Praktyka 3 rok UG Warta, Różne Spr(1)(4)


Praktykę studencką w okresie od 13 lutego do 17 marca 2006 roku odbyłam w Urzędzie Gminy Warta Bolesławiecka. Urząd Gminy w Warcie Bolesławieckiej jest aparatem pomocniczym Wójta w wykonywaniu zadań Gminy. Podstawą prawną działania Gminy są: Konstytucja Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 2 kwietnia 1997 roku (Dz. U. z 1997r. Nr 78, poz. 483), ustawa z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001r. Nr 142, poz.1591, tekst jednolity) oraz Statut Gminy Warta Bolesławiecka (załącznik do uchwały Nr VII/32/03 Rady Gminy w Warcie Bolesławieckiej z dnia 12 czerwca 2003r.).

W trakcie trwania praktyki przedstawiono mi sposób organizacji oraz funkcjonowania Urzędu. Ponadto, umożliwiono mi zapoznanie się z metodami zarządzania instytucją, a w szczególności metodami gospodarowania jej zasobami.

I. ADMINISTROWANIE ZASOBEM LUDZKIM.

W Urzędzie Gminy Warta Bolesławiecka zatrudnionych jest dwudziestu siedmiu pracowników. Zgodnie z przepisami ustawy z dnia 22 marca 1990 roku o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2001r. Nr 142, poz. 1593) pracownicy samorządowi są zatrudniani na podstawie wyboru, mianowania, powołania a także na podstawie umowy o pracę. W Urzędzie Gminy Warta Bolesławiecka, zgodnie ze statutem, pracownicy samorządowi są zatrudniani na podstawie:

Przepisy ustawy o pracownikach samorządowych ustanawiają wymagania dotyczące kandydatów na pracowników samorządowych, pracowników samorządowych zatrudnionych na stanowisku urzędniczym oraz pracowników samorządowych zatrudnionych na kierowniczym stanowisku urzędniczym. W związku z tym pracownikiem samorządowym może być osoba, która: jest obywatelem polskim, posiada kwalifikacje zawodowe wymagane do wykonywania pracy na określonym stanowisku, ukończyła 18 rok życia i ma pełną zdolność do czynności prawnych oraz korzysta z pełni praw publicznych a także posiada stan zdrowia pozwalający na zatrudnienie na określonym stanowisku. Jednakże wymogu polskiego obywatelstwa, pełnoletniości, pełni praw publicznych i pełnej zdolności do czynności prawnych nie stosuje się w odniesieniu do pracowników, których stosunek pracy oparty ma być na umowie o pracę. Natomiast, pracownikiem samorządowym zatrudnionym na stanowisku urzędniczym może być osoba zatrudniana na podstawie mianowania, powołania lub umowy o pracę, która spełnia wyżej wymienione wymagania a także posiada co najmniej wykształcenie średnie, nie była karana za przestępstwo popełnione umyślnie oraz cieszy się nieposzlakowaną opinią. Natomiast pracownikiem samorządowym zatrudnionym na kierowniczym stanowisku urzędniczym może być osoba zatrudniana na podstawie mianowania, powołania lub umowy o pracę, która spełnia wymagania dotyczące pracowników samorządowych, nie była karana za przestępstwo popełnione umyślnie, cieszy się nieposzlakowaną opinią oraz dodatkowo: posiada łącznie co najmniej dwuletni staż pracy na stanowiskach urzędniczych na kierowniczych stanowiskach państwowych a także posiada wykształcenie wyższe.

Nowelizacja ustawy o pracownikach samorządowych, która weszła w życie dnia 7 sierpnia 2005 roku, zobowiązała jednostki samorządu terytorialnego do przeprowadzania naboru pracowników samorządowych na stanowiska urzędnicze w drodze konkursów otwartych. A więc nabór kandydatów na wolne stanowiska urzędnicze, w tym na kierownicze stanowiska urzędnicze, zatrudnianych na podstawie mianowania oraz umowy o pracę, jest otwarty i konkurencyjny. Nabór kandydatów na stanowiska urzędnicze u urzędzie gminy organizuje kierownik urzędu, a więc w przypadku Gminy Warta Bolesławiecka, nabór organizuje Wójt Gminy. Rekrutacja kandydatów na stanowiska urzędnicze rozpoczyna się od ogłoszenia o stanowisku urzędniczym oraz naborze kandydatów na to stanowisko, które umieszcza się w Biuletynie Informacji Publicznej, o którym mowa w ustawie z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2001r. Nr 112, poz. 1198 z późn. zm.) oraz na tablicy informacyjnej w Urzędzie Gminy. Termin do składania dokumentów, określony w ogłoszeniu o naborze, nie może być krótszy niż 14 dni od dnia opublikowania tego ogłoszenia w Biuletynie. Po upływie tego terminu upowszechnia się w Biuletynie Informacji Publicznej listę kandydatów, którzy spełniają wymagania formalne określone w ogłoszeniu o naborze. Kolejnym etapem rekrutacji jest przeprowadzenie naboru, a następnie sporządzenie protokołu przeprowadzonego naboru kandydatów na stanowisko urzędnicze. Protokół powinien zawierać: określenie stanowiska urzędniczego, na które był prowadzony nabór, liczbę kandydatów oraz imiona, nazwiska i adresy nie więcej niż 5 najlepszych kandydatów uszeregowanych według spełniania przez nich poziomu wymagań określonych w ogłoszeniu o naborze, informację o zastosowanych metodach i technikach naboru oraz uzasadnienie dokonanego wyboru. Ponadto, informacja o wyniku naboru powinna zostać upowszechniona w terminie 14 dni od dnia zatrudnienia wybranego kandydata albo zakończenia procedury naboru, w przypadku gdy w jego wyniku nie doszło do zatrudnienia żadnego kandydata.

Zgodnie z przepisami ustawy o pracownikach samorządowych gmina jest tzw. „pracodawcą samorządowym”, a więc jednostką, w której zatrudniani są pracownicy samorządowi. Czynności w sprawach z zakresu prawa pracy (związane z nawiązaniem i rozwiązaniem stosunku pracy, przyznawaniem uprawnień pracowniczych itp.) za jednostkę samorządu terytorialnego, jaką jest gmina, dokonują: Rada Gminy lub, jeżeli wprowadza to odrębna uchwała, jej Przewodniczący - wobec Wójta, Wójt - wobec Zastępcy Wójta, Sekretarza Gminy, Skarbnika Gminy oraz kierowników gminnych jednostek organizacyjnych a także wobec pozostałych pracowników urzędu. W związku z tym Wójt jest upoważniony do ustalania obsady etatowej. Poza tym Wójt nawiązuje, rozwiązuje i dokonuje zmian w stosunku pracy pracowników samorządowych, zatrudnionych na podstawie mianowania i umowy o pracę oraz wykonuje inne uprawnienia zwierzchnika służbowego w odniesieniu do pracowników Urzędu;

Prowadzenie spraw z zakresu doskonalenia zawodowego pracowników należy do właściwości stanowiska do spraw administracyjno-gospodarczych i kadr. Szkolenia pracowników Urzędu Gminy maja charakter zewnętrzny, przeprowadzane są w formie konferencji. Zazwyczaj są to szkolenia tematyczne, związane z zadaniami, jakie pełni Gmina i czynnościami wykonywanymi przez pracowników Urzędu.

II GOSPODAROWANIE ZASOBEM RZECZOWYM

Mieniem komunalnym jest własność i inne prawa majątkowe należące do gminy oraz mienie innych komunalnych osób prawnych. W związku z tym, w skład majątku Gminy warta Bolesławiecka wchodzą:

Ponadto Gmina jest współwłaścicielem 38 budynków mieszkalnych i 3 budynków gospodarczych w różnej wielkości udziałów

Gospodarowanie mieniem komunalnym Gminy należy między innymi do Referatu Rozwoju i Zasobów Komunalnych, w którym funkcjonują następujące stanowiska pracy: Kierownik Referatu, stanowisko do spraw inwestycji komunalnych, stanowisko do spraw ochrony środowiska i dróg gminnych, stanowisko do spraw gospodarki komunalnej i mieszkaniowej, stanowisko do spraw budów i remontów obiektów komunalnych, stanowisko do spraw geodezji, nieruchomości i rolnictwa oraz stanowisko do spraw planowania przestrzennego.

Zarządzanie mieniem komunalnym, realizowane przez wymienione wyżej stanowiska, wiąże się między innymi z przygotowaniem i wprowadzaniem nieruchomości do obrotu; ze zbywaniem nieruchomości, ich najmem i dzierżawą; organizacją i przygotowaniem przetargów na zbycie nieruchomości, ich najem lub dzierżawę oraz przetargów dotyczących udzielania zamówień publicznych związanych z przygotowaniem do obrotu; naliczaniem i aktualizacją opłat rocznych z tytułu użytkowania wieczystego i trwałego zarządu, naliczaniem opłat adiacenckich a także wykonywaniem zadań związanych z regulacją stanów prawnych nieruchomości. Ponadto, administrowanie zasobami majątkowymi gminy dotyczy czynności związanych z nabywaniem gruntów do zasobów gminy, zamianą gruntów, wykonywaniem prawa pierwokupu, przejmowaniem budownictwa zakładowego, przekazywaniem nieruchomości pomiędzy gminą a Skarbem Państwa. Referat Rozwoju i Zasobów Komunalnych zajmuje się również planowaniem oraz nadzorem realizacji inwestycji gminnych, remontów obiektów stanowiących własność gminy; utrzymania , budowy i modernizacji dróg gminnych, placów, chodników.

Dokonanie przez Gminę zakupu jakichkolwiek materiałów czy urządzeń, czy też korzystanie z wszelkich usług odbywa się w oparciu o ustawę z dnia 29 stycznia 2004 roku - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2004 r. Nr 19, poz. 177 z późn. zm.). Zgodnie z przepisami tej ustawy zamówieniami publicznymi są umowy odpłatne zawierane między zamawiającym a wykonawcą, których przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane. Do stosowania ustawy zobowiązane są, między innymi, jednostki sektora finansów publicznych, a zgodnie z art. 5 pkt 1 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych taką jednostką jest gmina ( Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 z późn. zm.). Podstawowymi trybami udzielania zamówień publicznych są przetarg nieograniczony i przetarg ograniczony (zasada prymatu przetargowych trybów postępowania). Jednakże zamówienie może zostać udzielone także trybie negocjacji z ogłoszeniem, negocjacji bez ogłoszenia, zamówienia z wolnej ręki, zapytania o cenę lub aukcji elektronicznej - te nieprzetargowe tryby mogą być zastosowane tylko w szczególnych przypadkach określonych w ustawie.

Zgodnie z zarządzeniem Wójta Gminy Warta Bolesławiecka z dnia 28 grudnia 2005 roku w sprawie powołania stałej Komisji Przetargowej do przeprowadzenia postępowań w sprawie udzielenia zamówienia publicznego w roku 2006 - 2007 w gminie funkcjonuje stała Komisja Przetargowa, która działa i prowadzi postępowanie w co najmniej w trzyosobowym składzie. Ponadto, skład Komisji Przetargowej jest uzupełniany o pracowników zajmujących się merytorycznie sprawami stanowiącymi przedmiot zamówienia.

Do zadań Komisji należy w szczególności:

Administrowanie składnikami majątku gminy należy także do właściwości stanowiska do spraw administracyjno-gospodarczych i kadr. W szczególności dotyczy do zarządzania zasobami znajdującymi się w Urzędzie; prowadzenia dokumentacji technicznej budynku Urzędu Gminy; rejestracji i zamawiania pieczęci stosowanych w urzędzie; ewidencji i dorabiania kluczy do pomieszczeń w budynku urzędu gminy. Ponadto, do właściwości tego stanowiska należy gospodarowanie środkami rzeczowymi oraz prowadzenie spraw związanych z zaopatrzeniem materiałowo-technicznym urzędu a także utrzymywanie porządku i czystości w budynku urzędu gminy, w tym nadzorowanie pracy sprzątaczek i innych pracowników obsługi.

Nadzór nad gospodarowaniem mieniem znajdującym się w Urzędzie i wydatkowaniem środków finansowych przeznaczonych na pokrycie kosztów funkcjonowania Urzędu sprawuje Zastępca Wójta. Ponadto, Zastępca dba o stan techniczny oraz zapewnia sprawne funkcjonowanie sieci komputerowej.

W Urzędzie Gminy przeprowadzana jest roczna inwentaryzacja składników majątkowych, przez powołaną w tym celu komisję. Komisja inwentaryzacyjna ma za zadanie sprawdzenie stanu składników majątku ruchomego a także dokonanie oceny ich przydatności i użyteczności. Przeprowadzanie inwentaryzacji następuje w drodze zarządzenia Wójta Gminy.

Zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 11 sierpnia 2004 r. w sprawie sposobu i trybu gospodarowania składnikami majątku ruchomego powierzonego jednostkom budżetowym, zakładom budżetowym i gospodarstwom pomocniczym (Dz. U. z 2004r. Nr 191, poz. 1957) o zakwalifikowaniu składnika majątku ruchomego do kategorii majątku zbędnego lub zużytego oraz o sposobie jego zagospodarowania decyduje kierownik jednostki, a więc Wójt Gminy, który może oprzeć swą decyzję np. na ocenie komisji inwentaryzacyjnej, opinii informatyka sieci elektronicznej zatrudnionego w Urzędzie, czy też opinii warsztatu naprawczego. Zbędne składniki majątku mogą być przedmiotem sprzedaży, oddania w najem lub dzierżawę, nieodpłatnego przekazania innej jednostce oraz darowizny. Natomiast zużyte składniki majątku podlegają likwidacji, którą dokonuje się w trybie sprzedaży na surowce wtórne albo poprzez zniszczenie, w przypadku gdy ich sprzedaż na surowce wtórne nie doszła do skutku lub była bezzasadna, a jeżeli zużyte składniki majątku ruchomego, stanowią odpady w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 27 kwietnia 2001 r. o odpadach (Dz. U. z 20001r. Nr 62, poz. 628 z późn. zm.), są unieszkodliwiane. Likwidacja wszelkich składników majątku, które utraciły wartość użytkową, dokonywana jest w formie komisyjnej, poprzez specjalnie powołaną w tym celu komisję. Protokół z dokonanej likwidacji stanowi podstawę do skreślenia poszczególnych składników ze stanu majątku.

III GOSPODAROWANIE ZASOBEM FINANSOWYM

Gmina prowadzi samodzielnie gospodarkę finansową na podstawie swojego budżetu. Budżet jest uchwalany w formie uchwały budżetowej na rok kalendarzowy. Budżet gminy jest rocznym planem:

Na dochody budżetu Gminy składają się: dochody z podatków i opłat, udziały w podatkach stanowiących dochód budżetu państwa, dochody z majątku gminy, dochody z tytułu wydawania zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych, pozostałe dochody własne, dotacje celowe na zadania zlecone gminie z zakresu administracji rządowej - bieżące, dotacje celowe na zadania własne - bieżące, cześć oświatowa subwencji ogólnej, część równoważąca subwencji ogólnej, część wyrównawcza subwencji ogólnej kwota uzupełniająca oraz dochody z innych źródeł w tym: finansowanie programów i projektów ze środków UE, współfinansowanie programów i projektów ze środków krajowych.

Na wydatki budżetu Gminy składają się wydatki bieżące (wynagrodzenia i pochodne od wynagrodzeń; dotacje dla zakładów budżetowych, dla instytucji kultury, dla publicznych szkół i innych publicznych placówek oświatowo - wychowawczych, na upowszechnianie kultury fizycznej i sportu na terenie gminy; wydatki na realizację zadań związanych profilaktyką i rozwiązywania problemów alkoholowych i przeciwdziałania narkomani; wydatki na obsługę długu; wydatki na realizację zadań z zakresu finansowania i współfinansowania programów i projektów realizowanych ze środków funduszy strukturalnych, Funduszy Spójności oraz z Sekcji Gwarancji Europejskiego Funduszu Orientacji i Gwarancji Rolnej) oraz wydatki majątkowe (wydatki na finansowanie inwestycji).

Przygotowanie projektu uchwały budżetowej wraz z objaśnieniami, a także inicjatywa w sprawie zmian tej uchwały, należą do wyłącznej kompetencji Wójta Gminy. Bez zgody wójta Rada Gminy nie może wprowadzić w projekcie budżetu zmian powodujących zwiększenie wydatków nie znajdujących pokrycia w planowanych dochodach lub zwiększenie planowanych dochodów bez jednoczesnego ustanowienia źródeł tych dochodów.
Ponadto, Wójt odpowiada za prawidłową gospodarkę finansową gminy. Do Wójta należy między innymi, wyłączne prawo zaciągania zobowiązań mających pokrycie w ustalonych w uchwale budżetowej kwotach wydatków, dokonywanie wydatków budżetowych, zgłaszania propozycji zmian w budżecie gminy.

Projekt budżetu Gminy i projekt harmonogramu dochodów i wydatków opracowuje Skarbnik, który jest głównym księgowym budżetu. Skarbnik pełni funkcję kierownika Referatu Finansów, do którego należy koordynowanie prac związanych z planowaniem i opracowywanie projektu budżetu Gminy, przygotowywanie projektów zmian w budżecie czy też opracowywanie zbiorczych planów w zakresie wydatków budżetowych. Ponadto, w pracach nad planowaniem uchwały budżetowej bierze udział, utworzona specjalnie w tym celu, Komisja Planowania Budżetu i Finansów.

Zapewnienie prawidłowej realizacji budżetu Gminy należy do obowiązków Skarbnika. Poza tym Skarbnik dokonuje wstępnej kontroli zgodności operacji finansowych z planem finansów Gminy, ponosi odpowiedzialność w zakresie wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi i prowadzenia rachunkowości Urzędu Gminy, sporządza okresowe analizy i zbiorcze sprawozdania z wykonania budżetu; dokonuje kontrasygnaty czynności prawnych mogących spowodować powstanie zobowiązań finansowych; dokonuje kontroli gospodarki finansowej czy też organizuje obieg dokumentów finansowych w Urzędzie.

Skarbnik, nadzorując bezpośrednio pracę Referatu Finansów, czuwa nad prawidłowym gospodarowaniem zasobem finansowym Gminy. Zarządzanie tym zasobem, wykonywane przez pracowników referatu Finansów, wiąże się, miedzy innymi, z prowadzeniem rachunkowości budżetu Gminy, Urzędu oraz jednostek organizacyjnych Gminy; sporządzaniem okresowych sprawozdań z wykonania budżetu, przygotowywaniem informacji i wymaganej sprawozdawczości dotyczącej wykonania i zmian w budżecie, przekazywanych do Regionalnej Izby Obrachunkowej; nadzorowaniem prawidłowości opracowywania i zatwierdzania planów finansowych jednostek organizacyjnych Gminy; prowadzeniem rachunkowości podatkowej; obsługą kasowa budżetu Gminy, jednostek podległych i interesantów; gospodarowaniem stanami kont bankowych.

Gospodarka finansowa gminy, a w szczególności wykonywanie budżetu, jest kontrolowana przez Komisję Rewizyjną (powołaną przez Radę Gminy w celu kontroli działalności wójta oraz gminnych jednostek organizacyjnych). Do zadań Komisji Rewizyjnej należy w, między innymi, opiniowanie wykonania budżetu i występowanie z wnioskiem w sprawie udzielenia wójtowi gminy absolutorium. Z przeprowadzonych kontroli Komisja Rewizyjna składa Radzie Gminy roczne sprawozdania.

IV ADMINISTROWANIE ZASOBEM INFORMACYJNYM

Ze względu na wykonywane zadania i pełnione funkcje Gmina jest jednostką, która przetwarza przede wszystkim informacje publiczne. Zgodnie z przepisami ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2001r. Nr 112, poz. 1198 z późn. zm.) każdemu przysługuje prawo dostępu do informacji publicznej, zwane „prawem do informacji publicznej”, z wyjątkiem ograniczeń wynikających z ustawy, a dotyczących w szczególności ochrony informacji niejawnych oraz o ochrony innych tajemnic ustawowo chronionych. W związku z tym obywatele mają prawo dostępu do dokumentów wynikających z wykonywania przez Gminę zadań publicznych, w szczególności do:

Dokumenty objęte informacją publiczną udostępniane są poprzez ich umieszczenie w Biuletynie Informacji Publicznej, wywieszenie na tablicy ogłoszeń Urzędu Gminy lub wyłożenie do wglądu w przypadku projektów miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego lub innych projektów będących przedmiotem konsultacji społecznej. Poza tym dokumenty, o charakterze informacji publicznej mogą być udostępniane na pisemny lub ustny wniosek zainteresowanego.

Wywieszeniu na tablicy ogłoszeń w budynku Urzędu Gminy podlegają akty prawa miejscowego, w tym budżet gminy i sprawozdanie z wykonania przez okres 1 miesiąca po dniu ich uchwalenia oraz uchwały podatkowe przez okres całego roku podatkowego.

Wszelkie dokumenty i informacje udostępniane są do wglądu w każdy wtorek w godzinach od 13.00 do 15.00. Zainteresowani mogą korzystać z dokumentów w obecności pracownika Urzędu Gminy na stanowiskach pracy odpowiedzialnych za sporządzanie i przechowywanie dokumentów, mają prawo sporządzać notatki. Poza tym dopuszczona jest możliwość przetwarzania danych, kserowania oraz kopiowania na dyskietki na pisemny wniosek za odpłatnością, wynikającą z kosztów przygotowania informacji, ustalonych w zarządzeniu Wójta.

Dane zawarte w ewidencjach, rejestrach i archiwach udostępniane są na wniosek w dniach i godzinach pracy Urzędu Gminy, z zastrzeżeniem ograniczenia w zakresie i na zasadach określonych w przepisach o ochronie informacji niejawnych oraz o ochronie innych tajemnic ustawowo chronionych. W sytuacji złożenia wniosku o udostępnienie informacji publicznej sprawa powinna być załatwiona nie później niż w terminie 14 dni od dnia otrzymania wniosku z zastrzeżeniem, iż termin ten ulec wydłużeniu do dwóch miesięcy, ze względu na stopień skomplikowania sprawy.

Dostęp do informacji publicznej podlega ograniczeniu, między innymi, w zakresie i na zasadach określonych w przepisach o ochronie informacji niejawnych. Gmina jest jednostką, w której informacje niejawne są wytwarzane, przetwarzane, przekazywane bądź przechowywane. W związku z tym funkcjonuje w Urzędzie stanowisko pełnomocnika do spraw ochrony informacji niejawnych.

Zgodnie ustawą z dnia 22 stycznia 1999 roku o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 2005 r. Nr 196, poz. 1631 tekst jednolity), informacjami niejawnymi są informacje, które wymagają ochrony przed nieuprawnionym ujawnieniem, jako stanowiące tajemnicę państwową lub służbową, niezależnie od formy i sposobu ich wyrażania, także w trakcie ich opracowania. Za ochronę informacji niejawnych odpowiada Wójt Gminy. Ze względu na to, iż w Urzędzie Gminy są wytwarzane, przetwarzane, przekazywane lub przechowywane dokumenty zawierające informacje niejawne oznaczone klauzulą „poufne” lub „zastrzeżone” ( stanowiące tajemnicę służbową) lub klauzulą „ściśle tajne” lub „tajne” (stanowiące tajemnicę państwową), funkcjonuje w Urzędzie kancelaria tajneja (zgodnie z wymaganiami art. 50 ust. 1 ustawy o ochronie informacji niejawnych).

Wymagania dotyczące organizacji i funkcjonowania kancelarii tajnej zostały uregulowane w Rozporządzeniu rady Ministrów z dnia 9 lutego 1999 roku w sprawie organizacji kancelarii tajnych (Dz. U. z 199r. Nr 18, poz. 156 z późn. zm.). Kancelarię tworzy kierownik jednostki, a więc Wójt. Kieruje nią kierownik kancelarii, wyznaczany przez Wójta na wniosek pełnomocnika do spraw ochrony informacji niejawnych. Do obowiązków kierownika kancelarii należy w szczególności: bezpośredni nadzór nad obiegiem dokumentów niejawnych w jednostce organizacyjnej; udostępnianie lub wydawanie dokumentów zawierających informacje niejawne osobom posiadającym stosowne poświadczenie bezpieczeństwa; egzekwowanie zwrotu dokumentów zawierających informacje niejawne; kontrola przestrzegania właściwego oznaczania i rejestrowania dokumentów w kancelarii tajnej oraz jednostce organizacyjnej; wykonywanie poleceń pełnomocnika ochrony a także prowadzenie bieżącej kontroli postępowania z dokumentami zawierającymi informacje niejawne, które zostały udostępnione pracownikom.

Kancelaria przyjmuje, rejestruje, przechowuje, przekazuje i wysyła dokumenty zawierające informacje niejawne, oznaczone klauzulami "ściśle tajne", "tajne" i "poufne", oraz prowadzi rejestry dokumentów takich jak: dziennik korespondencji dokumentów oznaczonych klauzulą "ściśle tajne", dziennik korespondencji dokumentów oznaczonych klauzulą "tajne", dziennik korespondencji dokumentów oznaczonych klauzulą "poufne", karty zapoznania się z dokumentami oznaczonymi klauzulami "ściśle tajne i tajne", książkę doręczeń przesyłek miejscowych, dziennik ewidencji wykonanych dokumentów oznaczonych klauzulą "ściśle tajne", "tajne" i "poufne", wykaz przesyłek nadanych, rejestr teczek dokumentów niejawnych, dzienników i książek ewidencyjnych.

Gmina jest jednostką, w której są gromadzone i przetwarzane dane osobowe. Dane osobowe dotyczą pracowników zatrudnianych w Urzędzie a także pozostałych pracowników zatrudnianych przez Gminę. Poza tym Urząd Gminy prowadzi, między innymi, ewidencję ludności, ewidencję spełnienia obowiązku szkolnego, rejestr dowodów osobistych, rejestr wyborców, rejestr poborowych, rejestr przedpoborowych, rejestry aktów stanu cywilnego. W związku z tym gromadzi i przetwarza dane osób, które były lub są związane terytorialnie z Gminą.

3


Wyszukiwarka