Specjalista ds. marketingu i handlu (sprzedaży)

Kod klasyfikacji: 241912

Rozdział klasyfikacji: Handel, dziedziny pokrewene i usługi

Klasa klasyfikacji: Marketing, reklama i dziedziny pokrewne

Zadania i czynności

Zasadniczym celem pracy specjalisty ds. eksportu i importu jest doprowadzenie do sprzedaży za granicę lub do kupna z zagranicy towarów. Towarami eksportowanymi lub importowanymi przez niego mogą być zarówno surowce i wyroby, jak też praca (np. usługi budowlane) lub wiedza (np. rozwiązania techniczne). Działalność tą specjalista do spraw eksportu/importu prowadzi na zlecenie swego pracodawcy lub na własny rachunek.

Jeśli jest specjalistą ds. eksportu/importu w zakładzie produkcyjnym, to - sam lub przez pośredników - sprzedaje za granicę towary swojej macierzystej firmy lub kupuje dla niej z zagranicy to, czego firma potrzebuje do działania: surowce, maszyny, technologie. Jeśli zaś jest zatrudniony w przedsiębiorstwie handlu zagranicznego, to spełnia rolę pośrednika, eksportując bądź importując towary na zlecenie kontrahentów swojego pracodawcy: producentów, dostawców, odbiorców.

W każdym jednak wypadku specjalista taki musi gruntownie znać towary, którymi handluje oraz być należycie przygotowany do negocjacji handlowych. Oznacza to dobre rozeznanie warunków w jakich te produkty powstają, rynków, na których można je najkorzystniej kupić albo sprzedać, występującej tam konkurencji, obowiązujących przepisów, panującej kultury i zwyczajów.

Wyeksportowanie jakiegoś towaru musi być na ogół poprzedzone poinformowaniem o nim i o jego walorach użytkowych oraz cenowych ewentualnych zainteresowanych. Dokonuje się tego poprzez specjalne agencje lub sieci dystrybucyjne. Można też kierować informacje bezpośrednio do potencjalnych nabywców.

Po znalezieniu kontrahenta specjalista ds. eksportu/importu dopracowuje wespół z nim ofertę, określa warunki dostaw, ceny i sposoby płatności, uzgadnia terminy dostaw, sposoby transportu itp. Działalność ta wymaga wielu osobistych spotkań, prowadzenia obfitej korespondencji i licznych rozmów telefonicznych z zainteresowanymi, wymiany informacji - pocztą elektroniczną, telefaksem.

Tak powstaje kontrakt na dostawę za granicę. Na tym jednak nie kończą się obowiązki specjalisty ds. eksportu/importu. Musi on złożyć zamówienie na towar, który ma być wyeksportowany, uzyskać pozwolenie na jego wywóz za granicę, zorganizować transport, dopilnować wysyłki, skompletować i złożyć w banku dokumenty finansowe. Przygotowania do importu rozpoczyna się z reguły od zebrania ofert, których powinno być przynajmniej kilka, żeby móc wybrać spośród nich najkorzystniejszą. Potem następują negocjacje, podobne jak w transakcjach eksportowych. Dla dokonania większych zakupów można organizować międzynarodowe przetargi, których uczestnicy, żeby zdobyć intratne zamówienie, często bywają gotowi do ustępstw.

Po wyborze optymalnej oferty zagranicznej trzeba przygotować kontrakt, zgromadzić niezbędne środki płatnicze, uzyskać pozwolenie przywozu z zagranicy, zorganizować odbiór dostaw.

Wszystkie te zabiegi - związane z konkretnymi transakcjami - nie wyczerpują jednak obowiązków specjalisty do spraw eksportu/importu. Powinien on na bieżąco śledzić i porównywać ceny interesujących go towarów w kraju i za granicą. Analizować handel międzynarodowy w wybranych branżach towarowych i w wybranych regionach świata. Penetrować potencjalne rynki zbytu. Mieć orientację w międzynarodowym ustawodawstwie dotyczącym handlu i ustawodawstwie cywilnym wybranych państw.

Śledzenie na bieżąco tendencji i zmian w wybranych branżach i na interesujących go rynkach umożliwia bardzo bogata literatura fachowa.

Wiedzę na ten temat można pogłębić biorąc udział w międzynarodowych targach, wystawach, pokazach, konferencjach oraz korzystając z informacji zgromadzonych na różnych stronach internetowych. W związku z tym specjalista ds. eksportu/importu zobligowany jest do komunikatywnej znajomości języków obcych oraz biegłej umiejętności posługiwania się komputerem.

Głównym celem pracy specjalisty ds. handlu wewnętrznego jest pomnażanie korzyści płynących dla jego macierzystej firmy ze sprzedaży (bądź zakupów) towarów, którymi firma handluje na krajowym rynku, poprzez zapewnienie jej jak najszerszego kręgu odbiorców. Specjalista ds. handlu wewnętrznego dokonuje tego na dwa sposoby: przez zwiększanie rozmiarów sprzedaży i przez wzrost jej opłacalności. Realizacja wymienionych zadań wymaga zaplanowania i wykonania szeregu czynności.

Powiększaniu rozmiarów sprzedaży służą np. starania o poszerzenie kręgu odbiorców towarów. Można to osiągać przez wyspecjalizowane w rozprowadzaniu takich towarów sieci dystrybucyjne, przez akwizytorów oraz innych pośredników. Poszerzanie kręgu odbiorców realizuje się także poprzez docieranie samemu jak najbliżej bezpośredniego nabywcy - użytkownika lub konsumenta naszego towaru, do sklepów, które takim towarem handlują, by pozyskać je jako nowych odbiorców.

Rozmiary sprzedaży można zwiększać na wiele innych sposobów. Jednym z nich jest doskonalenie formy sprzedaży towaru, np. przez wprowadzenie możliwości zakupów ratalnych, wydłużony okres gwarancji. Innym może być oferowanie różnych odmian towaru, atrakcyjniejszych dla nabywcy ze względu na lepsze ich walory lub niższe ceny itp.

Tak ukierunkowane zabiegi rynkowe przyjęło się określać mianem marketingu, zaś działania podejmowane dla zaktywizowania sprzedaży - promocją.

Z kolei, o poprawę opłacalności sprzedaży specjalista ds. handlu wewnętrznego zabiega, np. zapewniając sobie dostawy towaru po niższej cenie, co jest możliwe przy mniejszych kosztach jego wytwarzania lub większej skali produkcji. Wzrost efektywności sprzedaży osiąga ponadto poprzez doskonalenie organizacji sprzedaży, np. przez ograniczenie liczby pośredników, z których każdy pobiera należną mu marżę.

Podstawowym tworzywem roboczym dla specjalisty ds. handlu wewnętrznego są informacje wymieniane z innymi osobami. Żeby móc się wywiązywać z przypadających mu zadań musi bowiem wiedzieć wszystko zarówno o produkcie, którym handluje, o rynku, na którym działa, jak też o bezpośrednim nabywcy tego towaru: jego użytkowniku lub konsumencie.

Z tego względu w pracy specjalisty ds. handlu wewnętrznego dominują czynności służące najróżniejszym formom komunikowania się w celu wymiany informacji. Jego narzędziami pracy są więc wszelkie nadające się do tego środki łączności: poczta, telefon, telex, fax, jak również sieć komputerową i dostęp do internetu.

Pozyskiwaniu i rozpowszechnianiu informacji o znaczeniu handlowym służą też podróże służbowe. Oprócz dotychczasowych i potencjalnych klientów powinien odwiedzać również wszelkie wystawy i targi, które mogą dlań stanowić okazję do pochwalenia się swoją ofertą handlową i podpatrzenia konkurencji.

Musi też znać na bieżąco literaturę fachową i periodyki branżowe.

Głównym celem pracy specjalisty ds. handlu wewnętrznego jest pomnażanie korzyści płynących dla jego macierzystej firmy ze sprzedaży (bądź zakupów) towarów, którymi firma handluje na krajowym rynku, poprzez zapewnienie jej jak najszerszego kręgu odbiorców. Specjalista ds. handlu wewnętrznego dokonuje tego na dwa sposoby: przez zwiększanie rozmiarów sprzedaży i przez wzrost jej opłacalności. Realizacja wymienionych zadań wymaga zaplanowania i wykonania szeregu czynności.

Powiększaniu rozmiarów sprzedaży służą np. starania o poszerzenie kręgu odbiorców towarów. Można to osiągać przez wyspecjalizowane w rozprowadzaniu takich towarów sieci dystrybucyjne, przez akwizytorów oraz innych pośredników. Poszerzanie kręgu odbiorców realizuje się także poprzez docieranie samemu jak najbliżej bezpośredniego nabywcy - użytkownika lub konsumenta naszego towaru, do sklepów, które takim towarem handlują, by pozyskać je jako nowych odbiorców.

Rozmiary sprzedaży można zwiększać na wiele innych sposobów. Jednym z nich jest doskonalenie formy sprzedaży towaru, np. przez wprowadzenie możliwości zakupów ratalnych, wydłużony okres gwarancji. Innym może być oferowanie różnych odmian towaru, atrakcyjniejszych dla nabywcy ze względu na lepsze ich walory lub niższe ceny itp.

Tak ukierunkowane zabiegi rynkowe przyjęło się określać mianem marketingu, zaś działania podejmowane dla zaktywizowania sprzedaży - promocją.

Z kolei, o poprawę opłacalności sprzedaży specjalista ds. handlu wewnętrznego zabiega, np. zapewniając sobie dostawy towaru po niższej cenie, co jest możliwe przy mniejszych kosztach jego wytwarzania lub większej skali produkcji. Wzrost efektywności sprzedaży osiąga ponadto poprzez doskonalenie organizacji sprzedaży, np. przez ograniczenie liczby pośredników, z których każdy pobiera należną mu marżę.

Podstawowym tworzywem roboczym dla specjalisty ds. handlu wewnętrznego są informacje wymieniane z innymi osobami. Żeby móc się wywiązywać z przypadających mu zadań musi bowiem wiedzieć wszystko zarówno o produkcie, którym handluje, o rynku, na którym działa, jak też o bezpośrednim nabywcy tego towaru: jego użytkowniku lub konsumencie.

Z tego względu w pracy specjalisty ds. handlu wewnętrznego dominują czynności służące najróżniejszym formom komunikowania się w celu wymiany informacji. Jego narzędziami pracy są więc wszelkie nadające się do tego środki łączności: poczta, telefon, telex, fax, jak również sieć komputerową i dostęp do internetu.

Pozyskiwaniu i rozpowszechnianiu informacji o znaczeniu handlowym służą też podróże służbowe.

Oprócz dotychczasowych i potencjalnych klientów powinien odwiedzać również wszelkie wystawy i targi, które mogą dlań stanowić okazję do pochwalenia się swoją ofertą handlową i podpatrzenia konkurencji.

Musi też znać na bieżąco literaturę fachową i periodyki branżowe.

Głównym celem pracy specjalisty metod promocji sprzedaży jest wpływanie na wzrost sprzedaży poprzez niekonwencjonalne rozwiązania. Osoba ta musi dokonywać stałej analizy rynku w zakresie podaży i popytu.

Zadania osoby zajmującej to stanowisko wchodzą w skład zadań należących do działu marketingu . W obecnej sytuacji rynkowej, kiedy prawami rynku towarów i usług rządzi duża konkurencja jest to stanowisko występujące powszechnie. Specjalista metod promocji sprzedaży może pracować w firmach prowadzących działalność handlową ( sklepy, hipermarkety), w zakładach usługowych ( biura turystyczne, firmy przewozowe) a także w zakładach produkcyjnych.

Do głównych zadań osób zatrudnionych na tym stanowisku należy dobra znajomość rynku towarów i usług , śledzenie jego tendencji rozwojowych, oraz szybkie reagowanie na wszelkie dokonujące się na nim zamiany, zwłaszcza w zakresie podaży i popytu. Do specjalisty metod promocji sprzedaży należy opracowywanie nowych , często niekonwencjonalnych metod reklamy towarów, tak by powodować w firmie stały wzrost sprzedaży. Osoba ta dba o należyta ekspozycję towarów. Inicjuje promocje towarów i usług, oraz organizuje większe kampanie reklamowe wykorzystując w tym celu zewnętrzne agencje reklamowe. Są to na ogół ulotki, plakaty, banery, tablice reklamowe, a także różne formy reklamy w mediach. Stanowisko to współpracuje z osobami trudniącymi się w firmie bezpośrednia sprzedażą. Z nimi dokonuje ustaleń dotyczących właściwej dystrybucji i reklamy towarów. Stanowisko specjalisty do spraw promocji sprzedaży występuje w niektórych firmach w dziale marketingu, zaś w innych firmach w działach handlowych.

Środowisko pracy

materialne środowisko pracy

Praca specjalisty ds. eksportu/importu jest w zasadzie pracą biurową, odbywającą się na ogół w komfortowych warunkach. Jako że człowiek pracujący w tym zawodzie podejmuje trudne decyzje i często operuje dużymi kwotami pieniędzy, pracodawca stwarza mu takie warunki, które pozwolą mu jak najlepiej wykonywać obowiązki. Dotyczy to również warunków podróżowania i bytowania podczas częstych w tym zawodzie delegacji służbowych.

Praca ta jednak może odbywać w bardzo różnych warunkach klimatycznych i specjalista ds. eksportu/importu musi być na przygotowany. Może się zdarzyć, że uczestnicząc np. w zorganizowanej dla potencjalnych nabywców demonstracji eksportowanego sprzętu pod gołym niebem przemarznie lub przemoknie. Może też być narażony na duże upały, jeżeli kontrakt jest realizowany w gorącej strefie klimatycznej.

warunki społeczne

Praca specjalisty ds. eksportu/importu polega przede wszystkim na ciągłym, niestrudzonym zbieraniu i przekazywaniu informacji, na wyjaśnianiu i argumentowaniu, na negocjowaniu i przekonywaniu. Co za tym idzie, jest to praca wymagająca bardzo częstego komunikowania się z różnymi ludźmi, na ogół wcześniej nieznajomymi. Od porozumienie się z tymi ludźmi, właściwego odczytania ich intencji i oczekiwań, nakłonienia ich do przyjęcia oferowanych warunków zależy, czy wcześniejsze wysiłki uwieńczy sukces.

Wielki biznes ma dziś do dyspozycji najlepsze, najnowocześniejsze technicznie środki komunikacji, wliczając w to łączność satelitarną. Ale i dziś, tak jak dawniej, decydujące rozmowy odbywają się w czasie osobistych kontaktów - twarzą w twarz. Dlatego w tym zawodzie ogromne znaczenie mają nie tylko umiejętności i doświadczenie, ale także sposób bycia, kultura osobista, elegancja.

warunki organizacyjne

Jeżeli miejscem pracy specjalisty ds. eksportu/importu jest jego biuro, godziny pracy i czas jej trwania (na ogół osiem godzin) są takie same jak we wszystkich biurach i urzędach. reguły te przestają obowiązywać podczas dalszych i bliższych wyjazdów służbowych, podczas przyjmowania zagranicznych kontrahentów. Wtedy godziny pracy zależą od wymogów sytuacji. Może ona odbywać się w różnych miejscach i w bardzo różnych godzinach, nawet wieczorem lub w nocy. Regułą w tym zawodzie jest, że poza rutynowymi czynnościami, obowiązkiem pracownika może stać się np. towarzyszenie klientowi przy zwiedzaniu miasta, pomoc w zakupie prezentów dla jego najbliższych lub podczas kolacji w lokalu.

Jest to o tyle trudne, że wymaga bezustannego napięcia uwagi, nawet w sytuacjach, które niezorientowanym mogą wydawać przyjemnymi spotkaniami towarzyskimi. Przyjemność mąci zwykle świadomość odpowiedzialności finansowej, jaką przyjdzie ponieść, gdy popełni się błąd. Męczące też bywają liczne podróże służbowe, które zmuszają do spędzania wiele czasu poza miejscem stałego zamieszkania, często poza krajem.

Wymagania psychologiczne

Ze względu na fakt, iż praca w zawodzie specjalisty ds. eksportu/importu polega przede wszystkim na intensywnych kontaktach interpersonalnych, to efektywność jego działalności zawodowej uwarunkowana jest w dużej mierze takimi cechami, jak: łatwość nawiązywania kontaktów z ludźmi, zdolność do zjednywania sobie ich sympatii, umiejętność wzbudzania zaufania.

Kiedy zaś już tego rodzaju nici - pomiędzy obu negocjującymi kontrakt stronami - zostaną nawiązane, wówczas zaczyna się liczyć elokwencja w przekonywaniu zainteresowanego, siła i jasność przedstawianej mu argumentacji, wytrwałość i cierpliwość w tych zabiegach, lecz także umiejętność szybkiego podjęcia odważnej decyzji w odpowiednim momencie. Nawet - jeśli jest to decyzja rezygnacji czy ustępstwa wobec przeciwnej strony.

Równocześnie jednak - m.in. żeby nie paść ofiarą takiego właśnie sympatycznego i elokwentnego kontrpartnera w negocjacjach - niezbędna jest w tym zawodzie duża odporność psychiczna, spostrzegawczość, zdolność koncentracji i podzielności uwagi, jasność oceny sytuacji, czemu sprzyja umiejętność logicznego myślenia i szybkiego liczenia. Dobry handlowiec musi być niezłym psychologiem - w potocznym rozumieniu tego określenia.

Wymagania fizyczne i zdrowotne

Zawód specjalisty ds. eksportu/importu nie jest uwarunkowany żadnymi specjalnymi wymaganiami fizycznymi, natomiast, z uwagi na konieczność odbywania częstych podróży służbowych, przebywania w różnych strefach klimatycznych, korzystanie z bardzo egzotycznych kuchni - wymaga dużej ogólnej odporności i wytrzymałości organizmu.

Zabezpieczeniu przed specyficznymi chorobami, występującymi w różnych odległych częściach świata, służą obowiązkowe dla udających się tam, szczepienia ochronne.

Jeżeli nie ma potrzeby odbywania podróży służbowych, mogą być w tym zawodzie zatrudnione również osoby niepełnosprawne z dysfunkcją kończyn dolnych. Należy jednak brać pod uwagę, że mogą one natrafiać na większe niż pełnosprawni trudności w przezwyciężanie psychicznego dystansu w kontaktach z klientami.

Przeciwwskazaniem do wykonywania zawodu są choroby psychiczne, wady wzroku nie poddające się korekcji, wady słuchu i wady wymowy.

Warunki podjęcia pracy w zawodzie

Warunkiem podjęcia pracy jako specjalista ds. eksportu/importu są w zasadzie wyższe studia o profilu uwzględniającym problematykę handlu zagranicznego, (wydziały handlu zagranicznego w Akademiach Ekonomicznych w Katowicach, Krakowie, Poznaniu, Wrocławiu, w Wyższej Szkole Handlowej w Warszawie), które coraz częściej uzupełniane są specjalistycznymi kursami branżowymi. Oprócz studiów magisterskich - dziennych, wieczorowych i zaocznych istnieje możliwość ukończenia studiów podyplomowych. Dopuszczalne jest również innego rodzaju wykształcenie wyższe czy choćby średnie, lecz wzbogacone odpowiednimi kursami specjalistycznymi z zakresu handlu zagranicznego. Nieodzowna dla takiego specjalisty jest znajomość języka obcego - właściwego dla zagranicznych rynków, na których działa, a najlepiej kilku języków. Wskazana jest też umiejętność prowadzenia samochodu i korzystania z komputera.

Nie bez znaczenia dla takiego handlowca - biorąc pod uwagę, to o czym już była mowa wyżej - jest dobra prezencja.

Możliwości awansu w hierarchii zawodowej

Osiąganie przez specjalistę ds. eksportu/importu wyróżniających go wyników w działalności zawodowej przynosi często tak istotne korzyści jego macierzystemu zakładowi pracy, że - dla maksymalnego wykorzystania wiedzy, doświadczenia i talentów, jakimi się wyróżnia - zwykle bywa szybko przez swych pracodawców awansowany.

Czasem oznacza to pożegnanie się z tym, co dotychczas robił, czyli przejście do takiej kategorii pracowników, którzy sami nie zajmują się już żadną branżą towarową, nie przygotowują ani negocjują żadnych kontraktów, lecz specjalizują się w analizowaniu, planowaniu i prognozowaniu rozwoju handlu zagranicznego.

Tego rodzaju analityków i planistów potrzebuje zwłaszcza administracja państwowa, ministerstwa, przedstawicielstwa handlowe za granicą, centrale handlu zagranicznego oraz wielcy producenci.

Oprócz podobnych awansów w układzie pionowym korzystny może się okazać dla takiego specjalisty awans w układzie poziomym - przejście do samodzielnej pracy w innej strukturze organizacyjnej macierzystej firmy w kraju lub za granicą.

Ścieżka rozwoju zawodowego: karierę można zacząć od stanowiska asystenta w dziale handlu zagranicznego ( w dziale logistycznym lub sprzedaży ). Następnie można objąć stanowisko specjalisty ds. eksportu/importu, koordynatora ds. handlu zagranicznego, specjalisty ds. logistyki, handlowca. Kolejnym etapem może być posada kierownika ds. sprzedaży i marketingu ( kierownika ds. handlowych, kierownika ds. eksportu/importu ). Kolejnym szczeblem kariery może być stanowisko dyrektora departamentu ( działu ds. handlu zagranicznego, dyrektora ds. sprzedaży i marketingu ). Zwieńczeniem kariery zawodowej mogą być stanowiska: dyrektora zarządzającego, dyrektora ds. operacyjnych, dyrektora generalnego, następnie wiceprezesa ds. handlowych, wiceprezesa ds. handlu zagranicznego.

Możliwości podjęcia pracy przez dorosłych

Teoretycznie istnieją możliwości zatrudnienia w tym zawodzie nawet po dłuższej przerwie i w późniejszym wieku, trzeba jednak pamiętać, że w tej pracy nie mniej ważne niż wykształcenie i posiadana wiedza jest doświadczenie i bycie na bieżąco w uprawianej dziedzinie

To więc, czy w sytuacji późniejszego startu ma się szanse zostania w pełni wartościowym specjalistą zależy od tego, co się bezpośrednio przedtem robiło, jakie są braki w wiedzy, które trzeba nadrobić.

Polecana literatura

Ewelina Nojszewska Podstawy ekonomii, Warszawa 1999

Stanisław Dębski Ekonomika i organizacja przedsiębiorstwa, Warszawa 1998

Roger Perrotin, Pierre Heusschen Kupić z zyskiem (negocjacje handlowe), Warszawa 1999

Elżbieta Kawecka - Wyrzykowska Polityka celna i obciążenia importowe w latach 2000-2001 w: Zagraniczna polityka gospodarcza i handel zagraniczny Polski 2000- 2001, IKCHZ 2001

Elżbieta Kawecka - Wyrzykowska, E. Synowiec Przebieg procesu negocjacyjnego i dostosowania Polski do wymogów członkostwa w unii Europejskiej, w: Zagraniczna polityka gospodarcza i handel zagraniczny Polski 2000 -2001, IKCHZ 2001,

Elżbieta Kawecka - Wyrzykowska Unijny system podatkowy, w: Integracja z UE. Poradnik dla przedsiębiorców, Ministerstwo Gospodarki, W-wa, 2000

Paul R. Krugman, Maurice Obstfeld, Międzynarodowe stosunki gospodarcze, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa 1999

Raport o stanie handlu zagranicznego w 1997 r., Ministerstwo Gospodarki, Warszawa 1998

Źródło danych: Przewodnik Po Zawodach, wyd. II, MPiPS

1

---