Controlling logistyki według faz przepływu:

controlling zaopatrzenia i gospodarki materiałowej

controlling logistyki produkcji i przepływu materiałów

controlling logistyki dystrybucji

Controlling zaopatrzenia i gospodarki materiałowej

Celem controllingu zaopatrzenia jest gromadzenie i przetwarzanie informacji, koordynacja (planowania, organizowania, sterowania
i kontroli) oraz sprawozdawczość w celu zapewnienia dostępności materiałów niezbędnych do prowadzenia planowej działalności gospodarczej.

Działania związane z zabezpieczeniem czasowo-przestrzennej dostępności materiałów mają na celu osiągnięcie:

• założonego poziomu obsługi klienta,

• wzrostu wartości rynkowej i zysku przedsiębiorstwa,

• optymalizacji planowania i wykorzystania zasobów,

• optymalizacji ponoszonych kosztów.

Cel zaopatrzenia i działania niezbędne do jego osiągnięcia są zazwyczaj realizowane przez trzy działy: zaopatrzenia, magazynu, transportu. Niezbędna jest zatem koordynacja oraz synchronizacja działań poszczególnych działów, wymiana danych planistycznych, ustalonych normatywów i bieżących wyników.

(planowanie i zamawianie materiałów, zarządzanie zapasami, obsługa i kontrola dostaw)

Gromadzenie danych

Najczęściej gromadzone przez controllera dane zaopatrzenia dotyczą:

• rynku zaopatrzenia i dostawców, cen materiałów, nowych materiałów, możliwości dostaw
  i współpracy z dostawcami, łańcuchów zaopatrzenia dla nowych materiałów;

• planów i prognoz rozwoju produktu, bazując najczęściej na danych z działów technologicznych, konstrukcyjnych i marketingu;

- potrzeb materiałowych przedsiębiorstwa;

• aktualnych stanów zapasów materiałowych, jakości dostaw materiałowych (terminowość, kompletność, jakość materiałów, poprawność oznakowań itp.)

• kosztów materiałowych, kosztów działu zaopatrzenia (z podziałem na k. stałe i zmienne), odchyleń kosztów realizacji planów zakupów i budżetu zaopatrzenia.

Wykonanie analiz

Na podstawie zgromadzonych i przetworzonych danych controller wykonuje następujące analizy i prognozy:

- opłacalności i niezawodności różnych wariantów strategii zaopatrzenia;

- wartości zaopatrzenia (w tym ciągłe analizy możliwości obniżenia cen materiałów);

• współpracy z dostawcami;

• organizacji gospodarki materiałowej przedsiębiorstwa, zakresów obowiązków pracowników;

• jakości działania zaopatrzenia i gospodarki materiałowej (jakość obsługi klientów zaopatrzenia, wydajność, przepustowość, niezawodność, efektywność), poziomów wykorzystania infrastruktury magazynowej (pojemności i powierzchni składowych magazynów, środków transportu wewnętrznego itp.);

• kosztów zaopatrzenia i gospodarki materiałowej;

• procesu budżetowania gospodarki materiałowej, jakości opracowanych budżetów, historii odchyleń plan-wykonanie;

Wypracowanie optymalnego sposobu działania

Na podstawie wyników analiz i prognoz controller wypracowuje i uzgadnia z kierownictwem wizję optymalnego sposobu działania gospodarki materiałowej. Ten etap obejmuje:

- wypracowanie metod, algorytmów i formuł zarządzania zaopatrzeniem (np. w odniesieniu do grup klasyfikacyjnych ABC/XYZ - dostawców, materiałów, zaopatrzenia) oraz norm, limitów, metod, procedur dla sterowania: zakupem, przepływem materiałów
i utrzymywanym zapasem;

• wspomaganie opracowania najkorzystniejszych
  i bezpiecznych dla pb. procedur kwalifikacji dostawców;

• kontrolowanie procesu zamawiania;

• wspomaganie w planowaniu potrzeb materiałowych, w zarządzaniu zapasem materiałów;

• koordynacja planowania przepływu materiałowego i obciążeń z działem magazynu, transportu i produkcji;

• rachunek kosztów zaopatrzenia i gospodarki materiałowej, planowanie budżetów
  i kontrolę procesu budżetowania zaopatrzenia;

• organizację i kontrolę centrum kosztów gospodarki materiałowej oraz koordynację współpracy z centrum zysku;

- raportowanie i sprawozdawczość okresową gospodarki materiałowej.

Obliczanie budżetu

Na podstawie danych operacyjnych (wymagana wielkość zaopatrzenia materiałowego, liczba i wielkość złożonych zamówień i planowanych dostaw, liczba przyjęć do magazynu i poziomy zapasów) obliczany jest budżet zaopatrzenia obejmujący:

• pokrycie kosztów materiałów, kosztów realizacji dostaw oraz magazynowania
  i utrzymania zapasów;

• pokrycie kosztów Działu Zaopatrzenia - kosztów osobowych, rzeczowych, usług, energii.

Ocena wyników działań

Pomiar i kompleksowa kontrola zaopatrzenia, bazująca na systemie mierników, pozwala powiązać wyniki funkcjonowania zaopatrzenia z zakresem realizowanych zadań wynikających
z zabezpieczenia produkcji, sprzedaży towarów lub potrzeb materiałowych poszczególnych działów przedsiębiorstwa.

Celowy dobór wskaźników do potrzeb kierownika zaopatrzenia umożliwia szybką i trafną ocenę sytuacji oraz podejmowanie właściwych decyzji.

Ocena wyników działań

Wyróżnia się tu następujące grupy mierników:

• mierniki ramowe zaopatrzenia (liczba zamawianych pozycji materiałowych, ilość i wartość zamawianych materiałów, liczba realizowanych zamówień na m-c, liczba pracowników działu, całkowite koszty zaopatrzenia, struktura zamówień);

• mierniki produktywności i sprawności działania zaopatrzenia oraz poziomu wykorzystania zasobów (liczba opracowanych zamówień na okres, czas pełnej realizacji zamówienia, liczba zrealizowanych zamówień na rh, dzień; liczba przyjętych dostaw na okres, liczba i waga dostaw na okres);

• mierniki ekonomiczne zaopatrzenia (koszty kwalifikacji poszczególnych dostawców, koszty opracowania zamówienia, koszty zaopatrzenia na 1 dostawcę/indeks materiałowy, koszty realizacji dostawy, udział kosztów zaopatrzenia w wartości zakupów);

• mierniki jakości (wartość i ilość błędnych dostaw, wartość
  i ilość reklamacji, wartość i ilość zwrotów, przeciętny czas ponownego/uzupełniającego zaopatrzenia, ilość braków dostaw na produkcję i wywołanych tym zmian w planach produkcyjnych).

Wybrane wskaźniki i mierniki oceny zaopatrzenia i gospodarki materiałowej

Controlling logistyki produkcji i przepływu materiałów

Zadania controllingu logistyki produkcji są zazwyczaj realizowane przez Dział Logistyki lub też w ramach controllingu produkcji przez Dział Produkcji, Wydział Przygotowania Produkcji lub Dział Planowania Produkcji.

Do zadań wsparcia i koordynacji działań zarządzania procesami logistyki produkcji
i przepływem materiałów należy:

• gromadzenie i przetwarzanie danych z działów: produkcji, sprzedaży, zaopatrzenia, remontów, utrzymania ruchu - na potrzeby logistyki produkcji;

• kontrola oraz poprawa produktywności zasobów
  i wydajności oraz efektywności działań, a także eliminacja wąskich gardeł w przepływie materiałów;

- optymalizacja i utrzymywanie w równowadze: zapotrzebowania na produkty - spływu
z produkcji, zasobów produkcji i zasobów logistyki produkcji (personelu logistyki produkcji, zapasów na produkcji, magazynów wydziałowych i międzywydziałowych, środków transportu wewnętrznego) przy stabilizacji i zapewnieniu harmonijnego przebiegu produkcji;

• koordynacja planowania potrzeb materiałowych
  i zabezpieczenie ich pokrycia wg wymagań planów produkcji (we współpracy z DZ);

• kontrola kosztów logistyki produkcji i budżetowanie;

• monitoring, kontrola potrzeb i koordynacja optymalnego wykorzystania zasobów w ramach realizowanych planów i harmonogramów produkcji (przy minimalnych kosztach);

• poszerzanie wykorzystywanych metod i narzędzi w optymalizacji tras i sposobów obsługi przepływu materiałów na produkcji.

Gromadzone przez controlling logistyki dane i informacje na poziomie planowania Głównego Harmonogramu Produkcji (wsparcie na poziomie taktycznym) wspomagają koordynację i kontrolowanie procesu planowania wykorzystania potencjału produkcyjnego.

Główne cele wsparcia ze strony controllingu logistyki w planowaniu materiałów
i wykorzystaniu zasobów produkcyjnych:

• osiągnięcie założonego poziomu obsługi sprzedaży lub dystrybucji przy możliwie najniższym poziomie kosztów zamrożenia kapitału w zapasach oraz elastyczne reagowanie na zmiany potrzeb przy zachowaniu założonego poziomu obsługi klienta;

• osiągnięcie najniższego całkowitego kosztu prod.

• opracowanie stabilnego harmonogramu produkcji przy realizacji losowo napływających zamówień klientów;

• utrzymanie stabilnego planu produkcji przy uwzględnieniu nieterminowych dostaw materiałów oraz redukcji zdolności produkcyjnej (np. spowodowanej awarią maszyn);

• osiągniecie maksymalnej produktywności (np.na rh)

Do zadań controllingu logistyki należy kontrolowanie i weryfikacja zasad oraz wyników obliczania potrzeb materiałowych na podstawie ustalonych planów produkcji, z wykorzystaniem metody MRP.

Działania controllera logistyki na poziomie planowania potrzeb materiałowych są ukierunkowane na:

• zapewnienie wymaganego poziomu obsługi (terminowych i kompletnych dostaw na stanowiska robocze) na każdym etapie procesu wytwarzania;

• wsparcie planowania i kontrolę ilości oraz terminu wykonania/zakupu każdego elementu;

• kontrolowanie i wsparcie w redukcji poziomu zapasów i robót w toku;

• określenie cyklu dostawy dla każdego komponentu;

• minimalizację kosztów i kontrolowanie realizacji budżetów przepływu materiałów i produkcji.

Na bazie analiz i planowania kosztów, odniesienia do normatywów (robocizny, zużycia materiałów, standardów kosztowych dostaw i transportu na produkcji według marszruty produkcyjnej, liczby pobrań z magazynu) controller weryfikuje przygotowany budżet dla produkcji i logistyki produkcji.

Pomiar i kompleksowa kontrola logistyki produkcji, bazująca na systemie mierników, pozwala powiązać wyniki produkcji i przepływu materiałów z obsługą napływających zamówień i poziomem obsługi klienta, bezpieczeństwem i ciągłością dystrybucji i sprzedaży.

Zarządzanie logistyką na etapie produkcji dotyczy zatem zarządzania przepływem materiałów i koordynacji zabezpieczenia produkcji.

Zestaw odpowiednio dobranych wskaźników pozwala na szybką i trafną ocenę sytuacji oraz podejmowanie właściwych decyzji.

Wyróżnia się następujące grupy mierników i wskaźników logistyki produkcji:

• dane i mierniki ramowe logistyki produkcji (liczba rozdysponowanych materiałów, przeciętną liczbę/wartość pozycji materiałowych na partię, przeciętną liczbę zleceń transportowych na całkowitą marszrutę produkcyjną wyrobu gotowego, liczbę osób zatrudnionych w poszczególnych operacjach logistyki produkcji, koszty planowania i sterowania produkcją);

• mierniki produktywności i sprawności działania logistyki produkcji i poziomu wykorzystania zasobów (średnia liczba/wartość zleceń materiałowych w zleceniach produkcyjnych na 1 prac., czas realizacji zlecenia materiałowego na 1 zamówienie, długość tras transportowych na pracow. transportu na produkcji/zmianę roboczą, średnia liczba pozycji materiałowych na 1 pracownika);

• wskaźniki/mierniki ekonomiczne logistyki produkcji (koszty pełnej obsługi logistycznej zlecenia produkcyjnego, koszty realizacji jednego zlecenia materiałowego, udział kosztów materiałowych w kosztach zlecenia produkcyjnego, udział kosztów proc. transportowych na produkcji w wartości zlecenia produkcyjnego, udział kosztów zapasów produkcji w wartości zlecenia produkcyjnego);

• wskaźniki/mierniki jakości logistyki produkcji (udział zapasów na produkcji w zapasach ogółem, wartość dostaw wadliwych spowodowana wadliwą dyspozycją materiałową, koszty błędnych ilości zleceń materiałowych na produkcji, częstotliwość przeładunków na produkcji, przeciętny czas opóźnień na produkcji spowodowanych obsługą logistyczną do zatrzymań ogółem, poziom zapasów przeterminowanych na produkcji, poziom braków wyrobów gotowych spowodowany wadliwym materiałem lub obsługą logistyczną - transportem, przeładunkiem, składowaniem).

Wybrane wskaźniki logistyki produkcji i formuły ich wyliczania

Controlling logistyki dystrybucji

Główny cel controllingu logistyki dystrybucji to wsparcie procesów planowania, organizowania, kontrolowania i korygowania przepływu wyrobów gotowych z procesów produkcji do końcowego odbiorcy, zgodnie z potrzebami klientów na rynku.

Wyniki analiz kosztów produktu w łańcuchu dostaw i rentowności - produktów, klientów i rynków, kanałów dystrybucji a także popytu, lokalizacji magazynów i zapasów, dysponowanych środków transportu - wskazują jak optymalnie przemieszczać ładunek przy wykorzystaniu dostępnych zasobów, aby uzyskać maksymalną efektywność funkcjonowania systemu dystrybucji.

Controller w obszarze dystrybucji ma wspomagać menedżera przy podejmowaniu decyzji dotyczących najbardziej efektywnych sposobów dostarczenia produktu klientowi.

Wspiera kształtowanie odpowiedniej przepustowości, pojemności, elastyczności, jakości sieci dystrybucji, analizując opłacalność realizacji dystrybucji przez przedsiębiorstwo lub przez outsourcing.

Wsparcie controllingu logistyki dystrybucji oraz kontrolowanie i korygowanie działań na podstawie bieżących wyników obsługi klienta, kalkulacji kosztów dystrybucji oraz poziomu wykorzystania zasobów odnosi się do:

• planowania realizacji dostaw i projektowania łańcuchów dystrybucji;

• ustalania ilości i długości kanałów dystrybucji oraz planowania liczby i lokalizacji ogniw pośrednich,

• kontroli zgodności kosztów z planowanymi budżetami,

• kontroli terminowości, kompletności i jakości dostaw oraz kontroli satysfakcji klienta,

• analizy niezawodności i pokrycia dostaw (planowania poziomu i lokalizacji zapasów w kanale dystrybucji w powiązaniu z asortymentem i schematem popytu, gotowością dostarczania z zapasu oraz przepustowością, ilością i pojemnością zapasów magazynowo-transportowych),

• planowania potrzeb dystrybucji,

• planowania zasobów dystrybucyjnych

Na potrzeby zarządzania logistyką dystrybucji zadania controllingu obejmują:

• gromadzenie i przetwarzanie danych (prognozowanie i analizy sprzedaży oraz napływających zamówień klientów i potencjalnych odbiorców oraz aktualnych potrzeb obsługi magazynowo-transportowej w sieci dystrybucji),

• opracowanie budżetów oraz kontrolowanie kosztów i realizacji budżetu logistyki dystrybucji,

• analizę sposobu dystrybucji (bezpośrednia, pośrednia) oraz doboru pośredników
  w dystrybucji,

• analizę wskaźnikową, sprawozdawczość i raportowanie na potrzeby podejmowania decyzji zarządzania procesami i sterowania fizycznym przepływem w dystrybucji.

Poziom i kompleksowa kontrola logistyki dystrybucji oparta na systemie mierników pozwala powiązać wyniki logistyki dystrybucji z poziomem obsługi klienta oraz bezpieczeństwem i ciągłością sprzedaży.

Wyróżnia się następujące grupy mierników i wskaźników logistyki dystrybucji:

• dane i mierniki ramowe logistyki dystrybucji (liczba odbiorców/klientów, przeciętna sprzedaż na 1 odbiorcę/klienta, liczba dostaw na jednostkę czasu, liczba miejsc i szczebli magazynowania, przeciętna odległość od odbiorcy/klienta, liczba pracowników działu dystrybucji, koszty dystrybucji produktów lub realizacji dostaw do klienta);

• mierniki produktywności i sprawności działania logistyki dystrybucji i poziomu wykorzystania zasobów (liczba zrealizowanych dostaw na pracownika/okres, wartość dostarczonych towarów na pracownika/okres, przeciętny czas realizacji jednej dostawy);

• wskaźniki/mierniki ekonomiczne logistyki dystrybucji (przeciętne koszty realizacji dostawy, udział kosztów dystrybucji w kosztach realizacji zamówienia, udział kosztów dystrybucji w przychodach ze sprzedaży, koszty dystrybucji na zamówienie/odbiorcę, udział kosztów dystrybucji w kosztach ogółem, stosunek kosztów dystrybucji własnej do outsourcingu dystrybucji);

• wskaźniki/mierniki jakości logistyki dystrybucji (średni czas dostawy, gotowość dostawcza, niezawodność dostaw, udział nieprawidłowych i opóźnionych dostaw, udział reklamacji i zwrotów w dostawach ogółem, udział powtórzonych i uzupełniających dostaw w dostawach ogółem).

---