Czas zagranicznej podróży służbowej

Podobnie jak w przypadku podróży służbowych na obszarze kraju, rozliczanie zagranicznych podróży służbowych zależy od dwóch czynników:

1. od miejsca świadczenia pracy: czy pracownik jest zatrudniony w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, czy poza budżetówką,

2. od postanowień wewnętrznych firmy lub ich braku, jeżeli miejscem świadczenia pracy jest zakład niemieszczący się w sferze budżetowej. 

Od 1 marca 2013 r. wysokość oraz warunki ustalania należności z tytułu krajowej podróży służbowej reguluje Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r. poz. 167). Jego przepisy mają zastosowanie w sferze budżetowej oraz we wszystkich przedsiębiorstwach, które nie uregulowały zasad rozliczania podróży służbowych w przepisach wewnątrzzakładowych (np. w regulaminie lub umowie o pracę). Natomiast firmy, które decydują się na własne postanowienia, muszą pamiętać, że nie mogą być one mniej korzystne niż przedstawione poniżej.

Z tytułu zagranicznej podróży służbowej pracownikowi przysługują:

1. dieta, która jest rekompensatą za zwiększone koszty wyżywienia w czasie podróży służbowej, a jej wysokość uzależniona jest od kraju docelowego,

2. zwrot kosztów: 

 

• za przejazdy, 

• za noclegi, 

• za dojazdy środkami komunikacji miejscowej oraz 

• za inne wydatki określone przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

 

3. Ponieważ czas pobytu pracownika poza granicami kraju zależy od rodzaju środka lokomocji, którym pracownik odbywa podróż, czas ten liczy się następująco: 

• lądowej - od chwili przekroczenia granicy państwowej w drodze za granicę do chwili jej przekroczenia w drodze powrotnej do kraju;

• lotniczej - od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju;

• morskiej - od chwili wyjścia statku (promu) z ostatniego portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do pierwszego portu polskiego.

KROK 1. Ustalamy należności z tytułu diet  
Dieta jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia oraz inne drobne wydatki, jakie pracownik może ponieść w związku z odbywaniem podróży. Kwotę diety zmniejsza się zatem o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

1. śniadanie - 15% diety;

2. obiad - 30% diety;

3. kolacja - 30% diety.

Natomiast pracownikowi, któremu zapewniono w czasie podróży zagranicznej bezpłatne, całodzienne wyżywienie, przysługuje 25% diety.

Jeżeli zaś pracodawca wypłaca pracownikowi ekwiwalent pieniężny na wyżywienie, wtedy dieta nie przysługuje, pod warunkiem że jest on równy lub wyższy od diety. W sytuacji gdy jego kwota jest niższa, pracownikowi przysługuje wyrównanie do wysokości należnej diety.

Pracownik pojechał w delegację służbową do Niemiec. Zagraniczna podróż służbowa trwała łącznie 2 doby. Pracodawca zapewnił pracownikowi śniadania i obiady. Dieta w podróży zagranicznej przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży - w tym przypadku dla Niemiec, wynosi 49 euro za dobę podróży. Kwota z tytułu diet należnych pracownikowi wyniesie 53,90 euro, zgodnie z obliczeniem:

49 euro × 55% (100% diety - 15% śniadanie - 30% obiad) = 26,95 euro
26,95 euro × 2 doby = 53,90 euro

Wysokość diety uzależniona jest od jeszcze innego czynnika, a mianowicie od czasu trwania podróży służbowej. W pełnej wysokości przysługuje ona bowiem za każdą zakończoną dobę podróży. Natomiast za niepełną dobę wynosi odpowiednio: 

• do 8 godzin - 1/3 diety,

• ponad 8 do 12 godzin - 1/2 diety,

• ponad 12 godzin - cała dieta.

Dodatkowo należy pamiętać, że jeżeli pracownik podczas odbywania zagranicznej podróży służbowej znajdzie się w szpitalu lub innym zakładzie leczniczym za granicą, to za każdy dzień (dobę) pobytu w takiej placówce powinien otrzymać 25% diety. 

Z kolei pracownikowi odbywającemu podróż w charakterze kuriera dyplomatycznego przysługuje dieta podwyższona o 25%.

KROK 2. Ustalamy zwrot kosztów przejazdu 
Zasady zwrotu kosztów przejazdów i dojazdów w zagranicznej podróży służbowej są zależne od środka transportu, jakim jest odbywana. O wyborze środka transportu właściwego do odbycia podróży decyduje pracodawca. Może to być autobus, pociąg, samolot, statek lub więcej niż jeden środek transportu, np. pociąg i samolot. W takich sytuacjach zwrot kosztów przejazdu obejmuje cenę biletu określonego środka transportu wraz z opłatami dodatkowymi (np. za miejscówkę, za miejsce sypialne) i z uwzględnieniem przysługującej ulgi - bez względu na to, z jakiego tytułu ulga na dany środek transportu przysługuje.

Pracodawca może również - na wniosek pracownika - wyrazić zgodę na odbywanie zagranicznej podróży służbowej samochodem osobowym nie będącym własnością pracodawcy. W tym przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w kwocie iloczynu przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu ustalonej przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż podane limity.

KROK 3. Ustalamy ryczałt za dojazdy miejscowe 
Pracownikowi odbywającemu zagraniczną podróż służbową przysługują także ryczałty: 

• na pokrycie kosztów dojazdu z (do) dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości, w której pracownik korzystał z noclegu,

• na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży służbowej. 
  
  Ryczałty, o których mowa, nie przysługują, jeżeli:
    

• strona zagraniczna zapewnia bezpłatne dojazdy,

• pracownik odbywa podróż służbową pojazdem samochodowym, przy czym nie ma znaczenia fakt, czy pojazd jest służbowy, czy też prywatny,

• pracownik nie ponosi kosztów, na pokrycie których przeznaczone są wymienione ryczałty.

KROK 4. Ustalamy koszt noclegu
Za nocleg przysługuje pracownikowi zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem hotelowym. Koszt ten jednak nie może być wyższy od limitu dla danego kraju określonego w załączniku do rozporządzenia o podróżach zagranicznych.

Ograniczenie zwrotu kosztów noclegu do wysokości limitu określonego w załączniku do rozporządzenia o podróżach zagranicznych nie ma charakteru bezwzględnego. W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów noclegu w hotelu stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej limity dla poszczególnych państw. Jeżeli pracownik nie przedłoży rachunku za nocleg, przysługuje mu ryczałt w wysokości 25% kwoty limitu za nocleg w hotelu. Ryczałt ten jednak nie przysługuje za czas przejazdu.

Zwrot kosztów noclegu (oraz świadczenie w postaci ryczałtu) nie przysługuje, gdy:

• pracownik korzysta za granicą z bezpłatnego noclegu pracodawcy,

• strona zagraniczna pokryła koszty noclegu lub zapewniła bezpłatny nocleg. 

Pracownik w II kwartale przebywał 3-krotnie w delegacji służbowej w Holandii. Każdy z wyjazdów łączył się z 2 noclegami. Kwota limitu na nocleg w Holandii wynosi 130 euro. Po powrocie z wyjazdów służbowych pracownik przedstawiał następujące rozliczenia noclegów:  

• w związku z pierwszą podróżą służbową rachunek z hotelu w wysokości 120 euro za nocleg. Kwota ta jest niższa od limitu (130 euro), a w związku z tym pracownikowi przysługuje zwrot całości poniesionych z tego tytułu wydatków w kwocie 120 euro za każdy nocleg; 

• w związku z drugą podróżą służbową pracownik nie przedstawił rachunku za hotel, gdyż nocował u rodziny. W takim przypadku pracownikowi przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 32,50 euro (25% × 130 euro);

• w związku z trzecią podróżą służbową pracownik przedstawił rachunek z hotelu z wykazaną kwotą należności za jeden nocleg w wysokości 160 euro. Kwota ta jest wyższa od limitu, a pracownik do rozliczenia wyjazdu służbowego nie złożył żadnych dodatkowych wyjaśnień. W takim przypadku pracodawca zwrócił pracownikowi po 130 euro za każdy nocleg, tj. kwotę limitu określonego w rozporządzeniu o podróżach zagranicznych.

KROK 5. Ustalamy inne wydatki
Pracownikowi przebywającemu w podróży służbowej zagranicznej przysługuje również zwrot innych wydatków związanych z podróżą. Pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów przewozu samolotem bagażu osobistego o wadze do 30 kg (liczonej łącznie z wagą bagażu opłacanego w cenie biletu), jeżeli podróż służbowa trwa ponad 30 dni lub gdy państwem docelowym jest państwo pozaeuropejskie (§ 11 rozporządzenia o podróżach zagranicznych). W razie choroby powstałej podczas podróży pracownikowi przysługuje zwrot udokumentowanych kosztów leczenia za granicą oraz kosztów zakupu leków. Pracodawca nie zwróci natomiast pracownikowi wydatków na leki, których nabycie za granicą nie było konieczne, kosztów zabiegów chirurgii plastycznej i zabiegów kosmetycznych oraz kosztów nabycia protez ortopedycznych, dentystycznych i zakupu okularów. Zwrot kosztów leczenia choroby następuje ze środków pracodawcy. W razie zgonu pracownika za granicą, pracodawca pokrywa koszty transportu zwłok do kraju.

KROK 6. Rozliczamy zaliczkę na koszty podróży
Pracownik odbywający zagraniczną podróż służbową otrzymuje zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży i pobytu poza granicami kraju. Za zgodą pracownika zaliczka ta może być wypłacona w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość zaliczki przysługującej pracownikowi w walucie obcej. Rozliczenie kosztów poniesionych podczas podróży powinno być dokonane w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej, w terminie 14 dni od zakończenia podróży. Do rozliczenia pracownik powinien załączyć dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, pracownik składa na piśmie oświadczenie o wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

KROK 7. Przeliczanie walut obcych
Najczęściej wydatki z tytułu zagranicznych podróży służbowych są ponoszone w walutach obcych. Konieczne jest przeliczenie tych należności na walutę polską. Rozliczenie kosztów podróży zagranicznej jest dokonywane w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej, według średniego kursu z dnia jej wypłaceni

ROZLICZENIE KOSZTÓW PODRÓŻY ZAGRANICZNEJ

___________________________________ _______________________________________

(nazwisko i imię, stopień służbowy delegowanego) (nazwa jednostki delegującej)

Delegacja służbowa do _________________________________

(wymienić kraj)

Pobyt za granicą trwał od __________ godz. _______do __________ godz. ________ ogółem _____________

w tym: w __________ od __________ godz._______ do __________ godz. _______ ogółem _____________

w tym: w __________ od __________ godz._______ do __________ godz. _______ ogółem _____________

(podać czas pobytu w poszczególnych krajach)

A. OTRZYMAŁEM ZALICZKĘ:			EUR
1	Na podstawie zlecenia płatniczego
2	Na podstawie przelewu lub czeku bankierskiego
3	Z innych źródeł (podać jakie)
4	Ogółem dysponowałem kwotą

Źródło finansowania: ________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

(podać kod kosztów tematu /projektu , numer rachunku bankowego projektu oraz walutę w jakim jest prowadzony)

B. WYDATKOWAŁEM:			EUR
1	Diety (ilość x stawka)
2	Noclegi (koszty hotelu)
3	Koszty podróży (wg cen biletu za przejazd*):
4	Ryczałt za dojazd (dieta dojazdowa):
5	Dojazd środkami komunikacji miejskiej:
6	Inne wydatki:
7	Ogółem wydatkowałem:

* w przypadku przejazdu samochodem prywatnym załączyć druk rozliczenia (zał. nr 6 do zarządzenia)

DO ZWROTU ______________________________________________________________

DO WYPŁATY ______________________________________________________________

Data ___________________ podpis__________________________________

(Podpis delegowanego)

ZESTAWIENIE:

		EUR			w złotych
1	Pobrana zaliczka (poz A.4)
2	Wydatkowano
3	Do zwrotu dla SGGW
4	Do wypłaty
5	Różnice kursowe
6	Adnotacje: Kurs z dn……….................. tab……………. zł …….…………. ………………………………………………………….……….. ……………………………………………………….………….. ……………………………………………………………………

Zatwierdzono merytorycznie	Sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym
Dnia ___________ podpis _________________	Dnia ___________ podpis _________________
Biuro Współpracy Międzynarodowej	Kwestura, Dział Finansowy

Zatwierdzono dnia _________________ na kwotę ______________________zł z tego: _______________zł w koszty: ________________________________ _______________zł w koszty: ________________________________ _______________zł w koszty: ________________________________ _______________zł w koszty: ________________________________ (podać kod kosztów tematu /projektu)
______________________	_____________________
Kwestor	Kanclerz

---