Jak wykonać tę samą pracę w dwa razy krótszym czasie?
I jeszcze zrealizować wszystkie zaplanowane zadania?
I znaleźć każdego dnia więcej czasu dla siebie?
Tak można tylko w Erze - odpowie ktoś parafrazując znaną reklamę sprzed kilku miesięcy.
Bo skoro każdego dnia spadają na nas nieprzewidziane czynności i nowe problemy, a trzeba jeszcze zrealizować wcześniejsze zobowiązania, to jak w tym wszystkim znaleźć więcej czasu?
Badania wykazują, że większość menedżerów aż 80% swego czasu poświęca na spotkania, rozmowy i rozwiązywanie problemów, a także zaznajamianie się z treścią przeróżnych dokumentów i pisanie kolejnych. Tylko 18% swego czasu poświęcają oni na pracę twórczą.
Czy Ty także do nich należysz?
Jedynie wybitni liderzy, którzy doskonale potrafią zarządzać swoim czasem, potrafią odwrócić te proporcje. Poświęcają tylko 10% czasu na rutynową pracę papierkową, a aż 60% na pracę twórczą.
Czy jednak tylko wybitni menedżerowie potrafią skutecznie i szybko wykonać swoją pracę? Fachowcy twierdzą, że jeżeli zaledwie o 1/4 skrócisz czas poświęcany na spotkania z ludźmi, pisanie listów, faksów, e-maili, czytanie raportów czy telefonowanie, to automatycznie podwoisz czas, który będziesz mógł przeznaczyć na pracę twórczą. Tym samym wykonasz swoją pracę w czasie dwukrotnie krótszym!
Jak to zrealizować w praktyce?
Zredukuj o 50% liczbę przerw w pracy.
Praktyka pokazuje, że każda przerwa pociąga za sobą podwójną stratę czasu - czas przerwy oraz niemal równy jej czas na ponowne wdrożenie się do pracy. Jak więc zmniejszyć liczbę przerw?
1. Ogranicz kontakty z ludźmi, z którymi pracujesz. Podziel ich na trzy kategorie: tych, którzy mają do Ciebie dostęp nieograniczony (np. klienci, prezes firmy), ograniczony (pracownicy, bezpośredni przełożony) oraz okazjonalny (np. pracownicy Twoich pracowników).
Pierwsza grupa powinna mieć możliwość kontaktowania się z tobą o każdej porze.
Z osobami z drugiej grupy rozmawiaj tylko wówczas, gdy ich wizyta jest podyktowana rzeczywiście ważną przyczyną. Poproś, aby wcześniej przysłali Ci notatkę, o czym chcą rozmawiać i czego od Ciebie oczekują. Wtedy zdecydujesz, czy sprawa wymaga Twojej interwencji. Jeżeli twoja ingerencja okaże się niezbędna określ konkretny termin oraz czas trwania spotkania. Twoi podwładni, a szczególnie szef, powinni zrozumieć, że masz dużo pracy i nie można Ci przeszkadzać z błahych powodów.
Z osobami z grupy trzeciej spotykaj się jak najrzadziej - muszą zwracać się z codziennymi problemami do własnych szefów.
2. Unikaj niepotrzebnych kontaktów towarzyskich - np. współpracownika, który przychodzi do Ciebie, aby porozmawiać o filmie, jaki wczoraj oglądał. Powiedz mu: „Cieszę się, że wpadłeś. Chciałbym, żebyś coś dla mnie zrobił”. Gdy koledzy dowiedzą się, że zawsze mogą wyjść od Ciebie obarczeni dodatkową sprawą do załatwienia, dwa razy się zastanowią, zanim Ci przeszkodzą.
Zredukuj o połowę czas spędzany na rozmowach telefonicznych.
1. Jeżeli w odpowiedzi na pozostawioną wiadomość oddzwaniasz do kogoś, najlepiej zrób to przed porą lunchu lub przed zakończeniem przez niego pracy - wtedy Twój rozmówca sam będzie skracał rozmowę.
2. Przed każdą rozmową telefoniczną zastanów się, ile czasu chcesz na nią przeznaczyć. Postaw na stole klepsydrę lub nastaw budzik. Gdy ten czas upłynie, zakończ rozmowę. Powiedz swojemu rozmówcy, że za chwilę masz spotkanie, albo że właśnie przyszedł ważny klient.
3. Sprawy o podobnym charakterze staraj się załatwiać w jednym czasie. Jeżeli planujesz np. wykonanie w ciągu dnia 10 telefonów, to nie rozkładaj tego na cały dzień i nie rozdzielaj innymi czynnościami. Postaraj się wykonać je w jednym bloku. Podobnie postępuj zresztą nie tylko z telefonami lecz także z korespondencją oraz rozmowami z pracownikami.
4. Gdy uważasz, że rozmowa trwa zbyt długo, albo jej tematem nie są już ważne sprawy, spróbuj zniechęcić rozmówcę monosylabami. Odpowiadaj na pytania tylko „tak” lub „nie”. Nie zadawaj pytań otwartych, zaczynających się od „dlaczego” ani „co myślisz o...”, ponieważ zmuszasz go w ten sposób do dłuższych odpowiedzi.
Nigdy jednak nie skracaj rozmów z klientami. Jeżeli łączy Cię sekretarka, powiedz jej, że klientów powinna łączyć o każdej porze. To dla nich przecież pracujesz!
O 30% skróć czas, poświęcany na korespondencję i sprawy administracyjne.
1. Zleć komuś z pracowników (lub sekretarce) przeglądanie całej przychodzącej korespondencji - wewnętrznej i zewnętrznej. Niech opowie Ci, kto napisał do Ciebie
i o czym. Ty powinieneś dostawać tylko te pisma, w przypadku których musisz podjąć jakieś działanie.
2. Pisma, które trafiają na Twoje biurko, najpierw przeglądaj. Przeczytaj tytuł, spis treści, datę, obejrzyj mapy, rysunki i wykresy. Jeżeli jest w nich podsumowanie - Twoje zadanie będzie prostsze. Szukaj konkretnych informacji, które pomogą Ci zdecydować, czy poświęcisz na list trochę uwagi, czy od razu wyrzucisz go do kosza.
3. Jeżeli jakiś dokument zainteresował Cię, przeczytaj go pobieżnie. Poznasz materiał
w zarysie. Musisz prześlizgnąć się wzrokiem w dół i w poprzek strony, zwracając uwagę na tytuły, podtytuły, początkowe i końcowe akapity oraz słowa i zdania kluczowe ze względu na temat. Poproś kogoś, kto przygotowuje pisma, by najważniejsze fragmenty były napisane wytłuszczoną czcionką lub zakreślone kolorowym markerem. Pobieżne przeczytanie na przykład tego artykułu powinno Ci zająć około minuty.
4. Ważniejsze dokumenty naucz się czytać szybko. Przebiegaj oczyma tekst od góry do dołu środkiem strony tekstu i czytaj tylko te słowa, które znajdują się blisko środka. Gdy Cię coś zainteresuje, przeczytaj całe zdanie. Dzięki temu poznasz sens tekstu bez czytania wszystkich użytych w nim słów. Szybkie czytanie tego artykułu powinno Ci zająć niecałe 2 minuty.
Zwiększ przynajmniej dwukrotnie czas, który przeznaczasz na pracę twórczą.
1. Pracuj zgodnie z rytmem swojego zegara biologicznego. Jeżeli jesteś bardziej efektywny rano, powiedz wszystkim, że zaczynasz urzędowanie od 10. Przychodź na 7-7.30. Zobaczysz, ile pracy wykonasz w tym czasie. Podobnie postępuj, jeśli wolisz pracować popołudniami
- zostań w pracy dwie godziny dłużej.
Najłatwiej będzie Ci wprowadzić ten zwyczaj, gdy pracujesz w osobnym pokoju. Ale co zrobić, jeżeli siedzisz w jednym pokoju z kilkoma pracownikami? Przede wszystkim oddziel od nich swoje miejsce pracy. Postaw biurko w kącie pokoju, z dala od drzwi (najlepiej po przekątnej, abyś widział, kto wchodzi do pokoju, co pozwoli Ci odpowiednio wcześniej zareagować).
Odgrodź się szafką z książkami lub kwiatami.
2. Kiedy pracujesz, postaw na biurku lub powieś na szafce kartkę z napisem: „Nie przeszkadzać”. Jeżeli rzeczywiście będziesz pracował każdego dnia o stałych porach, zarówno pracownicy, jak i zwierzchnicy nauczą się, by Ci wtedy nie przeszkadzać.
3. Gdy jesteś bardzo zajęty, nie odbieraj telefonów. Poproś któregoś z pracowników, by robił to za Ciebie. Powiedz, że nie ma Cię dla nikogo, tak jakbyś wyszedł z biura. Wyłącz też telefon komórkowy.
4. Umów się sam ze sobą na wykonanie rzeczy ważnych. Zapisz sobie w kalendarzu określony czas na ich realizację, tak jak byś umawiał się na spotkanie. Najlepiej zrób to na początku miesiąca. Wtedy sprawy pilne, pojawiające się w trakcie pracy, nie odsuną na później tych naprawdę ważnych.
5. Codziennie z samego rana zrealizuj choć jedno ważne zadanie. To jedna z tajemnic ludzi sukcesu. Potrafią oni z rana, zanim zwalą im się na głowę codzienne problemy - telefony, poczta, kłopoty pracowników - załatwić przynajmniej jedną ważną sprawę. Możesz to zrobić nawet w domu, przed wyjściem do pracy. Udany początek dnia z pewnością Cię dobrze nastroi. Zamiast więc zaczynać dzień od lektury gazety albo filiżanki kawy, zrób coś ważnego.
6. Musisz wyznaczyć sobie czas, w którym to wszystko wykonasz. Staraj się nie planować zbyt długiego czasu na realizację zadania, ponieważ doświadczenie wskazuje, że praca trwa zawsze tak długo, jak dużo czasu przeznaczyłeś na jej wykonanie. Wyznacz więc sobie limit czasowy, w którym zrealizujesz każdą czynność - przeprowadzisz rozmowę telefoniczną czy napiszesz raport. Zobaczysz, jak można się zmobilizować, gdy trzeba zdążyć na czas. Taki stres nie jest szkodliwy, pomaga natomiast lepiej się mobilizować. Tylko pamiętaj, nie możesz popaść w przesadę. Nie wyznaczaj więc sobie zbyt krótkiego czasu, bo zawsze będziesz miał opóźnienia i w końcu znienawidzisz swoją pracę.
Jeżeli zastosujesz zaprezentowane wyżej porady, nie tylko wykonasz każdą pracę dwa razy szybciej, ale będziesz również bardziej wypoczęty - bo nie ma przecież nic bardziej męczącego niż całodzienna nieefektywna praca papierkowa.
Co zrobić, by mieć więcej czasu dla siebie?
Przede wszystkim zaplanuj każdy dzień racjonalnie.
Planujesz zrealizować w ciągu dnia kilka ważnych zadań, odbyć ważne spotkania, omówić
z pracownikami ich nowe obowiązki, napisać kilka pism i raportów oraz wykonać kilka telefonów. Nie zrealizowałeś jeszcze połowy tego planu, a już kończy się dzień pracy.
Z pewnością znasz to z własnego doświadczenia - czas „przeciekł” Ci między palcami.
Zaplanuj sobie nie cały dzień, ale tylko 60% czasu pracy. Zostawisz sobie wtedy czas na nieprzewidziane wydarzenia, „zakłócacze” i prace spontaniczne. Fachowcy uważają, że nieoczekiwane sprawy zabierają codziennie około 20% czasu, a czynności spontaniczne - np. wpadasz na doskonały pomysł i zaczynasz go realizować - ok.20%. Jeżeli będziesz o tym pamiętać i uwzględnisz ten czas podczas planowania, nie wpadniesz w niepotrzebny stres.
Pamiętaj, że w piątej godzinie pracy (czyli około pierwszej po południu dla tych, co zaczynają ją o 8 rano) pojawia się kryzys. Na ten czas nie planuj rozwiązywania trudnych problemów ani spotkań z wymagającymi klientami. Najtrudniejsze zadania wyznaczaj sobie zawsze na ten moment, gdy czujesz przypływ sił i energii. Zwykle zdarza się to o tej samej porze. Większość ludzi osiąga największą wydajność, a tym samym najlepiej i najsprawniej wykonuje swoja pracę, między 9 a 11 rano.
Jeżeli codziennie kończysz dzień z przeświadczeniem, że mimo całodziennej harówki i tak nie zrobiłeś wszystkiego co powinno zostać wykonane, to spróbuj to zmienić! Na dłuższą metę nie dasz rady tyle pracować, przestaniesz być sprawny i efektywny a ponadto grozi Ci, że - przemęczony - popełnisz błędy o zasadniczym znaczeniu dla biznesu.
Jeszcze dzisiaj zrób:
1. Po skończeniu pracy, jeszcze przed wyjściem do domu, zastanów się jaka jest najważniejsza rzecz, którą jutro powinieneś zrobić?
2. Następnie ustal 5 do 7 innych równie ważnych zadań, które chcesz zrealizować jutro
i zapisz je. Żeby być pewnym, że wybrałeś rzeczywiście sprawy najważniejsze
- skorzystaj z wyżej opisanej metody wyboru priorytetów.
3. Zaplanuj dzień rozsądnie - nie zakładaj, że wykonasz czynności w minimalnym, możliwym czasie, ponieważ na pewno Ci się to nie uda. Nie planuj też więcej niż
60 % dnia pracy - resztę i tak zajmą Ci czynności nagłe, nieprzewidziane i zwykłe, codzienne przerywniki.
Zrób to jutro:
1. Gdy skończysz jutro pracować wyjmij swoją listę zadań i sprawdź, czy je rzeczywiście zrealizowałeś. Zadaj sobie też pytanie, które zadanie, z tych co dzisiaj wykonałeś, było najważniejsze - skonfrontuj - czy była to właśnie ta czynność, którą wczoraj uznałeś za najważniejszą.
2. Jeżeli nie udało Ci się zrealizować wszystkich zadań z listy, a nie straciły one jeszcze na aktualności - wpisz je na początek listy działań, które planujesz zrobić następnego dnia.
Życzę powodzenia.
Pozdrawiam
Daniel Sukniewicz