Podział korespondencji za wzgl na
1)tresc: informacyjne-przekonanie adresata o okresl stanie faktycznym np.:protokol,notatka,sprawozda,zaswiadcz,zawiado; przekonywujące-reklamacja,odp na reklamacje,podanie,skarga,protokół szkody.
2)forme: blankiety specjal,bezkopertowe,korespondencyjne,formularze,pisma sporządź w formie zwyczajowo przyjętej
3)obieg: korespon wew-pisma przekazywane pomiedzy komorkami org tej samej firmy; koresp zew-pomiedzy firmami
4)stopien pilności: zwykłe(7,14,30dni);pilne lub b.pilne-załatwiane w dniu lub do 3dni;terminowe-w terminie okresl w pismie lub w przepisach
5)stopien zabezp tajemnicy: tajne-inf chronione tajemnica panstwowa,rejestrowane w specjl dzienniku,przekazywane odp osobie bez otwierania; poufne-inf chronione tajem służb(technologie,przetargi,wys wynagrodz); jawne
6)elemen z jakich sklada się pismo:
pisma zatytułowane(zaswiad,zawiadom,protokol); zaadresowane(zapyt o oferte,zamowienie,reklamacja);mieszane-tytul i adres odbiorcy (postanowienia)
Zasady redagowania pism koresp:
-wprowadzanie-zorientowanie adresta w sparwie
-przedstawienie zagadnienia
-uzasadnienie
-wnioski
Cechy stylu urzędowego:
-przewaga zdan pojed,zwięzłych,brak określeń nacechow emocjo,formy nieosob,specjalist terminologia,str bierna czasow,skroty powszech stosowane,forma My,Wy.
Zasady korespon wg normy ang:
Sporządzane sa na gładkim papierze maszynowym-uklad z wciętym nagłówkiem(przesuniecie adresu nadawcy,daty i tematu sprawy na prawa str; blankiet firmowy-pelny układ blokowy-wszystkie element od lewego marginesu,tylko temat sprawy rozpocz się od polowy pola pisania
Podstawowe elementy:
1)nagłówek:gladki papier-po prawej str pola pisania w ukł blokowym:os prywatna-nr domu,ul.,miasto,kod; firma-nazwa firmy,nr domu,ul.(skroty:St,Ale,Rd,Pl,Blvd)miasto,kod,tel. Blankiet firmowy-firma i logo,adres,tel,faks,e-mail,str Internet,info o działal firmy
2)inicjały-references: Our ref.,Your ref.,Ref.-podaje sie nr sprawy,inicjały dyktującego i piszącego.blankiet firm-lewa str,nad adresem odbiorcy(odstep-2 pojedyn interlinie)lub po pr. str.nad data w odlegl 3 pojed interlini; gladki papier: pr.str nad data(2 poj interlinie od adresu,od daty 3 poj)lewa str nad adresem nadawcy(2 interlinie)
3)data: gladki papier-po pr.str,pod adresem nadawcy.papier firmowy-po pr str,pod inicjałami,w pelnym ukl blokowym-od lewego marginesu pod nagłówkiem. Sposoby:28.2.01, 28/2/01, 28 April 200, 28th April 2001,April 28th 2001 itp.
4)adres odbiorcy-wzdluz lewego marginesu.gladki papier-adres w tej samej linii co data,papier firmowy-pod data.Adres zawiera: imie i nazw(Mr,Mrs,Miss,Ms,M),stanowisko,nazwe firmy,nr domu,ul,miasto,kod,panstwo-duzymi lit. Tytuly arystokratyczne-Esq.(Jasnie Wielmożny Pan)po nazwisku.Tyt. naukowe przed nazwiskiem Dr,Prof, po nazw M.D.,Ph.D.,D.Sc.
5)grzecznościowy zwrot rozpoczynający pismo- pod adresem odbiory(odstep 2-3 poj interlinie)lewy margines,wszystko duza litera(np.Dear Mr Johns,)
6)okresl tematu sprawy: czego dot sprawa RE: lub Re:(with reference to)pisany w tej linii co zwrto grzezcnosciowy
7)tresc listu-w ukl blokowym,każdy akapit oddzielony interlinia,oddzielony od formuly poczatk i koncowej 2 poj interliniami.nie uzywamy form skroconych(we'll=we will)
8)grzecznościowy zwrot pożegnalny- po pr lub lewej str,2 interlinie od tresci listu. Układ blokowy-po pr str,rozpoczynając od polowy pola pisania,podpis z tej str z której zwrot grzecznościowy. W ukl blokowym z lewej str,po nim przecinek. Gdy list rozpocz się od formuly bezosob(dear Sir)to kończymy Yours faithfully,gdy uzywamy nazwiska(dear Mr Smith)-yours sincerely,sincerely,yours
9)podpis- pod zwrotem grzezcnosciowym(odstep 5-6 poj interlinii)zostawiając miejsce na odręczny podpis. Na glad papierze i firmowym-po pr str , w pelnym ukl blokowym po lewej wzdłuż marginesu. Podpis zawiera imie i nazwisko oraz stanowisko umieszczone w nastąp wierszu,po inicjałach nie ma kropki,kobiety podaja imie w całości,czasami uzywa się terminu: per pro(per procura)wraz z nazwa firmy-oznacza ze pracownik ma formal pełnomocnictwo,jeśli nie mamy pełnomoc to „for”
10)elem dodatkowe lub tzw.specj adnotacje-dot załączników,kopii,dane do kogo pismo,inf o autorze
-załączniki-ponizej podpisu,od lewego marginesu-Enclosures, Enc., Encl.
-do wiadomości: oznacza się to sktorem cc: lub c.c. albo copy,pisze się tam gdzie załączniki lub poniżej,obok podaje się wszystkich adresatow do ktorych to pismo
-adnotacje- inf do czyich rak list ma być skierowany,zwrot tylko w liscie adresowanym bezosobowo,imie i nazwisko po slowie Attention,w tym wierszu co zwrot grzecznościowy,od polowy pola pisania
-inicjaly os sporządzającej pismo-na samym dole w odleg 4 poj inter od zalacz,podaje się incjaly autora i os która przepisywala oddzielane kreska ukosna(MJR/TD)
ORGANIZOWANIE ZEBRAN:
Zebranie to najczesciej stos.forma spotk szefa z pracowanikami.
CEL ZEBRANIA:*przekaz.info*rozw.problem.*podejm.decyzji.
WARUNKI ZEBR:*grupa zorganizowana*charakt.formalny.spotkania
*odbywa sie wg okreslonego porzadku*temat zebr. sprecyzowany *przebieg zabrania protokolowany
FORMY ZEBRAN: *odprawa(15-60min)krotkie spotkanie,niewiele osob*narada(60min)charakt.wew.-przedyskutow.problemow
*seminarium-zapoznanie sie z nowymi problemami w danej dziedzinie,obecnosc prelegenta (kilka godz, kilka dni po kilka godz)
*sympozjum-zebranie specjalistow z danej dziedziny wiedzy, postanowienia koncowe w formie uchwal
PRZED ZEBRANIEM:*ustalenie celu*terminu*listy uczest*zaproszenia*wynajecie sali*ustalenie porzadku obrad
*przygot materialow*wyslani uczest wyjazu literatury,tresci sprawozdania,porzadku obrad
ZAPROSZENIA: 2tyg przed zebr*4tyg przed zebr osobom spoza firmy*tydzien przed dzwonimy i przypominamy
info na zaproszeniu: *kto zaprasza*kogo zaprasza*fomra zebrania*temat*miejsce i czas* porzadek dzienny
wyglad: 4 strony: 1). tytulowa-znak firmowy 2).program 3).tresc 4).plan sytuacyjny
PORZADEK OBRAD: 1.wstep 2.rozw 3.wnioski i uchwaly 4.zakonczenie
WSTEP: otwarcie obrad, wybor przewodniczacego*wybor prezydium*odczytanie protokolu z ost.zebrania
*powolanie odpowiednich komisji: 1.mandatowej (czy jest odpow liczba osob by byla prawopmoznosc podejmowa.decyzji?)2.skrutacyjnej (przygot.kartek do tajnego glosowania) 3.wyborczej( ustala liste kandydatow zglaszanych na sali) 4.wnioskowej (opracowanie uchwal poddawanych pozniej pod glosowanie)
ROZW czytane sa sprawpzd, wyglasz referaty, dyskusje WNIOSKI UCHWALY zglaszanie wnioskow i uchwal i osob odpow. za ich realizacje ZAKONCZENIE zamkniecie zebr.przez przewodniczacego
PORZADEK ZEBRANIA: dokladny termin*miejce* czas trwania*temat*nazwiska osob referujacych&czas przewidziany a omowienie poszczegolnych spraw
przygot.sali i holu: il krzesel, stol prezydialny(przy nim mownica,mikrofon, dyktafon),miejsce dla sekretarza,na stole materialy dotyczace porzadku obrad,kartki,dlugopisy,napoje,kubki,otwieracze itp.
miejce dla komisji i protokolanta. DODATKOWO: szatnia*miejce dla palacych*stolik z materialami reklam*telefon, ksiazka tel, rozklad jazdy, bufet
LISTA OBECNOSCI: wlasnoreczny podpis potwierdz.obecnosc.
POWITANIE: na malych zebraniach powitanie przez gospodarza, na wiekszych powitanie podczas poczatku obrad, czasem wita rowniez sekretarka
ROZSADZANIE PRZY STOLE: *przewodniczacy na koncu stolu,obok niego kierown.wyzsze ranga,inni goscie dalej,prelegent naprzeciwko przewodniczacego
druga opcja:*na srodku podluznej czesci wyzszy ranga goszczony przedst delegacji zagran-naprzeciwko -//-twojej firmy, goscie z nizszych stanowisko obok, pozostali goscie dalej
PROTOKOL ZEBRANIA protokol krotki,jednoznaczny, dokaldnie odzwierciedlaj. przebiehg zebr.
inf:*forma*porzadek*imie przewod*termin i msc*liczba uczest*tresc wniosk.i post.*osoby odpow i terminy real post.
LUB PRZY WAŻNYCH ZEBR: *przebieg zebr* streszcz refer*wnioski*wyniki głos*podjęte decyzje i uchw.
ZASADY PODCZAS ZEBRAN1.punkt 2trzymanie sie pktow porzadku 3czas dla dyskutant nieprzekrocz 4zapraszanie na zebr osob ktorych uczest jest niezbedne 5nie przerywanie wypowiedzi 6przerywanie wypowiedzi nie na temat 7wyrazanie opini w sposob kulturalny 8wyrazanie sie w sp.krotki i precyzyjny 9inicjowanie tworcz. myslenia 10utrzymanie czystosci w mscu zebr.
ROLA PRZEWOD: 1poinf o celu 2przedst.porzadku 3rozplan czasu na poszczeg pkty zebr 4pilnowac by wszyscy mowili na temat 5zacheca do dysk 6sluchac uwaznie 7 zachowac neutral 8stworz atmos sprzyjaj kulturalnej , swobod wymianie poglad. 9podsumowanie 10 dopilnowanie by zebr bylo protokol 11
SKUT UDZIAL W ZEBRANIACH: 1sluchac 2pytac 3krytyk i popierac 4mowic wyraznie, uczciwie 5nie pozwalac na przerwanie 6wypowiadac sie zwiezle i konkret 7uzywac komun.niewerb 8poprosic o reakcje na wypowiedz 9nie poddawac sie 10nie podporzadk. sie wiekszosci
PRZYG>WYSTAPIENIA: nalezy posiadac cechy dobrego mowcy: 1pewny siebie 2zero dygresji 3ma ciekawy temat 4umie zaciekawic 5nie mowi monotonnie 6dobrze wykorzyst pomoce wiz 7uzywa jasnego jezyka 8usmiech sie 9odpow.na pytania 10nie przedluza wystapienia
przed wyst. odpowiedz a pyt: jaki jest temat? kiedy bedzie wyglasz? z jakieog powodu? kim beda sluch?jak dlugo bede mowic?co pwinieniem przekazac?w jakiej formie bedzie moje wyst?gdzie bede sie prezent?
POMOCE WIZUALNE: 1nalezy uzywac by wyjasnic poprzec lub podkreslic 2odpowiednio dobrac rodz pomocy wiz 3zwrocic uwage na egekt pomocy wiz 4pomoc wiz prosta nie nadmierna il info 5polaczona z wystapieniem 6rzutnik wylaczyc gdy nie jest potrzbebny 7spr czy urzadzenia dzialaja 8kopie materialow dla sluchaczy PO PREZENTACJI
KONFERENCJA PRASOWA
inf o konf powinna zost wyslana faxem, chyba ze jest to alert-nagle zwolanie to wtedy telef.
notatka do mediow: *data i msc konf*osoby bior w niej udzial*warunki wejscia*warunki,msc,czas dawania akredytacji*wyznaczenie term.odb akredytacji*prosba o tel poinf o przybyciu
wybor mediow: TV*kilkumin relacja z setkami* montaz z offem * czytanie z kartki RADIO: najszybszy srodek przekazu PRASA:kilkuzdaniowa notka AKREDYTACJE:wydawane gdy konf jest czescia wiekszej imprezy, dziennikarz z akred ma wieksze prawa niz inni KARTA AKREDYTACYJNA: *nazwa imprezy*imie i nazw*nazwa redak lub instyt*data
POOLE:kartry dla kilku dziennikarzy. gdy nie mozna wpuscic wszystkich dziennikarzy
ORGANIZ>SALI: sala przestronna*dla niepalacych*dobrze oswietlona i przewietrzona*najlepiej na parterze*z dwoma wejsciami STOL KONFERENCYJNY: przykryty do amej podlogi *mikrofony/os*nie naprzeciwko okien* mikrofon nie za wysoko*niskie kwiaty* nie ma jedzenia i picia*materialy reklamowe z logo firmy SCENOGRAFIA: tlo niebieskie lub logo firmy
UBIOR: kobieta zakiet mezcz.marynara*ROLA SEKRETARKI W PRZYG KONF: *zaprosz dziennik *przygot.materialow*przygot.poczestunku*powitanie dzinnik*zebranie wynikow
ZAPROSZ DZIENNIK: kto zaprasza*kogo?*temat konf*termin*miejsce*inf o imp towarzyszacychMATERIALY: w teczkach z im i naz : dostarczone przed konfer, aby dziennik mogl zorient sie ktore materialy juz ma a ktore musi zgrom. POCZESTUNEK:kawa,herbata,napoje orzezw, ciasto ZABRANIE WYNIKOW: sekr gromadzi wszystko coukazalo sie w prasie itp
ORG.PRZYJECIA DEL.ZAGRANICZNEJ przed jej przyjazdem należy korespondencyjnie ustalic *termin i czas pobytu*skład osob*war pobytu,zyczenia odnosnie programu. Po ustaleniu tego należy 1.uzyskac akceptacje swojego kierownictwa dla założen programu wizytyi przekazac je pozniej gosciom 2.przygot program wizyty *rozmowy *podpisywanie umow*zwiedzanie firmy*wizyty u osobistosci oficjalnych *zwiedzanie muzeum lub teatr*ewentualne urzadzanie konferencji prasowej*spotkania o char towarzyskim 3.dokonac rezerwacji hotelu 4.opracowac progr ramowy i szczególowy wizyty.PROGR RAMOWY jest dla gosci i zawiera podst inf, w tym: - skład osobowy i rozmieszczenie w hotelu- godz rozkład czynnosci na dany dzien- dokladna inf odnosnie sal w kt będą spotkania- nazwisko tłumacza- nr tel firmy i inne niezbedne-adres hotelu.PROGR SZCZEGÓŁOWY jest dla gospodarzyi zawiera:- imie i nazwisko pracownika odpowiedzialnego za realizacje kolejnego etapu programu- skład osobowy del- godz rozkład zajecna dany dzien z wymienionymi nazwiskami osob uczestniczacych z obu str i osob odp za dany pkt progr- dokładna inf odnosnie sal- nazwisko tłumacza- nr tel firmy i nr wewnetrzne- adres hotelu bądź rezydencji ROLA SEKRETARKI W PRZYJMOWANIU DEL ZAGR.*przygot sali konferencyjnej *zorg poczestunku w przerwie *urzadzenia spotkania towarzyskiego * zarezerwowanie biletow na przedstawienie teatralne lub inna impreze *pomoc w org konferencji prasowej PRZYWITANIE DELEGACJI 1.jeżeli gosciowi towarzyszy małzonka to zona gospodarza tez powinna wziąć udzial w powitaniu,pozegnaniu i niektórych okt programu 2.przewaznie ranga osoby witajacej powinna być rowna tej przyjmowanej 3. jeżeli delegacja korzysta z samolotu to powinny być osoby witajace na lotnisku 15 min przed przylotem4. po przywitaniu nalez zapoznac gosci z programemwizyty i spotkaniami MSC W AUCIE 1. kierowca to pracownik firmy to msc honorowe jest po prawej str z tyłu, tylne lewe jest drugie wg zasady pierwszenstwa, trzecie w srodku i obok kierowcy dla 4(zazwyczaj tłumacz) 2.kierowca to gospodarz- najwazniejsze msc obok ,drugie po prawej str z tyłu, 3 z lewej str z tyłu i 4 w srodku. 3. jeżeli jest wiecej gosci to do 1 auta wsiadaja Ci wazniejsi z gospodarzem i reszta nastepnym autem. FORMY SPOTKAN podczas: >sniadan- często maja char roboczych narad we wlasnym groie i nie należy krepowac ich swoja obecnoscia> lunchu- uczestniczy gł gospodarz lub opiekun delegacji >obiadu(kolacji)- może mieć char uroczysty, biora udzial inni uczestnicy,menu z gory ustalone koszty ponosi gospodarz. PRZYGOT SALI KONFER -KWIATY NIE ZA WYSOKIE,, PRZYGOT PAPIERU, DŁUGOPISOW, WODY MIN,szklanek,otwieraczy.ROZMIESZCZENIE GOSCI PRZY STOLE gospodarze i goscie naprzeciwko po obu dłuższych bokach, delegacje zagraniczne msc naprzeciw okien, kolejnosc zalezy od starszenstwa, msc srodkowe zajmuja przewodniczacy delegacji gosci i gospodarzy-po prawej str przewodniczacego siada osoba pelniaca najwazniejsza funkce zas po lewej trzecia w kolejnosci. POCZESTUNEK może to być kawa, ciasto lub przekaski i herbata, przy innym stole najlepiej w sasiednim powmieszczeniu. WIZYTY przewodniczacy del spotyka się czasem z waznymi osobistosciami i należy ja szcegolowo zaplanowac, gosc powinien przybyc przed ustalonym terminem, pierwszy kontakt z sekretarka kt wyglada ładnie i prosi o zajecie msc i dyskretnie informuje szefa o jego przybyciu.po otrzymaniu zgody zaprasza goscia i osoby mu towarzyszace do gabinetu otwierajac drzwi kt potem zamyka; bez poczestunku czaem kawa. POMIESZCZENIE do podpisywania umow nie powinno być wczesniej wykorzystywane. STÓŁ ok. 2 m od sciany lub posrodku, 2 jednakowe fotele oddalone od siebie ok. 80-90 cm, zielone sukno ale może być bez jeżeli jest gladki, na stole 2 jednakowe przybory do piosania i proporczykiw barwach kraju goscia i gospodarza lub flagi z tyłu- flaga i proporczyk goscia po prawej str flagi i pro.. gospodarza. PODPISANIE UMOWYkazda ze str podpisuje najpierw swoja a potem drugiej os umowe, po podpisaniu wymieniaja egzemplarze i podaja sobie rewce. Egz umowy podaje się prawa rekaa odbiera lewa. Podp[iosanie można uhonorowac toastem. Po skonczeniu goscie jako pierwsi opuzczaja sale a gospodarz odprowadza ich do drzwi, w drodze doi samochodow towarzyszy ik os wyznaczona przez gospodarza. POZEGNALNY OBIAD menu z gory ustalone a koszty ponosi gospodarz UPOMINKI gospodarze mogą wreczy gosciom upominki o char pamiatkowym( ksiazki, albumy..) trzeba obejrzec czy nie ma wad, usunac cene, zapakowac władny papier. Można wreczac osobiscie podczas obiadu, lepiej dostarczyc do pokoju hjotelowego z wizytowka gospodarza w przeddzien wyjazdu delegacji. POZEGNANIE DELEGACJI odwozi się z hotelu na lotnisko w tym samym skladzie osob w jakim ich witano, należy spr godz przed żeby się nie spoznic, goscie nie powinni być zbyt długo na lotnisku, gospodarze czekaja az samolot wystartuje. Po zakonczeniu komunikat dla prasy o pobycie i przebiegu rozmow.
ORGANIZACJA PODRÓŻY SŁUŻBOWEJ Przed wyjazdem własnej delegacji za granicę należy ustalić: cel oraz termin wyjazdu; rodzaj środka transportu (jeśli jest to samolot podać nazwę linii lotniczej i numer kursu) ;termin przybycia; przekazać dodatkowe życzenia dotyczące programu (np. zwiedzanie firmy lub innych instytucji);warunki pobytu delegacji (kto będzie pokrywał koszty hotelu, wyżywienia itp.)Przygotowanie podróży służbowej i opracowanie jej planu odpowiedzialna jest najczęściej sekretarka.Przed opracowaniem planu podróży należy: ustalić rodzaj środka transportu (najbardziej dogodne połączenie z miejscem docelowym) =dokonać rezerwacji, =zakupić bilety =ustalić miejsce noclegu =dokonanie rezerwacji, =dopilnowanie potwierdzenia rezerwacji przez hotel, =informacja o godzinie przybycia delegacji =uzgodnić program =ustalenie terminów spotkań (po otrzymaniu wytycznych od szefa),=dbanie o nienaruszenie porządku programu poprzez „nakładanie się terminów” Dokumenty, materiały, informacje, które koniecznie należy zebrać przed wyjazdem: wszystkie niezbędne dokumenty (przemówienia, notatki), ułożone w taki sposób, najlepiej w kolejności, by korzystanie z nich podczas spotkań było jak najłatwiejsze;
bilety kolejowe/lotnicze, potwierdzenie rezerwacji hotelu itp.; plany miast, adresy, numery telefonów odwiedzanych instytucji, nazwiska osób, z którymi planowane jest spotkanie; bilety wizytowe, blankiety firmowe, koperty, materiały marketingowe itp.;Plan podróży sporządzany jest w DWÓCH egzemplarzach, jeden otrzymuje szef, a drugi osoba zastępująca go. W takiej sytuacji kontakt z szefem jest możliwy zawsze, gdy zaistnieje taka konieczność. PRZED WJAZDEM: szef powinien zapoznać się z program przygotowanym przez sekretarkę; bywa, ze wymagane jest przygotowanie wystąpienia (np. w formie referatu czy prelekcji);wskazane jest zapoznanie się z podst. informacjami na temat danego kraju czy miasta - gdy jest to delegacja zagraniczna; powinno się również zebrać informacje o osobach, z którymi będą prowadzone rozmowy, a także poznać upodobania gospodarzy;przygotowanie upominków - miły akcent na zakończenie. ZASADY których należy przestrzegać PO PRZYJEŹDZIE do kraju docelowego: owściągliwe zachowanie, szczególnie na granicy, w kontaktach z celnikami; przestrzeganie miejscowych zwyczajów oraz niepisanych norm prawnych (gł. w krajach, w których przepisy prawne i obyczaje mają charakter szczególny, np. w Libii, Arabii Saudyjskiej - zakaz wwożenia i picia alkoholu);przestrzeganie programu wizyty i zorganizowanych spotkań; powściągliwość w rozmowach i wypowiedziach, nie krytykowanie miejscowych zwyczajów, polityków, głowy państwa; przemilczenie drażliwych tematów, życzliwość wypowiedzi; pozytywne wypowiadanie się o własnym kraju; pozostawienie prowokacyjnych pytań bez odpowiedzi utorytet delegacji opiera się na autorytecie instytucji, którą się reprezentuje oraz sposobie zachowania wszystkich uczestników delegacji.ORG PRZYJEC BIZNESOWYCH
Wydawanie przyjęć wymaga wielu umiejętności oraz znajomości zasad dotyczących:
* zapraszania gości * rozsadzania przy stole * dobierania menu Znajomość tych zasad obowiązuje zarówno gospodarzy jak i gości. RODZAJE PRZYJĘĆ: Wszystkie przyjęcia można podzielić na :=odbywające się na siedząco : śniadanie, obiad =odbywające się na stojąco: przyjęcie bufetowe, przyjęcie cocktailowe, tzw. lampka wina, aperitif
Śniadanie ( lunch ) jest organizowany w hotelu, w godz. popołudniowych między
12:30-14:00, ale nie później niż o 15. -na siedząco dla małej il. Osób-obowiązuje punktualność-charakter zarówno oficjalny jak i roboczy Śniadanie robocze (business lunch) to spotkanie pozwalające w swobodnej i niezobowiązującej atmosferze omówić tematy, którymi zainteresowane są obie strony. =termin i msc. ustala się telefonicznie lub podczas rozmowy =str. zapraszająca proponuje lokal (znany i o db. renomie) oraz czas (12:30-14:00)
=gospodarze spotkanie przybywają 10-15 min wcześniej, aby sprawdzić rezerwację, ustalić menu =gość zajmuje honorowe miejsce ( np. przy oknie, na kanapce pod ścianą) obowiązuje schludny, wyjściowy ubiór *Na początek można zaoferować aperitif ( cocktail, gin z tonikiem, piwo) - ze wzgl. na porę nic z mocniejszych trunków. Do dania mięsnego - wino, a do kawy - koniak, likier *Należy umożliwić wybór potrawy gościowi, nie narzuć mu*Gospodarz rozpoczyna i kończy jedzenie, dostosowując się do gościa *Gość nie powinien wybierać zbyt drogich i obfitych potraw, pamiętając, że lunch jest formą spotkania roboczego, w którym najważniejsze są sprawy zawodowe *Do merytorycznej rozmowy należy przystąpić po zaspokojeniu głodu, najlepiej po spożyciu dania głównego, lecz przed deserem i kawą *Obowiązuje grzeczny i uprzejmy ton rozmowy *Rachunek płaci osoba zapraszającaObiad ( dinner) zwykle rozpoczyna się o godz. 20:00 bądź 19:00-21:00 - i jest to najbardziej uroczysta forma przyjęcia biznesowego- w przyjęciu biorą udział tylko osoby zaproszone -obowiązuje strój określony w zaproszeniu oraz punktualne przybycie- obiad wydaje się z okazji oficjalnej wizyty osobistości, pożegnania delegacji zagranicznej itp.Przyjęcie bufetowe ( buffet dinner) może odbywać się w porze kolacji, rzadziej w porze lunchu.=zwykle organizowane jest w restauracji lub hotelu=zaproszone osoby przychodzą na określoną godz. i obsługują się same =jest to swobodna forma przyjęcia na stojąco, umożliwiająca wymianę poglądów=goście mogą również siedzieć przy wskazanym stole=forma ta najczęściej wykorzystywana jest podczas rozmów handlowych lub targówPrzyjęcie koktailowe (cocktail) to przyjęcie na stojąco, dla większej il. Osób=organizowane w hotelu, w godz. popołudniowych i trwają około 2 godzin=na zaproszeniu podaje się godzinę rozpoczęcia i zakończenia=nie obowiązuje punktualne przybycie=serwuje się napoje i drobne przekąski=Przyjęcie to organizowane jest z okazji : pożegnania i powitania delegacji, obchodu rocznicy Lampka wina to przyjęcie organizowane przy okazji np. prezentacji produktu -Trwa bardzo krótko-organizowane jest na stojąco, bardzo zbliżone do koktajlu, występują jednak pewne różnice:
* lampa wina odbywa się w godz. południowych i rozpoczyna się o godz. 12:00 lub 13:00
* przyjęcie zazwyczaj trwa od 15 min do 1 godziny * przeważnie uczestniczą w nim goście bez małżonków Aperitif stanowi najczęściej wprowadzenie do innego typu przyjęcia lub zakończenia jakiejś uroczystości, może poprzedzać śniadanie i obiad lub kończyć konferencję prasową.=Czas trwania - 30 min=podaje się zwłaszcza cherry, porto, vermut, campari z tonikiem, wino ziołowe, whisky, wódkę, soki owocowe, mogą być także orzeszki, solone migdały i paluszki ZAPRASZANIE GOŚCI Gości na przyjęcia można zapraszać:
-osobiście-telefonicznie-listownie-korzystając z kart zaproszeniowych Zazwyczaj 2-3 tyg. Przed proponowanym terminem przyjęcia. Karty zaproszeniowe - mają na ogół format pocztówki. Tekst zaproszenia jest drukowany lecz imię i nazwisko osoby zaproszonej oraz data i godz. przyjęcia wpisywane są zazwyczaj odręcznie.Zaproszenie powinno zawierać następujące informacje:-imię i nazwisko oraz tytuł osoby zapraszającej-imię i nazwisko oraz tytuł osoby zapraszanej-datę, godzinę, msc. Spotkania-informacje o formacie przyjęcia (obiad, cocktail, lampka wina)-określenie okazji z jakiej wydawane jest przyjęcie
ROLA I ZADANIA SEKRETARIATU
*Sekretariat małej/ średniej firmy
-wysokie kwalifikacje zawodowe i osoboste, niezbedne do sprawnego wykonywania zadan :ASYSTENCKICH tj. uwalnianiu szefa od spraw, w które nie musi być osobiście zaangażowany (prowadzenie terminarza, przyjmowanie delegacji, przygotowanie wyjazdu delegacji i konferencji prasowej, przygotowanie prezentacji) i RECEPCYJNYCH zw. Z obsługą interesantów( prowadzenie korespondencji, przyjmowanie tel. I interesantów, org. Zebrań i obsługa zebrań, spotkań służbowych, załatwianie spraw związanych z prawidłowym funkcjonowaniem biura itp.)
*Sekretariat w dużej firmie
W dużych firmach obowiązuja formalne normy postępowania, wynikające z aktów prawnych oraz przepisów wew. Oraz ogólnie przyjęte zasady postępowania, do których należy: sposób zwracania się do szefa, współpracowników, interesantów, przyjęty sposób pozdrawiania, witania itp. Każdy pracownik powinien się z tym zaznajomić. Przestrzeganie nieformalnych zależności ułatwia sekretarce pracę decyduje ze jest ona postrzegana jako osoba o dużych kwalifikacjach zawodowych i kult. Os. Dlatego też podstawową sprawą w pracy sekretarki oprócz kwalifikacji zawodowych, powinna być znajomość savoir vivru.
-Zadania sekretariatu w dużej firmie: sekretarka - jako wizytówka firmy*uwalnianie szefa od rutynowych czynności *prowadzenie selekcji napływających inf. * przygotowanie konferencji, prezentacji, zebrań, spotkań służbowych * prowadzenie korespondencji * przyjmowanie tel. i interesantów
KWALIFIKACJE ZAWODOWE PRACOWNIKA BIURA TUR.
-Dynamizm, kreatywność, samodzielność, dyspozycyjność, wysoka kultura os. , umiejętność pracy w zespole
*b. Db. Znajomość jez. Obcego i ojczystego w mowie i piśmie *umiejęt. Zorganizowanie i prowadzenia biura *znajomość specyfiki pracy biurowej i procedur *znajomość podstaw księgowości, struktury org. Firmy i specyfiki jej działania *umiejętność obsługi urządzeń biurowych i prowadzenie korespondencji w j. Ang i pol.
-kwal. osobiste: zamiłowanie do porządku, dobra pamięć, odpowiedzialność, kultura osobista, aparycja, odporność na stres itp. Bla bla bla
DOBRE OBYCZAJE W MIEJSCU PRACY- zasady savoir vivru
utrzymanie porządku, troska o sprzęt, dokumentacje finansową, umiejętność współpracy i działania, tworzenie db atmosfery, odpow. Ubiór
PODAWANIE RĘKI
powinna być podana cała dłoń, spoglądamy prosto w twarz,
*Rękę podaje:
K-M., Starsza K- młodszej K, zwierzchnik- podwładnemu, Men Witając się z kobietą, nie wyciąga pierwszy ręki, kobieta nie ociąga się z jej podaniem
*W firmie:
Pracownik- kobieta nie podaje ręki swojemu zwierzchnikowi. Uczyni to jednak poza zakładem pracy.
Całowanie w rękę- regionalna osobliwość.
UKŁON
Pierwszy kłania się: M.-K, pracownik - przełożonemu, wchodzący- już obecnym, młodszy starszemu, idący- stojącemu, jadący samochodem- idącemu pieszo
*Na terenie firmy:
Młodsi- pozdrawiają starszych,
mężczyźni- pozdr. Kobiety,
pracownicy- pozdr. Swoich zwierzchników
*WYJĄTKI
Dyrektor pozdrawia zatrudnione pracownice, z wyjątkiem młodych, dopiero rozpoczynających pracę
Kulturalny zwierzchnik - starszego pracownika od siebie
* W domu
powitanie najpierw z gospodarzem, potem z innymi. Najpierw pożegnać gości , potem gospodarza
*W gabinecie dyrektora
jeśli w gabinecie znajduje się Pani Vice - najpierw z gospodarzem powitanie - czyli z dyrektorem, potem z Vice.. Wychodząc żegnamy Panią Vice, potem dyrektora
* W gabinecie Pani Vice
najpierw powitanie Pani Vice-(gospodarz) potem dyrektora. Zegnamy najpierw dyrektora potem Panią Vice
SIEDZENIE PRZY STOLE
na krześle pewnie i wygodnie, dotykać plecami oparcia, nogi na podłodze, ręce na kolanach lub poręczach fotela, nie należy podpierać głowy ręką i zakładać nogi na nogę
PRZEDSTAWIANIE SIĘ
w zyciu pryw- imię i nazw
w zyciu sluz- dodatkowy tytuł naukowy lub służbowy + msc. Pracy
*W towarzystwie
gości przedstawiają gospodarze, jednak czasem trzeba się przedstawić samemu. Kobieta może się przedstawić kobiecie ale nie mężczyźnie, ( jeśli wysokie stan może i K i M.)
PRAWA STRONA
zasada prawej strony. Podczas podpisywania porozumień chorągiewka po prawej str, zastępca dyr. Po jego prawej str, prowadzi się gościa po prawej str,
ROZSADZANIE PRZY STOLE
na rangę i pozycję społ.
PRZYJMOWANIE INTERESANTÓW
Pierwszy kontakt - z sekretarką. Jej wygląd zew, sposób bycia oraz sposób załatwiania różnych spraw, wpływa na wizerunek firmy oraz świadczy o panującej tam kulturze.
*Interesant zapowiedziany
*ustalenie nazwiska i celu *sprawdzenie czy przybył w odp. Czasie *poinform. Szefa *zaproszenie do gabinetu szefa , po uzyskaniu zgody
*Interesant niezapowiedziany
*ustala się imię i nazwisko i rodzaj sprawy * może go skierować do kompetentnego pracownika lub zapytac szefa ( wejśc do gabinetu i zapytać!) - jeśli szef się zgodzi - ustala się termin jeśli nie może w danej chwili.
POWITANIE
powitanie świadczy o kult. Os. CzŁowieka pracującego na każdym stanowisku. Powitanie interesantów:
po wejściu interesanta do gabinetu szef wstaje i wita gościa skinieniem głowy, pokazując mu uprzejmym gestem krzesło przy biurku , a potem siada.
Po wejściu interesanta szef zbliża się do niego, wita się, zaprasza do zajęcia msc. Przy biurku i sam siada
Po wejściu interesanta szef zmierza do przybyłego, wita się z nim i zaprasza aby usiadł przy stole konferencyjnym ( 1.- gość i szef - naprzeciw siebie siedzą. 2. - gość siada na kanapie , gospodarz na fotelu, mając gościa po prawej str
POCZĘSTUNEK
*w czasie krótkich wizyt- kawę,* w czasie służbowych spotkań- mały poczęstunek ( napoje. Kawa, herbata), *czas podania uzgadnia się z szefem, na znak sekretarka podaje, *filiżanki napełnia kawą do ¾ i podaje prawą ręką z prawej str gościa, najpierw się podaje kobietom potem menom, na końcu gospodarzowi
ZAKONCZENIE WIZYTY
następuje pożegnanie, najpierw wstaje interesant, potem szef, który żegna interesanta skinieniem głowy
ZASADY PROWADZENIE ROZMÓW TELEFONICZNYCH
*Język- precyzyjny, zrozumiały, jednoznaczny.* duże umiejętności konwersacyjne i opanowanie do perfekcji kontroli nad swoim głosem *należy mówić uprzejmie
*Notatka telefoniczna
najlepiej używać wcześniej przygotowanego formularza- w którym można zanotować najbardziej istotne informacje: *nazwa firmy * dział *nazwisko os. Odbierającej tel * nazwisko os. Z która się rozmawiało * datę, godzinę * gł. Sprawy które należy poruszyć, które zostały poruszone * odnośniki do dokumentów *uwagi
*ZASADY PROWADZENIA ROZMOWY TEL:
Odbierając tel, należy wymienić instytucje lub dział który się reprezentuje oraz swoje nazwisko
Osoba telefonująca podaje swoje imię i nazwisko, ewentualnie instytucję. Jeżeli tego nie zrobila prosi śie żeby to uczyniła
Kiedy można tel? *Do urzędów - w godz pracy *do domów pryw- 8-21 *w sob od 10
Po usłyszeniu sygnału należy podnieść słuchawkę, jeżeli po 5 sygnałach nikt nie odbiera- rozłączyć się
Rozmowa tel. Składa się z kilku etapów:
przed przystąpieniem zastanowić się nad treścią, zapisać problemy, pytania, terminy itp.,
uzyskanie połączenia i ustalenie kontaktu z właściwą osobą
przeprowadzenie rozmowy
na koniec ustalenie czy nasz rozmówca zrozumiał wszystko dokładnie. Można krótko podsumować rozmowę
Jeżeli telefonującemu nie można wyjaśnić sprawy w danej chwili , należy przeprosić i obiecać , ze oddzwonimy za 10-15 min
Jeżeli rozmowa nie przebiega zgodnie z naszymi oczekiwaniami, należy zawsze zaxchować uprzejmy głos i grzecznie ją zakończyć.
Rozmowę kończy osoba która ją inicjowała
Jeżeli rozmowa została przerwana z przyczyn tech. - oddzwania osoba która dzwoniła
Przez tel nie podaje się inf. poufnych
Przed rozpoczęciem rozmowy należy się upewnić z kim rozmawiamy
Podczas rozmowy należy się uśmiechać, nie jeść nie pić nie palić
Nie przeciągać rozmów
Tel. Za granice- pamiętać o różnicy czasów
**Automatyczna Sekretarka
*ułatwia utrzymanie kontaktów i pozwala na przeprowadzenie selekcji osób, które do nas telefonują
* powinna zawierać krótką inform. Właściciela tel.
--Wiadomość pozostawiona powinna zawierać:
*Powitanie i przedstawienie się 2. Datę i godz. 3. Krótkie omówienie celu rozmowy . Przekazanie info. I zadanie wszystkich pytań, które wydają się konkretne 5 Twój numer tel. I info kiedy można dzwonić 6. podziękowanie
Zas dobrego wychow przy stole: -nie siadamy do stołu dopóki gość honorowy i gosp nie zajmą msc, -sąsiadce przy stole odsuwa się krzesło, - należy się przedstawić osobom siedzącym obok a nieznanym wymieniając nazwisko i tytuł służbowy, -osobę siedzącą obok wita się skinieniem głowy,- po zajęciu msc należy zdjąć kartkę z nazwiskiem,-serwetkę kładziemy na kolanach,służy do wytarcia ust,- sztućce są ułożone w kolejności użycia, zaczynamy od położonych najdalej od talerza,- jeśli bierzemy kieliszek do ręki to odkładamy sztućce na talerz krzyżując tak żeby nóż leżał zwrócony ostrzem w lewą str a na nim widelec,-nie opieramy się łokciami na stole,-nie nakładamy na talerz zbyt dużo, musimy to zjeść, jemy małymi kęsami, cicho, równo z gosp, tak żeby na nas nie czekano, nie mówi z pełnymi ustami, jedynie w przerwach między kęsami, po skończeniu jedz sztućce równolegle na talerzu,- nie namawiamy do picia alkoholu,-wino pijemy łykami trzymając kieliszek za nóżkę,- nie pokazujemy że czegoś nie lubimy albo że nam nie smakuje, czuwamy żeby kieliszki nie były puste, jemy powoli i dotrzymujemy tempa gościowi,- rozmowa ma mieć char ogólny, chyba że gość podejmie tematy zawodowe, na ogół omawiamy je przy kawie bez udziału małżonek, -nie wychodzi się przed końcem przyjęcia, jeżeli musimy uprzedzamy gosp i przepraszamy, nie wstajemy od stołu dla załatwienia spraw tel,-przyjęcie kończy się gdy gość honorowy porzegna się z gosp, należy podziękować za zprosz i miłe przyjęcie,-nie przeciągamy pobytu i nie domagamy się kawy lub drinka,- po przyjęciu należy wysłać pisemne podziękowanie lub podziek tel przy okazji najbliższego spotkania.
Trzeba pamiętać o właściwym posługiwaniu się sztućcami:- dania mięsne, drób, ryby wędzone i śledzie -widelec i nóż, do innych ryb-szeroki widelec i nóż o tępym skośnym ostrzu,-spaghetti-widelec i łyżka,-kartofle rozdzielamy widelcem,-pieczywo-łamie się małe kęsy smaruje masłem i spożywa,-wędline-kroimy na talerzu,-sosem polewamy mięso a nie ryż, kartofle czy jarzyny,-kompot w kompotierce je się łyżeczką, kt pestki odkłada się na podstawkę,-owoce-dzieli się na części i obiera przy pomocy specjalnego nożyka,banany je się nożem i widelcem,-cytryne podaną w plasterkach przytrzymujemy widelcem i wyciskamy nożem,-jeżeli cytryna w ćwiartkach wyciskamy palcami,-sałatkę nakładamy na osobny talerzyk i jemy tylko widelcem,-w przypadku gdy podano egzotyczną potrawę naśladujemy godp.Podawanie do stołu:-wszystkie dania podajemy z lewej str gościa robimy to lewą ręką-z prawej str podajemy dania podzielone na porcję i zupę, i nalewamy wszystkie napoje, robimy to prawą ręką-talerze po zjedzonym posiłku zabieramy z prawej str, czyste z lewej str, kolejność podawania uzależniona od starszeństwa gości, najpierw kobiety siedzące z prawej str gosp, później inni uczestnicy przyjęcia, na końcu gospodyni, dalej gościowi honorowemu, pozostałym uczestnikom i gospodarzowi,- w specyficznych warunkach potrawy i napoje mogą być podawane po kolei: kobietom i mężczyzn zaczynając od kobiet siedzących po prawej i lewej str gosp, gospodyni i gosp na końcu,-jeśli przy stole są goście bez żon podawanie rozpoczyna się od gości głównego, potem pozostali uczestnicy, gosp na końcu.
Dobór menu i napojów:O doborze menu i napojów decydują osobiście gospodarze. Menu ustala się odpowiednio wcześniej, a jego wybór uzależniony jest od wielu czynników: - -Rodzaju przygotowanego przyjęcia, -Zaproszonych gości, -Liczby osób biorących udział, - Pory roku, -Klimatu, Układając menu należy zawsze pamiętać o kolejności spożywania dań:przystawka , zupa, dania rybne, dania mięsne, sery, desery, owoce,kawa.
Menu jest skromniejsze podczas śniadań, bardziej wystawne w czasie obiadów. Przy uroczystym obiedzie menu powinno być zawsze wydrukowane i ułożone na stole po lewej stronie gościa.Menu powinno być urozmaicone pod względem smakowym i kolorystycznym i należy je zmieniać aby tym samy zestawem nie częstować powtórnie tych samych gości.
Dania rybne u owoce morza są często podawane jako przystawka. Jeśli natomiast podajemy gorące danie rybne należy je poprzedzić przystawką w postaci półmiska wędlin. Podczas oficjalnych przyjęć serwujemy indyki, kaczki. Eleganckie dania możemy przygotować z mięs wołowych. Serwujemy je najczęściej zimą bądź jesienią. Uzupełnieniem dania głównego jest zwykle ryż lub ziemniaki. Podawane dania powinny być odpowiednio przygotowane do jedzenia. Cały czas na stole powinno znajdować się pieczywo i masło.
Podczas przyjęć podaje się różnego rodzaju napoje alkoholowe:Cocktaile np. martini dry, gin z tonikiem… serwujemy je zanim goście zasiądą do stołu, wina , likiery i koniaki serwowane zazwyczaj do kawy, napoje podawane w formie aperitif ( sherry, porto, campari, wermut ) WINA:Podstawowe informacje o rodzajach win i sposobie ich serwowanie świadczą o kulturze kulinarnej gospodarza. O jakości win decyduje: region z jakiego pochodzi, rocznik zbiorów, sposób dojrzewania i przechowywania. Podstaw wskaźnikiem jakości win są następ inf na etykietach: -Appelation controlle - marka strzeżona, - Mis en bouteille a… - rozlane do butelek w… , - Powinna być również podana miejscowość i nazwa producenta. W produkcji win wyróżniają się kraje południowe ( Francja, Włochy, Hiszpania, Portugalia, Węgry, Bułgaria i Rumunia )ze względu na odpowiedni klimat i tradycje. Znane i cenione wina to: Renu, Mozy a także wino kalifornijskie. W Europie najbardziej znane i cenione są wina z Burgundii oraz regionu Bordeaux we Francji. Wina dzielą się na stołowe (wytrawne i półwytr) oraz deserowe (słodkie). Podział ten zależy od stopnia fermentacji czyli ilości niesfermentowanego cukru gronowego w winie. Zawartość alkoholu w winie wynosi od 8-15 %. Najważniejsze walory wina wyrażają się w klarowności, kolorze, aromacie i smaku.
Wina podaje się według powszechnie przyjętych reguł np.: -do przystawek podaje się wina wytrawne, białe lub czerwone lub tez czystą wódkę,-do dań z ciemnego mięsa (wołowina, wieprzowina ) podaje się wytrawne czerwone wino o temperaturze pokojowej,-do ryb, ostryg, raków i dań z białego mięsa podaje się wino wytrawne białe, schłodzone do temperatury 10-14 stopni,-porto czyli słodkie i czerwone wino serwuje się po jedzeniu przed kawą. Natomiast sherry wytrawne lub półwytrawne podawane jest przed posiłkiem,-wina deserowe półsłodkie podaje się do ciast.,-wina ziołowe mogą być serwowane jako aperitif lub cocktail,-wina czerwone, schłodzone można podawać do każdej potrawy podobnie jak szampana.W czasie przyjęcia należy zachowywać odpowiednią kolejność podawanie napojów:Nie podaje się wina słodkiego przed wytrawnym, Wino czerwone serwuje się po białym,Szampana podaje się na początku i końcu przyjęcia nie pomiędzy innymi napojami.
Udział sekretarki w org przyjęcia:-Po zakończonych negocjacjach szef urządza przyjęcie dla swoich partnerów handlo w celu odprężenia i wzajemnego zrozumienia. W takim przyjęciu może brać udział sekretarka, powinna być traktowana przez gości uprzejmie.-Po wejściu do Sali szef zaprasza gości do stołu, sekretarka zajmuje miejsce umożliwiające jej porozumienie się z obsł kelnerską. Udział sekretarki w przyjęciu ma charakter służbowy i wymaga odp zach. Sekretarka korzysta z karty. Składając zam dostosowuje się do innych uczestników.-Podczas posiłków uczestnicy wymieniają poglądy na różne tematy. Sekretarka nie wypowiada się jednak na tematy ekon i org swojej firmy. Powinna być dobrym słuchaczem.-Sekretarka idąc na przyjęcie powinna zabrać ze sobą notesik i ołówek gdyż szef może poprosić o zanotowanie pewnych ważnych kwestii.-Udział sekretarki w przyjęciu należy do jej obowiązków służbowych dlatego powinna zapoznać się z kulturą stołową, a więc dobór menu i napojów, przygotowanie nakrycia stołu i obyczaje panujące przy stole. Różnice kulturowe w zagr kontaktach handl:wybierając się na delegację zagr trzeba zapoznać się z podstaw inf dot odwiedzanego kraju.Partnerzy z innego kraju oczekują wczuwania się w ich kulturę. ANGLIA: (Zjedno Królestwo Wlk Bryt i Irlandii Pół): są powsiągliwi w wyrażaniu uczuć, więc gdy zostaniemy zaproszeni dod omu oznacza to duże wyróżnienie, nie nadużywają stosowania tytułów, nie uznają poufałości, zwracają się do innych oficjalnie(pan, pani), należy unikać w rozmowie tematówosobistych, zwierzeń, komentowania zach os trzecich, należy do min ograniczyć kontakt fiz., charakter się specyficznym poczuciem humoru( ośmieszją swoje wady), nie chętnie opuszczają swoją wyspę, nawiązując pierwszy kontakt należy napisać list po ang, powinien on zawierać podst inf o przeds i produkcie i propozycję kontaktu tel w celu ustalenia terminu spotkania, po czym należy zadzwonić i poprosić o jego wyznaczenie za 2,3tyg, brytyjski partner zaproponuje czas i msc.Angl cenią dane przez siebie słowo - jest traktowane na równi z dok, w trakcie rzmów b wysoka kultura, rzadko przerywają partnerom przy stole, dyskusja zaczyna się i kończy rozmową towarzyską. NIEMCY: pierwszy kontakt z nimi powinien nastąpić przez sekret lub menagera, należy wysłać list o charak formal, napisany po niemiecku i zaadresować do konkretneg działu, gdy znamy osobiście adresujemy imiennie, w liście podst inf o firmie, celu spotkania, prośbę o wyznaczenie terminu spot z 2,3 tyg wyprzedzeniem, biznesmeni niemieccy sa powściągliwi, w Niem, Szwajcarii i Austrii używane są tytuły naukowe i zawodowe, używa się słów pan, pani następnie nazwisko i tytuł, kontakty w biznesie b oficjalne i oględne, duży respekt dla os zajmujących wys stanowiska, obowiązuje punktualność, nie należy przybywać zbyt wcześnie, o spot są inform wszyscy od portiera w górę, podczas spot należy unikać tem tow, spot umawina odpowiednio wcześniej, Niemcy są dobrze zorg w pracy, wytrwali w dążeniu do celu, zdolni techn, wymagający w negocjacjach do kt przygotowują się profesjonalnie, dużo wiedzą o kontrahentach z kt chcą prowadzić negocjacje, zwracają duża uwagę na rozpoznanie potrzeb klienta, najuważniejsza jest dla nich techn str kontaktu, nie podejmują ryzyka, w razie nie dotrzymania warunków umowy żądają wys odszkodowań. FRANCJA: Są perfekcyjnymi negocjatorami, zachowują podczas rozmów trzeźwość umysłu i wyrachowanie, mogą pójść na ustępstwa w kwestii wyboru jęz do negocjacji, tolerują spóźnienie, nie należy stoso technik nacechowanych dużą presją, należy przygot się b strannie, posiadać pełnomocnictwa, rozeznanie rynku, jak opracowujemy dok musimy zwrócić uwagę na kary i gwarancje bo są rygorystyczne dla kontrahentów, dobrą okazją do nawiązania kontaktu są targi, wystawy, misje handlowe, można wysłać list w jęz franc, zaadresować go do dyr. naczelnego i poprosić o spotkanie. We Francji ważne są osobiste powiązania, oczekują punktualnego przybycia na spotk, przebiega ona wg określonego porządku, są b ekspresyjni, lubia się spierać, partnerów rozm należy tytułować nie dodając nazwiska, mało kobiet w biznesie we Francji, dlatego kobiety powinny się b dobrze przygot do rozmów, unikać ofensywnych zach. HISZPANIA: b gościnni i serdeczni, gosp chetnie przyjmują komplementy, do partnerów zwracamy się używając tytułu zaw lub pełnionej funkcji, przywiązują wagę do pełnionego stanowiska, nie przyw wagi do czasu i punktualności, mężczyźni witają się uściskiem abrazo, gł posiłek między 13,30-16.30, interesy kontynuuje się od 18-22, negocjacje rozpoczynamy rozmową tow (historia i kult kraju, sport, walki byków), negoc są przerywane rozmowami nieform, co je wydłuża, należy wykazywać solidność w szczegółach, nie stosować technik presji, ustępstw, rozpoczynać rozmowę od wysokiego poziomu żądań, propozycje oparte wyliczeniami, przygot się na poprawki. WŁOCHY: nie przywiązują wagi do punktualności, zastosować radę że czas oczekiwania przekształcić w czas pracy, przed negoc rozm tow, kt wytwarzają osobiste więzi, trzeba być cierpliwym, przerywają w wypowiedzi partnerowi, wylewni rozmówcy, szybko myślą, wyprzedzają odpowiedzi kontrahenta, przerywają wypowiedź w połowie zd, nie zachowują odstępu przestrzennego, dotykają swoich partnerów rozmów, os kt się wzbrania może być odebrana za nieprzyjazną. GRECJA: przerywają wypowiedzi gdy spodziewają się dalszego jej przebiegu, wyrażają wtedy zgodę lub niezgodę lub zmieniają tem, wylewny, ekspresyjny helleński styl komunikowania się, zachowuja niewielki dystans, należ patrzeć podczas rozm prosto w oczy, mówią głośno, robią miny i gesty, dla greków niewerbalne zachowania gości są nie jasne, kontakty handlowe chartka b oficjalny, biznes zdominowamy przez męzcz, zaproszenie na lunch oznacza postęp w zacieśnieniu więzi z kontrahentem, gosp namawia do spróbowania wszystkiego i dokładki, w trakcie jedzenia ręce na stole, przy obiedzie nie omawia się spraw służbowych, mile widziany rewanż-grek wybiera restau, należy zachęcać do jedze i picia, mężczyź mocno ściskają sobie dłoń patrząc w oczy, rękę podaje się przy pożegnaniu i przywitaniu, negocj trwają b długo, lubią się targować, niechętnie akceptują ostateczną ofertę cenową. USA serdeczność i życzliwośc, o pozycji obcokraj decyduje status majątkowy i zawodowy, kobiety mają dużą samodzielność i niezależność, są energiczni, agresywni, chętni do podejm ryzyka, umowy zawirane w pośpiechu, chcą załatwić wszytsko sami, cenią stos niefor, pomijają tyt , w trakcie rozm szybko przystępują do gł tem, postępują zgodnie z zas karty na stół, z niekorzystnych rozwiąż się wycofuja, w przyp niepowodzenia nie poddają się, El kontraktu omawiają b dokł, operują dużymi wielkościami, kontrahent powinien zajmować wys stanow w hierarchii, narzucają szybkie tempo, nie lubią ciszy, przywiązują dużą wagę do rekomendacji, oczekują profesj przezntacji usług, ceny powinny być realistyczne, na początku negocj wysokie ceny, póżniej proponujemy rabaty i obniżki, wymagają gwarancji usług i termonów. KRAJE MUZŁUM I ARABSKIE: duże różnice kult między ęuropą a tymi krajami dot gł kobiet, zawsze jej powinien towarzyszyć męzcz, nie siada do obiadu z mężczyzn.Obrady trwają długo, do tem gł przechodzi się po dłuższej, luźnej rozm, przysuwają się b blisko do rozmówcy, trzeba im patrzeć prosto w oczy i nie unikać wzroku partnera, wykazywać cierpliwość, wytrwałość, spokój, nie gestykulować nadmiernie, nie stos komplementów, nie opowiadamy dowcipów, w Arabii Saud zakaz spozywania alkoholu, rygory dot też palenia-nie pal jak nie pali twój gosp, nie dopytujemy się o rodzinę, wszystko należy robić prawą ręka, lewa reka do b osobistej higieny, wspólny ich jęz-arabski, ang i fran dobrze znane, nie planujemy rozm w czasie Ramadanu-islamski post, jeśli jednak musi to nastapić powstrzymujemy się od jedz i picia, nie wolno jednak odmawiać zaproponowanego posiłku, negocj zaczynają się obiadem lub kolacja, do picia mieta lub czarna kawa, prowadzą negocj metoda otwartych drzwi-do pokoju wchodzą przyjaciele, kupcy, koledzy, być cierpliwym, nie są punktualni, decyzje podejmuja powoli,liczą że niekorzystna syt umrze śmiercią nat, nie należy mówić pierwszemu o celu wizyty, aby przyspieszyć negocj można się posłużyć pośrednikiem, org nagocj musimy wybrać hotel z miedzynar jadłospisem, nie podajemy alkoholi i dań z wieprzowiny.EGIPT: punktual słabą str, łatwo wyrażają emocje, używają wyszukanego jęz i wyolbrzymień, przerywają wypowiedź w poł zd, preferują b niewielki odtep, nie wolno się odsuwać, należy patrzeć im prosto w oczy, kobiety na ul powinny unikać kontaktu wzrokowego z męzczyz, lewa ręka nieczysta, wszystko robimy prawą reką, podczas witania i przedstawiania mężczy podają rękę kobie i mężczyzn, kobiety tylko kobietom, uścisk dłoni delikatny, tem rozmów: historia Egiptu, jedzenie, obiekty do zobaczenia, targują się b, i oczekują dużych ustępstw, targi chartka bazarowy, negacja trwają długo, nie naciskamy na szybkie podjęcie decyzji-wykazujemy cierpli.JAPONIA: praca ma pierwszeństwo, jej godz obejmuja obiad, w biznesie gł mężczyzn, spotkanie może się zacynać od ceremonii picia herbaty, obowiązuje punktualność, zach nie powinno być oficjalne, nie wolno nikogo dotykać i stać blisko, w biurach nie zdejmuje się obuwia, w restar lub domu tak, oczekują prezentów, nie wolno ich otwierać przy ofiarodawcy, podziękować za prezent, gość traktowany z szacunkiem, unikają konfliktów, kontrahent jest partnerem, nastawieni na długofalową współpracę, nie tolerują agresywnych sprzedawców, os biorąca udz w negocjacjach musi mieć pełnomocnictwa, trzeba uważać w ustępstwach, nie podawać planu pobytu, ważne dla nich ceremonie i rozm wstępne, stosują tech: zawyżonego żądania, cenią harmonię nie szczerość, ważna jest kom niewerb, nie zabierają ze sobą żon na przyjęcia, buty za drzwiami, ich nosy w str dworu, gość honor siedzi naprzeciw werandy, nogi podwija się pod siebie albo na bok, do kibla inne pantofle, nie nalewamy samemu sobie sake, pałeczki nigdy nie w misce i nie skrzyżowane, pał w pawej rece, miska z zupą, ryzem w lewej, do rachunku 10%za obsługę ,INDIE,TAJLANDIA: w świątyni odpowiedni ubiór,nie wolno robić zdjęć na tle posągów Buddy, powitnie przez podniesieni i złożenie obu rak i skłon gł, podajemy przedmioty 2 rekamiCHINY: zachowujemy twarz-szcunek,godność osobista, reputacja, przywitanie-delikatny uścisk, do os się zwracamy po nazwisku lub tyt, na wizytówkach jest nazwisko potem dwa imiona, podajemy 2 rekami, mówić ściszonym głosem, nie przechwalać swojego prod, ostro się targuja, na początku podajemy zawyżoną cenę, unikać białego koloru, punktualność ważna, nie daje się napiwków,