencyjności producenta, co za tym idzie podniesienie atrakcyjności oferowanych przez niego towarów lub usług,
podniesienie prestiżu producenta w oczach zagranicznych klientów oraz zdobycie nowych rynków zbytu,
zmniejszenie kosztów oraz zapewnienie właściwej jakości produktu,
umieszczenie danych producenta w rejestrze dostawców posiadających certyfikowany system jakości PCBC,
wzrost siły negocjacyjnej,
podniesienie prestiżu firmy,
ograniczenie liczby reklamacji,
ograniczenie auditów ze strony klientów,
stworzenie międzynarodowego standardu oraz wspólnego języka dotyczącego jakości, co ułatwia kontakty z klientami,
uporządkowanie spraw związanych z odpowiedzialnością za poszczególne działania,
ułatwienie przeszkolenia nowych pracowników,
ułatwienie zdobycia uznania zagranicznych jednostek certyfikujących.
Jedną z podstawowych wartości, na których opiera się wolny rynek europejski, jest zasada swobodnego przepływu towarów. W Unii Europejskiej nie ma wewnętrznych granic, ceł i innych utrudnień w handlu. Proces dochodzenia do takiego stanu trwał dziesiątki lat. Wśród przeszkód na tej drodze była też różnorodność norm i standardów, których wymagały od produktów i usług dopuszczanych na swe rynki wewnętrzne poszczególne państwa członkowskie. Próby całkowitej harmonizacji w tej dziedzinie wywołały wiele konfliktów interesów. Dlatego wprowadzono nowe podejście do harmonizacji technicznej i normalizacji. Wydawane odtąd przepisy standaryzacyjne nie zawierają już szczegółowych wymagań technicznych, a tylko ogólne normy dotyczące ochrony zdrowia, środowiska i bezpieczeństwa. Jednocześnie nie są one, jak poprzednie, zleceniami, lecz mają moc wiążącą wszystkie państwa członkowskie.
Generalnie, wprowadzenie systemu jakości i jego certyfikowanie jest dla polskich producentów i handlowców ważnym narzędziem strategii marketingowej i sprawniejszej organizacji zarządzania.
Literatura:
„Wdrażanie Norm ISO 9000” - Tadeusz Wawak
www.iso.pl/