EMISJA, OBIEG I KONTROLA DOKUMENTÓW

1. Postanowienia wstępne.

1. Zadaniem ogólnej instrukcji edycji (emisji), obiegu i kontroli dokumentów jest:

• ustalenie zasad edycji dokumentów,

• ustalenie zasad obiegu dokumentów,

• ustalenie zasad kontroli dokumentów.

Dokument źródłowy jest zbiorem danych powstałych w miejscu zaistnienia zdarzenia.

Dokument ogólny jest zbiorem danych powstałych w wyniku przetwarzania dokumentów źródłowych.

2. Przedmiot i zakres instrukcji.

1. Przyjmuje się, że dokumenty występujące w przedsiębiorstwie można podzielić w sposób następujący:

wg kryterium zawartości rzeczowej na:

• wewnętrzne dokumenty normatywne,

• dokumenty finansowo-księgowe,

• dokumenty kadrowe,

• dokumenty związane z obrotem towarowym i gospodarką magazynową,

• dokumenty pozostałe.

wg kryterium ważności na:

• grupę A - dokumentów o największym znaczeniu,

• grupę B - dokumentów ważnych, lecz o mniejszym znaczeniu,

• grupę C - dokumentów najmniej ważnych.

Z powyższego podziału wynika podział praktyczny na:

• dokumenty podlegające standaryzacji co do wzoru i sposobu przetwarzania,

• dokumenty standaryzacji nie podlegające.

1. Obieg dokumentów i sposób ich edycji zostanie opisany za pomocą Kart obiegu dokumentów.

3. Ogólne zasady postępowania z dokumentami.

1. Podstawą do akceptacji wzoru nowego dokumentu jest wystąpienie komórki organizacyjnej zawierające:

• wzór dokumentu,

• wypełnioną instrukcję emisji dokumentu (wzór),

• akceptację kierownika komórki.

• W przypadku elektronicznych nośników informacji musi być zapewniony sekwencyjny dostęp do poszczególnych pól w zależności od zdefiniowanego obiegu i uprawnień poszczególnych stanowisk.

• Dla identyfikacji dokumentu oraz jego kopii komórka odpowiedzialna za emisję dokumentu sygnować będzie oryginał w ustalony sposób umożliwiający jego odróżnienie od kopii ( np. poprzez podpis na oryginale w kolorze innym niż czarny, pieczęć „oryginał” itp.), chyba że przepisy szczególne jednoznacznie to sygnowanie określają.

Ustalenia powyższe nie naruszają ustaleń zawartych w przepisach szczególnych, np. dotyczących faktur czy też innych dokumentów o charakterze finansowym.

4. Do prezentacji obiegu dokumentów w Kartach obiegu dokumentów opisujący zobowiązani są stosować następujące powszechnie używane symbole graficzne:


























































Możliwe są następujące sposoby realizacji obiegu dokumentów:

1. obieg dokumentów realizowany w sposób tradycyjny,

2. obieg dokumentów realizowany na drodze elektronicznej,

3. w okresie przejściowym dopuszcza się mieszany obieg 1) i 2) pod warunkiem zachowania ich komplementarności.

Zasady archiwowania dokumentów ( w tym okres przechowywania) reguluje w sposób szczegółowy instrukcja archiwalna i rzeczowy wykaz akt.

4. Wewnętrzne dokumenty normatywne.

1. Wewnętrznymi aktami normatywnymi, o których mowa wyżej, są:

1. zarządzenia Prezesa, Dyrektora,

2. polecenia służbowe,

3. pisma okólne.

5. Dokumenty finansowo-księgowe i dotyczące gospodarki materiałowej.

1. Dokumentem finansowo-księgowym jest taki dokument, którego treść dotyczy zdarzeń związanych ze stanem majątku rzeczowego lub finansowego.

2. Za prawidłowość emisji oraz obiegu dokumentów finansowo-księgowych a także dokumentów związanych z obrotem materiałowym odpowiada Główny Księgowy.

3. Dokumenty finansowo-księgowe muszą spełniać wymagania określone w ustawie o rachunkowości, ustawie o finansach publicznych oraz w ustawie o podatku od towarów i usług.

4. W ciągu roku obrachunkowego dokumenty księgowe winny być przechowywane w archiwum.

6. Dokumenty kadrowe.

1. Dokumentem kadrowym jest taki dokument, którego treść dotyczy spraw związanych z zatrudnieniem, zaszeregowaniem, wyróżnieniami, karami itp.

2. Nadzór nad prawidłowością emisji, obiegu i archiwowania dokumentów kadrowych sprawuje kierownik Działu Administracji.

7. Pozostałe dokumenty.

Nadzór nad prawidłowością emisji i obiegu pozostałych dokumentów (np. dotyczących spraw bhp, socjalnych, związanych z gospodarką remontową, utrzymaniem ruchu itp.) sprawują kierownicy tych jednostek organizacyjnych, które te dokumenty emitują.

8. Postanowienia końcowe.

1. Niezależnie od tego, czy obieg dokumentów odbywa się w sposób tradycyjny, czy też drogą elektroniczną, należy ściśle przestrzegać ustawy o ochronie danych osobowych oraz innych przepisów z tą ustawą związanych lub wydanych na jej podstawie.

2. Pracownicy dokonujący operacji na dokumentach winni dokonywać ich w możliwie najkrótszym czasie i bez zbędnej zwłoki przekazywać dokumenty do komórki, która dokonywać będzie na nim dalszych operacji.

W odniesieniu do spraw nie uregulowanych niniejszą Instrukcją mają zastosowanie właściwe przepisy wewnętrzne, a w szczególności:

• instrukcja inwentaryzacyjna,

• regulamin pracy,

oraz przepisy zewnętrzne, a wśród nich:

• ustawa o rachunkowości.

• ustawa o finansach publicznych,

• ustawa o podatku od towarów i usług,

• przepisy dotyczące dokumentów dla ZUS.




INSTRUKCJA EMISJI DOKUMENTU

INDEKS

Strona :

Ilość stron :

1. FORMULARZ

Nazwa i cecha

Format i rodzaj papieru

Wykonanie

Charakter

2. CEL STOSOWANIA

3. ZASADY EMISJI I POSTĘPOWANIA

Komórka uprawniona do emisji

Podstawa emisji

Liczba emitowanych egzemplarzy

Przeznaczenie poszczególnych egz.

Sposób numerowania

Sposób rejestrowania

Kontroluje pod względem:

merytorycznym

formalnym

Parafuje

Podpisuje (akceptuje)

Przechowywanie

oryginał - 1 kopia - 2 kopia -

Likwidacja

Uwagi:

Opracował:

Data:

Sprawdził:

Data:

......................

......................

......................

......................

Obowiązuje od dnia: ....................................... Podpis: .......................................

4. KARTA OBIEGU DOKUMENTU

Czas obiegu:

Punkty zatrzymań:

Kategoria archiwalna: Oryginał: - Kopia 1-a: - Kopia 2-a: -

Opracował: Data:

Sprawdził: Data:

OPERACJA

Symbole punktów zatrzymań

- kontrola dokumentu

- likwidacja dokumentu

- składowanie, przechowywanie, archiwowanie

- oczekiwanie

- odczytywanie, także przenoszenie danych na elektroniczny nośnik informacji

- rachunkowa

- formalna

- merytoryczna

R

F

M

- przemieszczenie

- operacja - podpisanie

- operacja - parafowanie

- operacja - nadanie numeru

- operacja (czynność, manipulacja, zabieg)

- emisja dokumentu (n - liczba emitowanych egzemplarzy)

n

- pierwsza kopia

---