Dz.UrzMSWiA.2003.7.23 (Z) Instrukcja kancelaryjna oraz jednolity rzeczowy wykaz akt Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji.
Dz. UrzMSWiA. 2007 r. Nr 2 poz. 7
Dz.U.2002.167.1375 (R) Postępowanie z dokumentacją, zasady jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasady i tryb przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych.
USTAWA z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
(tekst pierwotny: Dz. U. 1983 r. Nr 38 poz. 173)
(tekst jednolity: Dz. U. 2002 r. Nr 171 poz. 1396)
(tekst jednolity: Dz. U. 2006 r. Nr 97 poz. 673)
Załączniki do zarządzenia Nr 19 Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 12 sierpnia 2003 r.
Załącznik Nr 1
INSTRUKCJA KANCELARYJNA
SPIS TREŚCI
I. Postanowienia ogólne
II. System kancelaryjny. Podział akt na kategorie archiwalne.Wykaz akt
III. Podział czynności kancelaryjnych
IV. Obieg dokumentacji (korespondencji)
V. Przyjmowanie, sprawdzanie i segregowanie korespondencji
VI. Rejestrowanie spraw, znakowanie akt i zakładanie teczek aktowych
VII. Załatwianie spraw
VIII. Podpisywanie pism. Umieszczanie pieczęci urzędowej
IX. Sporządzanie odpisów i kopii. Powielanie dokumentów
X. Doręczanie i wysyłanie korespondencji
XI. Przechowywanie dokumentacji w komórkach organizacyjnych
XII. Wykorzystanie informatyki w czynnościach kancelaryjnych oraz postępowanie z informacjami utrwalonymi na nośnikach informatycznych
XIII. Przekazywanie dokumentacji do komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach archiwum
XIV. Postępowanie z dokumentacją w przypadku reorganizacji lub likwidacji komórki organizacyjnej oraz ustania działalności
XV. Kontrola pracy biurowej i nadzór nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych
Załączniki
Nr 1 Dziennik korespondencyjny
Nr 2 Dziennik podawczy
Nr 3 Skorowidz alfabetyczny
Nr 4 Spis spraw
Nr 5 Spis zdawczo-odbiorczy akt
Nr 6 Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej symbolem „B c” przeznaczonej do brakowania
Nr 7 Protokół zniszczenia akt
Nr 8 Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej symbolem „B E” przeznaczonej do brakowania
Nr 9 Książka doręczeń przesyłek miejscowych
Nr 10 Wykaz przesyłek nadanych
Nr 11 Wykaz przesyłek poleconych
Nr 12 a, b, c Wzory opisów teczek
Nr 13 Zlecenie
Nr 14 Karta udostępnienia akt
Nr 15 Spis spraw zawartych w teczce przekazywanych do archiwum
Nr 16 Spis zawartości teczki
I. Postanowienia ogólne
§ 1.
1. Instrukcja kancelaryjna reguluje sposób wykonywania czynności związanych z obiegiem korespondencji oraz określa szczegółowy tryb postępowania z dokumentacją jawną od chwili jej wytworzenia w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych i Administracji, zwanym dalej Ministerstwem, lub wpływu z zewnątrz do czasu przekazania akt spraw ostatecznie załatwionych do komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach archiwum.
2. Zasady postępowania z dokumentami zawierającymi informacje niejawne określają odrębne przepisy, z zastrzeżeniem przepisów rozdziału XIII.
§ 2.
1. Użyte w instrukcji określenia oznaczają:
1) akta - dokumentację pisaną powstałą w wyniku działalności Ministerstwa;
2) akta sprawy - całą dokumentację (pisma, dokumenty, notatki, formularze, plany, fotokopie, rysunki itp.) zawierającą informacje, które były, są lub mogą być istotne przy rozpatrywaniu danej sprawy;
3) dokument (akt) - zapis, bez względu na jego postać lub sposób wytworzenia, mający znaczenie dowodu, stwierdzający prawdziwość zawartych w nim danych lub zdarzeń, opatrzony datą, pieczęcią i podpisem;
4) dokumentacja - zbiór wszelkiego rodzaju dokumentów, ksiąg, korespondencji oraz dokumentacji finansowej, księgowej, technicznej, statystycznej, geodezyjno - kartograficznej itp. - niezależnie od techniki ich wykonania, np. rękopisy, maszynopisy, wydruki komputerowe, dyskietki, mapy, fotografie, taśmy magnetofonowe;
5) dokumentacja aktowa - dokumentację dotyczącą tej samej informacji sporządzoną w kilku egzemplarzach; wyróżnia się:
1) dokumentację oryginalną - pierwszy egzemplarz pisma (dokument odtworzony, jego kopia i odpisy),
2) dokumentację wtórną - powielającą dane z pierwszego egzemplarza; może być trwała, przeznaczona dla konkretnego odbiorcy (np. kopie przesyłane do wiadomości lub wykorzystania) sporządzona techniką kserograficzną lub przejściowa, gdy powstaje i ginie w toku przetwarzania informacji;
6) dziennik korespondencyjny - rejestr na nośniku papierowym wykorzystywany w kancelariach (sekretariatach) komórek organizacyjnych do ewidencjonowania wpływającej i wychodzącej korespondencji jawnej, jej treści i sposobu załatwienia; wzór dziennika korespondencyjnego określa załącznik Nr 1 do instrukcji kancelaryjnej;
7) dziennik podawczy - rejestr służący do ewidencjonowania wpływów i potwierdzeń ich odbioru; wzór dziennika podawczego określa załącznik Nr 2 do instrukcji kancelaryjnej;
8) ewidencjonowanie - rejestrowanie, wpisywanie do odpowiednich pomocy kancelaryjnych spraw i pism;
9) informacja - utrwalone na rozmaitych nośnikach wiadomości i dane z różnych dziedzin, których gromadzenie, przetwarzanie i udostępnianie stanowi podstawę podejmowania wszelkich decyzji oraz rozwoju myśli ludzkiej;
10) instrukcja archiwalna - załącznik do Zarządzenia Nr 28 Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 22 września 2000 r. w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych i składnic akt oraz zasad postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentami niearchiwalnymi w resorcie spraw wewnętrznych i administracji (Dz. Urz. MSWiA Nr 4, poz. 29);
11) instrukcja kancelaryjna - akt normatywny wewnętrzny, regulujący sposób wykonywania przez wszystkie komórki organizacyjne instytucji czynności kancelaryjnych oraz postępowanie z dokumentacją do momentu przekazania jej do komórki właściwej w sprawach archiwum;
12) jednostka archiwalna - odrębną fizycznie jednostkę dokumentacji (teczka, księga, poszyt, mapa, fotografia, dyskietka itp.);
13) kancelaria - komórkę organizacyjną lub stanowisko pracy wykonujące czynności kancelaryjne takie jak: przyjmowanie wpływów, przekazywanie ich poszczególnym komórkom organizacyjnym i referentom spraw, ekspedycja przesyłek wychodzących itp.;
14) klasyfikacja - podział dokumentacji na grupy rzeczowe ustalone w jednolitym rzeczowym wykazie akt przez nadanie jednostkom archiwalnym stosownych symboli klasyfikacyjnych;
15) komórka organizacyjna - na użytek tej instrukcji - każda komórka organizacyjna wymieniona w zarządzeniu Prezesa Rady Ministrów w sprawie nadania statutu Ministerstwu Spraw Wewnętrznych i Administracji oraz wydział i samodzielne stanowisko, powołane do wykonania zadań ustalonych w regulaminie organizacyjnym Ministerstwa;
16) komórka organizacyjna Ministerstwa właściwa w sprawach archiwum - Wydział - Centralne Archiwum w Biurze Dyrektora Generalnego Ministerstwa;
17) komórka macierzysta - komórkę organizacyjną, do której zadań należy ostateczne, pod względem merytorycznym, opracowanie danego rodzaju spraw i która w tym zakresie powinna posiadać całość zasadniczych akt;
18) komórka inna - komórkę organizacyjną, wykonującą pomocnicze czynności w określonej sprawie lub otrzymującą tylko dalsze egzemplarze akt spraw do wiadomości;
19) księga nabytków - księgę, w której w porządku chronologicznym rejestruje się materiały archiwalne wpływające do archiwum;
20) kwalifikacja archiwalna - ocenę wartości dokumentacji przez zaliczanie jej do odpowiednich kategorii archiwalnych i nadanie jednostkom archiwalnym stosownych symboli kwalifikacyjnych;
21) nośnik informatyczny - dyskietkę, taśmę magnetyczną lub inny nośnik, na którym zapisano w formie elektronicznej treść dokumentu, pisma itp.;
22) nośnik papierowy - zgodny z Polskimi Normami arkusz papieru, na którym umieszczona jest treść dokumentu, pisma itp.;
23) pismo - pisemną formę wypowiedzi urzędu, instytucji lub osoby fizycznej w celu załatwienia określonej sprawy (np. okólne, przewodnie, urzędowe, wpływające, wychodzące);
24) plik - kilkanaście pojedynczych pism lub akt stanowiących najczęściej załączniki do pisma przewodniego;
25) przesyłka - pisma (dokumenty) oraz pakiety (paczki) otrzymywane i wysyłane za pośrednictwem poczty, gońca itp., a także otrzymywane i nadawane telefaksy;
26) referent sprawy - pracownika załatwiającego merytorycznie określoną sprawę;
27) rejestracja pism - wpisywanie do dziennika podawczego (korespondencyjnego) pism wpływających i wychodzących z jednoczesnym nadaniem im kolejnego numeru;
28) rejestracja spraw - wpisywanie do formularza spisu spraw pierwszego pisma wszczynającego daną sprawę z jednoczesnym nadaniem mu odpowiedniego numeru sprawy;
29) skorowidz (indeks) alfabetyczny - dodatkową pomoc ewidencyjno-informacyjną, zawierającą zestawienie haseł osobowych, rzeczowych, geograficznych, adresowych itp. w układzie alfabetycznym, informującą o zawartości akt spraw dotyczących konkretnych osób lub instytucji, przepisów itp.; wzór skorowidza określa załącznik Nr 3 do instrukcji kancelaryjnej;
30) spis spraw - formularz służący do chronologicznego rejestrowania spraw wpływających lub zapoczątkowanych w urzędzie lub instytucji, prowadzony odrębnie dla każdej grupy rzeczowej spraw, dla której zakłada się oddzielną teczkę akt; wzór spisu spraw określa załącznik Nr 4 do instrukcji kancelaryjnej;
31) spis zdawczo - odbiorczy akt - formularz służący do ewidencjonowania dokumentacji przekazywanej z komórek organizacyjnych do archiwum, oddzielnie dla materiałów archiwalnych (kat. A) i dokumentacji niearchiwalnej (kat. B); wzór spisu zdawczo - odbiorczego określa załącznik Nr 5 do instrukcji kancelaryjnej;
32) sprawa - zdarzenie lub stan rzeczy oraz podanie, pismo, dokument, wymagające rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych;
33) symbol komórki organizacyjnej - zestaw oznaczeń literowych i cyfrowych, stanowiący jej znak rozpoznawczy;
34) system kancelaryjny - zasady postępowania z dokumentacją od chwili wszczęcia sprawy do momentu przekazania dokumentacji do komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach archiwum, ustalające sposób rejestrowania i znakowania oraz metody klasyfikowania i przechowywania pism i akt spraw;
35) system kancelaryjny bezdziennikowy - system kancelaryjny, w którym rejestrowane są tylko sprawy a nie pojedyncze pisma;
36) teczka spraw (aktowa) - teczkę wiązaną, skoroszyt, segregator itp., służące do przechowywania jednorodnych lub rzeczowo pokrewnych akt spraw ostatecznie załatwionych, objętych tą samą grupą akt ustaloną wykazem akt i stanowiącą przeważnie odrębną jednostkę archiwalną;
37) wykaz akt - jednolita, rzeczowa klasyfikacja akt powstających w toku działalności Ministerstwa i archiwalna ich kwalifikacja, oznaczona w poszczególnych pozycjach: symbolem klasyfikacyjnym, hasłem rzeczowym i kategorią archiwalną; służy do oznaczania, rejestracji, łączenia i przechowywania akt;
38) wystawca - instytucję lub osobę fizyczną, która sporządziła określone pismo, dokument;
39) załącznik - każde pismo lub inny przedmiot odnoszący się do treści lub tworzący całość z pismem przewodnim (zszyte, sklejone z nim pisma, broszury, książki itp.);
40) znak akt (teczki) - zespół symboli określających przynależność sprawy do określonej komórki organizacyjnej i do określonej grupy rzeczowego wykazu akt;
41) znak sprawy (pisma) - zespół symboli określających przynależność sprawy (pisma) do określonej komórki organizacyjnej i określonej grupy spraw.
2. Kancelaryjne pomoce ewidencyjne wymienione w ust. 1 w pkt. 7, 8 i 29 mogą być prowadzone na komputerowych nośnikach informacji.
II. System kancelaryjny. Podział akt na kategorie archiwalne. Wykaz akt
§ 3.
1. W Ministerstwie obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny oparty na jednolitym rzeczowym wykazie akt, zwanym dalej wykazem akt.
2. Rejestracji spraw dokonuje się w spisach spraw prowadzonych dla każdej teczki aktowej zakładanej zgodnie z wykazem akt. Nie rejestruje się pism dotyczących spraw.
3. W komórkach organizacyjnych mogą być prowadzone dodatkowe pomoce ewidencyjne: dzienniki podawcze i korespondencyjne, skorowidze itp., stanowiące kancelaryjną pomoc ewidencyjną i służące do rejestracji korespondencji wpływającej do Ministerstwa i korespondencji wychodzącej oraz pokwitowania odbioru, nie mające jednak wpływu na znak sprawy.
§ 4.
Akta dzieli się pod względem ich wartości archiwalnej na dwie zasadnicze kategorie:
1) materiały archiwalne, posiadające wartość historyczną, wchodzące do narodowego zasobu archiwalnego, oznaczone w wykazie akt symbolem „A”;
2) dokumentację niearchiwalną, oznaczoną w wykazie akt symbolem „B”, z tym że:
a) symbolem „B” z dodaniem cyfr arabskich (np. „B5”) oznacza się dokumentację o czasowym znaczeniu praktycznym, która, po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu, poczynając od 1 stycznia roku następnego po utracie przez tę dokumentację praktycznego znaczenia dla Ministerstwa, dla określonej komórki organizacyjnej w Ministerstwie lub dla celów kontrolnych; brakowania dokonuje się w komórce organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach archiwum, po przekazaniu tej dokumentacji przez komórki organizacyjne, które ją wytworzyły; sposób uporządkowania i przekazania tej dokumentacji określa § 51 i § 53 ust. 5; sposób brakowania określają przepisy instrukcji archiwalnej;
b) symbolem „BC” oznacza się dokumentację posiadającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne (manipulacyjne), która po pełnym jej wykorzystaniu może być brakowana przez komórkę organizacyjną za wiedzą i zgodą komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach archiwum; wzór protokołu oceny dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej symbolem Bc i spisu dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej symbolami Bc przeznaczonej do brakowania określa załącznik Nr 6 do instrukcji kancelaryjnej, a protokół zniszczenia akt - załącznik Nr 7 do instrukcji kancelaryjnej;
c) symbolem „BE” oznacza się dokumentację, która, po upływie obowiązującego okresu przechowywania (np. „BE5”), podlega ocenie ze względu na jej charakter, treść i wartość archiwalną; oceny dokonuje komórka organizacyjna Ministerstwa właściwa w sprawach archiwum, przy udziale pracownika komórki organizacyjnej, która wytworzyła dokumentację; z oceny dokumentacji sporządza się protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej symbolami „BE” wraz ze spisem dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej symbolami „BE” przeznaczonej do brakowania, którego wzór określa załącznik Nr 8 do instrukcji kancelaryjnej.
§ 5.
1. Akta tematycznie jednorodne (dotyczące tego samego zagadnienia lub rodzaju dokumentacji), występujące w różnych komórkach organizacyjnych, posiadają te same symbole i hasła klasyfikacyjne z wykazu akt, z wyjątkiem symboli oznaczających nazwę danej komórki organizacyjnej.
2. Wykaz akt określa kategorie archiwalne odrębnie dla komórki macierzystej i dla innych komórek, dla których określona dokumentacja stanowi materiał cząstkowy lub pomocniczy.
3. Tryb postępowania z dokumentacją na wypadek zagrożenia bezpieczeństwa państwa lub wojny został określony w kolumnie 9 pt. „okres zagrożenia” wykazu akt. Dokumentację podlegającą ewakuacji oznaczono symbolem „E”, zniszczeniu - symbolem „Z”, pozostawieniu na miejscu - symbolem „P”.
§ 6.
1. Wykaz akt oparty jest na systemie klasyfikacji dziesiętnej i dzieli całość wytwarzanej dokumentacji na dziesięć klas pierwszego rzędu sformułowanych w sposób ogólny, oznaczony symbolami od 0 do 9.
2. W ramach tych klas wprowadza się podział na klasy drugiego rzędu (hasła bardziej szczegółowe) oznaczone symbolami dwucyfrowymi /np. 07/ powstającymi przez dodanie do symbolu klasy pierwszego rzędu jednej z cyfr od 0 do 9, a także podział niektórych klas drugiego rzędu na klasy trzeciego rzędu oznaczone symbolami trzycyfrowymi /np. 615/ oraz w ramach klas trzeciego rzędu - podział na klasy czwartego rzędu oznaczone symbolami czterocyfrowymi /np. 4310/.
3. Każda komórka organizacyjna powinna sporządzić na własne potrzeby wyciąg z wykazu akt, zawierający symbole i hasła klasyfikacyjne oraz kategorie archiwalne dokumentacji występujące w działalności tej komórki.
4. Wyciąg z wykazu akt dla komórki organizacyjnej w zależności od potrzeb może zawierać:
1) nowe pozycje (symbole i hasła klasyfikacyjne) utworzone przez rozbudowanie końcowych klas trzeciego i czwartego rzędu w wykazie akt w klasy bardziej szczegółowe przy zachowaniu oznaczeń kategorii archiwalnej i okresu przechowywania akt, ustalonego dla klasy rozbudowanej;
2) pozycje oznaczone w wykazie akt symbolami wyższego rzędu, z ustaleniem właściwej kategorii archiwalnej z klas komasowanych.
5. Wewnętrzny układ dokumentacji, zaklasyfikowanej w wykazie akt do jednego symbolu klasyfikacyjnego, może opierać się na podziale terytorialnym, adresowym, podmiotowym, alfabetycznym, chronologicznym itp., który ułatwia kompletowanie i wykorzystywanie akt spraw w pracy komórek organizacyjnych.
§ 7.
Zmiany w wykazie akt, polegające na przekształceniu lub dodaniu nowych symboli i haseł w klasach pierwszego i drugiego rzędu, mogą być dokonane tylko na podstawie zarządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji.
III. Podział czynności kancelaryjnych
§ 8.
Do czynności kancelaryjnych należy:
1) przyjmowanie korespondencji i przesyłek wpływających do Ministerstwa;
2) ewidencjonowanie wpływów i przekazywanie ich adresatom;
3) ekspedycja korespondencji wychodzącej.
§ 9.
W Ministerstwie czynności kancelaryjne wykonują: Kancelaria Główna Ministerstwa, zwana dalej Kancelarią Główną, kancelarie (sekretariaty) komórek organizacyjnych oraz referenci spraw.
§ 10.
Do zakresu działania Kancelarii Głównej należy:
1) przyjmowanie wpływów (przesyłek) z Wydziału Poczty Specjalnej Biura Łączności i Informatyki Komendy Głównej Policji, zwanego dalej Pocztą Specjalną, oraz od interesantów;
2) rejestrowanie wpływów w dzienniku podawczym;
3) rozdzielanie i przekazywanie wpływów do poszczególnych kancelarii (sekretariatów) komórek organizacyjnych;
4) ekspedycja korespondencji wychodzącej za pośrednictwem Poczty Specjalnej;
5) ustalanie adresatów przesyłek mylnie skierowanych lub błędnie zaadresowanych.
§ 11.
Do zakresu działania kancelarii (sekretariatów) komórek organizacyjnych należy odpowiednio:
1) odbiór wpływów z Poczty Specjalnej, z Kancelarii Głównej oraz z innych komórek organizacyjnych Ministerstwa;
2) prowadzenie, w uzasadnionych przypadkach, pomocy ewidencyjnych;
3) przedkładanie korespondencji wpływającej dyrektorowi (naczelnikowi) komórki organizacyjnej do dekretacji;
4) przekazywanie zadekretowanej korespondencji właściwym referentom spraw za pokwitowaniem odbioru;
5) terminowa ekspedycja korespondencji wychodzącej.
6) wykonywanie prac technicznych związanych z wytwarzaniem i reprodukcją dokumentów na polecenie przełożonego; zapewnienie należytej ochrony dokumentów znajdujących się w pomieszczeniach kancelarii (sekretariatów).
§ 12.
Do zakresu czynności kancelaryjnych referentów spraw należy:
1) rejestrowanie w odpowiednim formularzu (spis spraw) spraw otrzymanych do załatwienia i nadanie znaku sprawy;
2) zakładanie, zgodnie z wykazem akt, teczek aktowych dla spraw i przechowywanie akt spraw załatwionych;
3) załatwianie spraw zgodnie z dyspozycjami przełożonych co do sposobu i terminu załatwienia sprawy;
4) przygotowanie projektów pism i przedstawianie ich do akceptacji przełożonym;
5) sporządzanie czystopisów i przekazywanie ich do podpisu osobom upoważnionym;
6) przekazywanie podpisanych czystopisów do kancelarii celem wysłania;
7) kompletowanie, przygotowanie przechowywanej dokumentacji i przekazywanie jej do komórki organizacyjnej właściwej w sprawach archiwum.
§ 13.
1. Rozliczanie referentów spraw odchodzących z komórki organizacyjnej z pobranych dokumentów następuje na karcie obiegowej, w której odpowiednio kierownik / pracownik kancelarii odnotowuje fakt rozliczenia.
2. W przypadku stwierdzenia przez kancelarię (sekretariat) braku dokumentu, dyrektor komórki organizacyjnej powołuje komisję do przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego i na podstawie sprawozdania komisji wyjaśniającego okoliczności utraty (niewłaściwego delegowania do sprawy) zdejmuje ten dokument z ewidencji kancelarii.
IV. Obieg dokumentacji (korespondencji)
§ 14.
1. Kancelaria Główna, w ustalonych godzinach, odbiera i ekspediuje korespondencję wpływającą i wychodzącą /przesyłki/ za pośrednictwem Poczty Specjalnej.
2. Korespondencja odbierana przez Kancelarię Główną z Poczty Specjalnej podlega sprawdzeniu w punkcie kontroli pirotechniczno-radiologicznej Kancelarii Prezesa Rady Ministrów.
§ 15.
1. Kancelaria Główna przekazuje przesyłki imienne kierowane do Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji oraz Sekretarza Stanu - Dyrektorowi Gabinetu Politycznego, a kierowane do Podsekretarzy Stanu - właściwym sekretariatom. Pozostałe przesyłki adresowane do Ministerstwa przedkłada Dyrektorowi Biura Dyrektora Generalnego, do dekretacji.
2. Pisma zadekretowane przez Ministra, Sekretarza Stanu i Podsekretarzy Stanu oraz przez Dyrektora Biura Dyrektora Generalnego, Kancelaria Główna przekazuje /za pokwitowaniem/ upoważnionym pracownikom kancelarii (sekretariatów) komórek organizacyjnych w godzinach 9.00-12.00 każdego dnia roboczego, a oznaczone symbolem PILNE niezwłocznie.
§ 16.
Prasę codzienną i wydawnictwa specjalistyczne dla członków Kierownictwa Ministerstwa - pracownicy Kancelarii Głównej doręczają do właściwych sekretariatów do godziny 8.30.
§ 17.
1. Upoważnieni pracownicy kancelarii (sekretariatów) komórek organizacyjnych obowiązani są odbierać korespondencję przeznaczoną dla tych komórek organizacyjnych odpowiednio z Poczty Specjalnej, z Kancelarii Głównej, a także z innych komórek organizacyjnych Ministerstwa.
2. Pracownicy, o których mowa w ust. 1, obowiązani są odbierać korespondencję przeznaczoną dla tych komórek organizacyjnych odpowiednio z Poczty Specjalnej, z Kancelarii Głównej, a także z innych komórek organizacyjnych Ministerstwa.
2. Pracownicy, o których mowa w ust. 1, obowiązani są odbierać z Kancelarii Głównej prenumerowaną prasę codzienną i wydawnictwa specjalistyczne, każdego dnia do godziny 10.00.
§ 18.
1. Pracownicy kancelarii (sekretariatów) komórek organizacyjnych po zarejestrowaniu korespondencji wpływającej przedkładają ją dyrektorom tych komórek, a po jej zadekretowaniu - naczelnikom wydziałów.
2. Naczelnicy wydziałów kierują otrzymaną korespondencję do referentów spraw, do załatwienia.
V. Przyjmowanie, sprawdzanie i segregowanie korespondencji
§ 19.
1. Kancelaria Główna oraz kancelarie (sekretariaty) komórek organizacyjnych dokonują sprawdzenia i segregacji korespondencji wpływającej. Korespondencję kierowaną imiennie do Ministra, Sekretarza Stanu, Podsekretarzy Stanu oraz dyrektorów i naczelników wydziałów komórek organizacyjnych, a także listy prywatne, przekazują właściwym adresatom bez otwierania kopert.
2. Kancelaria Główna przekazuje do Kasy Biura Administracyjno-Gospodarczego, za pokwitowaniem, pieniądze otrzymane na podstawie przekazu pieniężnego lub w korespondencji, natomiast znaki opłaty pocztowej lub skarbowej dołącza do pism dokonując adnotacji obok pieczęci wpływu.
§ 20.
1. Korespondencję wpływającą po godzinach urzędowania Ministerstwa oraz w dni wolne od pracy przyjmuje oficer dyżurny Ministra i przekazuje ją następnego dnia roboczego do Kancelarii Głównej za pokwitowaniem. O nadejściu pilnych przesyłek oficer dyżurny powiadamia niezwłocznie adresatów.
2. Korespondencję mylnie nadesłaną do Ministerstwa, Kancelaria Główna oraz kancelarie (sekretariaty) komórek organizacyjnych przesyłają niezwłocznie właściwemu adresatowi, zawiadamiając o tym nadawcę.
§ 21.
1. Przy otwieraniu korespondencji nie należy uszkadzać umieszczonych na kopertach pieczęci-datowników urzędów pocztowych.
2. Po otwarciu koperty sprawdza się:
1) całą zawartość koperty;
2) załączniki wskazane w piśmie (brak załączników należy odnotować na danym piśmie i zawiadomić o tym nadawcę).
3. Koperty dołącza się do pism:
1) stanowiących dowód w postępowaniu administracyjnym;
2) wartościowych, poleconych i za dowodem doręczenia;
3) stanowiących skargę lub wniosek;
4) w których brak jest nazwy (imienia i nazwiska) i adresu nadawcy lub daty pisma;
5) przy których przesłano pieniądze lub inne przedmioty.
§ 22.
Kancelarie (sekretariaty) komórek organizacyjnych umieszczają na każdym wpływającym piśmie pieczęć wpływu zawierającą: nazwę Ministerstwa, nazwę kancelarii (sekretariatu) komórki organizacyjnej będącej odbiorcą pisma, datę wpływu, liczbę załączników i ilość arkuszy, a w przypadku prowadzenia dodatkowych pomocy ewidencyjnych także numer dziennika podawczego (korespondencyjnego).
§ 23.
1. Pieczęć wpływu korespondencji umieszcza się na:
1) kopertach - w przypadku przekazania adresatom bez otwierania kopert;
2) pierwszej stronie pism - w pozostałych przypadkach.
2. Na przesyłkach pilnych oznacza się także godzinę ich otrzymania.
3. Nie umieszcza się pieczęci wpływu na :
1) załącznikach;
2) czasopismach, książkach itp.;
3) dokumentach stanowiących osobistą własność (świadectwa, dyplomy itp.);
4) listach prywatnych.
§ 24.
Kancelaria Główna oraz kancelarie (sekretariaty) komórek organizacyjnych mogą dokumentować obieg korespondencji poprzez prowadzenie:
1) dziennika podawczego (korespondencyjnego);
2) książki doręczeń przesyłek miejscowych, według wzoru określonego w załączniku Nr 9 do instrukcji kancelaryjnej;
3) wykazu przesyłek nadanych na Poczcie Specjalnej, według wzoru określonego w załączniku Nr 10 do instrukcji kancelaryjnej;
4) wykazu przesyłek poleconych, według wzoru określonego w załączniku Nr 11 do instrukcji kancelaryjnej.
VI. Rejestrowanie spraw, znakowanie akt i zakładanie teczek aktowych
§ 25.
1. Zarejestrowanie sprawy w systemie bezdziennikowym polega na wpisaniu jej do spisu spraw (formularz Pu-kn-4). Sprawę (nie pismo) rejestruje się tylko jeden raz na podstawie pierwszego pisma, w danej sprawie, otrzymanego z zewnątrz lub sporządzonego przez daną komórkę organizacyjną. Każde nowe pismo dotyczące sprawy już zarejestrowanej otrzymuje ten sam znak sprawy.
2. Sprawy nie załatwione ostatecznie w ciągu danego roku kalendarzowego załatwia się w roku następnym, bez wpisywania ich do nowych spisów spraw i bez zmiany dotychczasowego ich znaku.
3. Zmiana znaku sprawy z równoczesnym wpisem do nowego spisu spraw następuje, gdy wpłynie nowe pismo dotyczące tej sprawy, w poprzednim spisie spraw należy uczynić odpowiednią adnotację.
4. W przypadku wznowienia sprawy ostatecznie załatwionej i odłożonej do właściwej teczki, należy ją wyjąć, odnotować pod jej numerem w spisie spraw „przeniesiono do teczki symbol” rejestrując ją w spisie spraw na rok bieżący i nadając jej nowy znak sprawy.
5. Rejestrację spraw wymagających specjalnej formy ewidencji np. wyciągi bankowe, raporty kasowe prowadzi się na podstawie odrębnych przepisów.
6. Komórki organizacyjne Ministerstwa mogą stosować również komputerowy system rejestracji spraw i obiegu pism.
7. Rejestracja spraw w spisach spraw należy do obowiązków referentów spraw. Czynności te mogą wykonywać również sekretariaty komórek organizacyjnych za zgodą dyrektorów (naczelników) komórek organizacyjnych.
8. Rejestracji podlegają akta kategorii A i B.
§ 26.
1. W komórkach organizacyjnych Ministerstwa prowadzone pomoce ewidencyjne (dzienniki podawcze, korespondencyjne, kontrolki wpływów, skorowidze itp.) służą do kontroli obiegu pism, nie mając jednak wpływu na znak sprawy.
2. Kancelarie (sekretariaty) komórek organizacyjnych mogą rejestrować korespondencję wpływającą i wychodzącą dotyczącą tej samej sprawy pod kolejnym numerem porządkowym dziennika korespondencyjnego.
3. Jeśli korespondencja dotycząca tej samej sprawy zarejestrowana jest pod różnymi numerami w dzienniku korespondencyjnym, ostatni numer w dzienniku łamie się przez pierwszy numer nadany tej sprawie.
4. Zapisu w dziennikach korespondencyjnych dokonuje się długopisem lub piórem, a zmiany zapisu kolorem czerwonym z datą i podpisem dokonującego zmiany. Wycieranie i zamazywanie zapisów jest niedozwolone.
5. Numer porządkowy dziennika korespondencyjnego wpisuje się w obrębie pieczęci wpływu komórki organizacyjnej.
6. Nie podlegają rejestracji:
1) publikacje (gazety, czasopisma, książki, prospekty itp.);
2) potwierdzenia odbioru, które dołącza się do akt właściwej sprawy;
3) zaproszenia, życzenia i inne pisma o podobnym charakterze;
§ 27.
1. Znak sprawy (pisma) jest cechą rozpoznawczą sprawy. Składa się z czterech części:
1) symbolu literowego/cyfrowego komórki organizacyjnej, określonego decyzją Dyrektora Generalnego w sprawie symboli korespondencyjnych Kierownictwa i komórek organizacyjnych Ministerstwa.
2) symbolu cyfrowego hasła klasyfikacyjnego według wykazu akt;
3) kolejnego numeru, pod którym sprawa została zarejestrowana w spisie spraw;
4) ostatnich dwóch cyfr roku kalendarzowego, w którym sprawa została wpisana do spisu spraw na przykład.:
AB-0000-1/02;
AB-IV-0000-1/02.
2. Znak sprawy (pisma) może być uzupełniony o numer pozycji z dziennika korespondencyjnego, który umieszcza się na przedostatnim miejscu na przykład.:
AB-IV-0000-1-125/02.
§ 28.
Dla akt osobowych, paszportowych, normatywnych, nieruchomości itp. prowadzi się dodatkowe rejestry w układzie alfabetycznym (według nazwisk), adresowym (według numerów), itp.
§ 29.
1. Teczki aktowe zakłada się w miarę powstawania akt spraw, zgodnie z wykazem akt. Na każdy rok kalendarzowy zakłada się nowe teczki aktowe i nowe spisy spraw.
2. W przypadku znikomej ilości akt wytworzonych w ciągu roku oraz w przypadku akt, których charakter wymaga łączenia przez dłuższy czas np. akty prawne, można prowadzić teczki ze spisami spraw przez kilka lat.
3. Każdej końcowej klasie wykazu akt powinna odpowiadać teczka zawierająca akta spraw o tym samym symbolu klasyfikacyjnym i kategorii archiwalnej. Nie można łączyć w jednej teczce akt kategorii A i B.
4. Spis spraw prowadzi się oddzielnie dla każdej teczki założonej zgodnie z wykazem akt.
5. Każda teczka aktowa powinna być opisana i na stronie tytułowej zawierać oznaczenia, określone w załączniku Nr 12 a, b, c do instrukcji kancelaryjnej:
1) u góry na środku - nazwę Ministerstwa, poniżej nazwę departamentu (biura) oraz wydziału;
2) w lewym górnym rogu - znak akt złożony z symbolu literowego/ cyfrowego komórki organizacyjnej i symbolu cyfrowego hasła według wykazu akt oraz rok kalendarzowy;
3) w prawym górnym rogu - kategorię archiwalną z wykazu akt; a w przypadku dokumentacji niearchiwalnej (akt kat.„B”) również okres jej przechowywania; pod kategorią archiwalną oznaczenie sposobu postępowania z aktami na wypadek zagrożenia bezpieczeństwa państwa lub wojny;
4) na środku - tytuł teczki (akt) tj. pełne hasło z wykazu akt, uzupełnione o rodzaj dokumentacji zawartej w teczce;
5) pod tytułem - daty rozpoczęcia i zakończenia sprawy; jeżeli teczka zawiera dokumentację z jednego roku kalendarzowego należy wpisać tylko dany rok i ewentualnie numer tomu.
6. Dokumenty dotyczące jednej sprawy umieszcza się w teczce założonej zgodnie z klasyfikacją rzeczową wykazu akt.
VII. Załatwianie spraw
§ 30.
1. Referenci spraw rejestrują wpływy w spisach spraw, załatwiają sprawy i grupują akta spraw w teczkach aktowych.
2. Referenci spraw kasują znaki opłaty skarbowej w przypadkach i na zasadach określonych w przepisach o opłacie skarbowej.
3. Referenci spraw mogą prowadzić, dla potrzeb zajmowanych stanowisk, pomocnicze spisy przedmiotowe (np.spisy nieruchomości, wydanych paszportów, itp.).
§ 31.
Załatwianie spraw odbywa się z zachowaniem terminów określonych w Kodeksie postępowania administracyjnego oraz przepisach odrębnych.
§ 32.
W przypadku ustnego załatwienia sprawy sporządza się notatkę o przedmiocie sprawy i sposobie jej załatwienia.
§ 33.
Przy pisemnym załatwianiu spraw należy przestrzegać następujących zasad:
1) sprawy załatwia się według kolejności ich wpływu i stopnia pilności;
2) każdą sprawę załatwia się oddzielnym pismem;
3) w odpowiedziach podaje się znak i datę sprawy, której odpowiedź dotyczy;
4) adresy pisze się w pierwszym przypadku;
5) każde pismo oznacza się znakiem sprawy;
6) pod treścią, po lewej stronie, podaje się liczbę załączników oraz adresatów (jeżeli pismo ma być przesłane do wiadomości innym zainteresowanym).
§ 34.
1. Projekt pisma podlega zatwierdzeniu (aprobacie) przez przełożonego, który udziela również dyspozycji co do sposobu sporządzania czystopisu (liczby kopii, terminu, itp.) i sposobu wysłania pisma.
2. Przy sporządzaniu czystopisów należy przestrzegać następujących zasad:
1) czystopisy pism sporządza się na blankietach korespondencyjnych z odpowiednim nadrukiem (Minister, Sekretarz Stanu, Podsekretarz Stanu, Ministerstwo z nazwą komórki organizacyjnej) albo na papierze opatrzonym pieczęcią nagłówkową zgodnie z decyzją, o której mowa w § 38;
2) format papieru powinien być dostosowany do wielkości tekstu;
3) w lewym górnym rogu pod nadrukiem albo pieczęcią nagłówkową umieszcza się znak sprawy;
4) w dacie pisma wpisuje się tylko rok i miesiąc (pozostawiając miejsce na wpisanie dnia);
5) w lewym dolnym rogu umieszcza się inicjały referenta sprawy i osoby sporządzającej czystopis.
3. Blankiety korespondencyjne z wizerunkiem orła ustalonego dla godła państwowego mogą być używane tylko do sporządzania czystopisów pism wychodzących na zewnątrz Ministerstwa.
§ 35.
Skargi i wnioski podlegają odrębnej ewidencji zawierającej informacje o dacie ich wpływu, przedmiocie, sposobie i terminie załatwienia, przy czym skargi i wnioski nie zawierające imienia i nazwiska oraz adresu wnoszącego nie podlegają rozpoznaniu.
VIII. Podpisywanie pism. Umieszczanie pieczęci urzędowej
§ 36.
1. Podpis umieszcza się pod treścią pisma, z prawej strony, w obrębie stempla określającego stanowisko służbowe oraz imię i nazwisko. W przypadku stosowania blankietów korespondencyjnych zawierających imię, nazwisko i stanowisko służbowe osoby upoważnionej do składania podpisu, pod treścią pisma umieszcza się tylko podpis.
2. Zakres uprawnień do podpisywania pism, w imieniu Ministra, przez Sekretarza Stanu, Podsekretarzy Stanu oraz dyrektorów komórek organizacyjnych regulują odrębne przepisy.
3. Referent sprawy umieszcza swój podpis (parafę) na pozostającej w aktach kopii pisma, z lewej strony pod tekstem.
§ 37.
Pieczęć urzędową okrągłą umieszcza się na pismach posiadających charakter dokumentów (decyzje, umowy, świadectwa, dyplomy, akty mianowania, legitymacje, itp.).
§ 38.
Wzory pieczęci urzędowych i stempli służbowych oraz zasady ich stosowania określa decyzja Nr 49 Dyrektora Generalnego Ministerstwa z dnia 4 września 2002 r. w sprawie pieczęci i stempli oraz tablic urzędowych i informacyjnych używanych w komórkach organizacyjnych Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji.
IX. Sporządzanie odpisów i kopii. Powielanie dokumentów
§ 39.
1. Odpisy dokumentów lub pism sporządza się z dokładnym zachowaniem tekstu oryginału.
2. Jeżeli odpis sporządza się z oryginału, po prawej stronie, nad tekstem, umieszcza się wyraz „odpis”, a jeżeli z odpisu umieszcza się wyrazy „odpis z odpisu”.
3. Jeżeli na oryginale umieszczona jest pieczęć, na odpisie umieszcza się litery „MP”, a dalej wpisuje się treść pieczęci.
4. W miejscu podpisu umieszcza się znak /-/ oraz imię i nazwisko osoby podpisanej na oryginale lub wyrazy „podpis nieczytelny”.
§ 40.
1. Zgodność odpisu lub wyciągu z oryginałem dokumentu potwierdza naczelnik wydziału lub referent sprawy, używając formuły „za zgodność z oryginałem” i umieszczając pieczęć imienną, a także pieczęć trójkątną (do użytku wewnętrznego) - jeżeli odpis przeznaczony jest dla instytucji i komórek organizacyjnych resortu spraw wewnętrznych i administracji albo okrągłą (urzędową) - jeżeli odpis przeznaczony jest dla innych urzędów, instytucji oraz obywateli.
2. Jeżeli brak jest zastrzeżeń natury proceduralnej, zamiast odpisów sporządza się kopie.
3. Uwierzytelnienia kopii dokonują naczelnicy wydziałów, referenci spraw lub sekretariaty komórek organizacyjnych, których dokumenty były kopiowane.
§ 41.
1. Powielenia dokumentów w ilościach niezbędnych do celów służbowych dokonują we własnym zakresie referenci spraw na polecenie dyrektorów (naczelników) komórek organizacyjnych.
2. Większą ilość kopii na potrzeby komórek organizacyjnych wykonuje wyspecjalizowana komórka (powielarnia) na podstawie zlecenia podpisanego przez dyrektora (naczelnika) zamawiającej komórki organizacyjnej. Wzór zlecenia określa załącznik Nr 13 do instrukcji kancelaryjnej.
3. Zlecenie, o którym mowa w ust. 2 wymaga akceptacji osoby odpowiedzialnej za pracę powielarni.
X. Doręczanie i wysyłanie korespondencji
§ 42.
Korespondencję przeznaczoną do wysłania przygotowuje kancelaria (sekretariat) komórki organizacyjnej, która:
1) sprawdza, czy pismo jest podpisane, oznaczone datą, czy dołączone są wymienione w nim załączniki (w wypadku stwierdzenia braku zwraca pismo referentowi sprawy do uzupełnienia);
2) dokonuje adnotacji o wysłaniu pisma lub stwierdza na kopii pisma jego wysłanie;
3) sprawdzoną korespondencję wkłada się do kopert z odpowiednim nadrukiem (przy braku nadruku umieszcza się pieczęć nagłówkową), pod którym umieszcza:
a) znak sprawy (pisma),
b) nazwę (nazwisko) adresata,
c) dokładny adres (wraz z numerem kodu pocztowego),
d) cechę pilności;
4) zwraca kopię właściwemu referentowi sprawy lub włącza pismo do odpowiedniej teczki aktowej (w przypadku, gdy kancelaria lub sekretariat komórki organizacyjnej gromadzi akta spraw załatwionych do czasu przekazania ich do komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach archiwum).
§ 43.
1. Pisma przeznaczone dla komórek organizacyjnych Ministerstwa przekazywane są bezpośrednio, za pokwitowaniem odbioru w książce doręczeń przesyłek miejscowych lub za potwierdzeniem odbioru na kopiach tych pism.
2. Pozostałe przesyłki przekazywane są adresatom za pośrednictwem Poczty Specjalnej, urzędów pocztowych, względnie doręczane są bezpośrednio, za pokwitowaniem.
3. Przesyłki polecone dostarczane są na Pocztę Specjalną wraz z wykazem przesyłek poleconych. Pracownik komórki organizacyjnej wysyłającej przesyłkę wypełnia na druku wykazu przesyłek poleconych rubryki nr 1,2 i 3. Pozostałe rubryki wypełnia pracownik Poczty Specjalnej.
§ 44.
Pisma wychodzące, z wyjątkiem kierowanych do obywateli w sprawach indywidualnych, mogą być wysyłane za pośrednictwem faxu lub poczty elektronicznej.
XI. Przechowywanie dokumentacji w komórkach organizacyjnych
§ 45.
Dokumentację (akta spraw) do załatwienia przechowują referenci spraw w teczkach oznaczonych wyrazami „do załatwienia”. Akta te układa się w kolejności wpływu; poza kolejnością załatwia się sprawy pilne.
§ 46.
1. Akta spraw załatwionych przechowuje się w kancelariach (sekretariatach) komórek organizacyjnych lub u referentów spraw, w teczkach prowadzonych według wykazu akt, przez okres dwóch lat od zakończenia sprawy. W spisach spraw odnotowuje się fakt ostatecznego załatwienia spraw.
2. W teczce aktowej składa się akta spraw w kolejności spisu spraw, a w ramach sprawy w układzie chronologicznym (pismo rozpoczynające sprawę umieszcza się jako pierwsze).
XII. Wykorzystanie informatyki w czynnościach kancelaryjnych oraz postępowanie z informacjami utrwalonymi na nośnikach informatycznych
§ 47.
1. W celu zwiększenia efektywności pracy biurowej, w szczególności czynności kancelaryjnych, zaleca się szerokie wykorzystanie informatyki, pod warunkiem właściwej ochrony przechowywanych w zbiorze informatycznym danych, w tym zwłaszcza chronionych ustawowo informacji niejawnych i danych osobowych.
2. W normalnym procesie kancelaryjnym dokumentacja tworzona komputerowo może mieć jedynie charakter roboczy i posługiwanie się nią powinna cechować pełna swoboda. Na końcu tego procesu powinien być tworzony dokument na nośniku papierowym.
3. Dopuszcza się wykorzystanie informatyki w celu:
1) przyjmowania i wysyłania korespondencji za pośrednictwem poczty elektronicznej;
2) przesyłania korespondencji i innych wiadomości wewnętrzną pocztą elektroniczną;
3) prowadzenia wszelkich rejestrów dotyczących obiegu dokumentów wewnątrz Ministerstwa;
4) współdziałania z dostępnymi bazami danych tworzonymi i eksploatowanymi przez wszystkie urzędy organów administracji publicznej;
5) tworzenia, przekształcania i przechowywania niezbędnych dokumentów.
§ 48.
1. Dane przechowywane w pamięci komputerów zabezpiecza się przez:
1) dopuszczenie do dostępu wyłącznie upoważnionych pracowników;
2) odpowiednie archiwizowanie zbiorów na nośnikach informatycznych.
2. Dane gromadzone w pamięciach komputerów powinny być zabezpieczone przed ich utratą przez archiwizowanie codzienne zmian, a w cyklu tygodniowym wszystkich danych składowanych na dyskach serwerów sieciowych na odpowiednich nośnikach informatycznych oraz przechowywanie ich w odpowiednio chronionym i zabezpieczonym pomieszczeniu.
3. W przypadku gromadzenia danych osobowych do ich zabezpieczenia należy stosować przepisy ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926, z późn. zm.) oraz wydane na ich podstawie przepisy wykonawcze.
4. Dyskietki i inne nośniki informatyczne, z utrwalonymi na nich jednostkowymi informacjami zawartymi w tradycyjnych źródłach informacji (np. w kartotekach), przechowywane są tak długo w komórce organizacyjnej, jak długo potrzebne są użytkownikowi.
§ 49.
1. Do komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach archiwum przekazuje się wydruki komputerowe z informacjami jednostkowymi albo zbiorczymi.
2. W przypadkach przekazywania dyskietek lub innych nośników informatycznych do komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach archiwum należy opisać ich zawartość, podać numer sprawy oraz nazwę i wersję zastosowanego edytora tekstu.
3. W przypadkach wprowadzenia do użytku służbowego nowych generacji komputerów, zapis utrwalony na pierwotnych dyskietkach lub innych nośnikach informatycznych, po wprowadzeniu informacji do nowych dyskietek lub innych nośników informatycznych, podlega kasacji.
4. Kasacja zapisów na dyskietkach i innych nośnikach informatycznych może być przeprowadzona wyłącznie za zgodą komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach archiwum.
XIII. Przekazywanie dokumentacji do komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach archiwum
§ 50.
Każdego roku (w I półroczu) w komórkach organizacyjnych dokonuje się przeglądu akt celem przekazania akt spraw załatwionych do komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach archiwum.
§ 51.
1. Akta spraw zakończonych przekazuje się kompletnymi rocznikami w teczkach założonych zgodnie z wykazem akt, tj. zgodnie z symbolami klasyfikacyjnymi z wykazu akt i kategorii archiwalnej po upływie dwóch lat od zakończenia sprawy, na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych, sporządzonych w 3 egzemplarzach odrębnie dla akt kat. A i dla akt kat. B. Zgodę na przekazanie akt wydaje kierownik komórki organizacyjnej.
2. Jeden egzemplarz spisu zdawczo-odbiorczego pozostaje w komórce organizacyjnej przekazującej akta, pozostałe otrzymuje komórka organizacyjna Ministerstwa właściwa w sprawach archiwum. Spis podpisują: dyrektor komórki organizacyjnej zdającej akta i dyrektor komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach archiwum lub ich zastępcy.
3. W przypadku sporządzenia spisu zdawczo - odbiorczego techniką elektroniczną jego zapis przekazuje się do komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach archiwum w postaci wydruku i na nośniku elektronicznym.
4. Do przekazywanych, do komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach archiwum akt, dołącza się związane z nimi rejestry, skorowidze, kartoteki, itp.
§ 52.
1. Akta spraw zakończonych kat. A potrzebne nadal do pracy bieżącej pozostawia się w komórce organizacyjnej na podstawie karty udostępnienia akt; wzór karty udostępnienia akt określa załącznik Nr 14 do instrukcji kancelaryjnej.
2. Akta wypożyczone ewidencjonuje się w spisie zdawczo-odbiorczym.
§ 53.
1. Komórka organizacyjna Ministerstwa właściwa w sprawach archiwum przyjmuje akta uporządkowane, zgodnie z przepisami instrukcji archiwalnej, a poszczególne pozycje przekazywanych akt ewidencjonuje w księdze nabytków.
2. Przez uporządkowanie akt stanowiących materiały archiwalne (kategoria „A”) należy rozumieć:
1) ułożenie akt w obrębie teczek sprawami w kolejności liczb porządkowych spisu spraw, a w obrębie spraw chronologicznie (pismo rozpoczynające sprawę na początku), zwracając uwagę na właściwe podłączenie załączników do pism przewodnich, sprawozdań i protokołów; akta powinny więc być ułożone w kolejności odwrotnej do ich narastania, tzn. pierwsza sprawa znajduje się na początku teczki a jej zawartość spisana jest w spisie spraw zawartych w teczce, którego wzór określa załącznik Nr 15 do instrukcji kancelaryjnej;
2) spisanie dokumentów, nie zarejestrowanych w spisach spraw, w spisie zawartości teczki, którego wzór określa załącznik nr 16 do instrukcji kancelaryjnej;
3) wydzielenie akt kategorii „B” z teczek zawierających akta kategorii „A”;
4) wydzielenie dokumentów i pism stanowiących akta kategorii „BC”, wyłączenie wtórników;
5) usunięcie wszelkich części metalowych z teczek akt;
6) umieszczenie akt w teczkach wiązanych;
7) opisanie teczek zgodnie z wymogami instrukcji kancelaryjnej;
8) ponumerowanie kart w prawym górnym rogu akt miękkim ołówkiem, z podaniem ich liczby pod oznaczeniem rocznika na środku wierzchniej okładki teczki, a także - w razie żądania archiwum państwowego - na wewnętrznej stronie spodniej okładki teczki,
9) ułożenie i spisanie teczek aktowych na spisach zdawczo - odbiorczych w kolejności haseł klasyfikacyjnych wykazu akt.
3. Akta przekazywane do komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach archiwum powinny znajdować się w teczkach, których grubość nie powinna przekraczać 5 cm.
4. Arkusze o wymiarach większych od formatu A-4 powinny być zgięte równolegle do brzegów pozostałych kart. Do przekazywania akt, poza spisami zdawczo - odbiorczymi dołącza się wszelkie inne pomoce ewidencyjne (skorowidze, rejestry, kartoteki).
5. Uporządkowanie dokumentacji niearchiwalnej (Kat. „B”) sprowadza się również do ww. czynności a przede wszystkim:
1) opisania teczek zgodnie z wymogami instrukcji kancelaryjnej,
2) ułożenia oraz spisania teczek aktowych na spisach zdawczo - odbiorczych w kolejności symboli klasyfikacyjnych wykazu akt.
6. Przestrzeganie w praktyce wyżej omówionych zasad postępowania z narastającą dokumentacją w komórkach organizacyjnych jest konieczne ze względu na potrzebę zabezpieczenia materiałów archiwalnych (akt kategorii „A”), które trafią w przyszłości do archiwum państwowego tworząc narodowy zasób archiwalny, jak również ze względu na potrzebę właściwego przechowywania innej dokumentacji, o czasowym znaczeniu praktycznym, która zawsze, na żądanie zwierzchników, powinna być szybko odszukana i przedstawiona do wglądu, a której uszkodzenie lub zniszczenie jest zabronione pod groźbą odpowiedzialności karnej określonej w przepisach odrębnych.
7. Komórka organizacyjna Ministerstwa właściwa w sprawach archiwum może odmówić przyjęcia akt nieuporządkowanych powiadamiając o tym fakcie właściwego dyrektora komórki organizacyjnej.
XIV. Postępowanie z dokumentacją w przypadku reorganizacji lub likwidacji komórki organizacyjnej oraz ustania działalności
§ 54.
1. W przypadku reorganizacji lub likwidacji komórki organizacyjnej, akta spraw zakończonych komórka ta przekazuje do komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach archiwum.
2. Komórka organizacyjna, która została zreorganizowana lub postawiono ją w stan likwidacji, przekazuje akta spraw nie zakończonych prawnemu następcy (komórce przejmującej zadania likwidowanej komórki) na podstawie spisów zdawczo - odbiorczych, których jedną kopię przekazuje do komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach archiwum. Pozostałą dokumentację, uporządkowaną zgodnie z postanowieniami niniejszej instrukcji, na podstawie spisów zdawczo - odbiorczych przekazuje do komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach archiwum.
§ 55.
1. W przypadku likwidacji jednostki organizacyjnej stosuje się odpowiednio postanowienia § 54.
2. Likwidator zapewnia odpowiednie środki finansowe na przekazanie dokumentacji oraz dołącza do spisu zdawczo - odbiorczego materiałów archiwalnych przeznaczonych do przekazania informację dotyczącą organizacji i zakresu działania jednostki organizacyjnej w ujęciu chronologicznym.
§ 56.
W przypadku przeniesienia lub zwolnienia pracownika z zajmowanego stanowiska, dotychczasowy przełożony obowiązany jest dopilnować rozliczenia pracownika z posiadanych akt przed podpisaniem karty obiegowej.
XV. Kontrola pracy biurowej i nadzór nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych
§ 57.
1. Dyrektorzy (naczelnicy) komórek organizacyjnych przeprowadzają systematyczną kontrolę prawidłowego wykonywania przez podległych pracowników czynności kancelaryjnych.
2. Kontrola czynności kancelaryjnych polega na sprawdzeniu:
1) terminowości załatwiania spraw;
2) prawidłowości obiegu dokumentacji;
3) prawidłowości prowadzenia zapisów w dziennikach korespondencyjnych, rejestrowania i znakowania pism, zakładania teczek aktowych zgodnie z wykazem akt;
4) prawidłowości pobierania i kasowania znaków opłaty skarbowej;
5) terminowości i prawidłowości przekazywania akt do komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach archiwum.
3. Dyrektorzy (naczelnicy) komórek organizacyjnych ustalają przyczyny opóźnień w załatwianiu spraw i podejmują niezbędne czynności zmierzające do przyspieszenia ostatecznego ich załatwienia.
§ 58.
Nadzór ogólny nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych przez pracowników należy do dyrektora (naczelnika) komórki organizacyjnej, który zobowiązany jest zapoznać podległych sobie pracowników z niniejszą instrukcją oraz z innymi przepisami i aktami normatywnymi regulującymi postępowanie z dokumentacją.
§ 59.
Dyrektorzy komórek organizacyjnych Ministerstwa są odpowiedzialni za przestrzeganie i stosowanie niniejszej instrukcji.
§ 60.
Niniejsza instrukcja obowiązuje wszystkich pracowników Ministerstwa.
§ 61.
Inne czynności związane z obsługą kancelaryjną i obiegiem akt, nie uregulowane instrukcją, określa dyrektor komórki organizacyjnej.