Załączniki do zarządzenia Nr 43
Ministra Finansów z dnia 24 grudnia 2003 r.
w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej i rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych w izbach celnych i składnic akt w urzędach celnych oraz zasad postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną w administracji celnej

Załącznik Nr 1

INSTRUKCJA KANCELARYJNA

I. Przedmiot i zakres instrukcji kancelaryjnej.

§ 1. Instrukcja kancelaryjna zwana dalej „instrukcją” określa:
1) zasady postępowania, niezbędne dla zapewnienia sprawnego i szybkiego wykonywania czynności kancelaryjnych;
2) typowe, powtarzające się czynności kancelaryjne oraz tryb postępowania z aktami w toku bieżącej pracy;
3) obieg dokumentów od momentu ich wpływu z zewnątrz lub powstania wewnątrz komórki organizacyjnej do czasu przekazania ich do archiwum zakładowego lub składnicy akt.
§ 2. Użyte w niniejszej instrukcji określenia oznaczają:
1) akta sprawy - dokumentacja (pisma, dokumenty, notatki, formularze, plany, fotokopie, rysunki itp.) zawierająca dane, informacje, wnioski itp., które są lub mogą być istotne przy rozpatrywaniu danej sprawy;
2) czystopis - tekst dokumentu lub pisma urzędowego w postaci ostatecznej, przygotowanej do podpisu przez wystawcę;
3) dokument - akt mający charakter dowodu, ustanawiający uprawnienie lub stwierdzający prawdziwość określonych w nim zdarzeń bądź danych (orzeczenie, świadectwo, itp.);
4) kancelaria - miejsce przyjmowania, ewidencjonowania, rozdziału i wysyłki korespondencji przez upoważnionego pracownika lub zespół pracowników;
5) komórka macierzysta - komórka organizacyjna, do której zadań należy ostateczne pod względem merytorycznym załatwienie danej sprawy w administracji celnej;
6) komórka organizacyjna - komórka powołana do wykonywania określonych zadań, wymienionych w regulaminach organizacyjnych izb celnych i urzędów celnych t.j.: wydział, referat, wieloosobowe stanowisko pracy, jednoosobowe stanowisko pracy, sekcja;
7) pieczątka urzędowa - stemple lub ich wizerunki na nośniku elektronicznym, nagłówkowe, wpływu, do podpisu itp.;
8) pieczęć urzędowa - pieczęć okrągła z wizerunkiem orła pośrodku i nazwą w otoku lub jej wizerunek na nośniku elektronicznym;
9) poczta elektroniczna - narzędzie informatyczne służące do przesyłania informacji;
10) pracownik - funkcjonariusz celny, jak i pracownik nie będący funkcjonariuszem celnym;
11) przesyłka - pisma (dokumenty) oraz pakiety (paczki) otrzymane i wysyłane za pośrednictwem poczty, gońca, woźnego itp., a także otrzymane i nadawane telegramy, telefony, teleksy i telefaksy;
12) punkt zatrzymania - każde stanowisko pracy, przez które przechodzą akta sprawy w trakcie wykonywania czynności związanych z jej załatwieniem;
13) registratura - miejsce rejestracji spraw i przechowywania akt spraw zakończonych w komórkach organizacyjnych do czasu przekazania ich do archiwum zakładowego, składnicy akt lub na makulaturę;
14) spis spraw - formularz służący do chronologicznego rejestrowania spraw wpływających lub rozpoczętych w urzędzie;
15) sprawa - zdarzenie lub stan rzeczy oraz podanie, pismo, dokument, wymagające rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych;
16) teczka aktowa (spraw) - teczka wiązana, skoroszyt, segregator itp., służące do przechowywania jednorodnych lub rzeczowo pokrewnych akt spraw ostatecznie załatwionych, objętych tą samą grupą akt ustaloną wykazem akt i stanowiącą przeważnie odrębną jednostkę archiwalną;
17) wykaz akt - wykaz haseł rzeczowych oznaczonych symbolami klasyfikacyjnymi i kwalifikacją archiwalną akt;
18) załącznik - każde pismo lub inny przedmiot odnoszący się do treści lub tworzący pod względem treści całość z pismem przewodnim (zszyte, sklejone z nim pisma, broszury, książki itp.);
19) znak akt - zespół symboli określających przynależność sprawy do określonej komórki organizacyjnej i do określonej grupy rzeczowego wykazu akt;
20) znak sprawy - zespół symboli określających przynależność sprawy do określonej komórki organizacyjnej i do określonej grupy rzeczowego wykazu akt.
§ 3. Prace kancelaryjne w administracji celnej wykonują:
1) kancelarie w izbach celnych i urzędach celnych;
2) sekretariaty komórek organizacyjnych;
3) registratury w komórkach organizacyjnych.

II. System kancelaryjny, wykaz akt, podział akt (dokumentacji) na kategorie archiwalne.

§ 4.1. W administracji celnej obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny oparty na jednolitym rzeczowym wykazie akt.
2. Systemowi rejestracji, o którym mowa w ust. 1, podlegają tylko sprawy, a nie poszczególne pisma dotyczące tych spraw. Dopuszcza się możliwość użytkowania elektronicznych systemów w tym obszarze.
3. Rzeczowy wykaz akt stanowi rzeczową klasyfikację dokumentów powstających w toku działalności administracji celnej i zawiera ich kwalifikację archiwalną.
4. Rzeczowy wykaz akt oparty jest na systemie klasyfikacji dziesiętnej, która wynika z rzeczowości a nie ze struktury organizacyjnej. Całość zadań administracji celnej podzielona jest na 9 klas pierwszego rzędu oznaczonych symbolami jednocyfrowymi od 0 do 9.
5. W ramach klas, o których mowa w ust. 4, został wprowadzony podział na klasy drugiego rzędu, oznaczone symbolami dwucyfrowymi (np. od 00 do 09, od 10 do 19 itd,) powstałymi przez dodanie do symbolu klasy pierwszego rzędu jednej z cyfr od 0 do 9. Klasy drugiego rzędu obejmują hasła bardziej szczegółowe, które z kolei dzielą się na hasła trzeciego, czwartego i dalszych rzędów, powstałe również przez dodanie kolejnych cyfr od 0 do 9 w zależności od potrzeb.
6. Klasy końcowe wykazu akt zawierające kwalifikację archiwalną odpowiadają rzeczowym teczkom aktowym.
7. Akta tematycznie jednorodne występujące w różnych komórkach organizacyjnych posiadają te same symbole liczbowe i hasła klasyfikacyjne. Wyróżniać je powinny tylko symbole literowe lub cyfrowe stanowiące skrót nazwy lub oznaczenie danej komórki organizacyjnej.
§ 5.1. Rzeczowy wykaz akt ustala kategorię akt dla komórki macierzystej i komórki innej.
2. Przez użyte w rzeczowym wykazie akt określenie "komórka inna" należy rozumieć komórkę organizacyjną, w której występują akta o tym samym haśle, co w komórce macierzystej, lecz stanowią materiał pomocniczy lub przesłany do wiadomości.
§ 6.1. Każda komórka organizacyjna powinna sporządzić dla własnego użytku wyciąg z rzeczowego wykazu akt, zawierający hasła występujące w jej działalności, zaakceptowane przez kierownika komórki.
2. Wyciągi, o których mowa w ust. 1, powinny obejmować wybrane z wykazu akt administracji celnej odpowiednie dla potrzeb poszczególnych komórek symbole i hasła klasyfikacyjne oraz kwalifikację archiwalną.
3. Wyciąg z wykazu akt dla komórki organizacyjnej, w zależności od potrzeb, może:
1) zawierać nowe pozycje, utworzone przez bardziej szczegółową rozbudowę tematyczną;
2) obejmować pozycje oznaczone w wykazie akt symbolami wyższego rzędu (nie dotyczy komórek macierzystych).
4. Jeden egzemplarz wyciągu z wykazu akt otrzymuje do wiadomości archiwum zakładowe lub składnica akt.
5. Zmiany w wykazie akt, polegające na przekształceniu, ustaleniu, lub dodaniu nowych symboli i haseł pierwszego i drugiego rzędu mogą być wprowadzone przez Ministra Finansów w porozumieniu z Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych.
§ 7.1. W przypadku rozbudowy przez komórkę organizacyjną pozycji z wykazu akt o klasy dalszego rzędu, niż wymienione w rzeczowym wykazie akt - obowiązują oznaczenia kategorii archiwalnych i okresów przechowywania jak dla klasy podstawowej, która jest rozbudowywana.
2. Przykładowa rozbudowa powinna przedstawiać się następująco:

- 083 - formularze
- 0830 - formularze - sprawy ogólne B5 B5 Bc
- 0831 - formularze - racjonalizacja B5 B5 Bc
- 0832 - formularze - ujednolicanie B5 B5 Bc
- 0833 - formularze - ustalanie wzorów wielkości B5 B5 Bc

§ 8.1. Powstająca w administracji celnej dokumentacja dzieli się pod względem jej wartości archiwalnej na dwie kategorie:
1) dokumentację stanowiącą materiały archiwalne wchodzące w skład państwowego zasobu archiwalnego, zwaną dalej "dokumentacją archiwalną";
2) dokumentację posiadającą czasową wartość praktyczną, zwaną dalej „dokumentacją niearchiwalną”.
2. Dla oznaczenia kategorii materiałów archiwalnych używa się symbolu „A". Materiały tej kategorii archiwum zakładowe izby celnej, przekazuje do właściwego archiwum państwowego po upływie 25 lat.
3. W urzędach celnych akta kategorii „A" zostały zastąpione kategorią „B25", ze względu na to, że urzędy te nie wytwarzają dokumentacji archiwalnej. Urzędy celne prowadzą składnice akt. W uzasadnionym przypadku archiwum państwowe może uznać urząd celny za wytwarzający materiały archiwalne, wówczas w porozumieniu z właściwym archiwum państwowym kategorię „B25” zastępuje się kategorią „A” i w tym urzędzie działa archiwum zakładowe.
4. Dla oznaczenia kategorii dokumentacji niearchiwalnej używa się następujących symboli:
1) symbolu "B" - z dodaniem cyfr arabskich określających termin ich przechowywania w archiwach zakładowych i składnicach akt administracji celnej. Symbolem tym oznacza się akta o czasowym znaczeniu praktycznym, które po ustalonym okresie przechowywania mogą ulec brakowaniu, po uprzednim uzyskaniu zgody właściwego archiwum państwowego; w szczególnie uzasadnionych przypadkach, archiwum państwowe może dokonać zmiany kwalifikacji tych akt;
2) symbolu "BE" z dodaniem cyfr arabskich określających termin przechowywania dokumentacji. Symbolem tym oznacza się akta, które po upływie okresu przechowywania w archiwum zakładowym podlegają ekspertyzie; ekspertyzę przeprowadza właściwe archiwum państwowe, które może dokonać zmiany kwalifikacji archiwalnej tej dokumentacji;
3) symbolu "Bc" dla oznacza akt manipulacyjnych, posiadające krótkie znaczenie praktyczne, mogą one ulec brakowaniu po pełnym ich wykorzystaniu; brakuje się je w komórce organizacyjnej, bez przekazywania dla archiwum zakładowego lub składnicy akt, jednak za wiedzą i zgodą pracownika prowadzącego archiwum zakładowe lub składnicę akt. Tryb brakowania akt kat. "Bc" przeprowadza się na zasadach uzgodnionych z właściwym archiwum państwowym.
§ 9. Okres przechowywania dokumentacji, o której mowa w § 8 ust. 3 liczy się w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od 1 stycznia roku, następującego po roku w którym nastąpiło ostateczne zakończenie sprawy.

III. Rejestrowanie i znakowanie spraw, zakładanie teczek.

§ 10.1. Zarejestrowanie sprawy polega na wpisaniu jej do spisu spraw. Dopuszcza się prowadzenie spisu spraw w formie elektronicznej, w tym za pomocą komputerowego edytora tekstu WORD lub arkusza kalkulacyjnego EXCEL.
2. Sprawę rejestruje się tylko jeden raz, na podstawie pierwszego pisma w danej sprawie otrzymanego z zewnątrz lub sporządzonego przez daną komórkę. Każde nowe pismo dotyczące sprawy już zarejestrowanej otrzymuje ten sam znak sprawy i dołączone jest do akt według kolejności wpływu, chyba że jest to skarga do NSA, pismo wszczynające postępowanie procesowe bądź wniosek o wzruszenie decyzji w trybie nadzwyczajnym.
3. Przepis ust. 2 nie dotyczy kancelarii.
4. Spis spraw prowadzi się w registraturze oddzielnie dla każdej teczki (segregatora akt) przewidzianej w jednolitym rzeczowym wykazie akt.
5. Akta spraw powinny być ułożone chronologicznie począwszy od daty zapoczątkowania sprawy do jej zakończenia.
§ 11.1. Znak sprawy, o którym mowa w § 10 ust. 2, jest jej stałą cechą rozpoznawczą. Znak sprawy składa się z:
1) cyfrowego numeru identyfikacyjnego oznaczającego izbę celną, urząd celny, oddział celny;
2) symbolu literowego oznaczającego wydział, referat, wieloosobowe i jednoosobowe stanowisko pracy oraz sekcję;
3) liczbowego symbolu hasła według wykazu akt;
4) kolejnego numeru, pod którym sprawa została zarejestrowana w spisie spraw;
5) dwucyfrowej końcówki roku, w którym sprawa została wpisana do spisu spraw.
2. Cztery pierwsze człony znaku sprawy powinny być oddzielone od siebie kreskami poziomymi, natomiast piąty powinien być oddzielony od czwartego kreską ukośną.
3. Dopuszcza się umieszczanie na końcu znaku (po oznaczeniu roku) numeru rejestracji komputerowej pisma lub inicjałów prowadzącego sprawę. Od oznaczenia roku - numer rejestracji komputerowej lub inicjały oddziela się ukośną kreską.
§ 12.1. Dla komórek organizacyjnych izb celnych wprowadza się następujące symbole:
1) dla izby celnej numer identyfikacyjny - określony w przepisach odrębnych;
2) dla wydziałów, referatów, wieloosobowych i jednoosobowych stanowisk pracy - oznaczenie literowe wynikające z regulaminu organizacyjnego izby celnej.
2. Numer identyfikacyjny izby celnej należy oddzielić kreskami poziomymi od liczby rzymskiej działu oraz oznaczenia literowego wydziału, referatu, wieloosobowego stanowiska pracy.
3. Cyfrowy numer identyfikacyjny izby celnej należy oddzielić kreskami poziomymi od oznaczenia literowego wydziału, referatu, wieloosobowego i jednoosobowego stanowiska pracy.
4. Przykładowy znak sprawy:
140000-KA-163-10/04
Poszczególne znaki oznaczają:
140000 - Izba Celna w Warszawie
KA - Wydział Kadr i Szkolenia (w przypadku nadania mu symbolu literowego „KA”)
163 - sprawa dotycząca dojazdów do pracy
10 - kolejny numer sprawy w spisie spraw
04 - rok 2004.
§ 13. 1. Oznaczenia symboli identyfikacyjnych urzędów celnych, oddziałów celnych wynikają z przepisów odrębnych. Oznaczenia symboli identyfikacyjnych referatów, sekcji, samodzielnych stanowisk pracy wynikają z regulaminów urzędów celnych.
2. Przepisy § 12 stosuje się odpowiednio.
§ 14.1. Znak sprawy wpisuje pracownik w lewym górnym rogu pisma pod nazwą izby celnej, urzędu celnego, oddziału celnego.
2. Registratury w poszczególnych komórkach organizacyjnych prowadzą wyznaczeni pracownicy. W razie potrzeby mogą być prowadzone registratury wspólne dla kilku komórek organizacyjnych. W takich przypadkach prowadzenie registratury należy powierzyć jednemu z pracowników nakładając na niego odpowiedzialność za porządek w registraturze.
3. W komórkach organizacyjnych (sekretariatach), gdy zachodzi potrzeba, mogą być prowadzone dodatkowe rejestry, księgi, skorowidze lub inne pomoce ewidencyjne w układzie odpowiadającym wymogom bieżącej działalności, co nie zwalnia w żadnym przypadku od prowadzenia spisu spraw dla poszczególnych teczek.
4. Kierownik komórki organizacyjnej może zarządzić zaniechanie rejestracji niektórych rodzajów akt spraw kategorii B i Bc, jeżeli przy prawidłowej organizacji registratury dadzą się łatwo usystematyzować bez potrzeby ich rejestrowania. W takich przypadkach akta spraw układa się w teczkach założonych według wykazu akt w porządku chronologicznym.
§ 15. Nie podlegają rejestracji:
1) publikacje (dzienniki urzędowe, gazety, czasopisma, książki, afisze, ogłoszenia, prospekty itp.);
2) potwierdzenia odbioru, które dołącza się do akt właściwej sprawy;
3) zaproszenia, życzenia i inne pisma o podobnym charakterze.
§ 16. Zlecone imiennie pracownikowi do opracowania sprawy otrzymują znaki spraw właściwej rzeczowo komórki organizacyjnej, nawet gdy pracownik otrzymujący sprawę nie wchodzi w skład tej komórki.
§ 17. Na każdy rok kalendarzowy zakłada się nowe teczki (segregatory) i nowe spisy spraw. Sprawy niezakończone rejestruje się w nowym spisie spraw, czyniąc odpowiednią adnotację w spisie spraw za rok ubiegły. W razie potrzeby niektóre teczki (segregatory) akt i spisy spraw można prowadzić przez dłuższy okres. Dotyczy to spraw, których charakter wymaga, aby łączono je przez dłuższy okres np. teczka zawierająca akta organów kolegialnych, których kadencja trwa kilka lat itp. W takim przypadku w symbolu sprawy - po oznaczeniu roku, w którym sprawę zarejestrowano po raz pierwszy - stawia się ukośną kreską i dodaje oznaczenie kolejnego roku załatwienia sprawy.
§ 18.1. Każda teczka z aktami powinna zawierać na okładce następujące oznaczenia:
1) na środku u góry - Izba Celna lub Urząd Celny oraz nazwa komórki organizacyjnej;
2) w lewym górnym rogu - znak akt złożony z symbolu komórki organizacyjnej i symbolu hasła według wykazu akt;
3) w prawym górnym rogu - kategorię archiwalną akt, a w przypadku akt kategorii B również okres ich przechowywania;
4) na środku - oznaczenie akt, to jest pełne hasło z wykazu akt uzupełnione o rodzaj materiałów zawartych w teczce;
5) pod tytułem - datę roczną (przed przekazaniem do archiwum lub składnicy uzupełnia się o daty dzienne złożenia pierwszej i ostatniej sprawy w danym roku);
6) numer tomu, jeśli akta o tym samym symbolu obejmują kilka teczek.
2. Wzór opisu okładki teczki aktowej określa załącznik nr 2 do instrukcji. Opis dotyczy przypadku, gdy w teczce zgromadzono akta z całego roku kalendarzowego.
§ 19.1. W przypadku przechowywania akt w segregatorach należy umieścić na ich grzbietach oznaczenia, podane w § 18 ust. 1 pkt 1-4. W momencie przekazywania akt kategorii A i B do archiwum zakładowego lub składnicy akt, należy przełożyć zawartość segregatora do teczki wiązanej, na okładce której należy umieścić pełne oznaczenie - zgodnie z ustaleniami określonymi w § 18 ust. 1.
2. W przypadku konieczności wznowienia sprawy w następnym roku, która została ostatecznie załatwiona w poprzednim roku i odłożona do właściwej teczki, należy ją wyjąć, a w spisie spraw pod właściwym numerem odnotować: "przeniesiono do teczki symb. ...." rejestrując akta jednocześnie w spisie spraw na rok bieżący z nadaniem im nowego znaku. W tym przypadku do oznaczenia znaku sprawy zasady określone w § 11 stosuje się odpowiednio.

IV. Obieg korespondencji z wyłączeniem poczty elektronicznej.

§ 20. Obieg korespondencji powinien być bezpośredni, to znaczy pismo powinno być kierowane bezpośrednio do miejsca przeznaczenia i przechodzić tylko przez niezbędne punkty zatrzymania.
§ 21. Korespondencja wewnętrzna powinna być przekazywana pomiędzy komórkami organizacyjnymi za pokwitowaniem odbioru, bez pośrednictwa kancelarii. W przypadku lokalizacji komórek organizacyjnych w innych siedzibach przekazywanie korespondencji odbywa się za pośrednictwem kancelarii.
§ 22. Obieg korespondencji powinien być następujący:
1) kancelaria - przyjmuje korespondencję z zewnątrz, a także przesyłki odebrane z urzędu pocztowego, z Urzędu Przewozu Poczty, przyniesione z punktu wymiany korespondencji oraz z komórek organizacyjnych znajdujących się poza główną siedzibą izby lub złożone przez interesantów, dokonując ich rozdziału na poszczególne komórki organizacyjne, część korespondencji przedkładając do dekretacji dyrektorowi izby lub naczelnikowi urzędu;
2) sekretariaty komórek organizacyjnych lub upoważnione osoby odbierają za pokwitowaniem korespondencję wpływającą z kancelarii, a następnie rozdzielają ją na wydziały, referaty i stanowiska pracy, część korespondencji przedkładając do dekretacji dyrektorowi izby;
3) upoważniony pracownik - załatwia sprawę merytorycznie;
4) upoważniony pracownik - podpisuje czystopis;
5) kancelaria - wysyła podpisane, zakopertowane i zaadresowane czystopisy pod wskazane adresy.


V. Obieg korespondencji za pośrednictwem poczty elektronicznej.

§ 23. 1. Pocztą elektroniczną w administracji celnej należy przesyłać dokumenty powstające w jednostkach lub komórkach administracji celnej.
2. W celu szybkiego przekazywania informacji, za pośrednictwem poczty elektronicznej należy przesyłać w szczególności:
1) informacje sygnalizujące zapowiedzi zmian lub wejście w życie nowych przepisów prawnych;
2) zapytania, wyjaśnienia, interpretacje obowiązujących przepisów;
3) protokoły, notatki ze spotkań, materiały informacyjne;
4) informacje bieżące, komunikaty;
5) tabele statystyczne, wykazy, zestawienia;
6) zaproszenia, zawiadomienia, listy uczestników spotkań itp.
3. Dokument oryginalny, podpisany przez upoważnioną osobę, na podstawie którego dokonano wysyłki wersji elektronicznej umieszcza się w aktach jednostki lub komórki, w której powstał dany dokument oryginalny z zastrzeżeniem ust. 4.
4. W przypadku wysyłania za pośrednictwem poczty elektronicznej dokumentów kwalifikowanych w administracji celnej do kategorii A lub kategorii BE, należy oprócz dokumentu przesłanego drogą elektroniczną dodatkowo wysłać do adresata również oryginał dokumentu.
5. Przekazywane pocztą elektroniczną informacje powinny być skierowane do określonego odbiorcy bądź grupy odbiorców, z ewentualnym wykorzystaniem opcji „DW - do wiadomości” lub „UDW - ukryte do wiadomości”.
6. Przekazywane pocztą elektroniczną informacje powinny posiadać oznaczenie stopnia ważności „Ważność - niska, normalna, wysoka” oraz charakter informacji „normalny, poufny”. Wiadomość o charakterze „poufny” nie jest informacją poufną w rozumieniu ustawy o ochronie informacji niejawnych.
7. Dla sprawnego przepływu informacji stosuje się program obsługi klienta poczty elektronicznej, który automatycznie rejestruje pocztę wchodzącą i wychodzącą w porządku chronologicznym. Dopuszcza się stosowanie innych rejestrów dotychczas obowiązujących w danej jednostce lub komórce organizacyjnej, przy czym w ewidencji powinny być umieszczone niezbędne informacje do identyfikacji nadawcy, adresata, treści korespondencji.
8. Kierownik jednostki lub komórki organizacyjnej może podejmować decyzje o wyłącznie elektronicznym obiegu niektórych dokumentów bez dokonywania ich wydruków (w tym przypadku również obowiązuje rejestracja wysyłanego dokumentu).
§ 24. 1. Każde stanowisko pocztowe musi być zabezpieczone hasłami uniemożliwiającymi dostęp do komputera osób niepowołanych.
2. Dostępne konta wykorzystuje się tylko do celów służbowych.
3. Przed przystąpieniem do pracy należy przeprowadzić kontrolę antywirusową komputera i dyskietek.
4. Użytkownicy kont pocztowych powinni systematycznie tworzyć kopie archiwalne dokumentów i usuwać z dysku twardego komputera pliki, które niepotrzebnie zajmują miejsce. W pracach związanych z wydzielaniem danych (plików) do skasowania, należy kierować się kryterium ich praktycznej przydatności.
5. Zabezpieczone kopie układa się w kolejności chronologicznej i przechowuje w jednostce lub komórce organizacyjnej, która je wytworzyła.
§ 25. W sprawach dotyczących obiegu korespondencji w izbach celnych i urzędach celnych postanowienia § 21-22 stosuje się odpowiednio.

VI. Odbiór korespondencji.

§ 26.1. Upoważniony pracownik odbiera korespondencję z urzędu pocztowego, z punktu wymiany korespondencji, z Urzędu Przewozu Poczty i niezwłocznie doręcza ją do kancelarii. Stałe upoważnienie do odbioru korespondencji w izbie celnej podpisuje dyrektor izby, a w urzędach celnych, oddziałach - odpowiednio naczelnicy urzędów, kierownicy oddziałów.
2. Korespondencję nadesłaną po godzinach pracy lub w dni wolne od pracy, może odebrać dyżurny jednostki organizacyjnej, który doręcza ją bezpośrednio do kancelarii po rozpoczęciu w niej pracy. W przypadku przesyłek kierowanych do kierowników jednostek imiennie z adnotacją na kopercie "pilne" lub "bardzo pilne" należy je dostarczyć do adresatów niezwłocznie.
3. Kancelaria przyjmuje całą korespondencję. W przypadkach, gdy tego wymaga charakter sprawy lub sposób jej załatwienia, korespondencję, a także uzupełniającą dokumentację (zaświadczenia, rachunki, faktury itp.) mogą przyjmować bezpośrednio sekretariaty, o których mowa w § 3 pkt 2 lub upoważnieni pracownicy. Po potwierdzeniu odbioru na kopii pisma należy niezwłocznie przekazać je do kancelarii w celu umieszczenia pieczątki wpływu. Nie dotyczy to pism niejawnych oraz przesyłek zawierających pieniądze, papiery lub przedmioty wartościowe.
4. Przy odbiorze wszystkich przesyłek należy sprawdzić stan opakowania w szczególności, gdy jest to przesyłka wartościowa. W przypadku stwierdzenia naruszenia jej zawartości należy sporządzić protokół, podając w nim rzeczywistą zawartość przesyłki. Protokół, po podpisaniu przez doręczającego przesyłkę, należy przekazać kierownikowi komórki organizacyjnej, której ta przesyłka dotyczyła w celu nadania sprawie dalszego biegu i zgłoszenia przez kancelarię reklamacji do dostarczającego tę przesyłkę.
5. Na żądanie doręczającego korespondencję (przesyłkę) wydawane jest pokwitowanie odbioru.



VII. Otwieranie i sprawdzanie korespondencji wpływającej.

§ 27.1. Kancelaria otwiera wszystkie przesyłki z wyjątkiem niejawnych i wartościowych oraz adresowanych imiennie do pracowników, jeżeli na kopercie znajduje się napis "do rąk własnych" oraz opatrzonych zastrzeżeniem "Nie otwierać", "Przetarg" lub innym podobnym. Kierownik jednostki może zastrzec sobie prawo do osobistego otwierania pism innych niż wyżej wymienione.
2. W przypadku otwarcia koperty nieoznaczonej klauzulą korespondencji niejawnej, a zawierającej pismo o charakterze niejawnym, kancelaria postępuje z tymi pismami zgodnie z obowiązującymi w tym przedmiocie przepisami.
3. Po otwarciu i wyjęciu zawartości przesyłki należy sprawdzić, czy:
1) nie zawiera ona pisma mylnie skierowanego;
2) do pisma została dołączona, podana w nim ilość załączników.
4. Każdą stwierdzoną niezgodność należy zanotować na piśmie lub na kopercie, którą dołącza się do pisma. Brak załączników należy również odnotować na piśmie.
5. Jeżeli wpływające pismo dotyczy dwu lub więcej spraw należących do zakresu działania różnych komórek organizacyjnych, należy kierować je do tej komórki, do której należy sprawa podstawowa, a w razie trudności w dokonaniu oceny - pierwsza sprawa poruszona w danym piśmie. Komórka, która otrzyma ww. pisma, przekazuje następnie sprawę do załatwienia wg właściwości rzeczowej innej komórce, w formie poświadczonej kserokopii tego pisma.
6. Otrzymane przy pismach pieniądze, papiery wartościowe, znaczki pocztowe lub inne przedmioty wartościowe kancelarie przekazują do kas izb celnych lub urzędów celnych za potwierdzeniem odbioru na pismach obok pieczątki wpływu, a pisma wraz z kopertą przekazują właściwym komórkom organizacyjnym. O załączonych luzem znaczkach skarbowych należy umieścić stosowną adnotację obok pieczątki wpływu, a znaczki dołączyć do przekazywanego właściwej komórce organizacyjnej pisma.
7. Koperty dołącza się do następującej korespondencji:
1) niejawnych, wartościowych, poleconych i za dowodem doręczenia;
2) dla których obowiązuje termin prekluzyjny (np. odwołania);
3) w których brak jest nazwiska, adresu nadawcy lub daty pisma;
4) mylnie skierowanych;
5) w razie niezgodności zapisów na kopertach z ich zawartością lub gdy koperta zawiera załącznik bez pisma przewodniego.
8. Na każdym piśmie wpływającym do komórki organizacyjnej kancelaria umieszcza w lewym górnym rogu pieczątkę wpływu korespondencji z datą, a jeśli jest to niemożliwe - w innym wolnym miejscu.
9. Pieczątki wpływu korespondencji nie umieszcza się na dokumentach osobistych, załącznikach, czasopismach, prospektach, drukach do wypełnienia i zwrotu po ich wypełnieniu do nadawcy oraz innych drukach nie wymagających merytorycznego załatwienia.
10. Kancelaria ewidencjonuje korespondencję wpisując ją do "kontrolki wpływu pism i przesyłek", której wzór stanowi załącznik nr 3 do instrukcji, w dwóch egzemplarzach, z których jeden łącznie z korespondencją przekazuje kompetentnej komórce organizacyjnej, drugi po potwierdzeniu przyjęcia korespondencji, przechowuje w porządku chronologicznym w aktach kancelarii.
11. Faksy, należy niezwłocznie doręczać adresatom. Ewidencję wychodzących i przychodzących faksów wg wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do instrukcji prowadzą komórki, w których do tego celu zainstalowano odpowiednie urządzenia.
12. Korespondencję mylnie skierowaną komórka organizacyjna zwraca natychmiast do kancelarii, która przekazuje ją zgodnie z właściwością.

VIII. Przeglądanie i dekretacja korespondencji wpływającej.

§ 28.1. Wpływającą korespondencję należy rozdzielić na poszczególne komórki organizacyjne w oparciu o obowiązujący zakres działania w jednostkach administracji celnej.
2. Kancelaria dokonuje rozdziału korespondencji w czasie możliwie najkrótszym od jej odbioru. W pierwszej kolejności należy doręczyć korespondencję kierownikowi jednostki organizacyjnej.
3. Korespondencję do poszczególnych komórek organizacyjnych dostarcza się w specjalnych teczkach lub pojemnikach z odpowiednim napisem np: korespondencja wpływająca, symbol komórki, numer telefonu i numer pokoju na podstawie wykazu korespondencji sporządzonego w dwóch egzemplarzach. Oryginał wykazu przekazuje się wraz z korespondencją do adresata, a potwierdzoną kopię przechowuje się w kancelarii.
4. Dekretujący korespondencję umieszcza ewentualną dyspozycję odnośnie terminu i sposobu załatwienia sprawy.

IX. Załatwianie spraw.
§ 29.1. Przy pisemnym załatwianiu spraw należy przestrzegać następujących zasad:
1) w odpowiedzi podaje się datę i znak sprawy, której ta odpowiedź dotyczy;
2) adresy pisze się w pierwszym przypadku;
3) każde pismo oznacza się znakiem sprawy;
4) pod treścią z lewej strony należy podać ilość załączników;
5) w przypadku, gdy treść pisma ma być podana do wiadomości innym instytucjom lub podmiotom, pod treścią pisma należy wymienić adresatów.
2. Szczególną formą załatwiania spraw jest tak zwane załatwianie odręczne. Załatwianie sprawy "odręcznie" polega na sporządzeniu przez pracownika bezpośrednio na piśmie zwięzłej odpowiedzi bez kopii lub na sporządzeniu notatki wskazującej sposób załatwienia sprawy. Pismo załatwione odręcznie wychodzi na zewnątrz w formie jaką nadał mu pracownik (rękopis, maszynopis lub wydruk komputerowy). Przy odręcznym, ostatecznym załatwianiu sprawy, należy odnotować w odpowiednich rubrykach spisu spraw, datę wysłania pisma i informacje, dokąd je wysłano i sposób załatwienia sprawy oraz pozostawić w aktach sprawy kserokopię pisma załatwionego odręcznie.
3. Pismo odręczne powinno zawierać poza treścią:
1) nazwę instytucji;
2) skrót "Odr.", umieszczony u góry;
3) adres;
4) datę;
5) liczbę załączników;
6) podpis pracownika upoważnionego do podpisywania z podaniem stanowiska służbowego i nazwiska;
7) dyspozycje co do sposobu wysłania pisma (polecony, express, za pośrednictwem załóg lotniczych lub inne).
§ 30. Ostateczne załatwienie sprawy pracownik odnotowuje w spisie spraw przez wpisanie w odpowiedniej rubryce daty jej załatwienia oraz skrót - „OZ” - ostatecznie załatwione, lub „OZ - Odr.” - „ostatecznie załatwione - odręcznie”.

X. Sporządzanie czystopisów.

§ 31.1. Przy sporządzaniu czystopisów należy przestrzegać następujących zasad:
1) czystopisy pism wychodzących na zewnątrz administracji celnej sporządza się na blankietach korespondencyjnych z odpowiednim nadrukiem. Wzory nadruków zawiera załącznik nr 5 do instrukcji. Pism wewnętrznych nie należy opatrywać znakiem godła państwowego, z wyjątkiem pism mających charakter decyzji, np. awansowanie na stanowisko. Dopuszcza się komputerowe wykonywanie nadruków oraz umieszczanie w stopce strony numeru telefonu (telefaksu);
2) czystopisy decyzji administracyjnych skierowanych do stron postępowania sporządza się na blankietach korespondencyjnych z nadrukiem zawierającym oznaczenie organu celnego tj: Dyrektor Izby Celnej lub Naczelnik Urzędu Celnego. Wzory nadruków zawiera załącznik nr 6 do instrukcji;
3) format papieru powinien być dostosowany do wielkości tekstu;
4) w dacie pisma podaje się tylko rok i miesiąc; dzień miesiąca wpisuje odręcznie podpisujący.
2. Czystopisy nie mogą zawierać poprawek.
3. Przy sporządzaniu odpisu należy zachować wszelkie istotne cechy pisma, z którego sporządza się odpis. Jeżeli odpis sporządza się z oryginału, po prawej stronie nad tekstem umieszcza się napis „Odpis”. Jeżeli odpis sporządza się z odpisu - napis „Odpis z odpisu”.
4. Jeżeli na oryginale znajduje się odciśnięta pieczęć, na odpisie umieszcza się litery "MP" oraz wpisuje się pełną treść pieczęci.
5. Pod tekstem sporządzonego odpisu należy podać klauzulę "za zgodność z oryginałem" oraz nazwisko, imię i stanowisko służbowe stwierdzającego zgodność, a także datę.
6. Każdy czystopis powinien być starannie sprawdzony przez pracownika opracowującego sprawę. Pracownik parafuje kopię czystopisu przez odciśnięcie pieczątki urzędowej.
7. Zasady określone w niniejszym rozdziale stosuje się odpowiednio do pracowników przygotowujących czystopisy w poszczególnych komórkach organizacyjnych oraz pracowników odpowiedzialnych za nadzór nad nimi.
8. Postanowienia niniejszego rozdziału mają zastosowanie również do korespondencji prowadzonej w językach obcych. Za tłumaczenia pism odpowiadają tłumacze.


XI. Podpisywanie pism, umieszczenie pieczęci urzędowych.

§ 32.1. Uprawnienia w zakresie podpisywania pism określają regulaminy wewnętrzne komórek organizacyjnych służby celnej oraz karty zakresów obowiązków i uprawnień pracowników.
2. Podpisujący wpisuje na oryginale i kopii datę oraz umieszcza swój podpis w obrębie napisu maszynowego lub pieczątki określającej stanowisko służbowe oraz imię i nazwisko. Dopuszcza się powołanie przed imieniem i nazwiskiem stopnia służbowego.
Przykłady podpisywania:
1) podpis osoby aprobującej:

Dyrektor Izby Celnej w ....
- podpis -
(imię i nazwisko);


2) podpis w zastępstwie:
Dyrektor Izby Celnej w ....
wz. określenie stanowiska służbowego
- podpis -
(imię i nazwisko);
3) podpis z upoważnienia
"Z upoważnienia dyrektora izby celnej"
określenie stanowiska służbowego
imię i nazwisko.

4. W przypadku podpisywania większej ilości pism tej samej treści do różnych adresatów oraz na dalszych kopiach, podpis odręczny może być zastąpiony przez fac simile nazwiska, które przystawia sekretariat po okazaniu przez pracownika pisma opatrzonego własnoręcznym podpisem.
5. Na pismach posiadających charakter dokumentów o znaczeniu prawnym, zaświadczeniach, decyzjach, orzeczeniach, umowach, poleceniach wypłat, sprawozdaniach, informacjach, pismach do władz zwierzchnich, urzędów i instytucji współpracujących, środków masowego przekazu, pismach kierowanych za granicę oraz na pismach niejawnych nie wolno umieszczać fac simile.
6. Urzędową pieczęć okrągłą umieszcza się tylko na dokumentach zawierających rozstrzygnięcie sprawy oraz na zaświadczeniach o odbyciu przeszkolenia w zakresie informacji niejawnych zgodnie z rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 23 lutego 1999r. w sprawie wzoru zaświadczenia stwierdzającego odbycie przeszkolenia w zakresie ochrony informacji niejawnych (Dz.U. Nr 18, poz. 166).

XII. Wysyłanie korespondencji.

§ 33.1. Pisma przeznaczone do wysłania przygotowują poszczególne komórki organizacyjne w zakresie własnego działania w przypadku braku sekretariatów, o których mowa w § 3 pkt 2 instrukcji.
2. Czynności związane z przygotowaniem pism do wysłania polegają na:
1) sprawdzeniu, czy pismo jest podpisane i oznaczone datą oraz czy dołączone są wszystkie załączniki;
2) zaadresowaniu i kopertowaniu przesyłek listowych z podaniem pocztowego znaku kodowego, z wypełnieniem zwrotnego poświadczenia odbioru;
3) zgrupowaniu pism przeznaczonych do wysyłki w specjalnej teczce zbiorczej wraz ze sporządzonym w tym celu wykazem i doręczeniu ich do kancelarii; kancelaria zobowiązana jest do potwierdzenia przyjęcia korespondencji na w/w wykazie.
3. Korespondencję przeznaczoną do wysyłki z izby celnej, z wyjątkiem pilnej, poszczególne komórki organizacyjne doręczają do kancelarii nie później niż do godz. 930, pozostałą korespondencję nie później niż do godz. 1100. W urzędach celnych i oddziałach celnych godziny doręczenia ustalają naczelnicy/kierownicy tych jednostek, dostosowując je do warunków miejscowych.
4. Kancelaria zobowiązana jest do ekspedycji korespondencji w dniu otrzymania jej z komórek organizacyjnych, po wykonaniu następujących czynności:
1) segregacji pism przeznaczonych do wysłania;
2) umieszczeniu na kopertach odcisków stempli izby celnej oraz stempla "opłata pocztowa skredytowana";
3) frankowaniu w przypadku przesyłek przy pomocy maszyny do frankowania, lub umieszczeniu opłaty pocztowej w formie znaczków;
4) zapisu:
- listy polecone - w książce pocztowej,
- listy zwykłe - w kartach doręczeń zwykłych przesyłek
pocztowych (sumarycznie).
5. W izbach celnych i urzędach celnych sposób podziału wysyłki na listy polecone i zwykłe ustalają dyrektorzy lub naczelnicy tych jednostek dostosowując je do warunków miejscowych.
6. Korespondencję wysyła się listami zwykłymi lub poleconymi, a w przypadkach uzasadnionych za zwrotnym poświadczeniem odbioru.
7. Telefaksy przekazuje się adresatowi natychmiast po ich otrzymaniu.
8. Kancelaria powinna posiadać aktualne rozdzielniki wydawnictw urzędowych tj.:
Dziennika Ustaw, Monitora Polskiego, dzienników urzędowych.
9. Pisma kierowane przez poszczególne komórki organizacyjne do Ministerstwa Finansów, tej samej izby celnej lub do tego samego urzędu celnego, kancelaria wysyła w miarę możliwości w jednej kopercie.
10. W odniesieniu do korespondencji o charakterze informacji niejawnych, w tym stanowiących tajemnicę państwową stosuje się zasady określone w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji oraz Obrony Narodowej z dnia 26 lutego 1999r. w sprawie sposobu przyjmowania, przewożenia, wydawania i ochrony materiałów (Dz. U. Nr 18, poz. 168).

XIII. Przechowywanie akt.

§ 34.1. Akta spraw ułożone w kolejności wpływu w których nie podjęto żadnych działań, pracownicy powinni przechowywać w teczkach z napisem "do załatwienia", natomiast akta spraw w toku załatwiania w teczkach z napisem "terminarz".
2. Akta spraw załatwionych przechowuje się w wiązanych teczkach lub segregatorach założonych zgodnie z wyciągiem z ogólnego wykazu akt w kolejności symboli liczbowych wykazu akt. Wewnątrz teczek, segregatorów akta powinny być ułożone w kolejności liczb porządkowych spisu spraw danej teczki, a w ramach spraw chronologicznie tzn. kolejno przybywające karty danej sprawy winny być wkładane pod karty wcześniejsze, tak by w ostateczności pismo rozpoczynające sprawę znalazło się na wierzchu sprawy, a rozstrzygnięcie na jej spodzie.
3. Teczki lub segregatory spraw zakończonych powinny być opisane zgodnie z postanowieniami zawartymi w § 18 ust. 1 instrukcji.
4. W przypadku wyjęcia akt z teczki lub segregatora należy w ich miejsce włożyć kartę zastępczą. Powinna ona zawierać w treści znak sprawy, jej przedmiot, nazwę komórki organizacyjnej lub nazwisko pracownika wypożyczającego akta lub nazwę i adres jednostki, do której akta wysłano i termin zwrotu.
5. Akta spraw zakończonych przechowuje się w komórce macierzystej przez okres dwóch lat.
6. Akt nie należy zszywać ani sklejać.

XIV. Ogólne zasady postępowania z dokumentami niejawnymi.

§ 35.1. Zasady postępowania z dokumentami (materiałami) niejawnymi stanowiącymi tajemnicę służbową, którym nadano klauzulę tajności „Zastrzeżone” zawierają:
1) Instrukcja Nr 5/IN z dnia 7 marca 2002r. w sprawie szczegółowych wymagań w zakresie ochrony informacji niejawnych oznaczonych klauzulą „zastrzeżone” w komórkach organizacyjnych i Zakładzie Obsługi Ministerstwa Finansów;
2) Szczegółowe wymagania w zakresie ochrony informacji niejawnych oznaczonych klauzulą „Zastrzeżone” w Izbach Celnych i podległych Urzędach Celnych - opracowane przez Pełnomocników Ochrony Informacji Niejawnych i zatwierdzone przez Dyrektorów Izb Celnych.
2. Zasady postępowania z dokumentami (materiałami) niejawnymi, stanowiącymi tajemnicę państwową i służbową, którym nadano klauzulę tajności: „Ściśle Tajne”, „Tajne”, „Poufne” zawierają:
1) ustawa z 22 stycznia 1999r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. Nr 11, poz. 95 z późn. zm.);
2) rozporządzenie Rady Ministrów z 9 lutego 1999r. w sprawie organizacji kancelarii tajnych
(Dz. U. Nr 18, poz. 156 z późn. zm.);
3) rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 25 lutego 1999r. w sprawie podstawowych wymagań bezpieczeństwa systemów i sieci teleinformatycznych (Dz. U. Nr 18, poz. 162);
4) rozporządzenie Ministrów Spraw Wewnętrznych i Administracji oraz Obrony Narodowej z dnia 26 lutego 1999r. w sprawie sposobu oznaczania materiałów, w tym klauzulami tajności, oraz sposobu umieszczania klauzul na tych materiałach (Dz. U. Nr 18, poz. 167 z późn. zm.);
5) zarządzenie Nr 2 Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2002r. w sprawie szczególnych zasad organizacji kancelarii tajnych, stosowania środków ochrony fizycznej oraz obiegu informacji niejawnych.

XV. Przekazywanie akt do archiwum zakładowego lub składnicy akt.

§36.1. Przekazywanie akt odbywa się na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego na druku, którego wzór stanowi załącznik nr 8 do instrukcji, sporządzonego w 3-ch egzemplarzach dla akt kategorii B i w 4-ch egzemplarzach dla akt kategorii A. Dwa egzemplarze spisów akt kategorii B, a trzy egzemplarze spisów akt kategorii A przeznaczone są do archiwum zakładowego, ostatnie egzemplarze spisów przeznaczone są dla komórki przekazującej akta. Jeden egzemplarz spisu akt kategorii A, archiwum zakładowe przesyła do użytku służbowego właściwego archiwum państwowego. Spis zdawczo-odbiorczy podpisuje kierownik komórki przekazującej akta lub osoba przez niego upoważniona oraz pracownik prowadzący archiwum zakładowe lub składnicę akt.
2. Komórki organizacyjne przekazują do archiwum zakładowego lub składnicy akt akta wyłącznie kompletnymi rocznikami. Akta potrzebne do pracy bieżącej w komórce organizacyjnej wypożycza się z archiwum zakładowego lub składnicy po ich formalnym przekazaniu.
3. Akta przekazywane do archiwum zakładowego lub składnicy akt powinny być uporządkowane. Przez uporządkowanie rozumie się:
1) wyłączenie wtórników i usunięcie części metalowych oraz ponumerowanie stron akt kat. A;
2) ułożenie akt wewnątrz teczek w porządku przewidzianym w § 10 ust. 5 instrukcji;
3) opisanie teczek zgodnie z postanowieniami § 18 ust. 1;
4) ułożenie teczek w porządku ustalonym w wykazie akt.
4. Do akt przekazywanych do archiwum zakładowego lub składnic akt należy dołączyć związane z nimi pomoce ewidencyjne (rejestry, skorowidze, kartoteki itp.).
5. Akta przekazuje się w teczkach wiązanych.

XVI. Kontrola pracy biurowej.

§ 37.1. Nadzór i kontrola czynności kancelaryjnych wykonywanych przez pracowników należy do obowiązków kierowników jednostek i kierowników komórek organizacyjnych administracji celnej.
2. Obowiązki kierownika w zakresie nadzoru i kontroli polegają na badaniu prawidłowości stosowania instrukcji kancelaryjnej oraz postanowień zawartych w "Rzeczowym Wykazie Akt" przez pracowników i udzieleniu im wskazówek w tym zakresie.
3. Kontrola polega na sprawdzeniu stosowania instrukcji kancelaryjnej w zakresie:
1) terminowość i prawidłowość załatwiania sprawy;
2) prawidłowości obiegu pism i dokumentów;
3) prawidłowość rejestrowania i znakowania pism;
4) prawidłowość prowadzenia rejestrów kancelaryjnych, spisów spraw oraz teczek akt;
5) terminowości przekazywania akt do archiwum zakładowego lub składnicy akt.

XVII. Postępowanie z aktami w przypadku reorganizacji lub likwidacji komórki organizacyjnej bądź ustania działalności jednostki organizacyjnej służby celnej.

§ 38.1. W przypadku likwidacji komórki organizacyjnej, akta spraw zakończonych kierownik zlikwidowanej lub będącej w likwidacji komórki przekazuje do archiwum zakładowego lub składnicy akt, zaś akta spraw będących w toku przekazuje następcy prawnemu.
2. W przypadku braku kierownika jednostki, o którym mowa w ust. 1, kierownik jednostki organizacyjnej wyznacza osoby odpowiedzialne za właściwe przekazanie spraw.
W przypadku braku następcy prawnego wszystkie akta przekazuje się do archiwum zakładowego lub składnicy akt z zachowaniem postanowień zawartych w Rozdziale XV.
3. W sytuacji ustania działalności jednostki organizacyjnej służby celnej postępowanie z aktami określa § 11 rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375).

1

---