Przygotowanie dokumentów do dystrybucji
Wstęp
Wszyscy mają pewne informacje do przekazania: szkoły, firmy, artyści, w końcu szary człowiek, np. nauczyciel też. Oznacza to konieczność odpowiedniego ich przygotowania a więc także wyboru formy w jakiej zostaną przekazane - zazwyczaj stosuje się publikacje drukowane, ale ostatnio dochodzą do głosu także ich elektroniczne odpowiedniki.
W każdym przypadku ma zasadnicze znaczenie ilość odbiorców do jakich informacje są skierowane - od tego bowiem zależy wybór sposobu przekazu. Jeśli jest to niewielka liczba osób to wystarczy przygotować dokument za pomocą edytora tekstów, wydrukować za pomocą drukarki biurowej i na tym wszystko się kończy. Jeśli natomiast liczbę odbiorców mierzy się co najmniej w setki czy tysiące, to sprawa nabiera większego znaczenia, zwłaszcza finansowego, ale także organizacyjnego. Taki dokument musi wówczas mieć bardziej profesjonalny charakter.
Przygotowanie dokumentów w programach do składu tekstu
Druki okolicznościowe, niskonakładowe (akcydensy) wykonywane w drukarniach mają swoją hierarchię przygotowań. Składanie dokumentu do druku za pomocą specjalizowanego programu, np. Adobe Page Marker czy Quark Xpress wymaga przestrzegania pewnych zasad, także przez osoby, które tylko wstępnie przygotowują dokumenty. Użytkownicy edytorów tekstowych są przyzwyczajeni do tego, że dokumenty są drukowane tak jak są widoczne na ekranie. Niestety, format dokumentów ostatnich wersji Worda, podczas importu np. do Page Marker-a nie jest obsługiwany. Konieczne jest więc zamiana tego formatu na tekstowy lub RTF. Ponad to nie są także importowane tabele, często występują kłopoty z importem rysunków czy równań matematycznych. Wszystko to powoduje, że wynik komputerowego składu tekstu jest często zupełnie inny niż dokumentu pierwotnego. Aby więc rezultaty były zbliżone do naszych oczekiwań należy przestrzegać pewnych zasad.
Należy do nich np.:
zapisywanie dokumentu w formacie RTF,
posługiwanie się standardowym dla obu typu publikacji formatem plików graficznych, np. JPEG,
unikanie zbyt złożonego układu tekstu w dokumencie - właściwe formatowanie wykonuje się i tak później,
dołączanie nietypowych krojów czcionek do dokumentu,
unikanie niestandardowych kolorów.
Tak przygotowane dokumenty łatwiej i szybciej będzie można nie tylko wydrukować, ale także przekształcić na inną formę dystrybucji - elektroniczną.
Oczywiście można taki skład wykonać samemu, pod warunkiem posiadania umiejętności obsługi któregoś ze wspomnianych programów oraz tych programów, niestety drogich. Uzyskujemy wówczas możliwość kontroli nad procesem składu i możemy przygotować lustro wszystkich stron na kalce do naświetlania matryc lub przekazać gotowy do naświetlania - dokument uzyskamy wówczas na pewno w takim układzie jaki wykonaliśmy. Należy przy tym pamiętać o wielu innych koniecznych ustawieniach, np. wyborze określonej naświetlarki przy tworzeniu pliku postscriptowego, dołączaniu plików czcionek, itp. Przy dokumentach wymagających większej rozdzielczości druku niż oferuje drukarka laserowa czy doskonałych kolorów nie można tego uniknąć. Jeśli nie potrafimy zrobić tego sami, to oprócz kontrolnego wydruku pozostałe czynności muszą być wykonane w drukarni.
Drukowanie
Druk oznacza poniesienie pewnych kosztów. Ich wysokość uzależniona jest od nakładu, formatu dokumentu, rodzaju papieru itp. Każde zwiększenie ilości kolorów powoduje znaczny wzrost kosztów, ze względu na to, iż każdy kolor w małych drukarniach drukowany jest osobno i wymaga osobnej matrycy.
Alternatywą są różnego rodzaju urządzenia drukujące, które zastępują drukarnie. Należą do nich np. risografy pozwalające drukować bardzo szybko za pomocą farb drukarskich, ale w rozdzielczości takiej jak kserokopiarki i podobnej jakości. Można w nich uzyskiwać elementy koloru poprzez powtórne drukowanie stron. Podobny efekt można zresztą uzyskać także na zwykłej drukarce laserowej wymieniając tonery. Stosowanie risografów jest opłacalne dopiero przy drukowaniu kilkuset sztuk publikacji. Dopiero wówczas jest taniej niż przy kserowaniu dokumentów.
Inne tego typu urządzenia to drukarko-kopiarki, czy drukarki kolorowe drukujące w kilku kolorach w czasie jednego przebiegu. Ich cena sięga jednak kilkuset tysięcy złotych. Małej firmy nie stać na takie wydatki, więc coraz częściej stosuje się inne sposoby dystrybucji informacji.
Dystrybucja elektroniczna
Najczęściej stosuje się dwie: dystrybucję w Internecie (Intranecie) lub na płytach CD. Co więcej, forma dokumentów możliwa do przekazania w tych postaciach może być jednakowa, więc jest to jeszcze jeden powód na ich stosowanie.
Adobe Acrobat jest programem umożliwiającym zapis plików w formacie PDF przedstawiającym dokument tak jak wygląda w oryginale. Jest to format stosowany coraz częściej, standard do publikacji w Internecie dłuższych dokumentów takich jak książki, instrukcje obsługi, wszelkiego rodzaju dokumenty zawierające ilustracje. Do odczytu takich dokumentów stosuje się udostępniany za darmo Acrobat Reader. Użytkownik nie ma jednak możliwości edycji tych dokumentów, co w pewnym sensie chroni prawa autorskie. Ponieważ Adobe Acrobat jest programem komercyjnym, pojawiły się darmowe lub niewiele kosztujące programy alternatywne. Zapewne nie są one tak perfekcyjne w swoim działaniu i łatwe w obsłudze, ale są znacznie tańsze.
W Internecie można znaleźć, np. na stronie Chip-a takie programy: Simplepdf, Pdflink, Easypdf. Do tej grupy należy też MakePDF for Word umożliwiający konwersję z formatu Worda na PDF czy Pdf995.
Tworzenie plików PDF w Pdf995
Ten ostatni zainstalowałem i po kilku próbach na różnych komputerach uważam go za bardzo udany, przyjemny "programik". Po pobraniu ze strony producenta www.pdf995.com w postaci archiwum ZIP i rozpakowaniu program instalacyjny tworzy po prostu drukarkę PDF995, której ikona pojawia się w panelu sterowania.
Wybrany przez siebie dokument należy "drukować" przy jej użyciu. Dostępne są wszystkie opcje druku: rozdzielczość, układ strony, ale nie należy wybierać opcji "drukuj do pliku", gdyż tworzy się wówczas plik PRN a nie PDF.
Stworzyłem kilka dokumentów za pomocą tego programu i jestem zadowolony z efektów, mimo tego, iż program usiłuje połączyć się przez Internet ze stroną producenta podczas tworzenia pliku. Takie są jednak koszty korzystania z tej aplikacji do czasu wykupienia wersji komercyjnej za ok. 10$.
Program instalowałem na komputerach z różnymi konfiguracjami sprzętowymi i systemowymi. Zdarzały się wówczas błędy w pracy. Na przykład w komputerze z Windows 98 i zainstalowaną drukarką Minolta 1100 L, program podczas instalacji domagał się zainstalowania sterowników do Apple Writter II NT, co nic dobrego nie przyniosło, gdyż w zapisanych plikach PDF nie było polskich czcionek i ich rozmiar ulegał w dokumencie zmianie. Być może jest spowodowane to charakterem pracy drukarki Minolty (typ GDI).
Natomiast w komputerze z Windows Xp i drukarką HP Laser Jet 4P nie było problemów z dokumentami w jakiejkolwiek formie: CDR, DOC, JPG były zapisywane poprawnie.
Literatura:
Internet 4/02,
www.pdf995.com,
www.chip.pl,
DTP dla opornych, READ ME, Warszawa 1995.
Opracowanie: mgr Andrzej Bykowski
Zespół Szkół Technicznych w Suwałkach