Księgi rachunkowe

Literatura:

1. Gos W.: Komentarz do ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości. Rachunkowość - komentarze do ustawy 2002 nr 1, s. 50, 63 - 69; nr 2, s.70 - 92; nr 3, s. 94 - 104; nr 5, s. 114 - 116.

2. Kiziukiewicz T.: Organizacja rachunkowości w przedsiębiorstwie. PWE: Warszawa 2002, s. 86 - 94, 104 - 115.

3. Kusz D.: Zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych i sporządzania sprawozdania finansowego. Warszawa: SKwP 2001, s. 16 - 31.

4. Lisiecka - Zając B., Walińska E., Hryniuk J. (red.): Komentarz do znowelizowanej ustawy o rachunkowości. FRRwP: Warszawa 2002, s. 48 - 58.

5. Roza - Michalski A.: Zrozumieć rachunkowość. Agencja Wydawnicza Interfart: Łódź 1998, s. 99 - 129.

6. Sojak S., Stankiewicz J. (red.): Podstawy rachunkowości. TNOiK Dom Organizatora: Toruń 2004, s. 571 - 574.

Dyspozycje:

1. Pojęcie i elementy (rodzaje) ksiąg rachunkowych:

• rachunkowość tradycyjna

• rachunkowość komputerowa.

1. Postać ksiąg rachunkowych i jej determinanty.

2. Dziennik - charakterystyka (pojęcie, przeznaczenie, budowa), rodzaje.

3. Księga główna - pojęcie, przeznaczenie, determinanty liczby i rodzajów oraz ogólna charakterystyka kont syntetycznych.

4. Księgi pomocnicze - pojęcie, determinanty liczby i rozbudowy, przypadki zasadności prowadzenia, metody prowadzenia ksiąg pomocniczych dla rzeczowych aktywów obrotowych, ogólna charakterystyka kont analitycznych.

5. Zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej - przeznaczenie, budowa, częstotliwość sporządzania.

6. Zestawienie sald kont księgi pomocniczej - przeznaczenie, budowa, częstotliwość sporządzania.

7. Inwentarz - pojęcie, charakterystyka.

8. Otwieranie i zamykanie ksiąg rachunkowych - istota, terminy oraz sytuacje obligujące do otwierania i zamykania ksiąg rachunkowych.

9. Sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych (przez jednostkę we własnym zakresie, przez podmioty świadczące usługi w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych.

10. Miejsce prowadzenia ksiąg rachunkowych.

11. Wymogi formalne prawidłowych ksiąg rachunkowych.

12. Wymogi merytoryczne prawidłowych ksiąg rachunkowych:

• rzetelność

• bezbłędność

• sprawdzalność

• terminowość

1. Przechowywanie oraz ochrona i udostępnianie ksiąg rachunkowych.

Pojęcie i elementy (rodzaje) ksiąg rachunkowych

Rachunkowość tradycyjna:

Księgi rachunkowe - zbiory zapisów księgowych, ich obrotów i sald, które tworzą urządzenia księgowe, takie jak:

• dziennik

• księga główna

• księgi pomocnicze

• zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej

• zestawienia sald kont ksiąg pomocniczych

• inwentarz.

Rachunkowość komputerowa:

Księgi rachunkowe - zasoby informacyjne rachunkowości równoważne ze zbiorami zapisów księgowych, ich obrotów i sald, zorganizowane w formie:

• oddzielnych komputerowych zbiorów danych,

• bazy danych lub też

• wyodrębnionych części bazy danych.

Warunkiem prowadzenia ksiąg rachunkowych w postaci zasobów informacyjnych rachunkowości jest posiadanie przez jednostkę oprogramowania umożliwiającego uzyskiwanie czytelnych informacji o zapisach dokonanych w księgach rachunkowych, poprzez ich wydrukowanie lub przeniesienie na inny informatyczny nośnik danych.

Księgi rachunkowe mogą mieć postać zbiorów utrwalonych na informatycznych nośnikach pod warunkiem posiadania odpowiedniego systemu ochrony danych. Jeżeli system taki nie spełnia ustawowych wymagań zapisy ksiąg rachunkowych powinny być wydrukowane nie później niż na koniec roku obrotowego.

Elementy ksiąg rachunkowych i powiązania między nimi





Postać ksiąg rachunkowych i jej determinanty

Poszczególne księgi rachunkowe, w zależności od ich rodzaju oraz formy i techniki rachunkowości, mogą występować w różnej postaci, np. jako:

• dzienniki,

• księgi wiązane,

• rejestry,

• luźne karty kontowe,

• wydruki komputerowe,

• zapisy na komputerowych nośnikach danych.

Dziennik

Dziennik to urządzenie księgowe:

• służące do chronologicznego ujmowania zdarzeń w ramach okresów sprawozdawczych

• w którym zapisy muszą być kolejno numerowane i dokonywane w sposób umożliwiający ich jednoznaczne powiązanie ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami księgowymi

• w którym zapisy ujmowane są wartościowo

• w którym sumy zapisów (obroty) powinny być liczone w sposób ciągły

• które powinno umożliwiać uzgodnienie jego obrotów z obrotami zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej.

Jednostka może prowadzić:

• jeden dziennik (dla wszystkich zdarzeń)

• dzienniki częściowe (ujmujące zdarzenia według ich rodzajów; każdy dziennik dla innej, wyodrębnionej grupy rodzajowej zdarzeń) - w przypadku stosowania dzienników częściowych jednostka powinna sporządzać ich zestawienie za okres sprawozdawczy.

Lp.

Data operacji gospodarczej

Określenie dowodu księgowego (nazwa, numer, data wystawienia)

Treść operacji gospodarczej

Data zapisu

Wartość operacji gospodarczej

Konto

WN

MA

…..

Σ

Księga główna

Księga główna to urządzenie księgowe składające się z kont syntetycznych przewidzianych do prowadzenia w danej jednostce, których wykaz (nazwy i symbole cyfrowe) powinien być ujęty w zakładowym planie kont (ZPK).

Liczba i rodzaje kont księgi głównej zależą m.in. od:

• zakresu, charakteru i rozmiarów prowadzonej działalności

• wymogów w zakresie sporządzania sprawozdań finansowych

• wybranego wariantu sporządzania rachunku zysków i strat

• wybranego wariantu ewidencji kosztów.

Konta syntetyczne służą do ujmowania zdarzeń:

• na postawie ich równoczesnego lub wcześniejszego zapisu w dzienniku

• w sposób syntetyczny (ogólny)

• w porządku systematycznym (według rodzajów), a w jego ramach w porządku chronologicznym

• wartościowo (w jednostkach pieniężnych)

• według zasady podwójnego zapisu, co ma zapewnić zbilansowanie danych liczbowych ujętych na wszystkich kontach (suma obrotów WN na wszystkich kontach syntetycznych = suma obrotów MA na wszystkich kontach syntetycznych).

Symbol konta Nazwa konta (np. 011 Środki trwałe)

Data operacji gospodarczej	Określenie dowodu księgowego (nazwa, numer, data wystawienia)	Treść operacji gospodarczej	Wartość operacji gospodarczej

Księgi pomocnicze

Księga pomocnicza to urządzenie księgowe składające się z kont analitycznych prowadzonych jako wyodrębniony system (ksiąg, kartotek - zbiorów kont, komputerowych zbiorów danych) uzgodniony z zapisami na kontach księgi głównej.

Księgi pomocnicze prowadzi się do wskazanych w zakładowym planie kont syntetycznych. Ich liczba i rozbudowa zdeterminowane są m.in.:

• zakresem, charakterem i rozmiarami prowadzonej działalności

• wymogami sprawozdawczymi

• wymogami podatkowymi

• koniecznością kontroli rozliczeń i dokonywania terminowych płatności

• koniecznością kontroli stanu i struktury zapasów

• koniecznością realizacji planu amortyzacji.

Do jednego konta syntetycznego można prowadzić jedną lub kilka ksiąg pomocniczych wyodrębnionych według różnych kryteriów.

Księgi pomocnicze prowadzi się w szczególności dla:

• środków trwałych, środków trwałych w budowie, wartości niematerialnych i prawnych oraz dokonywanych od nich odpisów amortyzacyjnych (umorzeniowych)

• rozrachunków:

• z kontrahentami

• z pracownikami (imienna ewidencja wynagrodzeń zapewniająca uzyskanie informacji z całego okresu zatrudnienia)

• operacji:

• sprzedaży (własne faktury i inne dowody ze szczegółowością niezbędną do celów podatkowych)

• zakupu (obce faktury i inne dowody ze szczegółowością niezbędną do wyceny aktywów i do celów podatkowych)

• operacji gotówkowych, w przypadku prowadzenia kasy (według walut i osób odpowiedzialnych)

• kosztów

• istotnych dla jednostki składników aktywów (innych niż wymienione wcześniej).

Metody prowadzenia kont ksiąg pomocniczych dla rzeczowych aktywów obrotowych

Ewidencja analityczna rzeczowych aktywów obrotowych, zgodnie z decyzją kierownika jednostki uwzględniającą ich rodzaj i wartość, może być prowadzona jako:

• ewidencja ilościowo - wartościowa (obroty i stany składnika ujmuje się jednocześnie w jednostkach naturalnych i pieniężnych)

• ewidencja ilościowa (obroty i stany pojedynczych składników lub ich jednorodnych grup ujmuje się na bieżąco wyłącznie w jednostkach naturalnych; stan wartościowy ustala się przynajmniej na koniec okresu sprawozdawczego, za który następują rozliczenia z budżetem z tytułu podatku dochodowego, na podstawie danych rzeczywistych)

• ewidencja wartościowa (przedmiotem zapisów są wyłącznie przychody, rozchody i stan całego zapasu; dotyczy to towarów i opakowań w punktach obrotu detalicznego i w miejscach składowania)

• ewidencja polegająca na:

• odpisywaniu w koszty wartości:

* materiałów i towarów na dzień ich zakupu

*produktów gotowych w momencie ich wytworzenia i

• korekcie tych kosztów nie później niż na dzień bilansowy w oparciu o ustalenie i wycenę rzeczywistego stanu ich zapasów.

Konta analityczne powstają z poziomego podziału kont syntetycznych i służą do ujmowania zdarzeń:

• w sposób analityczny (uszczegóławiający i uzupełniający zapisy dokonane na kontach księgi głównej); Na kontach analitycznych można w ciągu okresu sprawozdawczego stosować obok lub zamiast jednostek pieniężnych, jednostki naturalne. Jeżeli w ciągu okresu sprawozdawczego na kontach analitycznych dokonuje się zapisów wyłącznie w jednostkach naturalnych, to na jego koniec należy sporządzić ich zestawienie i ustalić ich wartość.

• w porządku systematycznym, a w jego ramach w porządku chronologicznym

• wartościowo (w formie pieniężnej) i lub w jednostkach naturalnych

• według zasady zapisu powtarzanego, co ma zapewnić uzgodnienie zapisów na kontach analitycznych z zapisami na koncie syntetycznym, do którego są prowadzone.

Zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej (bilans próbny, bilans surowy, bilans brutto, obrotówka)

Zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej to urządzenie księgowe:

• sporządzane na podstawie zapisów na kontach księgi głównej - jego obroty winny być zgodne z obrotami dziennika (zestawieni obrotów dzienników częściowych)

• sporządzane na koniec każdego okresu sprawozdawczego, nie rzadziej niż na koniec każdego miesiąca

• zawierające:

• symbole lub nazwy kont

• salda kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych i ich sumę z podziałem na stronę WN i MA

• obroty kont za okres sprawozdawczy i ich sumę z podziałem na stronę WN i MA

• obroty kont narastająco od początku roku obrotowego i ich sumę z podziałem na stronę WN i MA

• salda kont na koniec okresu sprawozdawczego i ich sumę z podziałem na stronę WN i MA

• służące do wykrywania błędów naruszających zasadę podwójnego zapisu (funkcja kontrolna).

Zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej za …. roku ….

Symbol lub nazwa konta syntetycznego	Salda początkowe (BO)		Obroty za okres sprawozdawczy		Obroty		Salda końcowe (BZ)
		WN	MA	WN	MA	WN	MA	WN	MA
011 Środki trwałe	150,00
101 Kasa	50,00
801 Kapitał udziałowy		200,00
……
Σ	200,00	200,00

Zestawienie sald kont księgi pomocniczej

Zestawienie sald kont księgi pomocniczej to urządzenie księgowe:

• sporządzane osobno do poszczególnych kont syntetycznych, do których jednostka prowadzi księgi pomocnicze

• sporządzane na podstawie zapisów na kontach księgi pomocniczej - jego saldo (salda) winny być zgodne z saldem (saldami) na koncie syntetycznym

• sporządzane co najmniej na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych oraz dodatkowo na dzień inwentaryzacji, co dotyczy tylko inwentaryzowanych aktywów

• zawierające:

• symbole lub nazwy kont

• salda kont na dzień sporządzenia (dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych, dzień inwentaryzacji) i ich sumę z podziałem na stronę WN i MA

• służące do wykrywania błędów naruszających zasadę zapisu powtarzanego (funkcja kontrolna) oraz ułatwiające ustalenie podwójnego salda dla kont aktywno pasywnych.

Zestawienie sald kont księgi pomocniczej do konta syntetycznego …………… za …...

Symbol lub nazwa konta analitycznego	Salda końcowe
		WN	MA
……
Σ

Inwentarz

Inwentarz to urządzenie księgowe stanowiące wykaz składników aktywów i pasywów:

• wartościowy - składniki w nim ujęte wycenia się według takich samych zasad, jak zasady wyceny bilansowej

• potwierdzony inwentaryzacją

• sporządzany przez jednostki, które uprzednio nie prowadziły rachunkowości w postaci ksiąg rachunkowych; w pozostałych jednostkach jego rolę spełniają zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej oraz zestawienia sald kont ksiąg pomocniczych sporządzone na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych

• którego pozycje - w jednostkach nie prowadzących uprzednio ksiąg rachunkowych - powinny stanowić odpowiedniki lub rozwinięcia pozycji bilansu otwarcia (bilansu początkowego).

Otwieranie i zamykanie ksiąg rachunkowych

Księgi rachunkowe
otwiera się na dzień:	zamyka się na dzień:
rozpoczęcia działalności (dzień pierwszego zdarzenia wywołującego skutki o charakterze majątkowym lub finansowym)
	kończący każdy kolejny rok obrotowy
rozpoczynający każdy kolejny rok obrotowy
	poprzedzający zmianę formy prawnej
zmiany formy prawnej
	poprzedzający dzień (wpisu do rejestru): podziału jednostek lub połączenia jednostek, jeżeli w wyniku tego powstaje nowa jednostka
wpisu do rejestru: połączenia jednostek lub podziału jednostki powodujących powstanie nowej jednostki (jednostek)
	poprzedzający dzień: postawienia jednostki w stan likwidacji lub ogłoszenia upadłości
rozpoczęcia likwidacji lub ogłoszenia upadłości
	połączenia związanego z przejęciem (wpisu połączenia do rejestru) - w jednostce przejmowanej
		zakończenia działalności (m.in. na skutek sprzedaży jednostki, zakończenia likwidacji lub postępowania upadłościowego, o ile nie nastąpiło jego umorzenie)
		inny bilansowy, określony odrębnymi przepisami
można nie zamykać i nie otwierać ksiąg rachunkowych w przypadku: przekształcenia spółki osobowej oraz spółki cywilnej w inną spółkę osobową, przekształcenia spółki kapitałowej w inną spółkę kapitałową połączenia jednostek, gdy rozliczanie połączenia jednostki następuje metodą łączenia udziałów i nie powoduje powstania nowej jednostki ogłoszenia upadłości jednostki z możliwością zawarcia układu można nie zamykać ksiąg rachunkowych, jeżeli: podział jednostki następuje przez wydzielenie
Księgi rachunkowe
otwiera się	zamyka się
w ciągu 15 dni od dnia zaistnienia zdarzeń, jak wyżej	nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia zaistnienia zdarzeń, jak wyżej
ostateczne zamknięcie i otwarcie ksiąg rachunkowych jednostki kontynuującej działalność powinno nastąpić najpóźniej w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok obrotowy
Otwarcie ksiąg rachunkowych polega na wpisaniu sald początkowych na odpowiednich kontach na podstawie bilansu otwarcia.	Zamknięcie ksiąg rachunkowych polega na nieodwracalnym wyłączeniu możliwości dokonywania w nich kolejnych zapisów księgowych.

Sposób prowadzenie ksiąg rachunkowych

Księgi rachunkowe jednostki mogą być prowadzone przez:

• jednostkę we własnym zakresie (przez pracowników jednostki)

• podmioty uprawnione doświadczenia tego typu usług.

Od 2009 r. kwalifikacje i wymagania, których spełnienie uprawnia do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych określa Rozdział 8a ustawy z 29.09.1994 r. o rachunkowości

Usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych jest działalnością gospodarczą i polega na świadczeniu usług w zakresie:

I rachunkowości (ksiąg rachunkowych):

• prowadzenie ksiąg rachunkowych na podstawie dowodów księgowych

• przeprowadzanie inwentaryzacji

• wycena aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego

• sporządzanie sprawozdań finansowych

• gromadzenie i przechowywanie dokumentacji księgowej

II podatków (ksiąg podatkowych) - w imieniu i na rzecz podatników, płatników i inkasentów:

• prowadzenie ksiąg podatkowych i innych ewidencji do celów podatkowych oraz udzielanie pomocy w tym zakresie

• sporządzanie zeznań i deklaracji podatkowych lub udzielanie pomocy w tym zakresie

Działalność usługowa w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych może być wykonywana przez:

1. przedsiębiorców będących osobami fizycznymi uprawnionymi do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych,

2. pozostałych przedsiębiorców, pod warunkiem, że czynności związane z tą działalnością będą wykonywane przez osoby uprawnione do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Za uprawnione do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych uznaje się:

• osoby posiadające certyfikat księgowy

• osoby wpisane na listę doradców podatkowych

• osoby wpisane do rejestru biegłych rewidentów.

Osoby uprawnione do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych mogą, przy wykonywaniu działalności w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, korzystać z pomocy osób nieuprawnionych, pod warunkiem zapewnienia stałego i bezpośredniego nadzoru nad wykonywaniem przez nie czynności w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Osoby, które po otrzymaniu certyfikatu księgowego, uzyskaniu wpisu na listę doradców podatkowych lub do rejestru biegłych rewidentów zostały skazane prawomocnym wyrokiem sądu za:

• przestępstwa przeciwko wiarygodności dokumentów, mieniu, obrotowi gospodarczemu, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi,

• za przestępstwa skarbowe oraz

• za czyny określone w rozdziale 9 „Odpowiedzialność karna” ustawy z 29.09.1994 r. o rachunkowości

nie są uprawnione do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Certyfikat księgowy wydawany jest przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych (Minister Finansów) osobie fizycznej, która:

1. złożyła stosowny wniosek

2. posiada pełną zdolność do czynności prawnych i korzysta z pełni praw publicznych

3. nie była skazana prawomocnym wyrokiem sądu (za przestępstwa przeciwko wiarygodności dokumentów, mieniu, obrotowi gospodarczemu, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi, za przestępstwa skarbowe oraz za czyny określone w rozdziale 9 „Odpowiedzialność karna” ustawy z 29.09.1994 r. o rachunkowości

4. spełnia co najmniej jeden z następujących warunków:

• posiada trzyletnią praktykę w księgowości, posiada wykształcenie wyższe magisterskie uzyskane na kierunku rachunkowość lub na innym kierunku ekonomicznym o specjalności rachunkowość lub innej, dla której plan studiów i program kształcenia odpowiadał wymogom określonym przez organy uczelni dla specjalności rachunkowość, w jednostkach organizacyjnych uprawnionych do nadawania stopnia naukowego doktora nauk ekonomicznych,

• posiada trzyletnią praktykę w księgowości, posiada wykształcenie wyższe magisterskie lub równorzędne, ukończyła studia podyplomowe z zakresu rachunkowości w jednostkach organizacyjnych uprawnionych do nadawania stopnia naukowego doktora nauk ekonomicznych,

• posiada dwuletnią praktykę w księgowości, posiada wykształcenie co najmniej średnie, złożyła z wynikiem pozytywnym egzamin sprawdzający kwalifikacje osób ubiegających się o certyfikat księgowy.

Za praktykę w księgowości uważa się wykonywanie czynności:

1. w zakresie::

• prowadzenia, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym lub

• wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego lub

• sporządzania sprawozdań finansowych lub

• badania sprawozdań finansowych pod nadzorem biegłego rewidenta

• na podstawie:

• stosunku pracy w wymiarze czasu pracy nie mniejszym niż ½ etatu

• odpłatnej umowy cywilnoprawnej zawartej z przedsiębiorcą świadczącym usługi w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych

• umowy spółki

• w związku z prowadzeniem własnej działalności gospodarczej.

Egzamin sprawdzający kwalifikacje osób ubiegających się o certyfikat księgowy ma formę pisemną i obejmuje zagadnienia z następujących dziedzin:

• rachunkowość

• prawo podatkowe

• ubezpieczenia społeczne

• podstawy prawa cywilnego i gospodarczego

Usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych winno odbywać się na podstawie starannie opracowanej umowy, jednoznacznie określającej, m.in.:

• tryb i terminy dostarczania dokumentów do i od usługobiorcy

• zakres odpowiedzialności stron za kontrolę dokumentów

• obowiązki w zakresie sporządzania sprawozdawczości finansowej (w tym także GUS -owskiej, deklaracji podatkowych)

• zakres odpowiedzialności usługobiorcy z tytułu ustalania wielkości podatkowych i innych danych stanowiących podstawę dyspozycji pieniężnych dla zleceniodawcy

• zakres innych czynności, jak np. korespondencja z kontrahentami dotycząca rozliczeń ; korespondencja z organami podatkowymi, przygotowywanie wniosków kredytowych dla banków.

Brak umowy określającej ścisły zakres obowiązków i odpowiedzialność stron umawiających się może narazić każdą z nich na dotkliwe skutki finansowe (np. związane z płatnościami podatkowymi) oraz na określoną w przepisach prawa, w tym także w ustawie o rachunkowości odpowiedzialność karną.

Podmioty wykonujące działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych zobowiązane są do zawarcia umowy ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku z jej prowadzeniem.

W praktyce zlecanie prowadzenia ksiąg rachunkowych wyspecjalizowanym jednostkom usługowym ma miejsce w przypadku prowadzenia działalności gospodarczej na stosunkowo niewielką lub średnią skalę.

Miejsce prowadzenia ksiąg rachunkowych

Księgi rachunkowe mogą być prowadzone na terytorium Polski:

1. w siedzibie jednostki

Za siedzibę osoby prawnej uznaje się miejscowość, w której ma siedzibę jej organ zarządzający, jeżeli ustawa lub statut nie stanowi inaczej (art. 41 ustawy z 23.04.1964 r. Kodeks cywilny).

Miejscem zamieszkania osoby fizycznej jest miejscowość, w której osoba ta przebywa z zamiarem stałego pobytu (art. 25 ustawy z 23.04.1964 r. Kodeks cywilny).

2. w siedzibie oddziału (zakładu) jednostki - w przypadku jednostek posiadających w swej strukturze organizacyjnej oddziały (zakłady) prowadzące samodzielnie księgi rachunkowe, w odniesieniu do tych ksiąg (oddział krajowy może prowadzić własne księgi rachunkowe we własnej siedzibie lub w siedzibie jednostki).

Jeżeli jednostka posiada oddziały za granicą - księgi rachunkowe tych oddziałów prowadzone są w ich siedzibie, tj. w tym przypadku poza granicami Polski (w języku, walucie i według prawa obowiązującego w kraju siedziby oddziału).

3. na terytorium Polski, poza miejscami, jak wyżej, w przypadku:

• prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera (w postaci zasobów informacyjnych rachunkowości) - (miejsce powstawania i przechowywania zasobów informacyjnych rachunkowości nie ma znaczenia, wprowadzanie danych z dowodów księgowych do ksiąg rachunkowych następuje na terenie Polski)

• w razie powierzenia ich prowadzenia jednostce świadczącej tego typu usługi

pod warunkiem, że kierownik jednostki:

• powiadomi właściwy urząd skarbowy o miejscu ich prowadzenia - w terminie 15 dni od dnia ich wydania poza siedzibę jednostki (oddziału)

• zapewni ich dostępność do badania przez upoważnione organy kontroli zewnętrznej w siedzibie jednostki (oddziału).

Wymogi formalne prawidłowych ksiąg rachunkowych

Wymogi	Technika tradycyjna	Technika komputerowa
oznaczenie	księgi rachunkowe powinny być trwale i wyraźnie oznaczone:
		każda księga wiązana, każda luźna karta kontowa	każda karta kontowa mająca postać wydruku komputerowego, każde zestawienie wyświetlone na ekranie monitora
		nazwą jednostki (pełną lub skróconą) nazwą wskazującą na rodzaj księgi
			nazwą programu przetwarzania
		co do roku obrotowego, okresu sprawozdawczego i daty sporządzenia
	prowadzenie	księgi rachunkowe prowadzi się: w języku polskim (co nie wyklucza równoległego zapisu w języku i walucie obcej) w walucie polskiej Księgi oddziałów jednostki znajdujące się za granicą Polski mogą być prowadzone w języku i walucie kraju, w której oddział się znajduje.
			wydruki komputerowe ksiąg rachunkowych powinny składać się z automatycznie numerowanych stron, z oznaczeniem pierwszej i ostatniej oraz być sumowane na kolejnych stronach w sposób ciągły w roku obrotowym księgi rachunkowe należy wydrukować lub przenieść ich treść na inny komputerowy nośnik danych - zapewniający trwałość zapisu informacji przez czas nie krótszy od wymaganego dla przechowywania ksiąg rachunkowych - nie później niż na koniec roku obrotowego
	zapisy księgowe	podstawą zapisu w księgach rachunkowych są dowody księgowe (źródłowe, wtórne) zapisów w księgach rachunkowych dokonuje się: * w sposób trwały (zapis powinien być czytelny i dostępny do odczytu przez czas nie krótszy od wymaganego dla przechowywania ksiąg rachunkowych), * bez pozostawiania miejsc (pozwalających na późniejsze dopiski lub zmiany) zapis księgowy powinien zawierać co najmniej: * datę dokonania operacji gospodarczej * określenie dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu (rodzaj, numer identyfikacyjny, data wystawienia, jeżeli jest inna od daty operacji) * identyfikację operacji gospodarczej (zrozumiały tekst, jego skrót lub kod operacji; jednostka powinna posiadać pisemne objaśnienia treści skrótów i kodów) * kwotę zapisu * datę jego dokonania * oznaczenie kont, których dotyczy zapisów dotyczących operacji gospodarczych wyrażonych w walutach obcych dokonuje się w sposób umożliwiający ustalenie kwoty operacji w walucie polskiej i obcej zapisy w dzienniku i na kontach księgi głównej powinny być powiązane ze sobą w sposób umożliwiający ich sprawdzenie
			należy zapewnić automatyczną kontrolę ciągłości zapisów, przenoszenia obrotów lub sald należy stosować właściwe procedury i środki chroniące przed zniszczeniem, modyfikacją lub ukryciem zapisu

Wymogi merytoryczne (cechy) prawidłowych ksiąg rachunkowych:

• rzetelność

• bezbłędność

• sprawdzalność

• terminowość (prowadzenie na bieżąco).

Księgi rachunkowe uznaje się za rzetelne, jeżeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty (rzeczywisty przebieg operacji gospodarczych, a co za tym idzie faktyczny stan aktywów i pasywów)

Księgi rachunkowe uznaje się za bezbłędne, jeżeli:

• wprowadzono do nich kompletnie i poprawnie wszystkie zakwalifikowane do zaksięgowania w danym miesiącu dowody księgowe

• stwierdzone błędy w zapisach poprawiono poprzez korektę (nie dotyczy błędów ujawnionych po zamknięciu miesiąca oraz ksiąg rachunkowych prowadzonych przy użyciu komputera) lub storno

• zapewniono ciągłość zapisów

• zapewniono bezbłędność działania stosowanych procedur obliczeniowych.

Księgi rachunkowe uznaje się za sprawdzalne, jeżeli umożliwiają stwierdzenie poprawności:

• dokonanych w nich zapisów, stanów (sald)

• działania stosowanych procedur obliczeniowych,

a w szczególności:

• udokumentowanie zapisów pozwala na identyfikację dowodów i sposobu ich zapisywania w księgach rachunkowych na wszystkich etapach przetwarzania danych

• zapisy uporządkowane są chronologicznie i systematycznie według kryteriów klasyfikacyjnych umożliwiających sporządzenie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych oraz dokonanie rozliczeń finansowych

• zapewniona jest kontrola kompletności zbiorów systemu rachunkowości oraz parametrów przetwarzania danych - w przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera

• zapewniony jest dostęp do zbiorów danych pozwalających na uzyskanie w dowolnym czasie i za dowolnie wybrany okres sprawozdawczy jasnych i zrozumiałych informacji o treści zapisów dokonanych w księgach rachunkowych.

Księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone na bieżąco, jeżeli:

• pochodzące z nich informacje umożliwiają terminowe sporządzenie obligatoryjnych sprawozdań finansowych i innych (np. deklaracji podatkowych) oraz dokonanie rozliczeń finansowych

• zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej są sporządzane przynajmniej za poszczególne okresy sprawozdawcze:

• nie rzadziej niż na koniec miesiąca - za poszczególne miesiące

• nie później niż do 85 dnia po dniu bilansowym - za rok obrotowy

• ujęcie wpłat i wypłat gotówką, czekami i wekslami obcymi oraz obrotu detalicznego i gastronomii następuje w tym samym dniu, w którym zostały dokonane.

Przechowywanie, ochrona, udostępnianie ksiąg rachunkowych

Księgi rachunkowe	Technika tradycyjna	Technika komputerowa
przechowywanie	księgi rachunkowe powinny być przechowywane: starannie (w należyty sposób, w sposób zapewniający ich należytą ochronę) po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy: w siedzibie jednostki lub oddziału jednostki lub poza nią, w przypadku przekazania ich przechowywania jednostce świadczącej usługi w zakresie przechowywania dokumentów w oryginalnej postaci w ustalonej kolejności (porządku dostosowanym do sposobu ich prowadzenia) w podziale na okresy sprawozdawcze w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie co najmniej przez okres 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczą
ochrona	księgi rachunkowe powinny być chronione przed: niedozwolonymi zmianami nieupoważnionym rozpowszechnianiem uszkodzeniem lub zniszczeniem
			(system ochrony danych) ochrona ksiąg rachunkowych powinna polegać na: stosowaniu odpornych na zagrożenia nośników danych doborze stosownych środków ochrony zewnętrznej systematycznym tworzeniu rezerwowych kopii zbiorów danych zapisywanych na nośnikach komputerowych, pod warunkiem zapewnienia trwałości zapisu informacji przez czas nie krótszy od wymaganego dla przechowywania ksiąg rachunkowych zapewnieniu ochrony programów komputerowych i danych systemu informatycznego rachunkowości, poprzez stworzenie odpowiednich rozwiązań programowych i organizacyjnych chroniących przed nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem
udostępnianie osobie trzeciej	udostępnienie ksiąg rachunkowych osobie trzeciej wymaga: do wglądu na terenie jednostki - zgody kierownika jednostki lub osoby przez niego upoważnionej poza siedzibą jednostki (oddziału): *pisemnej zgody kierownika jednostki oraz *pozostawienia w jednostce potwierdzonego spisu przejętych dokumentów

13

5

INWENTARZ

ZESTAWIENIA

SALD

KONT KSIĄG POMOCNICZYCH

ZESTAWIENIE

OBROTÓW I SALD

KONT KSIĘGI GŁOWNEJ

KSIĘGI POMOCNICZE

KSIĘGA GŁÓWNA

DZIENNIK

DOWODY KSIĘGOWE

---