Rachunkowość
Tradycyjne ujęcie rachunkowości
Rachunkowość jest szczególnym rodzajem jednostkowej ewidencji gospodarczej. Stanowi ona system ciągłego w czasie ujmowania, grupowania, prezentowania i interpretowania wyrażanych w pieniądzu i bilansujących się ogólnych i szczególnych danych liczbowych o działalności gospodarczej i sytuacji majątkowych jednostki gospodarczej.
Przyjmując, że rachunkowość jest systemem ewidencyjnym, na który składają się: księgowość, rachunek kosztów i sprawozdawczość, otrzymalibyśmy pierwsze przybliżenie pojęcia rachunkowości, gdyż do XIX w. pojęcie rachunkowości było identyczne z pojęciem księgowości.
Współczesne ujęcie rachunkowości
W małych przedsiębiorstwach występuje z reguły rachunkowość retrospektywna, natomiast w przedsiębiorstwach średnich i dużych zintegrowana rachunkowość retro i prospektywna.
Rachunkowość retrospektywną można traktować jako system deterministyczny, gdyż poszczególne jej elementy można ustalić z pełna dokładnością.
Rachunkowość prospektywna dotyczy przyszłości, a więc elementów planistyczno optymalizacyjnych o charakterze probablistycznym. Rachunkowość prospektywna musi gromadzić nie t ylko informacje wewnętrzne charakteryzujące parametry majątkowo - dochodowe danego podmiotu, ale również informacje dotyczące otoczenia, a więc rynku zbytu i zaopatrzenia w czynniki produkcji i kapitału. Wykorzystuje ona w dużym zakresie aparaturę pojęciową i wielkości liczbowe z rachunkowości retrospektywnej, która stanowi swego rodzaju system bazy wiedzy dla rachunkowości prospektywnej.
Rachunkowość jest szczególnym systemem informacyjno - kontrolnym o charakterze retro i prospektywnym dostosowanym do celów szeroko pojętego zarządzania finansami podmiotu gospodarczego (organizacji).
Rachunkowość makroekonomiczna jest szczególnym systemem informacyjno - kontrolnym, który ma monopol na ustalanie wyniku finansowego (zysk lub strata) i kondycji finansowej podmiotu gospodarczego (majątek, kapitały własne i obce).
Rachunkowość finansowa a zarządcza.
Rachunkowość finansowa jest to system informacyjny w przedsiębiorstwie (podmiocie gospodarczym), który dostarcza dane liczbowe do określenia jego kondycji finansowej. Rachunkowość finansowa prowadzi się według standardowych wymagań, określanych z reguły przez przepisy prawne, sprawozdawczość finansowa, na którą składają się:
bilans (bilans majątkowy); rachunek strat i zysków (bilans wyników); sprawozdanie z przepływu środków pieniężnych.
Sprawozdawczość finansowa jest przeznaczona przede wszystkim dla użytkowników zewnętrznych (inwestorzy, kredytodawcy), ale również dla użytkowników wewnętrznych.
Rachunkowość zarządcza jest to system gromadzenia, klasyfikacji, agregacji, analizy i prezentowania informacji finansowych i niefinansowych wspomagających kierowników w procesie podejmowania decyzji i kontroli.
W rzeczywistości informacje z rachunkowości finansowej i zarządczej, służą zarządzaniu przedsiębiorstwem (informacje z rachunkowości zarządczej są dostarczane wyłącznie do celów wewnętrznych i są tajemnicą handlową). Z tych też względów rachunkowość należy traktować jako system informacyjny złożony z dwóch podsystemów, które wzajemnie się uzupełniają i warunkują
Zasady sporządzania bilansu
1. Zasada jasności: polega na tym, aby poprzez właściwą klasyfikację pozycji bilansowych oraz odpowiednią ich szczegółowość umożliwić odbiorcom informacji jak największą czytelność bilansu. Konstrukcja bilansów w Polsce jest ustalona w załącznikach do ustawy o rachunkowości z 29.09.1994r.
2. Zasada ciągłości bilansowej: polega na tym, że należy zapewnić, aby bilans zamknięcia był równoczesny z bilansem otwarcia. Tak więc bilans, którym zamykamy księgi (system kont) starego roku (poprzedniego), staje się automatycznie bilansem otwarcia ksiąg w nowym roku. Zasada ciągłości bilansowej zapewnia prawidłowość odzwierciedlenia stanu majątkowego nie tylko w bieżącym, ale również w latach następnych.
3. Zasada prawdziwości: należy odzwierciedlić wszystkie środki gospodarcze i źródła ich pochodzenia będące własnością danego przedsiębiorstwa, mimo, że mogą się znajdować poza przedsiębiorstwem, np. środki trwałe wydzierżawione innym podmiotom; odzwierciedlenie musi być zgodne z rzeczywistym stanem. Należy wszystkie składniki bilansowe wycenić zgodnie z rzeczywistą ceną jednostkową czy też rzeczywistym kosztem wytworzenia takich środków, jak np. produkty gotowe i półfabrykaty; rzeczywista cena jednostkowa to cena nabycia, na którą składają się cena i koszty zakupu.
Wpływ zdarzeń gospodarczych na bilans
Pierwszym teoretykiem, który sklasyfikował zdarzenia w 4 podstawowe grupy na przełomie XIX i XX w. Był J.F. Schar:
1. operacje gospodarcze wywołujące zmiany tylko po stronie aktywów, jeden składnik aktywów zwiększa się, a drugi zmniejsza się o wartość operacji. Np. wpłata gotówki z kasy do banku lub wpływ należności od odbiorcy na rachunek bankowy (A+Z-Z=P)
2. operacje gospodarcze wywołujące zmiany tylko po stronie pasywów, przy czym jeden składnik pasywów zwiększa się, a drugi zmniejsza o wartość operacji. Operacją tego typu jest przeznaczenie części wyniku finansowego (zysku) na powiększenie funduszu przedsiębiorstwa (A=P+Z-Z)
3. operacje wywołujące zwiększenie jednego składnika aktywów z równoczesnym zwiększeniem jednego składnika pasywów, co powoduje wzrost sumy bilansowej o wartość operacji. Do tego typu operacji można zaliczyć zakup materiałów od dostawcy, zapłata nastąpi w terminie późniejszym (A+Z=P+Z)
4. operacje wywołujące zmniejszenie jednego składnika aktywów z równoczesnym zmniejszeniem jednego składnika pasywów, co powoduje zmniejszenie ogólnej sumy bilansowej o wartość operacji. Przykładem jest spłata zobowiązania wobec dostawcy ze środków posiadanych na rachunku bankowym (A-Z+P-Z)
Konto i zasady jego funkcjonowania
Definicja konto jest to dwustronna tabela (rachunek), która służy w rachunkowości, ale i w innych naukach ekonomicznych do rejestracji, planowania i bilansowania przeci2wstawnie skierowanych strumieni, tj. przychodów (zwiększeń) lub rozchodów (zmniejszeń) odpowiednio sklasyfikowanych obiektów majątkowych, ale także kosztów i efektów (przychodów) finansowych danego podmiotu w pewnym okresie.
Podstawowe formy konta to:
1. konta jednostronne (drabinkowe): po zapisaniu każdej operacji oblicza się aktualny stan danego składnika. Nie ma tu podziału konta na część służącą do rejestracji operacji zwiększających i operacji zmniejszających stan składnika. Ten sposób prowadzenia zapisu stosowany jest tylko wtedy, gdy decydującą rolę odgrywa informacja o bieżącym stanie przedmiotu ewidencji np. przy prowadzeniu książeczek oszczędnościowych;
2. konta dwustronne: jedna strona konta przeznaczona jest do rejestracji operacji zwiększających, a druga operacji zmniejszających stan składnika.
Każde konto zawiera:
1. nazwę konta, która wyróżnia dane konto spośród innych kont i określa, jakie operacje będą ewidencjonowane na danym koncie oraz symbol cyfrowy konta;
2. dane identyfikacyjne operacji, takie jak: data zapisu, numer i rodzaj dowodu, który jest podstawą księgowania, treść operacji;
3. dane wartościowe operacji (kwota operacji).
Uproszczonym schematem konta dwustronnego jest tzw. konto teowe. Lewa strona konta to Debet lub Winien a prawa Credit lub Ma.
Konta aktywów funkcjonują następująco:
- po stronie debetowej wpisuje się stan początkowy danego składnika oraz wszystkie zwiększenia tego stanu;
- po stronie kredytowej zapisuje się wszystkie zmniejszenia tego stanu.
Obrót debetowy konta aktywnego jest większy lub równy obrotowi kredytowemu, w związku z czym saldo konta jest zawsze debetowe lub równe zero.
Konta pasywów:
- po stronie kredytowej zapisuje się stan początkowy danego składnika oraz wszystkie zwiększenia tego stanu;
- po stronie debetowej są rejestrowane wszelkie zmniejszenia stanu danego składnika.
Obrót kredytowy konta pasywnego jest większy (lub równy) od obrotu debetowego, w związku z czym saldo konta jest zawsze kredytowe lub w przypadku gdy obroty są równe zero zerowe.
Operacje ewidencjonuje się chronologicznie (według daty ich wystąpienia), z podziałem na poszczególne okresy sprawozdawcze.
Zasada podwójnego księgowania.
Podwójne księgowanie polega na tym, że zdarzenie gospodarcze wycenione w jednostkach pieniężnych, rejestrujemy na jednym koncie po stronie Winien, a na drugim po stronie Ma. Zasadę podwójnego księgowania, można realizować albo w formie tradycyjnej na kontach albo w formie zapisu macierzowego.
Zapis podwójny w ujęciu macierzowym opiera się na podwójnej interpretacji wartości każdego zdarzenia. Każdemu zdarzeniu gospodarczemu przypisujemy pewną wartość. Zgodnie z koncepcją Leonteffa, wartości rejestrowane na stronie Winien są wykazywane w kolumnach, a wartości rejestrowane na stronie Ma w wierszach. Natomiast zgodnie z koncepcją L. Gomberga wartości wykazywane w wierszach są interpretowane jako dodatnie (strona Winien), a wartości wykazywane w kolumnach są interpretowane jako ujemne (strona Ma).
Funkcje kontrolne obrotów i sald.
Osiągnięcie celów stawianych przed zestawieniem obrotów i sald, to jest okresowa kontrola równowagi bilansowej oraz wykrycie ewentualnych błędów w tym zakresie.
Po otwarciu kont i zaksięgowaniu wszystkich udokumentowanych zdarzeń gospodarczych należy podsumować konta i przenieść obroty każdego konta do zestawienia nazywanego bilansem obrotów i sald. Ze sposobu ewidencji na kontach wynika, że obroty strony Winien wszystkich kont = obroty strony Ma wszystkich kont. Musi zatem wystąpić równowaga obrotów debetowych i kredytowych wszystkich kont. Wynika stąd, że otwarcie kont zostało dokonane w sposób zbilansowany (dwustronny i równoważny) oraz, że wartość każdego zdarzenia gospodarczego została zarejestrowana dwustronnie, tzn. na jednym koncie po stronie Winien, a na drugim po stronie Ma.
Za pomocą zestawienia obrotów i sald wykrywa się błędy:
- podwójne księgowanie po tej samej stronie kont (nie zachowanie reguły przeciwwagi);
- podwójne księgowanie po różnych stronach kont, lecz w niejednakowych sumach (nie zachowanie reguły równowagi);
- błędy rachunkowe w obliczaniu obrotów kont;
- błędy rachunkowe w obliczaniu sald;
- zaksięgowanie operacji tylko na jednym koncie, bez zapisu przeciwstawnego.
Do nieprawidłowości, które nie są wykrywane przez zestawienie obrotów i sald należą:
- niekompletność ewidencji, czyli brak ujęcia operacji gospodarczych;
- zdublowanie ewidencji, czyli wielokrotne ujęcie tej samej operacji;
- błędy merytoryczne popełniane przy zachowaniu zasady podwójnego zapisu, czyli zaksięgowanie operacji zgodnie z regułą równowagi i regułą przeciwwagi, ale na niewłaściwych kontach bądź też na niewłaściwych stronach kont;
- błędy merytoryczne popełnione przy zachowaniu zasady podwójnego zapisu, a polegające na zaksięgowaniu niewłaściwej kwoty operacji.
W praktyce ewidencyjnej występują dwie formy zestawienia obrotów i sald: forma prosta i rozwinięta. W układzie rozwiniętym występuje więcej kolumn, co ułatwia szukanie błędów.
Zestawienie obrotów i sald spełnia w praktyce, oprócz funkcji kontrolnej, również funkcje informacyjne i sprawozdawcze. Jest ono bowiem źródłem informacji o stanie poszczególnych składników majątku i kapitału, przygotowując materiał do sporządzenia bilansu zamykającego pewien okres działalności jednostki gospodarczej.
Rola inwentaryzacji w bilansie rocznym.
Inwentaryzacja ma istotny wpływ na poprawność rachunku bilansowego. Polega ona bowiem na konfrontacji danych księgowych o majątku i kapitałach jednostki gospodarczej z ich stanem faktycznym. Istotnym elementem procesu inwentaryzacji są czynności zmierzające do ustalenia rzeczywistego stanu składników bilansowych w celu sprawdzenia ewidencji księgowej i sprostowania ewentualnych pomyłek. Procesowi inwentaryzacji podlegają wszystkie składniki bilansowe, a więc zarówno składniki mające charakter rzeczy (rzeczowe), jak i składniki mające charakter praw majątkowych (majątkowe).
Istotnym elementem procesu inwentaryzacji jest ustalenie i wyjaśnienie przyczyn różnic ilościowych i wartościowych między stanem rzeczywistym składników bilansowych a stanem wynikającym z ewidencji księgowej. Rezultatem jest postawienie i umotywowanie wniosków co do sposobu rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych, wnioski te są podstawą do ujęcia tych różnic w księgach rachunkowych roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji.
Inwentaryzację należy rozumieć przede wszystkim jako stały, niezbędny element sprawnego funkcjonowania rachunkowości.
Transakcje elementarne: są to takie zdarzenia gospodarcze, które odzwierciedlają zmiany stanu majątkowego (konta rodzajowe) dowolnego podmiotu, związane z aktami przekazywania na zewnątrz (otoczenie przedsiębiorstwa) lub otrzymania z zewnątrz określonych pozycji majątkowych.
Operacje wewnętrzne są to takie zdarzenia gospodarcze, które odzwierciedlają zmiany majątku dokonywane wewnątrz danego podmiotu powodując powstawanie kosztów lub uzyskanie efektów w postaci dochodów.
Ewidencja procesu produkcji.
Ewidencję procesów produkcji można przedstawić jako proces transformacji czynników produkcji w produkty.
Rachunkowość ujmuje proces produkcji z dwóch stron. Pierwsza jest związana z ponoszeniem kosztów, druga to uzyskanie efektów w postaci wytworzenia określonej ilości produktów lub usług. Na etapie procesu produkcji nie wykazujemy zysku, gdyż produkty nie zostały sprzedane. Zysk jest ustalony dopiero po sprzedaży produktów.
Ewidencja procesu sprzedaży
Sprzedaż jest procesem gospodarczym, w którym można wyodrębnić dwie strony. Pierwsza strona to:
- proces przekazania do sprzedaży wytworzonych produktów, których koszt jest iloczynem ilości sprzedanych produktów i kosztu jednostkowego danego produktu;
- proces czynności związanych ze sprzedażą, które powodują powstawanie kosztów związanych ze sprzedażą.
.Druga strona to zaakceptowana przez odbiorcę ilość przekazanych produktów i ich cena, czyli przychody ze sprzedaży (dochody), które równocześnie powodują powstanie roszczenia (należności w stosunku do odbiorcy). Jeżeli przychody ze sprzedaży są wyższe niż poniesione koszty własne, wówczas wystąpi zysk, ale gdyby przychody były niższe niż koszty własne, wówczas wystąpi strata.
Ewidencja strat i zysków nadzwyczajnych.
Strata nadzwyczajna powstaje głównie w wyniku działania siły wyższej i oznacza zniszczenie wartości materialnych, czyli w wypadku straty nadzwyczajnej nie uzyskujemy żadnego efektu. Jest to efektywna utrata części kapitału własnego.
Zyski nadzwyczajne powstają przez uzyskanie dochodu bez poniesienia kosztu (przedawnienie zobowiązań lub kary uzyskane z tytułu nieterminowych dostaw lub niskiej jakości materiałów. Jest to efektywny przyrost kapitału własnego.
Podzielność pozioma kont.
Poziomy podział konta polega na wprowadzeniu do ewidencji określonego przedmiotu w miejsce dotychczas stosowanego jednego konta, dwóch lub większej liczby kont bardziej szczegółowych. Wydziela się z konta podlegającego podziałowi zapisy debetowe i kredytowe (czyli z obu stron konta), dotyczące określonych grup operacji gospodarczych, i przenosi się te zapisy na inne konta, uzyskane z podziału.
Możliwe są dwa warianty podzielności poziomej:
1. konto dzielone przestaje funkcjonować (zanika), a jego miejsce zajmują nowe konta utworzone w wyniku podziału;
2. konto dzielone funkcjonuje nadal (jako konto syntetyczne), a konta uzyskane z podziału są prowadzone obok niego jak konta analityczne (szczegółowe), tworzące zwarty system ewidencji księgowej.
Na system ewidencji księgowej składają się konta syntetyczne (zbiorcze) i konta analityczne (szczegółowe).
Podzielność pionowa kont
Pionowy podział konta polega na wyodrębnianiu z jednej strony konta dzielonego określonej części zapisów i przeniesieniu ich na konto powstałe w wyniku dzielenia.
Podział pionowy stosowany jest:
1. w celu uzyskania większej przejrzystości zapisów na kontach;
2. gdy ewidencję danego składnika majątku prowadzi się według wartości umownych, różniących się od wartości bilansowej. Prowadzi to do powstania tzw. Kont korygujących.