Audit pierwszej strony

Audit drugiej strony

Audit drugiej strony Audit trzeciej strony

Rys. Systematyka auditów jakości z punktu widzenia danego przedsiębiorstwa. (źródło: oprac. własne).

Geneza i przyczyny przeprowadzania auditów

Rozwój systemów zapewnienia jakości związany jest z ukształtowaniem się nowych, zupełnie odmiennych od dotychczasowych stereotypów relacji pomiędzy dostawcami i odbiorcami materiałów, elementów kooperacyjnych, wyrobów i usług. Już w latach sześćdziesiątych w krajach o gospodarce rynkowej odbiorcy i zleceniodawcy chcąc upewnić się co do solidności swoich kooperantów, zaczęli przeprowadzać u nich badania i oceny możliwości utrzymania ustabilizowanego poziomu jakości dostaw, zgodnie z wymogami technicznymi zawartymi w umowie. W ten sposób z czasem wykształciła się praktyka tzw. auditów jakości.

Termin „quality audit”, którego definicja była stopniowo rozbudowywana i uściślana wprowadzono po raz pierwszy w 1972 r. do trzeciego wydania Słownika EOQC (European Organization for Quality Control) [1], a następnie do kolejnych wydań tego słownika [2,3]. Definicja auditu jakości zamieszczona została również w międzynarodowej, a następnie w polskiej normie terminologicznej PN-ISO 8402 z 1996 r., i obecnie używana jest w takim właśnie znaczeniu [4].

Powołana w 1992 r. przez Prezesa byłego PKNMiJ Normalizacyjna Komisja Problemowa ds. Zapewnienia Jakości, opracowując Polską Normę - odpowiednik normy ISO 8402, przetłumaczyła i zredagowała definicję auditu jakości w następującym brzmieniu: „audit jakości to usystematyzowane i niezależne badanie, mające stwierdzić, czy działania odnoszące się do jakości i ich wyniki są zgodne z zaplanowanymi ustaleniami oraz, czy ustalenia są skutecznie realizowane i pozwalają na osiągnięcie celów”.

Przedmiotem auditów jakości może być: system jakości lub jego elementy, a także procesy, wyroby lub usługi. Audity takie nazywane są odpowiednio: „auditem systemu jakości”, „auditem jakości procesu”, „auditem jakości wyrobu”, „auditem jakości usługi”.

Znaczenie auditów jakości, w tym zwłaszcza auditów systemu jakości, wzrosło po przyjęciu w 1987 r. przez Międzynarodową Organizację Normalizacyjną (ISO) norm serii 9000: „Zarządzanie jakością, systemy zapewnienia jakości”. W normach tych przedstawione są między innymi trzy modele systemu zapewnienia jakości, które mogą być wprowadzone w przedsiębiorstwie pełniącym rolę dostawcy. Modele te charakteryzują się zróżnicowanym zakresem przedmiotowym. Zakłada się przy tym, że w zależności od umowy zawartej między dostawcą a odbiorcą, dostawca musi formalnie udowodnić możliwość spełnienia wymagań stawianych przez jeden z tych trzech modeli. Nastąpić to może między innymi poprzez audity systemu jakości wykonywane u dostawcy przez odbiorcę, a także instytucję niezależną mającą uprawnienia do wydawania certyfikatów potwierdzających zgodność takiego systemu z normami ISO serii 9000. Ponadto sam dostawca powinien auditować swoich poddostawców, a także prowadzić systematyczne audity wewnątrz własnej firmy.

W rezultacie rozpowszechnianie się znormalizowanych rozwiązań systemowych w dziedzinie jakości szło w parze z rozwijającą się praktyką ich auditowania. Powstała zatem konieczność ujednolicenia metodyki przeprowadzania auditów. Szczególnie ważne okazało się to w odniesieniu do auditów, w wyniku których następowało zarejestrowanie danej firmy w wykazie dostawców posiadających uwiarygodniony system jakości zgodny z normami ISO serii 9000. Dlatego też Komitet Techniczny ISO TC 176 opracował w 1990 r. międzynarodową normę ISO 10011: „Wytyczne do auditu systemu jakości”, składającą się z trzech części: 1 - „Audit”, 2 - „Kryteria kwalifikacji auditorów systemów jakości”, 3 - „Zarządzanie programami auditów”. Norma ta została przyjęta przez uprawnione do głosowania komitety członkowskie ISO, a większość krajów europejskich wydała ją jako normę krajową.

Rodzaje auditów systemu jakości

Dotychczasowa praktyka wypracowała trzy podstawowe rodzaje auditów systemu jakości [5]:

- audit pierwszej strony, zwany również auditem wewnętrznym,

- audit drugiej strony, będący auditem zewnętrznym,

- audit trzeciej strony (tzw. audit niezależny), mający również charakter auditu zewnętrznego.

Audit pierwszej strony przeprowadzany jest z inicjatywy kierownictwa danej firmy dla własnych potrzeb i zwykle przez własnych pracowników, posiadających odpowiedni zasób wiedzy zarówno z techniki prowadzenia auditu wewnętrznego, jak i norm ISO serii 9000. Nie wyklucza się również zaangażowania osób spoza przedsiębiorstwa. W trakcie auditu pierwszej strony następuje weryfikacja poszczególnych elementów systemu jakości, w tym zwłaszcza ocena stopnia przestrzegania wcześniej założonych ustaleń. Ustalenia te muszą być spisane i udokumentowane między innymi w postaci procedur i instrukcji. Najważniejszym dokumentem który jest podstawowym odnośnikiem w trakcie przeprowadzania wszystkich rodzajów auditów systemu jakości, jest tzw. Księga Jakości. Opisane są w niej ogólne dyspozycje przyjęte przez przedsiębiorstwo w celu osiągnięcia wymaganej jakości wyrobów i usług. Inaczej mówiąc, jest to dokument opisujący system zapewnienia jakości w przedsiębiorstwie.

Konieczność przeprowadzania auditów pierwszej strony wynika z postanowień norm PN-ISO 9001, 9002 i 9003. Zgodnie z nimi dostawca powinien stosować udokumentowany system wewnętrznych auditów jakości w celu zweryfikowania, czy działania w zakresie jakości są zgodne z zaplanowanymi oraz określenia efektywności systemu jakości.

Ten rodzaj auditów przeprowadza się z reguły w celach prewencyjnych lub korekcyj­nych. Dzięki auditowi prewencyjnemu realizowanemu zgodnie z przygotowanym wcześniej planem auditów wewnetrznych, uzyskuje się „fotografię” sytuacji w przedsiębiorstwie w danym momencie. Pozwala to wcześniej zapobiec ewentualnym niezgodnościom. Kierownictwo firmy nabiera pewności, że wszelkie procedury, w tym także procesy technologiczne, realizowane są zgodnie z wymaganiami zawartymi w dokumentacji, a jakość produkowanych wyrobów jest stabilna.

Audit korekcyjny z kolei ma na celu ustalenie przyczyn niezgodności występujących doraźnie. Jest on następstwem napływających do kierownictwa firmy sygnałów o powstających problemach związanych z funkcjonowaniem systemu jakości, czego przejawem może być np. nagły wzrost operacyjnych kosztów jakości związanych z kosztami uszkodzeń przed lub po dostawie.

Rezultatem auditów pierwszej strony jest wzrost zaufania przedsiębiorstwa do samego siebie.

Audit drugiej strony ma miejsce wówczas, gdy dane przedsiębiorstwo występując w roli zamawiającego, przeprowadza audit jakości u swoich aktualnych lub potencjalnych podwykonawców. Wykorzystuje do tego najczęściej własny zespół auditorów lub zleca wykonanie auditów wyspecjalizowanej firmie.

Szczególnego znaczenia audity drugiej strony nabierają w przedsiębiorstwach, które posiadają wdrożony system zapewnienia jakości. Zgodnie z postanowieniami norm PN-ISO serii 9000, firma zobowiązana jest do pełnienia skutecznego nadzoru nad systemami jakości swoich podwykonawców. Może to być osiągnięte jedynie poprzez regularne audity zewnętrzne wykonywane przede wszystkim u podwykonawców nie posiadających certyfikowanych systemów jakości. Ponadto dzięki prowadzeniu auditów drugiej strony, przedsiębiorstwa mogą nie tylko dokonać wyboru najlepszych podwykonawców, ale także pomóc im w poprawie ich własnych systemów jakości. W rezultacie tego rodzaju auditów przedsiębiorstwo nabiera większego zaufania do swoich podwykonawców.

Audit trzeciej strony jest szczególnym i najbardziej spektakularnym rodzajem auditu, stanowiącym najważniejszy element w procedurze certyfikowania systemu jakości. Wniosek o jego przeprowadzenie zgłasza do upoważnionej instytucji (np. Polskiego Centrum Badań i Certyfikacji) przedsiębiorstwo, które pragnie podbudować swoją renomę i ugruntować pozycję na rynku. Może to być także skutkiem żądań potencjalnego kontrahenta, lub - tak jak na Zachodzie - wynikać z uregulowań prawnych (np. w krajach Unii Europejskiej odnosi się to do wymagań niektórych Dyrektyw tzw. nowego podejścia, wydawanych przez Komisję Wspólnot Europejskich).

Pozytywny rezultat auditu trzeciej strony pozwala na nadanie systemowi zapewnienia jakości w tym przedsiębiorstwie certyfikatu. Jest to oficjalny dokument stwierdzający, że system obowiązujący w danej firmie odpowiada wymaganiom jednej z norm PN-ISO 9001, 9002, 9003. Odbiorcy przedsiębiorstwa mają tym samym pewność, że posiada ono wdrożony i skuteczny system zapewnienia jakości zgodny z normami międzynarodowymi. .Tak więc ostatecznym rezultatem pomyślnie zakończonego auditu trzeciej strony jest wzrost zaufania zleceniodawców do danego przedsiębiorstwa.

Różnice między poszczególnymi rodzajami auditów

Pomiędzy poszczególnymi rodzajami auditów pomimo pewnych podobieństw proceduralnych, występują dość istotne różnice zarówno formalne jak i organizacyjne. O ile bowiem audit trzeciej strony zamyka proces wdrażania systemu jakości w przedsiębiorstwie, o tyle np. audit pierwszej strony związany jest ze stałym

Tabela 1.: Najważniejsze różnice między poszczególnymi rodzajami auditów

Rodzaj Czynnik auditu różnicujący	Audit pierwszej strony	Audit drugiej strony	Audit trzeciej strony
Rezultat auditu	upewnienie się kierownictwa firmy co do skuteczności własnego systemu jakości i jego zgodności z założeniami norm PN-ISO serii 9000	upewnienie się firmy auditu- jącej co do skuteczności sys- temu jakości u auditowanego podwykonawcy, a także zgo- dności tego systemu z nor- mami PN-ISO serii 9000	wzrost zaufania potencjal- nych odbiorców co do skute- czności systemu jakości w fir- mie posiadającej certyfikat, a także zgodności tego systemu z normami PN-ISO serii 9000
Koszty auditu	ponosi firma wykonująca u siebie audit	ponosi strona auditująca, przy pewnym udziale strony audi- towanej	ponosi strona auditowana
Stopień obligatoryjności auditu (w przypadku firmy wdrażającej system jakości wg norm PN-ISO serii 9000)	obowiązkowy (zgodnie z wymaganiem rozdziału 4.17 norm PN-ISO 9001, 9002 i 9003)	pośrednio wymagany (roz- dział 4.6 norm PN-ISO 9001 i 9002)	dobrowolny, jednak z chwilą rozpoczęcia procedury certy- fikacyjnej firma obowiązkowo musi poddać się takiemu auditowi
Częstotliwość przeprowa- dzania auditów	zgodnie z programem audi- tów wewnętrznych (np. każdy dział przynajmniej dwa razy w roku), a także w miarę potrzeby	zgodnie z programem audi- tów zewnętrznych, także w miarę potrzeby oraz przed zawarciem kontraktu z nowym podwykonawcą	po pozytywnym audicie certyfikacyjnym kolejny pełny audit odbywa się najczęściej po trzech latach; w między- czasie przeprowadza się tzw. audity nadzorujące
Wykonawcy auditu - audi- torzy (w każdym przypadku auditowany musi wyrazić zgodę na proponowany skład zespołu auditującego)	najczęściej własna kadra przedsiębiorstwa; możliwość wynajęcia auditorów z zew- nątrz, co raczej nie jest zalecane (za wyjątkiem audi- tów szkoleniowych)	auditorzy delegowani przez przedsiębiorstwo auditujące	zespół auditorów delegowany przez instytucję certyfikującą
Kwalifikacje auditorów w warunkach polskich	ukończenie szkolenia w zakresie znajomości norm PN-ISO serii 9000 i techniki prowadzenia auditów (wysta- rczy szkolenie wewnątrzza- kładowe)	oprócz szkolenia wewnątrzza- kładowego pożądane ukoń- czenie kursu dla kandydatów na auditorów (najlepiej orga- nizowanego przez PCBC, ZETOM i inne wyspecjalizo- wane instytucje)	wymagany certyfikat auditora PCBC ewentualnie innych je- dnostek certyfikujących (BSI, DQS, KEMA, TUV, BVQA itd.)
Liczebność zespołu auditor- skiego	najczęściej audit w danym dziale wykonuje jedna lub dwie osoby	z reguły zespoły dwuosobowe	zespoły dwu- lub kilkuosobo- we
zaangażowanie się auditora (w formie doradztwa) w proces usuwania niezgodno- ści	dopuszcza się taką możliwość jednak pod warunkiem, że auditor robi to w sposób taktowny i jest fachowcem z danej dziedziny	możliwość udzielenia niezo- bowiązujących porad na wyraźne życzenie auditowa- nego	według obecnych tendencji auditorzy porad nie udzielają
organizacja spotkania ot- wierającego i zamykającego audit (stopień sformalizo- wania auditu)	szybkie robocze spotkanie au- ditorów z kierownictwem - stopień sformalizowania ograniczony	przygotowane spotkanie zes- połu auditorów z kierowni- ctwem auditowanej firmy przy zachowaniu formalnych reguł	przygotowane spotkanie zes- połu auditorów z kierowni- ctwem auditowanej firmy - wysoki stopień sformalizowa- nia

Źródło: opracowanie własne.

monitorowaniem systemów jakości w firmie, a audit drugiej strony - ze stałym monitorowaniem systemów jakości u podwykonawców tej firmy.

Także stopień sformalizowania tych trzech rodzajów auditów jest zróżnicowany. Duże sformalizowanie auditu trzeciej strony wynika z wagi dokumentu (certyfikatu), jaki firma otrzymuje po pozytywnym jego zakończeniu. Wynika również z konieczności przestrzegania przez jednostkę certyfikującą reguł postępowania zawartych w przepisach prawnych. W przeciwnym bowiem przypadku jednostce takiej może grozić utrata wiarygodności, a nawet akredytacji.

Audity pierwszej strony są z kolei wyraźnie mniej sformalizowane, natomiast wiązać się z nimi może zupełnie inna kategoria problemów. Na przykład auditorzy wewnętrzni oceniają pracę osób zatrudnionych w tym samym przedsiębiorstwie co oni - często swoich kolegów i znajomych. Stwarza to dodatkowy stres i obciążenia psychiczne dla auditora i auditowanego.

W tabeli 1 podjęto próbę zestawienia najważniejszych różnic pomiędzy poszczególnymi rodzajami auditów. Ich lista nie jest oczywiście zamknięta, uwzględniono tylko różnice najbardziej widoczne. Warto przy tym zwrócić uwagę na jedną z nich, a mianowicie na kwalifikacje auditorów w warunkach polskich.

Proces kształcenia auditorów systemów jakosci rozpoczął się w Police w 1990 r. kursami organizowanymi przez ówczesne Centralne Biuro jakości Wyrobów, a obecnie kontynuowanymi przez Polskie Centrum Badań i Certyfikacji, między innymi z udziałem wykładowców francuskich z AFNOR. Słuchacze tych kursów zapoznani zostają z tematyka zarządzania jakością, w tym z metodyka przeprowadzania auditów jakości. Po zdaniu egzaminu otrzymują dyplom wykwalifikowanego kandydata na auditora. Przyswojona wiedza predysponuje ich w zasadzie do pełnienia w swoich przedsiębiorstwach funkcji auditora wewnętrznego. Natomiast z formalnego punktu widzenia otrzymany dyplom upoważnia ich do ubiegania się o przyjęcie na kurs „auditora wiodącego”. Kurs ten z ramienia PCBC prowadzony jest między innymi przez wykładowców brytyjskich z BSI IT. Należy ponadto nadmienić, że kształceniem auditorów, w tym zwłaszcza auditorów wewnętrznych, zajmują się w Police także inne instytucje, wśród których dużymi osiągnięciami poszczycić się mogą ZETOMY w Katowicach i w Warszawie.

Typowy audit systemu jakości przebiega według ściśle określonych zasad przedstawionych w normie ISO 10011. Także nazwy etapów każdego z trzech omówionych rodzajów auditów są podobne. Kolejno następuje więc: zainicjonowanie auditu, przygotowanie auditu, przeprowadzenie auditu i sporządzenie raportu końcowego. Następnie podejmowane są działania poauditowe, w tym korygujące.

Inicjatorem auditu może być zgodnie z normą ISO 10011:

1. auditowany pragnący by jego własny system jakości został oceniony względem określonej normy systemu jakości;

1. odbiorca, który pragnie poddać ocenie system jakości dostawcy, korzystając ze swoich własnych auditorów, lub angażując do tego auditorów z zewnątrz;

1. jednostka niezależna, upoważniona do określenia czy system jakości pozwala na odpowiednią kontrolę dostarczanych wyrobów lub usług (jednostki takie mogą działać w branży spożywczej, medycznej, nuklearnej lub innych branżach poddanych regulacjom prawnym);

1. jednostka niezależna wyznaczona do wykonania auditu w celu zarejestrowania systemu jakości auditowanego (np. przy audicie certyfikacyjnym).

Audit inicjowany jest najczęściej w oparciu o sporządzony wcześniej program auditów. Inicjator auditu powiadamia w sposób formalny jednostkę organizacyjną, która będzie poddana auditowi o zamiarze przeprowadzenia tego rodzaju badań.

Dotychczasowa praktyka auditów systemu jakości, pozwala na sformułowanie pewnych uwag pod adresem tej metodyki badań.

• Na prawidłowy przebieg auditu systemu jakości bezpośredni wpływ mają kwalifikacje i cechy osobiste auditorów. W zasadzie nie wymaga się od nich szczegółowej wiedzy fachowej z dziedziny działalności badanego przedsiębiorstwa. Do zespołu auditorów zawsze bowiem można zaangażować odpowiednich ekspertów. Auditor natomiast musi być kompetentny w zakresie norm i wymagań dotyczących systemu jakości oraz procedur i metod auditu. Powinien ponadto wykazywać się takimi cechami osobistymi jak: uczciwość, takt, obiektywizm i odporność na sugestie.

• Zgodnie z opiniami doświadczonych auditorów, a także z uwagami zawartymi w normie ISO 10011, audit nie ma charakteru kontroli ani inspekcji. Auditorzy nie są upoważnieni do wydawania autorytatywnych rad i poleceń personelowi badanej firmy. Ich rola sprowadza się wyłącznie do stwierdzenia, czy stan faktyczny w danej dziedzinie jest zgodny z ustalonym założeniem, a następnie do określenia zauważonych niezgodności.

• Bardzo ważna jest atmosfera, w jakiej przebiega audit. Kierownictwo firmy powinno zdawać sobie sprawę z tego, że klient ma prawo do wykonania auditu i że utrudnianie pracy auditorom lub przekazywanie im nieprawdziwych informacji jest nieopłacalne i zagraża firmie utratą reputacji rynkowej, a w konsekwencji także klientów.

Literatura

1. Słownik EOQC: Glossary of terms used in the management of quality. Wydanie 3, 1972.

1. Słownik EOQC: Glossary of terms used in the management of quality. Wydanie 5, 1981.

1. Słownik EOQC: Glossary of terms used in the management of quality. Wydanie 6, 1989.

1. PN-ISO 8402 - 1996, Jakość - Terminologia.

1. Katalog norm europeejskich i przewodników ISO/IEC dotyczących systemów jakości. Biblioteka Europejska, tom 3, URM, PKNMiJ, CBJW, Warszawa, 1993.

1. Materiały szkoleniowe BSI QA i CBJW, Warszawa 1993.

1. Zymonik J., Audity jakości. Przegląd Organizacji, nr 6/1992.

1. Zymonik J., Audity systemu zapewnienia jakości w przedsiebiorstwie. Przegląd Organizacji nr 12/1995.

ZARZĄDZANIE JAKOŚCIĄ Część 4 - Audity jakości Wersja A3

Materiały wykładowe Opracował dr Janusz Zymonik

43

Studium podyplomowe: Zarządzanie Jakością Politechnika Wrocławska

ZARZĄDZANIE JAKOŚCIĄ Część 4 - Audity jakości Wersja A3

Materiały wykładowe Opracował dr Janusz Zymonik

22

Opracował: Janusz Zymonik

49

Studium Podyplomowe Zarządzania Jakością Politechnika Wrocławska

Opracował: Clive Butler 1

AUDIT JAKOŚCI - usystematyzowane i niezależne badanie mające stwierdzić, czy działania odnoszące się do jakości i ich wyniki są zgodne z zaplanowanymi ustaleniami oraz, czy ustalenia są skutecznie realizowane i pozwalają na osiągnięcie celów. (definicja wg PN-ISO 8402)

Jednym z celów auditu jakości jest ocena potrzeby doskonalenia lub podjęcia działań korygujących. Nie należy mylić auditu z nadzorowaniem jakości lub kontrolą, czyli działaniami mającymi na celu sterowanie procesem albo akceptację wyrobu.

Audity jakości przeprowadzają osoby nie ponoszące bezpośredniej odpowiedzialności za obszary działania poddawane auditowi, ale - co jest pożądane - we współpracy z personelem danego obszaru.

Audit jakości znajduje zastosowanie głównie, ale nie tylko, w odniesieniu do systemu jakości i jego elementów, a także do procesów, wyrobów lub usług. Audity takie często nazywa się odpowiednio: „auditem systemu jakości”, „auditem jakości procesu”, „auditem jakości wyrobu”, „auditem jakości usługi”.

Audit jakości może być przeprowadzony dla celów wewnętrznych lub zewnętrznych.

Auditor jakości - osoba kwalifikowana do wykonywania auditów jakości.

Auditora wyznaczonego do kierowania auditem jakości nazywa się „auditorem wiodącym”.

Spostrzeżenie z auditu jakości - stwierdzenie faktu, dokonane podczas auditu jakości i poparte obiektywnym dowodem, czyli informacją której prawdziwość można wykazać na podstawie faktów, a uzyskaną w wyniku obserwacji, pomiaru, badania lub w inny sposób.

AUDITY JAKOŚCI

Audit jakości usługi

Audit jakości wyrobu

Audit jakości procesu

Audit systemu zapewnienia jakości

Audit zewnętrzny

Audit wewnętrzny

Audit zewnętrzny czynny (audit u podwykonawcy)

Audit zewnętrzny bierny

Audit zewnętrzny ze strony klienta

Audit zewnętrzny niezależny (ze strony jednostki niezależnej, w tym certyfikującej)

AUDIT SYSTEMU ZAPEWNIENIA JAKOŚCI - systematyczne badanie celu, wdrożenia i skuteczności wybranych elementów systemu jakości.

CEL SYSTEMU - jest ustalony w dokumentacji dotyczącej jakości, np. w Ksiedze Jakości, procedurach, itp.; audit musi najpierw zbadać, jakie są cele systemu, następnie, czy te cele są zgodne z wymaganiami stosowanej normy;

WDROŻENIE - audit musi ustalić w jakim stopniu wdrożone przedsięwzięcia pozwalają na realizację celu systemu;

SKUTECZNOŚĆ - czy wdrożone przedsięwzięcia są skuteczne w osiąganiu tego, co założono w zbadanych procedurach.

W audicie wykorzystuje się wyłącznie informacje oparte na faktach; sa to tzw. dowody obiektywne, rzeczywiście istniejące, niezależne od emocji lub uprzedzeń. Mogą one być: udokumentowane, oznajmione, oparte na zaobserwowanych zjawiskach.

Dowody obiektywne odnoszone są do określonych wymagań:

• WYMAGAŃ UMOWY/KONTRAKTU - takie wymagania nałożone na jedną organizację przez drugą są priorytetowe i mogą być rozpatrywane podczas auditu;

• KSIĘGI JAKOŚCI, PROCEDUR, INSTRUKCJI - wymagania zawarte w tych dokumentach są to wymagania określone przez kierownictwo firmy, według których ma ona działać, zatem będą stanowić podstawę auditu;

• NORMY SYSTEMU ZAPEWNIENIA JAKOŚCI - (np. normy PN-ISO 9001); jeśli firma chce być zgodna z takim dokumentem, jej procedury muszą obejmować wymagania tej normy. Będzie ona stanowiła podstawę do przeprowadzenia auditu;

• WYMAGAŃ USTAWOWYCH (PRAWNYCH) - są one obowiązkowe i nie mogą być uchylone ani umową, ani w żaden inny sposób.

Audit jest próbką, bada tylko wybrane elementy systemu !

RODZAJE AUDITÓW:

1. AUDIT WEWNĘTRZNY (audit pierwszej strony) - jest to audit przeprowadzany przez firmę u siebie, aby potwierdzić kierownictwu, że system działa skutecznie.

Powody auditów pierwszej strony:

• wymóg normy systemu zapewnienia jakości;

• wykorzystanie auditu przez kierownictwo jako narzędzia poprawy funkcjonowania przedsiębiorstwa (w tym źródła informacji o sytuacji wewnątrz firmy);

• skorygowanie niezgodności, zanim zostana wykryte przez jednostki zewnętrzne.

2. AUDIT ZEWNĘTRZNY:

a) audit drugiej strony - jest to audit prowadzony przez jedną firmę u drugiej; dostawca audituje swoich podwykonawców.

Powody auditów drugiej strony:

• pośrednio wymóg normy systemu zapewnienia jakości;

• możliwość uzyskania danych pozwalających na wybór i klasyfikację podwykonawców;

• pomoc przy usprawnianiu systemów jakości u podwykonawców;

• podniesienie wzajemnego zrozumienia w zakresie wymagań jakościowych.

2. audit trzeciej strony (audit niezależny) - jest to audit wykonywany przez jednostkę niezależną, w tym także upoważnioną do zarejestrowania przedsiębiorstwa jako posiadającego system jakości zgodny z normami PN-ISO serii 9000.

Powody auditów trzeciej strony:

• uzyskanie certyfikatu na system jakości;

• zwiększenie zaufania aktualnych i potencjalnych klientów do przedsiębiorstwa (wzrost konkurencyjności);

• możliwość uniknięcia lub ograniczenia liczby auditów drugiej strony (przeprowadzanych przez klientów);

• redukcja kosztów u dostawców i podwykonawców.

Część poniższego tekstu stanowią fragmenty artykułu J.Zymonika pt. „Audity systemu zapewnienia jakości w przedsiębiorstwie”, który wudrukowany został w „Przeglądzie Organizacji” nr 12/1995.

CECHY DOBREGO AUDITORA

NIEPOŻĄDANE POŻĄDANE

BRAK PRZESZKOLENIA DYPLOMACJA

NIEKOMUNIKATYWNOŚĆ CIERPLIWOŚĆ

SĄDZENIE PO POZORACH BRAK UPRZEDZEŃ

KŁÓTLIWOŚĆ ZDROWY OSĄD

PRAGNIENIE PRZYPODOBANIA SIĘ SAMODYSCYPLINA

USTĘPLIWOŚĆ ZAINTERESOWANIE

ZAROZUMIALSTWO PRACOWITOŚĆ

LENISTWO UCZCIWOŚĆ

CYNIZM WNIKLIWOŚĆ

ANALITYCZNY UMYSŁ

ROZSĄDEK

DOBRA WYMOWA

AUDITOR ZAWSZE POWINIEN:

• BYĆ SPOKOJNY,

• BYĆ PUNKTUALNY,

• BYĆ DOKŁADNY,

• BYĆ PRZYGOTOWANY,

• BYĆ ROZSĄDNY,

• BYĆ ZDECYDOWANY I BEZPOŚREDNI,

• UMIEĆ PODEJMOWAĆ DECYZJE,

• ZNAĆ SIĘ NA RZECZY,

• BYĆ NIECO TOLERANCYJNY,

• MIEĆ WYCZUCIE PROPORCJI,

• ZNAĆ MIEJSCOWE STOSUNKI.

Źródło: J.Gruszka: Audity jakośc - część 2. Materiały Studium Podyplomowego, Zeszyt 2 „Normy ISO serii 9000” pod red. J.Zymonika, wyd. Instytutu Technologii Maszyn i Automatyzacji Politechniki Wrocławskiej, Wrocław 2000 r.

---