ZAKRES TEMATYKI: praca biurowa
1. System kancelaryjny, dziennikowy - zasady stosowania, rejestrowania i znakowania pism.
2. System kancelaryjny bezdziennikowy - jednolity rzeczowy wykaz akt, tworzenie symboli pism, rejestrowanie pism, opisywanie teczek.
3. Instrukcja kancelaryjna i archiwizowanie dokumentów.
4. Forma i treść pisma urzędowego.
5. Praca sekretariatu.
6. Środki pracy biurowej.
7. Typowe pisma urzędowe.
8. Pisma w sprawach-osobowych CV, list motywacyjny.
1. SYSTEM KANCELARYJNY
jest to sposób w jaki wykonuje się takie czynności jak:
- rejestrowanie
- gromadzenie
- porządkowanie
- oznaczanie
- przechowywanie dokumentów
a) DZIENNIKOWY
- w firmie musi być jedno miejsce gdzie wpływają i wypływają informacje (jest to związane z obiegiem dokumentów)
- oparty jest na dzienniku korespondencyjnym (podawczym)-tu wpisujemy pisma
- stosowany w niewielkich instytucjach
- zasada funkcjonowania polega na tym, że jest odpowiedni zeszyt- książka, gdzie wpisuje się wszystkie pisma przychodzące i wychodzące z firmy (lub oddzielne 2 zeszyty). Ewidencja taka ułatwia znalezienie danego pisma, ustalenie do kogo zostało skierowane, pozwala na kontrolę załatwiania spraw.
Nie ewidencjonuje się pism typu: foldery, zaproszenia.
Dziennik zawiera 8 rubryk na korespondencję przychodzącą i 7 na wychodzącą.
b) BEZDZIENNIKOWY
- odbywa się bez dziennika podawczego,
- stosowany w dużych instytucjach i urzędach adm. publicznej
- rejestracja pism następuje na stanowiskach pracy.
Podstawą tego systemu jest jednolity rzeczowy wykaz akt, w oparciu o który klasyfikuje się pisma wpływające oraz powstające w tej instytucji.
System bez-dziennikowy w czystej formie prawie nie istnieje.
2. INSTRUKCJA KANCELARYJNA
Nadawana jest zarządzeniem przez władze zwierzchnie.
Określa zasady i tryb postępowania przy wykonywaniu typowych, powtarzających się czynności biurowych oraz sposób postępowania z aktami.
Im większe przeds. tym bardziej powinna być szczegółowa .
Opracowywana indywidualnie dla każdego podmiotu.
Instrukcję kancelaryjną powinny mieć instyt., które mają stosunkowo duży obieg poczty. Obowiązek taki mają tylko: instyt. samorządowe, państwowe i te które tworzą dokumenty państwowe (kat. Arch. A).
Instrukcja zawiera :
1. postanowienia ogólne (zasady systemu kancelaryjnego z kat. arch., jakiej firmy dotyczy, co jest przedmiotem instrukcji, podstawy prawne, nomenklatura)
2. zasady obiegu pism
3. czynności komórki przyjmującej, wysyłającej korespondencję
(kancelarii ogólnej lub sekretariatu)
4. określa tryb przeglądania pism
5. sposób rejestracji i znakowania pism
6. załatwianie spraw i sporządzanie czystopisów
7. wskazanie osób uprawnionych do podpisywania korespondencji+pieczątki
8. zasady kontroli załatwiania spraw
9. zasady przechowywania akt
3. JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT
(ZASADY TWORZENIA I STOSOWANIA)
jest podstawą systemu bezdziennikowego, w oparciu o który klasyfikuje się pisma wpływające oraz powstające w danym przeds.
Przy tworzeniu jednolitego rzeczowego wykazu akt należy wszystkie sprawy podzielić na max. 10 grup - teczek (o nr od 0 do 9). Następnie w ramach każdej podgrupy dokonuje się ponownego podziału spraw (max. 10 grup) Jeżeli jest taka potrzeba to każda podgrupa może być podzielona na następne grupy spraw (itd. max. do 129).
Wykaz akt opiera się na systemie klasyfikacji dziesiętnej.
Stanowi podstawę rejestracji i gromadzenia dokumentacji tworzącej akta spraw.
Jest to dokument w którym z góry dla określonych instytucji jest określona nazwa teczek.
Jest niezależną od struktury organizacyjnej rzeczową klasyfikacją wszystkich akt powstających w toku działalności instytucji i zawiera ich kwalifikację archiwalną.
Obejmuje wszystkie sprawy z zakresu działalności instytucji oznaczone w poszczególnych pozycjach: symbolami, hasłami klasyfikacyjnymi, kategorią archiwalną i uwagami.
4. REJESTROWANIE PISM
a) w dzienniku podawczym
każde wpływające lub wychodzące pismo otrzymuje kolejny numer.
Numer ten łamany jest przez dwie ostatnie cyfry roku-jest znakiem pisma
Każde pismo posiada jeden niepowtarzalny nr
Dziennik zawiera jedną (lewą) stronę do pism przychodzących:
1. Lp.
2. data otrzymania korespondencji
3. i 4. nr i data otrzymanej korespondencji
5. od kogo (nadawca)
6. treść otrzym. koresp. (b. krótka charakterystyka)
7. załączniki (liczba, jakie)
8. znak referenta (który otrzymał pismo do załatwienia)
Dziennik zawiera drugą (prawą) stronę dla pism wychodzących:
(odpowiedzi na pisma lub nowe pisma)
1. data wysłanej korespondencji
2. do kogo
3. treść wysłanej korespondencji (krótka charakterystyka)
4. nr korespondencji uprzedniej (jeśli taka była)
5. nr odpow. na koresp. wysłaną
6. nr akt
7. uwagi
Każda strona ma 10 części - na 10 spraw.
b) w spisach spraw
Spis spraw (gotowy formularz) stosowany jest w teczkach w systemie bezdziennikowym. Teczka zakładana jest dla każdej sprawy. Sprawę rejestruje się tylko jeden raz na podstawie pierwszego pisma w danej sprawie. Każde następne pismo w tej sprawie otrzymuje ten sam znak i jest dołączone do pism wcześniejszych (akt sprawy).
Druk „spis spraw” zawiera:
1. lp.
2. sprawa (krótka treść)
3. od kogo wpłynęła (znak pisma i data)
4. data (wszczęcia sprawy i ostatecznego załatwienia)
5. uwagi (sposób załatwienia)
Znak sprawy jest cechą rozpoznawczą .
5. TWORZENIE ZNAKÓW SPRAW (SYMBOLI PISM) - w systemie dziennikowym
1. nr kolejny z dziennika korespondencyjnego (podawczego)
2. dwie ostatnie cyfry roku,
np. L.dz. 0002/05
- w systemie bezdziennikowym
Znak sprawy składa się z czterech części oddzielonych od siebie kreskami ukośnymi lub myślnikami:
1. symbol literowy - skrót nazwy komórki organizacyjnej, która zajmuje się daną sprawą
2. cyfrowy symbol sprawy wg rzeczowego wykazu akt
3. kolejnego nr sprawy
4. dwie ostatnie cyfry roku
np. FN-520/2/05
6. OBIEG DOKUMENTÓW W FIRMIE
informacje wpływają do jednego miejsca i z niego wypływają (kancelaria ogólna, biuro podawcze lub sekretariat)
- Kancelaria ogólna lub sekretariat (otwiera korespondencję)
- szef przedsiębiorstwa-dyrektor (czyta i dekretuje pismo)
- Kierownicy Wydziałów
- Referent-odpowiada na pismo (przygotowuje projekt) i daje do sprawdzenia kierownikowi
- Podpis Dyrektora i wysyłka
7. ZADANIA KANCELARII OGÓLNEJ
- rejestrowanie
- gromadzenie
- porządkowanie
- oznaczanie
- przechowywanie dokumentów
8. PRZECHOWYWANIE AKT
2 miejsca przechowywania dokumentów:
1). W teczce na miejscu pracy
akta spraw zakończonych przechowuje się w komórce organizacyjnej do końca roku kalendarzowego w którym sprawę zakończono, a także przez następny rok kalendarzowy, następnie przekazuje do archiwum zakładowego
2). w archiwum zakładowym lub w składnicy akt.
Do archiwum przekazuje się akta po 1 roku od zakończenia sprawy
9. ARCHIWIZOWANIE DOKUMENTÓW
-kategorie archiwalne
A-materiały archiwalne, mają wartość historyczną (25 lat w archiwum zakładowym a potem w arch. państwowym bezterminowo)
B-dokumentacja niearchiwalna, która ze względu na okres przechowywania dzieli się na 3 grupy:
- B z cyfrą arabską np. „B”5 określa czas jej przechow. - 5 lat (2-50 lat arch. zakł.)
-„BE” z dodatkiem cyfr arabskich, np. „BE”10” oznacza przeprowadzenie ekspertyzy po obowiązującym okresie przechowywania
-„BC” oznacza dokumentację niearchiwizowaną, ma wyłącznie krótkotrwałą wartość praktyczną i po pełnym jej wykorzystaniu może być przeznaczona na makulaturę, z reguły po roku
-organizacja archiwum zakładowego
Instytucje wytwarzające materiały archiwalne zobowiązane są do prowadzenia archiwum zakładowego (odpowiednie pomieszczenie np. temp., wilgotność, pow, zabezpieczenia).
Po upływie 2 lat od momentu zakończenia sprawy, akta z komórek organizacyjnych powinny być przekazane do archiwum zakładowego.
Uporządkowane akta A i B komórki organizacyjne przekazują na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych.
Akta powinny być przekazywane kompletnymi rocznikami
Wszystkie jednostki organizacyjne powinny opracować dla własnych potrzeb instrukcję określającą organizację i zakres działania archiwum zakładowego (składnicy akt).
Instrukcja określa tryb postępowania z dokumentacją przekazywaną do archiwum zakładowego, zasady gromadzenia, przechowywania, ewidencjonowania i udostępniania dokumentacji oraz zasady i tryb przekazywania materiałów archiwalnych do właściwego archiwum państwowego, a dokumentacji niearchiwalnej do wybrakowania.
-przekazywanie akt do archiwum państwowego
Archiwum zakładowe przekazuje materiały archiwalne A do właściwego archiwum państwowego po upływie 25 lat od momentu ich wytworzenia w trybie określonym rozporządzeniem Ministra Kultury.
Materiały archiwalne przekazuje się na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych materiałów archiwalnych sporządzonych w 3 egz. 2 dla archiwum państwowego, 1 dla archiwum zakładowego.
Do spisów zdawczo-odbiorczych należy dołączyć krótki zarys historii instytucji, wewnętrzne przepisy kancelaryjne i archiwalne z okresu z którego pochodzą oraz dyskietkę na której te dane są zamieszczone.
Zaleca się umieszczeni teczek aktowych w tekturowych pudłach archiwalnych.
Grzbiety ich należy oznaczyć nazwą instytucji, komórki organizacyjnej oraz sygnaturami teczek, które znajdują się w pudłach.
-postępowanie z aktami w przypadku likwidacji firmy
Materiały archiwalne A należy przekazać do właściwego archiwum państwowego, a dokumentację niearchiwalną B sukcesorowi, a w razie jego braku właściwemu organowi administracji pań,, archiwum organu założycielskiego.
10. ŚRODKI TECHNICZNE PRACY BIUROWEJ
są to urządzenia i przyrządy, które służą ułatwieniu i przyśpieszeniu wykonywania pracy biurowej
-podział : TECHNICZNE I POMOCNICZE
TECHNICZNE:
Typowe:
-telefony, automatyczne sekretarki, bipery, pagery, telefax
- komputery
- kopiarki
- skanery
- poczta elektroniczna
- dyktafony
- telewizja użytkowa
Inne:
- maszyny do kopertowania
- maszyny do otwierania listów
- niszczarki
- bindownice
- laminatory
- kalkulatory
POMOCNICZE:
- środki do przechowywania dokumentów
(segregator, skoroszyt, obwoluta, teczka)
- terminarz (kalendarz, notes)
- formularze
- skorowidz (najczęściej ewidencje w układzie alfabetycznym)
- teczka do podpisów
- pozostałe: tablice korkowe, magnetyczne, kartoteki, papier, dziurkacz, spinacz, zszyfki
11. DOKUMENTACJA BIUROWA
to akta różnych spraw dotyczące jednego zagadnienia
DOKUMENT BIUROWY
Pojedynczy dokument: pismo, notatka, sprawozdanie, protokół
AKTA SPRAWY
Zbiór dokumentów biurowych dot. określonej sprawy
12. TYPOWE DOKUMENTY BIUROWE
- pismo przewodnie
z reguły krótkie, jednozdaniowe pismo towarzyszące innym dokumentom (informuje co do niego jest załączone), ma formę grzecznościową
- list informacyjny
krótkie zwięzłe pismo przekazujące komplet niezbędnej informacji na określony temat (np. komunikat, zaproszenia, zawiadomienie)
- protokół
to dokument sporządzony w celu potwierdzenia określonego stanu faktycznego
(np. z zebrania, zdawczo-odbiorczy, z kontroli)
zawiera słowo „protokół” w tytule, czego dotyczy, datę i miejsce, nazwiska osób zainteresowanych faktem, którego protokół dotyczy i ich podpisy)
- sprawozdanie
dokument, który opisuje wypadki, zdarzenia, proces, pewne działanie
- słowo „sprawozdanie” w tytule,
- określenie czego dotyczy, za jaki czas
- opis danego zdarzenia + ewentualnie wnioski
- podpisuje ktoś kto go zrobił
np. sprawozdanie finansowe, bilans
13. FORMA PISMA URZĘDOWEGO
- format A4, A5
- blankiet zwykły biały papier lub firmowy
- układ pisma:
- treść nie powinna być zblokowana
- zaczynamy od akapitu
- nie powinno być długie
- najbardziej czytelne jest na jednej stronie
- na drugą stronę przenosimy cały akapit
Pieczątka nagłówkowa Rzeszów, dnia
Znak pisma
Na środku prawej górnej ćwiartki
Nazwa adresata
(bez skrótów)
Treść (W odpowiedzi na; W związku z pismem)
Prawy dolny róg
Z poważaniem
Dodatkowe inf. Podpis i pieczątka
Np. załączniki:
14. FORMUŁOWANIE TREŚCI PISMA
- treść nie powinna być zblokowana
- zaczynamy od akapitu
- nie powinno być długie
- najbardziej czytelne jest na jednej stronie
- na drugą stronę przenosimy cały akapit
ZASADY FORMUŁOWANIA TREŚCI:
- jasna i zrozumiała (krótkie zdania)
- sugestywna i przekonująca
- uprzejma forma
- poprawna gramatycznie i stylistycznie
15. KORESPONDENCJA W SPRAWACH OSOBOWYCH
- dokumenty związane z przyjęciem do pracy
CV, list motywacyjny, kwestionariusz osobowy, świadectwo pracy,
dokumenty potwierdzające kwalifikacje, referencje, orzeczenie lekarskie o braku przeciwwskazań do tej pracy, umowa o pracę, potwierdzenie o zapoznaniu się z: przepisami bhp, tajemnicą służbową, treścią regulaminu
- dokumenty tworzone w trakcie stosunku pracy
zakres czynności, zmiany warunków pracy i płacy, zaświadczenie o pracy- dochodach, dot. dyscypliny pracy (kary i nagrody)
- dokumenty związane z rozwiązaniem stosunku pracy
wniosek w sprawie rozwiązania stosunku pracy-pracownik
wypowiedzenie przez pracownika
wypowiedzenie przez pracodawcę z uzasadnieniem
świadectwo pracy
opinia o pracy (wydawana na życzenie)
- korespondencja w sprawach ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych
do 7 dni zgłoszenie do ZUS
informacja dla pracownika o wys. odprowadzanych składek
16. SPOSÓB PISANIA CV
Lewa strona hasła prawa strona wyszczególnienie
Dane osobowe:
Imię i Nazwisko
Adres
Data urodzenia
telefon
Stan cywilny
Wykształcenie
1985-1989r.
Znajomość języków - niemiecki - średni
Kursy i szkolenia
1995r. kurs sekretarski i komputerowy
Doświadczenie zawodowe
1990r. doradca klienta w ..
Kwalifikacje umiejętność pracy zespołowej oraz na samodzielnym stanowisku/komunikatywność/sumienność/kreatywność/dokładność/prawo jazdy
Zainteresowania turystyka wysokogórska
17. CECHY LISTU MOTYWACYJNEGO
Zawiera się dodatkowe argumenty nie zawarte w CV.
Pisze się podobnie jak pismo urzędowe
Imię nazwisko Rzeszów, dnia.........
adres
telefon
Adresat (najlepiej szef)
Dodatkowe informacje, przekonanie pracodawcy o szczególnych predyspozycjach do tej pracy, jakie korzyści będzie miała firma zatrudniając mnie.
18. KORESPONDENCJA HANDLOWA
MIĘDZY ODBIORCĄ A DOSTAWCĄ
1.zapytanie o ofertę (odb. - dost.)
2. oferta
3. zamówienie
4.potwierdzenie przyjęcia zamówienia
5. zawiadomienie o wysyłce
6.faktura VAT, rachunek
7.forma zapłaty, polecenie przelewu
9.może być reklamacja (faktura korygująca)
10. korespondencja związana z transportem towarów (np.list przewozowy -PKP)
19. ORGANIZACJA I FUNKCJONOWANIE SEKRETARIATU
Powinien być w miejscu łatwo dostępnym dla stron. Pomieszczenie dość duże, odpowiednio wyposażone w meble, sprzęt i urządzenia biurowe (biurko, szafa na dok., szatnia dla gości, szafka na naczynia („kuchnia”), fax, tel., biblioteczka ze słownikami, zbiorami przepisów, mapa, komputer, ksero,.
-ZADANIA ASYSTENCKIE
- organizacja pracy szefa (kalendarz)
- robienie poczty
- redagowanie pism zlecanych przez szefa
- prowadzenie zleconej korespondencji
- prowadzenie kontroli terminów
- organizowanie wyjazdów i spotkań szefa
- przygotowywanie narad
-ZADANIA RECEPCYJNE (wykonywane w kontakcie z interesantami)
-odbieranie telefonów i łączenie szefa
-umawianie szefa na spotkania
-informacja
-załatwianie spraw przez telefon
-załatwianie indywidualnych spotkań
20. POJĘCIA ZWIĄZANE Z PRACĄ BIUROWĄ
-kwestionariusz- specjalny druk dot. danych osobowych (zawiera te elementy co CV)
-formularz- specjalny druk do wypełnienia w poszczególnych rubrykach
-skoroszyt- oprawa z tektury lub plastiku zaopatrzona w metalowe wąsy i blaszaną nakładkę, gdzie umieszczane są przedziurkowane dokumenty; pomoc biurowa przeznaczona na mniejszą ilość dokumentów
-segregator - oprawa akt z twardej tektury lub plastiku, zaopatrzona w metalowe bolce na które nakłada się przedziurkowane dokumenty. Na grzbiecie dokonuje się opisu. Może pomieścić dużą liczbę dokumentów.