Agent biura pomagającego w prowadzeniu działalności gospodarczej i pośrednicy handlowi gdzie indziej niesklasyfikowani

Kod klasyfikacji: 342990

Rozdział klasyfikacji: Handel, dziedziny pokrewene i usługi

Klasa klasyfikacji: Usługi

Zadania i czynności

Głównym celem pracy agenta usług jest prowadzenie szeroko pojętej działalności informacyjnej, podyktowanej potrzebami odbiorców.

W obecnej dobie aktualna i rzetelna informacja jest nie tylko motorem wszelkiego działania, ale również cennym towarem, na który jest duże zapotrzebowanie. Tak więc przed agentem usług informacyjnych stoi bardzo ważne zadanie - ułatwianie dostępu do informacji wszystkim tym, którzy jej poszukują.

Zadanie to realizuje się w różny sposób, odpowiednio dobranymi metodami, za pomocą różnych form, w zależności od stanowiska pracy.

Zakres zagadnień, jakimi zajmuje się agent usług informacyjnych, jest bardzo szeroki, począwszy od informacji gospodarczej (np. o usługach, firmach, przedsiębiorstwach działających na rynku), aż po informację naukową.

Praca agenta usług informacyjnych polega, w głównej mierze, na dostarczaniu odbiorcy specjalistycznej informacji z różnych dziedzin wiedzy zgodnie z jego zapotrzebowaniem. Ale to tylko jedno z wielu wykonywanych zadań. Do innych należy zaliczyć: gromadzenie źródeł informacji (polegające na tworzeniu i rozbudowywaniu dotychczasowych zasobów informacyjnych), następnie ich opracowywanie (czyli usystematyzowanie zgromadzonych informacji za pomocą odpowiednich metod i sposobów, ułatwiając szybkie dotarcie do nich) oraz przetwarzanie (tzn. tworzenie i obsługa komputerowych baz danych).

Ważnym elementem pracy jest również rozpowszechnianie informacji przez współpracę z innymi ośrodkami lub systemami informacyjnymi oraz stałe poszerzanie wiedzy specjalistycznej z różnych dziedzin i poznawanie potrzeb informacyjnych klientów.

Praca agenta informacji naukowej to stanowisko dla specjalistów z odpowiednimi kwalifikacjami i umiejętnościami zawodowymi. Są one niezbędne, ponieważ praca wymaga dużej wiedzy i dużych umiejętności w ciągłych kontaktach z ludźmi, różniącymi się zarówno poziomem wiedzy, wykształcenia, jak i zainteresowaniami, wiekiem i pochodzeniem. Konieczne jest więc stosowanie odpowiednich metod i form, aby informacja była zrozumiała i dostępna dla każdego odbiorcy.

Informacja jest przekazywana przede wszystkim ustnie, w bezpośrednim kontakcie z odbiorcą, telefonicznie lub za pomocą odpowiednich materiałów informacyjnych, adekwatnych do branży i potrzeby odbiorcy, takich jak np. książki, katalogi, wykazy, albumy, informatory i inne opracowania.

Drugą grupą zagadnień, którą zajmują się agenci usług informacyjnych jest uzyskiwanie możliwie pełnej i aktualnej informacji o usługach, produktach, działających na rynku firmach, przedsiębiorstwach, instytucjach, sklepach, hurtowniach, zgodnie z zapotrzebowaniem rynku i oczekiwaniami szerokiego grona odbiorców. Na tym stanowisku pracy nie ma dużych wymagań dotyczących kwalifikacji zawodowych, gdyż obowiązujące czynności mają odmienny charakter od omawianych poprzednio (nie jest to już stanowisko specjalistyczne).

Głównym zadaniem agenta usług informacyjnych - pozyskiwacza informacji, jest dotarcie do firmy, przedsiębiorstwa, instytucji itp., poznanie ich oferty skierowanej do klienta, a następnie dokonanie charakterystyki tej oferty w zrozumiałej i atrakcyjnej formie. Zebrane i odpowiednio usystematyzowane informacje udostępnia się w formie specjalnych informatorów i katalogów omawiających różne branże, np. budownictwo - wyposażenie wnętrz, ubezpieczenia i usługi finansowe, hurtownie i producenci itp.

Do zakresu obowiązków agenta usług informacyjnych należy również weryfikowanie co jakiś czas (np. co 4 lub 6 miesięcy) informacji, zawartych w katalogu i nanoszenie zmian (co gwarantuje aktualność i rzetelność danych). Ważnym elementem pracy jest poznanie potrzeb informacyjnych potencjalnych odbiorców.

Dodatkowymi czynnościami agentów usług informacyjnych są: udostępnianie zainteresowanym osobom materiałów informacyjno-reklamowych (katalogi, informatory, ulotki, broszury); przekazywanie wyczerpującej informacji zgodnej z zapotrzebowaniem odbiorcy; wyjaśnianie właścicielom i dyrektorom firm celu działalności informacyjnej oraz utrzymywanie z nimi kontaktu, oraz oczywiście promowanie własnych usług.

Odbiorcami usług informacyjnych mogą być zarówno indywidualni klienci, jak i właściciele firm, dyrektorzy, menadżerowie, zaopatrzeniowcy itp.

Środowisko pracy

Materialne środowisko pracy

W zawodzie agenta usług informacyjnych występuje konieczność rozgraniczenia stanowisk pracy, gdyż środowisko materialne w wypadku każdego z nich jest nieco odmienne.

Warunki pracy agenta informacji naukowej nie stwarzają na ogół zagrożeń i nie stawiają specjalnych wymagań zdrowotnych. Praca odbywa się w pomieszczeniach zamkniętych, w spokojnym i cichym otoczeniu, wykonywana jest w różnych, zmiennych pozycjach ciała. Niemniej jednak występują również czynniki uciążliwe, przede wszystkim kurz oraz mała wilgotność powietrza i ograniczone, wąskie przestrzenie i przejścia.

W wypadku agenta - pozyskiwacza informacji występują duże uciążliwości, które wynikają z konieczności przemieszczania się w różne miejsca (siedziby i biura firm, instytucji, przedsiębiorstw itp.), bez względu na warunki atmosferyczne. Istnieje więc prawdopodobieństwo częstych przeziębień.

W obu wypadkach, ze względu na intensywne kontakty z innymi ludźmi istnieje duże prawdopodobieństwo zapadania na choroby zakaźne i inwazyjne.

Warunki społeczne

Praca agenta usług informacyjnych jest pracą umysłową. Ponadto, ma charakter typowo indywidualny i samodzielny, gdyż samemu należy organizować sobie pracę, dobierać odpowiednie metody i podejmować decyzję.

Zawód agenta usług informacyjnych należy do grupy zawodów, w których kontakty z innymi ludźmi są niezbędne i bardzo intensywne. Spodziewa się zatem od pracowników rozmaitych umiejętności, ponieważ kontakty nie ograniczają się do udzielania informacji i odpowiadania na pytania, ale polegają również na współpracy, konsultowaniu, udzielaniu rad.

Warunki organizacyjne

Warunki organizacyjne w zawodzie agenta usług informacyjnych uzależnione są w dużej mierze od stanowiska pracy. W wypadku obu specjalności zawodowych, praca odbywa się tylko w dzień i trwa od 6 do 9 godzin. Ale od agenta informacji naukowej wymagana jest praca zmianowa (więc godziny pracy nie są stałe) oraz w wolne soboty. Nie ma natomiast żadnych wymagań dotyczących ubioru.

Specyfika drugiego stanowiska pracy - agenta usług informacyjnych, polega na konieczności częstego przemieszczania się w różne miejsca (poza stałym miejscem pracy). Wskazane jest ubranie reprezentacyjne (wygląd i efektowna powierzchowność mają duże znaczenie w kontaktach np. z właścicielami firm i przedsiębiorstw).

Osoby pracujące na omawianych stanowiskach pełnią zwykle funkcje podwładnych, a ich odpowiedzialność ogranicza się do odpowiedzialności materialnej za zasoby informacyjne oraz wyposażenie miejsca pracy (w wypadku agenta informacji naukowej), oraz za uzyskanie rzetelnych informacji (w wypadku agenta usług informacyjnych).

Na obu stanowiskach pracy jest duża swoboda w działaniu, podejmowaniu decyzji i stosowaniu odpowiednich metod, gdyż zwierzchnik sprawuje jedynie symboliczny nadzór polegający zwykle na udzielaniu pomocnych wskazówek.

Wymagania psychologiczne

W każdym zawodzie wymagane są pewne cechy i predyspozycje psychiczne, które ułatwiają realizację zadań zawodowych. Pod tym względem zawód agenta usług informacyjnych jest bardzo wymagający, ponieważ cechy psychiczne - oprócz kwalifikacji i umiejętności zawodowych - wpływają na jakość świadczonych usług. Specyfika zawodu powoduje, że podstawową cechą pracownika powinna być umiejętność nawiązywania kontaktów i postępowania z innymi ludźmi, co wymaga otwartości, chęci zrozumienia drugiego człowieka i często elastyczności w działaniu.

Dobry informator to człowiek o szerokich zainteresowaniach, dotyczących różnych dziedzin wiedzy, mający dobre przygotowanie ze wszystkich dziedzin, szczególnie w wypadku agenta informacji naukowej.

Przygotowanie merytoryczne jest niezwykle ważne, podobnie jak gotowość do stałego doskonalenia się poprzez podnoszenie kwalifikacji i umiejętności. Ale mieć wiedzę to nie wszystko, należy ją jeszcze umieć zastosować w codziennych czynnościach, szczególnie istotna jest tu umiejętność dostosowania poziomu przekazu informacji do możliwości intelektualnych odbiorcy.

Agenta usług informacyjnych powinny cechować również: zdolność koncentracji, podzielność uwagi, samodzielność (umiejętność radzenia sobie w wykonywaniu zadań bez pomocy innych), bystrość umysłu (szybkie kojarzenie haseł z ich odpowiednikami znaczeniowymi, co jest konieczne przy odpowiadaniu na konkretne pytania) oraz zdolność zapamiętywania i odtwarzania informacji. Inne bardzo pożądane cechy to: dociekliwość, kreatywność, rzetelność (wpływające na profesjonalną obsługę), systematyczność, cierpliwość, a w pewnym stopniu również poczucie odpowiedzialności za podaną informację. Niewątpliwie duże znaczenie ma życzliwość, dyplomacja i kultura osobista. Bardzo ważna jest również chęć działania i aktywność.

Wymagania fizyczne i zdrowotne

W zawodzie agenta usług informacyjnych nie ma specjalnych wymagań dotyczących kondycji fizycznej (nie obowiązują specjalistyczne badania lekarskie). Niemniej jednak trzeba mieć dobry ogólny stan zdrowia.

Największe znaczenie w tym zawodzie mają duża sprawność narządu wzroku i słuchu oraz prawidłowa wymowa. Istotna jest również sprawność układu kostno-stawowego i mięśniowego (część czynności wykonuje się w ruchu, szczególnie na stanowisku wymagającym częstego przemieszczania się w różne miejsca).

Ograniczeniem w wykonywaniu zawodu może być znaczne upośledzenie narządów ruchu, wzroku i słuchu, wady mowy, zaburzenia układu nerwowego (choroby psychiczne), niezrównoważenie emocjonalne (nadmierna pobudliwość), nie leczone uzależnienia (narkomania, alkoholizm) oraz alergie.

Istnieje możliwość wykonywania zawodu agenta usług informacyjnych przez osoby niepełnosprawne z III grupą inwalidzką (wymagana jest duża sprawność umysłowa, możliwe są ewentualnie niewielkie uszkodzenia ciała).

Warunki podjęcia pracy w zawodzie

Warunki podjęcia praacy w zawodzie agenta usług informacyjnych dyktuje stanowisko pracy.

W wypadku agenta usług informacyjnych zajmującego się pozyskiwaniem informacji (stanowisko niespecjalistyczne), niezbędne jest średnie wykształcenie (nie jest wymagana żadna specjalizacja bądź dodatkowe kwalifikacje). Preferuje się natomiast osoby z odpowiednią prezencją (istotną w kontaktach z właścicielami firm, dyrektorami przedsiębiorstw itp.). Mile widziane jest również prawo jazdy (kategorii B), własny samochód i telefon. Dodatkowym atutem są ukończone kursy i szkolenia, np. z zakresu marketingu.

Warunkiem podjęcia pracy jako agent informacji naukowej jest legitymowanie się wykształceniem wyższym, konieczna jest również specjalizacja - bibliotekoznawstwo i informacja naukowa (zdobycie specjalizacji jest możliwe także na studiach podyplomowych). Z uwagi na to, że jest to stanowisko specjalistyczne, wymagane są wysokie kwalifikacje i odpowiednie umiejętności. Oprócz wykształcenia wyższego, wymaga się znajomości podstaw obsługi komputera oraz wskazana jest znajomość języka obcego.

Preferowane są osoby w wieku do 40 roku życia, chętne do uzupełniania fachowych kwalifikacji na kursach i szkoleniach specjalistycznych.

Możliwości awansu w hierarchii zawodowej

W zawodzie agenta usług informacyjnych istnieje możliwość awansu, czyli osiągania coraz wyższych stopni w hierarchii organizacyjnej. Decydują o tym przede wszystkim kwalifikacje i umiejętności oraz staż pracy, pełnione dotychczas funkcje i rodzaje wykonywanych czynności. Liczą się również efekty w dotychczasowej pracy zawodowej.

Awans na wyższe stanowisko jest automatycznie awansem płacowym (wyższa grupa zaszeregowania) oraz prestiżowym, a w perspektywie znacznie poszerza możliwości uzyskania kierowniczego stanowiska.

Możliwości podjęcia pracy przez dorosłych

Podjęcie pracy w zawodzie agenta usług informacyjnych przez osoby dorosłe (tzn. te, które później zdobyły kwalifikacje lub miały przerwę w pracy) jest uzależnione od stanowiska.

W wypadku agenta usług informacyjnych, odpowiedzialnego za pozyskiwanie informacji, nie ma ograniczeń wiekowych, pod warunkiem, że osoby te radzą sobie w tego typu pracy oraz ich stan zdrowia jest dobry.

Natomiast na stanowisku agenta informacji naukowej, górna granica wieku nie powinna przekraczać 40 roku życia, pod warunkiem jednak, że ma się odpowiednie kwalifikacje i umiejętności.

Polecana literatura

Źródło danych: Przewodnik Po Zawodach, wyd. II, MPiPS

1

---