Rekrutacja to proces polegający na zainteresowaniu pewnej grupy kandydatów wolnym stanowiskiem, a selekcja jest techniką wyboru nowego członka organizacji spośród dostępnych kandydatów. Rekrutacja i selekcja powinny być poprzedzone solidnymi procesami przygotowawczymi dotyczącymi analizy i przygotowaniem opisu zadań na danym stanowisku oraz specyfikacji pracy.
Analiza pracy
Proces analizy ma na celu określenie, co składa się na pracę na stanowisku, które jest aktualnie wolne. Analiza może być przeprowadzona w formie wywiadów z osobą poprzednio zajmującą to stanowisko, z jej przełożonym i związanym z nią personelem podczas naturalnego toku pracy. Istnieje również tradycja analizy pracy, gdzie osoba zajmująca dane stanowisko może zostać poproszona o prowadzenie dziennika pracy tak, aby powstał zapis rzeczywistego wykorzystania czasu. Analiza pracy ma zazwyczaj miejsce wówczas, gdy zostanie zwolnione jakieś stanowisko, jednak wraz z budowaniem większej elastyczności organizacji, może stanowić proces ciągły polegający na takim uaktualnianiu danych, które będzie wzmacniać zdolność przystosowania się organizacji do otoczenia. Analiza pracy dostarcza podstawowej informacji, która będzie następnie zastosowana przy formułowaniu opisu pracy i jej specyfikacji.
Opis pracy
Powinien on zawierać jej krótką charakterystykę dla danego stanowiska, składające się na nią zadania, odpowiedzialność oraz oferowane warunki. Jednakże tradycyjny opis pracy staje obecnie wobec wyzwania związanego z nadejściem jej „elastycznego” opisu. Elastyczny opis pracy polega na zarysowaniu charakteru zadań i określeniu „kompetencji” i umiejętności wymaganych na danym stanowisku. Nie wyszczególni on jednak, do którego zespołu lub grupy należą, ani też nie określi w sposób precyzyjny zakresu odpowiedzialności. Powodem pozostawienia otwartego zakresu odpowiedzialności w pracy, jest elastyczność w przypadku zmian dotyczących kierunku czy innego rozłożenia akcentów w realizowanych przez organizację celów. Przy obraniu takiego podejścia jest nadzieja na to, że jednostka i organizacja wykażą się elastycznością, co ułatwi adaptację do nowych wymogów i sytuacji w pracy. Zlikwidowana zostaje w ten sposób sztywność procedur narzucona poprzez wyszczególnienie zamkniętego zakresu obowiązków i odpowiedzialności.
Specyfikacja pracy
Specyfikacja pracy jest stosowana do opisu procesu realizacji zadań na danym stanowisku. Informacja zawarta w opisie pracy jest wykorzystywana w celu stworzenia wizerunku osoby, która będzie w stanie z powodzeniem wykonywać zadania związane z daną pracą. Tradycyjnym podejściem pomocnym w takiej praktyce łączenia starających się o pracę kandydatów z pracą, jest siedmiopunktowy plan Rodgera(1952):
Konstytucja fizyczna (zdrowie, wygląd zewnętrzny)
Osiągnięcia osobiste (wykształcenie, kwalifikacje, doświadczenie)
Ogólna inteligencja (możliwości intelektualne)
Szczególne naturalne zdolności (zdolności manualne, arytmetyczne lub komunikacyjne)
Zainteresowania (kulturalne, sportowe itp.)
Usposobienie (rokujący nadzieje, odpowiedzialny, przekonywujący)
Niedogodności związane z pracą ( przygotowany na pracę zmianową, na częste wyjazdy służbowe)
Wdrożenie tego siedmiopunktowego planu oznaczałoby określenie podstawowych i pożądanych cech charakterystycznych i umieszczenie ich pod każdą z wymienionych kategorii. Alternatywną specyfikacją personalną jest pięciostopniowy system oceny zaproponowany przez Munro Frasera (1958):
Duży wpływ na innych (poprzez konstytucję fizyczną, wygląd zewnętrzny, sposób wyrażania się)
Zdobyte kwalifikacje (wykształcenie, szkolenia, doświadczenie)
Wrodzone talenty (szybko chwyta zagadnienia, wykazuje chęć nauki)
Motywacja (wytycza cele i jest zdecydowany je osiągnąć)
Przystosowanie (wykazuje stabilność z wysoką odpornością na stres, dobrze odnosi się do innych)
Przygotowanie specyfikacji pracy jest zasadniczym etapem w procesie poprzedzającym rekrutację, ponieważ określa cechy osoby potrzebnej do zajęcia wolnego stanowiska. Stanowi ona punkt orientacyjny skierowany na pożądane umiejętności i ważne kwalifikacje, poniżej których organizacja nie powinna schodzić. W wielu przypadkach bieżące praktyki są kombinacjami jednego lub większej ilości powyższych systemów.
Teraz gdy organizacja ma koncepcję dotyczącą wizerunku kandydata odpowiedniego na wolne stanowisko, a opis pracy wyeksponował informacje na temat obowiązków i odpowiedzialności osoby zajmującej to stanowisko, Następny etap będzie polegał na przyciągnięciu uwagi odpowiednich osób poszukujących pracy. Należy zauważyć iż przyciągnięcie zbyt dużej ilości kandydatów jest niekorzystne ponieważ w tych warunkach selekcja jest czasochłonna i kosztowna. Również niekorzystne jest zainteresowanie niewielu starających się o pracę, ponieważ wówczas organizacja stoi w obliczu niewystarczającej liczby kandydatów, co ogranicza wybór.
W jaki sposób organizacja poszukuje odpowiednich osób starających się o pracę? Istnieje wiele możliwości. Po pierwsze należy podjąć decyzję dotyczącą tego, czy proces ma przebiegać wewnątrz organizacji czy poza nią. Wewnętrzny rynek pracy tworzą osoby już zatrudnione w firmie. Gdy pojawia się wolne stanowisko pracy, kierownik przyznaje pierwszeństwo obsadzenia danego stanowiska własnym pracownikom, którzy np. chcieliby awansować. Może to być dobry sposób gdyż przede wszystkim obniża koszty, które byłyby niezbędne w przypadku rekrutacji zewnętrznej, koszty które trzeba ponieść np. na zamieszczenie ogłoszeń w prasie czy opłacenie specjalnych agencji rekrutacyjnych. Zaletą rekrutacji wewnętrznej jest również mniejsze ryzyko popełnienia błędów podczas selekcji kandydatów. Może się bowiem okazać iż osoba wybrana do zajęcia konkretnego wolnego stanowiska nie wykonuje swoich obowiązków w pracy w sposób zadowalający. Jak również zaletami rekrutacji wewnętrznej jest wzmocnienie motywacji pracowników oraz krótszy okres adaptacji do nowych warunków pracy. Niewątpliwie wadą rekrutacji wewnętrznej jest mniejsza możliwość wyboru spośród puli kandydatów o pożądanych kwalifikacjach. Wadę tę eliminuje rekrutacja zewnętrzna. Pulę kandydatów tworzą wszystkie niezatrudnione w firmie osoby, zdolne do pracy. Istnieje wiele źródeł, sposobów rekrutacji zewnętrznej np.:
Centra zatrudnienia - oferują darmowe usługi, które mogą być bardzo przydatne dla organizacji. Biuro tego typu reklamuje wolne stanowisko pracy i pomaga w sporządzeniu listy odpowiednich kandydatów.
Agencje rekrutacyjne - maja na ogół listy odpowiednich kandydatów w swoich bankach danych, ale za wyświadczoną usługę obciążają klienta pewną sumą stanowiącą procent pensji jaka oferowana jest na wakującym stanowisku. Są one odpowiedzialne za reklamę wolnego stanowiska i sporządzanie listy odpowiednich kandydatów. Najbardziej oczywista korzyścią dla organizacji korzystającej z usług agencji rekrutacyjnych jest oszczędność czasu. Małe organizacje nie posiadające odpowiedniego personelu czy funkcji zasobów ludzkich korzystają w ten sposób z dostępu do specjalistycznej porady i pomocy. Do minusów należą koszty z tym związane i fakt, że kontrolowanie tak ważnego procesu odbywa się poza organizacją. Inną niedogodnością może być to, że niektóre agencje nie realizują w pełni polityki organizacji dotyczącej równych szans oraz nie wdrażają jej w taki sposób, w jaki zrobiłaby to sama organizacja, gdyby we własnym zakresie załatwiła sprawę osób starających się o pracę.
Agencje poszukujące wysoce wyspecjalizowanych osób - Kiedy organizacja pragnie obsadzić wysokie stanowisko w hierarchii organizacyjnej czy wysoce wyspecjalizowane stanowisko, gdzie podaż starających się o pracę jest niska, może skorzystać z usług odpowiedniej agencji. Agencje te mają bardzo wygórowane stawki za swoją pracę, lecz organizacje korzystające z ich usług uważają, że korzyści z tego wynikające przewyższają koszty.
Przypadkowe zgłoszenia telefoniczne - są to kandydaci, którzy czytają ogłoszenia dotyczące wolnych stanowisk pracy, wywieszone np. na bramie fabrycznej i mogliby zostać zachęceni do podjęcia pracy przez wizerunek przedsiębiorstwa czy identyfikację z właścicielem.
Przyjaciele lub krewni obecnych pracowników - korzyścią wynikającą z wprowadzenia do organizacji przyszłych pracowników przez ich przyjaciół już zatrudnionych w organizacji jest to, że przyszli pracownicy mają wgląd w charakter i warunki pracy w przedsiębiorstwie
Szkoły i uniwersytety - Organizacje dokonują naboru młodych ludzi bezpośrednio z różnego rodzaju szkół, pracodawcy odwiedzają uniwersytety propagując swoje wolne stanowiska i przeprowadzając wywiady ze studentami ostatniego roku. Niektórzy pracodawcy, tacy jak Królewska Marynarka Wojenna i pewne firmy elektroniczne, finansuję wykształcenie studentów pod warunkiem, że absolwenci czy osoby posiadające dyplomy będą pracowały w organizacji zaraz po ukończeniu nauki.
Reklamy - Powszechnie wykorzystywanym źródłem rekrutacji są ogłoszenia umieszczane w krajowych, prowincjonalnych czy lokalnych gazetach lub specjalistycznych czasopismach. Ważną sprawą jest głębokie zainteresowanie się nad treścią reklamy. Na przykład, czy ma być położony nacisk na konieczne kwalifikacje i doświadczenie, obowiązki i odpowiedzialność, organizację w której mieści się miejsce pracy, pensję, metody ubiegania się o pracę i ostateczną datę przyjmowania zgłoszeń. W ostatecznej analizie na pierwszym miejscu osoba dokonująca rekrutacji powinna przede wszystkim pamiętać o tym, że potencjalny kandydat ma wybór i może starać się o pracę lub nie. Dlatego też, to co pojawi się w ogłoszeniu powinno raczej pomóc kandydatowi w podjęciu decyzji dotyczącej tego, czy jest on zainteresowany przystąpieniem do organizacji czy też nie, a nie utrudniać mu to.
„Gorące” linie telefoniczne - w większości wypadków pierwszym poważnym kontaktem pomiędzy kandydatem i organizacją, po uzyskaniu odpowiedniej informacji, będzie pisemne zgłoszenie w formie wypełnionego formularza dla osoby starającej się o pracę lub curriculum vitae. Alternatywnym pierwszym kontaktem jest telefoniczna gorąca linia. Może być ona reklamowana w ogłoszeniu, które będzie zachęcało kandydatów do skontaktowania się z organizacją w celu omówienia wolnych etatów, warunków pracy itp. Korzyść płynąca z tego polega na możliwości otrzymania szybkiej informacji i przyciągnięciu dużej grupy kandydatów, co może być ważne, jeżeli istnieje ograniczona zewnętrzna podaż siły roboczej.
Dni otwarte - niektóre organizacje stosują dni otwarte. Potencjalnych kandydatów zaprasza się do organizacji w celu spotkania z kierownictwem lub liderami zespołów oraz przyjrzenia się jaki jest zakres pracy na rzecz organizacji. Pozwala to ludziom zdecydować, czy wolne stanowiska i organizacja są dla nich atrakcyjne. Może to zachęcić ich do przystąpienia do następnej fazy rekrutacji. Tak jak w przypadku gorących linii telefonicznych, dni otwarte mogą być pożyteczne tam, gdzie istnieje wiele podobnych wolnych stanowisk i dość ograniczona podaż siły roboczej.
Sporządzanie listy odpowiednich kandydatów
W wyniku procesu rekrutacji powinno się uzyskać listę odpowiednich kandydatów, Których doświadczenie i potencjał są w zgodzie z wizerunkiem zawartym w specyfikacji pracy. Osoby zaangażowane w sporządzanie listy odpowiednich kandydatów korzystają z informacji dostarczonej przez kandydatów w takich dokumentach jak : podanie o pracę, list motywacyjny, życiorys (curriculum vitae), kwestionariuszu osobowym lub też w odpowiednio zredagowanych formularzach. W przypadku formularza organizacja panuje nad podawanymi faktami i wymaga informacji stosownej do swoich potrzeb. Na formularzu można bardziej polegać, ponieważ wszyscy kandydaci zmuszeni są do podania określonych informacji. Kolejnym etapem procesu pozyskiwania pracowników jest selekcje i...