Temat: Pisma w sprawach osobowych w korespondencji wewnętrznej i zewnętrznej.

Do korespondencji zewnętrznej zaliczamy pisma, które firma otrzymuje z ze­wnątrz, i pisma, które wysyła na zewnątrz. Pisma te wymagają szczególnie sta­rannego przygotowania i zgodnej z przyjętymi zasadami formy. Ze względu na tematykę pisma dzielimy na grupy.

Korespondencja zaliczana do pism w sprawach osobowych prowadzona jest w trzech fazach, wynikających ze stosunku pracy:

Faza I - Przyjmowanie do pracy:

• List motywacyjny

• Curriculum vitae (życiorys)

• Kwestionariusz osobowy

• Prośba o udzielenie in­formacji o osobie kiero­wana do Krajowego Re­jestru Karnego

• Umowa o pracę

• Powołanie

• Pismo nominujące

Faza II - Zatrudnianie pracownika:

• Przydział czynności

• Pismo o awansie

• Pismo o zmianę umo­wy o pracę

• Pismo o zawieszeniu

• Zaświadczenie o pracy

• Karta urlopowa

Faza III - Rozwiązywanie stosunku pracy:

• Pismo o wypowiedze­niu umowy

• Pismo o rozwiązaniu umowy bez wypowie­dzenia

• Pismo o rozwiązywa­niu umowy za porozu­mieniem stron

• Świadectwo pracy

• Opinia o pracowniku

Dokumentacja ta powinna być sporządzana z najwyższą starannością i gro­madzona zgodnie z przepisami Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki So­cjalnej z dnia 28 maja 1996 roku (Dz. U. Nr 62/96 poz. 286) Zgodnie z § 6 ust. 1 tego rozporządzenia, pracodawca zakłada i prowadzi akta osobowe od­dzielnie dla każdego pracownika.

Zasady prowadzenia akt osobowych

1. Akta osobowe zakłada się i prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika -podział podmiotowy.

2. Dokumenty w aktach osobowych grupuje się w trzech wyodrębnionych częś­ciach oznakowanych literami A,B,C.

3. Dokumenty osobowe powinny być ułożone w porządku chronologicznym i ponumerowane.

4. Pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika odpisy lub kopie dokumentów, po stwierdzeniu ich zgodności z oryginałem.

5. Pracodawca sporządza umowę o pracę co najmniej w dwóch jednobrzmią­cych egzemplarzach. Oryginał doręcza pracownikowi za pisemnym pokwi­towaniem odbioru, a kopię włącza do jego akt osobowych.

AKTA OSOBOWE CZĘŚĆ A

Dokumenty zgromadzone w związku z

ubieganiem się o zatrudnienie

1. List motywacyjny, CV.

1. Wypełniony kwestionariusz osobowy wraz z nie­ zbędną liczbą fotografii.

2. Świadectwo pracy z poprzedniego miejsca pracy.

2. Dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodo­we, niezbędne do wykonywania oferowanej pracy(np. dyplomy, świadectwa).

5. Świadectwa ukończenia szkól.

5. Orzeczenia lekarskie stwierdzające brak prze­ciwwskazań do pracy na określonym stanowisku.

6. Inne dokumenty, jeżeli obowiązek ich przedło­żenia wynika z odrębnych przepisów (np. prawo jazdy, uprawnienia elektryczne, licencje za­wodowe) .

AKTA OSOBOWE CZĘŚĆ B

Dokumenty dotyczące nawiązywania stosunku

pracy oraz przebiegu zatrudnienia

1. Umowa o pracę, a także zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z umowy o pracę.

2. Pisemne potwierdzenie zapoznania się przez pra­cownika z przepisami i informacjami określonymi w § 4 oraz zaświadczenie o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy.

3. Dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mie­nia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się.

4. Dokumenty związane z podnoszeniem przez pracow­nika kwalifikacji zawodowych.

5. Oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracowni­kowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych wa­runków w innym trybie.

6. Dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia, a także z wymierzeniem kary porządkowej.

7. Pisma dotyczące udzielania pracownikowi urlopu wychowawczego oraz urlopu bezpłatnego.

8. Orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi.

9. Umowa o zakazie konkurencji, jeżeli strony za­warły taką umowę w okresie pozostawania w sto­sunku pracy.

10. Korespondencja z reprezentującą pracownika zakła­dową organizacją związkową we wszystkich sprawach wynikających ze stosunku pracy, wymagających współdziałania pracodawcy z tą organizacją lub in­nymi podmiotami, z którymi konsultuje się w sprawach dotyczących stosunku pracy.

11. Informacje dotyczące wykonywania przez pracowni­ka powszechnego obowiązku obrony.

AKTA OSOBOWE CZĘŚĆ C

Dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia

1. Oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę.

2. Kopie wydanego pracownikowi świadectwa pracy.

3. Potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym (art. 884§ 2 Kodeksu Postępowania Cywilnego).

4. Umowa o zakazie konkurencji po rozwiązaniu sto­sunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę.

5. Orzeczenia lekarskie wydane w związku z prze­prowadzonymi badaniami okresowymi po rozwią­zaniu stosunku pracy.

List motywacyjny jest podstawowym dokumentem, w którym kandydat na pracownika przekonuje pracodawcę, że to on, z racji swoich kwalifikacji zawo­dowych i osobistych zalet, jest najodpowiedniejszą osobą na dane stanowisko.

List motywacyjny sporządza się na BU 1 (blankiet uproszczony)

Treść listu motywacyjnego powinna zawierać określone informacje:

• Źródło, z którego pochodzi informacja o poszukiwaniu pracownika, np. ogłoszenie w prasie.

• Informacje o kwalifikacjach zawodowych z preferowaniem tych kwalifi­kacji, które były podane w ogłoszeniu. Pożądane jest udokumentowanie własnych umiejętności w przełożeniu na praktyczne działanie.

• Informacja o zaletach osobistych, podana w sposób obiektywny.

• Klauzula zawiera formułę zgody na przetwarzanie danych osobowych.

Gdy list motywacyjny trafi na biurko pracodawcy, będzie stanowić jedyny dostępny obraz kandydata w oczach człowieka, który będzie dokonywał selekcji. To, co napiszemy, ma stwarzać wrażenie przemyślanego, konsekwentnego działania, które ma zaowocować sukcesem, tzn. przyjęciem do pracy.

Curriculum vitae - CV. (życiorys) jest odmienne od życiorysu tradycyjne­go, w którym podawane były krótko kolejne etapy życia.

CV podajemy tylko te fakty i zdarzenia, które - naszym zdaniem - mają znaczenie dla przyszłego praco­dawcy. Informacje umieszczamy w punktach, których liczba i treść uzależniona jest od preferencji pracodawcy. W ustalaniu kolejności danych CV stosujemy „zasadę atutu", tzn. w pierwszej kolejności podajemy fakty mające dla nas najistotniejsze znaczenie.

Redagowanie CV powinniśmy zacząć od przyjęcia jednego z trzech możli­wych układów informacji. Informacje mogą być podane w następujących układach:

• chronologicznym, czyli według kolejności zdarzeń, zaczynając od aktu­alnych faktów;

• funkcjonalnym (umiejętnościowym), polecanym szczególnie osobom o niewielkim doświadczeniu zawodowym, ale o dużych umiejętno­ściach; w tym wypadku podkreślamy kwalifikacje kandydata;

• chronologiczno-funkcjonalnym; doświadczenia zawodowe przedstawia­my w porządku chronologicznym, ale jednocześnie uszeregowane we­dług kryterium umiejętności.

Wiele pism wchodzących w skład akt osobowych sporządza się na formula­rzach.

Na formularzach sporządzane są następujące pisma:

• kwestionariusz osobowy,

• prośba o udzielenie informacji o osobie kierowane do Krajowego Reje­stru Karnego,

• umowa o pracę,

• świadectwo pracy,

• umowa o zakazie konkurencji,

• zaświadczenia, oświadczenia, potwierdzenia,

• karta urlopowa,

• pismo o awansie,

• pismo o zmianie warunków umowy o pracę,

• pismo o wypowiedzeniu umowy,

• inne pisma, w zależności od wewnętrznych potrzeb pracodawcy.