Co rozumiemy pod pojęciem księgi rachunkowe?
Księgi rachunkowe - jest to dokumentacja w języku polskim i w polskiej walucie, prowadzone w siedzibie jednostki (przedstawicielstwa lub oddziału zagranicznej osoby prawnej).
Księgi rachunkowe prowadzone są na podstawie dowodów księgowych i ujmują zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym. Obejmują one zbiory zapisów księgowych, obrotów i sald, które tworzą dziennik, księgę główną, księgi pomocnicze, zestawienia: obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych, a także wykaz składników aktywów i pasywów.
Księgi rachunkowe prowadzi się w siedzibie jednostki. Mogą być prowadzone poza siedzibą jednostki, w przypadku powierzenia ich prowadzenia jednostce uprawnionej - zgodnie z obowiązującymi przepisami - do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.
Otwarcia ksiąg rachunkowych dokonuje się na:
dzień rozpoczęcia działalności,
początek każdego następnego roku obrotowego,
dzień zmiany formy prawnej, połączenia lub podziału jednostki,
dzień rozpoczęcia likwidacji lub postępowania upadłościowego.
Księgi otwiera się w ciągu 15 dni od dnia wymienionych zdarzeń. Otwarcia ksiąg rachunkowych pod datą rozpoczęcia działalności dokonuje się przez wprowadzenie do ewidencji księgowej stanu aktywów i pasywów, potwierdzonego spisem z natury rzeczowych składników majątku gotówki (inwentaryzacja).
Księgi rachunkowe zamyka się na:
dzień kończący rok obrotowy,
dzień zakończenia działalności, w tym również sprzedaży i zakończenia likwidacji lub postępowania upadłościowego,
dzień poprzedzający zmianę formy prawnej, postawienia w stan likwidacji lub upadłości.
Księgi zamyka się nie później niż w ciągu trzech miesięcy od dnia tych zdarzeń. Ostateczne zamknięcie ksiąg jednostki powinno być dokonane nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia zaistnienia tych zdarzeń.
Księgi rachunkowe obejmują:
dziennik - służy do zapisywania w porządku chronologicznym, dzień po dniu, danych o operacjach gospodarczych. Zapisy w dzienniku muszą być kolejno numerowane, a sumy zapisów (obroty) liczone w sposób ciągły
konta księgi głównej - wprowadza się pod datą otwarcia ksiąg rachunkowych salda początkowe aktywów i pasywów, a następnie dokonuje zapisów wszystkich operacji za kolejne miesiące, zarejestrowanych uprzednio lub jednocześnie w dzienniku
konta ksiąg pomocniczych (ewidencji analitycznej) - prowadzi się w szczególności dla:
środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz dokonanych od nich odpisów amortyzacyjnych (umorzeniowych)
rozrachunków z kontrahentami
rozrachunków z pracownikami
operacji zakupu (obce faktury i inne dowody)
kosztów
zestawienie obrotów i sald księgi głównej oraz zestawienia sald kont ksiąg pomocniczych
Nie wszystkie podmioty rachunkowe musza prowadzić księgi rachunkowe, które są obowiązane prowadzić księgi rachunkowe?
Księgi rachunkowe prowadzi się w siedzibie jednostki (przedstawicielstwa lub oddziału zagranicznej osoby prawnej). Do prowadzenia ksiąg rachunkowych (pełnej rachunkowości) zobligowane są:
a) spółki z ograniczoną odpowiedzialnością
b) spółki akcyjne
c) spółki komandytowo-akcyjne
d) spółki komandytowe
Ponadto obowiązek prowadzenia pełnej księgowości dotyczy osób fizycznych, spółek cywilnych, spółek jawnych, spółek partnerskich jeżeli przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy są równe lub wyższe niż równowartość w walucie polskiej 1 200.000 euro. W przeciwny przypadku prowadzenia pełnej księgowości odbywa się na zasadzie dobrowolności.
W Polsce zarejestrowanych jest ok. 3,5 miliona podmiotów gospodarki narodowej. Zdecydowana większość z nich to indywidualna działalność gospodarcza (81%). Liczba pozostałych podmiotów wynosi ok. 670 tys. Biorąc pod uwagę tylko te podmioty, gdzie obowiązek prowadzenia pełnej rachunkowości jest obligatoryjny bezwarunkowo okazuje się, iż dotyczy on ok. 370 tys. podmiotów, z czego 251 tys. stanowią przedsiębiorstwa prywatne. Z tego powodu istotne wydaje się wprowadzenie uproszczenie w tej dziedzinie.
Jednym z podstawowych obowiązków wynikających z prowadzenia pełnej księgowości jest sporządzenie sprawozdania finansowego. Musi ono zasad złożone we właściwym rejestrze sądowym oraz w odpowiednim urzędzie skarbowym (obowiązek nałożony w Ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych). Ponadto, podmioty spełniające dodatkowe kryteria określone w Ustawie o Rachunkowości muszą przekazać sprawozdanie do biegłego rewidenta (w celu jego rewizji) oraz do Centrum Obsługi KPRM (publikacja w Monitorze Polskim B).
Podstawowe zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych
Księgi rachunkowe powinny być prowadzone:
rzetelnie,
bezbłędnie,
sprawdzalnie,
bieżąco. (Ustawa o rachunkowości Art. 24 pkt.1)
Rzetelność to znaczy, że księgi przedstawiają stan rzeczywisty. Bezbłędność jeśli dane zawarte w księgach są ujęte w sposób poprawny, ciągły i kompletny. Sprawdzalność oznacza, że księgi rachunkowe dają możliwość sprawdzenia czy dokonane w nich zapisy są poprawne.
Bieżąco co oznacza, że ujmują one zapisy w dniu dokonaniu operacji gotówkowych, czekowych, i wekslowych. Dostarczane z nich informacje pozwalają na sporządzanie innych wymaganych sprawozdań w określonym terminie. Zestawienie obrotów i sald kont syntetycznych są sporządzane za poszczególne okresy.
Ustawa o rachunkowości przewiduje szereg wymogów ogólnych dotyczących prowadzenia ksiąg rachunkowych m.in. powinny być one:
trwale oznaczone nazwą jednostki,
wyraźnie oznaczone co do roku obrotowego,
przechowywane starannie w ustalonej kolejności.
Dokumentacja księgowa jest niezbędna w dokumentowaniu zdarzeń gospodarczych występujących w danym podmiocie. Podstawą dokonywania zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe. Mogą to być dowody księgowe źródłowe potwierdzające dokonanie transakcji bądź sporządzane przez dany podmiot dowody księgowe.
Inwentaryzacja - co to jest i do czego służy?
Inwentaryzacja - ogół czynności rachunkowych zmierzających do sporządzenia szczegółowego spisu z natury składników majątkowych i źródeł ich pochodzenia na określony dzień. Inwentaryzacja polega na ustaleniu za pomocą spisu faktycznego stanu wszystkich rzeczowych i pieniężnych składników majątkowych, jak też wyjaśnienie różnic pomiędzy stanem stwierdzonym podczas inwentaryzacji (rzeczywistym), a stanem wynikającym z ewidencji księgowej.
Różnice te wynikają głównie z dwóch następujących powodów:
zmiany naturalnych cech przedmiotów, których nie można ustalić na podstawie dowodów (ulatnianie się, wysychanie, niedokładny pomiar przyjęcia i wydania materiałów masowych, przeterminowanie zapasów, zmiany mody itp.);
błędów i nadużyć popełnionych przez pracowników w ewidencji księgowej (omyłki liczbowe w dokumentacji i zapisach), pomyłki w przyjmowaniu i wydawaniu rzeczowych składników majątku, kradzieże i nadużycia.
Głównym celem inwentaryzacji jest ustalenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów. W szczególności sprowadza się to do:
uzgodnienia zapisów księgowych ze stanem rzeczywistym,
rozliczenia osób materialnie odpowiedzialnych za powierzony im majątek,
dokonania oceny przydatności gospodarczej składników majątku objętych spisem,
przeciwdziałania stwierdzonym w czasie spisu nieprawidłowościom w gospodarce składnikami majątku (nadmierna ilość, niechodliwość).
Zgodnie z obowiązującymi przepisami, inwentaryzacja dotyczy następujących czynności:
przeprowadzenia spisu z natury wszystkich składników majątkowych pozostających w dyspozycji jednostki gospodarczej,
wyceny wartości spisanych składników,
uzyskania od kontrahentów jednostki gospodarczej pisemnych informacji o stanie jej środków pieniężnych na rachunkach bankowych, o stanie zaciągniętych kredytów bankowych, należnościach i zobowiązaniach oraz stanie własnych składników majątku powierzonych kontrahentom,
porównania danych ewidencyjnych niektórych składników z odpowiednimi dokumentami, np. stanem posiadanych gruntów,
ustalenia i wyjaśnienia przyczyn ilościowych niedoborów i szkód,
postawienia i umotywowania wniosków o sposobie rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych,
wskazania sposobów usunięcia nieprawidłowości w gospodarce majątkiem jednostki.
Rozróżnia się następujące rodzaje inwentaryzacji:
spis z natury - dokonywany przez członków komisji inwentaryzacyjnej, na podstawie bezpośrednich obserwacji i pomiarów środków majątkowych w jednostce gospodarczej. Obejmuje możliwe do obejrzenia środki trwałe, rzeczowe składniki majątku obrotowego, środki pieniężne w kasie, papiery wartościowe. Zgodnie z art. 26 ustawy o rachunkowości inwentaryzacją drogą spisu z natury obejmuje się również znajdujące się w jednostce składniki aktywów, będące własnością innych jednostek, powierzone jej do sprzedaży, przechowania, przetwarzania lub używania, powiadamiając te jednostki o wynikach spisu. Obowiązek ten nie dotyczy jednostek świadczących usługi pocztowe, transportowe, spedycyjne i składowania.
uzgadnianie sald z kontrahentami - obejmuje stan środków pieniężnych na rachunkach bankowych, pożyczki i kredyty, należności, zobowiązania.
weryfikacja stanu ewidencyjnego - dotyczy aktywów i pasywów, których stanu nie można ustalić przez spis inwentaryzacyjny lub uzgodnienie sald z kontrahentami. Dotyczy to w szczególności gruntów rolnych, należności i zobowiązań publicznoprawnych i innych składników niemożliwych do obejrzenia.
Inwentaryzację środków majątkowych i źródeł ich pochodzenia w jednostce gospodarczej przeprowadza się co najmniej raz w każdym roku obrotowym, najczęściej na ostatni dzień roku obrotowego.
Za poprawne i terminowe przeprowadzenie inwentaryzacji odpowiedzialność ponosi kierownik jednostki.
Inwentaryzacja powinna być tak zorganizowana, by normalna działalność jednostki gospodarczej nie została przerwana.
Spis z natury powinien być poddany wyrywkowej kontroli przez przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej.
Metody inwentaryzacji:
Inwentaryzacja może być przeprowadzana ręcznie lub za pomocą narzędzi informatycznych, wspomaganych przez sprzęt elektroniczny. Identyfikacja poszczególnych elementów majątku metodą automatyczną wykorzystuje znakowanie i odczyt za pomocą kodów kreskowychoraz znaczników RFID. Dane zidentyfikowane przez czytniki i kolektory przetwarzane są przez oprogramowanie współpracujące z bazami danych. Narzędzia wspomagające automatyczną inwentaryzację:
oprogramowanie do zarządzania majątkiem,
drukarka etykiet,
czytniki kodów kreskowych,
kolektory danych,
targi RFID.
Inwentaryzacja jest przeprowadzana na ostatni dzień każdego roku obrotowego :
aktów pieniężnych (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych), papierów wartościowych, rzeczowych składników aktywów obrotowych, środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie - drogą spisu ich ilości z natury, wyceny ilości, porównania wartości , porównania wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic
aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki, należności, w tym udzielonych pożyczek, oraz powierzonych kontrahentom własnych składników aktywów - drogą otrzymania od banków i uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic
środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony, gruntów, należności spornych i wątpliwych, a w bankach również należności zagrożonych, należności z zobowiązań wobec osób nie prowadzących ksiąg rachunkowych, z tytułów publicznoprawnych, a także aktywów i pasywów - droga porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji realnej wartości tych składników
Termin i częstotliwość inwentaryzacji uważa się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację:
składników aktywów - z wyłączeniem aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produktów w toku produkcji oraz materiałów, towarów i produktów gotowych rozpoczęto nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15 dnia następnego roku, ustalenie zaś nastąpiło przez podpisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda - przychodów i rozchodów jakie nastąpiły między data a spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych, przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym
zapasów materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów znajdujących się w strzeżonych składowiskach i objętych ewidencja ilościowo - wartościową - przeprowadzono raz w ciągu 2 lat
środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie, znajdujących się na terenie strzeżonym - przeprowadzono raz w ciągu 4 lat
zapasów towarów i materiałów (opakowań) objętych ewidencją wartościową w punktach obrotu detalicznego jednostki - przeprowadzono raz w roku
zapasów drewna w jednostkach prowadzących gospodarkę leśną- przeprowadzono raz w roku
inwentaryzację przeprowadza się również na dzień zakończenia działalności przez jednostkę oraz na dzień poprzedzający postawienie jej w stan likwidacji lub upadłości. W przypadku połączenia lub podziału jednostek, z wyjątkiem spółek kapitałowych, strony mogą w drodze umowy pisanej odstąpić od inwestycji.
Sprawozdawczość finansowa.
Okres sprawozdawczy - okres, za który sporządza się sprawozdanie finansowe w trybie przewidzianym ustawą lub inne sprawozdania sporządzone na podstawie ksiąg rachunkowych.
Kosztach i stratach - rozumie się przez to uprawdopodobnienie zmniejszenia w okresie sprawozdawczym korzyści ekonomicznych, o wiarygodnie określonej wartości, w formie zmniejszenia wartości zobowiązań i rezerw, które doprowadzają do zmniejszenia kapitału własnego lub zwiększenia jego niedoboru w inny sposób niż wycofanie środków przez udziałowców lub właścicieli.
Sprawozdanie finansowe - wyniki finansowe przedsiębiorstwa przedstawione zgodnie z zasadami rachunkowości. Sporządza się je na koniec roku obrachunkowego (dzień bilansowy) lub inny dzień zamknięcia ksiąg wynikający z przepisów prawa podatkowego. Sprawozdania finansowe sporządza się w języku polskim oraz w walucie polskiej.
Muszą one spełniać warunki formalne tj.: podanie w nagłówku pełnej nazwy i adresu firmy, określenie momentu lub okresu, którego dotyczą dane. Inne warunki to załączenie tablic statystycznych, zawierające zestawienie liczbowe związane z określonym zagadnieniem. Następnym ważnym warunkiem jest podanie daty sporządzenia sprawozdania oraz podpisanie sprawozdania przez osoby odpowiedzialne za rzetelne i prawidłowe jego sporządzenie. Dane liczbowe można wykazywać w zaokrągleniu do tysiąca złotych, jeżeli nie zniekształci to obrazu jednostki zawartego w sprawozdaniu finansowym oraz w sprawozdaniu z działalności. To właśnie jednostki gospodarcze, prowadząc swą działalność, są zobowiązane zamknąć księgi rachunkowe na koniec roku obrotowego, a konsekwencją tego zdarzenia jest przygotowanie i przetworzenie informacji wynikających z tych ksiąg oraz ich zestawienie w formie odpowiednich sprawozdań. W celu zapewnienia jednolitej formy sprawozdawczości finansowej Główny Urząd Statystyczny, na wiosek ministra finansów, wydaje dla jednostek gospodarczych instrukcje i wzory sprawozdawcze, w których określa:
jednostki zobowiązane do składania sprawozdań,
jednostki uprawnione do ich otrzymywania,
terminy i tematykę,
zasady wypełniania poszczególnych sprawozdań.
Najważniejszym sprawozdaniem jednostki gospodarczej jest obligatoryjne roczne sprawozdanie finansowe, czyli roczny raport finansowy, który powinien zawierać czytelny przegląd rozwoju działalności jednostki i jej sytuacji oraz wskazywać na ważne wydarzenia, które wystąpiły od zakończenia roku obrachunkowego. Powinien też wskazywać prawdopodobny przyszły rozwój jednostki oraz działalność w dziedzinie badań i rozwoju. Sprawozdania finansowe dostarczają wielu informacji dla ich odbiorców. Dlatego, też muszą one spełniać pewne standardy jakościowe, aby informacje w nich zawarte nie budziły zastrzeżeń. Dlatego powinny odznaczać się:
wiarygodnością (rzetelnością),
zrozumiałością dla użytkowników,
kompletnością,
porównywalnością,
sprawdzalnością,
terminowością,
ciągłością.
Sprawozdania finansowe sporządza się w różnych sytuacjach i warunkach czasowych, organizacyjnych oraz kapitałowych funkcjonowania jednostek gospodarczych. Informacje sprawozdawcze mogą być prezentowane w odmiennych układach i z niejednakowym stopniem szczegółowości.
Pełne sprawozdanie finansowe obejmuje:
informację dodatkową, obejmującą wprowadzenie do sprawozdania finansowego oraz dodatkowe informacje i objaśnienia,
Do rocznego sprawozdania finansowego dołącza się sprawozdanie z działalności jednostki, jeżeli obowiązek jego sporządzania wynika z ustawy lub odrębnych przepisów[1].
Sprawozdanie finansowe sporządza się na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych, oraz inny dzień bilansowy, stosując odpowiednio zasady wyceny aktów i pasywów oraz ustalenia wyniku finansowego.
Sprawozdanie finansowe powinno się składać z:
Bilansu
Rachunku zysków i strat informacji dodatkowej, obejmującej wprowadzenie do sprawozdania finansowego oraz dodatkowe informacje i objaśnienia
Do rocznego sprawozdania finansowego dołącza się sprawozdanie z działalności jednostki, jeżeli obowiązek jego sporządzenia wynika z ustawy lub odrębnych przypisów.
Sprawozdanie finansowe oraz sprawozdanie z działalności jednostki sporządza się w języku polskim i w walucie polskiej. Dane liczbowe można wykazywać w zaokrągleniu do tysięcy złotych, jeżeli nie zniekształca to obrazu jednostki zawartego w sprawozdaniu finansowym oraz sprawozdaniu z działalności.
Polityka rachunkowości, kto ją ustala i co oznacza?
Przyjęte zasady (polityce) rachunkowości - rozumie się przez to wybrane i stosowane przez jednostkę rozwiązania dopuszczone ustawą, w tym także określone w MSR, zapewniające wymagalną jakość sprawozdań finansowych.
Jednostki zobowiązane SA stosować przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, rzetelne i jasno przedstawiając sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy.
Przyjęte zasady (politykę) rachunkowości należy stosować w sposób ciągły, dokonując w kolejnych latach obrotowych jednakowego grupowania operacji gospodarczych, wyceny aktów i pasywów, w tym także dokonywania sprawozdań finansowych tak, aby za kolejne lata informacje z nich wykonujące były porównywalne. Wskazanie w księgach rachunkowych na dzień ich zamknięcia stany aktywów i pasywów należy ująć w tej wysokości, w otwartych na następny rok obrotowy księgach rachunkowych.
Przy stosowaniu przyjętych zasad (polityki) rachunkowości przyjmuje się założenie, że jednostka będzie kontynuowała w dającej się przewidzieć przyszłość działalność w nie zmniejszonym istotnie zakresie, bez postawienia jej w stan likwidacji lub upadłości, chyba że jest to niezgodne ze stanem faktycznym lub prawnym. Ustalając zdolność jednostki do kontynuowania działalności, kierownik jednostki uwzględnia wszystkie informacje dostępne na dzień sporządzenia finansowego, dotyczące dającej się przewidzieć przyszłość, obejmującej okres nie krótszy niż jeden rok od dnia bilansowego.
Określając zasady (politykę) rachunkowości należy zapewnić wyodrębnione w rachunkowości wszystkich zdarzeń istotnych do oceny sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego jednostki przy zachowaniu zasady ostrożności. W szczególności należy w tym celu w wyniku finansowym, bez względu na jego wysokość, uwzględnić:
Zmniejszenia wartości użytkowej lub handlowej składników artykułów, w tym również dokonane w postaci opisów amortyzujących lub umorzeniowych,
Wyłącznie niewątpliwe pozostałe przychody operacyjne i zyski nadzwyczajne
Wszystkie poniesione pozostałe koszty operacyjne i straty nadzwyczajne
Rezerwy na znane jednostce ryzyko, grożące straty oraz skutki innych zdarzeń.
Obowiązki kierownika jednostki w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych.
Kierownik jednostki jest obowiązany:
powiadomić właściwy urząd skarbowy o miejscu prowadzenia ksiąg w terminie 15 dni od dnia ich wydania poza siedzibę jednostki,
zapewnić dostępność ksiąg rachunkowych do badania przez upoważnione organy kontrolne.
Kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości - z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury - zostaną powierzone innej osobie za jej zgodą. Przyjęcie odpowiedzialności przez inną osobę powinno być stwierdzone w formie pisemnej. W przypadku gdy kierownikiem jednostki jest organ wieloosobowy, a nie została wskazana osoba odpowiedzialna, odpowiedzialność ponoszą wszyscy członkowie tego organu.
Kierownik jednostki oraz członkowie rady nadzorczej lub innego organu nadzorującego jednostki są zobowiązani do zapewnienia, aby sprawozdanie finansowe oraz sprawozdanie z działalności spełniły wymagania przewidziane w ustawie.
Kierownik jednostki oraz członkowie rady nadzorczej lub innego organu nadzorującego jednostki odpowiadają solidarnie wobec spółki za szkodę wyrządzoną działaniem lub zaniechaniem stanowiącym naruszenie obowiązku.