Z dniem ................... wprowadzam
niniejszą instrukcję do bezwzględnego stosowania
..............................................................
czytelny podpis osoby upoważnionej
Wewnętrzna instrukcja w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu
§ 1
1. Niniejsza Instrukcja określa sposób postępowania biura rachunkowego w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.
2. Obowiązek ustanowienia i stosowania instrukcji wynika z art. 10a ustawy z dnia 16 listopada 2000 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (tekst jedn.: Dz. U. z 2010 r. Nr 46, poz. 276).
3. Instrukcja zawiera w szczególności określenie sposobu:
a) wykonania środków bezpieczeństwa finansowego,
b) rejestracji transakcji,
c) analizy i oceny ryzyka,
d) przekazywania informacji o transakcjach Generalnemu Inspektorowi Informacji Finansowej,
e) przechowywania informacji,
f) udzielania informacji Generalnemu Inspektorowi Informacji Finansowej i innym organom
§ 2
Ilekroć w niniejszej instrukcji mowa jest o:
1. Beneficjencie rzeczywistym - rozumie się przez to:
a) osobę fizyczną lub osoby fizyczne, które są właścicielami osoby prawnej lub sprawują kontrolę nad klientem albo mają wpływ na osobę fizyczną, w imieniu której przeprowadzana jest transakcja lub prowadzona jest działalność,
b) osobę fizyczną lub osoby fizyczne, które są udziałowcami lub akcjonariuszami lub posiadają prawo głosu na zgromadzeniu wspólników w wysokości powyżej 25% w tej osobie prawnej, w tym za pomocą pakietów akcji na okaziciela, z wyjątkiem spółek, których papiery wartościowe są w obrocie zorganizowanym, podlegających lub stosujących przepisy prawa Unii Europejskiej w zakresie ujawniania informacji, a także podmiotów świadczących usługi finansowe na terytorium państwa członkowskiego Unii Europejskiej albo państwa równoważnego - w przypadku osób prawnych,
c) osobę fizyczną lub osoby fizyczne, które sprawują kontrolę nad co najmniej 25% majątku - w przypadku podmiotów, którym powierzono administrowanie wartościami majątkowymi oraz rozdzielanie takich wartości, z wyjątkiem podmiotów wykonujących czynności, o których mowa w art. 69 ust. 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 lipca 2005 r. o obrocie instrumentami finansowymi;
2. biurze rachunkowym - rozumie się przez to podmiot prowadzący działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych;
3. osobach zajmujących eksponowane stanowiska polityczne - rozumie się przez to osoby fizyczne:
a) szefów państw, szefów rządów, ministrów, wiceministrów lub zastępców ministrów, członków parlamentu, sędziów sądów najwyższych, trybunałów konstytucyjnych oraz innych organów sądowych, których orzeczenia nie podlegają zaskarżeniu, z wyjątkiem trybów nadzwyczajnych, członków trybunałów obrachunkowych, członków zarządów banków centralnych, ambasadorów, chargés d'affairs oraz wyższych oficerów sił zbrojnych, członków organów zarządzających lub nadzorczych przedsiębiorstw państwowych - którzy sprawują lub sprawowali te funkcje publiczne w okresie roku od dnia zaprzestania spełniania przesłanek określonych w tych przepisach,
b) małżonków osób, o których mowa w lit. a, lub osoby pozostające z nimi we wspólnym pożyciu, rodziców i dzieci osób, o których mowa w lit. a, małżonków tych rodziców i dzieci lub osoby pozostające z nimi we wspólnym pożyciu,
c) które pozostają lub pozostawały z osobami, o których mowa w lit. a, w ścisłej współpracy zawodowej lub gospodarczej lub są współwłaścicielami podmiotów prawa, a także jedynymi uprawnionymi do majątku podmiotów prawa, jeżeli zostały one założone na rzecz tych osób
- mające miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej;
4. transakcji - rozumie się przez to dokonywane we własnym, jak i w cudzym imieniu, na własny, jak i na cudzy rachunek:
a) wpłaty i wypłaty w formie gotówkowej lub bezgotówkowej, w tym przekazy pieniężne w rozumieniu art. 2 pkt 7 rozporządzenia nr 1781/2006, zlecone zarówno na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, jak i poza nim,
b) kupno i sprzedaż wartości dewizowych,
c) przeniesienie własności lub posiadania wartości majątkowych, w tym oddanie w komis lub pod zastaw takich wartości, oraz przeniesienie wartości majątkowych pomiędzy rachunkami należącymi do tego samego klienta,
d) zamianę wierzytelności na akcje lub udziały;
5. przeprowadzaniu transakcji - rozumie się przez to wykonanie zlecenia lub dyspozycji klienta przez biuro rachunkowe;
6. państwie równoważnym - rozumie się przez to państwo niebędące członkiem Unii Europejskiej, w którym stosowane są przepisy dotyczące przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, zgodne z prawem Unii Europejskiej;
7. praniu pieniędzy - rozumie się przez to zamierzone postępowanie polegające na:
a) zamianie lub przekazaniu wartości majątkowych pochodzących z działalności o charakterze przestępczym lub z udziału w takiej działalności, w celu ukrycia lub zatajenia bezprawnego pochodzenia tych wartości majątkowych albo udzieleniu pomocy osobie, która bierze udział w takiej działalności w celu uniknięcia przez nią prawnych konsekwencji tych działań,
b) ukryciu lub zatajeniu prawdziwego charakteru wartości majątkowych lub praw związanych z nimi, ich źródła, miejsca przechowywania, rozporządzania, faktu ich przemieszczania, ze świadomością, że wartości te pochodzą z działalności o charakterze przestępczym lub udziału w takiej działalności,
c) nabyciu, objęciu w posiadanie albo używaniu wartości majątkowych pochodzących z działalności o charakterze przestępczym lub udziału w takiej działalności,
d) współdziałaniu, usiłowaniu popełnienia, pomocnictwie lub podżeganiu w przypadkach zachowań określonych w lit. a-c
- również, jeżeli działania, w ramach których uzyskano wartości majątkowe, były prowadzone na terytorium innego państwa niż Rzeczpospolita Polska;
8. finansowaniu terroryzmu - rozumie się przez to czyn określony w art. 165a ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. - Kodeks karny (Dz. U. Nr 88, poz. 553 z późn. zm.). Odnosi się on do odpowiedzialności osoby, która gromadzi, przekazuje lub oferuje środki płatnicze, instrumenty finansowe, papiery wartościowe, wartości dewizowe, prawa majątkowe lub inne mienie ruchome lub nieruchomości w celu sfinansowania przestępstwa o charakterze terrorystycznym.
§ 3
1. Biuro rachunkowe:
a) nie przeprowadza transakcji a w konsekwencji nie realizuje procedury wstrzymania transakcji czy blokady rachunku,
b) wśród klientów nie ma osób zajmujących eksponowane stanowisko polityczne,
c) może korzystać z usług innych podmiotów w zakresie wykonania obowiązków określonych w § 4 ust. 2 lit. a-c, z tym, iż odpowiedzialność za ich wykonanie ponosi biuro rachunkowe,
d) nie gromadzi depozytów gotówkowych.
2. Biuro rachunkowe zobowiązane jest do zarejestrowania transakcji, której okoliczności wskazują, że może ona mieć związek z praniem pieniędzy lub finansowaniem terroryzmu, bez względu na jej wartość i charakter.
3. Obowiązek określony w ust. 2 stosuje się w przypadkach, gdy biuro rachunkowe wie lub przy zachowaniu należytej staranności powinno wiedzieć o takiej transakcji w związku z wykonaniem umowy z klientem.
Sposoby wykonania środków bezpieczeństwa finansowego (ŚBF)
§ 4
1. Biuro rachunkowe zobowiązane jest do wykonywania środków bezpieczeństwa finansowego (ŚBF).
2. Środki bezpieczeństwa finansowego polegają na:
a) identyfikacji klienta i weryfikacji jego tożsamości na podstawie dokumentów lub informacji publicznie dostępnych;
b) podejmowaniu czynności, z zachowaniem należytej staranności, w celu identyfikacji beneficjenta rzeczywistego i stosowaniu uzależnionych od oceny ryzyka odpowiednich środków weryfikacji jego tożsamości w celu uzyskania przez biuro rachunkowe danych dotyczących tożsamości beneficjenta rzeczywistego, w tym ustalaniu struktury własności i zależności klienta;
c) uzyskiwaniu informacji dotyczących celu i zamierzonego przez klienta charakteru stosunków gospodarczych;
d) bieżącym monitorowaniu stosunków gospodarczych z klientem.
3. Środki bezpieczeństwa finansowego są stosowane w szczególności:
a) przy zawieraniu umowy z klientem;
b) gdy istnieje podejrzenie prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu bez względu na wartość transakcji, formę organizacyjną oraz rodzaj klienta;
c) gdy zachodzi wątpliwość czy otrzymane wcześniej dane, o których mowa w §5 są prawdziwe lub pełne.
4. Środki bezpieczeństwa finansowego powinny być stosowane wobec klientów, z którymi zawierane są umowy na dostarczenie usług w zakresie rachunkowości i dokumentacji podatkowej, o których mowa w art. 4 ust. 3 pkt 2-6 i w art. 76a ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).
Identyfikacja klienta
§ 5
1. Identyfikacja, o której mowa w § 4 ust. 2 lit. a obejmuje:
a) w przypadku osób fizycznych i ich przedstawicieli - ustalenie i zapisanie cech dokumentu stwierdzającego na podstawie odrębnych przepisów tożsamość osoby, a także imienia, nazwiska, obywatelstwa oraz adresu osoby dokonującej transakcji, a ponadto numeru PESEL lub daty urodzenia w przypadku osoby nieposiadającej numeru PESEL, lub numeru dokumentu stwierdzającego tożsamość cudzoziemca, lub kodu kraju w przypadku przedstawienia paszportu;
b) w przypadku osób prawnych - zapisanie aktualnych danych z wyciągu z rejestru sądowego lub innego dokumentu, wskazującego nazwę (firmę), formę organizacyjną osoby prawnej, siedzibę i jej adres, numer identyfikacji podatkowej, a także imienia, nazwiska i numeru PESEL lub daty urodzenia w przypadku osoby nieposiadającej numeru PESEL, osoby reprezentującej tę osobę prawną;
c) w przypadku jednostek organizacyjnych niemających osobowości prawnej - zapisanie aktualnych danych z dokumentu wskazującego nazwę, formę organizacyjną, siedzibę i jej adres, numer identyfikacji podatkowej, a także imienia, nazwiska i numeru PESEL lub daty urodzenia w przypadku osoby nieposiadającej numeru PESEL, osoby reprezentującej tę jednostkę.
Identyfikacja beneficjenta rzeczywistego
§ 6
1. Biuro rachunkowe zobowiązane jest do podejmowania czynności, z zachowaniem należytej staranności, w celu identyfikacji beneficjenta rzeczywistego.
2. Jeżeli w procesie identyfikacji biuro rachunkowe dojdzie do momentu, w którym nie będzie mogło uzyskać dalszych informacji uznaje się, że zostały zastosowane środki bezpieczeństwa finansowego.
3. W przypadku wystąpienia sytuacji określonej w ust. 2 możliwe jest przyjęcie oświadczenia od klienta na temat beneficjenta rzeczywistego, jeżeli będzie to jedynym możliwym i dostępnym źródłem informacji.
4. Identyfikacja, o której mowa w § 4 ust. 2 lit. b obejmuje ustalenie i zapisanie imienia, nazwiska i adresu oraz dodatkowo innych danych identyfikacyjnych, o których mowa w § 5 ust. 1 lit. a w zakresie, w jakim biuro rachunkowe może je ustalić.
Informacje o celu i charakterze stosunków gospodarczych
§ 7
1. Uzyskiwanie przez biuro rachunkowe informacji dotyczących celu i zamierzonego przez klienta charakteru stosunków gospodarczych odbywa się w oparciu o przedłożone przez klienta dokumenty jak też w oparciu o dane pozyskane przez biuro.
2. Celem działań określonych w ust. 1 jest wnikliwe określenie przedmiotu działalności klienta i zawieranych w związku z tym stosunków gospodarczych.
Weryfikacja danych
§ 8
1. Biuro rachunkowe, poza identyfikacją, o której mowa w § 5 i 6, zobowiązane jest również do weryfikacji ustalonych wcześniej danych.
2. Polega ona na sprawdzeniu i potwierdzeniu danych.
3. Powinna ona być przeprowadzona na podstawie dokumentów, danych pochodzących z wiarygodnego źródła.
Dokumentacja ŚBF - Ryzyko
§ 9
1. W przypadku gdy biuro rachunkowe nie może wykonać obowiązków, o których mowa w § 4 ust. 2 lit. a-c, nie podpisuje umowy z klientem lub rozwiązuje zawarte umowy oraz przekazuje Generalnemu Inspektorowi Informacji Finansowej w uzasadnionych przypadkach dla klientów z ORK średnim bądź wysokim informacje o danym kliencie wraz z posiadanymi informacjami o planowanej przez niego transakcji.
2. W ramach wykonania obowiązków, o których mowa w § 4-8 i 12 biuro rachunkowe zobowiązane jest do sporządzenia karty informacyjnej klienta (KiK), w której zapisane powinny być ustalone dane.
3. Karta informacyjna klienta zawiera również przyporządkowanie klienta do jednej z trzech grup oceny ryzyka klienta (ORK) związanego z możliwością uczestnictwa tego klienta w procederze prania pieniędzy bądź finansowania terroryzmu.
4. Podstawą kwalifikacji, o której mowa w ust. 3 są kryteria określone w § 12 ust. 2 wg następującego schematu:
Lp.
|
Kryteria
|
Liczba punktów ORK
|
1
|
Wystąpienie przesłanek z kryterium ekonomicznego
|
1
|
2
|
Wystąpienie przesłanek z kryterium geograficznego
|
1
|
3
|
Wystąpienie przesłanek z kryterium przedmiotowego
|
1
|
4
|
Wystąpienie przesłanek z kryterium behawioralnego
|
1
|
Przyjąć należy, że dla:
ORK = 0 - ryzyko dla klienta jest niskie
ORK 1 i 2 - ryzyko dla klienta jest średnie
ORK 3 i więcej - ryzyko dla klienta jest wysokie
5. Kartę informacyjną klienta sporządza się przed podpisaniem umowy.
6. Dane niezbędne do karty pozyskuje się w oparciu o dokumenty przedłożone przez klienta oraz pozyskane przez biuro z innych źródeł (m.in. aktualne odpisy z Krajowego Rejestru Sądowego, kopie dowodów osobistych, paszportów osób reprezentujących klienta, zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej).
7. Sporządzanie kserokopii lub skanowanie dokumentów dopuszczalne jest w takim zakresie, w jakim zawierają one niezbędne dane.
8. Aktualizacja ORK, dla klientów z ORK niskim następuje w cyklach dwuletnich, dla klientów z ORK średnim bądź wysokim, aktualizacja ORK następuje w cyklach rocznych.
9. Działania określone w ust. 8 oparte są o dane gromadzone przez biuro rachunkowe jak również o efekty monitoringu, o którym mowa w § 12.
10. Wzór zawiadomienia, o którym mowa w ust. 1 określa załącznik nr 1 do instrukcji.
Stosowanie ŚBF w stopniu niższym
§ 10
1. W przypadku klientów z ORK niskim gdy klient jest podmiotem świadczącym usługi finansowe, mającym siedzibę na terytorium państwa członkowskiego Unii Europejskiej albo państwa równoważnego, biuro rachunkowe, może odstąpić od stosowania reguł określonych w § 4 ust. 2 lit. a-c.
2. W przypadku określonym w ust. 1 biuro rachunkowe gromadzi informacje w celu ustalenia, czy klient spełnia warunki wskazane w tym unormowaniu. Fakt prowadzenia usług finansowych powinien być potwierdzony w szczególności wyciągiem z Krajowego Rejestru Sądowego. W przypadku podmiotu mającego siedzibę na terytorium państwa członkowskiego Unii Europejskiej lub państwa równoważnego, dokumentem właściwym będzie lokalny dokument rejestrowy państwa, z którego ten podmiot pochodzi, bądź jakikolwiek dokument potwierdzający fakt prowadzenia przez niego działalności.
3. W przypadku klientów zakwalifikowanych do poziomu niskiego gdy klient jest spółką, której papiery wartościowe są dopuszczone do publicznego obrotu na rynku regulowanym w co najmniej jednym państwie członkowskim Unii Europejskiej lub w państwie równoważnym, biuro rachunkowe, może ograniczyć stosowanie środków bezpieczeństwa finansowego do przypadków i środków określonych § 4 ust. 2 lit. a i w § 4 ust. 3 lit. a i b.
4. Lista państw równoważnych określona została w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 20 października 2009 r. w sprawie listy państw równoważnych (Dz. U. Nr 176, poz. 1364). Wykaz tych państw podany został w załączniku nr 2 do instrukcji.
Stosowanie ŚBF w stopniu wyższym
§ 11
1. W przypadku klientów z ORK średnim i wysokim jak również w sytuacjach gdy klient nie jest obecny, dla celów identyfikacji biuro rachunkowe zobowiązane jest stosować, w celu zmniejszenia ryzyka, co najmniej jeden z następujących środków:
a) ustalenie tożsamości klienta na podstawie dodatkowych dokumentów lub informacji;
b) dodatkową weryfikację autentyczności przedstawionych dokumentów lub poświadczenie ich zgodności z oryginałem przez notariusza, organ administracji rządowej, organ samorządu terytorialnego lub podmiot świadczący usługi finansowe;
c) ustalenie, że pierwsza transakcja została przeprowadzona za pośrednictwem rachunku klienta w podmiocie świadczącym usługi finansowe.
2. W przypadkach, o których mowa w ust. 1 biuro rachunkowe żąda od klientów dokumentów rozliczeniowych odnoszących się do okresu rozliczeniowego poprzedzającego pierwszy okres rozliczany przez biuro.
Bieżący monitoring
§ 12
1. Biuro rachunkowo zobowiązane jest do bieżącego monitorowania stosunków gospodarczych celem wskazania zdarzeń czy okoliczności, które mogą wskazywać na proceder prania pieniędzy.
2. Monitoring, o którym mowa w ust. 1 uwzględnia m.in. następujące kryteria:
a) ekonomiczne - uwzględniające badanie zachowań klienta związanych z zakresem i rozmiarem prowadzonej działalności gospodarczej w kontekście przeprowadzanych transakcji, przy uwzględnieniu powiązań, cen transakcji w kontekście cen rynkowych czy też badaniu w miarę możliwości źródła pochodzenia wartości majątkowych. Należy zwrócić tu uwagę na:
* tzw. słupy i przedsiębiorstwa symulujące - tj. osoby fizyczne, często bezdomne lub znajdujące się w krytycznej sytuacji majątkowej (słupy) lub podmioty gospodarcze złożone lub przejęte przez sprawców, przede wszystkim w celu prania pieniędzy bądź finansowania terroryzmu (przedsiębiorstwa symulujące), których podstawowym zadaniem jest komplikowanie obiegu wartości majątkowych pochodzących z przestępstw;
* mieszanie dochodów - polega na rzeczywistym mieszaniu dochodów pochodzących z legalnej działalności gospodarczej z wartościami majątkowymi pochodzącymi z nielegalnych źródeł.
b) geograficzne - uwzględniające miejsce siedziby firmy, oddziałów, miejsce zamieszkania, obywatelstwo, kierunki przepływów wartości majątkowych, w szczególności zwrócić uwagę należy na podmioty wskazujące miejsca czy terytoria wskazane w załączniku nr 3 do instrukcji
c) przedmiotowe - uwzględniające rodzaj prowadzonej działalności, w szczególności w przypadkach działalności szczególnie podatnej na proceder prania pieniędzy. Zwrócić tu należy uwagę szczególnie na:
* obrót złomem i paliwami,
* obrót realizowany przez nierezydentów,
* obrót udziałami w kapitale firmy,
* hazard,
* obrót tekstyliami z krajami azjatyckimi,
Ponadto dostrzec należy również inne okoliczności, jak:
* nałożenie na klienta sankcji w związku z podejrzeniem prania pieniędzy czy też finansowania terroryzmu,
* otwieranie rachunku celem realizacji jednej bądź kilku transakcji w krótkich odstępach czasu na stosunkowo wysokie kwoty, przy wykorzystaniu często fikcyjnych dokumentów,
* transfery niewielkich kwot na jeden rachunek, z którego są one niezwłocznie podejmowane w gotówce - które często dalej są niezwłocznie wpłacane na kolejne konto.
d) behawioralne - uwzględniające ocenę zachowań klienta wzbudzających na samym wstępie wątpliwości np. zewnętrzne oznaki klienta (wygląd, wiek, ubiór) nie korespondują z zakresem działalności gospodarczej.
3. Dokonując monitoringu należy uwzględnić m.in. ORK klienta. W szczególności zwrócić uwagę należy na klientów z ORK średnim bądź wysokim.
4. Monitoring, o którym mowa w ust. 1 obejmuje również bieżące aktualizowanie posiadanych dokumentów i informacji.
5. Cyklicznie biuro rachunkowe sporządza raport odnoszący się do przeprowadzonego monitoringu za miniony okres.
Analiza transakcji klienta
§ 13
1. W toku działalności biuro rachunkowe zobowiązane jest do zwracania uwagi na transakcje, mogące mieć związek z praniem pieniędzy bądź finansowaniem terroryzmu.
2. Ustalenie transakcje, o których mowa w ust. 1 mogą wynikać z wiedzy biura rachunkowego bądź też działań związanych z zachowaniem należytej staranności w związku z wykonywaniem umowy z klientem.
3. W ramach zachowania należytej staranności biuro rachunkowe podejmuje działania przesądzające, iż zrobiło wszystko, aby wykonać swoje zadania jak najlepiej.
4. W ramach działań, o których mowa w ust. 3, osoby mogące mieć styczność z praniem pieniędzy bądź finansowaniem terroryzmu powinni zostać przeszkoleni w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy bądź finansowaniu terroryzmu oraz zobowiązani do zwrócenia uwagi na sytuacje czy zdarzenia dotyczące klienta, mogące mieć związek z praniem pieniędzy bądź finansowaniem terroryzmu, w szczególności w aspektach wskazanych w § 12 ust. 2.
5. W przypadku wystąpienia transakcji, o której mowa w ust. 1, osoba ujawniająca zobowiązana jest niezwłocznie poinformować o tym ...................... .
Rejestracja transakcji
§ 14
1. Zidentyfikowane transakcje, o których mowa w § 3 ust. 2 podlegają rejestracji w rejestrze transakcji.
2. Rejestr transakcji prowadzony jest przez biuro rachunkowe w formie papierowej.
§ 15
1. Informacje o transakcjach zarejestrowanych powinny zawierać w szczególności następujące dane:
a) datę przeprowadzenia transakcji;
b) dane identyfikacyjne stron transakcji, o których mowa w § 5 ust. 1;
c) kwotę, walutę i rodzaj transakcji;
d) numery rachunków, które zostały wykorzystane do przeprowadzenia transakcji, w przypadku transakcji z udziałem takich rachunków;
e) uzasadnienie oraz miejsce, datę i sposób złożenia dyspozycji.
§ 16
1. Dane do rejestru wprowadza się bezzwłocznie, nie później jednak niż następnego dnia roboczego po zidentyfikowaniu transakcji, której okoliczności wskazują, że może ona mieć związek z praniem pieniędzy bądź finansowaniem terroryzmu.
2. Rejestr jest prowadzony w postaci zbroszurowanych i kolejno ponumerowanych kart transakcji, sporządzanych i wypełnianych oddzielnie dla każdej rejestrowanej transakcji.
3. Karty transakcji powinny być wypełniane ręcznie lub maszynowo, w sposób staranny, czytelny i trwały, a stwierdzone błędy poprawia się przez:
a) skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu,
b) umieszczenie daty oraz czytelnego podpisu osoby dokonującej poprawki.
4. Wzór karty transakcji określa załącznik nr 4 do instrukcji.
Przekazywanie danych Generalnemu Inspektorowi Informacji Finansowej i innym organom
§ 17
1. Informacje o zarejestrowanych transakcjach przekazuje się do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej niezwłocznie.
2. Biuro rachunkowe przekazuje dodatkowe dane o stronach transakcji, będące w jej posiadaniu, w tym informacje o ich rachunkach osobistych oraz związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą, niewykorzystanych w przedmiotowej transakcji.
3. W przypadku, gdy transakcja nie jest jeszcze przeprowadzona, zawiadomienie powinno zawierać również wskazanie instytucji, która ma przeprowadzić transakcję.
§ 18
1. Dane z rejestru biuro rachunkowe dostarcza w postaci kopii karty transakcji.
2. Biuro rachunkowe dostarczając dane z rejestru po raz pierwszy, przekazuje równocześnie wypełniony formularz identyfikacyjny.
3. W przypadku zaistnienia błędu lub zmiany danych zawartych w formularzu, biuro rachunkowe przesyła do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej nowy formularz identyfikacyjny.
4. Wzór formularza identyfikacyjnego stanowi załącznik nr 5 do instrukcji.
§ 19
1. Dane w formie kopii kart transakcji są przekazywane są na adres:
Ministerstwo Finansów
Departament Informacji Finansowej
00-916 Warszawa
ul. Świętokrzyska 12
2. Przedmiotowe dane mogą być przekazywane przez pracownika biura rachunkowego.
3. Dane mogą być również przekazywane za pośrednictwem:
a) przedsiębiorcy posiadającego koncesję na prowadzenie działalności w zakresie ochrony osób i mienia, wydaną na podstawie przepisów ustawy z dnia 22 sierpnia 1997 r. o ochronie osób i mienia (tekst jedn.: Dz. U. z 2005 r. Nr 145, poz. 1221 z późn. zm.),
b) państwowego przedsiębiorstwa użyteczności publicznej "Poczta Polska",
c) podmiotu posiadającego koncesję na prowadzenie usług pocztowych, wydaną na podstawie przepisów ustawy z dnia 23 listopada 1990 r. o łączności (Dz. U. z 1995 r. Nr 117 z późn. zm.).
4. W przypadkach, o których mowa w ust. 2 i ust. 3 lit. a, osoba dostarczająca dane potwierdza ich przekazanie w rejestrze prowadzonym w tym celu w jednostce organizacyjnej, o której mowa w ust. 1.
5. Dane przekazywane za pośrednictwem podmiotów, o których mowa w ust. 3 lit. b i c mogą być nadawane wyłącznie przesyłką za zwrotnym potwierdzeniem odbioru na adres jednostki organizacyjnej, o której mowa w ust. 1. W tych przypadkach wymagane jest umieszczenie na przesyłce widocznego dopisku "w kancelarii nie otwierać".
6. Biuro rachunkowe, które stwierdziło błędy w dostarczonej informacji, przekazuje Generalnemu Inspektorowi Informacji Finansowej, w terminie siedmiu dni od dnia ich ujawnienia, skorygowane dane.
§ 20
1. Na pisemne żądanie Generalnego Inspektora Informacji Finansowej biuro rachunkowe zobowiązane jest do niezwłocznego nieodpłatnego udostępnienia informacji dotyczącej transakcji klienta.
2. Udostępnienie, o którym mowa w ust. 1 polega w szczególności na przekazaniu informacji o stronach transakcji, zawartości dokumentów, przekazaniu ich potwierdzonych kopii lub udostępnieniu odpowiednich dokumentów do wglądu upoważnionym pracownikom Departamentu Informacji Finansowej Ministerstwa Finansów, cele sporządzenia notatek bądź kopii.
3. Żądanie, o którym mowa w ust. 1 może być złożone również w formie elektronicznej.
4. Biuro rachunkowe zobowiązane jest również, na żądanie organów uprawnionych, wykazać zastosowane przez nie środki bezpieczeństwa finansowego w związku z ryzykiem prania pieniędzy i finansowania terroryzmu.
§ 21
Zabronione jest ujawnianie osobom nieuprawnionym faktu poinformowania Generalnego Inspektora Informacji Finansowej o transakcji, o której mowa w § 3 ust. 2.
Przechowywanie informacji
§ 22
1. Rejestr transakcji powinien być przechowywany przez okres pięciu lat, licząc od pierwszego dnia roku następującego po roku, w którym transakcje zostały zarejestrowane,
2. Informacje o transakcjach oraz dokumenty dotyczące transakcji, powinny być przechowywane przez okres 5 lat, licząc od pierwszego dnia roku następującego po roku, w którym dokonano ostatniego zapisu związanego z transakcją.
3. Informacje uzyskane w wyniku stosowania środków bezpieczeństwa finansowego, powinny być przechowywane przez okres 5 lat, licząc od pierwszego dnia roku następującego po roku, w którym miało miejsce zastosowanie pierwszych środków bezpieczeństwa finansowego wobec klienta.
4. Gromadzone dokumenty powinny być przechowywane w segregatorze biurowym oznaczonym symbolem GIIF.
Osoby odpowiedzialne
§ 23
1. Osobą odpowiedzialną w biurze rachunkowym za wykonanie obowiązków określonych w ustawie jest ......................
2. Osobą odpowiedzialną za wykonywanie obowiązków wynikających z instrukcji jest ......................
3. Osobą odpowiedzialną za nadzór nad wykonywaniem obowiązków wynikających z niniejszej instrukcji jest ......................
4. Nadzór, o którym mowa w ust. 3 sprawowany jest na bieżąco. W cyklach co najmniej półrocznych, powinno być sporządzane, przez osobę, o której mowa w ust. 3, sprawozdanie obrazujące jego przebieg.
Kalendarium zmian
§ 24
1. Biuro rachunkowe zobowiązane jest do ewidencjonowania zmian w przedmiotowej instrukcji.
2. Kalendarium zmian powinien być prowadzony wg tabeli określonej w załączniku nr 6 do instrukcji.
...................................................
czytelny podpis osoby upoważnionej
Załącznik nr 1
do instrukcji
ZAWIADOMIENIE
na podstawie art. 8b ust. 5 ustawy z dnia 16 listopada 2000 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (tekst jedn.: Dz. U. z 2010 r. Nr 46, poz. 276)
.......................................................................................................................................................
(pełna nazwa instytucji obowiązanej)
.......................................................................................................................................................
(adres instytucji obowiązanej)
.......................................................................................................................................................
(imię, nazwisko, stanowisko oraz numer telefonu osoby upoważnionej do kontaktów z Generalnym Inspektorem Informacji Finansowej)
A. Przyczyna niewykonania środków bezpieczeństwa finansowego, o których jest mowa w art. 8b ust. 3 pkt 1-3 ustawy.
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
B. Posiadane dane o osobie fizycznej, prawnej lub jednostce organizacyjnej nie posiadającej osobowości prawnej, z którą planowano podpisać umowę lub której dotyczyła zerwana umowa1
1) Nazwisko, imię lub nazwa wraz z formą organizacyjną: .................................................
2) Adres zamieszkania/siedziby: ..........................................................................................
...........................................................................................................................................
3) Obywatelstwo: .................................................................................................................
4) Numer PESEL/rejestru sądowego: ...................................................................................
5) Numer NIP: ......................................................................................................................
6) Numer REGON: ...............................................................................................................
7) Rodzaj, seria i numer dokumentu tożsamości: .................................................................
C. Dodatkowe informacje o planowanej przez klienta transakcji.
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
D. Informacja o załącznikach.
........................... .....................................
(miejscowość, data) (podpis osoby zgłaszającej)
_____________
1 Instytucja obowiązana podaje tylko te dane, które udało jej się ustalić. W przypadku osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej należy podać - w miarę możliwości - informacje o osobie fizycznej, która ją reprezentuje.
Załącznik nr 2
do instrukcji
Lista państw równoważnych:
1. Związek Australijski
2. Federacyjna Republika Brazylii
3. Japonia
4. Kanada
5. Meksykańskie Stany Zjednoczone
6. Nowa Zelandia
7. Federacja Rosyjska
8. Republika Południowej Afryki
9. Republika Singapuru
10. Stany Zjednoczone Ameryki
11. Konfederacja Szwajcarska
12. Terytoria Zamorskie Republiki Francuskiej: Mayotte, Nowa Kaledonia, Polinezja
13. Francuska, Saint Pierre i Miquelon, Wallis i Futuna
Załącznik nr 3
do instrukcji
Wykaz krajów oraz terytoriów:
1. Afganistan;
2. Księstwo Andory;
3. Anguilla - Terytorium Zamorskie Zjednoczonego Królestwa Wielkiej Brytanii i Irlandii Północnej;
4. Antigua i Barbuda;
5. Aruba - Terytorium Królestwa Niderlandów;
6. Wspólnota Bahamów;
7. Królestwo Bahrajnu;
8. Barbados;
9. Belize;
10. Bermudy - Terytorium Zamorskie Zjednoczonego Królestwa Wielkiej Brytanii i Irlandii Północnej;
11. Birma;
12. Brytyjskie Wyspy Dziewicze - Terytorium Zamorskie Zjednoczonego Królestwa 13. Wielkiej Brytanii i Irlandii Północnej;
13. Wyspy Cooka - Samorządne Terytorium Stowarzyszone z Nową Zelandią;
14. Wspólnota Dominiki;
15. Gibraltar -Terytorium Zamorskie Korony Brytyjskiej;
16. Grenada;
17. Guernsey/Sark/Alderney - Terytoria Zależne Korony Brytyjskiej;
18. Hongkong - Specjalny Region Administracyjny Chińskiej Republiki Ludowej;
Iran;
19. Jersey - Terytorium Zależne Korony Brytyjskiej;
20. Kajmany - Terytorium Zamorskie Zjednoczonego Królestwa Wielkiej Brytanii i Irlandii Północnej;
21. Republika Liberii;
22. Księstwo Liechtensteinu;
23. Laos;
24. Makau - Specjalny Region Administracyjny Chińskiej Republiki Ludowej;
25. Pakistan;
26. Republika Malediwów;
27. Wyspa Man - Terytorium Zależne Korony Brytyjskiej;
28. Republika Wysp Marshalla;
29. Republika Mauritiusu;
30. Księstwo Monako;
31. Montserrat - Terytorium Zamorskie Zjednoczonego Królestwa Wielkiej Brytanii i Irlandii Północnej;
32. Republika Nauru;
33. Antyle Niderlandzkie - Terytorium Królestwa Niderlandów;
34. Niue - Samorządne Terytorium Stowarzyszone z Nową Zelandią;
35. Republika Panamy;
36. Niezależne Państwo Samoa;
37. Republika Seszeli;
38. Federacja Sant Christopher i Nevis;
39. Saint Lucia;
40. Saint Vincent i Grenadyny;
41. Królestwo Tonga;
42. Turks i Caicos - Terytorium Zamorskie Zjednoczonego Królestwa Wielkiej Brytanii i Irlandii Północnej;
43. Tajlandia;
44. Turcja;
45. Wyspy Dziewicze Stanów Zjednoczonych - Terytorium Nieinkorporowane Stanów Zjednoczonych;
46. Republika Vanuatu.
Załącznik nr 4
do instrukcji
Załącznik nr 5
do instrukcji
Załącznik nr 6
do instrukcji
L.p.
|
Data zmiany
|
Treść zmiany
|
Okres od kiedy zmiana obowiązuje
|
Podpis osoby upoważnionej
|
|
|
|
|
|
Formularz do wypełnienia
Opracowanie:
Bonarski J.