Zasady redagowania treści pism:

• Pismo powinno być przejrzyste graficznie.

• Zdania powinny być krótkie, jasne, ponieważ bardzo rozbudowane mogą powodować trudności w zrozumieniu treści pisma.

• Należy unikać zbędnych słów, rozwlekłych opisów, treść powinna być formułowana w sposób zwięzły i ścisły.

• Treść powinna być sformułowana zgodnie z zasadami ortograficznymi, gramatycznymi, stylistycznymi stosowanymi w języku polskim.

• Należy stosować schematyzmy tzn. zwroty ułatwiające i przyspieszające redagowanie treści np.: „W odpowiedzi na Wasze pismo...”, „Informujemy Was...” /korespondencja między jednostkami organizacyjnymi/, „W odpowiedzi na Pana pismo uprzejmie informujemy, że...” /korespondencja z osobami fizycznymi/.

• Należy stosować zwroty grzecznościowe oraz uprzejmą formę np.: „Zwracamy się z prośbą...”, „Uprzejmie prosimy...”; nie należy przesadzać w używaniu tych zwrotów /nadmiar grzeczności razi/. Nie wolno stosować gróźb lub słów obraźliwych; dozwolone są groźby legalne, w których nadawca pisma powołuje się na zawartą umowę lub obowiązujące przepisy.

• Można stosować skróty - powszechnie znane (nie wolno stosować własnych skrótów). Zostały one omówione już wcześniej.

• Należy stosować terminologię fachową dostosowaną do poruszanych zagadnień.

• Ważne treści pisma powinny być wyróżnione.

• Pismo powinno dotyczyć tylko jednej sprawy.

• Pismo powinno być kompletne tzn., że powinno zawierać wszystkie niezbędne informacje oraz powinny być dołączone niezbędne dokumenty.

Temat: PISMA - RODZAJE, CHARAKTERYSTYKA

1. Pismo - „system znaków, służący do utrwalenia lub zastąpienia języka mówionego przez zapis”.

2. Podział pism ze względu na:

• treść:

• informacyjne - charakteryzują się tym, że zawierają określone informacje dotyczące stanu faktycznego, brak w nich czynnika nakłaniającego odbiorcę do zajęcia określonego stanowiska np.: zaświadczenie, zawiadomienie, sprawozdanie, notatka, awizo.

• przekonywujące - zawierają czynnik nakłaniający odbiorcę do zajęcia określonego stanowiska np.: podanie, reklamacja, oferta, skarga, wniosek.

• stopień zabezpieczenia tajemnicy:

• jawne - informacje w nich zawarte mogą być przekazane wszystkim pracownikom,

• poufne - informacje w nich zawarte chronione są tajemnicą służbową,

• tajne - informacje w nich zawarte chronione są tajemnicą państwową.

• ważność:

• zwykłe - sprawy w nich zawarte powinny być załatwione w terminie zgodnym z przepisami lub w terminie przyjętym zwyczajowo,

• pilne lub bardzo pilne - sprawy w nich zawarte powinny być załatwione jak najszybciej, nie później niż w ciągu 3 dni,

• terminowe - sprawy w nich zawarte powinny być załatwione w terminie podanym w piśmie.

• wygląd zewnętrzny:

• na blankietach specjalnych - blankiet ministra, blankiet prezesa spółki,

• na blankietach korespondencyjnych - blankiet zwykły, reklamowy, uproszczony, bezkopertowy,

• na formularzach - drukach,

• na papierze bez nadruku - czysta kartka papieru,

• w formie nie określonej przez Polską Normę lub obowiązujące przepisy.

• obieg:

• pisma otrzymywane z zewnątrz,

• pisma wysyłane na zewnątrz,

• pisma o obiegu wewnętrznym - nie wychodzące poza zakład pracy.

UKŁAD GRAFICZNY PISMA I JEGO CZĘŚCI SKŁADOWE

1. Nagłówek - powinien zawierać nazwę i adres nadawcy, może również zawierać dodatkowe informacje dotyczące nadawcy np. numer telefonu, faksu, numer konta bankowego itp.

Może występować jako nadruk na blankietach korespondencyjnych lub w formie odciśniętej pieczątki na czystej kartce papieru, może być rozmieszczony po lewej stronie lub prawej stronie pola nagłówkowego lub na całym polu nagłówkowym.

Przykład nagłówka rozmieszczonego po lewej stronie pola nagłówkowego.

HURTOWNIA MEBLI „KOMFORT” UL. MALINOWA 12 WARSZAWA

Przykład nagłówka rozmieszczonego na środku pola nagłówkowego.

HURTOWNIA MEBLI „KOMFORT” UL. MALINOWA 12 WARSZAWA

2. Nazwa i adres odbiorcy pisma - umieszcza się w tak zwanym polu adresowym.

Przykład rozmieszczenia nazwy i adresu odbiorcy na czystej kartce papieru

Przedsiębiorstwo Handlowo-Przemysłowe

.

ul. Konopnickiej 14

42-200 Częstochowa

Przykład rozmieszczenia nagłówka oraz pola adresowego na blankiecie korespondencyjnym

„ADAM”

SKLEP RTV i AGD ul. Kocia 8b

„ADAM” 41-232 Sosnowiec

Hurtownia RTV i AGD ul. Śliska 18 42-200 Częstochowa

tel.32 (prefix) 231-43-65

fax.32 (prefix) 231-43-56

3. Znaki powoławcze - zaliczamy do nich datę i znak pisma, na które udzielamy odpowiedzi oraz datę i znak pisma, które pisze nadawca jako udzielaną odpowiedź.

Przykład

Wasze pismo z dnia Znak Nasz znak Data

2002-01-12 DZ-13/2/02 MEN-15/3/02 2002-02-03

Pod pierwszą literą znaku „Wasze pismo z dnia” należyumieścić pierwszą cyfrę daty, pod pierwszą literą słowa „Znak” należy umieścić pierwszy znak symbolu pisma, na które udzielamy odpowiedzi.

Pod pierwszą literą „Nasz znak” - pierwszy znak symbolu pisma, w którym udzielamy odpowiedzi. Pod pierwszą literą słowa „Data” - pierwszą cyfrę oznaczającą datę pisma wysyłanego.

Powyżej przedstawione daty pisane są według nowoczesnego układu, można je również pisać w sposób tradycyjny np.: 12.02.2002 i wówczas poszczególne jej elementy oddzielone są od siebie kropkami.

4. Określenie przedmiotu sprawy - treść zawierającą określenie przedmiotu sprawy piszemy po słowie Sprawa i nie stawiamy po niej kropki.

5. Treść - może być sporządzona w układzie blokowym lub w układzie a linea. W korespondencji wychodzącej na zewnątrz lepiej jest stosować układ blokowy, ponieważ jest bardziej wygodny.

6. Podpis - powinien zawierać stanowisko służbowe podpisującego oraz jego imię i nazwisko.

CZYNNIKI WPŁYWAJĄCE NA ESTETYKĘ SPORZĄDZANYCH TEKSTÓW

1. Rodzaje układów graficznych tekstów

Przed rozpoczęciem pisania tekstu należy ustalić jego formę. Stosowane są następujące układy graficzne tekstów:

• układ blokowy (asymetryczny) - charakteryzuje się rozpoczynaniem wszystkich wierszy równo z linią lewego marginesu oraz stosowaniem dodatkowego odstępu wierszowego między poszczególnymi myślami; tytuły i podtytuły piszemy również od lewego marginesu; stosujemy pojedynczy odstęp między wierszami; tytuły, podtytuły i śródtytuły pisze się również od lewego marginesu;

• układ a linea (z wcięciem) - poszczególne fragmenty tekstu wyodrębnia się za pomocą wcięć (a capite); tytuły, podtytuły i nagłówki umieszcza się na środku nad pisanym tekstem; stosujemy 1,5 lub 2 wierszowe odstępy; jeśli tekst piszemy ustalając pojedynczy odstęp między wierszami, to każdą nową myśl można dodatkowo oddzielić jednym odstępem wierszowym;

• układ mieszany - łączy w sobie cechy obu wyżej wymienionych układów; z układu z wcięciem sposób rozplanowania tytułów i podtytułów, a z układu blokowego sposób pisania tekstu tzn. równo z linią lewego marginesu; odstępy między wierszami mogą być pojedyncze lub 1,5 wierszowe.

Przy rozmieszczaniu tekstów w każdym z układów bardzo istotne znaczenie ma uwzględnienie wymagań dotyczących estetyki pisanego tekstu. Chodzi nie tylko o właściwy dobór samego rodzaju układu graficznego odpowiednio do tekstu, ale także o odpowiednie stosowanie odstępów wierszowych, właściwe ustalenie marginesów i innych czynników mających wpływ na wygląd zewnętrzny tekstu.

2. Ustalanie marginesów

Przed rozpoczęciem pisania tekstu należy odpowiednio ustawić marginesy. Kiedy rozpoczynamy pracę w edytorze tekstu Word wszystkie ustawione są na 2,5 cm, należy dokonać ich korekty. Lewy margines powinien wynosić 2,5 cm, natomiast prawy 1,5 - 1cm tzn., że nie może on być mniejszy niż 1 centymetr.

Rozmieszczając tekst w układzie graficznym należy starać się zachować wyrównaną linię prawego marginesu, co uzyskamy przez włączenie justowania. Należy również pamiętać o tym, że nie wolno zostawiać na końcu wiersza pojedynczych liter np. w, i, o, z. Przeniesiemy je do następnego wiersza naciskając jednocześnie klawisze Shift i Enter - powodując równocześnie rozsunięcie pozostałych wyrazów w wierszu poprzednim.

Margines górny powinien wynosić 2 - 3 cm, przy czym na ogół strona pierwsza, tj. strona, na której znajduje się tytuł, powinna mieć górny margines nieco większy niż strony następne. Margines dolny powinien mieć taką samą wielkość jak margines górny.

Jeżeli przepisywany tekst jest rozmieszczony obustronnie na kartce, w prawym dolnym rogu kartki pisze się znak przeniesienia - ./. lub wyraz verte (odwrócić).

Zazwyczaj strony numeruje się pośrodku arkusza w jego górnej lub dolnej części.

3. Odstępy wierszowe

Odstępy między wierszami ustala się zwykle odpowiednio do rodzaju układu graficznego tekstu, z uwzględnieniem proporcji między wielkością tekstu a formatem papieru, na którym ma być rozmieszczony.

Przypominam, że pojedynczy odstęp wierszowy jest stosowany najczęściej przy układzie blokowym, można jednak stosować w tym układzie większe odstępy niż pojedyncze. Z układem a linea wiąże się zwykle zwiększony odstęp wierszowy tzn. 1,5 wierszowy lub podwójny. Można również stosować odstęp pojedynczy stosując dodatkowe odstępy między nowymi myślami tekstu (decydujemy o tym jak zobaczymy, w jaki sposób tekst jest rozmieszczony na kartce papieru).

4. Tytuły, podtytuły, śródtytuły

Tytuły piszemy przeważnie literami wielkimi, natomiast podtytuły i śródtytuły małymi. Po tytule nie stawiamy kropki. Tytuł piszemy równo z lewym marginesem (układ blokowy) lub pośrodku (układ a linea). Wyjątek stanowią tzw. pisma zatytułowane, w których tytuł pisze się pośrodku tekstu, a tekst w układzie blokowym np.: zaświadczenie, protokół, notatka itp.

Tytuły, podtytuły i śródtytuły w całej pracy powinny być pisane tym samym rodzajem czcionki. Nie powinny one być pisane pismem rozstawnym, ponieważ przy dłuższych tytułach pismo rozstawne staje się nieczytelne.

Tytuł należy oddzielić od podtytułu lub tekstu zwiększonym odstępem (interlinią, która wynosi dwa pojedyncze odstępy), podtytuły rozdziela się jednym pojedynczym odstępem.

Przykład stosowania numeracji dziesiętnej:

ORGANIZACJA I TECHNIKA PRACY BIUROWEJ

1. Informacja w pracy biurowej

1. Pojęcie i budowa informacji

2. Rodzaje informacji i ich charakterystyka

3. Nośniki informacji

4. Szumy informacyjne, przyczyny ich powstawania

5. Informacja w procesie decyzyjnym

5. Wyróżnianie elementów tekst

Czasami pisząc tekst chcemy zwrócić uwagę na niektóre jego elementy, możemy tego dokonać stosując następujące sposoby:

• podkreślić tekst,

• pogrubić czcionkę,

• pochylić pismo (kursywa),

• zmienić rodzaj czcionki,

• zmienić wielkość czcionki,

• zmienić kolor czcionki,

• zastosować pismo rozstawne (spacjowane, rozstrzelone),

• PISAĆ WIELKIMI LITERAMI,

• wypunktować fragmenty tekstu:

• numerowanie zwykłe, przy którym stosuje się różnorodne oznaczanie kolejności punktów i podpunktów(cyfry rzymskie i arabskie, wielkie i małe litery),

• numerowanie dziesiętne, kiedy stosuje się oznaczanie kolejności punktów i podpunktów wyłącznie za pomocą cyfr arabskich (np. 1.1.1.),

• umieszczanie pauzy przed pierwszym wyrazem nowego punktu lub podpunktu.

6. Zasady pisania kropki, przecinka, myślnika-łącznika oraz innych znaków

Kropkę i przecinek piszemy bezpośrednio po znaku, po którym te znaki interpunkcyjne występują, a następnie robimy jeden odstęp (spację) przed kolejnym znakiem.

Na przykład:

„Nawet światowej klasy sportowcy nie osiągną najwyższej formy bez doskonałego trenera. Nic dziwnego, że ci, którzy chcą osiągnąć najlepsze wyniki w pracy, muszą szukać podobnego wsparcia.”.

Podobną zasadę stosujemy przy pisaniu wykrzyknika oraz znaku zapytania - czyli piszemy je bezpośrednio po ostatniej literze ostatniego wyrazu a po nich robimy odstęp przed napisaniem następnego zdania.

Wielokropek składa się z trzech kropek. Pierwszą piszemy bezpośrednio po literze, a po ostatniej kropce robimy odstęp np.: oczu otworzyć nie można... .

Jeżeli używamy ciągu kropek, aby zastąpić brakującą część tekst, musimy przed i po kropkach umieścić odstęp, np.: Wydano .. nowych czasopism.

W miejscach brakujących cyfr roku można wpisać jedną lub dwie kropki, bez odstępu po ostatniej cyfrze roku, ale z odstępem po ostatniej kropce, a przed skrótem roku np.: 200. r. lub 20.. r.

Znak łącznika, w zależności od zastosowania, piszemy następująco:

• przy łączeniu przymiotników piszemy go bez odstępu, np. czerwono-czarny,

• w wyrazach złożonych z liczbą (bez odstępu), np. 18-krotny,

• w zestawieniach rzeczownikowych, np. miasto-ogród, bez odstępu,

• w nazwach miejscowości składających się z dwóch członów rzeczownikowych - bez odstępu, np. Gdańsk-Wrzeszcz,

• w przeciwstawieniach logicznych, w których drugi człon jest pisany wielką literą - bez odstępu, np. nie-Anglik,

• w połączeniach i wyrazach złożonych z: niby- i eks-, bez odstępu, np. niby-człowiek, eks-król,

• przy przenoszeniu wyrazów złożonych pisanych z łącznikiem w środku w miejscu złożenia piszemy znak łącznika na końcu wersu i na początku wersu następnego bez odstępu, np.

Gdańsk-

-Wrzeszcz,

• przy dzieleniu wyrazów - bez odstępu, np.

zasta-

nowienie,

• przy użyciu znaku pauzy piszemy ten znak z odstępem przed i po znaku, np. Szymborska - to znana poetka. Godziny przyjęć 8⁰⁰ - 18⁰⁰. Jak ma - to da. Pociąg Warszawa - Berlin.

• przy użyciu znaku łącznika na początku wiersza przy wyliczeniach stawiamy odstęp po znaku np.:

- przeprowadź analizę,

- podaj miejscowość.

Tekst, który chcemy umieścić w cudzysłowie lub w nawiasie piszemy od razu po napisaniu odpowiedniego znaku, a po napisaniu tekstu od razu zamykamy cudzysłów lub nawias, po których mogą pojawić się znaki interpunkcyjne np.: „Półwysep Helski składa się z dwóch odcinków: zachodniego (mierzejowego) oraz odcinka wschodniego (znacznie starszego)”. Przy pisaniu nawiasów możemy stosować ukośnik i wówczas mówimy, że stosujemy nawias prosty np. maszyny z klawiaturą specjalną /maszyny do pisania nut, maszyny do pisania pismem proporcjonalnym, systemem Braill'a itp./.

Procent pisze się z odstępem po liczbie i po znaku np. 26,5 % lub 78 %. Podobnie piszemy paragraf. Pisząc go w tekście stosujemy tą samą zasadę np. art. 2 § 12 kpa.

7. Zasady pisania skrótów

Skróty w języku polskim możemy tworzyć na dwa sposoby. Pierwszy polega na odrzuceniu końca wyrazu i wtedy skrót musi być pisany z kropką, drugi sposób tworzenia skrótów polega na odrzuceniu środkowej części wyrazu, a pozostawieniu litery lub liter początkowych, czasami środkowych i obowiązkowo ostatniej litery skracanego wyrazu. Po takich skrótach nie stawiamy kropki. Poniżej przedstawione zostaną rodzaje skrótów ze względu na różne kryteria podziału.

Skróty jednostek monetarnych, jednostek miar i wag, z zakresu nauk ścisłych, przyrodniczych, technicznych, piszemy bez kropki.

• Skróty nazw własnych - składają się one przeważnie z początkowych liter poszczególnych wyrazów. Piszemy je dużymi literami bez kropek np.:

ONZ - Organizacja Narodów Zjednoczonych,

PKP - Polskie Koleje Państwowe,

SA - Spółka Akcyjna,

UW - Uniwersytet Warszawski,

PKO - Powszechna Kasa Oszczędności,

PAP - Polska Agencja Prasowa,

SGH - Szkoła Główna Handlowa,

TV - Telewizja,

IMiGW - Instytut Meteorologii i Gospodarki Wodnej.

Jeśli w skład skrótowca ma wejść dwuznak literowy sz, cz, dz lub rz drugą literę dwuznaku opuszcza się np.:

Wyższa Szkoła Pedagogiczna - WSP,

Polski Czerwony Krzyż - PCK,

Natomiast w całości stosuje się dwuznak ch np.:

Instytut Chemii Przemysłowej - IChP,

Bataliony Chłopskie - BCh.

Należy pamiętać, że w takich przypadkach pisze się duże C i małe h.

Występujące w pełnej nazwie przecinki lub łączniki są w skrótach pomijane. Łącznik jest używany w skrótach tylko przy ich odmianie przez przypadki, np.: PAN-u, w PAP-ie oraz
w wyrazach pochodnych utworzonych od skrótów, np. AK-owiec, PAN-owski. Przeważnie jednak wyrazy te zapisujemy tak, jak wszystkie inne, np. akowiec, panowski.

UWAGI

1. Jeśli skrót pisany z kropką występuje na końcu zdania, już się tam kropki nie stawia,

np. W ostatnich latach wiele przedsiębiorstw przekształciło się w SA, a nowo powstające zakłady przyjmowały status Sp. z o.o.

2. Należy unikać w skrótach znaków nieliterowych, jak: w/g - lepiej pisać: wg, w/w - lepiej pisać ww.

3. Skróty należy pisać tym samym rodzajem pisma co odpowiednie wyrazy nie skrócone, a więc dr przez małe d, inż. przez małe i.

4. Skracając wyrazy takie jak miesiąc, godzina, rycina, piszemy: mies., godz., ryc. (na końcu piszemy s, dz, c, a nie ś, dź, ć).

5. Skrót wyrazu powinien się zawsze kończyć na spółgłoskę.

6. Wyrażenia plus minus, mniej więcej można zastąpić znakami +, np.: W lecie odnotowano +35 ^oC, w zimie +15^oC.
   

miejsce na wpisanie nazwy
i adresu odbiorcy pisma

---