Praca w sekretariacie
Głównym zadaniem sekretariatu jest odciążenie od drobniejszych spraw kierownika. Sekretariat zajmuje się sprawami administracyjnymi, biurowymi, technicznymi, usługowymi. Jest to komórka, która ma charakter usługowy, a nie merytoryczny. W większym sekretariacie może być zatrudnionych nawet kilka osób, ale najczęściej są one jednoosobowe, gdzie pracuje sekretarka bądź sekretarz.
Istnieją pewne właściwości psychologiczne, które powinna posiadać osoba pracująca na stanowisku sekretarki. Wytyczne te opracowane zostały przez Krajowy Urząd Pracy i są następujące:
kreowanie i podtrzymywanie pozytywnych stosunków interpersonalnych,
twórcze rozwiązywanie sytuacji konfliktowych,
obowiązkowość, sumienność, punktualność, zmysł organizacyjny,
lojalność w stosunku do szefa i kolegów,
kultura osobista i odpowiednia prezencja,
dyskrecja, dyplomacja takt i opanowanie, odporność na stres,
dobra pamięć, koncentracja i podzielność uwagi,
pewność siebie, dyspozycyjność,
dobry stan zdrowia.
Osoby pracujące na tym stanowisku nie powinny być konfliktowe
Do głównych zadań sekretarki (lub sekretarza) należą:
gromadzenie i przechowywanie informacji,
wykonywanie prac administracyjno - biurowych,
przyjmowanie interesantów i załatwianie ich niektórych spraw,
samodzielne prowadzenie korespondencji,
przyjmowanie, segregowanie i przekazywanie korespondencji,
redagowanie krótkich pism,
zapisywanie pism dyktowanych przez szefa,
uczestniczenie w planowaniu prac szefa,
przyjmowanie i łączenie telefonów,
prowadzenie kontroli terminów,
Możemy podzielić te zadania na dwie grupy: zadania asystenckie oraz recepcyjne.
Zadania asystenckie.
Do zadań asystenckich zaliczyć należy czynności biurowe bądź administracyjne, których nie wykonuje przełożony. Do tej grupy należą: odbieranie telefonów, łączenie rozmów, przyjmowanie korespondencji, wyszukiwanie potrzebnych informacji, załatwianie spraw związanych z wyjazdem służbowym przełożonego- sprawdzanie godzin odjazdu pociągu lub lotu samolotu, rezerwacja pokoju w hotelu, kupno biletu, zamówienie taksówki, itd. Do zadań asystenckich można też zaliczyć redagowanie krótkich pism,, które następnie wysyłane są przez sekretariat.
Zadania recepcyjne.
Do zadań recepcyjnych zaliczamy przyjmowanie interesantów oraz gości. Z reguły klient pierwszy raz styka się bezpośrednio z firmą właśnie poprzez sekretariat i osobę, która tam pracuje, dlatego zadania recepcyjne są tymi, poprzez pryzmat których interesant patrzy na firmę. Ważne jest, aby to pierwsze wrażenie, wywierane na potencjalnych kontrahentach, było jak najbardziej pozytywne.
Zasady pracy sekretarek/sekretarzy.
Dzięki swoim kompetencjom i umiejętnościom dobra sekretarka lub sekretarz przyczynia się do rozwoju placówki, w której pracuje. Dobra sekretarka potrafi z natłoku zadań wybrać te, które w danej chwili są najważniejsze do wykonania, chroni czas pracy szefa, załatwia sprawy z klientami tak, aby byli oni zadowoleni z jej pracy. Osoba pracująca na danym stanowisku powinna umieć tak zorganizować czas pracy, aby wszystkie sprawy były wykonane we właściwym terminie i aby pamiętała o nowych zadaniach do wykonania. Kompetentna sekretarka (lub sekretarz) jest miła, potrafi utrzymać dobre relacje z koleżankami i kolegami, nie łamiąc jednocześnie tajemnicy służbowej.
Współpraca sekretarki/sekretarza z przełożonym.
Dobra współpraca zależy od relacji, jakie panują pomiędzy dyrektorem a jego asystentką/asystentem.
Już na początku współpracy powinny zostać ustalone zasady współpracy tak, aby wynikały one z zakresu zadań podwładnej/podwładnego. Przełożony swoje oczekiwania wobec pracownika na tym stanowisku buduje w oparciu o poziom jego zawodowej kompetencji, charakteru, wyglądu, podejścia do pracy oraz umiejętności organizowania sobie pracy i radzenia sobie z kilkoma zadaniami naraz.
Sekretarka/sekretarz bierze udział w przygotowaniach do spotkań przełożonego z klientami lub kontrahentami. Do zadań takiej osoby należy nie tylko umawianie szefa na tego rodzaju spotkania, ale również pilnowanie ich terminów.
Sekretariat zajmuje się także takimi sprawami, których rezultat jest jedynie przekazywany dyrektorowi, sporo decyzji jest podejmowanych właśnie na poziomie tej komórki organizacyjnej.
Współpraca sekretarki/sekretarza zależy w dużej mierze od odpowiedniego ustalenia zakresu obowiązków, ale również od dyspozycyjności osoby pracującej w sekretariacie, od charakteru przełożonego i jego asystentki/asystenta. Tak więc nie wszystko zależy od kompetencji "prawej ręki" szefa.
Przyjmowanie klientów.
Przyjmowanie klientów jest jednym z zadań recepcyjnych. Osoba odpowiedzialna za kontakt z kontrahentami powinna wykazać się wysoką kulturą osobistą, powinna być uprzejma, taktowna, miła, grzeczna. Powinna być życzliwa dla petenta i sprawiać wrażenie, że jest zainteresowana sprawami, z którymi przychodzą do sekretariatu klienci.
Niektóre sprawy załatwiane są poprzez sekretariat, jednak tymi ważniejszymi kwestiami zajmuje się szef. W takim wypadku petenci umawiani są z przełożonym na określony dzień i godzinę. Można co prawda natychmiast spotkać się z dyrektorem, jednak dzieje się tak tylko w przypadku naprawdę ważnych spraw.
Po przyjściu do sekretariatu, klient witany jest przez sekretarkę/sekretarza. Pracownik powinien poprosić gościa o zdjęcie wierzchniego okrycia. Jeśli petent musi poczekać trochę na spotkanie, sekretarka/sekretarz powinna zaproponować mu coś do picia, do poczytania (na przykład świeża prasa lub czasopisma branżowe). Do obowiązków osoby pracującej na stanowisku sekretarki/sekretarza należy wprowadzenie gościa do gabinetu przełożonego i przedstawienie go szefowi.
Łączenie rozmów telefonicznych.
Jednym z wielu zadań sekretarki/sekretarza jest odbieranie i wykonywanie telefonów. Odbierając telefon asystentka/asystent zaczyna rozmowę od przedstawienia swojego stanowiska oraz podaje nazwę instytucji, w której pracuje. Może też podać swoje imię i nazwisko oraz nazwę firmy. Kiedy rozmówcę łączy się z szefem, sekretarka/sekretarz informuje go kto i w jakiej sprawie telefonuje. Pracownik informuje przełożonego o telefonach, jakie odebrał w czasie nieobecności szefa w biurze.
Kontrolowanie terminów.
Sekretarka/sekretarz ma obowiązek do pamiętania o terminach, w jakich powinny być załatwione sprawy. Z tego też powodu daty zapisywane są w terminarzach i są na bieżąco sprawdzane. Zapisuje się terminy rozmów z klientami, daty spotkań, konferencji, narad oraz przygotowuje potrzebne informacje do nich.
Miejsce pracy.
Miejscem pracy asystentki/asystenta szefa jest sekretariat. Znajduje się on bezpośrednio przed gabinetem szefa. Wyposażenie sekretariatu stanowią urządzenia biurowe, meble, faks, telefon. Pokój powinien być tak urządzony i oświetlony tak, aby dobrze się tam czuł zarówno pracownik, jak i oczekujący na rozmowę z szefem gość. Powinny być spełnione wszystkie przepisy BHP i ochrony przeciwpożarowej.
Wyposażenie sekretariatu.
Wyposażenie stanowią meble oraz odpowiedni sprzęt.
Podstawowym meblem w sekretariacie jest biurko. Niektóre stoły biurowe posiadają przegrodę, która oddziela cześć sekretariatu od części przeznaczonej dla klientów.
Na biurku znajduje się zazwyczaj komputer, przy nim stoi krzesło obrotowe, szafka lub półka do przechowywania dokumentów, szafka na okrycia, szafka na naczynia. W pomieszczeniu może się też znajdować szafa pancerna, jeśli tam właśnie dokonuje się rozliczeń finansowych lub znajdują się ważne dokumenty.
Na biurku znajdują się jeszcze urządzenia do łączności- telefon, faks.
W sekretariacie zazwyczaj jest jeszcze część przeznaczona dla interesantów, oczekujących na rozmowę z prezesem bądź dyrektorem, gdzie mogą wygodnie spocząć na fotelu lub kanapie.
Meble w sekretariacie powinny zapewniać jak najlepsze warunki do pracy. Nie powinno ich być za dużo. Ważna rolę spełnia też ich ustawienie- światło powinno padać z lewej strony, a biurko powinno być ustawione przodem do drzwi. Wszystkie urządzenia powinny być pod ręką, tak aby wygodnie można było sięgnąć na przykład po słuchawkę od telefonu,
Kolor mebli powinien być dobrany do koloru ścian, dywanu, zasłon, itd.
Oświetlenie sekretariatu.
Sekretariat powinien być dobrze oświetlony. Najlepsze do pracy jest światło naturalne. Do oświetlenia sztucznego najbardziej nadają lamy halogenowe lub żarówki mleczne. Nie powinno się używać lamp neonowych, ponieważ nie są zdrowe dla wzroku.
Światło powinno padać z oświetlenia górnego i lampy biurowej. Ważne są proporcje: 1/5 światła powinna być z oświetlenia górnego, pozostałe 4/5- z lampy stojącej na biurku. Osoby praworęczne powinny ustawić sobie lampę z lewej strony, a osoby leworęczne- z prawej.
Biblioteczka w sekretariacie.
Biblioteczka stanowi element pomieszczenia biurowego. Oto pozycje, które powinny się tam znaleźć: słownik poprawnej polszczyzny, słownik ortograficzny, słownik języka angielskiego lub jakiegoś innego języka, słownik wyrazów obcych, korespondencje handlowe w ojczystym języku, wzory różnych pism handlowych w obcych językach- najczęściej po angielsku. Warto też zadbać o to, aby były tam także książki telefoniczne, książka kodów pocztowych, mapy Polski i miasta, rozkłady pociągów i autobusów, czasopisma branżowe, dzienniki urzędowe, ustaw, materiały handlowe i inne.