ĆWICZENIA 4

OCENA 360 STOPNI- TWORZENIE KWESTIONARIUSZY, FACYLITACJA

Ocena 360 stopni opiera się na procesie wypełniania kwestionariusza przez oceniających. Do tego celu potrzebny jest kwestionariusz oparty na wybranych kompetencjach, zaopatrzony w ich czytelne i zrozumiałe definicje oraz odpowiednią skalę ocen. Zazwyczaj taka skala liczy od pięciu do siedmiu stopni. Kwestionariusz przygotowuje się wcześniej, by móc zapoznać z nim pozostałych ocenianych.

KWESTIONARIUSZE - TWORZENIE

• Projektować czy kupić?

OKOLICZNOŚCI	TEST STANDARDOWY	TEST DOSTOSOWANY DO POTRZEB KLIENTA
„zwykłe” umiejętności menedżerskie	X	X
Umiejętności interaktywne	X	X
Badanie na dużą skalę	X	X
Badanie na małą skalę	X
Badanie testowe (pilotażowe)	X
Badanie jednego rodzaju stanowiska pracy		X
Badanie w celu wprowadzenia zmian w profilu stanowisk pracy		X
Badanie kompetencji swoistych dla danej organizacji		X
Badanie bez grupy normatywnej		X

ZASADY PROJEKTOWANIA KWESTIONARIUSZA: udzielenie odpowiedzi na następujące pytania:

• Jaki jest ogólny cel badania?

• Jakie są szczegółowe cele badania?

Przykładowe cele szczegółowe:

- zmiana kultury organizacyjnej (przejście z orientacji na efekty na orientację na efekty z uwzględnieniem czynnika ludzkiego)

- zachęcenie pracowników do rozwoju własnego

- poprawa standardu zarządzania w całej organizacji

- pogłębienie wiedzy w organizacji w zakresie sposobów ocenienia różnych grup menedżerów

- określenie konkretnych potrzeb rozwojowych całej populacji pracowników

• Jakiej grupy pracowników ma dotyczyć badanie?

• Kim będą uczestnicy badania?

• Kim będą respondenci, którzy wezmą udział w badaniu?

• Jakie są główne (mające związek z badaniem) cechy charakteryzujące respondentów?

• Jaki jest styl i jaka kultura organizacji?

• W jakim stopniu organizacja jest zaawansowana technologicznie, na przykład pod względem użytkowania komputerów osobistych?

• Jakie są wcześniejsze doświadczenia organizacji w stosowaniu metody 360 stopni?

• W jaki sposób może być w niej odebrane sprzężenie 360 stopni?

• Jakie są możliwości zastosowania innych metod oceny efektów pracy?

• Czy w organizacji funkcjonują systemy zarządzania zasobami ludzkimi, z którymi musi być zgodna metoda 360 stopni?

ZAKRES TREŚCI KWESTIONARIUSZA

1. Analiza stanowiska pracy:

• Czynności i zadania, jakie uczestnik oceny ma obowiązek wykonywać, aby osiągnąć określone cele oraz spójność tych zadań

• Predyspozycje (cechy osobiste), jakie musi posiadać uczestnik, aby móc wykonywać pracę na danym stanowisku

• Narzędzia i wyposażenie oraz czynniki środowiska ułatwiające lub utrudniające uczestnikowi wykonywanie pracy

Analiza stanowiska pracy na potrzeby sprzężenia zwrotnego 360 stopni:

• Obserwacja

• Samopis

• Wywiady

• Wydarzenia krytyczne

POZIOM SZCZEGÓŁOWOŚCI PYTAŃ KWESTIOANRIUSZA

Na kompetencję komunikacja składają się następujące zachowania:

• Słuchanie

• Pisanie

• Mówienie

• Reagowanie

„Słuchanie” to:

• Właściwie wykorzystywać język ciała (np. potakiwanie)

• Zadawać pytania

• Podsumować wypowiedź rozmówcy

• Pozwalać rozmówcy wypowiedzieć się do końca

OPRACOWANIE ZESTAWU PYTAŃ

1. Należy każde zdanie rozpoczynać od czasownika

2. Należy stosować odpowiedniej długości pytania (twierdzenia) w kwestionariuszu

3. Należy odrębnie opisać każde zachowanie

4. Należy unikać używania spójników „i” oraz „lub”

5. Należy używać zrozumiałego dla wszystkich języka

6. Należy unikać określeń narzucających osąd

7. Należy zwracać się bezpośrednio do odbiorcy

8. Należy odwoływać się do kompetencji i wartości

9. Należy z umiarem używać czasowników „wykazuje” i „przejawia”

Niewłaściwie sformułowane twierdzenia:

1. Ma ujmującą osobowość

2. Jest proszony o udzielenie rady

3. Rozumie znaczenie różnicy między przyczyną a skutkiem

4. Potrafi zająć niepopularne stanowisko w sprawach, w których jest przekonany o słuszności swojego zdania oraz wtedy, gdy istnieje powód, aby kwestionować status quo

5. Maksymalnie wykorzystuje potencjał innych ludzi do ucznia się, rozwoju, podnoszenia kwalifikacji

6. Przejawia skuteczne techniki komunikowania się

LICZBA POZYCJI KWESTIONARIUSZA

• 10 KOMPETENCJI = 100 PYTAŃ

• ODPOWIEDZI: uczestnik, zwierzchnik, pięciu podległych pracowników, współpracownicy i klienci wewnętrzni = 5 grup respondentów

• RAPORT OCENY: 3060 danych liczbowych i przedstawionych na wykresach oraz 68 zdań do przeczytania

• RÓŻNICE POMIĘDZY OCENAMI

• UPORZĄDKOWANIE WEDŁUG WAŻNOŚCI

• CZAS: 45 min na respondenta = 13,5 osobogodziny!

Jednostki danych w kwestionariuszu sprzężenia zwrotnego 360stopni

10 kompetencji x 3 (obecnie przejawiane, oczekiwane i wymagające uzupełnienia) =	30 jednostek
30 jednostek przedstawionych najpierw w formie liczbowej, następnie graficznej (x2) =		60 jednostek
100 pytań x 3 (dotyczące kompetencji obecnie przejawianych, oczekiwanych i wymagających uzupełnienia)=	300 jednostek
300 jednostek x 5 grup respondentów =	1500 jednostek
1500 jednostek przedstawionych w formie liczbowej i graficznej (x2) =		3000 jednostek
ŁĄCZNIE:		3060 jednostek
4 pytania otwarte x 17 osób = 68 zdań

SKALE OCEN

• SKALE CZĘSTOTLIWOŚCI

1 - prawie nigdy

2 - czasami

3 - zazwyczaj

4 - prawie zawsze

5 - zawsze

Potrafi szybko zgłębić złożony problem	1	2	3	4	5
Udziela wyczerpujących odpowiedzi na pytania	1	2	3	4	5
Rozstrzyga różne punkty widzenia w sprawiedliwy sposób	1	2	3	4	5

• SKALE EFEKTYWNOŚCI

1 - zachowanie wymaga natychmiastowej poprawy

2 - zachowanie wymaga rozwoju

3 - efekty mogłyby być lepsze

4 - brak zauważalnych mocnych lub słabych stron

5 - zdecydowanie mocna strona

6 - zachowanie wyjątkowo skuteczne

• SKALE WAŻNOŚCI

1 - niezwykle ważne

2 - bardzo ważne

3 - ważne

4 - umiarkowanie ważne

5 - nieważne

• SKALE APROBATY

1 - zdecydowanie się zgadzam

2 - zgadzam się

3 - nie mam zdania

4 - nie zgadzam się

5 - zdecydowanie się nie zgadzam

• SKALE PODWÓJNE

1 - prawie nigdy

2 - czasami

3 - zazwyczaj

4 - prawie zawsze

5 - zawsze

W jakim zakresie osoba:	OBECNIE					OCZEKIWANIA
Dzieli się z Tobą (innymi) wiedzą techniczną	1	2	3	4	5	1	2	3	4	5
Wyraża swój punkt widzenia w taktowny sposób	1	2	3	4	5	1	2	3	4	5

WALIDACJA

• Czy uzyskane przeze mnie wyniki naprawdę są wyrazem tego, jak respondenci oceniają moje zachowanie?

• Czy konstrukcja skali ma zniekształcający wpływ na prawdziwe opinie respondentów?

• Czy ludzie czują się wystarczająco swobodnie, żeby szczerze odpowiadać na pytania?

• Czy informacje zwrotne trafnie odzwierciedlają moją efektywność w pracy?

• Czy narzędzie uwzględnia wszystkie aspekty, które powinny się w nim znaleźć?

• Czy narzędzie uwzględnia jakiekolwiek aspekty, które nie powinny się w nim znaleźć?

RZETELNOŚĆ

• Czy każde pytanie zostało dobrze zrozumiane przez moich współpracowników?

• Czy wszystkie instrukcje są zrozumiałe?

• Czy respondenci wiedzieli, w jaki sposób stosować skale ocen?

• Czy respondenci wiedzieli, jak postąpić w sytuacji, gdyby nie mogli odpowiedzieć na pytanie kwestionariusza?

Czynniki mające wpływ na wahania wyników oceny:

• Czynniki ludzkie

• Zmiany otoczenia

• Błąd pomiaru

TRAFNOŚĆ TREŚCIOWA

• Czy oceną przeprowadzaną za pomocą danego narzędzia są objęte wszystkie aspekty, które powinny być zbadane?

• Czy narzędzie uwzględnia jakiekolwiek aspekty, które nie powinny się w nim znaleźć?

• Czy aspekty ujęte w treści narzędzia są tymi, które rzeczywiście mają wpływ na zmiany w pracy uczestnika oceny?

TRAFNOŚĆ TEORETYCZNA

• Jeśli przyjmie się założenie, że na podstawie wyników badania można wnioskować o efektywności pracownika w stosunku do danego teoretycznego konstruktu, to jak dobrze otrzymane wyniki odzwierciedlają stan rzeczywisty?

TRAFNOŚĆ KRYTERIALNA

• Czy wyniki uzyskane za pomocą metody 360 stopni są zbieżne z rezultatami pochodzącymi z innego obiektywnego źródła informacji o zachowaniach i efektach działań osoby poddawanej ocenie?

SPRAWDZENIE ZESTAWU PYTAŃ

• Pytania są sformułowane niejednoznacznie

• Nie można udzielić odpowiedzi na pytania

• Posłużono się niezrozumiałym żargonem lub pytania dotyczą zachowań, których respondenci nie mogą zaobserwować

• Pytania dotyczą więcej, niż jednego zagadnienia

• Pytania są zbyt długie

WYBÓR KRYTERIUM ZEWNĘTRZNEGO

• Dane dotyczące produkcji

• Dane dotyczące pracowników

• Dane subiektywne

WALIDACJA - DALSZY ETAP

• Przeprowadzenie badania pilotażowego

• Zebranie informacji zwrotnych o problemach

• Przygotowanie ostatecznej wersji kwestionariusza i instrukcji jego wypełnienia

STRUKTURA RAPORTÓW Z OCENY

• Prezentacja w formie graficznej

• Prezentacja w formie liczbowej

• Prezentacja w formie opisowej

FACYLITATOR - PRZEKAZYWANIE INFORMACJI ZWROTNYCH

1. CEL PRZEKAZYWANIA INFORMACJI ZWROTNYCH

• Kto będzie miał dostęp do informacji zwrotnych

• W jaki sposób informacje zwrotne zostaną udostępnione

• Jakie zasady dzielenia się informacjami zostały przyjęte

• Jakie przyjęto zasady przestrzegania anonimowości respondentów

2. WYJAŚNIENIE ROLI FACYLITATORA

• Jakie stanowisko zajmuje facylitator w organizacji (lub poza nią)

• Czy facylitator miał okazję przekonać się, jak się czuje odbiorca informacji zwrotnych

• Jak został facylitatorem

• W jaki sposób będzie wypełniał swoją funkcję

3. WYJAŚNIENIE CELU SESJI

• rozdać raporty

• wyjaśnić znaczenie wykresów i liczb

• pomóc uczestnikowi określić ważne obszary

• pomóc uczestnikowi zrozumieć, co oznaczają uzyskane przez niego wyniki

• pomóc uczestnikowi zaplanować, w jaki sposób ma wyjaśnić niektóre kwestie wynikające z informacji zwrotnych

• pomóc uczestnikowi wybrać najważniejsze obszary, w których powinien wprowadzać zmiany

• pomóc uczestnikowi określić, w jaki sposób może poprawić efektywność swojej pracy

4. DZIAŁANIA FACYLITATORA

• podkreślenie, że odpowiedzialność za działanie spoczywa na uczestniku oceny

• udzielenie porad

• unikanie uogólnień

• skoncentrowanie się na najważniejszych zadaniach

• wyjaśnianie wątpliwości

• radzenie sobie z konfliktami powstałymi w wyniku otrzymanych informacji zwrotnych u uczestnika oceny

LITERATURA UZUPEŁNIAJĄCA:

Ward, P. (2005). Ocena pracownicza 360 stopni. Kraków: Oficyna Ekonomiczna.

9

---