Operacje gospodarcze wywołują różnorodne zmiany w składnikach bilansu majątkowego, co powoduje zakłócenie statyczności bilansu. W efekcie po każdej operacji należy sporządzić następnybilans ponieważ operacje gospodarcze cechuje masowość występowania, taka rejestracja zmian w bilansie byłaby niemożliwa. Dlatego urządzeniem księgowym służącym do rejestracji zmian składników bilansowych jest konto księgowe.

Konto jest to:

-rachunek zmian składników bilansowych,

-urządzenie księgowe przeznaczone do ewidencji w ujęciu wartościowym (niekiedy też w ujęciu ilościowym) zmian zachodzących w składnikach aktywów i pasywów oraz w elementach wpływających na wynik finansowy.

Konto jako urządzenie księgowe dostarcza informacje o:

-stanie początkowym przedmiotu ewidencji,

-bieżących zmianach przedmiotu ewidencji na skutek dokonanych operacji gospodarczych,

-stanie końcowym przedmiotu ewidencji.

Forma kont może być bardzo zróżnicowana. Zależy to przede wszystkim od stosowanej techniki księgowości, ale nie ma żadnego wpływu na istotę i zasady funkcjonowania konta.

Układy graficzne konta:

a) konto jednostronne (inaczej: jednostronicowe, drabinkowe, pagina jednostronna tabela),

b) konto dwustronne (inaczej: dwustronicowe, folio, dwustronna tabela).Dla celów dydaktycznych stosuje się najprostszy układ graficzny konta w kształcie T, nazywany kontem teowym. Dzięki tej metodzie łatwo zrozumieć zasady księgowań.

Cechami konta księgowego jest:

-tytuł określający nazwę danego konta z reguły sugeruje co jest księgowane na danym koncie. Np. na koncie „kasa” z jednej strony księgowane byłyby przychody, a z drugiej rozchody gotówki z kasy firmowej. Na koncie „rozrachunki z dostawcami” z jednej strony księgowalibyśmy nasze spłaty wobec dostawców, a z drugiej zwiększenia zobowiązań spowodowane kolejnymi zakupami.

-symbol konta-każde konto ma swój numer, który jest unikalny w całym systemie księgowym przedsiębiorstwa. Numery ułatwiają księgowania, ponieważ przy dużej ilości kont (często kilkaset a czasem nawet kilka tysięcy) łatwiej jest znaleźć w systemie odpowiednie konta po numerze niż po nazwie. W niektórych krajach występuje prawny wymóg odpowiedniego numerowania poszczególnych kont.

W Polsce na przykład przez wiele lat popularny był system numeracji, w którym odpowiednim sekcjom kont nadawano poszczególne numery, np. konta środków trwałych rozpoczynały się od cyfry 0, środki pieniężne od cyfry 1 itd

Każda firma (w szczególności duże przedsiębiorstwa) posiada cały system kont, przy pomocy którego rejestruje aktywa, pasywa oraz zdarzenia gospodarcze. Taki system kont nazywany jest planem kont. W momencie rozpoczynania działalności, lub też w momencie wprowadzania księgowości, spółka tworzy plan kont dopasowany do rodzaju swojej działalności. Do tego celu przedsiębiorstwa wykorzystują wzorcowe plany kont dla ich typu działalności, wprowadzając jedynie niewielkie zmiany. Również wykorzystanie konkretnego programu księgowego narzuca niekiedy pewne rozwiązania.

-dwie przeciwstawne strony-najpowszechniejszym nazewnictwem jest oznaczanie stron konta jako:

Lewa strona: „Debet”, skrót Dt

Prawa strona: „Credit”, skrót Ct

Jak widać na załączonej powyżej ilustracji, można również spotkać się z nazewnictwem odpowiednio „Winien” (Wn) oraz „Ma” (Ma). brak konsekwencji w nazewnictwie wynika z tego, iż nazwy te pochodzą z tradycji, która rozwijała się przez wiele wieków. Nie należy też doszukiwać się w nich informacji o tym, po której stronie dokonuje się zwiększenia a po której zmniejszenia wartości danego składnika, gdyż dzieje się to różnie zależnie od rodzaju i funkcji konta.

-data każdego zapisu (rok, miesiąc, dzień),

-powołanie na dowody księgowe, stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane „dowodami źródłowymi", zakwalifikowane do zaksięgowania na określonym koncie. Dowodem księgowym stanowiącym podstawę ewidencji zdarzeń gospodarczych jest dyspozycja wystawiona przez klienta banku, dyspozycja własna banku lub inne dokumenty otrzymane bądź sporządzone w ustalonej formie i spełniające warunki Ustawy.

Dowody księgowe mogą być:

1. zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów i klientów;

2. zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale klientom i kontrahentom;

3. wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

-krótka treść każdego zapisu, w księgach rachunkowych dokonuje się codziennie, ujmując wszystkie zdarzenia gospodarcze każdego dnia operacyjnego i odnosząc się do okresów, których zdarzenia te dotyczą. Zapis księgowy jest to zapis dokonany w oparciu o dowód księgowy. Dowód księgowy (dokument) uzasadnia zapis.

Podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:

1. zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione;

2. korygujące poprzednie zapisy;

3. zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego;

4. rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.

-kwoty operacji gospodarczych zaksięgowanych na koncie -wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz) czyli zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej i zestawienie sald kont pomocniczych.

Zapisy dokonywane w księgach, czyli w urządzeniach księgowych powinny odzwierciedlać rzeczywisty przebieg operacji. Z uwagi na możliwe pomyłki okresowo stan wynikający z ksiąg korygowany jest przez inwentaryzację do stanu rzeczywistego.

Funkcjonowanie kont bilansowych:

a) kont aktywnych, których przedmiotem ewidencji jest składnik majątku (aktywów),

b) kont pasywnych, których przedmiotem ewidencji jest składnik kapitału (pasywów).

Zadania kont bilansowych charakteryzujących majątek i kapitały jednostki:

a) ujęcie stanów początkowych aktywów i pasywów z bilansu początkowego,

b) ewidencja zmian w stanach aktywów i pasywów w wyniku zaistniałych operacji gospodarczych,

c) ustalenie stanów końcowych majątku i źrodeł jego pochodzenia w celu wykazania ich w bilansie końcowym.

Podstawowa zasada księgowania (ewidencjonowania) operacji gospodarczych na kontach

to zasada podwójnego zapisu, która polega na tym, że każda operacja jest zapisywana:

a) na dwóch kontach (podczas zapisu prostego),

b) po przeciwnych stronach tych kont (zgodnie z zasadą przeciwwagi),

c) w tej samej wartości (zgodnie z zasadą równowagi).

Zasada podwójnego zapisu wynika z interpretacji operacji gospodarczych oraz z zasad

funkcjonowania kont bilansowych i jest przedłużeniem bilansowej metody ujmowania

majątku.

Stąd wynikają następujące rowności:

a) Σ Sp debetowych wszystkich kont = Σ Sp kredytowych wszystkich kont,

b) Σ obrotów debetowych wszystkich kont = Σ obrotów kredytowych wszystkich kont,

c) Σ Sk debetowych wszystkich kont = Σ Sk kredytowych wszystkich kont.

Powyższe rowności wykazywane są w zestawieniu obrotów i sald, które sporządza się na koniec każdego miesiąca. Zestawienie obrotów i sald umożliwia ujawnienie błędów, które naruszają zasadę podwójnego księgowania, o takich błędach świadczy brak zgodności obrotów debetowych i

kredytowych oraz sald końcowych debetowych i kredytowych wszystkich kont.

Błędy popełnione w ewidencji księgowej można poprawić w dwojaki sposób:

a) przez skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, oraz podpisanie poprawki a także umieszczenie daty, poprawki muszą być dokonane jednocześnie we wszystkich księgach rachunkowych i nie mogą nastąpić po zamknięciu miesiąca,

b) przez wprowadzenie do ksiąg rachunkowych dowodu zawierającego korekty błędnych zapisów, dokonywane tylko zapisami dodatnimi albo tylko ujemnymi,

- zapis dodatni to tzw. „storno czarne", które polega na dokonaniu zapisu korygującego na tych samych kontach, na których miał miejsce zapis błędny ale po przeciwnych stronach w stosunku do zapisu błędnego, storno czarne sztucznie zwiększa obroty na kontach, dlatego w praktyce rzadko jest stosowane,

- zapis ujemny to tzw. „storno czerwone", które polega na dokonaniu zapisu korygującego za pomocą liczb ujemnych ( zapisanych w praktyce kolorem czerwonym lub ze znakiem bądź na niebiesko w ramce) na tych samych kontach, na których miał miejsce zapis błędny i po tych samych stronach kont; storno czerwone nie powoduje zniekształcenia obrotów kont.

---