Zarządzanie - jest to zestaw działań skierowanych na zasoby i wykonywanych z zamiarem osiągnięcia celów organizacji w sposób sprawny i skuteczny.
Zasoby Funkcje |
Planowanie |
Organizowanie |
Motywowanie |
Kontrola |
Ludzkie |
X |
X |
X |
X |
Finansowe |
X |
X |
|
X |
Rzeczowe |
X |
X |
|
X |
Informacyjne |
X |
X |
|
X |
Zarządzanie kadrami - zbiór działań związanych z ludźmi ukierunkowany na osiąganie celów organizacji i zaspokajania potrzeb pracowników.
Podmiotowe traktowanie ludzi, które wyraża się w wyrażeniu: „... zaspokajanie potrzeb pracowników”.
Zarządzanie zasobami ludzkimi - proces składający się z logicznie powiązanych ze sobą czynności ukierunkowanych na zapewnienie organizacji w określonym miejscu i czasie wymaganej liczby pracowników o odpowiednich kwalifikacjach oraz tworzenie warunków stymulujących efektywne zachowania zatrudnionego personelu zgodnie z nadrzędnym celem organizacji.
Z tej definicji wynika, że pracownicy podporządkowani są celom.
Cel - stan rzecz jaki przedsiębiorstwo chce osiągnąć w określonym czasie.
Podstawowym kryterium oceny kierownika jest umiejętne stworzenie celów i stworzenie odpowiednich warunków do ich realizacji.
Nadrzędnym celem organizacji jest trwanie.
Pojęcie kadry przez wiele lat odnosiło się do kadry kierowniczej lub kadry technicznej, a tak naprawdę pojęcie kadry odnosi się do wszystkich pracowników firmy.
Proces kadrowy - systematyczna procedura służąca zapewnieniu organizacji właściwych ludzi, we właściwym czasie, na właściwych miejscach.
Elementy procesu kadrowego: (wg L. Zbiegień Maciąg)
Zatrudnienie
Rozwój pracowników
Wynagradzanie
Ocena efektów pracy
Struktura procesu kadrowego:
Planowanie kadr
analiza zasobów
Rekrutacja (nabór)
Analiza pracy
Selekcja (dobór kandydatów)
Zatrudnienie pracownika
Wprowadzanie do pracy (adaptacja społeczno - zawodowa)
Okresowe oceny pracowników
Motywowanie i wynagradzanie pracownika
Szkolenie i doskonalenie pracowników
Przeniesienia pracowników
Odejścia pracowników
Wartościowanie pracy - ocenianie pracy (a nie pracowników) przedmiotem oceny jest praca wykonywana na danym stanowisku.
Zewnętrzne czynniki determinujące zarządzanie kadrami:
Globalizacja (wpływ kapitału, zakup licencji; wejście do UE)
Konkurencja (ograniczony dostęp do zasobów, np. zabieganie o zdolnych studentów)
Technologia (ma pozytywny i negatywny wpływ, np. większa wydajność pracy, mniej miejsc pracy, pojawiają się i znikają pewne branże, np. koleje, informatyka, garncarz; większa jakość, obniżka kosztów, likwidacja stanowisk uciążliwych)
Czynniki polityczno - prawne (polityka rządu, dostosowanie się do prawa międzynarodowego, nowelizacja kodeksu pracy)
Czynniki demograficzne (problemy niepełnosprawnych, sytuacja kobiet, nowe oczekiwania młodzieży)
Czynniki społeczno - kulturowe (postawy społeczne, religia, szeroko rozumiana polityka)
Rynek pracy (sytuacje na tym rynku)
Wewnętrzne czynniki determinujące zarządzanie kadrami:
Strategia organizacji
Struktura organizacyjna
Kultura organizacyjna (normy, rytuały, symbole, mity)
Przywództwo (jacy są kierownicy)
Organizacja produkcji
Członkowie organizacji
Podmioty zarządzania kadrami (kto ma wpływ na zarządzanie kadrami)
Wewnętrzny wpływ:
Kierownik (menedżer)
Wyspecjalizowana komórka kadrowa (dział kadr)
Przedstawicielstwo załogi (np. Związki zawodowe, samorząd pracowniczy, rada pracownicza ⇐ wyłaniają związki zawodowe, jeżeli nie ma to organizuje się wybory; rada pracownicza ma większe prawa (siłę) niż związki zawodowe)
Organy kontroli (np. audytorzy, rewident zakładowy)
Akcjonariusze, rada nadzorcza
Zewnętrzny wpływ:
Instytucje ustawodawcze i moderujące (Sejm, Senat, Prezydent)
Instytucje kontrolno - porządkowe (Państwowa Inspekcja Pracy, Sanepid)
Banki, organizacje finansowe i ubezpieczeniowe, Urzędy Skarbowe
Instytucje kształcąco - szkoleniowo - doradcze
Jednostki władzy państwowej i samorządowej (Rząd, wojewoda, rada gminy, starosta, wójt, rada powiatu, sejmik wojewódzki)
Media (radio, prasa, telewizja)
Organizacje gospodarcze (konkurenci, Narodowy, Fundusz Inwestycyjny)
Organizacje non-profit o dużym autorytecie (np. Green-Peace, Batorego, Międzynarodowa Organizacja Pracy)
Analiza zasobów ludzkich
Jedną z podstaw wszelkich decyzji w sferze zarządzania zasobami ludzkimi jest pełna i aktualna informacja o ich stanie i zamiarach. Dlatego przedsiębiorstwo powinno prowadzić analizę zasobów ludzkich, którą rozumieć należy jako badanie stanu oraz tendencje jakim podlegają zasoby ludzkie w przedsiębiorstwie.
Cele analizy zasobów ludzkich
Dostarcza informacji zwłaszcza sygnalizuje nieprawidłowość zjawiska i tendencje w obszarze kadr
Ułatwia planowanie zatrudnienia
Stanowi merytoryczną podstawę wszelkich działań kadrowych
Pomaga przygotowywać, uzasadnić i podejmować decyzje w sprawach personalnych
Umożliwia dokonywanie porównań sytuacji kadrowej w czasie i przestrzeni
Analizę dzielimy na:
Analizy statyczne, czyli badanie stanu rzeczy na dany moment (GUS)
Analizy dynamiczne - badania zmian tych stanów w czasie
LUB
Analizy rutynowe
Analizy okazjonalne
Analizy zasobów ludzkich mogą być prowadzone na trzech poziomach złożoności:
Ogólnym (to jest poziomie całego przedsiębiorstwa)
Grupowym (w konkretnej jednostce organizacyjnej grupie czy zespole pracowniczym)
Jednostkowym (w odniesieniu do pojedynczego pracownika)
Analizy zasobów ludzkich mogą mieć charakter ilościowy i jakościowy. Zarządzanie zasobami ludzkimi oparte na wskaźnikach ilościowych, wartościowych i procentowych nazywane jest controllingiem
Analiza zasobów może obejmować:
Analizę struktury zasobów ludzkich
Analizę płynności i stabilności zasobów ludzkich
Analizę produktywności i kosztów zasobów ludzkich
Inne obszary prowadzenia analiz
Analiza struktury zasobów ludzkich.
Strukturę zasobów ludzkich rozpatruje się w trzech głównych płaszczyznach:
Struktury rodzajowej zatrudnienia
Struktury kwalifikacyjno - zawodowej
Struktury społecznej
Struktura rodzajowa zatrudnienia w firmie jest rozpatrywana z punktów widzenia:
Wymiaru czasu pracy
Podstawy prawnej
Okresu zatrudnienia
Odpowiednio do tego dzieli się pracujących dla firmy na :
(według wymiaru czasu pracy) zatrudnionych w pełnym wymiarze (na pełnym etacie) i zatrudnionych w pełnym wymiarze (na część etatu) - liczba zatrudnionych może być znacznie większa niż liczba etatów, biorąc pod uwagę zatrudnienie na cząstki etatów (na pół etatu najczęściej zatrudnia się szkoleniowców BHP, radców prawnych)
(według podstawy prawnej) zatrudnionych w trybie stosunku pracy, zatrudnionych na zlecenie i umowę o dzieło, zatrudnionych na zasadzie leasingu pracowniczego.
(według okresu zatrudnienia) zatrudnionych na stałe i zatrudnionych na kontrakty w tym sezonowo.
Analiza struktury rodzajowej służy głownie planowaniu zatrudnienia oraz podejmowaniu działań w obszarze doboru i zwalniania pracowników.
Struktura kwalifikacyjno - zawodowa - ukazuje podział załogi przedsiębiorstwa na kategorie w obrębie takich kryteriów jak:
wykształcenie (podstawowe, gimnazjalne, zawodowe, licealne, techniczne, pomaturalne)
staż pracy
zajmowane stanowisko
zawód
Staż pracy mierzy się w latach. W analizach zatrudnienia przyjęło się stosować 3 zasadnicze charakterystyki stażu pracy:
staż pracy ogółem
staż pracy w danej firmie
staż pracy na danym stanowisku
Struktura społeczna załogi obejmuje szereg cech:
płeć
wiek
zarobki
stan cywilny i rodziny
miejsce zamieszkania
Analiza płynności i stabilności zasobów ludzkich
Bardzo często podmiotem analizy zasobów ludzkich jest ruchliwość pracownicza, obejmująca wszelkie zmiany pozycji ludzi w przestrzeni zróżnicowania społeczno-zawodowego, przede wszystkim procesy zmiany miejsca pracy, stanowiska pracy i płacy.
Rozróżnia się ruchliwość pracowniczą pionową i poziomą.
Istotnym przejawem ruchliwości pracowniczej są:
przestrzenna ruchliwość pracownicza
ruchliwość zawodowa (zmiana zawodu)
ruchliwość stanowiskowa (związana z awansami)
ruchliwość płacowa (awanse płacowe)
Do pomiaru i oceny skali oraz dynamiki płynności pracowniczej wykorzystuje się współczynniki:
przyjęć
zwolnień (odejść)
ogólny współczynnik płynności
Współczynnik przyjęć przyjmuje postać:
WP = Lp / Zo
Wp - współczynnik przyjęć
Lp - liczba przyjętych w danym okresie
Zo - zatrudnienie ogółem
Współczynnik zwolnień i odejść przedstawia się następująco:
WZ = Lz / Zo
WZ - współczynnik zwolnień
Lz - liczba zwolnień
Zo - liczba zwolnionych (tych którzy odeszli) w danym okresie
Ogólny współczynnik płynności ma postać:
WO = Lp +Lz / Zo
Odejściami nazywamy zwolnienia inicjowane przez pracownika i zwolnienia z przyczyn naturalnych. Zaś zwolnienia stricto są inicjowane przez pracodawcę.
Skutki płynności kadr dla przedsiębiorstwa mają charakter negatywny i pozytywny.
Do negatywnych zalicza się:
obniżenie wydajności i jakości
zmniejszenie produkcji, przychodów i wyników
opóźnienia w realizacji zamówień klientów
utrata środków zainwestowanych w rozwój potencjału ludzkiego
Do pozytywnych zalicza się:
poprawa wydajności i jakości pracy
podniesienie poziomu dyscypliny pracy
większa motywacja personelu
Tendencją przeciwstawną do płynności jest stabilność pracownicza, którą rozumie się jako poziom trwałości zatrudnienia w firmie.
Analiza kosztów pracy.
Koszty pracy (koszty zasobów ludzkich) rozumie się na ogół wydatków jakie firma ponosi w związku z pozyskiwaniem, utrzymaniem przekwalifikowaniem i doskonaleniem pracowników oraz tytułu obligatoryjnych składek na ubezpieczenia społeczne.
W szerszym znaczeniu są to wszelkie wydatki pracownicze poniesione przez przedsiębiorstwo w związku z zatrudnianiem ludzi.
W znaczeniu najwęższym - to jedynie koszty wynagrodzenia.
Kwalifikacja rodzajowa kosztów pracy w przedsiębiorstwie.
Lp. |
Pozycja |
Wyszczególnienie |
1 |
Koszty wynagrodzeń |
Z osobowego funduszu płac (związane z umowami o pracę)
Z bezosobowego funduszu płac (związane z umowami cywilno prawnymi)
|
2 |
Narzuta na wynagrodzenia (stanowi około 50% wynagrodzenia zasadniczego) |
|
3 |
Koszty rekrutacji i zwolnienia |
|
4 |
Koszty szkolenia i doskonalenia |
|
5 |
Koszty socjalne i bytowe |
|
6 |
Koszty BHP |
|
7 |
Koszty dojazdów do pracy i podróży służbowych |
|
8 |
Koszty związków zawodowych |
|
9 |
Odszkodowania (poza wypadkowym) |
|
10 |
Koszty utrzymania i działalności służby pracowniczej |
|
11 |
Koszty doradztwa personalnego o outsourcingu personalnego |
|
12 |
Koszty strajków i przerw w pracy |
|
W badaniach bierze się pod uwagę różne kategorie kosztów pracy:
ze względu na punkt odniesienia:
całkowite koszty pracy to jest przypadające na całe przedsiębiorstwo
jednostkowe koszty pracy przypadające na jednego zatrudnionego (lub godzinę pracy)
ze względu na charakter zmienności
stałe koszty pracy - niezależne od wielkości produkcji
zmienne koszty pracy zależne od wielkości produkcji
końcowy koszt pracy - ustalony jako przyrost całkowitego kosztu pracy na jednostkę przyrostu zatrudnienia.
Inne obszary:
wykorzystanie czasu pracy
stanu zdrowotnego załogi
stanu BHP
dyscypliny pracy
adaptacji pracowniczej
integracji pracowniczej
zadowolenia i nie zadowolenia
Planowanie zasobów ludzkich.
W znaczeniu:
wąskim jest to określenie potrzeba co do liczby i struktury zawodowo-kwalifikacyjnej pracowników
szerokim - są to przejawy planowania spraw pracowniczych, w tym wielkości zatrudnienia, struktury kwalifikacyjnej, rekrutacji, zwolnień, płac, szkoleń, awansów, ocen, itp.
Planowanie zasobów ludzkich powinno uwzględniać 4 aspekty przyszłych potrzeb kadrowych:
ilościowy
jakościowy
czasowy
przestrzenny (który zakład, która fabryka)
Celem planowania zasobów ludzkich jest
optymalizacja przyszłego zatrudnienia, to jest dostosowania jego stanu do potrzeb
wprowadzenia porządku w działaniach kadrowych
ukierunkowanie przyszłych poczynać w tej dziedzinie
przygotowanie do przyszłych decyzji personalnych
ograniczenie niepewności i ryzyka, a tym samym nadmiernych kosztów, strat: marnotrawstwa w obszarze zasobów ludzkich
przygotowanie się z odpowiednim wyprzedzeniem czasowym na wypadek występowania ubytków, braków czy nadmiaru.
Plany zasobów ludzkich można klasyfikować według rozmaitych kryteriów. Ze względu na podmiot planowania wyróżnia się:
plan zasobów ludzkich całej firmy
plany pionów organizacyjnych
plany zasobów ludzkich jednostek organizacyjnych
plany komórek organizacyjnych
Z punktu widzenia horyzontu czasu wyróżnia się plany:
długo terminowe (strategiczne) >5 lat
średnio terminowe (taktyczne) 1 - 5 lat
krótko terminowe (operacyjne) 1 rok
Kryterium przedmiotu pozwala rozróżnić:
plan zatrudnienia (przemieszczeni, odejścia, planowane zatrudnienia)
plan doskonalenia kadr (działanie)
plan rozwoju pracowników (efekty)
plan następstw (kto na miejsca zwolnione przez emerytów)
plan działań motywacyjnych (korekty wynagrodzeń)
Plany zasobów ludzkich mogą mieć charakter obligatoryjny(obowiązkowy plan wynagrodzeń) i nieobligatoryjny.
Proces planowania zasobów ludzkich.
Potrzeby kadrowe można rozpatrywać w kategoriach popytu na zasoby ludzkie, posiadane zasoby - w kategorii podaży,
Potrzeby kadrowe = popyt
Posiadane zasoby (stan zatrudnienia) = podaż
Można wyróżnić 3 modelowe sytuacje zależności pomiędzy podażą a popytem na zasoby ludzkie.
Sytuacja I kiedy podaż pracy na wewnętrznym rynku pracy równa się popytowi oznacza stan równowagi. W takiej sytuacji należy zastosować optymalizację obsad.
Sytuacja II kiedy podaż zasobów ludzkich przewyższa popyt oznacza nadmiar zatrudnienia często oznacza konieczność redukcji części personelu.
Alternatywy wobec zwolnień:
Ograniczenie naboru z zewnątrz
Redukcja godzin nadliczbowych
Nie przedłużenie umów czasowych i umów na wykonanie określonej pracy
Zmniejszenie czasu pracy
Wcześniejsze emerytury
Sytuacja III kiedy podaż jest za mała. Oznacza to niedobór zatrudnienia często oznacza rekrutację.
Alternatywy wobec rekrutacji:
Godziny nadliczbowe
Poszerzenie zakresu zadań zatrudnionych
Usprawnienie organizacji pracy
Przezbrojenie stanowisk
Angażowanie na podstawie umów cywilno - prawnych na czas określony, leasing pracowników
Metody planowania zasobów ludzkich
Grupy metod (według Pocztowskiego)
Metody intuicyjne
Metody oparte na pomiarze pracochłonności
Metody matematyczne
Inny układ metod (wg Pawlaka)
Metody planowania popytu
Metody planowania podaży
Metody bilansowania
Metody planowania popytu
Metoda porównań - (sięganie do doświadczeń innych organizacji); Wybiera się liderów. Wada -trudności z dotarciem
Metoda delficka (ekspercka) - sięganie po ekspertów. Sięgamy kiedy przedsięwzięcie ma charakter nowatorski. Problemy - problem ze znalezieniem odpowiednich specjalistów, problem czasu i kosztów (eksperci są drodzy)
Metoda współczynnikowa - stosuje się do planowania wybranych grup w organizacji. Np. Przyjmuje się, że na 480 studentów 1 pracownik dziekanatu.
Metoda planowania według norm pracy - stosuje się tam gdzie praca jest normowana.
Norma pracy - miara nakładów pracy żywej
Rodzaje norm:
* czasu, pracochłonności - ile czasu trzeba zużyć
* wydajności - ile wyrobów wytworzymy w jednostce czasu
* obsługi - ile urządzeń obsługuje 1 osoba
* obsady - ile osób jest niezbędnych do obsługi maszyny, urządzenia
Metoda planowania schematu organizacyjnego i planu przestrzennego - dotyczy to w szczególności stanowisk kierowniczych oraz stanowisk administracyjno - biurowych.
2. Metody planowania podaży.
Podaż zasobów ludzkich stanowią ludzie już zatrudnieni w przedsiębiorstwie. Do głównych metod planowania podaży można zaliczyć:
Metoda analizy danych osobowych - (teczki personalne) - (np. lata odejścia pracowników na emeryturę, nagrody jubileuszowe, staże pracy) niektóre zmiany w stanie liczebnym oraz strukturze posiadanych zasobów ludzkich są możliwe do przewidzenia na podstawie informacji z teczek personalnych.
Metoda sondaży - o motywach odejść, zmiany zawodu, stanowiska
Metoda analizy trendów historycznych - np. płynności, stabilności
3. Metody bilansowania.
Metoda odgórna - planowanie odgórne (centralistyczne). Zaletą jest stosunkowo duża łatwość techniczna i szybkość opracowania planu. Słabością - plan nie zawsze uwzględnia specyfikę sytuacji na danym szczeblu czy danej jednostce organizacyjnej skutkiem czego łatwo o pomyłkę. W efekcie w firmie może się ujawnić zarówno deficyt jak i nadwyżka kadr.
Metoda oddolna - zaletą jest możliwość dobrego dopasowania planu do potrzeb. Jednak w praktyce występuje tendencja do zawyżania potrzeb kadrowych, co powoduje nieraz znaczne nadwyżki personalne a tym samym nadmierne koszty pracy.
Metoda interacyjna (czółenkowa) - planowanie interacyjne jest metodą polegającą na dochodzeniu do planu zatrudnienia na drodze stopniowych konsultacji i uzgodnień prowadzonych między kierownikami. Zaleta - możliwość dobrego zbilansowania podaży i potrzeb na zasoby ludzkie. Wada - bardzo długi okres planowania.
Metoda wielopoziomowa - zakłada, że uzgodnienia są prowadzone jednocześnie pomiędzy sąsiednimi szczeblami, co także prowadzi do zbilansowania podaży i popytu na kadry.
Analiza pracy.
Przez pracę w przedsiębiorstwie rozumie się ogół zadań realizowanych przez zatrudnionych w nim ludzi, które służą realizacji jego celów.
Podmiotowy podział pracy wskazuje na wykonawców pracy - ludzi pracujących na stanowiskach pracy albo zespoły ludzkie.
Czynnościowy podział pracy - ukazuje dynamiczną stronę podziału pracy ... procesu obejmującego kolejne czynności, operacje, etapy i fazy w dochodzeniu do określonego rezultatu.
Analizy pracy można prowadzić przy podejściu statystycznym, dynamicznym i mieszanym.
W zarządzaniu zasobami ludzkimi zastosowanie ma przede wszystkim analiza pracy na poziomie stanowiska pracy.
Proces analizy pracy.
Analizą pracy powinno się objąć wszystkie stanowiska pracy w firmie. Źródłem informacji o stanowisku pracy może być:
Proces pracy na stanowisku
Człowiek - osoba zatrudniona na danym stanowisku, przełożony/pracownicy, specjalista-zawodoznawca
Wytwór pracy (rezultat)
Dokumentacja przedsiębiorstwa w tym zwłaszcza:
Techniczna (opisy maszyn i urządzeń)
Technologiczna (opisy procesów pracy)
Organizacyjna (zakresy zadań, regulaminy, instrukcje)
Ekonomiczna (np. analizy wydajności pracy, wypadkowości)
Akta osobowe pracowników, dzienniki pracy.
Wyróżnia się następujące metody zbierania informacji o stanowisku pracy:
Metody obserwacji
Metody sondażu
Metoda analizy wytworów pracy
Metoda analizy dokumentów.
Opis stanowiska pracy - jest dokumentem zawierającym główne charakterystyki danego stanowiska. Każda firma powinna posiadać swój wzór opisu. Głównymi elementami składowymi opisu stanowiska pracy powinny być :
Zadania - działania i czynności będące do wykonania
Materiał - to co jest przedmiotem obróbki na stanowisku pracy
Obsada - człowiek pracujący na stanowisku
Wyposażenie - maszyny, urządzenia, narzędzia pracy i inne
Stanowisko - otoczenie i warunki pracy w tym materialne
Metody pracy - sposoby wykonywania powierzonych zadań
Ukształtowanie środowiska - powierzchnia pracy, struktura przestrzenna
Organizacja
Rozbudowany opis stanowiska pracy:
Nazwa stanowiska
Nazwa komórki organizacyjnej
Bezpośredni przełożony
Bezpośredni podwładni
Stała współpraca wewnętrzna
Stała współpraca zewnętrzna
Ogólny cel pracy (wytwór, rezultat)
Zakres zadań
Zakres obowiązków
Zakres uprawnień
Zakres odpowiedzialności
Przedmiot pracy (postać, wymiary, waga)
Czas pracy i przerw
Środki pracy (narzędzia, maszyny, urządzenia)
Wyposażenie pomocnicze
Powierzchnia pracy i rozplanowanie stanowiska pracy (rysunek)
Pozycja ciała przy pracy
Materialne środowisko pracy (temperatura, oświetlenie, hałas, zapylenie)
Społeczne środowisko pracy
Rozwinięte zestawienie wymagań kwalifikacyjnych - profil kwalifikacyjny:
Wiedza (ogólna, specjalistyczna zawodowa, branżowa)
Doświadczenie (staż pracy w latach, dotychczasowe miejsca pracy)
Umiejętności (manualne, organizacyjne, językowe, itp.)
Cechy intelektu (inteligencja ogólna, wyobraźnia przestrzenna, pamięć, itp.)
Cechy osobowości (uczciwość, konfidencjonalność, cierpliwość)
Cechy fizyczne (siła fizyczna, zręczność, stan zdrowia fizycznego i psychicznego, odporność na stres)
Cechy społeczne (łatwość nawiązywania kontaktów, komunikatywność, kultura osobista, itp.)
W profilu kwalifikacyjnym powinno być niewiele (na racjonalnym poziomie) wymagań aby nie zniechęcić kandydatów.
Poszczególne wymogi kwalifikacyjne mają różne znaczenie przy doborze człowieka na dane stanowisko. Dlatego celowe jest podzielenie ich na dwie kategorie:
Wymogi bezwzględnie obowiązujące
Wymogi względnie obowiązujące (kwalifikacje, które są mniej ważne, ktoś może coś umieć, ale nie musi)
Metody analizy pracy
W zależności od charakteru danego stanowiska mogą to być:
Obserwacja ciągła tzw. fotografia dnia pracy
Metoda obserwacji migawkowych
Samoobserwacja - samofotografia dnia pracy
Metoda ankietowa
Metoda wywiadu
Analiza wytworów (rezultatów pracy)
Analiza dokumentów
Dobór pracowników.
W doborze można wyróżnić 4 fazy:
Rekrutację = nabór (werbunek)
Selekcję = dobór (w wąskim znaczeniu)
Przyjęcie do pracy
Adaptację pracowniczą
Rekrutacja
Istota i procedura rekrutacji
Pierwszym etapem procedury doboru jest rekrutacja, czyli proces pozyskiwania kandydatów do pracy, nazywany także naborem lub werbunkiem. Celem rekrutacji jest znalezienie grupy kandydatów spośród których w drodze selekcji zostanie wyłoniony najlepszy kandydat
Rekrutacja aktywna
Rekrutacja bierna (kandydaci sami wysyłają dokumenty lub bierze się dokumenty z poprzednich rekrutacji z baz danych)
Rekrutacja pośrednia (prowadzona przez wyspecjalizowaną firmę)
Funkcje rekrutacji:
Informacyjna (informowanie otoczenia)
Motywacyjna (działania mają być skuteczne tak aby jak najwięcej kandydatów odpowiedziało na ogłoszenie)
Preselekcji (wstępna selekcja).
Schemat procesu rekrutacyjnego
Plan potrzeb kadrowych
Profil kwalifikacyjny kandydata alternatywy wobec doboru
Rekrutacja wewnętrzna Rekrutacja zewnętrzna
Przygotowanie oferty pracy
Wstępna analiza rynku pracy (określenie zakresu rekrutacji)
Skierowanie oferty na rynek pracy
Przyjmowanie zgłoszeń od zainteresowanych kandydatów
Lista kandydatów do pracy
Selekcja
Źródła rekrutacji:
wewnętrzne (załoga firmy) - rekrutacja zamknięta
zewnętrzna (zewnętrzny rynek pracy) - rekrutacja otwarta
Metody (techniki) rekrutacji wewnętrznej:
rekomendacje wewnętrzne
ogłoszenia wewnętrzne
korzystanie z rezerwy kadrowej
korzystanie z list sukcesorów (następców wychowanych przez szefa)
Zalety i wady rekrutacji wewnętrznej
ZALETY |
WADY |
|
|
„efekt domina |
Rekrutacja zewnętrzna
Istnieją 3 główne przesłanki rekrutacji zewnętrznej:
konieczność uzupełnienia ubytków personelu
konieczność pozyskania kwalifikacji, jakich nie ma personel
konieczność pozyskania ludzi do nowo utworzonych stanowisk pracy czy rozpoczynanych przedsięwzięć.
Na wstępie należy opracować ofertę pracy. Ofertę tą przygotowuje się na podstawie opisu stanowiska pracy i profilu kwalifikacyjnego kandydata. Powinna ona zawierać:
określenie głównych cech stanowiska pracy
zestawienie podstawowych oczekiwań firmy wobec kandydata
określenie sposobu, terminu i miejsca złożenia oferty przez kandydata - oferta kandydata powinna zawierać list motywacyjny (podanie o pracę) i życiorys (CV), ale mogą być wymagane jeszcze inne informacje i dokumenty
Rekrutując ludzi z zewnątrz, mamy możliwość sięgnięcia do różnych kategorii osób.
W procesie rekrutując z zewnątrz zastosowanie ma wiele metod:
ogłoszenie prasowe (kolumnowe -minimalne i ramkowe)
komunikaty i ogłoszenia radiowe i telewizyjne
Internet
rekomendacje
własny bank danych o potencjalnych kandydatach
współpraca z urzędami pracy współpraca z firmami doradczymi
targi pracy (giełdy pracy)
dni otwarte
kandydaci z ulicy
współpraca ze szkołami (głównie wyższymi) biura karier
Proces rekrutacji kończy się z chwilą wpłynięcia do firmy ofert przedstawionych przez kandydatów.
Prawdopodobieństwo znalezienia kandydata:
0,9
0,3 0,01296 = 0,013
0,5 13 pracowników z tysiąca
0,5
0,6
0,4
0,8
Selekcja
Procedury:
kompensacyjna - wszyscy kandydaci przechodzą wszystkie elementy
bieg przez płotki - nie spełnienie warunku oznacza eliminację
hybrydowa - na początku stosowany jest bieg przez płotki i z kandydatami, którzy zostaną stosowana jest procedura kompensacyjna.
Cel rozmowy - uzupełnienie dokumentacji, sprawdzenie poziomu znajomości, np. języka obcego, programu komputerowego; obserwacja (sprawdzenie, czy kandydaci posiadają pożądane cechy, np. aparycja, elokwencja); weryfikacja świadectw i dokumentów, testy, ostateczna rozmowa kwalifikacyjna, badania lekarskie, zatrudnienie na okres próby, ostateczna decyzja.
Kryteria ocen kandydatów:
sformalizowane (potwierdzone dokumentem - wiek, wykształcenie, doświadczenie zawodowe) i niesformalizowane (cechy charakteru, predyspozycje)
mierzalne (wiek, staż pracy, niektóre osiągnięcia) i niemierzalne (wykształcenie, kierunek studiów)
pozytywne (pożądane cechy) i negatywne (cechy niepożądane, np. palący papierosy)
legalne (dopuszczone) i nielegalne (np. pytanie o liczbę dzieci, przynależność związkową)
podstawowe (wymagane) i uboczne (pożądane)
obiektywne i subiektywne
ogólne i specyficzne
Metody badania i oceny:
1. Analiza przedłożonych dokumentów:
podanie o pracę (list motywacyjny)
życiorys (CV, resume)
świadectwa szkolne, dyplomy naukowe
certyfikaty (zaświadczenia)
referencje (list polecający)
listy osiągnięć zawodowych
świadectwo pracy
świadectwo zdrowia
2. Ankieta, np. specjalny kwestionariusz w podaniu o pracę
3. Wywiad:
wywiad bezpośredni
wywiad telefoniczny
wywiad indywidualny
wywiad grupowy
wywiad swobodny
wywiad kwestionariuszowy
wywiad prosty
wywiad pogłębiony
wywiad informacyjny
wywiad stresujący
Najczęściej stosowaną odmianą wywiadu jest rozmowa kwalifikacyjna realizowana zwykle w formule:
bezpośrednie
indywidualnej
kwestionariuszowej
prostej
4. Obserwacja
5. Testy (selekcyjne) rodzaje:
rodzaj badanych cech kandydatów: wiedzy, zdolności, umiejętności, predyspozycji, zdrowia
rodzaj mierzonego efektu końcowego: ilości wykonania, czasu wykonania, jakości wykonania (bezbłędności)
sposób badania cech kandydatów: pisemne, ustne, czynnościowe
ograniczenie czasu wykonania: z czasem ograniczonych, bez ograniczenia czasowego
sposób udzielania odpowiedzi: wyboru odpowiedzi z listy lub dopełnienie brakującej odpowiedzi
sposób przeprowadzenia pomiaru: standaryzowane, niestandaryzowane
wykorzystanie aparatury technicznej.
Dobry test - zwłaszcza psychologiczny - powinien cechować się:
obiektywnością - wynik testu powinien być niezależny od osoby badającej
rzetelnością - błąd pomiaru winien być mały
czułością - test powinien pozwalać na mierzenie nawet małego odchylenia cechy
trafnością - obszar zastosowania testu, to jest wnioskowanie na jego podstawie o cechach badanej osoby, nie może budzić wątpliwości - powinien być empiryczny
standardowością - wszyscy badani powinni mieć stworzone identyczne warunki rozwiązania testu
znormalizowaniem - test powinien być wyposażony w normy (skale) umożliwiając zakwalifikowanie odpowiedzi jako bardzo dobrych, dobrych, itd. Dopasowane do warunków danej społeczności, np. kraju
6. Metoda centrum oceny (assesment center)
7. Konkursy na stanowiska
cechami konkursu są: jawność, złożoność.
Niekonwencjonalne metody selekcji:
grafologia - analiza cech charakteru na podstawie pisma
poligraf - wykrywacz kłamstw
analiza biorytmów
astrologia
numerologia
Przyjmowanie do pracy
Do ważniejszych dokumentów zalicza się:
świadectwo pracy otrzymywane od poprzedniego pracodawcy
dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe (dyplom, zaświadczenia, artyfikaty)
kwestionariusz osobowy - standardowy formularz wypełniany przez przyszłych pracowników, zawierający zbiór podstawowych informacji
fotografia (kilka sztuk) - np. legitymacji służbowej, kwestionariusza osobowego
Schemat przyjmowania do pracy
Złożenie dodatkowych dokumentów
Negocjacje warunków zatrudnienia
Podpisanie umowy o pracę
Z....................NIESKOŃCZONE
Treść i nawiązanie stosunku pracy
Stosunek pracy jest szczególnego rodzaju stosunkiem prawnym zobowiązaniowym, w którym obie strony (pracodawca i pracownik) zobowiązują do wzajemnych świadczeń. Pracownik - do wykonywania pracy, pracodawca do zatrudnienia pracownika i wypłacania wynagrodzenia.
Cechy charakterystyczne stosunku pracy:
pracownik zobowiązany jest do osobistego wykonywania pracy - nie może jej wykonywać za pośrednictwem innych osób
odpłatność pracy
za wykonywaną pracę pracownikowi przysługuje wynagrodzenie, którego wysokość jest uzależniona od rodzaju (charakteru) pracy i jej ilości.
Organizacyjne podporządkowanie pracownika.
Wykonujący pracę zobowiązany jest do podporządkowania się poleceniom kierownictwa zakładu co do miejsca, czasu, sposobu wykonywania pracy (poddanie dyscyplinie), przy czym dotyczy to wyłącznie poleceń związanych z pracą.
Ryzyko pracodawcy:
ryzyko techniczne (produkcyjne)
ryzyko osobowe
ryzyko gospodarcze
ryzyko socjalne
Istnieją dwa rodzaje stosunków pracy:
pracowniczy stosunek pracy
spółdzielczy stosunek pracy
Kodeks pracy (art. 25 &1) rozróżnia cztery podstawowe rodzaje umów o pracę:
umowę na okres próbny - umowa terminowa
umowę na czas określony - umowa terminowa
umowę na czas wykonania określonej pracy - umowa terminowa
umowę na czas nieokreślony - umowa bezterminowa
Stosunek pracy może również powstać na podstawie aktów jednostronnych:
powołania
wyboru
mianowania
Adnotacja pracownicza:
Płaszczyzny adnotacji:
powierzonych zadań
warunków techniczno - organizacyjnych pracy
warunków społecznych pracy
Powierzone zadania - bieżące i okresowe. Szczegółowy zakres zadań nowy pracownik powinien otrzymać od swego przełożonego na piśmie.
Warunki techniczno - organizacyjne - to ogół elementów materialnego środowiska pracy oraz charakterystyk organizacji pracy: zalicza się do nich:
lokalizację miejsca pracy
powierzchnię i przestrzeń pracy (wymiary, kształt)
środowisko naturalne
wyposażenie stanowiska pracy (narzędzia i maszyny)
przedmiot pracy (rodzaj i ciężar)
czas i tempo pracy (długość, godziny rozpoczęcia i zakończenia)
zakres kooperacji wewnętrznej i zewnętrznej
przepisy wewnętrzne
Przez warunki ekonomiczne pracy - wynagrodzenie oraz nagrody i kary o charakterze porządkowym związane z wykonywaną pracą.
Przypadki adaptacji pracowniczej:
adaptacja pełna - gdy pracownik dobrze wykonuje swe zadania, czerpie satysfakcję z pracy
adaptacja zewnętrzna - gdy pracownik dobrze wykonuje pracę, ale nie dostarcza mu ona satysfakcji
adaptacja wewnętrzna - gdy poziom wykonywania zadań jest odpowiedni, ale praca dostarcza satysfakcji
brak adaptacji
Oceny pracowników.
Informacja o pracowniku jest dużo szersza i wiarygodniejsza niż o kandydacie.
Ocena - wartościująca opinia powstająca w następstwie porównania obiektu oceny, czyli pracownika bądź jego wybranych cech z przyjętym wzorcem.
Wzorzec - może być nim inny pracownik lub można stworzyć taki wzorzec (naturalny lub sztuczny).
Funkcje oceny:
Funkcja informacyjna - wynik oceny niesie istotne informacje dla ocenianego i pracodawcy
Funkcja decyzyjna - wszelkie decyzje kadrowe dokonywane są na podstawie rzetelnej informacji uzyskanej z oceny pracownika
Funkcja korekcyjna - wyraża się to w tym, że wyniki oceny służą wskazaniu mocnych i słabych stron pracownika, które należy poprawić, skorygować
Funkcja motywacyjno - wychowawcza - oceny motywują do lepszej pracy
Funkcja rozwojowa - związana z funkcją korekcyjną i funkcją motywacyjno - wychowawczą
Cele oceny (związane są ściśle z funkcjami)
Korekta wynagrodzeń (główny cel)
Rozpatrzenie możliwości awansu
Określenie potrzeb szkoleniowych i podejmowanie decyzji o wysłaniu pracownika na szkolenie
Badanie zasadności dalszego zatrudnienia
Proces oceny - najczęściej ocenianie identyfikuje się z wypełnieniem testów, ale wiąże się to z przygotowaniem testów oraz ich przeprowadzeniem.
Elementy procesu oceny:
Przygotowanie procesu oceny - merytorycznie, psychologicznie i organizacyjnie. Merytorycznie to znaczy trzeba podjąć pewne rozstrzygnięcie, np. kto będzie oceniać, jakie kryteria będą stosowane do oceny. Organizacyjnie związane między innymi z przygotowaniem miejsca. Psychologicznie to stworzenie takiej atmosfery, aby pracownicy dostrzegali sens i obiektywność oceny. Nie mogą odczuwać tego jako działań wymierzonych przeciw nim.
Przeprowadzenie oceny
Omówienie wyników z pracownikami
Wyciągnięcie praktycznych konsekwencji
Ocena procesu oceny - wyciągnięcie wniosków na przyszłość.
Podmioty oceny: (kto dokonuje oceny)
Bezpośredni przełożony
Podwładny
Klienci wewnętrzni (współpracownicy), klienci zewnętrzni
Specjaliści z zewnątrz
Samoocena
Komisje lub zespoły - znaczenie tego podmiotu jest duże
Podmioty oceniane:
Pracownicy
Kryteria oceny:
Kwalifikacyjne - wiedza (uprawnienia), doświadczenie (staż), umiejętności, stan zdrowia
Efektywnościowe - oszczędności (np. kosztów), liczba pozyskanych klientów, procent zysku
Behawioralne (zachowanie) - punktualność, zdyscyplinowanie, obowiązkowość, uczciwość
Osobowościowe
Rodzaje ocen:
Forma oceniania pozwala wyróżnić oceny ustne i pisemne
Charakter oceniania pozwala wyróżnić oceny sformalizowane i niesformalizowane
Zakres oceniania pozwala wyróżnić oceny cząstkowe i ogólne
Sposób oceny pozwala wyróżnić oceny absolutne i relatywne
Czas/okres oceniania pozwala wyróżnić oceny permanentne (bieżące) i okresowe (cykliczne)
Zasady oceny pracowników:
Jawności - pracownik ma wgląd do wyników
Powszechności - oceniani są wszyscy pracownicy
Rzetelności - sumienne i rzetelne oceny
Okresowości (cykliczności)
Możliwości odwołania się
Metody (techniki) oceniania:
Absolutne (mamy do czynienia ze sztucznym wzorcem)
Ilościowe standardy pracy 9normy pracy)
Metoda wydarzeń krytycznych (przez wyjątki; oceniani będą ci, którzy przekroczyli pewne normy)
Metoda wolnego wyboru charakterystyk - oceniający wybiera tylko te kryteria, które uważa za adekwatne do oceny danego pracownika
Metoda przymusowego wyboru charakterystyk
Ocena opisowa - opinia o pracowniku
Karty ewidencyjne
Skale ocen (behawioralne, liczbowe, punktowe)
Piktogramy
ranking
Relatywne
Porównanie stanowisk
Metoda rozkładu normalnego
Inne techniki
Zarządzanie przez cele
Dowolne charakterystyki pisemne - autorska opinia o pracowniku
Metoda inspekcji wydziałowych
Planowanie i analiza pracy
Portfolio personalne
Błędy w ocenie:
Efekt hallo
Efekt aureoli
Efekt diabełka
Błąd pierwszego wrażenia
Błąd świeżości - można zapomnieć to co było wcześniej, a świeżej w pamięci jest to co teraz
Efekt hierarchii - kto wyżej ten lepiej oceniany
Efekt zbyt późnych kontaktów - ten lepiej oceniany kto ma częste kontakty
Błąd liberalizmu i surowości
Tendencja do uśrednienia - można rozciągnąć skalę
Efekt nastroju
Efekt publiczności
Stereotypy, np. w ocenie kobiet
Przesłanki pozamerytoryczne: wiek, płeć