Praca biurowa - podstawowe zasady organizacyjne i techniczne
Przydatne pojęcia
Niezbędna jest tu definicja urzędu administracyjnego. Rozróżnia się dwa jego znaczenia - ścisłe i szerokie. W ujęciu ścisłym urząd administracyjny to zespół zorganizowanych osób i środków materialnych, które są przydatne organowi do działania, to jest do wykonywania należących do niego zadań i kompetencji; przydatność oznacza takie używanie środków materialnych, aby można było dzięki nim realizować i wykonywać zadania urzędu. Przykładem urzędu administracyjnego jest: urzędy jednostek samorządu terytorialnego: gminy, powiatu, województwa, pomocnicze jednostki organizacyjne - kancelaria Sejmu, kancelaria Prezydenta, kancelaria Prezesa Rady Ministrów.
Urząd administracyjny należy odróżnić od organu administracyjnego. Urząd bowiem nie ma własnych kompetencji, ale działa wykonując kompetencje „cudze”, to znaczy organu administracyjnego.
Wewnętrzna struktura funkcjonowania, instrukcje, regulaminy, wynagrodzenia pracowników, zasady finansowania, składania sprawozdań, krótkoterminowe i długoterminowe plany, zależą od rodzaju i zakresu działania administracji - państwowej bądź samorządowej.
Urząd musi być zorganizowany w określony, funkcjonalny sposób. Organizacja pracy to ciągły, trwały proces, którego celem jest utrzymanie sprawności i wydajności urzędu, a przez to realizacji funkcji danej jednostki administracyjnej bądź zakładu pracy; organizacja wyraża się np. przez napisanie regulaminu, określenie zasad obsady poszczególnych stanowisk.
Stosuje się przy tym określone Techniki pracy w organizacji. Są to odpowiednie narzędzia wraz z właściwą metodyką ich pełnego używania w procesie realizacji i organizacji pracy.
Podstawy organizacji pracy zawarte są w następujących aktach:
w ustawach - są to akty prawne powszechnie obowiązujące,
w zarządzeniach - to akty prawa wewnętrznego, wydawane przez ministrów
właściwych ze względu na przedmiot regulacji ( np. ministra właściwego do
spraw administracji publicznej),
w statutach - wydawanych przez określony organ założycielski. Regulują konkretne obowiązki i prawa; ale uwaga - w administracji statuty mają inny charakter i inne podstawy powstania,
Plany pracy krótkoterminowe i długoterminowe,
Regulaminy pracy powstające na podstawie przepisów prawa pracy,
Polecenia o charakterze pisemnym i ustnym ( jeśli polecenie ustne zostanie potwierdzone przez obie strony, jest wówczas wiążące).
Organizacja pracy i jej podstawy prawne zależą od rodzaju administracji. Ze względu na cel oraz podmiot działający można wyróżnić: administrację publiczną oraz administrację prywatną.
Administracja publiczna reguluje działania na linii obywatel - władza publiczna. Działa poprzez odpowiednio umocowane organy administracyjne, których celem jest zaspokajanie potrzeb zbiorowych oraz realizacja zadań publicznych ( np. poprzez układ zbiorowy regulowany przepisami prawa pracy, a dotyczący sytuacji określonych ludzi - zaspakaja potrzeby danej grupy pracowników).
Administracja prywatna ( nazywana europejską ) ma charakter wewnętrzny - reguluje własne sprawy jednostki oraz sprawy osób trzecich pośrednio lub bezpośrednio związane z funkcjonowaniem danej jednostki.
Można też wyróżnić, ze względu na inny charakter, administracje świadczoną - której celem jest poprawa życia obywateli przez bezpośrednią lub pośrednią pomoc finansową lub rzeczową ( pomoc socjalna ), przez instytucje publiczne ( szpitale, szkoły, itd. ), udzielanie informacji, subwencje, dotacje, rozwój infrastruktury komunalnej ( place zabaw, parki, drogi, parkingi, itd. ), lokale mieszkalne itp.
Administracja działa poprzez wydawanie aktów administracyjnych, regulujących prawa i obowiązki obywateli.
Akty administracyjne wydawane są przez odpowiednie, ze względu na ich przedmiot, organy administracji publicznej, a czasem także przez odpowiednio do tego upoważnione osoby.
Główne akty wydawane przez administrację to decyzje i postanowienia.
Decyzja administracyjna jest to akt o charakterze zewnętrznym, wydana przez organ administracji publicznej na podstawie odpowiednich przepisów prawnych ( podstawa prawna), skierowana do konkretnego adresata, regulująca konkretną sytuację adresata. Kodeks postępowania administracyjnego określa elementy, które pozwalają dany akt zakwalifikować jako decyzje. Musi być oznaczenie organu, który ja wydał, data wydania, imienne wskazanie adresata, podstawa prawna decyzji, rozstrzygniecie faktyczne, rozstrzygniecie prawne, uzasadnienie ( ważny element - dana osoba ma prawo wiedzieć, w jaki sposób organ podjął taką a nie inną decyzję ), podpis osoby wydającej w imieniu organu.
O tym, czy akt administracyjny jest decyzją czy nie, decyduje nie nazwa, a jego zawartość. Dlatego też decyzja może być inaczej nazywana, np. zezwolenie, koncesja ( decyzja nadająca np. prawo nadawania programu telewizyjnego ).
Postanowienie wydawane jest wówczas, gdy przepis prawa tak stanowi. Nie ma tak rygorystycznych elementów, jak decyzja ( np. postanowienie w postępowaniu dowodowym, postanowienie o wszczęciu postępowania ).
Inne akty będące przejawem działania administracji to:
- Ugoda - w przypadkach, gdy jest to możliwe; może być krótkoterminowa lub długoterminowa, pisemna bądź ustna,
- Porozumienie - jako forma negocjacji między stronami postępowania,
- A także rozkazy i nakazy - mogą mieć charakter tzw. przepisów policyjnych ( np. zakaz palenia ognisk w lesie ), lub dotyczyć kwestii wewnętrznych - np. zakaz palenia papierosów w urzędzie.
Cechy i podstawy organizacji pracy
Determinanty organizacji pracy:
Statut jednostki organizacyjnej - ale uwaga! Nie wszędzie taki statut występuje,
Regulamin organizacyjny - to akt stanowiący podstawę wewnętrznego funkcjonowania danej jednostki; uchwalany przez tą jednostkę; reguluje kwestie wydawanych przez nią wewnętrznych aktów prawnych, zasad naboru na stanowiska w tej jednostce ( ale w zgodzie z odpowiednimi ustawami dotyczącymi tej tematyki), zakres uprawnień związanych z danym stanowiskiem, kwestie składania sprawozdań, archiwizacji dokumentów,
Struktura zarządzania - regulowana jest także na podstawie regulaminu organizacyjnego; wprowadza podziały na odpowiednie „komórki” wewnętrzne, umożliwiające sprawne funkcjonowanie jednostki. Tymi „komórkami” są:
Piony - występujące w większych jednostkach organizacyjnych, w zakresie których znajdują się sprawy związane z jedną, obszerna tematyką, np. pion oświaty, ochrony zdrowia; kierowane są przez powołane do tego osoby ( np. zastępcy burmistrza),
Wydziały - o mniejszym zakresie spraw niż piony; na ich czele stoją dyrektorzy ( lub naczelnicy ), mający prawo wydawania decyzji, ale tylko na podstawie danego im przez odpowiedni organ upoważnienia ( np. z upoważnienia prezydenta miasta ),
Działy - w obrębie wydziału, ich kierownicy nie mają upoważnienia do wydawania decyzji; zajmują się przede wszystkimi sprawami organizacyjnymi, np. przygotowaniem dokumentów,
Sekcje - jeszcze mniejszy zakres spraw niż działy - tzw. monosprawy; zajmują się rozwiązaniem konkretnych spraw, także czasem - funkcje reprezentacyjne,
Samodzielne stanowiska - zazwyczaj jednoosobowe ale niekoniecznie - mogą też być kolegialne,
Regulaminy wydziałowe - powstają na podstawie odpowiedniego upoważnienia zawartego w regulaminie jednostki. To akt wewnętrzny, wprowadzony przez dyrektora wydziału w formie zarządzenia. Dotyczą:
obsady kadry danej jednostki - wymagania przy naborze na dane stanowisko związane z zakresem obowiązków,
organizacji pracy na poszczególnych stanowiskach,
oceny efektywności pracy - na podstawie jakich kryteriów i z jakim skutkiem ( możliwość awansu, nagród ),
sprawnego i szybkiego przepływu dokumentów,
zasad obsługi petentów.
DOKUMENTY I DOKUMENTACJA - ZASADY SPORZĄDZANIA W ORGANIZACJI PRACY
1. Niezbędne pojęcia:
Dokument - stanowi potwierdzenie danego faktu, dotyczy zazwyczaj jednego podmiotu,
Dokumentacja - zbiór dokumentów dotyczących jednego podmiotu i informacji z nim związanych, potrzebnych w określonych sprawach.
Akta sprawy - to pojęcie z zakresu sądownictwa; dotyczy wszelkich dokumentów niezbędnych w danej sprawie sądowej lub administracyjnej; ale podmiotem nie jest tu strona, a sąd.
2. Proces sporządzania dokumentów i dokumentacji
Dokumenty i dokumentację, w zależności od ich przedmiotu i podmiotu, można sporządzać według:
instrukcji - jest to swego rodzaju przepis na sporządzanie prawidłowego dokumentu i dokumentacji, np. instrukcja obiegu dokumentów, archiwizacji, instrukcja kancelaryjna itd.; zazwyczaj sporządza się je na drukach z treścią do uzupełnienia, ale nie zawsze,
regulaminów,
zakresu współpracy między określonymi stanowiskami,
dokumentów wewnętrznych:
o charakterze informacyjnym - służące danej instytucji, niewychodzące na zewnątrz - dokumenty wewnętrzne dotyczące wewnętrznych potrzeb danej „komórki”; przekazują różnego typu informacje; nie jest przy tym wymagane odpowiednie upoważnienie, z wyjątkiem stanowiska utajnionego; służą także do przekazywania między sobą informacji,
o charakterze sprawozdawczym - dotyczą sprawozdań, np. sprawozdanie o kondycji finansowej danej jednostki,
o charakterze finansowym - dotyczą kwestii regulacji finansowania, przychodów, rozchodów oraz skutków gospodarowania finansami,
zarządzenia - wydawane przez upoważnionego do tego kierownika ( np. zarządzenie dotyczące zakazu palenia papierosów w określonych miejscach, zarządzenie zwalniające konkretne osoby od pracy ); takie zarządzenia w dużych jednostkach administracyjnych wydawane są przez dyrektorów odpowiednich pionów.
kadrowe - regulują kwestie kadrowe - urlopy, listy płac, zwolnień lekarskich; umieszczane są w specjalnych „teczkach kadrowych”.
Dokumenty zewnętrzne:
Decyzje - np. podbicie legitymacji studenckiej jako danie uprawnienia do korzystania z ustawowych ulg, potwierdzenie badania technicznego w dowodzie rejestracyjnym,
Porozumienia- zawarta między stronami, często - organizacjami, a dotyczy np. pomocy charytatywnej; może być zawarta na kilka lat,
Umowy,
Zobowiązania - zawarte na określony czas, określające sposób wykonania i wysokość zobowiązania,
Świadczenia - określone przepisami prawa, które regulują sposób ich przyznawania oraz ich wysokość, np. świadczenia wydawane przez Urząd Pracy, Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej; mają charakter obligatoryjny,
Negocjacje - to np. przetargi,
Informacje - obligatoryjny dokument zewnętrzny, to np. komunikat,
Wystąpienia - stosunkowo rzadko, to np. wystąpienie dyrektora informujące pracowników o podwyżce.
4.Archiwizacja dokumentów
Archiwizowane są następujące dokumenty:
zarządzenia,
dokumenty kadrowe,
- dokumenty finansowe - ale nie obligatoryjnie! Można je
archiwizować na określony okres, maksymalnie do 5 lat, chyba
że zachodzi konieczność dłuższej archiwizacji.
Pozostałe dokumenty mogą być zniszczone po zakończeniu ich używania. Wyjątek stanowią jednak dokumenty znajdujące się w sieci komputerowej, których usunięcie mogłoby zniszczyć lub uszkodzić inne dokumenty.
Dokumenty archiwalne szczegółowo określa instrukcja archiwalna.
DETERMINANTY SKUTECZNEJ ORGANIZACJI PRACY O CHARAKTERZE BIUROWYM
Określenie zadań i odpowiedzialności za ich prawidłowe wykonanie - powinno być to wyczerpująco uregulowane w regulaminach organizacyjnych lub wydziałowych,
Kompetencje - to możliwość działania przez osobę, organ mający odpowiednie do tego podstawy prawne i właściwości; nie są tożsame z uprawnieniami; można je podzielić na kompetencje:
Kierownicze,
Pracownicze,
Sprawne podejmowanie decyzji - tzn. bez zbędnej zwłoki:
Administracyjnych - regulujących sytuacje obywateli,
Organizacyjnych,
Kadrowych - dotyczących kadr danej jednostki.
Decyzja administracyjna to władcze, zewnętrzne rozstrzygnięcie organu administracji publicznej, w indywidualnej sprawie konkretnego adresata, będąca finalnym efektem postępowania administracyjnego przeprowadzonego przez ten organ na zasadach określonych w kodeksie postępowania administracyjnego lub w ustawach szczegółowych. Kończy postępowanie w sprawie. Strona niezadowolona z rozstrzygnięcia może wnieść odwołanie do organu administracyjnego wyższego stopnia, o ile nie jest to decyzja ostateczna ( tzn. taka, od której odwołanie nie przysługuje).
Czynniki determinujące dobrą organizacje pracy:
Obieg dokumentów - na podstawie instrukcji kancelaryjnej,
Obieg dokumentów finansowych - reguluje go instrukcja obiegu dotycząca głownie kierowników,
Zasady finansowania - tzn. udział w budżecie i w jego tworzeniu działów, wydziałów, samodzielnych stanowisk,
Prawidłowe stosowanie odpowiednich symbolów korespondencji,
Prawidłowe opisanie korespondencji - kto nadawał, do kogo adresowana, w jaki sposób przesyłana.
ZAŁOŻENIE TECZEK RZECZOWYCH
Aby prawidłowo zakładać teczki rzeczowe należy uwzględniać:
Instrukcję kancelaryjną - opisująca prawidłową symbolikę,
Jednolity rzeczowy wykaz akt - będący archiwalną i rzeczową klasyfikacją powstających w wyniku działania urzędu akt; zawiera,
odpowiednio pogrupowane, wszystkie sprawy tego samego rodzaju lub pokrewne z uwagi na ich przedmiot, oznaczone odpowiednimi symbolami i hasłami kwalifikującymi sprawy oraz kategoriami archiwalnymi akt,
Regulamin i statut organizacyjny urzędu,
Spis spraw.
Prawidłowe zakładanie teczek rzeczowych, z uwzględnieniem prawidłowego jednolitego wykazu akt, ma na celu ujednolicenie ewidencjonowania spraw we wszystkich urzędach w całym kraju. W ten sposób teczka opisana jako np. „regulamin pracy” powinna posiadać jednakowy symbol klasyfikacyjny w każdym urzędzie ( tytuł 1012 ), hasło klasyfikacyjne ( tytuł teczki ), kategorię archiwalna w odpowiedniej jednostce macierzystej ( A ).
Przykładowe oznaczenie teczki
OR - I - 1012 /10/06
OR - zgodny ze statutem lub instrukcją symbol wydziału,
I - wskazanie, czy stanowisko jest samodzielne, czy wydzielone,
1012 - liczba grupy klasyfikacyjnej,
10 - numer kolejnej sprawy,
06 - rok kalendarzowy.
REGULAMIN ORGANIZACYJNY
Ma podstawowe znaczenie dla organizacji pracy, gdyż określa strukturę wykonywania i organizacji pracy. Jest to akt o charakterze wewnętrznym, wydany przez organ danej jednostki organizacyjnej, której sprawy reguluje. Wprowadzany jest na mocy zarządzenia wydawanego wyłącznie przez szefa danej jednostki organizacyjnej ( dyrektora, kierownika ). Brak regulaminu znacznie utrudnia funkcjonowanie jednostki, i wręcz uniemożliwia obsadzanie stanowisk pracy.
Treść regulaminu organizacyjnego
I. Postanowienia o charakterze wstępnym i ogólnym:
Określają one:
zasady kierowania urzędem - mogą być określone też w preambule; wskazują podmiot kierujący (np. burmistrz ), oraz jego kompetencje i obowiązki ( kierowanie posiedzeniem, wydawanie decyzji administracyjnych ),
tryb i zasady opracowywania, postępowania i wydawania aktów prawnych -
określają, kto ma do tego upoważnienie i jaka jest podstawa prawna tego upoważnienia oraz charter i formę wydawanych dokumentów przez urząd; wskazują, kto ma prawo wydawania decyzji ( np. wójt, burmistrz, prezydent ), kogo może upoważnić do wydania decyzji w jego imieniu ( np. dyrektor wydaje decyzje w imieniu burmistrza i na podstawie udzielonego mu do tego upoważnienia ); określają rodzaj używanych pieczęci ( regulamin powinien zawierać ich wzory ); dotyczy to dokumentów zewnętrznych, wewnętrznych, archiwalnych podzielonych według odpowiedniej symboliki klasyfikacyjnej; zasady te określają zakres obowiązków należący do poszczególnych pracowników,
zasady planowania pracy - określają treść zadań, które są im powierzone do wykonania w określonym czasie i na podstawie określonych przepisów prawa ( inaczej niż np. polecenie służbowe; szef nie ma prawa do ich wydawania );
zasady podpisywania decyzji i pism - mogą podpisywać tylko osoby upoważnione na mocy przepisu prawnego lub działające w imieniu innej osoby ( też z odpowiednim upoważnieniem ); decyzja nie podpisana jest nieważna; jeśli dokument został podpisany przez osobę nieupoważnioną do tego, traci on moc obowiązująca w chwili stwierdzenia tego naruszenia.
Decyzja administracyjna podpisywana jest zazwyczaj przez osobę kierującą daną jednostką. Jest ona na tym samym poziomie, co wyrok sądowy. Można się także od niej odwołać. Musi być doręczona wszystkim zainteresowanym sprawą osobom, które mają w tym interes prawny; musi także zawierać wszystkie niezbędne elementy, określone przepisami administracyjnymi,
sposób przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania spraw obywatelskich w urzędzie - musi zawierać wskazanie, kto ma się tym zajmować i w jakim zakresie; regulamin powinien też określać możliwość skarg i wniosków na sposób załatwienia sprawy petenta, a także drogę przekazu dokumentu,
strukturę wewnętrzną urzędu - sposób jej funkcjonalnej i przejrzystej organizacji ( np. tablice informacyjne; także - czytelne oznaczenie pokoi i stanowisk osób, które zajmują się określonymi sprawami ),
sposoby kontroli - ze względu na charakter można wyróżnić:
kontrolę wewnętrzną - powołana jest do tego specjalna
komórka w ramach jednostki organizacyjnej,
kontrolę zewnętrzną - sprawowaną przez urząd
skarbowy, Najwyższą Izbę Kontroli.
Kontrola polega na porównaniu stanu faktycznego, istniejącego w
konkretnym czasie, ze stanem postulowanym ( np. na podstawie ustawy,
regulaminu ) i wyciągniecie z tego wniosków, które mają zaowocować
zmianami. W regulaminie powinny być wskazane podmioty upoważnione do
kontroli, oraz instrumenty, jakimi mogą się one przy kontroli posługiwać.
Wynikiem tak przeprowadzonej kontroli jest audyt - określający stan
aktualny i wyciągający z niego wnioski na przyszłość.
II. Konkretne wskazanie podstaw prawnych działania urzędu - takie podstawy prawne funkcjonowania urzędu znajdują się przede wszystkim w tzw. ustawach samorządowych ( ustawa o samorządzie gminnym, o samorządzie powiatowym, o samorządzie województwa ), a także innych ustaw, regulujących kwestie organizacyjne jednostek organizacyjnych - np. ustawa o systemie oświaty, ustawa o pomocy społecznej; podstawą wydania statutu jest ustawowe upoważnienie do tego, wskazane wprost w przepisie konkretnej ustawy; statut wydawany jest przez organ prowadzący ( to regulamin wewnętrznym ); obecnie można zauważyć tendencję do odchodzenia od wydawania regulaminu.
III. Urząd jako organ wykonawczy
Regulamin powinien być napisany w sposób przejrzysty i funkcjonalny, co ułatwia podział na paragrafy ( § ), punkty i podpunkty. Powinien on zawierać:
określenie osoby kierującej daną jednostką oraz zakres jej kompetencji i
obowiązków wraz z przysługującymi jej narzędziami pracy,
strukturę organizacyjną urzędu - wszystkie „komórki” urzędu - działy, wydziały, podwydziały, samodzielne stanowiska itd., wraz z podstawowym zakresem ich działania,
Kompetencje i obowiązki kierowników wydziałów, naczelników,
Dokładny proces powstawania aktów prawnych - określenie trybu ich powstania oraz osób odpowiedzialnych za prawidłowy przebieg,
Regulację dotycząca planów pracy z uwzględnieniem osoby odpowiedzialnej za ich przygotowanie,
Postępowanie przy wydawaniu decyzji ( jeśli potrzebna jest współpraca między wydziałami - określenie charakteru tej współpracy ),
Zasady i tryb rozpatrywania skarg i wniosków oraz indywidualnych spraw obywateli, z podaniem podstawy prawnej, wymaganego czasu na załatwienie danej sprawy i kompetentnych do tego stanowisk,
Organizację kontroli wewnętrznej - do kogo należy jej sprawowanie, jakie są uprawnienia organu kontrolującego, jakie musi sporządzić dokumenty kontroli oraz jaki ma zakres wydawania zaleceń pokontrolnych.
Charakter organizacji pracy
Organizacja pracy to cały system, metodyka pracy, zawierający przepisy prawne, instrukcje, określający obowiązki pracownicze.
Najważniejszą role w prawidłowej organizacji pracy odgrywa:
struktura - określona w regulaminie organizacyjnym jednostki,
ludzie - odpowiedni dobór kadr na mocy przeprowadzonych prawidłowo etapów kwalifikacyjnych; odpowiedni ludzie z odpowiednimi kwalifikacjami na odpowiadających stanowiskach,
zakres działań pracowników - czy na terenie jednostki, czy w jej delegaturze bądź filii, czy w terenie - wszystko zgodne z celami jednostki.
Wnioski końcowe:
Procesowo - metodyczny charakter organizacji pracy odzwierciedla jej główny cel - stworzenie odpowiednich warunków dla działających podmiotów do realizacji zadań, które wynikają z funkcji danej jednostki organizacyjnej.
Struktura regulowana jest nie tylko prawem polskim, ale też europejskim ( Europejska Karta Samorządu Terytorialnego ).
Tak skonstruowana struktura organizacyjna dąży do osiągnięcia jak największej wydajności administracji.
Potwierdzeniem dobrej i funkcjonalnie zorganizowanej jednostki organizacyjnej jest certyfikat przyjaznej administracji dla petenta ( przy pierwszym kontakcie ).
Ocenie podlega:
inicjatywa władz i pracowników,
odpowiednio skonstruowana ścieżka uzyskania wiedzy w konkretnej sprawie i jej procedurze przez petenta ( gdzie iść, jakie przynieść dokumenty itd. ),
Niezwykle przydatny jest tutaj, omawiany już wcześniej, regulamin organizacyjny danej jednostki.
PIERWSZA WIZYTA W URZĘDZIE
Ścieżka interesanta powinna być przedstawiona w sposób czytelny i przejrzysty - gdzie się udać, aby załatwić określona sprawę; takie informacje powinny być umieszczone na tablicach informacyjnych w urzędzie lub udzielane w punkcie informacyjnym, a dotyczące oznakowania pokoi i urzędujących w nich pracowników wraz z zajmującym się przez nich zakresem spraw, identyfikatorów urzędowych ( czytelnych, wraz ze zdjęciem i nazwiskiem danej osoby ),
Tablica informacyjna - powinny być na niej wywieszone wszelkie niezbędne informacje dla petentów, w tym regulamin organizacyjny jednostki, wskazanie imienne kierowników referatów i odpowiednich numerów ich pokoi,
Mapa - także powinna być umieszczona w widocznym miejscu np. na tablicy ), jeśli budynek jednostki jest tak duży, że istnieje prawdopodobieństwo zabłądzenia w nim, oraz także w przypadku, gdy dana jednostka posiada filie,
Ścieżka interesanta - to poszczególne etapy, które musi on przebyć w celu załatwienia swojej sprawy; ale nie musi to robić osobiście - ścieżkę ta mogą przebywać jego dokumenty zamiast niego; musi być jednak świadomy, jaką drogę one przebędą.
Czas załatwienia sprawy w urzędzie - sprawa powinna być załatwiona niezwłocznie, w miarę możliwości jak najszybciej; ramy czasowe całego postępowania wyznacza kodeks postępowania administracyjnego, wskazując, iż sprawa prosta powinna być załatwiona w ciągu miesiąca, a sprawa skomplikowana - w ciągu 2 miesięcy; możliwe jest modyfikowanie tych terminów przez przepisy szczegółowe, zawarte np. w aktach prawa miejscowego.
Sposób załatwienia sprawy w urzędzie - zależy od czasu jej załatwienia, profesjonalizmu obsługujących petentów urzędników, ich bezstronności, zorganizowania sprawnego obiegu informacji i współdziałania miedzy „komórkami” jednostki, kompleksowej obsługi petenta, życzliwości i kulturalności ze strony urzędników ( dążenie do realizacji hasła „dobrej administracji” ).
ORGANIZACJA PRACY PRACOWNIKÓW URZĘDU
Aby praca była dobrze zorganizowana, nie było problemów z obiegiem dokumentów, obsługa petentów, należy każdemu Stanowski przypisać określone cechy związane z celem jego powołania, oraz narzucić wspólne ramy zorganizowanego funkcjonowania jednostki. Dobrze zorganizowana praca zależy od:
wyczerpującego i dokładnego podziału kompetencji i obowiązków,
podziału przy wydawaniu decyzji i odpowiedzialności za to,
sposobu kierowania realizacją zadań - tj. kierowanie aktualnym działaniem w konkretnej sprawie i dążenie do wykonania:
poprzez narady - umożliwiające dyskusję w danej sprawie,
poprzez kolegia - ścisłe grono powołane w celu rozwiązywania konkretnych i kluczowych spraw,
poprzez zarząd - zorganizowanie odpowiedniego w danej sprawie działania; jest pojęciem szerokim metodycznie,
poprzez rozmowy - o charakterze indywidualnym, zbiorowym, w formie dialogu, przekazu informacji dążącego do powstania określonej formuły prawnej,
poprzez polecenia - narzucenie przez podmioty wyższe określonego sposobu działania, które nie podlega dyskusji ( ale musza się one mieścić w granicach prawa i kompetencji wyższego podmiotu ),
poprzez zebrania - większej liczby pracowników, na których można uzyskać informacje w określonych sprawach,
nadzór i kontrola:
kontrola - kompleksowa, określa stan faktyczny w danej chwili; może być wewnętrzna, zewnętrzna lub samokontrola,
nadzór - w przeciwieństwie do kontroli można posługiwać się przy nim pewnymi władczymi narzędziami; to pojęcie szersze niż kontrola,
audyt kontrolny - wskazanie ostatecznego stanu; daje informacje o stanie w danej jednostce i w razie uchybień wskazuje na konkretne możliwości poprawy.
Stworzenie każdego stanowiska związane jest z określonymi kosztami. Składają się na nie : uposażenie pracy razem z jego pochodnymi, wyposażenie w odpowiedni sprzęt ( komputery, telefony, biurka itd. ) oraz zbiór niezbędnych aktów prawnych ( zapewnienie funkcjonowania biblioteki prawnej ), materiały piśmiennicze.
PODSTAWY MOTYWACJI DO PRACY WEDŁUG MIĘDZYNARODOWEJ ORGANIZACJI PRACY
Dobrze zorganizowane stanowisko pracy, z dokładnie określonym zakresem kompetencji i obowiązków oraz z niezbędnym wyposażeniem, jest czynnikiem determinującym dobrą organizację pracy.
Istotną rolę odgrywa tu motywacja do pracy. Jest to pewnego rodzaju siła, która pociąga do określonego działania i istniej przez cały okres wykonywania tego działania, a wraz z jego zakończeniem może zanikać Może mieć charakter zachęcania lub sprawiania.
Zachęcanie - to rodzaj procesu motywacyjnego polegający na wywieraniu wpływu, stymulowaniu działania ludzi, inspirowaniu ich oraz wpływaniu na dobre wykonywanie przez nich pracy ( np. przez możliwość nagrody ),
Sprawianie - rodzaj czynności, urządzenia dążącego do tego, aby ludzie z ochotą wykonywali swoją pracę i by była ona dla nich przyjemnością.
Elementem wyzwalającym motywację jest potrzeba. Motywacja nie może powstać bez określonej potrzeby. Jeśli natomiast potrzeba określonego działania jest płytka, chwilowa - motywacja wtedy szybko mija
Potrzeby można zaszeregować na trzech stopniach ich niezbędności:
potrzeby podstawowe - niezbędne do egzystowania - to jedzenie, schronienie, odzież, w zakresie pracy - walka o odpowiadające stanowisko pracy,
potrzeby średnie - dobre warunki egzystowania, stabilna i w miarę satysfakcjonująca praca z rozsądną płacą,
potrzeby wyższe - najwyższy stopień motywacji - trwały; to np. określony, w miarę wysoki, status społeczny ( chęć bycia ważną osobą, z którą liczą się pozostali; usunięcie ze stanowiska może spowodować załamanie; to potrzeba moralna, osobowościowa, psychiczna ), rozwój osobisty i samorealizacja, duma, satysfakcja z wykonywanej pracy, kontrola nad swoim życiem, przynależność do określonej grupy.
NAGRODA I KARA
Wydajność pracy uzależnione od chęci uzyskania nagrody za swoje działania, jest także rodzajem motywacji, polegającej na dążeniu do wysiłku w celu osiągania założonego wyniku i wydajności.
Należy przy tym uwzględniać zespołowego ducha pracowników. W każdym bowiem zespole pracowniczym istnieją grupy formalne i nieformalne, które nie można pomijać. Mają one wpływ na:
bezpieczeństwo pracy w grupie,
wyznaczenie norm wydajności - jeśli są zawyżone, grupa może mieć wpływ na zmianę sytuacji,
rozłożenie odpowiedzialności,
umiejętność asymilowania się z grupą - grupa zasymilowana ma większą wydajność, lepiej się współpracuje, gdy nie ma przyjaźni, która jest uzależniona od uwarunkowań,
satysfakcję z przynależności do danej grupy - jeśli spełnione są wymienione wyżej warunki.
Wynika to z faktu, iż każdy człowiek chce być przez pozostałych oceniany jak najlepiej, pozytywnie.
Nagroda lub kara
Czasem określone zachowania, np. podanie ręki, pochwała, doceniające wykonaną pracę, może więcej znaczyć niż nagroda pieniężna.
Kara natomiast zostanie przyjęta, jeśli jest słuszna iż zrozumiała.
JAK WPŁYWAĆ NA OSIĄGANIE LEPSZYCH EFEKTÓW W PRACY?
Można to robić przez np. stawianie celów, które mogą być krótko lub długoterminowe. Zaraz po ich osiągnięciu, cały proces powinien zostać poddany ocenie i nagrodzony, nawet w sposób niekonwencjonalny.
Można też posłużyć się premią motywacyjną - na podstawie specjalnego regulaminu premiowania, który określa wysokość, ilość oraz sposób przyznawania premii; ale w większej perspektywie premie finansowe nie działają motywacyjno.
Treningi, szkolenia, monitoringi - ważny jest sposób przeprowadzenia szkolenia, dobór zakresu, treści i miejsca: motywuje wówczas, gdy podkreśla znaczenie pracownika w zakładzie pracy, pozwala mu lepiej wykonywać powierzone zadania. Chęci pracowników do brania udziału w szkoleniach wynikają z dążenia do realizacji postawionych sobie celów i zdobywania do tego potrzebnej wiedzy lub usamodzielnienia się w stosunku do grupy, kierownictwa, stanowiska. Efekty szkolenia odzwierciedla monitoring pracownika przeprowadzony po zakończeniu, sprawdzający potrzebę uczestnictwa.
Ocena jako czynnik motywacyjny pracownika - w zależności od jej charakteru, ma różne podstawy;
Ocena formalna - na podstawie określonych aktów, wydawana w regularny sposób przy zastosowaniu określonych metod.
Ocena nieformalna - na żądanie np. przełożonego, kierownika, szefa; powinna wskazywać osiągnięte korzyści, zarówno dla pracownika, jak i przełożonego.
Ocenie podlegać powinien nie tylko pracownik, ale także kierownik. Ma to pozytywny wpływ na stosunki między pracownikami a kadrą kierowniczą oraz na ich samoocenę. Jednak nieumiejętnie przeprowadzona ocena może mieć dalekie skutki negatywne.
Motywacje do działania można osiągać różnymi sposobami, Jednym z nich jest np. samomotywacja, polegająca np. na zrobieniu określonego zadania. Należy zrobić listę rzeczy, które motywują do działania, a następnie podzielić je na określone kategorie: ludzi, którzy motywują, motywujące elementy pracy - zadania i kontakty z innymi pracownikami, zadania, na które można samemu wpłynąć. Tak przeprowadzone zadanie odpowie na pytanie jaki jest rodzaj motywacji -oparty na czynnikach zadaniowych czy ludzkich oraz do jakiego stopnia można się aktywnie samomotywować.
Zgodnie z regulaminem serwisu www.bryk.pl prawa autorskie do niniejszego materiału posiada Wydawnictwo GREG. W związku z tym, rozpowszechnianie niniejszego materiału w wersji oryginalnej albo w postaci opracowania, utrwalanie lub kopiowanie materiału w celu rozpowszechnienia w szczególności zamieszczanie na innym serwerze, przekazywanie drogą elektroniczną i wykorzystywanie materiału w inny sposób niż dla celów własnej edukacji bez zgody Wydawnictwa GREG podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności.
1