Informatyczna rachunkowość zarządcza - wykłady
ROLA INFORMACJI WE WSPÓŁCZESNYM PRZEDSIĘBIORSTWIE
Informacja jako strategiczny zasób firmy.
Potrzeby informacyjne menedżerów na różnych poziomach zarządzania.
Cechy informacji.
DANE - INFORMACJA - WIEDZA
Dane - są to wyizolowane liczby i fakty bez żadnego kontekstu. Uzyskuje się je poprzez czytanie, obserwację, liczenie, mierzenie itp.
Informacje - są to dane prezentowane w kontekście, który ma określone znaczenie, inaczej informacje to dane przetworzone w postać użyteczną dla odbiorcy, odpowiednio skategoryzowane i uporządkowane.
Wiedza - jest połączeniem informacji wraz ze zrozumieniem, w jaki sposób ich użyć. (autor definicji - A. Brooking)
INFORMACJA A POZIOM ZARZĄDZANIA
Naczelne kierownictwo - jakich informacji potrzebuje?
Menedżerowie najwyższego szczebla ustalają ogólny kierunek działania organizacji poprzez ustalenie jej strategii i polityki. Odpowiadają za prawidłowe funkcjonowanie przedsiębiorstwa jako całości, ale także współpracują z otoczeniem - m.in. reprezentują firmę na zewnątrz.
Przykłady informacji, których potrzebują to:
Wyniki różnych oddziałów lub grup produkcyjnych
Podsumowanie wyników sprzedaży, poziomu produkcji, kosztów
Informacje o nowych technologiach, klientach, dostawcach, itp.
Średni szczebel zarządzania - jakich informacji potrzebuje?
Menedżerowie tego szczebla koncentrują się przede wszystkim na polityce i strategiach ustalanych wcześniej na najwyższym poziomie. Najczęściej dotyczą ich problemy wnętrza organizacji (wydajność, zyskowność, jakość usług). Działają w ramach ustalonych programów produkcyjnych i ograniczeń budżetowych, ale jednocześnie w sposób niezależny. Są łącznikiem pomiędzy menedżerami szczebla najwyższego a kierownikami pierwszej linii. Potrzebują informacji bardziej szczegółowej niż najwyższe kierownictwo, a zarazem mniej szczegółowej od kierowników liniowych, np. informacji na temat budżetu, informacji o rentowności grup produktów lub usług.
Kierownicy pierwszej linii - jakich informacji potrzebują?
Potrzebują najbardziej bezpośrednią odpowiedzialność za efektywne prowadzenie codziennej działalności organizacji. Ustalają np. harmonogramy prac, określają zakres obowiązków pracowników. Wiele czasu spędzają na rozwiązywaniu problemów zakłócających rytm pracy, tj. zastąpienie nieobecności pracowników, wyjaśnienie skarg klientów itp.
Cechy informacji użytecznej dla menedżera:
wiarygodna - możliwa jest do weryfikacji
poprawna - wolna od błędów
kompletna - zawierająca wszystkie ważne fakty
opłacalna - informacja, której wartość jest większa od kosztów jej uzyskania
istotna - informacja dotyczy badanego problemu i jest skierowana do właściwej osoby - jest przydatna decydentowi
aktualna - dostarczona na czas
elastyczna - może być użyta do różnych celów
bezpieczna - zabezpieczona przed dostępem przez nieupoważnionych użytkowników
ARKUSZ KALKULACYJNY I JEGO WYKORZYSTANIE W RACHUNKOWOŚCI ZARZĄDCZEJ
Informatyczne narzędzia kontrolera:
arkusze kalkulacyjne
zarządcze moduły ERP
specjalistyczne aplikacje/ Business Intelligence (np. Eureka)
W Polsce 8 - 22 % firm wykorzystuje arkusz kalkulacyjny do tworzenia budżetów, zaś tylko nieliczne korzystają do tego z innych narzędzi.
Podstawowe zalety arkusza kalkulacyjnego:
zwykle zainstalowany jest na każdym komputerze biurowym w firmie
niemal każdy umie się nim posługiwać (w podstawowym zakresie)
zrozumiała i niezmienna od lat filozofia działania
wiele wbudowanych funkcji obliczeniowych i statystycznych
możliwość tworzenia scenariuszy „co - jeśli”
możliwość wymiany danych z innymi aplikacjami
Podstawowe ograniczenia arkusza kalkulacyjnego:
żmudne tworzenie modelu budżetu
zbyt długi czas trwania procesu budżetowania
brak elastyczności we wprowadzaniu korekt i modyfikacji
praktyczna niemożliwość bezpiecznej pracy zespołowej nad budżetem
problemy z modyfikacją budżetu w trakcie jego realizacji
brak możliwości analiz wielowymiarowych
FUNKCJA „SZUKAJ WYNIKU”
Przykładowe zastosowanie funkcji „szukaj wyniku” w rachunkowości zarządczej:
wyznaczanie progu rentowności
znajdowanie kwoty zysku dla danego poziomu sprzedaży
znajdowanie poziomu sprzedaży pozwalającego na osiągnięcie pożądanego poziomu zysku operacyjnego (po lub przed opodatkowaniem)
FUNKCJA „MENEDŻER SCENARIUSZY”
Przykładowe zastosowania funkcji „menedżer scenariuszy” w rachunkowości zarządczej:
analiza wrażliwości progu rentowności i zysku na zmiany poszczególnych parametrów lub ich kombinacji
analizy symulacyjne (wielowariantowe)
FUNKCJA „SLOVER”
Przykładowe zastosowania - we wszystkich zagadnieniach optymalizacyjnych, np.:
wyznaczanie ceny optymalnej (maksymalizującej zysk)
wyznaczanie optymalnej struktury asortymentowej (zapewniającej maksymalny zysk przy jednoczesnym uwzględnieniu istniejących ograniczeń w postaci, np.: ograniczonych zdolności produkcyjnych zasobów).
FUNKCJA „REGLINP”
Funkcja wyznacza metodą najmniejszych kwadratów parametry prostej najlepiej dopasowanej do zbioru punktów empirycznych.
Dostęp do funkcji:
w Excel 97-2003: Menu Wstaw, polecenie Funkcja… (w funkcjach statystycznych)
w Excel 2007: Na karcie Formuły w grupie Biblioteka funkcji wybrać np. przycisk Wstaw funkcję lub Więcej funkcji i odszukać właściwą
Użyteczna jest np. przy podziale kosztów przedsiębiorstwa na stałe i zmienne.
Widok okna dialogowego:
Zanim uzupełnimy okno dialogowe należy zaznaczyć dwie dowolne komórki arkusza obliczeniowego (w jednej z nich zostanie obliczony parametr a a w drugiej b liniowej funkcji y = ax+b)
Uzupełnić okna „znany_y” i „znane_x” wskazując zakresy odpowiednich komórek z danymi.
Ponieważ formuła REGLINP należy do tzw. formuł tablicowych w celu uzyskania dwóch wyliczonych parametrów należy użyć kombinacji klawiszy „Shift+Ctrl+Enter”.
FUNKCJA „REGLINX”
Funkcja pozwala wyliczyć wartość y leżącego na prostej y=ax+b dopasowanej metodą najmniejszych kwadratów do zbioru punktów empirycznych.
Dostęp do funkcji:
w Excel 97-2003: Menu Wstaw, polecenie Funkcja… (w funkcjach statystycznych)
w Excel 2007: Na karcie Formuły w grupie Biblioteka funkcji wybrać np. przycisk Wstaw funkcję lub Więcej funkcji i odszukać właściwą
Użyteczna w planowaniu. Np. gdy chcemy odpowiedzieć na pytanie, jakie będą koszty w przedsiębiorstwie, jeśli produkcja będzie na planowanym poziomie (przy założeniu, że dysponujemy danymi na temat kształtowania się kosztów i rozmiarów działalności z okresów poprzednich)
Widok okna dialogowego:
SYSTEMY INFORMATYCZNE WSPOMAGAJĄCE ZARZĄDZANIE
System informacyjny a system informatyczny
System informacyjny - to całokształt działań związanych z zarządzaniem informacją w organizacji, w systemie informacyjnym następuje przetworzenie danych w informacje.
System informatyczny - to system informacyjny, który wykorzystuje technologię komputerową do wykonywania niektórych lub wszystkich zamierzonych działań.
Fazy procesu informacyjnego:
generowanie
gromadzenie
przechowywanie
przekazywanie
przetwarzanie
udostępnianie
interpretacja
wykorzystanie
… systemu informatycznego (nie muszą wystąpić w każdym systemie):
sprzęt (hardware) - komputery oraz urządzenia peryferyjne
oprogramowanie (software) - systemy operacyjne oraz szeroka gama programów użytkowych
baza danych - zbiory powiązanych ze sobą danych, tablic, plików, w których przechowuje się dane i zależności między nimi
sieci - pozwala używać zasoby programowe i sprzętowe …
procedury - są to strategie, polityki, metody, zasady i zbiory instrukcji określających sposoby łączenia wymienionych wyżej składników
ludzie - użytkownicy systemu
Cel - w przypadku SI wspomagających controlling jest to rozwiązanie konkretnych problemów
W podsystemie wykonawczym realizowane są podstawowe procesy oraz wspomagające je procesy pomocnicze (np. badania marketingowe, prace B+R, obsługa księgowa i finansowa, obsługa kadrowo - płacowa, zasilenie w wodę, remonty, itp.)
Podsystem zarządzania odpowiedzialny jest za wszystkie procesy i funkcjonowanie całego przedsiębiorstwa oraz steruje działaniem podsystemu wykonawczego
Przesłanki wykorzystania systemów informatycznych w zarządzaniu (controllingu):
ciągle narastająca liczba danych i informacji, nad którymi trzeba zapanować
presja konkurencji, szybka dezaktualizacja informacji
konieczność posiadania wglądu w sytuację firmy z różnych perspektyw - controlling wsparty informatyką pozwala na bieżące zarządzanie informacją z różnych działów
konieczność podejmowania decyzji na czas - przy użyciu narzędzi informatycznych można szybko podjąć decyzje, gdy trzeba wziąć pod uwagę bardzo wiele czynników z różnych obszarów firmy i spoza niej
problem „zagubienia” (co wybrać, jakie kryteria stosować przy podejmowaniu decyzji) - rozwiązania informatyczne często zawierają gotowe aplikacje i metodologię systematyzującą te zagadnienia
Ewolucja systemów informatycznych wspomagających zarządzanie
Stopień
integracji
60 70 80 90 lata
SET - systemy ewidencyjno - transakcyjne
SID - systemy informacyjno - decyzyjne
SWD - systemy wspomagania decyzji
SE - systemy eksperckie
SIK - systemy informowania kierownictwa
SSI - systemy sztucznej inteligencji
ZSI - zintegrowane systemy informatyczne
SYSTEMY SET
Są to systemy zorientowane na bieżącą ewidencję zdarzeń w wybranych obszarach działania, np.: ewidencji sprzedaży, gospodarki materiałowej. Ze względu na to, że informacje dostarczone są przez tego typu systemy z dużym opóźnieniem mają one małą przydatność dla potrzeb zarządzania.
SYSTEMY SID
W SET nacisk położony był na ewidencję i przetwarzanie transakcji gospodarczych, w SID znaczenia nabiera udostępnianie i przetwarzanie informacji przydatnej w podejmowaniu decyzji. Systemy te mogą generować raporty regularne, na żądanie.
SET I SID wykorzystują relacyjne bazy danych.
Rolą SID jest wspomaganie sprawności zarządzania na poziomie operacyjno-taktycznym oraz wsparcie kontroli i koordynowania w krótkich okresach.
Przykładami są:
systemy finansowo-księgowe
systemy kadry-płace
gospodarka magazynowa
SYSTEMY SWD
Są to systemy doradcze, gdyż ich zadaniem jest wspomagać użytkownika w procesie podejmowania decyzji i rozwiązywaniu problemów. O ile SID pomagają robić rzeczy dobrze, o tyle SWD mają podpowiadać menedżerom, co mają robić.
Do podstawowych obszarów wspomagających przez te systemy zalicza się:
optymalizację wielkości produkcji
ocenę projektów inwestycyjnych
gospodarkę finansową
Systemy SWD zawierają najczęściej bazy danych i systemy zarządzania nimi, bazy modeli, moduł dialogowy (np. prezentujący wyniki analizy) i interfejsy dostępu do zewnętrznych źródeł danych.
SYSTEMY SIK
Są to systemy wspomagania decyzji przeznaczone dla kierownictwa wysokiego szczebla zarządzania pozwalające skupić się raczej na ogólnym, sprawnym działaniu firmy, niż na optymalizacji decyzji. Dostarczają zatem informacji syntetycznej, konsolidując i sumując dane z wielu źródeł. Jednocześnie zawierają narzędzia analityczne do drążenia danych. Systemy te są skonstruowane na potrzeby konkretnej osoby lub grupy osób.
SYSTEMY SE
Są to programy komputerowe, które stosują modele wiedzy i procedury wnioskowania w celu rozwiązywania problemów o skali trudności na poziomie profesjonalisty w danej, specyficznej dziedzinie. Ich zadaniem jest zatem przedstawienie ekspertyzy dotyczącej konkretnej sytuacji decyzyjnej i wyjaśnienie sposobu jej opracowania.
Systemy te generują swoje decyzje w oparciu o bazy wiedzy i mechanizmy sztucznej inteligencji. Dzięki temu mogą tworzyć różnorodne modele sytuacji decyzyjnej, uwidaczniać otrzymane rozwiązania i objaśniać je.
SYSTEMY SSI
Są to systemy uczące się na podstawie własnego doświadczenia. Ich zadaniem jest wnioskowanie w przypadku braku pełnej wiedzy niezbędnej do rozwiązania określonego problemu. Nie zastępują człowieka, ale naśladują jego rozumowanie w rozwiązywaniu stosunkowo dobrze zdefiniowanych problemów niektórych typów.
Mogą wspomagać podejmowanie decyzji w wielu dziedzinach:
usługi finansowe
marketing
analiza procesu produkcji
SYSTEMY ZSI
Modułowo zorganizowany system informatyczny, który obsługuje wszystkie sfery działalności przedsiębiorstwa. Wszystkie zasoby informacyjne stanowią jedną całość - są przechowywane w jednej bazie, są dostępne dla różnych modułów i pracowników. Pozwala to uzyskać oszczędności nakładów pracy (nie ma konieczności wprowadzania tych samych danych w różnych modułach)i przyspiesza proces generowania informacji.
Oferowane są na rynku pakiety ZSI wspomagające zarządzanie różnych klas ERP, CMR, zawierają narzędzia dla systemów wspomagania decyzji i kierownictwa, a także stosują metody specyficzne dla systemów eksperckich czy sztucznej inteligencji.
PODSTAWOWE KLASY SYSTEMÓW ZSI
MRP - Material Requirements Planning (planowanie potrzeb materiałowych) - zadaniem tych systemów było powiązanie harmonogramów produkcji z obsługą logistyki dostaw niezbędnych surowców i materiałów.
MRP II - Manufacturing Resource Planning (planowanie zasobów produkcyjnych) - zadaniem tych systemów jest planowanie zapotrzebowania już nie tylko na materiały, ale także inne zasoby produkcyjne wykorzystywane do produkcji (maszyny, praca, energia, kapitał)
ERP - Enterprise Resource Planning (= MRP III) - planowanie zasobów przedsiębiorstwa. ERP obejmuje całość procesów produkcji i dystrybucji, integruje różne obszary działania przedsiębiorstwa, usprawnia przepływ krytycznych dla jego funkcjonowania informacji i pozwala błyskawicznie odpowiadać na zmiany popytu. Informacje te są uaktualniane w czasie rzeczywistym i dostępne w momencie podejmowania decyzji (dla systemów pracujących w trybie on-line).
ERP II - Enterprise Resource Planning II - jest koncepcją znacznie rozszerzającą ERP. Rozumie się pod tym pojęciem strategię biznesową i zbiór specyficznych dla poszczególnych branż aplikacji, które optymalizują procesy biznesowe zarówno wewnętrzne w firmie, jak i zachodzące w najbliższym jego otoczeniu, dzięki zastosowaniu gotowych narzędzi pozwalających automatyzować wymianę danych z kooperantami w całym łańcuchu logistycznym.
Business Intelligence (BI) - to rozwiązania oparte na hurtowniach danych z wykorzystaniem technologii OLAP pozwalające na przeprowadzanie wielowymiarowych analiz. Systemy BI pozwalają menedżerom przygotować dowolne zestawienia dotyczące kluczowych obszarów działalności firmy w bardzo krótkim czasie.
Oprócz wymienionych powyżej klas są też systemy wyspecjalizowane w określonych dziedzinach, np. CRM - to rozbudowa systemów klasy ERP w kierunku wspomagania zarządzania relacjami z klientem.
Co daje technologia OLAP?
Analiza danych w wielu wymiarach
Informacje dostępne w czasie rzeczywistym
Duże pakiety danych analizowane w wielu perspektywach
Łatwiejsze zrozumienie relacji powiązań danych
Według prognoz do 2012 roku pojawią się narzędzia analityczne najnowszej generacji. Będą pracowały bez … OLAP, wykonując regulację we własnej pamięci operacyjnej (BI in - memory)
POLSKI RYNEK OPROGRAMOWANIA
Publikacja wyników: Controlling i Rachunkowość (X 2009, … 2010)
Raporty IDC CEMA (odpłatne)
http://www.msipolska.pl/
… biznesowych w 2008r. wyniosło 210,65 mln USD co stanowi wzrost o 20% w stosunku do roku poprzedniego.
Dominującą grupą aplikacji biznesowych są aplikacje typu ERP.
Najwięksi dostawcy aplikacji biznesowych w Polsce w 2008r.
SAP Polska z udziałem w rynku 39,20%
Comarch (9%)
Oracle (7,50%)
IFS (6,40%)
Microsoft (5,30%)
Obszary informatyzacji controllingu:
Budżetowanie
Prognozowanie
Analiza odchyleń
Planowanie strategiczne
Zrównoważona karta wyników
Zaawansowane analizy biznesowe
Rachunek kosztów działań i zarządzanie w oparciu o działania
Raportowanie korporacyjne
Zaawansowane analizy statystyczne, data mining.
1 | Strona
Formułowanie celów
i polityki organizacji
Poziom strategiczny
Naczelne kierownictwo
Wdrażanie strategii
i polityki organizacji
Poziom
taktyczny
Średni szczebel zarządzania
Realizacja codziennych działań
Poziom
operacyjny
Kierownictwo liniowe
Wyszukiwarka