Instrukcja dotycząca dokumentowania czasu pracy pracowników w ramach EFS

Wzór karty czasu pracy zamieszczony na stronie WUP jest przykładowym dokumentem, który beneficjenci mogą zmieniać i dostosowywać do własnych potrzeb.

Obowiązek dokumentowania czasu pracy i wykonywanych zadań dotyczy wolontariuszy (niezależnie od wymiaru czasu pracy) i pracowników, którzy w ramach umowy z beneficjentem wykonują oprócz pracy w ramach projektu również inne obowiązki (poza projektem).

W celu dokumentowania czasu pracy i zadań w ciągu miesiąca Beneficjent powinien posługiwać się „Miesięczną kartą czasu pracy pracownika objętego projektem”.

Miesięczna karta czasu pracy

Na podstawie Karty miesięcznej IW dokona weryfikacji kwalifikowalności zadań wykonywanych przez pracownika codziennie w okresie miesiąca. Kartę miesięczną składa się do IW łącznie z Wnioskiem beneficjenta o płatność.

W poszczególnych polach należy podać dane:

Na karcie należy umieścić logo właściwego programu operacyjnego oraz w nazwie karty umieścić nazwę programu, np: „Miesięczna karta czasu pracy pracownika zatrudnionego w ramach ZPORR”.

1. Okres objęty Kartą w formacie „dd.mm.rrrr”

2. Informacja o Wniosku beneficjenta o płatność, do którego dołączona jest Karta w formacie „dd.mm.rrrr”

3. Nazwa instytucji - beneficjenta.

4. Tytuł projektu zgodny z umową.

5. Numer umowy nadany przez IW.

6. Imię i nazwisko pracownika, którego praca jest dokumentowana przez Kartę.

7. Stanowisko, na którym pracuje pracownik.

8. Deklarowany we Wniosku czas pracy pracownika w ramach projektu: jako część etatu (np. 0,5) oraz jako odpowiadająca tej części liczba godzin.

9. Pole służy ustaleniu, czy wykonywane każdego dnia przez pracownika są kwalifikowalne. W kolumnie 1 ponumerowane są kolejne dni miesiąca. W kolumnie 2 należy podać krótki opis wykonywanych zadań (np. „sporządzanie raportu za I kwartał”). Zadania wykonywane przez pracownika powinny być zgodne z zakresem obowiązków. W kolumnie 3 należy podać liczbę godzin, jaką rzeczywiście zajęły pracownikowi opisywane zadania.

10. Stosunek godzin rzeczywiście przepracowanych w projekcie do wszystkich godzin przepracowanych u Beneficjenta w danym miesiącu w procentach. Pozycja zostanie wyliczona automatycznie po wypełnieniu pozycji „ogółem godzin”, niemniej jednak wyliczenie należy zweryfikować.

11. Kwota wynagrodzenia wypłacona pracownikowi za całkowity wymiar czasu przepracowany u Beneficjenta w okresie miesiąca.

12. Kwota wynagrodzenia przypadająca za czas przepracowany w ramach projektu. Pole zostanie wypełnione automatycznie”, niemniej jednak wyliczenie należy zweryfikować. (sposób wyliczenia: poz. 12 * poz. 10).

Karta jest podpisywana przez pracownika oraz bezpośredniego przełożonego (pkt. 1 - 10) oraz osobę upoważnioną do rozliczeń (pkt. 11 - 12).

---