JAK WSPÓŁPRACOWAĆ Z MEDIAMI?

Jeżeli planuje się zamieszczenie artykułu na stronach redakcyjnych gazety nie można być nadmiernym optymistą, gdyż trzeba się liczyć choćby z aktywnością konkurencji. Prasa dysponuje także własnymi, tradycyjnymi źródłami informacji, takimi jak: agencje prasowe, reporterzy, agencje public relations.

Podstawowym warunkiem współpracy jest zaoferowanie prasie coś atrakcyjnego, a mianowicie - interesujące informacje dla rzeczy czytelników. Czytelnicy z danego regionu są z pewnością zainteresowani tym, co dzieje się w lokalnych środowiskach

Aby osiągnąć powodzenie w kontaktach z mediami należy postępować następująco:

• nie przyjmuj z góry założenia, że dziennikarze wszystko zaakceptują, zastanów się czy przygotowane informacje zainteresują czytelników i słuchaczy. Nie zniechęcaj się jeśli wysłane informacje nie spotkają się z zainteresowaniem dziennikarzy. Kropla drąży skałę nie siłą, a ciągłym spadaniem. W tym przypadku zamiast "ciągłym spadaniem" należałoby napisać "dobrą informacją".

• unikaj kryptoreklamy (zwrotów typu: jesteśmy najlepsi, najtańsi itd.). Nie kłam, nie kombinuj.

• nie przyjmować z góry założenia, że dziennikarze wszystko zaakceptują, należy rozważyć czy przygotowywane informacje zainteresują czytelników i słuchaczy,

• wszystkie informacje należy przygotowywać tak, aby dziennikarzowi maksymalnie zaoszczędzić pracy, tzn. aby praktycznie mógł się podpisać pod gotowym tekstem (tzw. gotowiec),

• nie mogą to być "rozdęte" i "tasiemcowe" artykuły, ale powinny zawierać maksimum faktów, które zainteresują czytelników,

• wszystkie artykuły muszą być zgodne z celem, który zamierza się osiągnąć,

• poznaj sposób dotarcia do redakcji i nazwiska dziennikarzy do których kierowana jest korespondencja. Nie wysyłaj informacji na nazwisko szefa redakcji. Korespondencja powinna być kierowana do dziennikarza, który zajmuje się "Twoją" problematyką lub na adres ogólny redakcji,

• teoretycy public relations zalecają wykonanie tzw. telefonów sprawdzających. Zalecają, aby po wysłaniu informacji prasowej zadzwonić do dziennikarza i spytać go o opinię nt. przesłanego artykułu, zamierzeń itp. Lepiej nie dzwoń! Jeśli informacja jest interesująca - będzie wykorzystana. Telefony sprawdzające okropnie denerwują dziennikarzy

JAK OSIĄGNĄĆ SUKCES...

Bardzo przydatne, są kontakty osobiste. Warto zaprosić dziennikarza do odwiedzenia Stowarzyszenia
i zasugerować mu, że będzie w nim zawsze mile widziany. Dobrze jest znać charakter pisma, które ma zamieścić artykuł. Można wtedy napisać informację pod kątem konkretnej grupy czytelników.

Wysyłając do gazet informację prasową trzeba ją tak napisać, aby maksymalnie ułatwić pracę dziennikarzowi, który działa pod silną presją czasu. Profesjonalnie przygotowana informacja zwiększa szansę opublikowania jej
w prasie.

Informacja prasowa wysyłana redakcji powinna budzić ciekawość, wyróżniać się estetyką, profesjonalizmem. Informacja powinna być atrakcyjnie złożona na komputerze. Pierwsza strona informacji powinna być specjalnie na ten cel przygotowana - nazwę i znak graficzny Stowarzyszenia oraz napis „informacja prasowa. Ponadto każda informacja prasowa powinna zawierać imię i nazwisko osoby (wraz z numerem telefonu), która zawsze może udzielić dodatkowych informacji. Korespondencja powinna być kierowana do konkretnego dziennikarza, a nie do redaktora naczelnego. Ta sama informacja może trafiać do ośrodków władzy (wojewoda, posłowie, urzędnicy odpowiednich wydziałów), banków, klientów firmy, organizacji konsumenckich.

W jaki sposób zainteresować prasę radio, telewizję?.

Prasa fachowa, lokalna czeka na informacje. Są różne sposoby na to, aby zainteresować sobą mas media. Można zorganizować konferencję prasową, stale pisać listy informujące prasę o tym, co się w Stowarzyszeniu dzieje ciekawego. Można wreszcie zorganizować imprezę, np. sportową, podczas której będzie się cały czas mówiło o Stowarzyszeniu.
Dziennikarz nie jest w stanie zadzwonić do wszystkich instytucji czy firm swojego regionu i spytać: co u was słychać? Ta instytucja, która otworzy się przed mediami, będzie je stale i rzetelnie informować o zachodzących w niej zmianach, ma szansę trafić nawet na czołówki gazet.

DZIESIĘĆ PRZYKAZAŃ,
O KTÓRYCH TRZEBA PAMIĘTAĆ W KONTAKTACH Z DZIENNIKARZAMI

1. Nigdy nie mów dziennikarzowi "między nami", albo "tego co powiem proszę nie nagrywać". On tylko na to czeka, cała reszta może nie mieć dla niego żadnej wartości.

2. Dziennikarz chętnie korzysta z "gotowców", jeśli możesz daj mu na piśmie to, co masz do powiedzenia. Jeśli to możliwe, poproś dziennikarza o autoryzację wypowiedzi. Pamiętaj, że dziennikarz ma obowiązek autoryzowania tylko wtedy, gdy używa dosłownej Twojej wypowiedzi.

3. Dziennikarze polują na dobre informacje, a nie na dobry obiad z rozmówcą.

4. Dziennikarzy bardzo często obowiązują nieprzekraczalne terminy oddania materiałów do druku lub emisji. Z tego powodu są bardzo zajęci i lubią robić takie wrażenie - nawet wtedy, gdy nie są. Szanuj redakcyjne terminy, ale nie spotykaj się z dziennikarzem pod presją czasu.

5. Dziennikarz często musi tłumaczyć "z polskiego na nasze". Mów poprawną polszczyzną. Nie używaj nowomowy, zwrotów w rodzaju: na bazie, funkcjonuje, w temacie, w ramach itp. Mów konkretnie, miej coś do powiedzenia.

6. Pamiętaj, że "dobre informacje dla dziennikarza", mogą oznaczać "złe wiadomości dla Ciebie"

7. Ułatwiaj dziennikarzom pracę: podawaj numery telefonów, obszerne fakty, cytaty, źródła itp.

8. Bądź rozluźniony, stanowczy, uśmiechaj się, rób na dziennikarzu dobre wrażenie.

9. Zawczasu musisz znać odpowiedź na pytania dla Ciebie najbardziej niekorzystne z możliwych.

10. Nie spieraj się i nie walcz z prasą. I tak nie wygrasz. Skoncentruj się na informacjach jakie chcesz przekazać - a nie na rozmówcy lub środku przekazu. Nie kłam. Nie zgaduj, nie spekuluj. Jeśli nie wiesz, przyznaj się do tego.

JAK PISAĆ INFORMACJE PRASOWE?

• Podstawowym kryterium pisania informacji prasowych to krytyczna ocena czy wiadomość ma treść atrakcyjną dla prasy. Media zainteresuje nowy niezwykły produkt lub usługa, innowacja technologiczna, zmiana trendu w gospodarce, zmiana strategii marketingowej, rotacja na wysokim stanowisku, sukces lub porażka w interesach, działalność filantropijna.

• Druga zasada nakazuje zwięzłość i tempo narracji. Temat musi pojawić się w pierwszych trzech słowach, najlepiej w pierwszym. Jeśli czytelnik nie przebrnie przez pierwsze zdania, to na pewno nie przeczyta całej wiadomości. To samo dotyczy redaktorów. Brak ich zainteresowania na samym początku skazuje autora nudnej informacji na redakcyjny kosz. Ważne jest umieszczenie w pierwszym akapicie wszystkich istotnych informacji. Możliwe, że będzie to wszystko co ukaże się w druku.

• Rozwinięcie treści z otwierającego akapitu pojawia się logicznie w kolejnych akapitach z uwzględnieniem korzyści, zastosowań i specyfikacji. Końcowy akapit zawiera pełną nazwę firmy lub organizacji, której dotyczy i źródło dodatkowych informacji.

• Tytuł nie musi być błyskotliwy (redaktor wydania i tak wymyśli lepszy), ale powinien zdecydowanie określić treść wiadomości.

• Nasza informacja musi być ważna dla odbiorcy. Mieszkańcy Wrocławia mogą być zainteresowani nową inwestycją na Bielanach, ale obojętnie przyjmą wiadomość o zwodowaniu kontenerowca w Szczecinie. Z wypiekami na twarzy wszyscy przeczytają wiadomość (my też) o odkryciu samoodnawialnego paliwa.

• Informacja musi być aktualna i dostarczona na czas do redakcji. Zawsze musi być dokładna. Przed wysłaniem warto jeszcze raz sprawdzić daty, liczby, nazwiska. Tzw. "czeskie" błędy śnią się potem po nocach. W przypadku istotnego błędu , oprócz nieprzespanych godzin, tracimy coś o wiele cenniejszego - naszą wiarygodność.

• Informacja prasowa musi być łatwa w czytaniu i zrozumiała. Unikamy długich skomplikowanych struktur gramatycznych, przymiotników oceniających i specjalistycznego żargonu. Cytat umieszczamy w cudzysłowie. Dobrze jest dać ją do przeczytania osobie, która nic nie wie o sprawie. Jej proste uwagi mogą ocalić naszą wspaniałą wiadomość.

• Informacja prasowa musi być opatrzona nazwiskiem autora i datą napisania. Dziennikarze lubią sprawdzać otrzymane informacje. Lepiej im to ułatwić.

• Jeśli to możliwe, lepiej ograniczyć całą treść do jednej strony formatu A4. Do informacji jako załącznik można dodać dane uzupełniające (liczby, statystyki, cenniki, tło wydarzenia, szczegółowy życiorys).

• Nie bombardujmy naszą informacją wszystkich znanych nam mediów. Dokładnie wybierzmy redakcję, o której wiemy, że czeka na taką właśnie wiadomość.

2

---