O Autorce

Elaine Mauriel jest prezesem Marmel Enterprises, organizacji specjalizującej się w prowadzeniu szkoleń dotyczących oprogramowania. Jest autorką lub współautorką ponad 20 książek o tematyce informatycznej, m.in. takich jak Word for Windows, Word for Mac, Quicken for Windows, Quicken for DOS, 1-2-3 for Windows, Lotus Notes i Excel. Współpracuje również z miesięcznikami Inside Peachtree for Windows, Inside Timeslips oraz Inside QuickBooks for Windows.

(dedykacja)

Książkę dedykuję Mamie, z wyrazami miłości, dziękując za zrozumienie i wsparcie

Przedmowa

Zarządzanie projektami może być zajęciem równie interesującym jak planowanie lotu wahadłowca lub tak przyziemnym jak planowanie codziennej konserwacji linii technologicznej. Projekt może przynieść taką satysfakcję jak odkrycie żyły złota lub być tak katastrofalny jak dziewiczy rejs Titanica. Budżet projektu może wynosić 20 zł, ale może też wynieść 20 mln złotych. Wszystkie projekty mają jednak pewną cechę wspólną — możliwość odniesienia sukcesu lub poniesienia porażki, co oznacza, że powodzenie projektu zależy wyłącznie od naszych kompetencji i zaangażowania — jeżeli wszystko zrobimy w prawidłowy sposób, osiągniemy założony cel.

Dlaczego warto skorzystać z tej książki?

Microsoft Project stanowi narzędzie umożliwiające wprowadzenie w życie zasad i praktyk zarządzania projektami pomagających w odniesieniu sukcesu. Dlatego też książka ta nie tylko informuje o tym, jaki przycisk kliknąć i gdzie wpisać dane o projekcie, ale także przedstawia zarys koncepcji, której wdrożenie sprawi, że komputerowe zarządzanie projektami będzie przebiegać zgodnie z naszymi życzeniami.

Sposoby korzystania z książki

W książce autorka umieściła przykłady rzeczywistych projektów z różnych sfer działalności, dlatego Czytelnik z łatwością będzie mógł odnaleźć sposoby rozwiązania problemów podobnych do tych, z jakimi spotyka się przy realizacji własnych projektów. Liczne wskazówki i porady pomogą w rozwiązywaniu rzeczywistych problemów.

Microsoft Project 2000. Biblia jako podręcznik

Z książki można korzystać jak z podręcznika do nauki obsługi programu Project — od podstaw do poziomu zaawansowanego.

Microsoft Project 2000. Biblia jako informator

Książkę można potraktować również jako źródło informacji, z którego korzystać możemy w razie potrzeby — poszukując porady, informacji czy odpowiednich procedur.

Do kogo adresowana jest ta książka?

Oprogramowanie służące do zarządzania projektami, w przeciwieństwie do oprogramowania edytorów tekstu lub arkuszy kalkulacyjnych, dla większości użytkowników jest czymś zupełnie nowym.

Jeżeli jesteś nowicjuszem w zarządzaniu projektami. Ta książka jest przeznaczona właśnie dla Ciebie. W pierwszych rozdziałach wyjaśnione zostały podstawowe kwestie związane ze skomputeryzowanym zarządzaniem projektami, których poznanie stanowi podstawę do dalszej nauki obsługi programu Project.

Jeżeli masz doświadczenie w zarządzaniu projektami. Ta książka jest przeznaczona również dla Ciebie. Przedstawia wszystkie nowości programu i różnorodne techniki pracy z programem.

Aby móc skorzystać z niniejszej książki, Czytelnik powinien znać przynajmniej podstawy środowiska Windows. Jednak najważniejsza jest silna motywacja do nauki obsługi programu.

Specjalne właściwości książki

W celu ułatwienia korzystania z książki została ona zaprojektowana w specjalny sposób. Poniżej znajduje się opis jej specyficznych właściwości.

Konwencje formatowania

Aby usprawnić naukę, w książce zastosowano następujące konwencje formatowania:

1. Tekst, jaki należy wpisać. Jeżeli Czytelnik powinien wpisać tekst, na przykład do harmonogramu projektu, jest on zaznaczony stylem Wyróżnienie.

2. Korzystanie z myszy. Kliknięcie oznacza kliknięcie lewym przyciskiem myszy, a dwukrotne kliknięcie oznacza dwukrotne kliknięcie lewym przyciskiem myszy. Kliknięcie prawym przyciskiem myszy jest opisane w stosowny sposób.

3. Kombinacje klawiszy. Skróty klawiaturowe są zapisywane w następujący sposób: Alt+Tab. Należy wcisnąć pierwszy klawisz i przytrzymać go podczas wciskania drugiego klawisza.

4. Polecenia menu. Przedstawione są w kolejności ich wybierania lub za pomocą strzałki poleceń, np. Wybierz Plik ⇒ Otwórz.

5. Nowe terminy. Pojawiające się nowe terminy są zaznaczone kursywą.

Ikony na marginesie

W całej książce można znaleźć specjalne ikony umieszczone na lewym marginesie, zwracające uwagę na informacje dodatkowe, skróty i rady, ostrzeżenia o potencjalnych możliwościach popełnienia błędu, informacje o nowych funkcjach programu Project 2000, odnośniki do dodatkowych informacji, a także informacje dotyczące korzystania ze wspaniałego oprogramowania dostępnego na dołączonym do tej książki CD-ROM-ie. Wyglądają one następująco:

Informacje w ramkach

Informacje w ramkach, takie jak tu przedstawiona, zawierają dodatkowe informacje lub szczegóły. Zostały one tak zaprojektowane, aby można było je pominąć, gdy chcemy szybko wykonać określone zadanie.

Jednak jeśli mamy więcej czasu na przeanalizowanie tematu, informacje przedstawione w ramkach mogą być bardzo cenne — umożliwiają one bardziej dogłębne poznanie sposobu działania programu Project.

Ikona Uwaga sygnalizuje dodatkowe informacje dotyczące omawianej aktualnie kwestii.

Wskazówka umożliwia zaoszczędzenie czasu pracy, podając najlepszy sposób wykonania określonej czynności.

Ostrzeżenie stanowi przestrogę przed procedurą lub czynnością, która może być przyczyną problemów, takich jak np. utrata danych lub nieodwracalna zmiana w pliku.

Ikona wyróżnia nową funkcję występującą w programie Project 2000.

Ikona odsyłająca do źródła dodatkowych informacji na aktualnie omawiany temat. Wskazuje inny rozdział lub podrozdział w dowolnym miejscu książki.

Ikona oznaczająca CD-ROM sygnalizuje istnienie na dołączonym do książki CD-ROM-ie przydatnego oprogramowania lub szablonu.

Układ książki

Układ książki odpowiada sposobowi, w jaki Czytelnik będzie korzystał z programu Microsoft Project. Na początku zawarte zostały podstawowe informacje, po których znajdują się informacje o tym, co jest potrzebne do stworzenia harmonogramu i późniejszego śledzenia postępów. W ostatnich rozdziałach są przedstawione bardziej zaawansowane techniki umożliwiające dostosowanie programu do własnych potrzeb, do pracy w grupach roboczych i w systemie sieciowym.

Część I Zarządzanie projektami — podstawy

W części pierwszej omówione zostały podstawowe pojęcia i terminy związane z zarządzaniem projektami, niezbędne do nauki obsługi programu Project. W rozdziale 1. dowiemy się, w jaki sposób Microsoft Project pomaga w sprawowaniu kontroli nad projektami, a także poznamy etapy tworzenia projektu. W rozdziale 2. wstępnie poznamy środowisko oprogramowania Project.

Część II Rozpoczęcie pracy nad projektem

W tej części dowiemy się, jakich informacji należy dostarczyć programowi, by mógł spełniać swoje zadanie. Rozpoczniemy tworzenie własnego harmonogramu, dodając zadania do struktury konspektu w rozdziale 3. W rozdziale 4. określimy terminarz zadań oraz zależności pomiędzy zadaniami. Zasoby ludzkie i inne zaczniemy przydzielać do zadań w rozdziale 5., w którym również nauczymy się określać wpływ zasobów na koszty projektu, a także omówimy kwestię nadgodzin i pracy na zmiany.

Część III Udoskonalanie projektu

Zanim nasz projekt będzie gotowy do realizacji, musimy go doszlifować, podobnie jak podczas pracy z edytorem tekstu sprawdzamy pisownię. W rozdziale 6. przedstawione zostały sposoby analizowania informacji, a w rozdziale 7. znajdziemy informacje, w jaki sposób zmieniać i dostosowywać widoki do własnych potrzeb, aby w przydatny dla nas sposób przedstawiały informacje. W rozdziale 8. dowiemy się, w jaki sposób nadać naszemu harmonogramowi profesjonalny wygląd przez formatowanie tekstu i modyfikację wyglądu elementów wykresu. Następne dwa rozdziały stanowią omówienie narzędzi programu służących do rozwiązywania konfliktów w naszym harmonogramie. Rozdział 9. przedstawia sposoby rozwiązywania konfliktów w terminarzu harmonogramu. W rozdziale 10. przedstawiono kwestię rozwiązywania konfliktów w zasobach, jakie mogą powodować pracownicy o nadmiernym przydziale pracy lub niewystarczająco wykorzystany sprzęt.

Część IV Śledzenie postępów

W tej części Czytelnik otrzyma nagrodę za skrupulatne wprowadzanie danych i cierpliwe rozwiązywanie problemów. Po określeniu harmonogramu bazowego i rozpoczęciu realizacji projektu będziemy mogli śledzić jego postępy i kontrolować dane o stanie projektu z różnych punktów widzenia. W rozdziale 11. znajduje się przegląd całego procesu śledzenia. W rozdziale 12. przedstawione są sposoby śledzenia postępów poszczególnych zadań. W rozdziale 13. nauczymy się tworzyć raporty o stanie projektu dla różnych osób, od kierownictwa począwszy, na indywidualnych członkach zespołu skończywszy. Rozdział 14. zawiera porady i metody dotyczące analizowania postępów i wprowadzania poprawek pozwalających zmieścić się w założonym harmonogramie i budżecie.

Część V Praca w grupach roboczych

Większość projektów, których postępy warto śledzić za pomocą programu Project, jest realizowanych przez przynajmniej kilka osób. Grupy robocze, zespoły i komitety często tworzą zespoły robocze pracujące codziennie nad projektem. W rozdziale 15. przedstawione są sposoby kontaktowania się z członkami grupy roboczej i możliwości zabezpieczania plików projektu. Rozdział 16. przedstawia sposoby korzystania z programu w sieci WWW. W rozdziale 17. dowiemy się, w jaki sposób zarządzać kilkoma projektami naraz oraz jak łączyć mniejsze projekty w jeden większy harmonogram.

Część VI Zaawansowane techniki programu Microsoft Project

Część VI dostarcza rad i informacji ułatwiających korzystanie z programu Microsoft Project. W rozdziale 18. dowiemy się, w jaki sposób dostosować środowisko programu do własnych potrzeb. W rozdziale 19. przedstawione są makra — proste programy umożliwiające zapisywanie i automatyczne odtwarzanie serii często wykonywanych czynności, co pozwala skrócić czas pracy. W rozdziale 20. dowiemy się, w jaki sposób można eksportować informacje z programu Project, a także jak importować do niego informacje. Importowanie informacji z innego programu pozwala zaoszczędzić czas poświęcany na ponowne wprowadzanie danych.

Dodatki

Pierwsze trzy dodatki dostarczają informacji pomocnych w zarządzaniu projektami. W dodatku D przedstawiona jest zawartość i sposób instalacji CD-ROM-u dołączonego do niniejszej książki, który zawiera wersje próbne oprogramowania, szablony pomocne w szybszym tworzeniu standardowych harmonogramów, a także stronę WWW z łączami do miejsc ważnych dla środowiska koordynatorów projektów, z uwzględnieniem łączy do niektórych firm oferujących dodatkowe oprogramowanie dla programu Project.

Słowniczek

Słowniczek zamieszczony na końcu książki zawiera wiele terminów dotyczących zarządzania projektami. Terminy te są zawsze definiowane w tekście książki, gdy pojawiają się po raz pierwszy, ale słowniczek stwarza możliwość sprawdzenia ich w późniejszym czasie. Słowniczek zawiera zarówno terminy polskie, jak i ich odpowiedniki w wersji angielskiej programu.

---