Wojciech Strzebińczyk

Forma czynności prawnej i skutki nowelizacji.

Na samym początku rozważań należałoby zastanowić się nad tym co tak naprawdę kryje się pod pojęciem forma. Pod tym pojęciem rozumie się przede wszystkim sposób przejawiania na zewnątrz woli podmiotu. O wyrażeniu woli stanowi art. 60 k.c., który to konstytuuje zasadę dowolności formy. Oznacza to, że wola osoby dokonującej czynność prawną może być wyrażona w jakiejkolwiek postaci, zarówno w formie pisemnej jak i ustnej, a także poprzez tzw. czynności konkludentne (np. wręczenie klucza do wynajętego lokalu).

W całym kodeksie cywilnym formy składania oświadczeń woli możemy podzielić na trzy grupy: zwykłą formę pisemną, kwalifikowane formy pisemne w skład których wchodzą akt notarialny, pismo z data pewną i forma pisemna z urzędowo poświadczonym podpisem, oraz oświadczenia składane przed właściwym organem. Dodatkowo nowym sposobem składania oświadczeń woli przewidzianym w kodeksie cywilnym jest forma elektroniczna.

• Zwykła forma pisemna

Najczęściej spotykaną formą dokonania czynności prawnej jest zwykła forma pisemna. Jest ona zachowana wówczas, jeżeli na dokumencie sporządzonym w dowolny sposób, pod treścią oświadczenia woli złożony zostanie przez stronę własnoręczny podpis. Aby dana umowa została zawarta w tej formie wystarczy wymiana dokumentów zawierających oświadczenie woli, a także podpisy stron. (art. 78) Oświadczenia woli obu stron oraz ich podpisy mogą znajdować się łącznie na jednym dokumencie (najczęściej spotykana praktyka zawierania umów).

Strony mogą w dowolny sposób utrwalić swój przejaw woli na piśmie. Może to być pismo ręczne, wydruk komputerowy czy też maszynopis. Jedynym wyjątkiem od tej zasady jest testament pisemny, który musi być sporządzony w całości pismem ręcznym aby zapewnić możliwość ustalenia jego autentyczności. Zarówno w przypadku testamentu pisemnego jak również maszynopisu, wydruku komputerowego i pisma ręcznego podpis strony (minimum nazwisko składającego oświadczenie, a nawet pseudonim pod którym jest powszechnie znany) zawsze musi być dokonany własnoręcznie. Nie wszystkie osoby mogą jednak spełnić powyższe wymogi. Jeżeli osoba składająca oświadczenie woli nie może pisać, lecz umie czytać wtedy też wymóg formy pisemnej może zostać zachowany dwojako. Pierwszą z możliwości jest umieszczenie na dokumencie tuszowego odcisku palca, a obok niego inna osoba musi wpisać imię i nazwisko umieszczając także swój podpis. Drugim wariantem jest podpisanie dokumentu przez osobę trzecią. Podpis ten musi być poświadczony przez notariusza albo też przez wójta (burmistrza, prezydenta miasta), starostę lub marszałka województwa, a także musi zawierać adnotację, że podpis ten został złożony na życzenie osoby która nie umie pisać ale umie czytać. W przypadku gdy osoba nie potrafi ani czytać ani pisać oświadczenie woli może złożyć jedynie przed notariuszem. Równoznaczne to będzie z zachowaniem wymogów formy pisemnej.

Zgodnie z nowym przepisem art. 78 § 2 k.c. równoważne formie pisemnej jest oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej, jednakże musi być ono opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym. Podpis ten jest weryfikowany za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Zatem podpis elektroniczny pozbawiony cech bezpiecznego i weryfikowanego podpisu elektronicznego nie może być uznany za formę pisemną, jednakże nie jest pozbawiony doniosłości prawnej. Takie oświadczenie woli może być składane przez internet zarówno na stronach www, ale także przy wykorzystaniu domen internetowych, w elektronicznej książce adresów oraz innych mediów elektronicznych.

• Kwalifikowane formy pisemne

Niektóre oświadczenia woli składane na piśmie muszą przybrać kwalifikowaną postać. I tak np. umowa zobowiązująca do przeniesienia własności nieruchomości wymaga sporządzenia aktu notarialnego. Umowa o ustanowienie zastawu na prawie powinna być z kolei zawarta na piśmie z datą pewną. Zbycie przedsiębiorstwa czy też jego wydzierżawienie wymaga urzędowego poświadczenia podpisów.

Akt notarialny jest specyficznym dokumentem. Jest on sporządzany przez notariusza zgodnie z zasadami określonymi w ustawie prawo o notariacie z 14 lutego 1991 r. Powinien zawierać wcześniej złożone ustnie przez strony oświadczenia woli, a także powinien być odczytany przez notariusza bądź też przez inną osobę w jego obecności, a po uznaniu przez strony że jego treść jest zgodna z zamierzeniami zainteresowanych podpisana przez notariusza oraz strony. Forma aktu notarialnego wymaga zachowania zasady jedności osób, miejsca i akcji.

Kolejną kwalifikowaną formą jest forma pisemna z urzędowym poświadczeniem podpisu. Forma ta oznacza urzędowe stwierdzenie własnoręczności podpisu złożonego przez wskazaną osobę. Stwierdza to powołany do tego organ (w szczególności notariusz), który zamieszcza stosowną klauzulę na dokumencie. Odbywa się to dopiero po ustaleniu tożsamości osoby, której podpis poświadcza.

Pismo, które obejmuje treść czynności prawnej może otrzymać datę pewną przez poświadczenie dokonane przez notariusza. Takie samo znaczenie ma dokument urzędowy, który posiada wzmiankę właściwego organu administracji państwowej lub organ samorządowy, jeżeli zawiera ona datę (np. stempel opłaty skarbowej). Data pewna oznacza, ze czynność prawna, której dotyczy, dokonana została nie później niż w dniu, w którym datę urzędowo odnotowano.

• Oświadczenia składane przed właściwym organem

Nie wszystkie oświadczenia woli ograniczają się wyłącznie do formy pisemnej. Niekiedy ustawodawca przewiduje dokonanie czynności prawnej ustnie. Odbywa się to jednak tylko przed właściwym organem. Najczęściej jest to spotykane przy oświadczeniach jednostronnych np. w przypadku oświadczenia o przyjęciu lub odrzuceniu spadku - art. 1018 § 2 k.c.), ale także czasami występuje przy czynnościach dwustronnych (np. ugoda sądowa - art 223 kpc). Treść tak złożonego oświadczenia odnotowuje się w formie protokołu, a tak jak chociażby w przypadku zawarcia małżeństwa w treści specjalnego aktu urzędowego.

• Skutki niezachowania szczególnej formy

Formy czynności prawnych dzielą się z uwagi na niezachowanie zastrzeżonej formy szczególnej na trzy grupy:

• forma pod rygorem nieważności (ad solemnitatem)

• forma dla celów dowodowych (ad probationem)

• forma dla wywołania oznaczonych skutków prawnych (ad eventum)

Zastrzeżenie określonej formy czynności prawnej pod rygorem nieważności oznacza, że dojście do skutku tej czynności uzależnione jest od złożenia oświadczeń woli w wymaganej formie. Czynność prawna, która została dokonana bez zachowania zastrzeżonej formy jest z mocy prawa nieważna. Zgodnie z treścią art. 73 § 2 k.c. inna przewidziana w ustawie forma szczególna niż zwykła forma pisemna ma charakter formy pod rygorem nieważności, chyba że jej zachowanie jest zastrzeżone dla wywołania oznaczonych skutków prawnych. (ad eventum). Forma pisemna bez rygoru nieważności jest z reguły formą dla celów dowodowych.

Forma dla wywołania określonych skutków prawnych polega na tym, że ustawa uzależnia wywołanie przez czynność prawną niektórych skutków prawnych od zachowania formy szczególnej. Forma ta ogranicza skuteczność czynności w ten sposób, że wywołuje tylko niektóry z tych skutków lub też skutki mniej doniosłe niż wtedy, gdyby wymagana forma została zachowana. Za przykład można tu podać np. umowę najmu nieruchomości lub pomieszczenia na czas dłuższy niż rok. Umowa taka powinna być zawarta na piśmie, ponieważ w razie niezachowania tej formy umowę taką poczytuje się jako zawartą na czas nieoznaczony.

Nowelizacja z dnia 14 lutego 2003 roku w dużym zakresie dotyczyła także pisemnej formy oświadczeń woli. Zmiany w kodeksie cywilnym obejmowały również formy dla celów dowodowych. Komisja Kodyfikacyjna Prawa Cywilnego, przygotowując projekt ustawy nowelizującej rozważała trzy stanowiska co do formy dla celów dowodowych:

• pozostawienie dotychczasowego stanu prawnego bez zmian,

• usunięcie tej formy z polskiego systemu prawnego,

• pozostawienie jej, lecz w zmodyfikowanej postaci i w ograniczonym zakresie

Pierwsze stanowisko w tej sprawie nie spotkało się z aprobatą komisji. Przede wszystkim ze względu na to, że w rozwiniętych krajach zachodnich obrót gospodarczy opiera się na umowach nie wymagających zachowania formy pisemnej. Sprzeczny z tą zasadą pozostawał więc art. 75 k.c., który zastrzega formę pisemną ad probationem dla wszystkich czynności prawnych przenoszących dwa tysiące złotych. Twórcy kodeksu cywilnego zastrzegli wiec w art. VI § 2 PWKC, że w stosunkach handlu zagranicznego nie stosuje się przepisów k.c. o formie pisemnej dla celów dowodowych. W chwili obecnej, gdy Polska integruje się z gospodarką światową brak jest podstaw do utrzymania tej różnicy zważywszy na to, że obrót transgraniczny stanowi integralny element działalności polskich przedsiębiorców. Dodatkowo sankcje za jej nie zachowanie osłabione zostały szeregiem wyjątków przewidzianych w art. 74 § 2 k.c., ale przede wszystkim niedookreślonym przepisem, w myśl którego sąd zawsze mógł dopuścić dowody ze świadków lub przesłuchania stron, jeżeli uznał to za konieczne z uwagi na szczególne okoliczności sprawy.

Również drugie stanowisko Komisji w tej sprawie nie znalazło zwolenników. Komisja Kodyfikacyjna uznała, że radykalne zerwanie z dotychczasową tradycją jest zabiegiem nazbyt niebezpiecznym. Po całkowitej rezygnacja z tej formy czynności prawnej mogłoby się bowiem okazać, że sankcja bezwzględnej nieważności, która ewentualnie zastąpiłaby sankcję ad probationem, okazałby się w pewnych przypadkach zbyt surowa dla osób, które dokonają czynności prawnej bez zachowania formy pisemnej.

Przyjmując takie stanowisko Komisja Kodyfikacyjna Prawa Cywilnego opowiedziała się za trzecim stanowiskiem. Podobny kierunek obrał także ustawodawca francuski, jednakże zmiany przeprowadzone w naszym systemie prawnym mają oryginalny charakter i nie są tym samym odtworzeniem regulacji francuskich.

Dokonane zmiany dotyczą dwóch zagadnień. Mianowicie pierwsza zmiana polega na ograniczeniu zakresu zastosowania formy dla celów dowodowych, natomiast druga odnosi się do skutków niezachowania tej formy.

Nowela z dnia 14 lutego 2003 roku uchyla art. 75 k.c.. Według tego przepisu zakresem formy ad probationem objęte są czynności prawne przenoszące wartość 2000 zł. Niezmieniona została natomiast norma wyrażona w art. 73 k.c., która wskazuje, że każdy przepis przewidujący formę pisemną wyznacza formę ad probationem jeżeli:

• nie zastrzega rygoru nieważności

• nie wskazuje innych skutków prawnych

We wszystkich innych przypadkach (oczywiście poza przypadkiem uchylonym w art. 75 k.c.) należy nadal zachowywać przewidzianą przez ustawę formę pisemną zastrzeżoną dla celów dowodowych. Została ona utrzymana ze względu na szereg czynności prawnych o doniosłości ogólnej. Można w tym miejscu za przykład takiej czynności prawnej podać art. 88 § 1 k.c., który dotyczy uchylenia się od skutków prawnych oświadczeń woli złożonych pod wpływem błędu lub groźby albo też art. 76 k.c. wyrażający normę interpretacyjną co do formy pisemnej zastrzeżonej przez strony. Formę pisemną przewiduje także szereg przepisów prawnych regulujących poszczególne typy umów zobowiązaniowych (np. art. 511, 590 §1, 606, 616, 648 § 1 , 720, 860 § 2, 900 k.c.). Dodatkowo ustawa zmieniająca kodeks cywilny dodała § 2 w art. 903 k.c., w myśl którego umowa renty powinna być stwierdzona pismem. Przepis ten został ustanowiony dlatego, że po uchyleniu art. 75 k.c. nie byłaby przewidziana żadna forma szczególna dla umowy renty (umowa renty ze względu na swoją doniosłość życiową musi mieć formę szczególną).

Zakres zastosowania formy ad probationem został także ograniczony postanowieniem art. 74 § 3 k.c., w myśl którego przepisów przewidujących zachowanie formy ad probationem nie stosuje się do czynności prawnych w stosunkach między przedsiębiorcami. W świetle tego przepisu zbędny okazał się zatem przepis art. VI § 2 PWKC z 1964 r. (został uchylony przepisem art. 2 ustawy zmieniającej k.c.). Przypomnijmy, że przepis ten uchylał zastosowanie przepisów k.c. nakazujących zachowanie formy ad probationem w zakresie stosunków handlu zagranicznego. Uchylenie powinności zachowania formy ad probationem nie powoduje jednakże zmiany obowiązków dokumentacji dokonywanych czynności. (ustawą o rachunkowości).

Skutki niezachowania formy ad probationem

Drugą ważną zmianą jest zmiana dotycząca skutków niezachowania formy ad probationem w przypadkach nakazanych przez ustawę. Została utrzymana istotna dla tej formy reguła ogólna mówiąca o tym, że w przypadku takim nie jest dopuszczalny dowód ze świadków ani dowód z przesłuchania stron na fakt dokonania czynności prawnej (art. 74 §1). Dotychczasowe przepisy przewidywały jednak trzy wyjątki od tej zasady. Wszystkie te wyjątki osłabiały rygoryzm reguły ogólnej. Mianowicie chodzi tu o:

1. zgoda stron na przeprowadzenie dowodu ze świadków lub dowodu z przesłuchania stron co ma znikomą doniosłość praktyczną, ze względu na istniejący w typowych sytuacjach konflikt interesów stron wiodących spór,

2. uprawdopodobnienie za pomocą pisma faktu dokonania czynności prawnej. Wyjątek ten otwiera stosunkowo szeroką drogę do uchylenia ograniczeń dowodowych przewidzianych dla formy ad probationem. Przede wszystkim dlatego, iż judykatura nie wymaga aby pismo uprawdopodobniające dokonanie czynności prawnej pochodziło od osoby, przeciwko której dowód ma być prowadzony,

3. trzecim wyjątkiem jest natomiast to, że szczegółowe okoliczności sprawy - stosownie do uznania sądu - mogły prowadzić do uchylenia wspomnianych ograniczeń dowodowych. Z uwagi jednak na swoją nieokreśloność wyjątek ten podważał sens istnienia formy czynności prawnej.

Po nowelizacji artykuł 74 § 2 k.c. utrzymał bez zmian dwa pierwsze wyjątki, natomiast nie przyjął wyjątku trzeciego. W jego miejsce został wprowadzony inny wyjątek o obiektywnie dookreślonej treści. Wyjątek ten polega na tym, że dowód ze świadków oraz dowód z przesłuchania stron jest dopuszczalny wtedy, jeżeli żąda go konsument z sporze z przedsiębiorcą. Ustawodawca chciał wzmocnić tym samym pozycję konsumenta wobec profesjonalisty, który z tej racji powinien znać i przestrzegać przepisów nakazujących zachowanie formy pisemnej. Nieznajomość tej kwestii po stronie konsumenta zasługuje zdaniem ustawodawcy na łagodniejsze traktowanie.

Kolejne zmiany do kodeksu cywilnego odnoszą się do pisma potwierdzającego zawarcie umowy. W krajach zachodnich już od dawna funkcjonuje pisemne potwierdzenie zawarcia umowy bez zachowania formy pisemnej. Pismo potwierdzające ma pełnić między przedsiębior­cami (w obrocie profesjonalnym) zbliżone funkcje dowo­dowe, co forma ad probationem. Należy przyjąć, że w myśl art. 245 KPC pismo potwierdzające sta­nowi dowód tego, że osoba, która go podpisała złożyła oświadczenie wyrażone w takim dokumencie. Natomiast jako oświadczenie jednej tylko strony, nie stanowi dowo­du, że umowa została zawarta o określonej w tym piśmie treści. Widać więc wyraźnie różnicę pod tym względem między za­warciem umowy w formie pisemnej ad probationem, a pi­smem potwierdzającym.

Taka kwalifikacja prawna pisma potwierdza­jącego dokonana na podstawie przepisów ogólnych ulega istotnej modyfikacji w przypadkach, gdy łącznie spełnione zostaną szczególne przesłanki określone w nowym art. 77¹ KC, a mianowicie:

1) pismo potwierdzające jedna strona niezwłocznie po za­warciu umowy prześle drugiej stronie;

2) pismo to nie zawiera istotnej zmiany treści umowy po­twierdzanej;

3)druga strona niezwłocznie nie sprzeciwi się na piśmie przesłanemu jej pismu potwierdzającemu.

Według art. 77¹ spełnienie tych przesłanek powoduje, że strony wiąże umowa o treści określonej w piśmie potwierdzającym. Ustawa przewiduje, że skutek ten następuje za­równo wtedy, gdy pismo potwierdzające wiernie odtwarza treść zawartej umowy (oświadczenie wiedzy o danym fakcie), jak i gdy w nie­istotnej mierze zmienia treść zawartej umowy, a zatem jest w pewnej mierze oświadczeniem woli. Jeżeli druga strona umowy „milczy” wtedy też należy to uznać albo za stwier­dzenie faktu zawarcia umowy albo też za oświadczenie woli zmieniające treść pierwotnej umowy. Nowa regulacja prawna pisma potwierdzającego ma na celu ułatwienie, a także umocnienie profesjonalnego obrotu gospodarczego.

Ostatnia już zmiana pisemnej formy oświadczeń woli dotyczy formy następczych czynności prawnych. Zwrotu następczych czynności prawnych używa się w nauce na zbiorcze oznaczenie czynności prawnych pozostających w związku z czynnością prawną (umową) pierwotną i oczywiście do­konywanych po czynności (umowie) pierwotnej. Zagad­nienie to jest uregulowane w art. 77 KC. Komisja Kodyfikacyjna z uwagi na niejasną treść tego przepisu, która powodowała rozbieżności w poglądach, za­proponowała nową redakcję tegoż artykułu. Nowe brzmienie jest następujące: .....

Przepis ten odnosi się do umów już zawartych, natomiast zakresem swego zastosowania obejmuje on czyn­ności następcze dotyczące umów pierwotnych, które za­warte zostały nie tylko w zwykłej formie pisemnej, ale tak­że w formie pisemnej kwalifikowanej. Ponadto nowa re­gulacja ma na względzie rodzaj czynności następczych.

Paragraf 1 art. 77 KC ma na względzie czynność praw­ną następczą w postaci umowy, która modyfikuje treść umowy pierwotnej. Modyfikacją jest bowiem zarówno zmiana niektórych postanowień umowy pierwotnej, jak i dodanie do niej (np. w postaci aneksu) nowych postano­wień. Przyjęto w tym przypadku zasadę ekwiwalentności formy pierwotnej i następczej czynności prawnej. Umowy modyfikujące w istocie bowiem współkształtują treść sto­sunku prawnego i dlatego nie ma racjonalnych przesłanek, aby nie miały one być zawierane w takiej samej formie, w jakiej powinna być zawarta umowa pierwotna.

Przepis art. 77 k.c. wiąże zatem ekwiwa­lentność formy z powinnością jej zachowania z mocy usta­wy lub z mocy umowy stron (pactum de forma). Oznacza to, że jeżeli więc umowa pierwotna zgodnie z odpowiednim przepisem ustawy zawarta została w określonej formie (np: w formie pisemnej, z datą pewną, z podpisem notarialnie poświadczonym, w formie aktu notarialnego), to również konieczne jest zachowanie takiej samej formy dla umowy modyfikującej. Odnosi się to także do skutków zwykłej formy pisemnej. Niezachowanie przy zawieraniu umowy modyfikującej formy pisemnej ad probationem przewidzianej dla zawarcia umowy pierwotnej, nie powo­duje nieważności umowy następczej, a jedynie utrudnienia dowodowe w razie sporu.

Strony w umowie pierwotnej mogą jednakże zastrzec dla umowy modyfikującej formę surowszą od przewidzia­nej w ustawie dla umowy pierwotnej lub z surowszymi sankcjami. Niedopuszczalne jest, żeby w umowie pier­wotnej zastrzeżono dla umowy następczej łagodniejszą od ustawowej formę lub zwolniono strony od zachowania for­my szczególnej. W przypadku gdyby strony zawarły umowę pierwotną w formie szczególnej albo też zawarły ją w formie surowszej od wymagań ustawy należy przyjąć, że strony złożyły oświadczenia woli w formie przez siebie uzgodnionej.

Teraz należałoby przejść do czynności prawnych, które prowadzą do zakończenia pierwotnego stosunku umownego. Te czynności prawne są wymienione w art. 77 § 2 k.c. Mowa w miejscu o umowie rozwiązującej oraz jednostronnych czynnościach prawnych w postaci od­stąpienia od umowy pierwotnej oraz wypowiedzenia jej, co odnosi się do umownych stosunków o charakterze ciągłym (trwałym).

I tak w przypadku gdy umowa pierwotna faktycznie została zawar­ta w zwykłej formie pisemnej wymienione powyżej czynności następcze powinny być również stwierdzone pismem. Nawet jeżeli z mocy ustawy lub z woli stron umowa pierwotna powinna być zawarta w zwykłej formie pisemnej; ale pod sankcją nieważności, to z mocy art. 77 § 2 KC wskazane tam czynności następ­cze przewidziane są pod sankcją tylko dowodową. W kon­sekwencji niezachowanie w tych przypadkach formy pi­semnej nie powoduje nieważności wspomnianych czynności następczych. Wszystkie przytoczone ostatnio reguły są regułami ogólnymi dlatego też nie znajdują zastosowania w przypadku odmiennego uregulowania normami szczególnymi.

Trochę inaczej została uregulowana forma czynności następczych, które prowadza do zakończenia stosunku umownego w przypadku, gdy umowę pierwotną zawarto w innej formie szczególnej. Stanowi o tym art. 77 §3 k.c. według którego inna forma szczególna obejmuje swoim zakresem kwalifikowane formy pisemne takie jak: forma pi­semna z datą pewną, z poświadczonym notarialnie podpisem, formę aktu notarialnego, ewentualnie także jakieś inne formy pisemne przewidziane dla pewnych rodzajów umów. Przypomnijmy, że dla umowy rozwią­zującej, o której była w §2 art. 77 przewidziano taką samą pisemną formę kwalifikowaną, jaką ustawa lub umowa stron określiły dla umowy pierwotnej. W przypadku odstąpienia od umowy pierwotnej lub jej wypowiedzenia § 3 tegoż art. za­strzega tylko zwykłą formę pisemną i to pod sankcją do­wodową.

Umowa rozwiązująca opiera się wyłącznie na zasadzie swobody kontraktowej. Posiada zawsze swoje granice wyznaczone normami bezwzględnie wiążącymi lub klauzulami generalnymi. Określają one co najmniej w sposób ogólny zakres dopuszczalnej umowy i jej treść. Wydaje się przeto uzasadnione, że gdy ustawa ze względu na interes samych stron, osób trzecich lub dobro publiczne zastrzega formę pisemną kwalifikowaną dla umowy pier­wotnej (co ułatwia jej kontrolę), to wskazane jest, aby te sa­me kryteria stosować do umów rozwiązujących.

Odrębnie trzeba rozpatrzyć kwestię odstąpienia od umowy lub jej wypowiedze­nia - jako jednostronnej czynności prawnej ingerującej w stosunek umowny (co najmniej dwustronny) dopusz­czalne są tylko na podstawie kompetencji udzielonej stro­nom przez ustawodawcę w określonych sytuacjach. Nie wyklucza to jednak tego, że strony mogą pozwolić sobie na swego rodzaju luz w podjęciu decyzji o formie umowy rozwiązującej.

---