Cele działania PR o charakterze przekrojowym.

cele wynikające z strategii organizacji

1) zapewnienie służbą PR odpowiedniego statusu w hierarchii organizacji

2) Zapewnienie odpowiednich środków budżetowych na sprawne działanie służb PR

Cele wynikające z funkcji monitorowania Celem działań służ jest spojrzenie i monitorowanie instytucji jako całego systemu. Spójny obraz danej instytucji.

Zarządzania sytuacją kryzysową

Kryzys wizerunkowy z powodu złej, oburzonej opinii publicznej.

Cele PR

1. zapobieganie sytuacji kryzysowej

2. przygotowanie do sytuacji kryzysowej

Opracowanie procedur postępowania w przypadku powstania kryzysu i powołanie sztabu kryzysowego z podziałem obowiązków .

Problemy o charakterze systemowym które przeszkadza w realizacji założonych celów:

Postulaty

1. struktura administracji, procedury, kompetencje oraz przepisy prawne które to regulują powinny być jawne i przejrzyste

2. wszelka zmiany prawa, przepisów powinny być szeroko konsultowane społecznie.

3. Urzędnicy powinni być wyłajani w konkursach a postępowanie rekrutacyjne jawne, przejrzyste i niezależne.

4. Gabinet polityczny był wyraźnie oddzielony od pionu służby cywilnej.

5. Urzędnicy powinni przestrzegać kodeks etyczny

6. Wynagrodzenie urzędników powinno zapewniać godny status majątkowy.

Funkcje działań PR

1.media relations - Funkcja informacyjna, wyjaśniająca, kreująca - kreowanie sposobu zachowania, które z naszego punktu jest pożądane: opiniotwórcza, zbieranie informacji, dwustronna wymiana informacji z mediami.

2. system informacji: wszystkie informacje o których mówiliśmy wcześniej będą się tutaj pokrywać +funkcja identyfikacyjna, wizualna lub graficzna, kreowanie elementu wizualnego

(logo napisy,barwy itp.)

3. sponsoring i wsparcie instytucjonalne.f. kreująca - kreujemy nasz wizerunek; opiniotwórcza.

4.lobbing -funkcja informacyjna, przekazywanie informacji na temat naszego stanowiska, wyjaśniająca, opiniotwórcza

5.Funkcje o charakterze przekrojowym

1. Funkcja wizerunkowa

2. Funkcja integracyjna - spójność przepływy informacji w danym podmiocie, system musi być spójny.

3. Funkcja dialogu- przepływ informacji w obie strony.

4. Funkcja edukacyjna - działanie skierowane do wewnątrz instytucji, przeszkolenie i uświadomienie pracowników.

5. Funkcja monitorowania- ręka na pulsie w każdym obszarze działalności zewnętrznej i wewnętrznej.

6. Funkcja ewaluacyjna- pozyskiwanie analiza informacji danych z zewnątrz i przekładanie ich na odpowiednie komunikaty.

Odbiorcy działań PR

Kryterium - stopnia zainteresowania działaniami naszej instytucji, jaki ma do nas stosunek.

1. otoczenie bezpośrednie zainteresowane

2. otoczenie pośrednie zainteresowane

3. otoczenie nie zainteresowane

Otoczenie nr 1

a) Skład grupy wchodzą pracownicy danej instytucji, ich rodzina i najbliżsi znajomi,

b) petenci danej instytucji ich rodzina i najbliżsi znajomi,

c) pracownicy podmiotów zwierzchnik i z którymi współpracujemy

d) podmioty i osoby względem których mamy uprawnienia decyzyjne, zwierzchnie

e) dziennikarze zajmujący się bezpośrednio tematyką obszaru działania naszej instytucji

f) organizacje pozarządowe które działają na tym samym polu

g) naukowcy i eksperci specjalizujący się w naszej dziedzinie

Charakterystyka tej grupy

1. duża wrażliwość na sprawy związane z funkcjonowaniem naszej instytucji

2. największa wiedza na temat działalności naszego organu

Jest to grupa z punktu widzenie PR na której należy szczególnie się skoncentrować, są najlepszym źródłem informacji o nas, jednocześnie łatwo do tej grupy dotrzeć, ta grupa ma wyraźną więź emocjonalną z podmiotem, osoby w tej grupie są zainteresowane żywo kształtowaniem wizerunku naszej instytucji,

Otoczenie nr 2

1. otoczenie zainteresowane danym sektorem, byli i potencjalni interesanci

2. dziennikarze interesujący się danym obszarem, nie koniecznie naszą tematyką

3. naukowcy i eksperci z dziedzin pokrewnych.

4. Liderzy opinii lokalnej, politycy lokalni i parlamentarzyści z tego okręgu

5. Obywatele interesujący się sprawami lokalnymi czy też na poziomie krajowym polityczne, kulturalne, społeczne

Charakterystyka tej grupy- dobra orientacja w sprawach krajowych i lokalnych, mają zdolność krytycznego myślenia i formułowania sądów, nie wielkie zaangażowanie emocjonalne,

Jeśli w tej grupie występuje nastawienie neutralne lub lekko pozytywne to wtedy należy systematycznie , nie nachalne przekazywanie informacji NA TEMAT DZIAŁALNOŚCI NASZEJ INSTYTUCJI w celu podtrzymania dobrego wizerunku.

W przypadku gdy mamy zły wizerunek potrzebna jest szczegółowa fragmentaryzacja tej grupy i przesyłanie je szczegółowych informacji.

Otoczenie nr 3

osoby nie zainteresowane które nie chcą wyrażać swej opinii

osoby nie zainteresowane które chcą wyrażać swojej opinii, mają informacje z drugiej ręki, zasłyszane opinie, brak dobrej wiedzy w tym temacie, mimo to będą wyrażać opinię.

Grupa pierwsza- monitorowana, bez aktywnych działań informacyjnych.

Grupa druga- docieramy do tej grupy poprzez te dwie pierwsze grupy ( otoczenia) bo one będą źródłem informacji dla tej grupy

Dwie zasady społeczno psychologiczne

1. zasada milczącej większości - większość ludzi nie ma sprecyzowanej opinii na większość spraw, bo nie mamy dobrej wiedzy, Ludzie zapytani odpowiedzą że mają takie zdanie w tym temacie jakie ma większość w ich mniemaniu, to zdanie przedstawią jako swoją opinię. Działa zasada konformizmu, nie chcemy się narazić chcemy należeć do większości. Z tej zasady wynika -relatywnie łatwo zmienić można ich opinię, przeciągnąć na naszą stronę, ta zasada działa na naszą korzyść

2. Zasada dysonansu poznawczego- część osób mimo przestawienia im argumentów obalających ich opinie i tak nie zmieni zdania ( nie bo nie), jest to zdecydowana mniejszość, tych osób i tak nie można żadnym argumentem przekonać.

Instrumenty PR

1. media relations- wspolpraca z mediami

Charakterystyka działania zawodu dziennikarza- pośpiech, szybkość reakcji, bardzo duża konkurencja na rynku mediów, w tym konkurencja między dziennikarzami, odpowiedzialna praca, wymóg obiektywizmu, zderzenie rzeczywistości a etyka mediów, misja społeczna,

Główne zasady współpracy z mediami

1. stosunki przyjazne na gruncie zawodowym

2. szacunek obopólny

3. NIE KŁAMAĆ

4. Zachowanie czujności w kontaktach

5. Źródło ciekawych informacji to my

6. Musimy być na bieżąca ze sprawami które nas bezpośrednio dotyczą

Formy kontaktu z dziennikarzami

1) kontakty pośrednie

2) bezpośrednie

rozmowy telefoniczne, zawsze na początku rozmowy trzeba ustalić z kim i w jakiej sprawie rozmawiamy, mówić krótko i konkretnie na temat, w przypadku odmowy udzielenia informacji musimy przedstawić powód odmowy udzielenia tej informacji. Zawsze gdy nie posiadamy informacji powinnyśmy umówić się na inny termin aby informacji udzielić.

Spotkanie z mediami. Wyznaczenie celu spotkania i odpowiadamy krótko i merytorycznie na temat, unikamy rozmów na boku , pół prywatnie. Spotkanie powinno przebiegać w niezakłóconej atmosferze.

Wypowiedź- albo my jesteśmy stroną sprawy, albo wypowiedź ekspercka, instytucja powinna reagować pozytywnie na prośbę mediów. W przypadku rozmowy pracownika nie związanego PR należy brać w tym udział i kontrolować rozmowę , po to że by nie zeszła ona na manowce.Należy prosić o autoryzację

Wywiad- cel, przesłanie pytań, czas na przygotowanie,

należy sprawdzić dwa elementy- co dziennikarz pisze, jakie zajmuje stanowisko , czy jest obiektywny, itp.sprawdzić prasówkę w danym temacie- jakie informacje ukazały się w mediach na temat rozmowy którą mamy przeprowadzić. Komunikat werbalny musi być zgodny z komunikatem nie werbalnym

Konferencja prasowa

Przygotowanie profesjonalne jest niezbędne

Temat konferencji musi być nośny dla mediów, profesjonalne służby prasowe starają się wyręczyć przygotowuje się teczki prasowe, które zawierają informacje bezpośrednio związane z tematem konferencji- wykaz osób biorących udział w konferencji, teksty oświadczeń, cel mieć wpływ na przekaz mediowy. Informacje o szerszym charakterze o naszej instytucji, które mogą zainteresować dziennikarza, nasze sukcesy, plany, zamierzenia, czym jest nasza instytucja, czym się zajmuje itp. Naszym celem jest pośredni wpływ na przekaz mediowy.

Odmianą konferencji jest BRIEFING- czyli bardzo krótka konferencja, wygłoszenie komentarza na bieżący temat ,jest ona zainscenizowana, jest bieżący przekaz w sytuacji gdy nie ma czasu na zwołanie konferencji.

Cechy komunikatu- musi być nasycony informacjami, miarę krótki, dużo merytorycznej treści, przekaz jak najprostszy i przejrzysty, unikamy słownictwa o charakterze czysto ekonomicznych, prawniczych, informacja musi byś świeża, musimy mówić prawdę.

2.system informacji, są to kanały którymi możemy dotrzeć do petenta, publiczności.

Obsługa klienta-

1)system opieki i wsparcia- każdy petent chciałby czuć że jest opieka nad nim i w razie problemów uzyska wsparcie,. Recepcja w której uzyskamy pierwszej informacji , fachowej informacji, duża wiedza pracownika na temat spraw jakie załatwia się w urzędzie po to żeby odciążyć pracowników na piętrach, o ile to możliwe petent powinien wszystko załatwić w recepcji. W recepcji muszą być wszelkie podstawowe dokumenty, druki. system nawigacji- jasne oznaczenie pokoi wydziałów, pięter

2)pracownicy - merytoryczne przygotowanie, znajomość struktury całego urzędu,

miła obsługa, te elementy muszą istnieć równocześnie. Cechy osobowości- zawsze otwarty i wykazywać chęć niesienia pomocy, stanowczy i odporny na stres, samodzielny, odpowiedzialny, cierpliwy, wysoki poziom etyki zawodowej.

3)warunki obsługi- oznakowanie zewnętrzne i wewnętrzne budynku, wystrój i wyposażenie pokoi,

Wydawnictwa ustawowe, poglądowe, informatory

Informatory- notka, plakat, przedstawienie procesu decyzyjnego, wzory druków

Informacja bieżąca i dokumentacja Dokumentacja

1. zbiory wielotematyczne- wszelkie wydawnictwa które przedstawiają w sposób gruntowny i wieloaspektowy działalności urzędu, miesięczniki, kwartalniki

2. zbiory monotematyczne- dorobek instytucji wykorzystując wiedzę specjalistyczną pracowników,

Internet - bardzo istotne medium , pierwszy kontakt z naszą instytucją .zmiejsza ilość kontaktów bezpośrednich z instytucją

zalety

1. informacje dostępne przez całą dobę

2. możliwość samodzielnego wybierania i selekcji informacji oraz pobierania tych informacji, druki, akty prawne, itp.

3. pozwala na umieszczanie treści z pominięciem mediów

minimalny zakres informacji który powinien się znaleźć na stronie internetowej

1. dane teleadresowe

2. informacje o urzędzie, struktura, pracownicy, służby podległe,

3. przewodnik- procedury realizacji spraw w urzędzie

4. wykaz podstawowych aktów prawnych

5. serwis prasowy

Internetowa strona musi być zawsze aktualizowana

Strona graficzna musi być tożsama z czynnikiem wizualnym wizerunku, logo, nazwa, barwy

3.Sponsoring i wsparcie instytucjonalne

Wsparcie instytucjonalne- patronaty, udostępnienie infrastruktury, pomieszczenia, środki transportu Wsparcie merytoryczne- porady prawne, eksperckie Wspólne działanie z instytucjami społecznymi.

Zagrożenia

1. nie wystarczająca kontrola udzielanego wsparcia - musi być umowa na dane wsparcie

2. nierzetelność partnera-

3. ryzyko egzekucji zobowiązań

Zapisy w umowie sponsoringowej

1. rodzaj i zakres wsparcia

2. budżet z limitem

3. sprawdzanie realizacji budżetu na każdym etapie inicjatywy

4. wskazanie osoby odpowiedzialne za realizację umowy

5. stały nadzór nad realizacją projektu

6. analiza skutków realizacji projektu

4)Lobbing

Jest to wywieranie wpływu na podmioty posiadające określone kompetencje i uprawnienia decyzyjne.

Grupa nacisku- jest to organizacja mająca wpływ na politykę państwa oraz decyzję organów państwowych, ich celem nie jest bezpośredni udział w sprawowaniu władzy lecz reprezentowanie potrzeb określonych grup Lobbing jest rzeczą naturalną i wskazaną

Podział form organizacyjnych grup nacisku

1. grupy sformalizowane- organizacje zrzeszające podmioty o podobnym charakterze działania, zrzeszenie , porozumienie ,izby, ich struktura jest jawna i interesy są jawne.

2. Koalicje okresowe- powstają do rozwiązania konkretnej sprawy, sformalizowane , jawne

3. Porozumienia nie formalne - wszelkie grupy, osoby które wykorzystują nie oficjalnie swoje kontakty ale wciąż możemy określić krąg zleceniodawców, w czyim imieniu działają

4. Grupy nie jawne- wszelkie grupy których struktura, członkowie i zleceniodawcy są nie znani.

Lobbysta reprezentuje pewną grupę, zrzeszenie on reprezentuje te osoby oficjalnie i legalnie korzyści:

1) Lobbing wpływa integrująco na społeczeństwo

2) daje mechanizm docierania do urzędników w sposób legalny eliminując podejrzenia o korupcje, protekcje, nie jasne powiązania

3) lobbing pomaga dostrzec do różnych środowisk tworzących opinię publiczną

Sformalizowanie grup nacisku wymusza prowadzenie z nimi konsultacji, czyli wysłuchiwania ich postulatów

Zasady działania:

Oficjalne i szeroko podjęte konsultacje społeczne przed podjęciem ważnych społecznie decyzji Procedura zgłaszania opiniiZasady spotykania się z urzędnikami, System sprawdzania stanu prac w toku rozpatrywania danej sprawy Wprowadzenie kontroli wewnętrznej monitorującej załatwiania spraw

Zarządzanie sytuacją kryzysową

Sytuacja kryzysowa jest to zwykła nagłe i nieoczekiwane niepożądane wydarzenie zakłócające równowagę instytucji i stanowiące zagrożenie dla dowolnej sfery jej działalności

Kryzys pojawia się w momencie oburzenia opinii publicznej,

Charakterystyka sytuacji kryzysowej

1. ciężka sytuacja kryzysowa nie musi przydarzyć się rzadko

2. kryzys nie rozwiąże się sam

3. nikt za nas nie rozwiąże kryzysu

4. kryzysu nie da się efektywnie rozwiązać reagując dopiero w chwili jego wystąpienia, do kryzysu trzeba się przygotować

5. w kryzysie najważniejsza jest szybkość reakcji

6. kryzysy przydarzają się również dużym, dobrze zarządzanym instytucją

7. w czasie kryzysu otoczenie nie jest nam przychylne

8. w otoczeniu często zachodzą zmiany grożące kryzysem do których można się przygotować

9. organizacja nie może wpływać na media

10. błędem jest stosowanie blokady informacyjnej

11. instytucje dotyczą wszystkie rodzaje sytuacji kryzysowych

12. nie można bezgranicznie ufać pracownikom

2

1

---