Metodyka sporządzania zestawień tematycznych.
Bardzo ważnym rodzajem opracowań dokumentacyjnych wykonywanym przez krajową sieć inte są zestawienia tematyczne (ZT), czyli wykazy dokumentów na określony temat. W 30-letniej historii polskiej informacji naukowej, technicznej i ekonomicznej zestawienia tematyczne w latach 1955-67 nosiły nazwę tematycznych zestawień dokumentacyjnych i tematycznych zestawień bibliograficznych, w latach 1967-76 - tematycznych zestawień dokumentacyjnych, a od 1976 obowiązuje jednolita nazwa, czyli zestawienie tematyczne.
Wśród typów informacji występujących w procesie obsługi użytkowników na szczególną uwagę zasługują ZT dające:
- bieżącą, aktualną informację o postępie, kierunkach rozwoju nauki i techniki, osiągnięciach praktyki w zakresie rozwiązań technicznych, organizacyjnych, ekonomicznych itp.,
- retrospektywną informację obejmującą określony, np. kilkuletni okres dotyczący danego tematu.
Zestawienia Tematyczne to czynna forma obsługi informacyjnej, może mieć charakter informacji adresowanej zarówno indywidualnej, jak i zbiorowej. Zadaniem adresowanej informacji indywidualnej jest poinformowanie określonego użytkownika o istnieniu przydatnych mu dokumentów.
Zestawienie Tematyczne to retrospektywny wykaz dokumentów na dany temat, składa się z opisów bibliograficznych dokumentów, ewentualnie uzupełnionych analizami dokumentacyjnymi. Jest to jeden z rodzajów opracowań dokumentacyjnych, skierowujący do dokumentów na taki sam temat. ZT oprócz kart dokumentacyjnych jest najczęstszą formą informacji pochodnej, retrospektywnej, skierowującej bieżącej lub wyprzedzającej, wykorzystywana przede wszystkim:
We wstępnym lub rozpoznawczym etapie prac naukowych, badawczych, studialnych, projektowych itp.,
Przy opracowywaniu konkretnych przedsięwzięć organizacyjnych, technologicznych itp.,
Przy opracowywaniu artykułów, referatów, wykładów itp.
ZT wykonuje się wg obowiązujących polskich norm, wśród których należy szczególnie zwrócić uwagę na PN-75/N-01180 Arkusz 02. Opracowania dokumentacyjne. ZT, omawiającą wymagania ogólne elementy i formę graficzną ZT.
Rozróżnia się trzy rodzaje ZT:
-podstawowe- wykonywane jako pierwszy nadany temat,
-uzupełniające- sporządzane jako uzupełnienia wcześniejszych Zestawień na ten sam temat,
-związane- wykonane na pokrewny temat.
Każde ZT składa się z następujących elementów:
- karta tytułowa,
- spis treści,
- przedmowa (wstęp),
- część zasadnicza, pozycje ZT,
- indeksy,
- wykaz skrótów, symboli oraz ich rozwinięcie słowne,
- wykaz wykorzystanych czasopism oraz ich rozwinięcie słowne.
Karta tytułowa- zawiera informacje niezbędne do zidentyfikowania konkretnego Zestawienia i jego bliższą charakterystykę. Składa się z następujących elementów:
Nazwa, adres, telefon instytucji i ośrodka inte opracowującego ZT,
Symbole: UKD, klasyfikacji własnej, słowa kluczowe, deskryptory, określające tematykę danego ZT,
Określenie rodzaju ZT,
Tytuł ZT (zapisany wersalikami),
Określenie zakresu chronologicznego ZT,
Nazwisko i inicjał imienia opracowującego,
Określenie zakresu językowego ZT,
Uzupełnienia tytulatury:
Rodzaje wykorzystanych źródeł i dokumentów (omówienie)
Liczba pozycji ZT
Liczba stronic
Data opracowania,
Inne informacje ośrodka inte opracowującego ZT.
Spis treści zawiera nagłówki działów, poddziałów, części wraz z numerem ich pierwszej i ostatniej stronicy oraz numerami odpowiednich pozycji Zestawienia Tematycznego. Występuje tylko w przypadku Zestawień o dużej liczbie pozycji i rozbudowanej strukturze wewnętrznej.
Przedmowa zawiera informacje o metodzie opracowania ZT, zasadach doboru materiałów informacyjnych, uwagi dotyczące nadanego tytułu, omówienie lub charakterystykę najciekawszych pozycji, może również zawierać krótkie omówienie tematu Zestawienia. Występuje tylko w przypadku ZT o dużej liczbie pozycji i rozbudowanej strukturze wewnętrznej, może stanowić element 10 karty tytułowej.
Część zasadnicza obejmuje poszczególne, uporządkowane według określonej zasady pozycje Zestawienia, z czego każda z pozycji dotyczy innego dokumentu na ten sam temat (będący przedmiotem ZT).
Pozycja Zestawienia Tematycznego to zespół informacji dotyczących pojedynczego dokumentu, podany w określony sposób, według obowiązujących norm. Składa się ona z:
- numeru kolejnego
- informacji o miejscu przechowywania dokumentu
- opisu bibliograficznego danego dokumentu
- słów kluczowych, deskryptorów
- adnotacji lub analizy dokumentacyjnej.
Dane do wykonania poszczególnych pozycji ZT należy przejmować z autopsji (dokumentu pierwotnego) lub z dokumenty pochodnego, np. karty dokumentacyjnej, innego ZT, wydawnictw informacyjnych itp.
Indeksy to pomocnicze spisy, w których zestawiono pozycje indeksowe wykazujące materiał zawarty w części zasadniczej Zestawienia, ale w innym układzie. Składają się one z zapisów pozycji i haseł indeksowych.
Zapis indeksowy to zapis wybranego elementu opisu bibliograficznego lub inne cechy dokumentu. Zapis zaopatrzony jest we wskaźnik cyfrowy, czyli numer pozycji Zestawienia, ewentualnie również w odpowiedni numer stronicy.
W Zestawieniach Tematycznych możemy znaleźć kilka rodzajów indeksów, są to m.in.:
- indeks autorski- wykazujący w układzie alfabetycznym nazwy autorów dokumentów
- indeks alfabetyczny- wykazujący w układzie alfabetycznym nazwy autorów, współautorów, tytuły itp. dokumentów
- indeks chronologiczny- wykazujący pozycje indeksowe wg chronologii wydawniczej, piśmienniczej lub przedmiotowej
- indeks działowy- wykazujący pozycje indeksowe w układzie logicznym działów pierwszego stopnia przyjętej klasyfikacji
- indeks przedmiotowy- wykazujący w szeregu alfabetycznym tematy opisanych dokumentów
- indeks systematyczny- wykazujący pozycje indeksowe w układzie logicznym działów i poddziałów przyjętej klasyfikacji.
Wykaz skrótów, symboli oraz ich rozwinięcie słowne to wszystkie użyte w Zestawieniu skróty i symbole, które należy rozwinąć, podając ich pełne brzmienie w porządku alfabetycznym. Podstawą szeregowania są skróty wg normy PN-70/N-01158.
Wykaz wykorzystanych czasopism oraz ich rozwinięcie słowne to wszystkie skrócone tytuły czasopism (i wydawnictw zbiorowych) użyte w Zestawieniu należy je rozwinąć i podać ich pełne brzmienie w porządku alfabetycznym. Podstawą ich szeregowania są skróty tytułów według norm PN-68/N-01178, PN-76/N-01150.
Ustalając kierunki i zakres poszukiwań informacyjnych należy określić charakter i przeznaczenie tematu, do którego odnosi się dane Zestawienie. Konieczny jest w tym momencie element współpracy z użytkownikiem, czyli zamawiającym albo bezpośredniej, albo drogą wypełnienia przez niego specjalnego formularza.
Podstawą do opracowania ZT są przede wszystkim własne zbiory danego ośrodka inte lub biblioteki. Niekiedy, gdy wymaga tego waga Zestawienia Tematycznego albo specjalne potrzeby użytkownika, należy poszerzyć poszukiwania na zbiory innych ośrodków inte lub bibliotek. W przypadku, kiedy użytkownik nie wyrazi specjalnego życzenia odnośnie doboru dokumentów, należy prowadzić poszukiwania w kartotekach dokumentacyjnych i informacyjnych, katalogach bibliotecznych, wydawnictwach informacyjnych, abstraktowych wydawnictwach informacyjnych zagranicznych różnego typu, dokumentach niepublikowanych, informacjach z konferencji, sympozjów itp. krajowych i zagranicznych, sprawozdaniach z zagranicznych podróży służbowych, literaturze firmowej, w „Informatorze o Zestawieniach Tematycznych” CINTE, dokumentach pierwotnych takich jak książki, czasopisma itp.
Proces gromadzenia materiałów informacyjnych obejmuje:
- zebranie jak największej liczby materiałów informacyjnych o tematyce zgodnej z kierunkiem, zasięgiem i zakresem ZT,
- przeprowadzenie pierwszej (wstępnej) selekcji, w zależności od stopnia zależności zagadnienia i materiału informacyjnego, tym ostrzejszej, im bardziej zagadnienie jest znane opracowującemu ZT,
- wyeliminowanie dubletów.
Proces selekcji zgromadzonych materiałów informacyjnych powinien być przeprowadzony w ścisłym kontakcie z użytkownikiem lub, kiedy jest to niemożliwe, w ścisłym kontakcie ze specjalistą z danej dziedziny. Selekcja materiałów powinna być wynikiem synchronizacji potrzeb zamawiającego z merytoryczną oceną przydatności materiałów informacyjnych z uwzględnieniem ich ilości, jakości, zasięgu i zakresu.
Przy redagowaniu Zestawienia należy zwrócić uwagę na następujące problemy merytoryczne:
-zakres rzeczowy, czyli zamieszczanie pozycji naprawdę ważnych,
-uwzględnienie materiałów informacyjnych, które mogą być osiągalne i wykorzystane, np. należy pomijać pozycje znajdujące się poza krajem, lub w językach słabo znanych,
-zasięg chronologiczny, czyli zamieszczenie pozycji nie starszych niż sprzed 5-7 lat
- zasięg językowy, czyli umieszczanie pozycji wydanych w przede wszystkim pięciu podstawowych językach (polskim, rosyjskim, niemieckim, angielskim, francuskim), należy liczyć się z faktem, że użytkownik zna jeden lub dwa języki obce, a pozostałe pozycje będą wymagały tłumaczenia.
Każde Zestawienie Tematyczne podlega opracowaniu dokumentacyjnemu w postaci sporządzenia na jego podstawie odpowiedniej karty dokumentacyjnej.
Elementy karty dokumentacyjnej ZT:
Informacje pomocnicze:
- symbol UKD,
- odpowiednik słowny symbolu UKD,
- symbole klasyfikacji własnej,
- sygnatura ZT,
- skrót nazwy instytucji opracowującej i przechowującej ZT,
- kod nazw języka,
Opis bibliograficzny:
- tytuł, podtytuł, dodatki do tytułu,
- rok opracowania,
- opis zewnętrzny (ogólna liczba stron),
- określenie liczby pozycji ZT,
- określenie techniki wykonania,
- nazwa instytucji oraz ośrodka inte, w którym ZT zostało opracowane oraz jej siedziba,
Słowa kluczowe, deskryptory,
Analiza dokumentacyjna,
Nazwisko i imię (inicjał) opracowującego ZT.
Analiza dokumentacyjna Zestawienia różni się od analiz dokumentacyjnych innych dokumentów.
Elementy analizy dokumentacyjnej ZT:
- określenie rodzaju Zestawienia Tematycznego,
- informacje o wykorzystanych źródłach,
- charakterystyka części zasadniczej,
- określenie zasięgu chronologicznego,
- określenie zasięgu językowego,
- informacja o indeksach,
- informacja o wykazach skrótów.
Etapowanie czynności tworzenia Zestawienia Tematycznego:
Przyjęcie zlecenia na opracowanie ZT,
Dokonanie uwzględnień merytorycznych i formalnych z zamawiającym,
Opracowywanie ZT:
Ustalenie zakresu i kierunku poszukiwań materiałów informacyjnych,
Wyszukiwanie i gromadzenie materiałów informacyjnych ze zbiorów własnych i ewentualnie obcych,
Wstępna selekcja materiałów informacyjnych wykonana przez dokumentalistę,
Selekcja właściwa przeprowadzona wspólnie przez dokumentalistę i zamawiającego,
Opracowanie części zasadniczej ZT,
Opracowanie indeksów, wykazów, spisu treści, przedmowy, karty tytułowej,
Przepisanie i powielenie ZT,
Przekazanie ZT zamawiającemu oraz do zbiorów biblioteki ośrodka inte,
Opracowanie karty dokumentacyjnej ZT, przesłanie jej do CINTE.
Forma graficzna ZT
Karta tytułowa Zestawienia Tematycznego może być powielonym maszynopisem, na którym wpisuje się elementy danego Zestawienia. Zestawienie tematyczne może być maszynopisem o formacie A4, ewentualnie powielonym zbiorem kart dokumentacyjnych lub innych ułożonych w przyjętym układzie (stosuje się wówczas, gdy brak jest czasu na przepisanie ZT na maszynie lub brak maszynistki)
Sosnowska K., Opracowywanie zestawień tematycznych (wskazówki metodyczne), s. 6
Dz. Cyt, s. 6
Dz. Cyt, s. 8
Dz. Cyt, s. 8
Dz. Cyt., s. 9