Wzór nr 15

Przykładowy tekst sprawozdania z kontroli inwentaryzacji

(spisu z natury)

Sprawozdanie z kontroli spisu z natury przeprowadzonej z polecenia

 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . w dniu . . . . . . . . . . . . .  w polu spisowym . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . .

Przedmiotem kontroli były następujące zagadnienia:

1. Ocena przygotowania dokumentacji, ewidencji oraz składowisk do inwentaryzacji.

2. Zabezpieczenie ewidencji prowadzonej w rejonie spisowym.

3. Poprawność ustalenia ilości inwentaryzowanych składników i ujmowania ich do arkuszy

spisowych.

4. Poprawność oceny wartości i przydatności artykułów zbędnych, nadmiernych i

niepełnowartościowych oraz ujmowania ich do odrębnych arkuszy spisowych.

5. Fakt ujmowania w odrębnych arkuszach składników obcych.

6. Poprawność zamykania i ewentualnie plombowania pomieszczeń na czas przerw w spisie.

7. Poprawność zabezpieczenia składników i pomieszczeń przed uszkodzeniem, zniszczeniem,

rabunkiem, włamaniem, zepsuciem oraz  innymi wypadkami losowymi.

8. Poprawność wyceny arkuszy spisowych, ustalenia różnic inwentaryzacyjnych ich weryfikacji i

rozliczenia inwentaryzacji (tego kontrolera wyznaczył osobiście kierownik jednostki).

Stwierdzenia dokonane w rezultacie kontroli: 1. Ewidencja prowadzona w rejonie spisowym została uzgodniona z księgowością, co ustalono na

podstawie okazanego protokołu uzgodnień. Mimo ogólnego porządku w magazynie,

spryzmowania artykułów masowych, zgromadzenia tych samych artykułów w jednym miejscu,

zdarzyło się kilka przypadków złożenia danego towaru w kilku miejscach, a ponadto nie wszystkie

artykuły opatrzono wywieszkami identyfikacyjnymi, co spowodowało podanie niewłaściwych

nazw w kilku pozycjach spisu, a także kilka błędnych symboli.

2. Kartotekę magazynową zamknięto w metalowej kasetce, od której klucz zdeponowano w kasie

głównej jednostki. Osoby odpowiedzialne materialnie złożyły stosowne oświadczenia wstępne i

końcowe.

3. Ilość inwentaryzowanych składników ustalają wspólnie przewodniczący zespołu spisowego i

kierownik magazynu. Po ustaleniu ilości niezwłocznie podaje się ją do wpisania przez członka

zespołu do arkusza spisowego.

W czasie kontroli sprawdzono 15 pozycji dobranych wyrywkowo artykułów. Na jednej z nich (poz.

121 w arkuszu spisowym nr 5) stwierdzono rozbieżności ilości w stosunku do ustaleń spisowych. Jedno

z opakowań zostało naruszone, czego nie zauważyli spisujący, a wewnątrz było 19, a nie 20 sztuk

składnika. W wyniku tego w pozycji 121 ilość z 200 poprawiono na 199 sztuk, a członkowie zespołu

spisowego oświadczyli, że od tego momentu będą bardziej uważni. Artykuły masowe, przestrzenne,

sypkie, zwałowe i ciężkie zostały zinwentaryzowane poprawnie za pomocą dokonanych szacunków i

przybliżonych obmiarów, przy udziale inżyniera z działu technicznego.

4. Na odrębnym arkuszu spisano artykułu zbędne, nadmierne i niepełnowartościowe. Zespół

spisowy z udziałem technologa wnikliwie ocenił wady i usterki materiałów niepełnowartościowych

oraz zaproponował trafny stopień ich deprecjacji. Uszkodzenia tych artykułów uznano za

niezawinione. Postanowiono zwrócić uwagę szefowi produkcji i zaopatrzenia na niefrasobliwe

decyzje dotyczące sporządzania surowców w niepotrzebnie dużych ilościach i z dużym

wyprzedzeniem, co mści się koniecznością deprecjacji, zamrażaniem środków finansowych

pochodzących z kredytów oraz blokowaniem potrzebnych powierzchni magazynowych.

5. Składniki obce spisane zostały na oddzielnych arkuszach sporządzonych w ilościach

uwzględniających liczbę właścicieli. Kopie arkuszy spisowych zostały przesłane właścicielom wraz

z pismami informującymi o wynikach inwentaryzacji.

6. Magazyny zamykane są na dwa zamki typu Gerda oraz są monitorowane przez firmę

ochroniarską. Założona też jest instalacja alarmowa. W czasie przerw w spisie jeden klucz zabiera

ze sobą zespół spisowy zaś drugi - osoby odpowiedzialne materialnie.

7. Na ogół warunki magazynowania (poza ciasnotą) są dobre. W pomieszczeniach jest sucho i

działa klimatyzacja. Z racji występowania nadmiernych ilości niektórych materiałów, część

artykułów przechowuje się w wilgotnych piwnicach, gdzie szybciej się psują. Dlatego tym

ważniejsze jest zmobilizowanie służb produkcyjnych i zaopatrzeniowych, do dokonywania

zakupów w rozsądnych ilościach.

8. Wyceny arkuszy spisowych, ustalenia, weryfikacji i rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych

dokonano poprawnie.

Wnioski:

1. Usunąć w przyszłości mankamenty niekonsekwentnego przygotowania do inwentaryzacji

rejonów spisowych. Dotyczy to zwłaszcza zgromadzenia tych samych składników w jednym

miejscu oraz zaopatrzenia wszystkich artykułów w wywieszki identyfikujące.

2. Zagospodarować zapasy zbędne i nadmierne, a także zapasy niepełnowartościowe. Wymusić

na służbach produkcyjnych i zaopatrzeniowych bardziej racjonalną gospodarkę zapasami.

3. Bardziej uważnie ustalać w czasie inwentaryzacji rzeczywiste ilości inwentaryzowanych

składników. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

            Data

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Podpis kontrolera spisowego

Pewien rodzaj alternatywy dla powyższego sprawozdania z kontroli inwentaryzacji może być

następujący protokół kontroli.

---