Akademia Ekonomiczna im. Oskara Langego

Wydział Inżynieryjno-Ekonomiczny

Outsourcing

Prowadzący przedmiot:

Dr Małgorzata Czura

Wrocław 2004

Kupować pewne usługi niezbędne przedsiębiorstwu u zewnętrznych dostawców czy raczej rozwijać komórki mogące świadczyć takie usługi wewnątrz przedsiębiorstwa? W praktyce z tego rodzaju dylematem wcześniej czy później spotykaj się wszyscy przedsiębiorcy. Od dawna występują w zarządzaniu takie kategorie, jak: kooperacja i kooperanci, integracja pionowa i pozioma, krzywa doświadczeń i efekt skali. Renesans zainteresowania tym dylematem wynika z konieczności znalezienia takiego narzędzia (systemu) zarządzania, które w sposób zdecydowany zwiększyłoby możliwości radzenia sobie przedsiębiorstwem z nadmierną złożonością otoczenia.

Outsourcing to słowo pochodzące z ang. Out sources (zewnętrzne źródła) lub outside resources using (używanie zewnętrznych zasobów). Inaczej - outsourcing to możliwość wykorzystania niezależnych, zewnętrznych podmiotów jako dostarczycieli określonych dóbr i usług zamiast konieczności rozwijania tych rodzajów działalności wewnątrz przedsiębiorstwa.

Małe firmy właściwie zawsze korzystały z usług firm zewnętrznych, głównie w zakresie funkcji pomocniczych (prowadzenie spraw związanych z księgowością, ochrona zakładu, sprzątania pomieszczeń biurowych, sprzątanie pomieszczeń produkcyjnych, obsługa informatyczna zakładu w formie np. nadzoru nad siecią, transport wewnętrzny, transport zewnętrzny, prowadzenia spraw związanych z kadrami, działalnością socjalną, zlecenia działalności związanej z konserwacją maszyn i urządzeń). W mniejszym zakresie dotyczyło to funkcji podstawowych. Duże firmy dotychczas częściej wybierały sposób rozwoju preferujący lokowanie większości funkcji podstawowych i pomocniczych wewnątrz przedsiębiorstwa. Zwiększyło to możliwość uzyskania efektu skali przez firmę, ale jednocześnie zagrażało jej mobilności. Prowadziło to także do niepotrzebnego przesuwania usprawnień decyzyjnych z niższych na wyższe szczeble zarządzania.

Doświadczenia już istniejących firm wskazują, że w zasadzie każdą działalność przedsiębiorstwa począwszy od ochrony zakładu i czynności podporządkowanych, a kończąc na zarządzaniu na poziomie zarządu, można zlecić firmie zewnętrznej.

Outsourcing daje określonej organizacji możliwość racjonalizacji systemu zarządzania wpływając w określonych sytuacjach, na zwiększenie jej przychodów i ograniczenie ponoszonych przez nią kosztów. Podstawową zaletą outsourcingu jest wykorzystanie wiedzy zewnętrznych specjalistów, niemożliwej do osiągnięcia w organizacji bez znacznych nakładów na szkolenia i dodatkową infrastrukturę. Kolejną zaletą jest zmniejszenie ryzyka funkcjonowania organizacji poprzez przesunięcie ryzykownych rodzajów działalności na zewnątrz. Istotną mocną stroną jest możliwość redukcji kosztów bezpośrednich i pośrednich ponoszonych przez firmę w razie utrzymywania danej działalności w jej wnętrzu. Outsourcing pozwala bowiem zmniejszyć koszty związane m.in. z zatrudnieniem pracowników, utrzymywaniem miejsc pracy, finansowaniem nakładów inwestycyjnych czy z prowadzeniem polityki kadrowej. Wprawdzie płacąc określoną kwotę firmie zewnętrznej, również pokrywa się jej koszty pośrednie i bezpośrednie, ale najczęściej koszty te kształtują się na innym niższym poziomie.

Wśród innych zalet outsourcingu można wymienić:

• lepsza możliwość kontroli przychodów i kosztów poprzez ograniczenie wszelkich rozliczeń do minimum,

• większa dyspozycyjność firmy zewnętrznej,

• możliwość pozbycia się problemów pracowniczych, w tym chociażby tych wynikających z nadmiernej absencji, funkcjonowania grup nieformalnych czy związanych z przyjmowaniem, awansowaniem i zwalnianiem pracowników,

• możliwość zainwestowania w nowe źródła przychodów środków zaoszczędzonych dzięki zatrudnieniu firmy zewnętrznej,

• możliwość skoncentrowania się na podstawowej działalności,

• wyższą pewność wykonania określonego zadania.

Zainteresowanie outsourcingiem można rozpatrywać jako odpowiedź organizacji na nowe wyzwania otoczenia, które charakteryzuje 6 głównych cech:

1. Przyspieszenie zmian technologicznych i ich starzenia się, wymagając szybciej deprecjacji kapitału (czyli obniżenia jego wartości) i inwestycji know-how;

2. nieciągłość, generującą potrzebę płynności organizacji w krótkim okresie i strategiczną mobilność w długim,

3. trudność w utrzymaniu zadowalającej zyskowności w obliczu kryzysów; zmusza ona do redukcji zapasów i jest bodźcem do redukcji kosztów lub unikania inwestycji zbędnych wobec głównego celu organizacji (np. producent samochodów rzadko musi posiadać własna odlewnię),

4. wzrastającą złożoność wielu produktów i różnorodność procesów niezbędna do wyprodukowania poszczególnych ich części. Przy znacznym przestrzennym rozproszeniu pracowników wzrasta złożoność struktur organizacji, która wymaga rozległego systemu zarządzania. Rozwiązaniem może być decentralizacja lub „przekazywanie” - zlecanie wykonania zadań czyli funkcji zewnętrznym podmiotom gospodarczym,

5. rosnąca liczba przepisów prawnych, zasad, które są społecznymi ograniczeniami dla firm w rozwiniętych społeczeństwach. Firmy starają się obchodzić pewne ograniczenia stosując półśrodki, np. zatrudniając podwykonawców, czy poszukując tańszej siły roboczej,

6. intensywna konkurencja na skalę całego świata; jest ona silnym bodźcem poszukiwania za granicą partnerów mogących pomóc w sprzedaży na zagranicznych rynkach lub dzielić ryzyko nowych produktów.

Decyzja o outsourcingu może mieć, w zależności od skali proponowanych zmian, charakter decyzji strategicznej, taktycznej lub operacyjnej. W tym pierwszym zakresie do analizy możliwości zastosowania outsourcingu można wykorzystać metody zarządzania strategicznego skoncentrowane przede wszystkim na kryteriach jakości. Decyzje zaś na poziomach taktycznym i operacyjnym mogą być podejmowane na podstawie rachunku opłacalności inwestycji, w którym uwzględnia się przede wszystkim wielkości ilościowe.

Outsourcing jako pewien wzorzec działania może stanowić składową strategii przedsiębiorstwa lub być, w wybranych przypadkach, strategia ogólna firmy, zwłaszcza firmy funkcjonującej w wyjątkowo zmiennym otoczeniu. Jeśli „strategia to przyjęte zachowanie się organizacji względem jej otoczenia i jej wnętrza” to outsourcing jest rodzajem strategii.

Niezależnie jednak od metody i sposobu kalkulowania oraz wyrażania badanych wielkości pierwszym, podstawowym wyznacznikiem decyzji o wydzieleniu na zewnątrz bądź pozostawieniu danego obszaru działania wewnątrz firmy powinna być wysokość korzyści możliwych do uzyskania w wyniku wprowadzenia pewnych obszarów działalności na zewnątrz.

Przedsiębiorstwo nie może i nie powinno dążyć do sytuacji, w której cały proces będzie wykonywało z wykorzystaniem własnych zasobów. Na rynku nabierającym coraz bardziej cech konsumenta przedsiębiorstwa nie są w stanie budować przewagi konkurencyjnej na postawie zasady literowania w każdym z procesów składających się na jego działalność. Już od dawna np. większość producentów samochodów działa na zasadzie montowni. Większość podzespołów w tej sytuacji wykonują kooperanci, dzisiaj powiedziano by: firmy outsourcingowe. Od wielu lat strategie i plany marketingowe wielkich przedsiębiorstw sporządzają firmy wyspecjalizowane w działalności marketingowej.

W powszechnym rozumieniu outsourcing kojarzy się przede wszystkim ze zlecaniem na zewnątrz ochrony zakładu, sprzątania pomieszczeń biurowych, prowadzenia księgowości i obsługi informatycznej przedsiębiorstw. Nie nazywa się outsourcingiem, chociaż powinno, wykorzystywania kooperantów w realizacji zadań produkcyjnych czy zlecania transportu zewnętrznego. Wynika to głównie z tradycyjnego sposobu myślenia, zgodnie z którymi to, co oczywiste i schematyczne, jest niezauważalne, a to co można traktować jako zupełną zmianę sposoby postrzegania działań firm, staje się synonimem nowych metod zarządzania.

Rynek firm świadczących usługi sprzątania, prowadzenia księgowości, ochrony zakładu czy inne o charakterze pomocniczym należy w Polsce do rynków jeszcze nie w pełni rozwiniętych. Zleceniodawcy narzekają na niską jakość i wysoka cenę tego typu usług. Być może w przyszłości, kiedy np. na rynku usług sprzątania będzie więcej liczących się firm wówczas jakość i cena się zmienią. Innym mankamentem na tym rynku jest brak w przedsiębiorstwach specjalistów mogących skutecznie negocjować i nadzorować kontrakty z takimi firmami.

Outsourcing to także potencjalne zagrożenia dla firm szeroko z niego korzystających. Najistotniejszym niebezpieczeństwem jest prawdopodobieństwo utraty możliwości kontroli procesów realizowanych w organizacji, np. możliwość utraty przewagi konkurencyjnej. Problemem może być także uzależnienie się od zewnętrznych usługodawców, a także utrata możliwości pełnego wykorzystania zdolności i kreatywności nie zatrudnionych na podstawie umowy o prace ludzi z firm zewnętrznych. Firma pozbywająca się własnych kadr może pozbawić się istotnego czynnika rozwoju.

Grupę procesów których firma nie powinna zlecać na zewnątrz stanowią procesy decydujące o jej przewadze konkurencyjnej i w ten sposób identyfikujące tę firmę na rynku jako firmę określonego typu czy charakteru. Sprzedaż przez Philipsa działu badawczo-rozwojowego, przez Coca-Cole zakładu koncentratu cola, przez bank PKO BP części obsługującej detalistów, czy sprzedaż przez Hortex działu mrożonek może bardzo szybko doprowadzić do ich upadku w skutek utraty tożsamości.

Niskie ryzyko, niskie zyski ale jest i druga strona, niskie ryzyko to pewne zyski, wysokie to często bankructwo. Przedsiębiorstwo powinno dywersyfikować ryzyko dlatego też nie można jednoznacznie określić, że procesy mało ryzykowne powinniśmy pozostawiać w firmie, a usuwać na zewnątrz procesy wysokiego ryzyka. Istnieje bowiem wtedy zagrożenie utraty pozycji rynkowej danej firmy w skutek generowania zbyt niskiego poziomu przychodów.

Pierwszym krokiem do stwierdzenia, czy outsourcing zaspokoi potrzeby przedsiębiorstwa jest określenie w czym się ono specjalizuje. Trzeba wiedzieć, czym dana firma różni się od konkurencji. Konieczne jest określenie dziedzin, w których inni mogą wykonywać tę pracę lepiej, szybciej, lub taniej. Nawet jeśli marka firmy jest znana, może okazać się, że taniej będzie zlecić produkcję komu innemu, a samemu zadbać o promocję marki. W ten sposób działa wiele przedsiębiorstw, głównie z branży elektronicznej i motoryzacyjnej. Sukces outsourcingu zleży od aktywnej polityki kierowania współpraca. Do tego celu trzeba wyznaczyć współpracowników, którzy maja najlepsze predyspozycje do negocjowania. To oni będą odpowiadali za kontakty firmy z partnerami, np. firmami świadczącymi usługi outsourcingu. Ponieważ owocna współpraca wymaga określonych umiejętności, wskazane byłoby wysłać tych pracowników na odpowiednie szkolenia.

Outsourcing w polskich przedsiębiorstwach

W Polsce procesy wydzielania części prowadzonej działalności na zewnątrz w formie samodzielnie działających podmiotów gospodarczych rozpoczęły się na początku lat 90-tych w raz z rozpoczęciem, przynajmniej przez część przedsiębiorstw, procesów prywatyzacji i restrukturyzacji. Były to po pierwsze, te przedsiębiorstwa, które od początku musiały działać w warunkach wolnego rynku (handel, przemysł chemii gospodarczej). Z kolei były to przedsiębiorstwa do których wchodził kapitał zagraniczny. W tym przypadku bardzo często warunkiem wejścia firmy zagranicznej było uporządkowanie działalności przedsiębiorstwa poprzez pozbycie się tych obszarów, które nie były związane z głównym profilem działalności lub tych, które niewspółmiernie obciążały majątek przedsiębiorstwa. Osobną grupę przedsiębiorstw stanowiły te, w których rozwiązania outsourcingowe wprowadzano na zasadzie „owczego pędu” czy dla chwilowych korzyści podatkowych.

Różne przedsiębiorstwa w różny sposób wprowadzały rozwiązania outsourcingowe. Najogólniej, można te sposoby sklasyfikować jako zmiany rewolucyjne, lub ewolucyjne. Zmiany rewolucyjne polegały na zwolnieniu z dnia na dzień ludzi pracujących przy realizacji określonych funkcji i sprzedaży wykorzystywanego przez nich majątku wraz z równoczesnym zakontraktowaniem tych usług w innych niezależnych przedsiębiorstwach.

Drugi sposób miał i ma charakter ewolucyjny i polegał na stopniowym likwidowaniu danego obszaru działalności poprzez przenoszenie zatrudnionych tam ludzi i wykorzystywanego tam majątku do spółek - córek, przynajmniej w pierwszej fazie należących w pełni do spółki - matki. Spółka - matka, oprócz preferencyjnych warunków dzierżawy czy leasingu, gwarantowała w pierwszej fazie spółce - córce zlecenia pokrywające w całości jej moce przerobowe, po często, wyższej od rynkowej cenie. Głównym celem takich działań było uzyskanie społecznej akceptacji dla tego typu rozwiązań. Dopiero po około dwóch latach spółka - córka zmuszona była do funkcjonowania na w pełni rynkowych zasadach, co sprowadzało się do konieczności udziału w przetargach na prace zlecone przez spółkę - matkę, na równi z innymi podmiotami zewnętrznymi. Pierwsze podejście stosowały firmy słabe, bankrutujące, zmuszone do radykalnych działań przez rynek, drugie podejście ewolucyjne stosowały firmy bogate, działające w stabilnym otoczeniu lub z silnym, pracowniczym lobby.

Jakość partnerstwa a sukces outsourcingu w przedsiębiorstwie

Obecnie organizacje coraz częściej zwracają uwagę na problematykę outsourcingu, nie tylko ze względu na redukcje kosztów i ułatwienie procesy zarządzania, ale również ze względu na możliwość uzyskania trwałej poprawy przewagi konkurencyjnej i sukcesu rynkowego dzięki połączeniu zasobów i zmianie relacji z dostawcami na partnerskie. W wyniku nowego podejścia dotychczasowy model wzajemnych relacji typu „klient - sprzedawca” przechodzi w relacje partnerska.

Outsourcing jako innowacyjna technika zarządzania jest jednym ze sposobów zwiększania efektywności organizacji. Przy podejmowaniu decyzji o wydzieleniu określonych funkcji ze struktury organizacji i przekazaniu do wykonania zewnętrznym jednostka (partnerom outsourcingowym) bierze się pod uwagę nie tylko jakość oferowanych usług przez partnerów, ale i relacje między organizacjami.

Sukces outsourcingu i partnerstwa jest procesem złożonym i wielowymiarowym. Sukces outsourcingu oznacza dopasowanie oczekiwań klienta do wyników outsourcingu, zaś sukces partnerstwa oznacza osiągnięcie celów przez każdego z partnerów i zbudowanie przewagi konkurencyjnej, nie możliwej do uzyskania bez współpracy. Kluczowym czynnikiem sukcesu outsourcingu jest jakość partnerstwa, czyli rozwijanie relacji partnerstwa na zaufaniu, zrozumieniu wzajemnych celów działania, podziale ryzyka i korzyści oraz zaangażowaniu.

Reasumując można powiedzieć, że outsourcing jest strategią restrukturyzacji, polegającą na przekazaniu funkcji ubocznych i pomocniczych w ręce firmy zewnętrznej i skoncentrowanie się na czynnościach związanych bezpośrednio z zasadnicza sferą działalności przedsiębiorstwa. Wynika ona z faktu, co podkreślają zarówno teoretycy jak i praktycy zarządzania, że w obecnych czasach przedsiębiorstwa powinny przyjąć zasadę, iż należy zajmować się wyłącznie tym, na czym znają się najlepiej, co pozwoli im utrzymać rynkowa pozycję i skutecznie walczyć z konkurencja. W tym celu muszą się odchudzić, czyli zrezygnować z całej sfery wspomagającej, nie związanej z głównym nurtem działalności. Poważne przedsiębiorstwa specjalizujące się w swojej dziedzinie nie jest (i nie powinno być) ekspertem w innych dziedzinach. Oczywiście bardzo dobrze prosperujące przedsiębiorstwo jest w stanie zatrudnić specjalistów z każdej dziedziny. Jednak najczęściej przedsiębiorstwa te prosperują dobrze dlatego, ze umieją liczyć koszty.

Różnica pomiędzy outsourcingiem a zwykłym zleceniem polega głównie na tym, że outsourcing powoduje przebudowanie systemu organizacyjnego w przedsiębiorstwie, koncentracje sił i środków na zasadniczej działalności, ponadto wymaga trwałych relacji partnerskich z usługodawcą.

LITERATURA

1. James P. Womack, Daniel T. Jones „Odchudzanie firm : eliminacja marnotrawstwa - kluczem do sukcesu” ; tł.(z ang.). - Warszawa : Centrum Informacji Menedżera, 2001

2. Lichtarski J. „Podstawy Nauki o Przedsiębiorstwie” wyd. AE Wrocław 1999

3. Wesołowski S. „Zaopatrzenie materiałowe w nowoczesnych koncepcjach zarządzania” 1994 nr 1.

4. http://finanse.info.pl/artykuly/artykul_5387.htm

1

Szukasz gotowej pracy ?

To pewna droga do poważnych kłopotów.

Plagiat jest przestępstwem !

Nie ryzykuj ! Nie warto !

Powierz swoje sprawy profesjonalistom.

Szukasz gotowej pracy ?

To pewna droga do poważnych kłopotów.

Plagiat jest przestępstwem !

Nie ryzykuj ! Nie warto !

Powierz swoje sprawy profesjonalistom.

---