TECHNIKA GROMADZENIA KSIĘGOZBIORU I JEGO EWIDENCJA.

Ewidencja zbiorów należy do czynności organizacyjno-technicznych w bibliotece (ok.1/3 wymiaru czasu pracy).

Jest to zespół czynności administracyjno-bibliotekarskich, których celem jest wykazanie zbiorów do celów statystycznych i kontrolnych przez ich rejestrację prowadzoną wg ściśle określonych przepisów lub wg ustalonych i przyjętych w bibliotece sposobów.

Wszystkie druki znajdujące się w bibliotece stanowią jej majątek, który posiada obok wartości kulturalnej wartość materialną i musi być zabezpieczony przed zniszczeniem, kradzieżą itp.

Zabezpieczenie majątku ułatwia jego ewidencja, która wykazuje aktualny stan zbiorów i zmiany jakie w nim zachodziły (w wyniku przybytków i ubytków).

W bibliotece stosuje się :

1. sumaryczną (wstępną) ewidencję wpływów - polegającą na ujęciu całych partii wpływających do biblioteki materiałów

2. szczegółową (jednostkową) ewidencję wpływów - polegającą na oddzielnym

zarejestrowaniu każdego wpływającego do biblioteki dokumentu

3. szczegółową i sumaryczną ewidencję ubytków - której celem jest najpierw ujęcie poszczególnych brakujących dokumentów, a później ich ujęcie zbiorcze

4. ewidencję finansowo-księgową wpływów i ubytków.

Podstawą prawną zasad ewidencji (obowiązującym dokumentem) jest Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 29 października 2008 roku w sprawie sposobu ewidencji materiałów bibliotecznych (Dz.U. 2008 nr 205 poz. 1283 ).

Omówienie zagadnień :

- jak ewidencjonować wpływy nowych materiałów bibliotecznych (rejestr wpływów)

- jak prowadzić księgę inwentarzową

- jak odnotowywać braki w księgozbiorze (protokoły ubytków, rejestr ubytków)

- jak współpracować z księgowością

SPOSOBY GROMADZENIA ZBIORÓW.

Kompletowanie księgozbiorów bibliotecznych odbywa się różnymi sposobami. Najważniejszym i najwłaściwszym z nich jest:

1. Zakup (umożliwia nabycie pozycji planowanych). Powinien być podstawowym

źródłem przyrostu zbiorów.

2. Dary - pozycje otrzymane od osób prywatnych, instytucji, przyjęte jako ekwiwalenty za materiały zagubione.

Dary stanowią ten rodzaj wpływu, który nie zawsze odpowiada założeniom racjonalnego uzupełniania księgozbioru. Czasem są nieprzydatne, wówczas funkcjonują jako tzw. druki zbędne - nie objęte ewidencją szczegółową. Wtedy mogą być przedmiotem wymiany, sprzedaży lub można je oddać na makulaturę.

Bibliotekarz nie powinien bezkrytycznie pomnażać zasobów biblioteki drogą przyjmowania wszystkich proponowanych darowizn. Obok mniej lub więcej cennych mogą bowiem wpływać tą drogą książki nieprzydatne ze względu na treść (przestarzałe) czy też stan (uszkodzone, dekomplety). Przed przyjęciem proponowanych książek należy zorientować się czy są one zgodne z polityką gromadzenia zbiorów.

3. Wymiana (rzadka obecnie)

4. Depozyt (najrzadsza forma gromadzenia zbiorów)

5. Prenumerata (obejmuje głównie czasopisma)

WARSZTAT GROMADZENIA ZBIORÓW (ułatwia planowe gromadzenie):

- księgozbiór podręczny - literatura fachowa

- kartoteka dezyderatów (zamówienia czytelników, bibliotekarzy, spisy książek, które ubyły jako „zaczytane” lub zagubione, a zasługują na odkupienie)

- kartoteka kontynuantów (pozwala zorientować się w brakach dokumentów wieloczęściowych).

MIEJSCA ZAKUPÓW

-księgarnie

-hurtownie

-wydawnictwa

-Internet

-kolporterzy (dystrybutorzy) prasy

Każda biblioteka jako instytucja publiczna jest zobowiązana do przestrzegania Ustawy

o zamówieniach publicznych z 1994 r. - nowelizacja Ustawy Prawo Zamówień Publicznych z 13 kwietnia 2007 r. (trzeba wybierać dostawców najtańszych i najsolidniejszych).

Aby zakupy dokonywane były w sposób właściwy a środki budżetowe przeznaczone na ten cel wydatkowane racjonalnie i oszczędnie bibliotekarz zajmujący się doborem i gromadzeniem księgozbioru musi - poza znajomością zasad doboru książek - orientować się dobrze w rynku księgarskim.

Źródła informacji o książkach :

- rekomendacyjne (m. in. wykazy lektur szkolnych opracowane przez MEN)

- rejestracyjne (m. in. „Przewodnik Bibliograficzny”)

- reklamowe (np. katalogi księgarskie, wydawnicze i inne.)

Książkę poznaje się bezpośrednio przez jej przeczytanie lub przejrzenie (zwrócenie uwagi na autora, tytuł, wydawnictwo, spis treści, wstęp, przekartkowanie rozdziałów) lub pośrednio np. przez analizę karty książki, obserwowanie reakcji czytelników itp.

DOWODY WPŁYWÓW (dowody nabycia).

Każdemu dokumentowi wpływającemu do biblioteki musi towarzyszyć tzw. dowód wpływu.

Mogą to być dokumenty:

Zewnętrzne (spoza biblioteki):

1. Rachunki, faktury za zakupione materiały

2. Pisma informujące o przekazaniu bibliotece dokumentów w formie daru, wymiany,

depozytu

Sporządzone w bibliotece:

3. Kopie wykazów sporządzone przez bibliotekę, potwierdzające odbiór materiałów

przekazanych bez dokumentu

4. Podziękowania

5. Protokoły przyjęcia materiałów za zagubione

6. Wykazy książek odnalezionych w czasie inwentaryzacji (dublety, niezewidencjono-

wane, oznaczone błędnymi numerami).

Każdy dowód wpływu powinien zawierać :

- informację o pochodzeniu materiałów

- szczegółowy wykaz materiałów

- ceny (rzeczywistą wartość każdej jednostki), a w wypadku darów przekazanych bez wyceny lub dla materiałów wytworzonych w bibliotece lub szkole (np. nagrań) ustaloną przez bibliotekarza wartość szacunkową

- datę i podpis bibliotekarza.

EWIDENCJA SUMARYCZNA.

Nie jest obowiązkowa w bibliotekach szkolnych, natomiast może być pomocna przy

dokonywaniu rozliczeń z komórką finansowo-księgową, przy porównywaniu wartości inwentarza z wartością dowodów wpływu.

Polega na wstępnym zewidencjonowaniu wpływających do biblioteki grup materiałów, objętych jednym dowodem wpływu, bez względu na źródło wpływu.

Nie obejmuje ona poszczególnych części wydawnictw zwartych (poszytów), części wydawnictw ciągłych (zeszytów) - prenumerowanych na bieżąco i rejestrowanych na kartach akcesyjnych czasopism.

Podstawą tej ewidencji jest dowód wpływu obejmujący grupę materiałów.

Do prowadzenia sumarycznej ewidencji wpływów służy rejestr przybytków (ew. zeszyt).

Jest to rejestr wpływów za rok kalendarzowy.

W zależności od wielkości rocznej liczby wpływów i liczby wpływów z poszczególnych źródeł (np. z kupna, wymiany, darów) biblioteka prowadzi jeden rejestr wspólny dla wszystkich rodzajów wpływów, lub odrębny rejestr dla każdego rodzaju wpływu.

Wpływy w obrębie każdego roku odnotowuje się oddzielnie rozpoczynając numerację od „1”.

Materiałów o krótkotrwałej wartości merytorycznej nie ewidencjonuje się np. dzienników, katalogów, instrukcji, wydawnictw reklamowych itp.

Dowód wpływu z grupą jednostek ewidencyjnych wpisujemy do rejestru przybytków pod kolejnym numerem w porządku chronologicznym (nadając kolejne numery w obrębie roku kalendarzowego).

Numer ten umieszcza się na dowodzie wpływu u góry np.:

K/22/2008

źródło wpływu nr bieżący z rejestru rok bieżący

[kupno] przybytków (lub nadany

przez bibliotekarza)

AKCESJA CZASOPISM - dokonuje się ją na kartach akcesyjnych (dzienniki, tygodniki, dwutygodniki, miesięczniki itd.) - druki od B 111 do B 117.

Po skompletowaniu poszczególnych części (zeszytów, numerów) jeśli czasopismo jest przeznaczone do dłuższego przechowywania w bibliotece - należy je oprawić i wpisać do księgi inwentarzowej.

EWIDENCJA SZCZEGÓŁOWA.

Jest podstawową i obowiązującą wszystkie biblioteki rejestracją wpływów.

Prowadzi się ją bez względu na to, czy w danej bibliotece jest prowadzony rejestr przybytków czy nie.

Ewidencję szczegółową prowadzi się w księdze inwentarzowej [druk B-123] potocznie zwanej inwentarzem. Jest to najważniejszy rejestr książek włączonych do księgozbioru i podstawowy dokument stwierdzający stan ilościowy i wartościowy księgozbioru i innych zbiorów biblioteki. Z tego powodu powinna być prowadzona

czytelnie i starannie, szczególnie chroniona i zabezpieczona przed kradzieżą czy innymi zdarzeniami losowymi.

KSIĘGA INWENTARZOWA - składa się z ponumerowanych, przesznurowanych i oprawionych stron przy czym końce sznurka przytwierdzamy do 3 strony okładki pieczęcią lakową lub naklejką z pieczęcią urzędową szkoły lub biblioteki.

Musi zawierać klauzulę podającą ilość stron i pozycji ewidencyjnych potwierdzoną pieczęcią i podpisem kierownika biblioteki i księgowego.

Pierwsza strona powinna zawierać:

- nazwę biblioteki

- rodzaj ewidencjonowanych zbiorów (np. księga inwentarzowa druków zwartych-książek, księga inwentarzowa płyt CD, księga inwentarzowa płyt DVD).

Ogólne wskazówki dotyczące prowadzenia księgi inwentarzowej:

- zapisy w księdze inwentarzowej powinny umożliwiać identyfikację poszczególnych materiałów

- wszystkie rubryki inwentarza [z wyjątkiem rubryki 3 „Znak miejsca. Sygnatura”, którą wypełnia się ołówkiem] należy wypełniać niebieskim atramentem

- jeżeli biblioteka posiada większą liczbę egzemplarzy danego wydawnictwa każdy egzemplarz należy wpisać oddzielnie.

Przy powtarzaniu się wyrazów można stosować znak powtórzenia - "- w rubrykach:

1 Data wpisu

5 Tytuł ( z wyjątkiem dzieł anonimowych)

6 Rok wydania. Wydawca

7 Nr dowodu wpływu lub akcesji

- błędnych i omyłkowych zapisów nie należy zamazywać, zaklejać, wyskrobywać. Należy je przekreślić i poprawić czerwonym długopisem a w rubryce 16 Uwagi umieścić datę i podpis osoby dokonującej poprawek

- w miejsce wycofanej pozycji nie wolno wprowadzać żadnej innej.

Dokumenty ubytkowane i odnalezione, jeżeli są cenne dla biblioteki, należy traktować jak nowe wpływy i wpisać je ponownie do inwentarza pod nowymi numerami

- każdą stronę księgi inwentarzowej po zakończeniu na niej zapisów należy podliczyć

na dole w rubryce 13 po słowach „do przeniesienia”, dodając wartość wymienioną na początku strony po słowach „z przeniesienia”

- ksiąg inwentarzowych nie należy wynosić poza obręb biblioteki i nie udostępniać czytelnikom.

Wypełnianie poszczególnych rubryk inwentarza:

Rok : wpisuje się rok kalendarzowy (bieżący).

Strona : wpisuje się numer kolejny, licząc tylko prawą stronę.

Rubryka 1 „Data wpisu”: wpisuje się datę zarejestrowania książki oznaczając dzień i miesiąc cyframi arabskimi.

Rubryka 2 „Nr inwentarza”: przed rozpoczęciem wpisywania należy ponumerować wszystkie pozycje uwzględniając drukowane końcówki (najlepiej co dziesięć pozycji).

Każda strona zawiera 20 pozycji.

Rubryka 3 „Znak miejsca. Sygnatura”: wpisuje się ołówkiem znak miejsca (symbol działu) czyli miejsce dokumentu w zbiorach, jeżeli różni się on od numeru inwentarzowego.

Jeżeli dokumenty ustawione są na półkach działowo znak miejsca - sygnatura - różni się od numeru inwentarzowego, jeżeli ustawione są numerycznie wg numerów inwentarzowych wówczas sygnatura jest tożsama z numerem inwentarzowym.

Rubryka 4 „Autor”: wpisuje się nazwisko i pierwszą literę imienia autora z karty tytułowej.

Jeżeli autorów jest dwóch lub trzech wpisujemy nazwisko i pierwszą literę imienia pierwszego z nich oraz dopisuje się skrót „i in”. Jeżeli autorów jest więcej jak trzech czyli dzieło jest pracą zbiorową od początku rubryki 4 wpisujemy tytuł dzieła.

Rubryka 5 „Tytuł - tom - rocznik”: wpisuje się tytuł książki z karty tytułowej. Zbyt długi tytuł można skracać zastępując końcowe wyrazy trzema kropkami (…).

Rubryka ta służy również do wpisywania cyframi arabskimi kolejnego numeru tomu oraz kolejności wydania (poza pierwszym, o którym informacji nie podaje się).

Rubryka 6 „Rok wydania. wydawca”: wpisuje się rok wydania książki oraz nazwę wydawcy (ew. skrót np. WSiP, WN PWN, WL). Jeżeli brak jest któregoś elementu należy postawić myślnik (kreskę).

Rubryka 7 „Nr dowodu wpływu lub akcesji”: wpisuje się numer dowodu wpływu (nadany przez bibliotekarza lub jeśli prowadzi się ewidencję sumaryczną właściwy numer z rejestru przybytków).

Rubryki 8 - 12 „Sposób nabycia”: wpisuje się pionową kreskę w rubryce odpowiadającej sposobowi nabycia (rodzajowi wpływu). W rubryce 11 może to być „zwrot za zagubione”, a rubryce 12 „inny sposób” np. nagranie własne.

Rubryka 13 „ Cena lub wartość”: wpisuje się cenę książki z faktury (a nie z książki, gdyż ważna jest cena rzeczywiście zapłacona), w przypadku darów wartość szacunkową ustaloną przez bibliotekarza lub komisyjnie. Przy zakupach dokonywa-nych przez Internet dodać należy koszty przesyłki pocztowej.

Rubryka 14: tu można wpisać np. „opr.” tzn oprawiona, z reguły nie wypełnia się nic.

Rubryka 15 „ Nr ubytku”: podaje się właściwy numer z rejestru ubytków, przekreślając jednocześnie ukośną czerwoną kreską rubrykę 2 „Numer inwentarza”.

Rubryka 16 „Uwagi”: wpisuje się wszystkie dodatkowe informacje dotyczące danej jednostki inwentarzowej (np. o dokumentach towarzyszących „+ CD”, datę i podpis osoby dokonującej poprawek itp.).

Przy wpisywaniu książek do inwentarza na podstawie dowodu wpływu należy zachować następującą kolejność czynności:

- sprawdzić poprawność dowodu wpływu (czy np. faktura jest prawidłowo wypisana)

- sporządzić kopię dowodu wpływu

- książki ułożyć w porządku występującym na dowodzie wpływu, sprawdzając zgodność z wykazem

- nadać dowodowi wpływu numer np. K/22/2008

- wpisywać do inwentarza na podstawie karty tytułowej i innych części wydawnictwa np. metryki wydawniczej (stopki drukarskiej), mając konkretną książkę w ręce

- w każdej pozycji inwentarza wpisywać jedną jednostkę ewidencyjną. Jeżeli mamy dzieło kilkutomowe, każdy tom wpisany zostaje pod kolejnym numerem inwentarza

- po wpisaniu książki do inwentarza najlepiej od razu umieścić na niej właściwy numer inwentarzowy.

Numery inwentarzowe można też umieścić przy poszczególnych pozycjach na kopii dowodu wpływu, aby wyeliminować błędy przy opisywaniu dowodu wpływu

- zarejestrowane w inwentarzu wydawnictwa odłożyć do dalszego opracowania technicznego, formalnego i rzeczowego

- na odwrocie dowodu wpływu (oryginale i kopii) należy obowiązkowo umieścić zapis:

Książki (lub inne materiały biblioteczne) wpisano do księgi inwentarzowej

(jakiej) pod numerami od……………………………do………………………………………..

Liczba egzemplarzy………………………………….

Wartość………………………………………………….

data…………………………………….. podpis……………………………

Jeśli nie sporządziliśmy kopii dowodu wpływu bezpośrednio po otrzymaniu, należy

uczynić to teraz.

Kopie gromadzi się w osobnych teczkach lub segregatorach uszeregowane wg numerów bieżących rejestru przybytków, lub wg numerów nadanych przez bibliotekarza w obrębie danego roku.

Oryginały dowodów wpływu należy przekazać do księgowości, gdzie będą podstawą

ewidencji finansowo-księgowej.

Wydruki z komputera - nie rzadziej niż raz w roku (częstotliwość wydruku należy uzgodnić z księgowym lub dyrektorem szkoły). Z księgą inwentarzową otrzymaną z komputera postępuje się podobnie jak z księgą tradycyjną. Należy ją oprawić, przesznurować, opieczętować.

Szczegółowa ewidencja obejmuje wydawnictwa zwarte, ciągłe (czasopisma) i zbiory specjalne.

Rodzaje inwentarzy :

w zależności od ilości prenumerowanych czasopism biblioteki prowadzą oddzielne księgi inwentarzowe dla książek i czasopism lub:

- jeden inwentarz książek i oprawnych czasopism

- inwentarz podręczników i skryptów

- inwentarz zbiorów specjalnych (jeżeli w ciągu roku wpływa do biblioteki więcej niż 50 jednostek każdego rodzaju zbiorów należy prowadzić dla nich oddzielne księgi

inwentarzowe).

W małych bibliotekach, gdzie roczny wpływ tych materiałów nie jest duży można prowadzić dla zbiorów specjalnych jedną księgę inwentarzową podzieloną na części, wg rodzajów dokumentów. Na stronie tytułowej księgi inwentarzowej lub okładce należy podać rodzaje zbiorów i strony na których są rejestrowane np. Płyty DVD - str. 1-10 ; Płyty CD - str. 11-20. Dla poszczególnych rodzajów zbiorów stosujemy oddzielną numerację, od „1”.

Zbiory audiowizualne dzieli się na rodzaje ze względu na postać dokumentu (jego nośnik materialny) i nadaje im określone symbole.

Powszechnie stosuje się następujące symbole literowe:

Pł - płyty analogowe (obecnie b. rzadkie)

T - taśmy magnetofonowe

Tmgv, Kw - kasety wideo

Płk, CD - płyty kompaktowe

DVD

Ka - kartografia

Materiały o krótkotrwałej wartości merytorycznej (wykorzystywane na bieżąco i nie przeznaczone do archiwalnego przechowywania) np. dzienniki, kolorowe magazyny o charakterze rozrywkowym, katalogi, wydawnictwa reklamowe nie podlegają szczegółowej ewidencji wpływów.

EWIDENCJA UPROSZCZONA.

Natomiast materiały wymagające stałej aktualizacji można rejestrować w sposób uproszczony (podręczniki, skrypty) jeśli gromadzi się je w większej liczbie egzemplarzy.

Zakłada się dla nich rejestr lub prowadzi oddzielną księgę z zachowaniem wszystkich przepisów dotyczących prowadzenia inwentarzy, w której pod jedną pozycją zapisuje się wszystkie egzemplarze danego tytułu z podaniem w rubryce „sposób nabycia” liczby wszystkich ewidencjonowanych jednostek.

Innego zapisu wymaga też rubryka 2 „Numer inwentarzowy” gdzie poza kolejnym numerem inwentarzowym podaje się ilość egzemplarzy np. :

245/1-20

numer inwentarzowy liczba egzemplarzy

W ten sposób zewidencjonowanym podręcznikom nadajemy trzyczęściowe numery inwentarzowe np. :

P- 245/15

Symbol literowy numer kolejny egzemplarz

[podręcznik] inwentarzowy [nr w danym zbiorze]

W ewidencji szczegółowej jednostkami ewidencyjnymi są m. in.:

- wolumin (wolumen) dla książek i czasopism oprawnych

- płyta CD i zestaw płyt CD

- płyta DVD i zestaw płyt DVD

- kaseta VHS i zestaw kaset

- mapa

- teka

EWIDENCJA UBYTKÓW.

Dzięki ewidencji ubytków można ustalić :

- ile materiałów ubyło

- jakie materiały ubyły

- jaka była przyczyna powstałych ubytków

- wartość powstałych ubytków

Wyróżnia się następujące przyczyny powstania ubytków w zbiorach biblioteki:

- zagubienie przez czytelnika (niezwrócenie)

- wycofanie (selekcja zbiorów)

- zniszczenie (permanentne użytkowanie)

- nieodnalezienie w wyniku skontrum (inwentaryzacja, kontrola zbiorów)

SZCZEGÓŁOWA EWIDENCJA UBYTKÓW.

Podstawę ewidencji ubytków stanowią dowody ubytków tj. dokumenty stwierdzające brak określonych materiałów bibliotecznych, zaakceptowane przez dyrektora szkoły.

W jednym dowodzie ubytku ujmuje się materiały wyłączone ze zbiorów z powodu jednej przyczyny (np. zniszczone) i objęte jedną księgą inwentarzową (np. tylko książki).

Rozróżnia się następujące rodzaje dowodów ubytku:

1. Protokół ubytków dla materiałów niezwróconych przez czytelnika, za które biblioteka otrzymała ekwiwalent lub zapłatę.

Protokół musi zawierać:

- datę

- imię i nazwisko czytelnika

- dane identyfikujące zagubioną książkę

- dane przekazywanego w zamian dokumentu

- podpisy czytelnika i bibliotekarza

Protokół sporządza się w trzech egzemplarzach, jeden stanowi dowód wpływu.

2. Protokół komisji w sprawie ubytków, który sporządza się dla:

- materiałów niezwróconych przez czytelnika, za które biblioteka nie otrzymała ekwiwalentu

- wycofanych ze zbiorów w wyniku selekcji lub nieodnalezionych w trakcie kolejnego skontrum i uznanych za braki bezwzględne.

SUMARYCZNA EWIDENCJA UBYTKÓW.

Prowadzi się ją w rejestrze ubytków [druk B-126], w którym wpisuje się grupę materiałów objętych jednym dowodem ubytku.

Rejestr ubytków powinien być opisany podobnie jak księga inwentarzowa.

Powinien zawierać informacje :

- nazwa biblioteki

- rodzaj ubytkowanych zbiorów

- liczba stron i numerów jakie obejmuje (z pieczęcią i podpisem kierownika biblioteki i księgowego).

Wskazówki dotyczące prowadzenia rejestru ubytków:

- wszystkie rubryki rejestru ubytków należy wypełniać niebieskim lub czarnym atramentem

- granicy miejsca zapisu nie wolno przekraczać

- błędnych wpisów nie należy wymazywać, wyskrobywać lub zaklejać. Należy je przekreślić i poprawić czerwonym długopisem, a w rubryce 11 „Uwagi” umieścić datę

i podpis osoby dokonującej poprawek.

Rok: wpisuje się przeważnie lata od-do (od rozpoczęcia do zakończenia wpisów na danej stronie).

Strona: wpisuje się numer kolejny na danej stronie.

Rubryka 1 „Data wpisu”: wpisuje się datę wpisania do księgi ubytków cyframi arabskimi.

Rubryka 2 „Nr kolejny rejestru”: należy tu wpisywać numer kolejny rejestru licząc od początku istnienia biblioteki.

Rubryka 3 „Podstawa (rodzaj) dowodu zapisu”: wpisuje się rodzaj dowodu ubytku,

który obejmuje daną grupę wycofywanych ze zbiorów dokumentów np. Protokół komisji nr… .

Rubryka 4 „Numery bieżące (pierwszy i ostatni) z podstawy zapisu”:

numery ubytków nadaje się w sposób ciągły, począwszy od pierwszego ubytku

zapisanego w rejestrze.

Rubryki 5 - 9 „Liczba jednostek wg przyczyn ubytku”: wpisuje się tu liczbę jednostek

objętych danym dowodem ubytku w kolumnie odpowiadającej przyczynie powstania ubytku. W rubryce 9 można ująć rodzaje ubytków niewymienione w rubrykach 5 - 8.

Rubryka 10 „Cena lub wartość w zł”: wpisuje się tu cenę lub wartość ubytkowanej jednostki lub ubytkowanych jednostek (objętych jednym dowodem ubytku).

U dołu każdej strony w wierszu „do przeniesienia” dokonuje się podsumowania kolumny nr 10 i przenosi się tę wartość na następną stronę w wiersz „z przeniesienia”.

Wartości ubytków pozycji zewidencjonowanych przed 31. 12. 1994 roku należy podawać wg wartości odnotowanych w księgach inwentarzowych (nieprzeliczonych

na nową jednostkę pieniężną). Dopiero kwotę końcową dowodu ubytku należy zdenominować. Końcówkę wartości pieniężnych sprzed denominacji zaokrągla się do 0,01 zł (1 grosza).

Biblioteka prowadzi tyle rejestrów ubytków ile ma ksiąg inwentarzowych.

Jeżeli zbiory specjalne ewidencjonowane są w jednej księdze inwentarzowej podzielonej na części, to powinien odpowiadać jej jeden rejestr ubytków również podzielony na taką samą liczbę części o odrębnych ciągach numerowych.

Po dokonaniu wpisu do rejestru ubytków całej grupy materiałów objętych dowodem ubytku należy na nim postawić numer kolejny rejestru, datę (u góry z prawej strony)

i numery ubytków (przy poszczególnych pozycjach).

W księdze inwentarzowej odnotować powstanie braku - przekreślić numer inwentarzowy ubytkowanego dokumentu czerwonym kolorem po przekątnej i w rubryce 15 wpisać numer ubytku.

Uwaga !

Książkę otrzymaną tytułem zwrotu za zagubioną wpisuje się do inwentarza tylko w tym wypadku, gdy czytelnik oddaje inny tytuł lub ten sam, lecz w innym wydaniu, niż

tytuł zagubiony. Jeżeli natomiast otrzymamy w zamian za zagubioną - książkę identyczną (ten sam tytuł i to samo wydanie), nie przeprowadza się książki zagubionej przez rejestr ubytków i nie wpisuje się książki otrzymanej od czytelnika pod nowym numerem inwentarza, lecz oznacza się ją tym samym numerem, który miała książka zagubiona.

Dla materiałów ewidencjonowanych w sposób uproszczony nie prowadzi się rejestru ubytków. Nie podaje się do księgowości ich liczby i wartości.

Przedstawiony tu sposób ewidencji stanowi tzw. ewidencję biblioteczną księgozbioru, który ze względu na swoją wartość materialną jest też ujmowany, tak jak inne składniki majątku, w księgowości danej instytucji. Stan zapisów w księgowości musi być zgodny całkowicie ze stanem wykazywanym przez księgi ewidencji bibliotecznej.

Literatura:

1. Ewidencja materiałów bibliotecznych : prawne regulacje / [red. t. L.ucjan Biliński]. - Warszawa : Stowarzyszenie Bibliotekarzy Polskich, 1999. - (Propozycje i Materiały ; 32)

2. Howorka Bolesław : Denominacja w bibliotece // Poradnik Bibliotekarza. - 1995,

nr 1, s. 13-15

3. Juhanowicz Urszula, Wejcht Teresa, Witecki Wojciech : Poradnik nauczyciela bibliotekarza / pod red. Bohdana Orłowskiego. - Warszawa : Programowanie Komputerów, 2006

4. Rozporządzenie MKiDN z dn. 29.10.2008 r. (Dz. U. 2008/205/1283,.) w sprawie zasad ewidencji materiałów bibliotecznych.

5. Saniewska Danuta : Vademecum nauczyciela bibliotekarza. - Wyd. 6 zm. i rozsz. - Warszawa : Agencja „Sukurs”, 2003

oprac. Maria Wołoszyn

Wydział Gromadzenia i Opracowania Zbiorów PBW Rzeszów

NOTATKI

………………………………………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………...

………………………………………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………...

………………………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………...

……………………………………………………………………………………………………………………………………

1

---