Wstęp
Arkusz kalkulacyjny to program komputerowy przedstawiający dane, głównie liczbowe, w postaci zestawu dużych tabel dwuwymiarowych, pozwalający na automatyczną obróbkę tych danych oraz na prezentację ich w różny sposób. Popularny program stosowany w księgowości oraz w zastosowaniach biurowych.
Najważniejszym narzędziem arkusza kalkulacyjnego są funkcje (matematyczne, statystyczne, daty i czasu, finansowe, bazodanowe, logiczne), za pomocą których wprowadzone do arkusza dane są automatycznie przetwarzane. Możliwe jest także tworzenie różnego rodzaju symulacji.
Za pomocą arkusza kalkulacyjnego można także wizualizować dane, prezentując je w postaci wykresów (kolumnowych, słupkowych, kołowych, liniowych, warstwowych itd.), które pozwalają łatwiej zorientować się we wzajemnych zależnościach i tendencjach.
W zaawansowanych arkuszach kalkulacyjnych dostępne są również języki makropoleceń i języki programowania, uelastyczniające przetwarzanie danych.
Obsługa skoroszytów i arkuszy
Aby uruchomić arkusz należy wybrać menu Start, Wszystkie programy, odszukać Microsoft Office i w nim powinien być link do programu Excel.
Aby zamknąć arkusz należy kliknąć menu Plik i Zakończ lub kliknąć klawisz Zamknij na pasku tytułowym.
Po uruchomieniu programu otwiera się okno aplikacji z nowym pustym skoroszytem. Skoroszyt, zwany też zeszytem, jest podstawowym dokumentem arkusza kalkulacyjnego. Jeśli istnieje potrzeba otwarcia nowego lub kolejnego skoroszytu z okna programu, można to zrobić, wybierając polecenie Plik, Nowy.
Po prawej stronie okna pojawi się okienko Nowy skoroszyt w którym możemy określić, jaki skoroszyt ma zostać otwarty przez program.
W arkuszu kalkulacyjnym podobnie jak w edytorze tekstu możemy skorzystać z szablonów.
Szablon to specjalny skoroszyt, który jest wykorzystywany do tworzenia innych podobnych skoroszytów lub arkuszy. Szablony skoroszytów zawierają najczęściej standardowy tekst, taki jak nagłówki stron oraz etykiety wierszy i kolumn, wartości, formuły, formatowanie, makra itp. Aby utworzyć skoroszyt, korzystając z istniejącego wzorca, należy wybrać polecenie Plik, Nowy z szablonu, a następnie wskazać właściwy szablon.
Każdy skoroszyt możemy zapisać jako plik o pododaje nazwie. Aby to uczynić należ kliknąć menu Plik i wybrać opcję Zapisz jako Skoroszyt zawiera arkusze, które stanowią swego rodzaju strony. W skoroszycie zazwyczaj można utworzyć do 255 arkuszy. W skoroszytach występują dwa rodzaje arkuszy:
Arkusze danych - używane do wprowadzania i przetwarzania danych, w arkuszu danych można również osadzać wykresy.
Arkusze wykresu - umożliwiają tworzenie wykresów, które nie są osadzane bezpośrednio w arkuszu danych.
W arkuszu kalkulacyjnym możemy korzystać z wielu skoroszytów i możemy się między nimi w dowolnej chwili przełączać. Aby przełączyć się między skoroszytami musi kliknąć menu Okno i na samym dole wybieramy skoroszyt po przez kliknięcie.
Na arkuszach można dokonywać różnych operacji. W szczególności do skoroszytu można wstawiać nowe arkusze i usuwać istniejące. Bardzo często zmienia się domyślne nazwy arkuszy na nazwy adekwatne do przechowywanych w nich zawartości lub wykonywanych obliczeń. Najprościej wykonywać wszystkie te operacje, wybierając w tym celu odpowiednie polecenia z menu kontekstowego.
Jeśli zachodzi potrzeba kopiowania lub przesuwania arkuszy w obrębie bieżącego skoroszytu lub innych (otwartych w danym momencie) skoroszytów, to po wybraniu polecenia Przenieś lub kopiuj z kontekstowego menu należy określić w oknie dialogowym, który arkusz ma zostać przesunięty lub skopiowany do którego skoroszytu. W przypadku kopiowania w oknie musi być zaznaczony wybór "utwórz kopię".
W taki sam sposób możemy usunąć, wstawić lub zmienić nazwę arkuszu.
Okno i ustawienia programu
Aby dostosować pasek narzędzi należy wejść w menu Widok i wybrać opcję Paski narzędzi. W tym samym menu możemy również odkryć/ukryć Pasek formuł, Pasek stanu, przełączyć okno w tryb pełno ekranowy, pokazać nagłówek i stopkę oraz komentarze.
W pracy z obszernym arkuszem bardzo przydatna jest możliwość blokowania okienek. Dotyczy to zwłaszcza arkuszy obliczeniowych z tytułami wierszy i kolumn. Zablokowanie okienek powoduje, że za pomocą pasków przewijania można przewijać cały arkusz z wyjątkiem wybranych do zablokowania wierszy i kolumn (najczęściej właśnie tytułowych). Blokowania okienek można dokonać w menu Okno, Zablokuj okienka po wcześniejszym wskazaniu odpowiedniej komórki.
W arkuszach kalkulacyjnych, podobnie jak w innych programach, dostępny jest cały zestaw ustawień programu, za pomocą których konfiguruje się arkusz kalkulacyjny. Ustawień tych można dokonać w menu Narzędzia, Opcje.
Mamy do dyspozycji następujące zakładki:
Ogólne - definiowanie ogólnych ustawień programu, w szczególności określenie liczby arkuszy w nowym skoroszycie, domyślnego położenia zapisywanych plików, nazwy użytkownika,
Widok - określenia wyglądu okna programu, w tym możliwość określenia, które elementy mają być wyświetlane,
Przeliczanie - definiowanie sposobu przeliczania formuł, zwłaszcza określanie, czy ma się ono dokonywać automatycznie po każdej zmianie wartości, nazwy lub formuły,
Edycja - określenie sposobów edycji danych, w tym dopuszczenie możliwości edycji danych bezpośrednio w komórce, autouzupełniania, przeciągania i upuszczania komórek,
Przechodzenie - definiowanie sposobów przechodzenia miedzy skoroszytami,
Listy - tworzenie niestandardowych list danych,
Wykres - opcje zachowania aktywnego wykresu,
Kolor - określenie standardowych kolorów.
W każdej chwili możemy skorzystać w budowanej pomocy po przez wciśnięcie klawisza F1 lub wybraniu menu Pomoc.
Komórki i zakresy komórek
Arkusz kalkulacyjny składa się z kolumn oznaczonych literami łacińskimi oraz wierszy ponumerowanych cyframi arabskimi. Na przecięciach wierszy i kolumn znajdują się pojedyncze komórki.
Komórka to podstawowy element arkusza. Każda komórka posiada swój unikalny adres, dzięki któremu możemy się do niej odwołać.
Adres komórki składa się z litery, oznaczającej kolumnę, i cyfry, oznaczającej numer wiersza, na przecięciu których komórka się znajduje zapisywanych bez odstępu.
Prostokątny obszar, zawierający wiele komórek, nazywa się zakresem komórek (blokiem). Zakres jest definiowany przez adresy komórki lewego górnego rogu i prawego dolnego rogu, oddzielone dwukropkiem.
Aby zaznaczyć pojedynczą komórkę arkusza należy najechać na nią kursorem myszy oraz kliknąć w nią lewym klawiszem myszy. Do bloku sąsiednich komórek przechodzimy przyciskiem na klawiaturze TAB. Żeby zaznaczyć kilka komórek klikamy na jedną z nich i trzymając lewy przycisk myszy przeciągamy zaznaczenie do odpowiadającej nam komórki. Tą samą operację możemy wykonać trzymając wciśnięty klawisz SHIFT i myszą zaznaczamy żądany obszar. Żeby zaznaczyć wszystkie komórki arkusza klikamy na dowolną z nich i przyciskamy kombinację klawiszy CTRL + A.
Aby zaznaczyć pojedynczy wiersz w arkuszu należy najechać kursorem myszy na znajdujący się po lewej stronie ekranu pasek z numeracją wierszy, powinna pojawić się strzałka skierowana w prawą stronę, następnie klikamy i w ten sposób zostaje zaznaczony wiersz. Gdy chcemy zaznaczyć więcej wierszy postępujemy w ten sam sposób co w przypadku zaznaczenia jednego wiersza tylko po pojawieniu się strzałki trzymając lewy przycisk myszy przeciągamy kursor. W celu zaznaczenia kilku dowolnych wierszy postępujemy tak samo jak w poprzednich przypadkach, aż do pokazania się strzałki zaznaczamy potrzebne nam kolumny trzymając wciśnięty klawisz CTRL.
Aby zaznaczyć kolumny należy kursorem myszy najechać litery reprezentujące numerację kolumn do momentu pokazania się strzałki skierowanej w dół, następnie klikamy lewym klawiszem myszy i zaznaczona zostaje kolumna. W celu zaznaczenia wielu sąsiednich kolumn postępujemy tak samo jak w przypadku zaznaczenia jednej, aż do pokazania się strzałki i wtedy przeciągamy kursor trzymając wciśnięty lewy klawisz myszy aż dojdziemy do końca zakresu interesujących nas kolumn. W celu zaznaczenia kilku dowolnych kolumn postępujemy tak samo jak w poprzednich przypadkach, aż do pokazania się strzałki i trzymając wciśnięty klawisz CTRL wybieramy klikając lewy przycisk myszy interesujące nas kolumny.
Aby wstawić wiersz lub kolumnę klikamy lewym klawiszem myszy w wybranym przez nas miejscu i wybieramy opcję Wstaw.
Dane w arkuszu
Wprowadzanie danych do komórek odbywa się przez zaznaczenie komórki i wciśnięcie klawisza F2 lub dwukrotne kliknięcie prawym klawiszem myszy w zaznaczoną komórkę. Aby zatwierdzić treść wpisaną w komórkę wystarczy nacisnąć klawisz ENTER.
Jeżeli istnieje potrzeba zmiany zawartości komórki, to można tego dokonać w komórce po jej dwukrotnym kliknięciu lub wybraniu klawisza F2, edytując treść na pasku formuły lub wpisując od nowa treść poprawną (wówczas nowa treść zastąpi dotychczasową).
W zależności od wprowadzonej treści, arkusz zinterpretuje ją jako tekst (napisy, etykiety, tytuły), wartość (liczby, daty, godziny), lub wzór (formuły, funkcje - poprzedzone znakiem "=", "+" lub "-"). Treść komórki zawierającej tekst automatycznie wyrównywana jest do lewej strony, natomiast zawierającej liczbę do prawej strony komórki. Należy pamiętać, że daty i godziny są wartościami liczbowymi, a sposób ich wyświetlania w komórce zależy od zastosowanego formatu.
Jeżeli chcemy odnaleźć jakieś dane w dokumencie możemy skorzystać w budowanej funkcji Znajdź z menu Edycja.
W arkuszu kalkulacyjnym mamy również opcje do zamiany danych do której w chodzimy po przez menu Edycja, Zamień. Zamiana zawartości odbywa się albo dla wszystkich wartości jednocześnie lub sekwencyjnie, według wyboru użytkownika.
Edycję danych w komórkach arkusza można usprawnić, włączając w menu Narzędzia, Opcje, zakładka Edycja funkcję Włącz Autouzupełnianie wartości komórek. Wówczas, podczas edycji komórki, pojawiać się będzie propozycja zawartości, będąca wynikiem analizy przez arkusz wcześniejszych wpisów. Proponowany wpis zawartości można zaakceptować lub zignorować.
Jeżeli podczas wpisywania danych popełniliśmy błąd możemy cofnąć wpis po przez menu Edycja i opcja Cofnij lub Ponów. Możemy również skorzystać ze skrótów klawiszowych CTRL+Z cofanie i CTRL+Y ponowienie.
Podobnie jak w edytorze tekstu można kopiować, wycinać i wklejać dane. Aby skopiować dane wystarczy zaznaczyć je wybrać z menu Edycja polecenie Kopiuj lub skorzystać ze skrótu klawiszowego CTRL+C. Aby wyciąć dane wybieramy menu Edycja, Wytnij lub używamy skrótu klawiszowego CTRL-X. Aby wkleić wycięte lub skopiowane dane wybieramy menu Edycja, Wklej lub korzystamy ze skrótu klawiszowego CTRL+V.
Arkusze kalkulacyjne dają ponadto możliwość wypełniania danymi komórek na podstawie zawartości komórek sąsiednich. Przeciągając uchwyt wypełnienia komórki (prawy dolny róg komórki), można kopiować zawartość komórki do innych komórek w tym samym wierszu lub kolumnie.
Zawartość komórek usuwa się najszybciej, zaznaczając te komórki i wciskając klawisz Delete. Ten sam efekt można uzyskać, wybierając polecenie Edycja, Wyczyść, Zawartość. Niezależnie od możliwości usuwania zawartości komórek, arkusz umożliwia usuwanie formatów zawartości komórek i komentarzy. Polecenia te dostępne są w menu Edycja, Wyczyść.
Sortowanie i filtrowanie danych
Arkusz kalkulacyjny umożliwia również sortowanie danych czyli zmiana układu komórek według zadanych kryteriów. Dane w arkuszu możemy po sortować rosnąco i malejąco według wielu kryteriów. W sortowaniu rosnącym uzyskuje się następującą kolejność:
liczby - od wartości najmniejszej do największej,
sortowanie alfanumeryczne - od lewej do prawej, znak po znaku (na przykład komórka zawiera tekst "A100"; znajdzie się ona za komórką zawierającą wpis "A1", ale przed komórką zawierającą wpis "A11"),
teksty i teksty zawierające liczby - są sortowane w następującej kolejności: 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 (spacja) ! " # $ % & ( ) * , . / : ; ? @ [ \ ] ^ _ ` { | } ~ + < = > A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z.
Bardzo istotne jest, aby poprawnie zaznaczyć zakres danych do sortowania, bowiem niekontrolowane sortowanie może doprowadzić do przemieszczenia danych w arkuszu, a w konsekwencji do niespójności danych przechowywanych w arkuszu.
Aby po sortować rosnąco wystarczy zaznaczyć obszar danych do po sortowania i kliknąć ikonę.
Możemy również skorzystać z zaawansowanego sortowania. W tym celu klikamy menu Dane i wybieramy opcję Sortuj.
Klikając w Opcje… możemy ustalić według jakiego ma sortować klucza i orientacje sortowania.
Oprócz sortowania możemy również filtrować dane. Filtrowanie polega na wybieraniu komórek, spełniających zadane kryteria i tymczasowym ukrywaniu tych, które kryteriów nie spełniają. W odróżnieniu od sortowania, filtrowanie nie powoduje zmiany kolejności komórek. Jest łatwym i szybkim sposobem wybierania z arkusza określonych danych i pracy z nimi.
Najczęściej arkusze oferują dwa sposoby filtrowania - filtrowanie proste, oparte na Autofiltrze i filtrowanie zaawansowane - według złożonych kryteriów.
Aby użyć Autofiltru, należy wybrać z paska menu polecenie Dane, Filtr, Autofiltr. Wówczas z prawej strony etykiet kolumn na filtrowanej liście pojawiają się strzałki rozwijalnego menu Autofiltru, skąd bezpośrednio można wybierać kryteria filtrowania prostego.
Jeżeli potrzebujemy bardziej zaawansowanego filtrowania wybieramy menu Dane, Filtr i opcję Filtr zaawansowany.
Serie danych
Arkusz kalkulacyjny umożliwia szybkie, automatyczne wypełnianie zakresów komórek seriami danych różnych typów. Można automatycznie wypełniać różnymi typami serii danych, używając polecenia Edycja, Wypełnij, Serie danych. Serie liniowe można też uzyskać, wykorzystując do wypełniania mysz (przez przeciąganie uchwytu wypełnienia).
Seria typu data może zawierać określone przyrosty dni, tygodni lub miesięcy, lub może zawierać powtarzające się sekwencje, takie jak dni tygodnia, nazwy miesięcy lub kwartałów. Przy tworzeniu serii liniowej arkusz zwiększa lub zmniejsza wartości początkowe o wartość stałą, obliczoną na podstawie tych wartości. Przy tworzeniu serii geometrycznej (należy wtedy zaznaczyć opcję - Trend geometryczny) arkusz mnoży wartości kolejnych komórek przez stały współczynnik.
Formuły
Formuła jest to rodzaj wzoru, według którego wykonuje się obliczenia na podstawie danych zawartych w arkuszu. Stosowanie formuł ma sens tylko wtedy, gdy w ten sam sposób wykonuje się wiele obliczeń. Na przykład - formułę służącą do obliczenia wartości jednego towaru wykorzystuje się do obliczania wartości innych towarów (wartość każdego towaru oblicza się w taki sam sposób - mnożąc jego ilość przez cenę jednostkową).
W formułach stosuje się operatory arytmetyczne (+ dodawanie, - odejmowanie, * mnożenie, / dzielenie, ^ potęgowanie), operatory porównań (= równy, < mniejszy, > większy, <= mniejszy lub równy, >= większy lub równy, <>nierówny), operator tekstu (&) i operatory odwołania (; średnik, :dwukropek, spacja).
Kolejność wykonywania działań w formułach jest zgodna z kolejnością działań w matematyce. Podobnie jak w matematyce, nawiasy zmieniają kolejność działań.
Formułę wprowadza się do komórki wpisując ją na pasku formuły (można ją również wpisać bezpośrednio w komórce po jej dwukrotnym kliknięciu) zawsze zaczynając znakiem "=". Nie ma tu znaczenia wielkość liter pod warunkiem, że formułę wpisze się bezbłędnie.
Podstawowym przeznaczeniem arkuszy kalkulacyjnych jest wykonywanie wszelkich obliczeń, najczęściej na dużej liczbie danych. Obliczenia sprowadzają się do wykonywania działań matematycznych oraz wykorzystania różnorodnych funkcji - statystycznych, matematycznych, logicznych, księgowych, finansowych i innych. Ponieważ obliczenia bardzo często mają charakter powtarzających się operacji rachunkowych na wielu różnych danych, działania i funkcje zapisuje się w formułach.
Formuła jest to rodzaj wzoru, według którego wykonuje się obliczenia na podstawie danych zawartych w arkuszu. Stosowanie formuł ma sens tylko wtedy, gdy w ten sam sposób wykonuje się wiele obliczeń. Na przykład - formułę służącą do obliczenia wartości jednego towaru wykorzystuje się do obliczania wartości innych towarów (wartość każdego towaru oblicza się w taki sam sposób - mnożąc jego ilość przez cenę jednostkową).
W formułach stosuje się operatory arytmetyczne (+ dodawanie, - odejmowanie, * mnożenie, / dzielenie, ^ potęgowanie), operatory porównań (= równy, < mniejszy, > większy, <= mniejszy lub równy, >= większy lub równy, <>nierówny), operator tekstu (&) i operatory odwołania (; średnik, :dwukropek, spacja).
Kolejność wykonywania działań w formułach jest zgodna z kolejnością działań w matematyce. Podobnie jak w matematyce, nawiasy zmieniają kolejność działań.
Formułę wprowadza się do komórki wpisując ją na pasku formuły (można ją również wpisać bezpośrednio w komórce po jej dwukrotnym kliknięciu) zawsze zaczynając znakiem "=". Nie ma tu znaczenia wielkość liter pod warunkiem, że formułę wpisze się bezbłędnie.
W formule należy się raczej odwoływać do zawartości komórek, podając ich adresy (najwygodniej jest klikać myszą komórki - arkusz sam wpisze ich adresy), a nie do wartości liczb wprowadzonych do komórki. Wówczas, w przypadku zmiany wartości w komórce, aktualizowana będzie wartość formuły.
Zdarza się, że w formułach, na skutek pomyłek lub z innych przyczyn, pojawiają się błędy. W takim przypadku formuła nie może poprawnie obliczyć wyniku i program wyświetla wartość błędu. Błędy wynikają z różnych przyczyn i istnieją różne sposoby ich usuwania. Oto najczęściej występujące:
##### - kolumna ma za małą szerokość albo użyto ujemnej daty lub godziny - można zwiększyć szerokość kolumny, zmniejszyć zawartość komórki lub zmienić format liczby, sprawdzić poprawność daty lub godziny,
#ARG - użyto błędnego typu argumentu lub operatora - należy sprawdzić, czy nie wprowadzono tekstu, podczas gdy formuła wymaga liczby lub wartości logicznej,
#DZIEL/0! - liczba jest dzielona przez zero (0) - należy sprawdzić, czy jako dzielnika nie użyto odwołania do pustej komórki albo do komórki zawierającej zero,
#NAZWA? - program nie rozpoznaje tekstu zawartego w formule - należy sprawdzić pisownię nazwy, sprawdzić, czy nazwa istnieje, sprawdzić użycie znaków:," ",:
#ADR! - nieprawidłowe odwołanie do komórki - należy sprawdzić, czy nie usunięto komórek, do których odwołuje się formuła,
#LICZBA! - formuła lub funkcja zawiera nieprawidłową wartość liczbową - należy sprawdzić, czy użyto właściwych argumentów dla funkcji w formule.
Funkcje
Arkusz kalkulacyjny pozwala na wprowadzanie różnych działań matematycznych. Pozwala również na wykorzystanie wbudowanych funkcji. Funkcja jest wstępnie zdefiniowaną formułą, wykonującą obliczenia na wartościach zwanych argumentami. Wszystkie funkcje w arkuszu są podzielone na kategorię takie jak:
funkcje finansowe
funkcje daty i czasu
funkcje matematyczne
funkcje statystyczne
funkcje bazy danych
funkcje tekstowe
funkcje logiczne
funkcje informacyjne
Aby wstawić funkcję należy wybrać menu Wstaw i opcję Funkcja. Pojawi nam się okno z listą funkcji.
Po wybraniu funkcji pojawi się składnia funkcji.
Po zatwierdzeniu klawiszem ok pojawi się okno w którym wpisujemy lub wybieramy zakres argumentów funkcji.
Po wpisaniu argumentów funkcji zatwierdzamy klawiszem ok.
Do każdej funkcji jest dostępna obszerna pomoc, w której znajdziemy informacje na temat składni funkcji, jakie może przyjmować wartości, przykłady zastosowań.
Rodzaje odwołań
W arkuszu kalkulacyjnym wyróżniamy następujące rodzaje odwołań:
Odwołania względne -polega na określaniu adresu komórki względem innej komórki. Adres komórki zawierającej odwołanie względne ulega przy kopiowaniu zmianie o odpowiednią liczbę wierszy i kolumn w stosunku do położenia źródłowego, w zależności od kierunku kopiowania.
Odwołania mieszane - to takie, w których przy kopiowaniu komórki adres kolumny ulega zmianie, a nie ulega zmianie adres wiersza, lub ulega zmianie adres wiersza, a nie ulega zmianie adres kolumny w stosunku do położenia źródłowego
Odwołanie bezwzględne polega na podaniu absolutnego adresu komórki. Adres komórki, zawierającej odwołanie bezwzględne, nie zmienia się w trakcie kopiowania. Odwołanie bezwzględne do konkretnej komórki występującej w formule powoduje, że niezależnie od tego, w jakim kierunku kopiowana jest formuła, adres tej komórki nie ulega zmianie.
Formatowanie umożliwia prezentowanie zawartości komórek na wiele sposobów. Ma ono na celu nie tylko podniesienie atrakcyjności wizualnej samego arkusza, ale także zwiększenie oddziaływania informacyjnego danych. W arkuszu kalkulacyjnym formatowanie, oprócz formatowania znaków, obramowania, deseni itp. odnosi się, ze względu na specyfikę programu, przede wszystkim do formatowanie liczb. W zakresie formatowania arkusza mieści się również określanie szerokości kolumn i wysokości wierszy oraz ochrona arkuszy i skoroszytów.
Formatowanie komórek
Aby sformatować komórkę należy ją zaznaczyć i wybrać z menu Format opcję Komórki. Formatując komórkę możemy zmienić następujące dane:
Liczby - typ liczby np. liczbowe, walutowe itd.
Wyrównanie tekstu
Czcionkę
Obramowanie
Desenie (cieniowanie komórki)
Ochrona
Formatowanie czcionki
Po wybraniu zakładki Czcionki możemy zmienić styl czcionki, krój pisma, rozmiar. Możemy ustalić kolor pisma, podkreślenie i efekty takie jak przekreślenie, indeks górny, indeks dolny. Wszystkie zmiany widzimy w podglądzie.
Wyrównywanie zawartości komórek
Po wybraniu zakładki Wyrównanie możemy ustalić wyrównanie poziomowe i pionowe, orientacje tekstu. Możemy ustawić by w komórce tekst się zawijał, zmniejszał. Można też scalić komórki i ustawić kierunek tekstu.
Obramowanie i cieniowanie
Opcje obramowania w obszarze Ustawienia wstępne umożliwiają zastosowanie obramowania lub usunięcie go z zaznaczonych komórek.
Opcje w obszarze Styl umożliwiają określenie grubości i stylu linii obramowania. Aby zmienić styl linii istniejącego obramowania, zaznacz żądaną opcję stylu linii, a następnie kliknij obszar obramowania w modelu Obramowanie, w którym ma obowiązywać nowy styl linii.
Aby zmienić Kolor wystarczy kliknąć w rozwijane pole pod Linią i wskazać żądany kolor.
Tworzenie wykresów różnych typów
Arkusz kalkulacyjny umożliwia prezentację danych w postaci różnego rodzaju wykresów.
Aby utworzyć wykres musi najpierw wpisać dane w arkuszu. Następnie klikamy Wykres, wybieramy typ wykresu. Jeżeli chcemy stworzyć niestandardowy typ wykresu klikamy zakładkę Typy niestandardowe.
Po wybraniu typu wykresu klikamy Dalej. W tym kroku wybieramy zakres danych do wyświetlenia w wykresie i w skazujemy czy nasza seria danych znajduje się w wierszach czy też kolumnach. W zakładce Serie możemy dodać wartości i opisać etykietę osi X.
Po kliknięciu dalej pojawi nam się Opcje wykresu, w których mamy dostęp do następujących zakładek:
Tytułu - można ustawić Tytuł wykresu, tytuł osi kategorii X i Y
Osie - tutaj możemy ustawić które osie mają się wyświetlać na wykresie.
Linia siatki - możemy dodać dodatkową siatkę na wykresie
Legenda - ustawiamy położenie legendy i czy ma się wyświetlać na wykresie
Etykiety danych - wyświetla dane na wybranej osi jako wartości domyślne na osi kategorii (x), nawet jeśli dane mają format daty.
Tabele danych - pozwala wyświetlić dane w postaci tabeli pod wykresem
W ostatnim kroku wskazujemy czy wykres ma być obiektem czy też nowym arkusze. Po wybraniu klikamy na Zakończ
W każdej chwili możemy zmodyfikować wykres używając do tego paska narzędziowego Wykres lub klikając lewym klawiszem na wykres i w zależności od tego co chcemy zmodyfikować klikamy odpowiednią opcje.
Żeby zmienić typ wykresy klikamy na wykres prawym klawiszem myszy i wybieramy opcję Typ wykresu. Pojawi nam się okno takie jak przy tworzeniu wykresu. Po wybraniu typu wykresu klikamy OK..
Aby zmienić dane źródłowe wykresu klikamy prawym klawiszem na wykres i wybieramy Dane źródłowe. Po zmianach zatwierdzamy klawiszem OK.
W opcjach wykresu możemy zmienić dane takie jak tytuł, osie, linie siatki, legendę i etykietę danych.
Drukowanie
Aby wydrukować arkusz kalkulacyjny wybieramy menu Plik, Drukuj. Jeżeli chcemy zobaczyć podgląd wydruku wybieramy menu Plik, Podgląd wydruku.
Ustawienia i przygotowanie do wydruku
Ustawień arkusza przeznaczonego do drukowania dokonuje się w oknie Ustawienia strony w menu Plik.
Okno zawiera następujące zakładki:
Strona - pozwala na określenie orientacji, skali arkusza - w procentach, podziału arkusza między strony, numeru pierwszej strony, rozmiaru papieru oraz jakości wydruku
Marginesy - pozwala na konfigurację marginesów strony, nagłówka i stopki oraz położenia dokumentu na papierze
Nagłówek/Stopka - pozwala na określenia wyglądu nagłówka i stopki, oraz tekstu nagłówka i stopki. W nagłówku lub stopce najczęściej umieszcza się numery stron, datę i czas utworzenia, nazwę arkusza lub pliku
Wykres - pozwala na zdefiniowanie obszaru wydruku, tytułu, elementów przeznaczonych do drukowania oraz kolejności drukowania.
Zanim arkusz zostanie wysłany do druku lub zaprezentowany w formie elektronicznej, zalecane jest sprawdzenie poprawności rachunkowej i językowej jego zawartości. W tym celu można wybrać polecenia Narzędzia, Sprawdzanie błędów i Narzędzia, Pisownia i dokonać ewentualnej korekty nieprawidłowości.