Profesjonalna organizacja konferencji. Poradnik krok po kroku.
Konferencja czy kongres to prestiżowe wydarzenie wymagające umiejętności doskonałego zgrania wielu czynników, planowania, realizowania i koordynowania działań. Na początku jest wizja przedsięwzięcia. Droga do jej realizacji - długa, kręta i pełna przeszkód i niespodzianek. Tych ostatnich nie da się uniknąć - można jednak być na nie przygotowanym.
Dobra organizacja to umiejętność połączenia wielu elementów w harmonijną całość. To trudna praca zespołowa, która wymaga twórczej inwencji i wyobraźni nie mniej, niż drobiazgowego planowania i zdolności przewidywania, czy systematyczności i cierpliwości.
Zorganizowanie konferencji rozpoczyna się od starannego i rzetelnego opracowania projektu i jego budżetu. Profesjonalna organizacja konferencji wiąże się z wyborem odpowiedniej lokalizacji, przygotowaniem agendy spotkania, sprawnym wdrożeniem systemu rejestracji uczestników, a także fachową obsługą gości w zakresie zakwaterowania, cateringu oraz transportu w wyznaczone miejsce. Organizacja konferencji to wreszcie dbałość o rzetelne wykonanie materiałów konferencyjnych takich jak: torby zjazdowe, druki reklamowe, ulotki, teczki, płyty z prezentacjami, zdjęcia, filmy itp.
Dla osób, które po raz pierwszy planują organizację konferencji, szkoleń czy imprez integracyjnych nie jest to proste. Co więcej - może przerosnąć najśmielsze wyobrażenia o trudnościach i pułapkach, które napotyka na swej drodze organizator. Dlatego na początku warto zaufać profesjonalnej agencji, która zajmie się organizacją imprezy.
Specjalistyczne agencje.
Agencje specjalizujące się w kompleksowej obsłudze i organizacji konferencji. To agencje, które poprzez swoje doświadczenie gwarantują wysoki poziom usług, indywidualne podejście do klienta, sprawność w zakresie działań organizacyjnych, aktywność na płaszczyźnie wzmacniania relacji z partnerami biznesowymi klientów. Niezależnie od skali i charakteru przedsięwzięcia agencje są w stanie zorganizować każde - niemalże - przedsięwzięcie i dokonać tego na najwyższym poziomie, gdyż dysponują narzędziami, które im to umożliwiają - zespołem sprawdzonych ludzi, bogatym doświadczeniem, szeroką wiedzą i znajomością lokalnego rynku.
Jeśli jednak zdecydujecie się na organizację profesjonalnej konferencji samodzielnie, w poniższym artykule znajdziecie najważniejsze informacje.
1. Start: Budżet przedsięwzięcia.
Budżet to jedna z kluczowych spraw w organizacji konferencji. Jego wysokość determinuje dalsze działania. Imprezę można zorganizować niemal za każde pieniądze - od ich ilości zależeć będzie jednak jej poziom. Niewielkie środki pozwolą jedynie na niezbędne minimum. Duży fundusz pozwala zorganizować obok posiedzenia naukowego ciekawy koncert, urozmaicić menu, kupić materiały konferencyjne wyższej jakości czy zatrudnić więcej osób do pomocy. Przede wszystkim jednak daje pewien margines swobody w planowaniu, np. zawsze zdarzają się wahania w ilości uczestników. Jeśli jest taka możliwość, dobrze jest postarać się o dodatkowe wsparcie finansowe: w zależności od charakteru imprezy mogą to być fundusze unijne czy też sponsorzy związani z branżą, dla których udział w przedsięwzięciu będzie też znakomitą reklamą.
Należy zastanowić się także nad tym, gdzie i w jaki sposób można obniżyć koszta. A można na pewno. Warto zebrać kilka ofert na każdą usługę i porównać je ze sobą. Normalną praktyką jest też negocjowanie cen z dostawcami -przy dużym, hurtowym zamówieniu bez większych problemów można uzyskać preferencyjną stawkę. Elastycznym podejściem do daty i miejsca przedsięwzięcia również można zaoszczędzić sporo - np. kilka dni po tzw. sezonie jest sporo taniej. Wolontariusze pracujący przy obsłudze konferencji to kolejny pomysł na cięcie kosztów. Pomysłów jest mnóstwo.
Najprostszy sposób na ogarnięcie bałaganu finansowego to współpraca z doradcą podatkowym, lub specjalistami od organizacji takich imprez!
Uwaga! Budżet musi się "zamknąć" , gdy mamy obawy co do spełnienia tego warunku warto zastanowić się, czy jesteśmy w stanie podołać przedsięwzięciu .
2. Dotarcie do klienta.
Gdy już zdecydowaliśmy się na organizację konferencji oraz mamy wstępny kosztorys wydatków-zaczynamy od umieszczenia informacji o konferencji .
Przygotowanie każdej imprezy wymaga stałego kontaktu z uczestnikami i skutecznego kanału przekazywania im aktualnych informacji. W dobie Internetu, to właśnie on jest najszybszą i najtańszą drogą komunikacji. Strona WWW konferencji, na której zostaną umieszczone wszystkie aktualności, formularz rejestracyjny, informacje o płatnościach i inne ważne komunikaty to strzał w dziesiątkę. Warto pamiętać, aby na bieżąco wprowadzać na nią wszelkie zmiany, by nie - zamiast informować - dezinformowała. Oczywiście nie może to być jedyna "tablica ogłoszeniowa". Nie wszyscy mają dostęp do Internetu, nie wszyscy lubią i potrafią z niego korzystać. By uniknąć nieporozumień - trzeba ważniejsze informacje przesyłać e-mailem lub tradycyjną pocztą.
3. Promocja konferencji.
Konferencja powinna być ważnym i prestiżowym wydarzeniem. Trzeb zrobić wszystko by nadać jej odpowiedni rozgłos. Znajdź patronów - koniecznie w mieście w którym spotkanie ma się odbyć. Burmistrz czy prezydent reprezentujący miasto winien się czuć zaszczycony, że TWÓJ zjazd ma się odbyć w JEGO mieście! Niech Twój Kongres znajdzie się w oficjalnym kalendarzu miasta. Proś władze o udostępnienie (nawet za darmo) prestiżowych obiektów np. na ceremonię Otwarcia! Twoi uczestnicy będą radzi, gdy miasto zaopatrzy Was w materiały promocyjne - turystyczne! Zawiadom o swym Kongresie internetowe portale ( zazwyczaj możesz to zrobić za darmo!), skontaktuj się z mediami prosząc o objęcie prasowego patronatu! Przygotuj materiały informacyjne, rozsyłaj je do odpowiednich kręgów, zwołaj konferencję prasową. Wszystko po to, żeby zadbać o skuteczną promocję imprezy.
4. Rejestracja uczestników.
Informując uczestników o konferencji-zwróć uwagę na terminem końcowy opłat czyli Deadline
Warto wprowadzić i zachęcać uczestników do wstępnej rejestracji. Pozwoli to zorientować się w zainteresowaniu imprezą.
Warto także zmobilizować gości, by rejestrowali się jak najszybciej. Z wielką rozwagą podejmuj decyzję czy prowadzić rejestrację uczestników na ostatnią chwilę! Ta uprzejmość wobec niezdecydowanych może Cię niemało kosztować! Musisz przecież z wyprzedzeniem zamówić konkretną liczbę materiałów konferencyjnych, teczek, zamówić catering, itd. Jak więc wybrnąć z takiego problemu? Jeżeli wiesz, że musisz rejestrować uczestników "on-site" to przynajmniej wprowadź znacząco wyższą opłatę rejestracyjną dla tej kategorii gości. Wyższa stawka za rejestrację na miejscu zdopinguje gości, by się zarejestrować (i wnieść opłaty!) np. najpóźniej na 2 tygodnie przed rozpoczęciem Zjazdu. Ty, jako organizator, możesz wówczas dokonać jeszcze wielu korekt w wydatkach i zaoszczędzić niemało pieniędzy!
5. Catering.
Spotkania przy posiłkach są dla uczestników pierwszorzędną okazją nawiązywania kontaktów i odnawiania starych znajomości. Dlatego w ramach obsługi cateringowej zadbajcie Państwo o to, żeby posiłki były smaczne i przebiegały zgodnie z planem, ale przede wszystkim, by sprzyjały wymianie wrażeń, dyskusji i nawiązywaniu relacji.
Zwróć szczególna uwagę na:
# Ocenę zapotrzebowania na posiłki i napoje podczas przerw w zajęciach oraz uwzględnienie ich w programie konferencji
# menu z uwzględnieniem wymogów programu,
względów dietetycznych i budżetu
# Aranżację sal sprzyjających nawiązywaniu kontaktów i realizacji
celów konferencji (np. wyróżnienie liderów, gości
specjalnych, ustawienia sprzyjające integracji)
# Zapewnienie oprawy posiłków (muzyka, scenografia, atrakcje )
# Obsługę
Pomysłem sprawdzonym jest zrobienie wywiadu w środowisku lub porozmawianie z innymi organizatorami o firmach cateringowych, które mogą polecić. Nawet piknik z grillem nie każda firma jest w stanie dobrze zorganizować. Twoi goście nie będą zachwyceni, gdy postoją pół godziny po kawałek niedopieczonej kiełbasy! W każdym mieście są firmy cateringowe na różnym poziomie - np. na przyjęcie dla koronowanych głów nie sposób zatrudnić firmę, która sprawnie karmi studentów na Juwenaliach. Pamiętaj - referencje i rekomendacje to niezwykle istotna sprawa!
6.Zakwaterowanie.
Zanim zaproponujesz hotele, warto zrobić "wywiad" na rynku hoteli w miejscu konferencji - zarówno pod względem cen, jak i jakości obsługi. Trzygwiazdkowy hotel, w którym obsługa recepcji nie potrafi posługiwać się językiem angielskim, podczas gdy Twoi goście to międzynarodowa kadra medyczna…
Jeśli nie śledzisz na bieżąco rynku hotelarskiego nigdy się nie dowiesz, ile naprawdę uczestnicy muszą zapłacić za noclegi. Także w tej sprawie lepiej skonsultować się z fachowcami - firmą od dawna współpracującą z hotelem lub ich siecią. W innym razie - łatwo przepłacisz !
7.Obsługa techniczna.
Komputery muszą działać bez zarzutu, także urządzenia peryferyjne - najbezpieczniej jest się oprzeć na specjalistach! To samo dotyczy obsługi sprzętu audiowizualnego. Zawodowiec ma zawsze zamienniki sprzętu na wszelki wypadek! Wyobraź sobie horror spowodowany awarią rzutnika podczas któregoś z najważniejszych wykładów!
Uczestnicy będą zadowoleni z konferencji a organizator osiągnie zamierzone rezultaty tylko wtedy, jeśli komfort i warunki techniczne nie będą przeszkodą w realizacji celów.
Uwaga ! Dużą wagę należy przywiązać do takich szczegółów jak: przestronność recepcji, czytelność znaków informacyjnych, efektywne wykorzystanie powierzchni sal oraz doskonały sprzęt audiowizualny.
8. Obiekt konferencyjny.
Może to być część konferencyjna hotelu w którym goście mieszkają, może też to być inny obiekt do którego z hotelu trzeba się dostać . Zły wybór to niewygoda dla gości i wyższe koszty organizacji.
Znalezienie dobrego miejsca na konferencję jest nie lada wyzwaniem. Wymaga wielu rozmów telefonicznych w poszukiwaniu wolnego terminu i stek przejechanych kilometrów. Czasem na miejscu okazuje się, że rzeczywistość znacznie odbiega od zapewnień właściciela i zdjęć w katalogu. Przepiękny hotel, który polecają wszyscy znajomi okazuje się kompletnie nieprzygotowany do świadczenie usług konferencyjnych... To tylko niektóre z niespodzianek, które czyhają na organizatora...
Ważne, by w obiekcie była odpowiednia powierzchnia nie tylko do sprawnego przeprowadzenia obrad! Goście muszą zjeść w odpowiednich warunkach, a bez rezerwy powierzchni w pobliżu nie będziesz w stanie zapewnić należytych warunków wystawcom.
Pod uwagę trzeba też wziąć miejscowość, w jakiej ma się odbyć konferencja. Zła dostępność komunikacyjna, brak wystarczającej liczby hoteli (różnej kategorii), zbyt droga lokalizacja to czynniki, które mogą spowodować niską frekwencję na imprezie.
9.Transport.
Transport w dużej mierze decyduje o tym, czy program spotkania przebiegnie zgodnie z planem. Dlatego oferujemy tylko sprawdzone rozwiązania, dzięki którym goście dotrą do celu wygodnie i na czas - od prostych transferów z lotniska do skomplikowanych logistycznie systemów komunikacji.
Warto zadbać o środki transportu tj. autobusy, minibusy itp.
10. ATRAKCJE I PROGRAMY TOWARZYSZĄCE.
Programy towarzyszące
Część rekreacyjno-rozrywkowa, w małej czy dużej skali, ma ogromne znaczenie dla powodzenia programu całej konferencji. To właśnie w trakcie nieformalnych elementów imprezy ludzie naprawdę się poznają i wymieniają poglądy. Wspólne przeżycia łączą ich w silne zespoły. Dlatego, staramy się wyważyć odpowiednie proporcje wypoczynku i rozrywki dla danej grupy.
Wycieczki
Uwieńczeniem konferencji jest ciekawy i dopracowany program turystyczny. Pozwoli on gościom na chwilę oddechu po całodziennych obradach, da możliwość poznania najbardziej interesujących miejsc regionu. Zwiedzanie lokalnych atrakcji to prawdziwa gratka, zwłaszcza dla gości z daleka.
Dobrze jest zadbać też o osoby towarzyszące, i gdy uczestnicy spędzają czas na salach wykładowych, zorganizować dla nich specjalny program.
Na każdą konferencję warto stworzyć indywidualny program zwiedzania miasta oraz grupowych i indywidualnych wycieczek. Starajmy się, żeby uczestnicy (zwłaszcza zagraniczni) mogli wygodnie poznać to, co w Polsce najlepsze.
Każdy program traktujmy z myślą o konkretnych potrzebach uczestników, biorąc pod uwagę takie czynniki jak profil grupy, budżet oraz zainteresowania.
Warto zaplanować:
# Wycieczki przed konferencją
# Wycieczki po konferencji
# Programy dla osób towarzyszących
# Zwiedzanie miast (także jako gry miejskie)
# Wycieczki krajoznawcze
# Programy kulturalne
# Programy rekreacyjne
Atrakcje w dzień
W chwilach wolnych od zajęć proponujmy różnorodne formy aktywności, które zaspokoją nawet najbardziej wyrafinowane gusta. Przygotowując atrakcje towarzyszące konferencji, zwróćcie Państwo na specyfikę Klienta, jego założenia i cele oraz historię, profil i dynamikę grupy.
Warto zadbać o takie atrakcje jak:
# Integracyjne gry fabularne i strategiczne (miejskie i terenowe)
# Coś dla duszy i ciała - degustacje win, zabiegi SPA, lekcje gotowania, stylu, makijażu
# Sporty lotnicze - loty samolotem, balonem, paralotnią, motolotnią, skoki spadochronowe
# Sporty wodne - kajaki, rafting, nurkowanie, żeglarstwo, poduszkowce, skutery i narty wodne
# Sporty motorowe - quady, gokarty, samochody rajdowe, skutery śnieżne, czołgi i amfibie
# Przygody - bungee, jaskinie, wspinaczka, zjazdy na linie, jazda konna, kulig, psie zaprzęgi, paintball, zawody narciarskie, fotosafari, golf, strzelanie z broni i łuku...
Imprezy tematyczne i imprezy wieczorne.
Pole golfowe, korty tenisowe lub inne nietypowe miejsce to doskonały pomysł na oryginalną imprezę. Wieczór spędzony na żaglowcu, w kuchni zamkowej w Malborku czy na plaży przed sopockim Grand Hotelem na długo zostanie w pamięci Twych gości. Dotyczy to głównie imprez towarzyszących konferencji, seminarium czy spotkania firmowego lub szkolenia. Integralnym elementem każdej konferencji są wieczorne imprezy towarzyszące: może to być interesujący koncert, elegancki bankiet, wytworna kolacja w nietypowych wnętrzach, spotkanie towarzyskie w plenerze czy nocne zwiedzanie miasta. Interesujące miejsce, wspaniała kuchnia, dobra muzyka i niezwykła atmosfera, jednym słowem - to właśnie one decydują o niezapomnianych wrażeniach z konferencji.
Polecamy artykuły…
11. Materiały konferencyjne i oprawa plastyczna.
Bardzo ważne, by konferencja miała spójny wizerunek plastyczny. Składają się na to zarówno materiały konferencyjne, które otrzymuje każdy uczestnik: identyfikatory, certyfikaty, teczki konferencyjne z programem, jak i elementy oprawy plastycznej: loga, oznakowanie, banery informacyjne.
Pamiętaj! Budynek w którym odbywa się impreza musi być dobrze oznakowany zarówno na zewnątrz, jak i w środku - by nikt nie miał ani wątpliwości, gdzie odbywa się konferencja ani problemów ze znalezieniem właściwej sali.
12. Sponsorzy
Pamiętaj, że Twoja impreza może być łakomym kąskiem dla sponsorów - wystawców! Obecność na prestiżowej imprezie to znakomita szansa na reklamę. Jeżeli w krótkim czasie w jednym miejscu zgromadzisz kilkuset gości, to możesz się np. spodziewać, że niejeden fundusz inwestycyjny lub towarzystwo ubezpieczeniowe zechce zainwestować znaczące środki, by móc przedstawić swą ofertę takiemu gronu! W wielu firmach planowanie środków w budżecie na w/w cele niezbędne jest z minimum rocznym wyprzedzeniem! Warto pamiętać, że część sponsorów chętniej pomoże dając coś w barterze niż przelewając znaczące sumy. To też jest znakomite rozwiązanie - może to być pomysł na upominki na gości które dostarczy właśnie sponsor.
13. Wolontariusze.
Niezwykle przydatni - pracują za darmo, ale jednocześnie z entuzjazmem zdobywają doświadczenie, wnosząc sporo świeżości i dobrych pomysłów. Zastanów się jednak, czy stać Cię na to, by mieć współpracowników, którzy w każdej chwili mogą Cię opuścić, albo nie wywiązać się należycie z obowiązków. Czasem sprawdza się zasada, że tylko opłacany pracownik to dobry pracownik. Wytłumacz na specjalnym spotkaniu brzemię odpowiedzialności spoczywające na każdym. Tylko zdeterminowani, zainteresowani wolontariusze mogą być skarbem! I to pod warunkiem, że ich do kongresu dobrze przygotujesz, przeszkolisz, przydzielisz odpowiednie zadania i nimi pokierujesz!
14.Uczestnicy.
Dostosuj charakter konferencji do jej odbiorców. Zadbaj o najdrobniejsze szczegóły.
Powitanie na lotnisku gości zagranicznych:
Pierwsze wrażenie jest zawsze najważniejsze. Dlatego staramy się, żeby goście już na lotnisku, w pierwszych chwilach pobytu w Polsce zaznali słynnej polskiej gościnności.
Warto pomyśleć o:
# Powitaniu na lotnisku przez uśmiechnięte hostessy
# Drobnych upominkach dla przylatujących gości
# Wygodnym transporcie do hotelu
# Jednolitym oznakowaniu personelu i środków transportu
# Sporządzenie listy gości
Zapewnienie parkingu dla uczestników konferencji:
Tu będzie potrzebna:
# Rezerwacja i wynajem miejsc parkingowych
# Uzyskanie pozwoleń na parkowanie w nietypowych miejscach
# Zatrudnienie personelu do obsługi parkingu
# Dystrybucja kart parkingowych
# Przygotowanie specjalnych znaków drogowych
# Informowanie uczestników o możliwościach parkingowych
15.Zakończenie. Podziękowanie uczestnikom konferencji.
Jakże to miło podziękować uczestnikom za udział w przedsięwzięciu, przesłać ankietę z prośbą o ocenę (najlepiej anonimowo) różnych obszarów organizacji kongresu. Użyj do tego oczywiście e-maili, skorzystaj z okazji, by na stronie WWW umieścić fotografie z imprezy, umieść tam tekst najważniejszych wystąpień, przekaż zainteresowanym ciekawe linki na temat swego regionu, miasta, swego środowiska, atrakcji turystycznych, podaj tam także adres WWW kolejnego Zjazdu ( o ile jest to wydarzenie cykliczne).
Po przeprowadzonej konferencji, w dobrym tonie jest wysłanie materiałów zaproszonym jak i również nieobecnym uczestnikom.
Zorganizowanie profesjonalnej konferencji wymaga zaangażowania wielu sił i środków. Sama rezerwacja sali oraz postawienie na stołach wody mineralnej i delicji to zdecydowanie za mało. Dziś należy zadbać o odpowiedni wygląd obiektu konferencyjnego, zaplanować przebieg konferencji, znaleźć zakwaterowanie dla jej uczestników oraz wynająć odpowiednią firmę cateringową. Realizacja wszystkich tych etapów gwarantuje organizację profesjonalnej konferencji.
Organizacja konferencji nie jest jednak łatwym zadaniem. W zależności od skali przedsięwzięcia, czas przeznaczony na przygotowanie konferencji może nam zająć od kilku tygodni do kilku miesięcy. Co należy zrobić i o czym trzeba pamiętać chcąc zorganizować udaną konferencje mam nadzieję, że przeczytaliście Państwo w powyższym artykule.
Program pobytu |
PROGRAM POBYTU ZAGRANICZNYCH DELEGACJI UCZESTNICZĄCYCH W MIĘDZYNARODOWEJ KONFERENCJI NAUKOWEJ 2009
12.10.2009 PRZYJAZD UCZESTNIKÓW DO KIELC ZAKWATEROWANIE W HOTELU
godz. 19.00 UROCZYSTA KOLACJAZ UDZIAŁEM DELEGACJI ZAGRANICZNYCH ORAZ ZARZĄDU ZDZ W KIELCACH
13.10.2009 godz. 8.30 ŚNIADANIE godz. 9.00 PRZYBYCIE DO SIEDZIBY OBRAD KONFERENCJI godz. 9.30 REJESTRACJA W SEKRETARIACIE KONFERENCJI godz. 10.00 ROZPOCZĘCIE KONFERENCJI SZCZEGÓŁOWY PROGRAM KONFERENCJI W ZAŁĄCZNIKU godz.19.30 ZAKOŃCZENIE KONFERENCJI godz. 20.00 POWRÓT DO HOTELU godz. 20.30 UROCZYSTA KOLACJA DLA UCZESTNIKÓW KONFERENCJI I ZAPROSZONYCH GOŚCI
14.10.2009 godz. 8.30 ŚNIADANIE godz. 9.00 WYJAZD ZAPROSZONYCH GOŚCI DO CENTRUM SZKOLENIA NA POTRZEBY SIŁ POKOJOWYCH W KIELCACH
godz.14.00 ŻOŁNIERSKI POCZĘSTUNEK godz.16.00 ZWIEDZANIE ZABYTKÓW KIELC
godz.19.30 POWRÓT DO HOTELU godz. 20.30 KOLACJA
15.10.2009 godz. 8.30 ŚNIADANIE godz. 9.00 WYJAZD Z HOTELU DO OŚRODKA ZDZ W REGIONIE - ZAPREZENTOWANIE BAZY DYDAKTYCZNEJ ZDZ JĘDRZEJÓW godz.10.00 PRZEJAZD DO KRAKOWA ZWIEDZANIE MIASTA
-KOŚCIÓŁ MARIACKI godz.14.00 OBIAD godz.15.00 CZAS WOLNY godz.17.00 WYJAZD Z KRAKOWA godz.19.00 POWRÓT DO HOTELU godz.19.30 SPOTKANIE PODSUMOWUJĄCE PRZEBIEG KONFERENCJI godz.20.30 BANKIET
16.10.2009 godz. 8.30 ŚNIADANIE godz. 9.00 WYJAZD DO OŚRODKA ZDZ W STARACHOWICACH godz.11.00 KRZEMIONKI OPATOWSKIE godz.13.00 WYJAZD NA MASYW GÓR ŚWIĘTOKRZYSKICH - ŚWIĘTY KRZYŻ OBIAD U MISJONARZY OBLACI MARYI NIEPOKALANEJ - SANKTUARIUM - MUZEUM - RELIKWIE ŚW. KRZYŻA godz. 15.00 ZWIEDZANIE ŚW. KRZYŻA godz. 17.00 POWRÓT DO HOTELU godz. 19.00 POŻEGNALNA KOLACJA
17.10.2009 godz. 8.30 ŚNIADANIE WYJAZD UCZESTNIKÓW KONFERENCJI |
Plan organizacji konferencji
Poniżej zamieszczam program III Ogólnopolskiej Studenckiej Konferencji Naukowej Historyków Nowożytników. Zaś dużo niżej:) znajduje się plan organizacji pracy na konferencję dla osób zaangażowanych.
Zapraszam!
Program III Ogólnopolskiej Studenckiej Konferencji Naukowej Historyków Nowożytników
Kraków 25- 28 V 2010 r.
„O kształt Europy Środkowo-Wschodniej
Polityka-Gospodarka-Kultura
1610-1830-1920”
WTOREK, 25 V 2010 r.
900-1430 - rejestracja uczestników konferencji (Collegium Witkowskiego, ul. Gołębia 13, niski parter, lokal KNHS UJ).
1500-1630 - uroczysta inauguracja konferencji (sala 56, Collegium Novum, ul. Gołębia 24).
- otwarcie sesji przez dr hab. Stanisława Srokę, prof. UJ, Dyrektora Instytutu Historii UJ.
- wystąpienie dr hab. Zenona Piecha, Opiekuna naukowego KNHS UJ.
-wystąpienie dr hab. Jarosława Stolickiego, Kierownika Zakładu Polski Nowożytnej IH UJ.
- dr hab. Andrzej Nowak, prof. UJ, Europa Wschodnia/Środkowo-Wschodnia we współczesnej historiografii zachodniej - wykład inauguracyjny.
1700-1900 - Ukraina w Europie Środkowo-Wschodniej od XVII do XXI w. Debata z udziałem dr Jana J. Bruskiego, dr hab. Jarosława Moklaka, dr Vitaliya Mykhaylovskiyego, prof. Oleksiya Sokirko, dr hab. Jarosława Stolickiego. (sala 210, Collegium Witkowskiego, ul. Gołębia 13).
ŚRODA, 26 V 2010 r.
NOWOŻYTNOŚĆ CZ. I
(sala108, Collegium Witkowskiego, ul. Gołębia 13)
900-915 - mgr Anna Dominik (UJ), „Pana Samuela moskiewskie przygody” - „Pamiętniki” Samuela Maskiewicza i jego poglądy na Moskwę, Polskę i przyszłość Europy.
915-930- Łukasz Skowronek (UJ), Państwo moskiewskie w opinii polskiej i litewskiej XVI-XVII w.
930-945- Irena Milinkiewicz (UGr), Wykorzystywanie systemów latowyliczenia w dokumentach, które dotyczą stosunków między Rzeczypospolitą a Rosją w końcu XVI i początkach XVII w.
945-1015- dyskusja
1015-1030- mgr Ewa Wiese (UMK), Idea naprawy Rzeczypospolitej nakreślona w dziełach Jana Ferdynanda Naxa.
1030-1045- Marek Wojnar (UJ), Naprzeciw legendzie modernizatora -Reformy Piotra I w ujęciu Feliksa Konecznego.
1045-1100-Marcin Maciuk (UJ), Pozycja Rzeczypospolitej w Europie Środkowo-Wschodniej w koncepcjach Petersburga w pierwszym 10-leciu rządów Katarzyny II.
1100-1130-dyskusja
1130-1300 - Polityka Związku Sowieckiego wobec Europy Środkowo-Wschodniej w okresie międzywojennym.- wykład prof. Marka Kornata. (Sala Amfiteatralna, Collegium Witkowskiego, ul. Gołębia 13).
1300-1430 - PRZERWA OBIADOWA
1500-1700 - Różne wektory polityki Petersburga wobec zachodnich okrain Imperium w II poł. XIX w. - debata z udziałem dr Henryka Głębockiego, dr Mateo Piccina. (sala 108, Collegium Witkowskiego, ul. Gołębia 13)
NOWOŻYTNOŚĆ CZ. II
(sala108, Collegium Witkowskiego, ul. Gołębia 13)
1700-1715 - Wiktoria Pankiewicz (UGr), Stosunki między kościołem prawosławnym a kościołem grekokatolickim w czasach Władysława IV Wazy.
1715-1730- Tomasz Szreder (UW), Wyprawa Księcia Jeremiego Wiśniowieckiego na Zadnieprze w 1647 roku w kontekście planów wojny tureckiej Władysława IV.
1730-1745- Michał Wasiucionek (UW), Model ustrojowy Rzeczypospolitej jako źródło inspiracji dla mołdawskich koncepcji politycznych w XVII wieku- zarys problematyki.
1745-1815-dyskusja
1815-1830- Agata Wieczorek (UMK), O kształt Rzeczypospolitej szlacheckiej w XVIII wieku. Naprawa ustroju Polski w oczach fizjokratów francuskich.
1830-1845- Wojciech Sajkowski (UAM), Idea Europy Wschodniej w tekstach francuskiego Oświecenia.
1845-1900- Miłosz Skrodzki (UAM), Andrzej Maksymilian Fredro- piewca cnoty czy polski Makiawel?
1900-1915- Jakub Rogulski (UJ), Pogoń jako herb Kniaziów Sanguszków.
XIX w. CZ. I
(sala 212, Collegium Witkowskiego, ul. Gołębia 13)
900-915 - Aleksandr Chowański, (UGr), Litewskie pytania w kontekście wojen napoleońskich.
915-930- mgr Paweł Ślaza (UMCS), Polityka cara Mikołaja I wobec Cerkwi greckokatolickiej na tzw. Ziemiach Zabranych w latach 1825-1839.
930-945- Jawhen Machnacz, Oksana Onisko, (UGr), Polityka władz rosyjskich wobec ludności żydowskiej w zachodniej guberni w XIX w. na przykładzie guberni grodzieńskiej.
945-1015- dyskusja
1015-1030- mgr Dariusz Taźbirek (UMCS), Komisja żywności - pierwsza instytucja zaopatrzenia wojska polskiego w czasie powstania listopadowego.
1030-1045- Aleksandr Arlukiewicz (UGr), Akcja wojsk rosyjskich w guberni grodzieńskiej podczas powstania 1863-1864.
1045-1100- Michał Jakubik (UO), Polacy w parlamentach państw zaborczych
1100- 1130- dyskusja
1130-1300 - Polityka Związku Sowieckiego wobec Europy Środkowo-Wschodniej w okresie międzywojennym.- wykład prof. Marka Kornata. (Sala Amfiteatralna, Collegium Witkowskiego, ul. Gołębia 13).
1300-1430 - PRZERWA OBIADOWA
1500-1700 - Różne wektory polityki Petersburga wobec zachodnich okrain Imperium w II poł. XIX w. debata z udziałem dr Henryka Głębockiego, dr Mateo Piccina. (sala 108, Collegium Witkowskiego, ul. Gołębia 13).
XIX w. CZ. II
(sala 212, Collegium Witkowskiego, ul. Gołębia 13)
1700-1715- Vitali Parmanczuk, Natalia Waranecka (UGr), Los majątków Stanisława Poniatowskiego w Grodnie po rozbiorach Rzeczypospolitej (koniec XVIII- początek XXI w.).
1715-1730- Robert Rogalya (UJ), Sprawy paszportowe w Królestwie Polskim po powstaniu listopadowym.
1730-1745- Michał Starczewski (UW), Masowa emigracja zarobkowa z Galicji i Królestwa Polskiego do Ameryki przed 1914 r.- oswojenie zjawiska przez elity intelektualne.
1745-1815-dyskusja
1815-1830- mgr Karolina Sołtys (UAM), Michał Homolicki (1791-1861) jako badacz dziejów Wilna.
1830-1845- Marcin Sroka (UO), Europa Środkowa w życiu i twórczości Fryderyka Chopina.
1845-1900- Jakub Brola (UJ), „Wojna odświeża powietrze”. Fiodor Dostojewski wobec sporów o kształt historycznej misji Rosji.
XX w.
(sala 210, Collegium Witkowskiego, ul. Gołębia 13)
900-915 - mgr Mateusz Drozdowski (UJ), Rosja w propagandzie ugrupowań orientacji austro-polskiej w okresie I wojny światowej.
915-930- Anastazja Wiesiałucha (UGr), Charakterystyka polityki Rosji oraz Polski na stronach gazety „Nasza Niwa”.
930-945- Daria Karankiewicz, Katarzyna Sipajla (UGr), ZSRR w pracach Zofii Nałkowskiej.
945-1015- dyskusja
1015-1030- mgr Sebastian Drabik (UJ), Sowietyzacja polskiej kultury na przykładzie „Życia Literackiego w latach 1951-1953.
1030-1045- Krzysztof Niewiadomski (UW), Bolszewik. Obraz człowieka rewolucji w tekstach pisarzy polskich.
1045-1100- Malwina Garyga (UJ),Wizerunek Czerwonoarmisty w polskim filmie fabularnym.
1100-1130-dyskusja
1130-1300 - Polityka Związku Sowieckiego wobec Europy Środkowo-Wschodniej w okresie międzywojennym.- wykład prof. Marka Kornata. (Sala Amfiteatralna, Collegium Witkowskiego, ul. Gołębia 13).
1300-1500 - PRZERWA OBIADOWA
1500-1700 - Różne wektory polityki Petersburga wobec zachodnich okrain Imperium w II poł. XIX w. debata z udziałem dr Henryka Głębockiego, dr Mateo Piccina. (sala 108, Collegium Witkowskiego, ul. Gołębia 13).
XX w. CZ. II
(sala 111, Collegium Witkowskiego, ul. Gołębia 13)
1700-1715 - Kamil Ruszała (UJ), Udział profesorów i uczniów jasielskiego gimnazjum w bitwie pod Firlejówką (6 września 1920 r.).
1715-1730- mgr Artur Jachna, Działania militarne na Rusi Podkarpackiej na przełomie lat 1938/1939 w świetle opolskich „Nowin Codziennych”.
1730-1800 - dyskusja
CZWARTEK, 27 V 2010 r.
NOWOŻYTNOŚĆ
(sala108, Collegium Witkowskiego, ul. Gołębia 13)
900-915 - Bartłomiej Dźwigała (UKSW), Wołyń, Kijowszczyzna i Bracławszczyzna w rokoszu sandomierskim.
915-930- Ewa Gąsior (UP), Sprawa kozacka podczas obrad sejmowych w Rzeczypospolitej w latach 1610-1630.
930-945- Olha Horbatiuk (Uniwersytet im. Hrynczenki), Dyplomacja Bogdana Chmielnickiego w 1648-1649.
945-1015- dyskusja
1015-1030- mgr Anna Kryszak, Rola Pawła Tetery w zawarciu ugody perejasławskiej w 1654 roku.
1030-1045- Vitaliy Khomenko (UN Akademia Kijowsko-Mohylańska), Chanat Krymski w polsko-moskiewskich relacjach podczas ukraińsko-moskiewskiej wojny 1658-59.
1045-1100- Jakub Maciejewski (UJ), Nowe źródła do negocjacji polsko-rosyjskich w czasach Sobieskiego.
1100-1130-dyskusja
1130-1300 - Katyń 1940-2010. Przeszłość- teraźniejszość- przyszłość - dyskusja studentów z dr Henrykiem Głębockim, prof. Markiem Kornatem, prof. Andrzejem Nowakiem. (Sala Amfiteatralna, Collegium Witkowskiego, ul. Gołębia 13).
1300-1430 - PRZERWA OBIADOWA
1500-1630 - Stalin and Eastern Europe in the Light of Asian History - wykład prof. Hiroaki Kuromiy (sala 56, Collegium Novum, ul. Gołębia 24).
1700-1830 - Kozaczyzna i jej wpływ na kształt Europy Środkowo-Wschodniej. Aspekt polityczny, militarny i społeczno-kulturowy - debata z udziałem dr Agnieszki Biedrzyckiej, dr Janusza Dąbrowskiego, dr Vitaliya Mykhaylovskiyego, prof. Mirosława Nagielskiego, prof. Oleksiyego Sokirko, dr hab. Jarosława Stolickiego, (sala 108, Collegium Witkowskiego, ul. Gołębia 13)
XIX w.
( sala 111, Collegium Witkowskiego, ul. Gołębia 13)
900-915 - mgr Adam Świątek (UJ), Ruś i Rusini w pismach społeczno-politycznych Teofila Merunowicza.
915-930- mgr Wacław Szczepanik (UJ), Armia austro-węgierska jako Europa-Środkowa w miniaturze. Kwestie narodowościowe i językowe w armii austro-węgierskiej końca XIX i początku XX wieku.
930-945- Aleksandra Zdeb (UJ), Bośnia pod panowaniem austro-węgierskim. Początek kształtowania się nowożytnej państwowości.
945-1015-dyskusja
1015-1030- Michael Morys-Twarowski (UJ), Estoński ruch narodowy w XIX i na początku XX wieku- wyjątkowy czy typowy?
1030-1045- Jarosław Dziubiński (UJ), Geopolityczne pojęcie „Europy Środkowo-Wschodniej pod koniec XIX i początkach XX wieku
1045-1115- dyskusja
1130-1300 - Katyń 1940-2010. Przeszłość- teraźniejszość- przyszłość - dyskusja studentów z dr Henrykiem Głębockim, prof. Markiem Kornatem, prof. Andrzejem Nowakiem. (Sala Amfiteatralna, Collegium Witkowskiego, ul. Gołębia 13).
1300-1430 - PRZERWA OBIADOWA
1500-1630 - Stalin and Eastern Europe in the Light of Asian History - wykład prof. Hiroaki Kuromiy (sala 56, Collegium Novum, ul. Gołębia 24)
1700-1830 - Kozaczyzna i jej wpływ na kształt Europy Środkowo-Wschodniej. Aspekt polityczny, militarny i społeczno-kulturowy - debata z udziałem dr Agnieszki Biedrzyckiej, dr Janusza Dąbrowskiego, dr Vitaliya Mykhaylovskiyego, prof. Mirosława Nagielskiego, prof. Oleksiyego Sokirko, dr hab. Jarosława Stolickiego, (sala 108, Collegium Witkowskiego, ul. Gołębia 13)
XX w.
(sala 212, Collegium Witkowskiego, ul. Gołębia 13)
900-915 - Izabela Mrzygłód (UW), Problem inflacji po I wojnie światowej w krajach Europy Środkowo-Wschodniej (Niemcy, Polska, Czechosłowacja, Austria, Węgry).
915-930- Michał Przeperski (UW), Polacy, Czesi i Słowacy w latach 60. Oczami Radia Wolna Europa.
930-945- Dominika Jasiak (UJ), Reakcje polskiego społeczeństwa na inwazję Układu Warszawskiego na Czechosłowację.
945-1000-Dariusz Stolicki (UJ), Stany Zjednoczone wobec stosunków polsko-radzieckich w latach 1980-1982.
1000-1045- dyskusja
1130-1300 - Katyń 1940-2010. Przeszłość- teraźniejszość- przyszłość - dyskusja studentów z dr Henrykiem Głębockim, prof. Markiem Kornatem, prof. Andrzejem Nowakiem. (Sala Amfiteatralna, Collegium Witkowskiego, ul. Gołębia 13).
1300-1430 - PRZERWA OBIADOWA
1500-1630 - Stalin and Eastern Europe in the Light of Asian History - wykład prof. Hiroaki Kuromiy (sala 56, Collegium Novum, ul. Gołębia 24)
1700-1830 - Kozaczyzna i jej wpływ na kształt Europy Środkowo-Wschodniej. Aspekt polityczny, militarny i społeczno-kulturowy - debata z udziałem dr Agnieszki Biedrzyckiej, dr Janusza Dąbrowskiego, dr Vitaliya Mykhaylovskiyego, prof. Mirosława Nagielskiego, prof. Oleksiyego Sokirko, dr hab. Jarosława Stolickiego, (sala 108, Collegium Witkowskiego, ul. Gołębia 13)
PIĄTEK, 28 V 2010 r.
NOWOŻYTNOŚĆ
(sala108, Collegium Witkowskiego, ul. Gołębia 13)
900-915 - mgr Bernadetta Manyś (UAM), Epitafia wileńskich kościołów z przełomu XVII i XVIII wieku.
915-930- mgr Ewa Nowicka, (UAM), Nie Pogrzeb lecz godowy są to Przenosiny… Eksportacja ciała zmarłego, czyli szlachecki pochód na miejsce „wiecznego spoczynku w XVII i XVIII w.
930-945- mgr Fabian Filiks (UO), Sytuacja polityczno-gospodarcza i stan kultury umysłowej na Śląsku w XVI w.
.
945-1015- dyskusja
1015-1030- mgr Mikołaj Pukianiec (UAM), Recepcja Soboru Trydenckiego w Wielkim Księstwie Litewskim w XVII i XVIII w.
1030-1045- Magdalena Knapik (UJ), Elekcja hr. Maurycego Saskiego na tron kurlandzki w 1726 r. w świetle wybranej korespondencji dyplomatycznej, prywatnej oraz gazet rękopiśmiennych z epoki.
1045-1100- Agnieszka Samsel (UAM), Sekret króla-czyli francuska pomoc dla Stanisława Leszczyńskiego w wojnie o sukcesję polską w latach 1733-1735.
1100-1130-dyskusja
1130-1300 - zwiedzanie wystawy „Sarmatyzm. Sen o potędze” w Kamienicy Szołayskich/zwiedzanie wystawy „Przerwany mecz 1768-1815” w Muzeum Historycznym Miasta Krakowa/ dyskusja z prof. Mirosławem Nagielskim. (sala 111, Collegium Witkowskiego, ul. Gołębia 13)
1300-1430 - PRZERWA OBIADOWA
1500-1630 - ZAKOŃCZENIE KONFERENCJI (sala108, Collegium Witkowskiego, ul. Gołębia 13).
XIX w.
(sala 212, Collegium Witkowskiego, ul. Gołębia 13)
900-915 - Mateusz Tułodziecki (UJ), Wpływ zjednoczeń niemieckich 1871 i 1990 na Europę Środkowo-Wschodnią - szkic porównawczy.
915-930- Sebastian Kukuczka (UJ), Konflikt polsko-niemiecki w Bielsku -Białej na pograniczu śląsko-galicyjskim w 1914 roku.
930-945- Tomasz Roguski (UKSW), Militarna i polityczna działalność Polskiej Organizacji Wojskowej dla odzyskania niepodległości przez państwo polskie.
945-1015- dyskusja
1130-1300- zwiedzanie wystawy „Sarmatyzm. Sen o potędze” w Kamienicy Szołayskich/zwiedzanie wystawy „Przerwany mecz 1768-1815” w Muzeum Historycznym Miasta Krakowa/ dyskusja z prof. Mirosławem Nagielskim. (sala 111, Collegium Witkowskiego, ul. Gołębia 13).
1300-1430 - PRZERWA OBIADOWA
1500-1630 - ZAKOŃCZENIE KONFERENCJI (sala108, Collegium Witkowskiego, ul. Gołębia 13)
________________________________________________________________
Plan organizacji pracy na konferencję "O Kształt Europy Środkowo-Wschodniej"
1.Osoby odpowiedzialne za obsługę sal konferencyjnych
Środa s.108 Bernard Stefaniak, Daniel Kadzik, Jacek Flaśiński
s.210 Paweł Glinka, Bartek Pasiut
s.212 Barbara Żurek, Łukasz Wiater, Krzysztof Popek
Czwartek s.108 Kasia Kowalska, Bernard Stefaniak, Mateusz Białota
s.111 Krzysztof Popek, Aleksander Olbrych
s.212 Paweł Glinka, Bartek Pasiut
Piątek s.108 Kasia Kowalska, Bernard Stefaniak, Mateusz Białota
s.212 Krzysztof Popek, Aleksander Olbrych
2.Spotkanie organizacyjne przed wieczorem integracyjnym
wtorek 18.00 w lokalu Koła
Bernard Stefaniak, Kasia Kowalska, Łukasz Skowronek
3.Odbiór gości z dworca
Niedziela - Michał Urban
wtorek - Koordynują osoby dokonujace rejestracji gości
pomoc: Daniel Kadzik 9:45 - 15:00
Jarosław Dziubiński od 13:00
Łukasz Skowronek od 15:00
4. Zakupy przed konferencją
Kasia kowalska, Stanisław Witecki, Łukasz Skowronek
5.Obsługa rzutników Łukasz Wiater
(w razie problemów technicznych tel.516711345)
UWAGA! wszystkich moderatorów proszę o zgłoszenie się w salach konferencyjnych godzinę przed rozpoczęciem obrad! W tym czasie powinni dopilnować odpowiedniego przygotowania sal wraz z osobami do tego wyznaczonymi. Będzie to również czas na przygotowanie rzSkorzystać z pomocy odpowiedniej firmy zajmującej się organizacją konferencji. Dokonanie właściwego wyboru może mieć olbrzymi wpływ na powodzenie przedsięwzięcia. Doświadczona firma nie pozwoli na błędy organizacyjne i będzie skarbnicą pomysłów, które pomogą uatrakcyjnić imprezę.
Od czego zależy sukces konferencji czy szkolenia? Od tematu, prestiżu organizatora, zaproszonych gości? Na pewno nie od jednego czynnika - składa się nań wiele powiązanych ze sobą elementów. I to właśnie świadomość, jak ważny jest każdy z nich, wpływa na powodzenie całego przedsięwzięcia. To naprawdę skomplikowana operacja logistyczna, dlatego dziś organizacją konferencji najczęściej zajmują się specjalistyczne firmy. A jednak warto, by każdy, kto ma zamiar zorganizować konferencję, poznał pewne zasady.
Po pierwsze - temat i cel
Tematyka i cele konferencji to główne czynniki wpływające na organizację dalszych działań. To od nich będzie zależeć lista gości, wybór miejsca i daty przedsięwzięcia oraz ustalenie budżetu. Musimy więc odpowiedzieć sobie na pytanie, co chcemy zyskać?
- Jedni chcą zarobić, dla innych, na przykład dla stowarzyszeń naukowych, to konieczność - tłumaczy Jacek Giżejewski z B.P. Horizon Travel, profesjonalnego organizatora konferencji i twórcy portalu organizatorów konferencji www.confero.pl. - Inni chcą przekazać informacje i uzyskać sprzężenie zwrotne.
Temat i cel konferencji powinniśmy wyznaczyć przynajmniej pół roku przed przewidywaną jej datą. Oczywiście wszystko zależy od rozmiaru przedsięwzięcia, ale średnio tyle czasu potrzeba, by zadbać o każdy element. Już wtedy należy stworzyć wstępny projekt tematów do opracowania i zacząć rozmowy z ludźmi, którzy mają się nimi zająć. Bardzo często prestiż zaproszonych gości wpływa na popularność imprezy. Dobry temat i przedstawiający go mówca to świetny wabik. Ale często tym wabikiem jest także atrakcyjne miejsce konferencji: świetny ośrodek konferencyjny, piękny krajobraz, możliwość zorganizowania ciekawych imprez towarzyszących (wycieczek, ognisk, kuligów) i łatwość dojazdu. Miejsce musi być sprawdzone, więc koniecznie trzeba wcześniej odwiedzić je i zobaczyć, czy rzeczywiście będą możliwości zrealizowania tam wszystkich celów, które przyjęliśmy. Podczas tej „wizytacji” mogą przyjść do głowy kolejne pomysły, dlatego założenia programowe i agenda przez cały czas organizacji powinny być udoskonalane. Na planowanym miejscu imprezy warto sprawdzić m.in., czy jest odpowiednia liczba i wyposażenie sal konferencyjnych oraz jakie są możliwości zmiany tych sal na większe lub mniejsze, w zależności od tego, ilu uczestników potwierdzi swój przyjazd. Złe wrażenie robi zarówno wiele pustych miejsc na sali, jak i ich brak, zniechęcający do spokojnego słuchania wykładowców.
Jeśli już wybraliśmy miejsce konferencji, musimy znaleźć odpowiednie hotele i ośrodki dla uczestników oraz zorganizować dojazd. Powinno się znaleźć kilka ofert (jeśli to możliwe - co najmniej trzy) i porównać nie tylko ceny, ale i jakość oferowanych usług. Warto pamiętać, że ceny można negocjować!
Jednak ani znani goście, ani najciekawsze atrakcje nie pomogą, jeśli wybierzemy nieodpowiedni termin. Mało kto zechce przyjechać na konferencję organizowaną w przeddzień Bożego Narodzenia czy Wielkanocy albo w tym samym dniu, co bardziej znana konferencja tego samego typu bądź ważne rozgrywki sportowe. Warto więc uważnie przestudiować kalendarz.
Finanse
Kiedy wstępne ustalenia są już za nami, nie możemy zapomnieć o budżecie. Co z tego, że zorganizujemy świetną konferencję, jeśli nie będziemy mogli za nią zapłacić? Dlatego ważne jest obliczenie tzw. progu rentowności konferencji, czyli określenie, kiedy przychody pokryją koszty poniesione na jej organizację. Należy tu wziąć pod uwagę dwa elementy: koszty stałe i zmienne. Do kosztów stałych należą: cena za wynajem sal konferencyjnych, opłaty poniesione na rzecz pobytu wykładowców - zakwaterowania, podróży i wyżywienia. Kosztami stałymi są także: wynagrodzenia dla personelu organizującego konferencję, a także finanse przeznaczone na wynajem sprzętu audio−wideo i biurowego, oprawę plastyczną, zorganizowanie marketingu oraz strategii promocyjnej. Do kosztów zmiennych zaliczamy: wyżywienie i napoje, ceny pakietów konferencyjnych (np. teczek, ulotek), a także koszt wynajmu paneli na abstrakty i transfery. Na podstawie przewidywanych kosztów można obliczyć, ile każdy uczestnik powinien zapłacić za udział w konferencji, by firma organizująca nie poniosła strat. Jeżeli okaże się, że koszt uczestnictwa byłby za wysoki, trzeba znaleźć sposób, by go obniżyć. Możemy np. poszukać sposobu, by zwiększyć liczbę uczestników, znaleźć sponsorów lub po prostu spróbować zmniejszyć koszty, korygując plany.
Jeśli uczestnicy mają zgłaszać swój udział w konferencji i wnosić opłatę rejestracyjną, należy mniej więcej pół roku wcześniej ustalić jej wysokość i opracować regulamin imprezy.
4−6 miesięcy przed konferencją
Kolejne kroki to uaktualnienie listy uczestników, zawsze przecież ktoś może „wypaść” z listy, a ktoś inny okaże się na niej niezbędny. Lista powinna być znana trzy miesiące przed konferencją, co jest ważne przy organizowaniu zakwaterowania dla gości. Zamknąć ją możemy miesiąc przed konferencją. Ale musimy być przygotowani na różne sytuacje, ponieważ w ostatniej chwili chęć uczestniczenia w konferencji może wyrazić ważna osoba, dla której powinno znaleźć się miejsce.
Kiedy już pierwsze ustalenia są gotowe, należy wziąć się za zaplanowanie strategii promocyjnej imprezy: opracowanie logo, przygotowanie listy mediów i osób, które koniecznie trzeba poinformować o planowanym przedsięwzięciu, ustalenie terminów wysyłania powiadomień oraz komunikatów do prasy.
To również czas na przygotowanie imprezy pod względem technicznym i logistycznym, czyli sprzętu audio−wideo, nagłaśniającego i w razie potrzeb innych specyficznych wymagań (oświetlenia, organizacji imprez towarzyszących). Trzeba wcześniej sprawdzić, czy w miejscu, w którym chcemy zorganizować konferencję, to wszystko będzie można zrealizować, a jeśli nie - jakie są inne możliwości, np. wypożyczenia sprzętu. W ostateczności zostaje po prostu korekta planów.
Odpowiednia pomoc
Warto skorzystać z pomocy odpowiedniej firmy zajmującej się organizacją konferencji. Dokonanie właściwego wyboru może mieć olbrzymi wpływ na powodzenie przedsięwzięcia. Doświadczona firma nie pozwoli na błędy organizacyjne i będzie skarbnicą pomysłów, które pomogą uatrakcyjnić imprezę.
- Fachowiec może zaoferować organizatorowi−zleceniodawcy znajomość technologii przygotowywania konferencji (planowanie, budżetowanie, realizacja, sponsoring, programy towarzyszące), znajomość bazy konferencyjnej, dostawców usług, procedur handlowych - wymienia Jacek Giżejewski z B.P. Horizon Travel.
Oczywiście, udział agencji nie jest konieczny, można samodzielnie wszystko zorganizować, zwłaszcza jeżeli ma się odpowiednie doświadczenie.
Ale jeśli jest się naukowcem?
- Czas pracy naukowców jest zbyt cenny - przekonuje Jacek Giżejewski. - Poza tym znajomość technologii organizacji konferencji nie jest mocną stroną naukowców. Czy warto się tego uczyć, gdy robi się to okazyjnie raz na piętnaście lat? Lepiej wynająć fachowców i skoncentrować się na programie merytorycznym.
W dobrą agencję warto zainwestować, zasięgnąć opinii na temat różnych firm, zrobić ich listę i porównać oferty. Ważne są rekomendacje, przynależność do organizacji branżowych (np. Stowarzyszenie Kongresy i Konferencje w Polsce), osiągnięcia i zasięg działania.
Należy dobrze przemyśleć także wybór dostawców usług: hoteli, cateringu, transportu itp. Warto porównać przynajmniej trzy propozycje każdego rodzaju dostawców i wziąć pod uwagę przede wszystkim jakość oferowanych usług. Doświadczony dostawca będzie doskonale wiedział, co zrobić, gdy nagle zabraknie zimnych napojów, bo dzień był wyjątkowo gorący, albo szybko zainterweniuje, gdy zdarzy się awaria sprzętu.
Diabeł tkwi w szczegółach
Coraz bardziej szczegółowe zadania zaczynamy realizować 2−3 miesiące przed imprezą. To czas na opracowanie zasad rejestracji oraz wymeldowania gości, a jednocześnie na podział zakresu odpowiedzialności personelu za poszczególne zadania. Warto już obliczyć, ile osób personelu będziemy potrzebować. Nadchodzi pora, by ostatecznie ustalić warunki płatności z agencją i dostawcami. To też ostatnia chwila, by upewnić się, czy posiadamy wszystkie niezbędne zezwolenia, prawa autorskie, licencje itp. Musimy uwzględnić znaki towarowe oraz prawa do wykorzystania muzyki. Warto już teraz wybrać i kupić upominki dla gości.
Ostatnie dwa miesiące to czas na określenie systemu identyfikacji uczestników oraz oznaczenie miejsca imprezy.
Jeszcze raz sprawdzamy listę gości i sporządzamy plan wykorzystania powierzchni (w przeliczeniu, jaka powierzchnia sali potrzebna jest dla określonej liczby osób, pomóc może np. kalkulator Poradnika organizatora konferencji na stronach www.confero.pl).
1−2 miesiące przed konferencją ostatecznie potwierdzamy ustalenia z dostawcami. Musimy pamiętać o dokładnym przeczytaniu umowy i zwrócić uwagę na warunki i terminy anulacji. Ostateczny program imprezy powinien być gotowy 2−4 tygodnie przed konferencją.
Miesiąc przed konferencją należy przygotować materiały rozdawane uczestnikom: identyfikatory, wejściówki, karnety itp. Tydzień przed dniem otwarcia przeprowadzamy odprawę zespołu i współpracowników.
Strategia promocyjna
Pierwsze informacje o imprezie powinny pojawić się pół roku przed jej rozpoczęciem - mają one zachęcić odbiorców do uczestnictwa i mogą dostarczyć pierwszych sygnałów na temat zainteresowania naszym przedsięwzięciem. Trzeba odpowiedzieć sobie na pytanie, kogo powinna zainteresować nasza konferencja i jak do tej grupy czy grup trafić. Jeżeli organizujemy konferencję naukową z określonej dziedziny wiedzy, warto poszukać branżowych pism, w których można zamieścić o niej informację. Zapowiedzi konferencji można umieszczać również na specjalistycznych stronach internetowych.
Ważny jest odpowiednio skonstruowany komunikat prasowy, w którym znajdą się najważniejsze informacje dotyczące tematu konferencji, terminu i miejsca, warunków uczestnictwa, a także zaproszonych gości (vip−ów) czy imprez towarzyszących. Pierwsze szczegółowe informacje powinny być rozesłane trzy miesiące przed imprezą, a kolejne - przypominające - 2−3 miesiące przed datą konferencji. Jeśli nie jest wymagana wcześniejsza rejestracja, komunikaty warto powtórzyć również przed samą imprezą.
W ostatniej chwili
Najgorętszy okres to ostatni tydzień i oczywiście czas trwania konferencji. Wtedy powinno być już wszystko dopięte na ostatni guzik. Ostatnie dni to aranżacja i organizacja miejsca imprezy, a także biura, rejestracji, recepcji, szatni itp. Odpowiednio wcześniej należy wypakować i rozlokować materiały konferencyjne, broszury, ulotki. Cały czas trzeba kontrolować ewentualne zmiany ze strony np. dostawców (potwierdzić stawki wynajmu pomieszczeń i obsługi, przygotować projekt ostatecznego rozliczenia uwzględniającego bieżące zmiany) i sprawdzać przygotowanie personelu. Ostatnie chwile to czas, by dopilnować również godzin przyjazdu gości, zorganizować ich odbiór z lotniska czy pociągu, zaaranżować powitania itp.
Niestety, nie nad wszystkim możemy zapanować i najpiękniejsze plany może popsuć pogoda. Dlatego konieczne jest, by śledzić również jej prognozy, aby nie dać się niczemu zaskoczyć i np. wcześniej zaplanowane pieczenie dzika na świeżym powietrzu zamienić na bankiet w hotelowej restauracji.
I po konferencji
Po konferencji pakujemy wszystkie materiały i przeprowadzamy ich inwentaryzację. Ostatecznie ustalamy też sprawy płatności - to jest czas na wyjaśnienie z dostawcami jakichkolwiek wątpliwości. Tydzień po imprezie musimy podziękować wszystkim osobom zaangażowanym w jej organizację. W tym celu można wysłać kartki, e−maile lub zadzwonić. Warto znów rozesłać materiały prasowe podsumowujące nasze przedsięwzięcie - mogą być cennym komunikatem dla tych, którzy w przyszłości zechcą wziąć udział w konferencji. Zostaje jeszcze przejrzenie wszystkich punktów realizacji imprezy oraz przeanalizowanie mocnych i słabych stron organizacji. Właściwie wyciągnięte wnioski pozwolą każdą następną konferencję przygotować lepiej i bardziej profesjonalnie.