Temat: Notatka służbowa, instrukcje

1. Notatki służbowe to pisma stosowane w obiegu wewnętrznym zawie­rające relacje z załatwiania spraw. Są formą wewnętrznego przekazywania informacji mię­dzy komórkami lub pracownikami firmy, gdy ustne komunikowanie się jest niemożliwe lub gdy za pisemną formą przemawiają specjalne okoliczności.

Notatki są zwięzłą relacją (opisującą sytuację w skrócony sposób), podaną w prostej formie i przystępny sposób (bez wyszukanych sformułowań i zwrotów grzecznościowych).

Można je wysyłać listownie lub e-mailem (bardzo wygodna forma, gdyż uzys­kuje się od razu potwierdzenie o dotarciu do odbiorcy), czy też, jeżeli nie są poufne, wkładać pracownikom do przegródek.

Notatka może być sporządzona w sposób dowolny, nie ma w odniesieniu do niej specjalnych wymagań co do formy.

Wskazane jest, by zawierała co najmniej:

• kto jest jej autorem (podpis),

• czego dotyczy (krótkie wprowadzenie, treść i wnioski),

• kiedy została sporządzona,

• dla kogo jest przeznaczona.

Budowa notatki jest wzorowana na pismach zatytułowanych, zaadresowanych, czy też typu mieszanego. Konstrukcja zależy od jej przeznaczenia i opisywa­nego zdarzenia oraz osoby sporządzającej.

W nagłówku notatki umieszcza się datę, wskazanie - zazwyczaj - dla kogo jest przeznaczona, od kogo pochodzi i jakiego przedmiotu dotyczy.

Do notatek zalicza się m.in.: życzenia i wnioski intere­santów, relacje z przeprowadzonych rozmów telefonicznych.

Przykład.

NOTATKA SŁUŻBOWA

dla Pana Antoniego Włodarczyka

Kierownika Działu Gospodarstwa Domowego

sporządzona 2 września 2003 r.

przez jego zastępcę

Włodzimierza Skata

Dotyczy: zmiany wystawy na stanowisku nr 2

Dzisiaj wymieniono na ekspozycji cztery lodówki Pingwin 2300 na trzy lodówki Pingwin 24565. Jutro dostawimy brakującą lodówkę Pingwin 24565.

Zastępca Kierownika

Włodzimierz Skat

2. Telefonogram jest to pilna wiadomość przekazana przez telefon lub faks i po sporządzeniu pisemnej notatki przekazywana adresatowi.

Najczęściej sporządza się je z prze­prowadzonych bezpośrednio lub telefonicznie rozmów z klientami lub intere­santami, z różnych zebrań roboczych (np. odprawy, narady), które nie wyma­gają dokładnego opisu ich przebiegu.

Przykład

TELEFONOGRAM

Zawiadamiam, że 15 kwietnia 2009 r. o godz. 10.00 odbędzie się narada kierownictwa w sali konfe­rencyjnej. Tematem obrad będą nowe przepisy podatkowe. Obecność obowiązkowa Zlecający: Prezes Mirosław Baka Nadała: Irena Bośniacka Odbierający: Zofia Bryłas Odebrano 13.04.2009 r. godz. 8.15

3. Komunikaty należą do pism periodycznych o stałej tematyce. Zawierają bie­żące informacje, przeznaczone dla osób zainte­resowanych. W przedsiębiorstwie komunikaty ogłasza zarząd dla pracowników, w organiza­cjach branżowych, społecznych lub politycznych - dla swoich członków.

Komunikat powinien być podpisany przez osobę reprezentującą organizację, która ten ko­munikat ogłasza.

Przykład.

Dyrekcja Łódź, 10 listopada 2004

Policealnej Szkoły Zawodowej

Nr 1w Łodzi

KOMUNIKAT Nr 1

o wycieczkach zagranicznych do Kanady i Japonii

Dyrekcja Policealnej Szkoły Zawodowej Nr 1 w Łodzi zawiadamia, że zgodnie z komunikatem 2/99 Urzędu Miasta - Wydział Edukacji, zostaną zorganizowane następujące wycieczki:

1. Do Kanady w terminie od 1 lutego do 20 lutego 2005 roku (20 dni), koszt wy­cieczki wraz z przelotem samolotem wynosi 4000,00 zł.
   

2. Do Japonii w terminie od 2 lutego do 21 lutego 2005 roku (20 dni), koszt wy­cieczki wraz z przelotem samolotem wynosi 3800,00 zł.

Zgłoszenia na powyższe wycieczki należy składać do 3 stycznia 2005 roku w sekretariacie szkoły. Ze względu na duże zainteresowanie, obowiązuje kolejność zgło­szeń.

Bliższych informacji udziela sekretariat szkoły.

Dyrektor

mgr Krystyna Kalińska

4. Instrukcje to pisma, które określają sposób postępowania z przedmiotem albo zasady wy­konywania określonych procedur, poleceń i czynności służbowych. Instrukcja zawiera wskazówki praktyczne lub pouczenia oraz po­wołuje konkretne przepisy dotyczące postępo­wania. Instrukcja obowiązująca w firmie po­winna zawierać sformułowanie zatwierdzam oraz imię, nazwisko i podpis osoby zatwier­dzającej.

5. Do pism z tytułem należą również: upoważnienia, zaświadczenia, zawiadomienia.

Przykład.

Kraków, 29 listopada 2004 r.

UPOWAŻNIENIE

Ja, niżej podpisana, Ewa Piotrowska, zamieszkała przy ul. Jagiellońskiej 23 m. 4 w Krakowie, dowód osobisty nr WL 909867, wydany przez Prezydenta Krakowa, upoważniam moją córkę Irenę Kowalską, dowód osobisty nr WL 194567, wydany przez Prezydenta Krakowa, do podjęcia mojej pensji za listopad 2004 r. w Wydawnictwie ARAT.

Ewa Piotrowska

Stwierdzam wiarygodność podpisu

Kierownik Działu Kadr

Michalina Porowska

---